Aylık arşivler: Aralık 2018

Proje Yönetimi Sohbetleri 101 – Detaylı Planlama

Detaylı plan neden önemlidir? Proje Yöneticisi neden detaylı plana ihtiyaç duyar? Detaylı Planda neler yer alır?

Anlatan: Gökrem TEKİR

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Kitap hakkında detaylı bilgi ve sipariş için : https://www.savassakar.com/index.php/hayatimiz-proje-proje-yoneticisinin-el-kitabi/

UDEMY Eğitimlerimizi FIRSAT indirim kodu ile alabilirsiniz. Detaylı bilgi: https://www.savassakar.com/index.php/udemy/

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Bir Başarı Hikayesi – Unifree – İstanbul Havaalanı Duty-Free Programı (INA)*

Dünyanın sayılı Duty-Free’lerinden biri olan İstanbul Havaalanı Duty free, yaklaşık 400 yeni uluslararası marka ve 60.000 adet farklı ürün içeren yaklaşık 55.000 M2 alanda, yapılacak olan teknolojik pazarlama teknikleriyle müşterilerine 7 gün 24 saat kesintisiz ve eşi benzeri olmayan bir hizmet verecektir. Tüm ulusların aynı çatı altında toplandığı Istanbul Havalimanı Duty Free mağazalarında “Unifree Duty Free”, seyahat perakendeciliği alanında dünyanın bütün farklılıklarını, misafirperverliğini, kültürünü, saygıyı kucaklayarak, yepyeni bir çağ başlatacaktır.

Duty-free ihalesine Temmuz 2014-Ocak 2015 döneminde hazırlanıldı. İhale dosyası teslim edildikten sonra genel bir duyuru yapıldı.  

İhale kazanıldıktan sonra, yoğun bir sözleşme dönemi yaşandı. Sözleşmenin imzalanması sonrasında Çırağan sarayında büyük bir basın organizasyonu düzenlendi. (15 Ocak 2015).

Sözleşme imzalandıktan yaklaşık 5 ay sonra ticari ve mimari gereksinimler ile ilgili konuları netleştirmek için havalimanı işletmecisi ile görüşülmeye başlandı.

Kapsam netleştikten sonra bunun projeden ziyade bir program olduğu ve adının INA olmasına karar verildi. İlk  önce organizasyonun fonksiyonel yapısı esas alınarak projeler belirlendi. Proje paydaşları, iç departmanları (BT, İK, Lojistik, Pazarlama, Ticaret vb.) ve dış kaynakları (Alman ortak vb.) temsil ediyordu. Herpaydaştan programda aktif rol alacak, toplantılarda departmanları temsiledecek, üst yönetim ile yapılacak olan sunumlara katılacak birer POC (Point Of Contact) atandı.

Hızlı karar alınması, önemli problemlerin çözülmesi ve risklerin değerlendirilebilmesi için Yürütme Komitesi oluşturuldu. Yürütme Komitesi, her bir departmanın Genel Müdür Yardımcısından ve Program Sponsorundan oluşuyordu.

Proje ekiplerinin koordinasyonu ve proje süreçlerinin yürütülmesi için Proje Yönetimi Ofisi (PYO) kuruldu. PYO, YürütmeKomitesi ile ekipler arasında köprü görevi gördü. Yürütme Komitesinin kararları ve yönlendirmeleri doğrultusunda, PYO koordinasyonunda proje yürütüldü.Özetlemek gerekirse, proje bazlı bir organizasyon tercih edilmedi, güçlü matris uygulandı.

Ocak 2016’da proje kapsamı netleştikten sonra Yürütme Kurulu, Proje Yönetim Ofisi ve Proje Ekibin kurulması ile alt projeler, alt proje sorumluları, proje yönetim yapısı, organizasyonu, iletişim süreci ile birlikte tüm süreçleri oluşturulmaya başlandı.

Program ekibi, yaklaşık 3 sene sürecek olan INA Programının Başlatma Toplantısını 2016 Ocak ayında gerçekleştirdi.

PYO’nun kurum içinde kabul görmesi zorlu bir süreç oldu. Unifree, PYO ile ilk kez bu programda tanıştı. Daha önce PYO yapısı, ekibi ve süreçleri olmadığından Unifree kültürüne uygun bir yapı
gerekiyordu. PYO’nun, organizasyonda kabul görmemesi, doğru anlaşılmaması ve tanınmaması durumunda programın başarıyla tmamlanamayacağı biliniyordu.

Kimi zaman zorluklar yaşansa da, gerek üst yönetimin desteği, gerek proje ekibinin sağlam iletişim yapısı ile bu zorluklar aşıldı.

PYO ekibi deneyimli ve PMP sertifikalı olduğundan, proje yönetimi ile ilgili her türlü bilgi, standard uygulama ve süreçlerin farkında idi. Uluslararası standartları, şirket kültür ve değerlerine göre şekillendirilmesi gerektiği biliniyordu. Projenin dilinden, yazı formatına kadar tüm proje yönetimi süreçleri belirlendi.

Proje metodolojisi belirlendikten sonra deneyimli paydaşlar (Alman Ortak) ile detaylı planlama yapıldı.

Planlama ve yürütüme süreci paralel ilerledi. Alt projeler planlanırken diğerleri yürütülüyordu. Zaman zaman gelen değişiklik talepleri planlamada başa dönülmesine sebep oluyordu. Havalimanı işletmecisi, devlet, gümrük, güvenlik vb. iç ve dış paydaşların önemli kararları tüm yapılanları etkiliyordu.

Yürütme sürecinde planlanan süreçler takip edildi. Proje ekibinin ilgili görevleri zamanında bitirilmeleri sağlandı. Riskler haftalık durum toplantılarında değerlendirildi. Karar alınması gereken konular Yürütme Komitesine taşındı.

Taahhüt (inşaat) konularında Unifree bünyesinde farklı deneyimli kişilerden oluşan farklı birimler kuruldu, yapım işleri alt yükleniciler, kalite ve hak edişler konusunda büyük denetim firmaları ile
çalışıldı.

Proje ekibin motivasyonu, geliştirilmesi ve eğitimi ile ilgili İK ile ortaklaşa çalışmalar yapıldı.

Doğru ve verimli İzleme ve Kontrol için iletişim sistemi geliştirildi. Haftalık toplantılarda, doğru bilgilerin, doğru kişilere aktarılması sağlandı. Risklerin ve değişikliