Aylık arşivler: Haziran 2016

Proje Aktivitelerini Tanımlamak

decompProjenin hedeflerine ulaşılması için gerçekleştirilmesi gereken görevlerin belirlenmesi sürecine Aktivite Tanımlama süreci diyoruz. Gerçekleştirilecek görevleri belirlemenin temel prensibi gerek zaman gerekse maliyet tahminlerini kolay bir şekilde yapmayı ve kontrol etmeyi sağlayıcı detay seviyesinde olmasıdır.

Eğer Kapsam Temel Çizgisi (Kapsam Dokümanı, İş Kırılım Yapısı ve İş Kırılım Yapısı Sözlüğü) hazır ise Aktivitelerin Tanımlanması sürecine başlayabilirsiniz demektir.

Eğer İş Kırılım Yapısı bileşenlerine “isim” dersek “daha küçük parçalarına ayırdığımızda bu bileşenlere “fiil” diyebiliriz. Ayrıştırma adı verilen teknik ile İş Kırılım Yapısı daha küçük aktivitelere bölünür. Bu işlem sonunda kaynak, süre ve maliyet tahminleri aktivite düzeyinde yapılabilecektir.

wbs1_Fotor

Aktiviteleri tanımlamak için İş Kırılım Yapısını İş paketlerine bölmeniz, İş paketlerini aktivitelere bölmeniz gerekir. Aktivite listesi projede gerçekleştirilmesi gereken işlerin bir listesidir. Bir İş Paketi bir çok aktiviteden oluşabilir ama her aktivite sadece tek bir İş Paketine ait olmalıdır.   

wbs2_Fotor

İş Paketleri İş Kırılım Yapısının en alt seviyesidir. İş Paketlerinin altında yer alan aktiviteler birden fazla olabilir, birden fazla kişi tarafından gerçekleştirilebilir.

Örneğin “Tedarikçilerin Seçimi” adlı bir İş Paketi olsun. Bu İş Paketinin altında şu aktiviteler yer alabilir ve farklı kişilerce gerçekleştirilebilir;

1 – Gereksinimlerin Belirlenmesi

2 – Araştırma

3 – Potansiyel Tedarikçilerin Tespit Edilmesi

4 – Tekliflerin Toplanması

5 – Tekliflerin Değerlendirilmesi

6 – Tedarikçi Görüşmeleri

7 – Sözleşme İmzalanması

Bu aktivitelerde kendi içlerinde ayrıştılabilirler. Örneğin;

7 – Sözleşme İmzalanması

7.1 – Sözleşme Taslağının Hazırlanması

7.2 – Sözleşmenin Gözden Geçirilmesi

7.3 – Sözleşmenin Son Haline Getirilmesi

7.4 – Onay

İş Paketleri proje kapsamında yer alan teslimatların gerçekleştirilmesini sağlarlar. İş Paketlerinin aktivite düzeyinde ayrıştırılması zaman çizelgesinin geliştirilmesini ve maliyetlerin tahmin edilebilmesini sağlar.

Bazı aktiviteler süre ve efor harcanmasını gerektirirken bazıları onay vb. efor içermezler. Bu tip aktivitelere “kilometre taşı” aktiviteleri denir.

Proje ekibinin katılımıyla,  İş Kırılım Yapısı ve İş Kırılım Yapısı Sözlüğü temel alınarak Aktivite listesi oluşturulur.  

Planlama sürecinin bir unsuru olan Akvite Tanımlama sürecinin daha gerçekçi olması için uzman görüşleri alınabilir. Bu liste aynı zamanda kısıtları ve varsayımları da içerebilir.

Yaklaşan Dalga Planlaması tekniği de Aktivite Tanımlama’da kullanılabilir. Bu teknik tercih edildiğinde yakın dönem aktivite listeleri netleştirilirken, uzun dönem aktiviteleri daha sonra netleştirilmek üzere bırakılır. Proje ilerledikçe yakın dönem aktivitelerine ilişkin detaylandırma yapılabilir. Basit olarak söylemek gerekirse İş Kırılım Yapısı proje ilerledikçe detaylandırılır.

Belirsizliğin yüksek olduğu projelerde detaylı aktivite listelerinin hazırlanması, belirisizlik azaldıkça çok fazla plan güncellemesine yol açabilmektedir. Bu da proje ekibinin işi yapmaktansa planı güncellemeye daha çok efor harcaması sonucunu doğurabilmektedir. Bu tip belirsizliklerin yüksek olduğu Yazılım ya da Ar-Ge projelerinde Yaklaşan Dalga Planlaması tercih edilmektedir.

Paylaşın:
“5onlineegitim”

İş Kırılım Yapısı Ne İşe Yarar?

Work_Breakdown_Structure_of_Aircraft_SystemProjeyi daha yönetilir bölümlere ayırmak anlamına gelen İş Kırılım Yapısının Proje Yöneticileri tarafından öneminin tam anlaşılmadığını düşünüyorum. Bir projenin İş Kırılım Yapısı mutlaka olmalıdır çünkü;

  • Yapılması gereken işleri atlamanızı önler.
  • Proje ekibinin kendi üzerlerine düşen işi görmelerini ve bütün içindeki rollerini kavramalarını sağlar.
  • Proje paydaşları arasında ne zaman ve nasıl bir iletişim kurulması gerektiğini gösterir.
  • Paydaşların teslimatlara ilişkin beklentileri görmelerini ve netleştirmelerini sağlar.
  • Riskleri görebilmenizi ve tanımlayabilmenizi sağlar.
  • Değişiklikleri önleyebilmenizi, değişikliklerin olası etkilerini daha iyi görebilmenizi sağlar.
  • Projenin daha kolay yönetilebilmesini ve iyi sonuçlar elde edilmesini sağlar.
  • Zaman, maliyet ve kaynaklar ile ilgili daha gerçekçi tahminler yapılabilmesini sağlar.
  • Zaman, maliyet ve kaynaklar ile ilgili ihtiyaçların net olarak görülmesini sağlar.
  • Kontrol kabiliyetini ve teslimat düzeyinde başarı kriterlerinin belirlenebilmesini sağlar.
  • Proje ekibinin desteğini almayı kolaylaştırır, hedefleri gerçekleştirme doğrultusunda bir ekip olunmasını sağlar.

 

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Kapsam Yönetimini Planlamak

project-scope

Ürün kapsamı ürün, servis veya hizmete ilişkin gerçekleştirilmesi gereken özellikleri içerirken, proje kapsamı, proje süresince hangi süreçlerin, teknik ve araçların, yöntem ve prosedürlerin ele alınacağının belirlenmesidir.

Proje kapsamı tüm paydaşların katkıları ile belirlenir. Bu yüzden paydaş belirleme kapsamı tanımlamanın en önemli girdilerinden biridir. Herhangi bir paydaşın atlanması kapsamın eksik tanımlanmasına yol açabilir.

Paydaş katkılarıyla oluşturulan proje kapsamının tüm paydaşlarca kabul görmesi ve proje müşterisi tarafından onaylanması çok önemlidir.

Proje kapsamı projenin başarıyla tamamlanması için yapılması gerekli her şeyi içermeli, fazladan iş içermemeli, eksik iş kalmamalıdır.

Temel olarak proje kapsam planlama süreci aşağıdakileri içerir;

  • Proje Doğrulanır – Proje ile iş ihtiyacının giderildiği, projenin neden yapıldığı açıkça ifade edilir.
  • Ürün, Servis veya Hizmet Açıklanır – Proje sonucunda ortaya çıkması hedeflenen ürün, servis veya hizmet açıklanır.
  • Proje Hedefleri Belirlenir – Projenin ulaşması istenen başarı kriterleri (zaman, maliyet, kalite vb.) belirlenir.
Paylaşın:
“5onlineegitim”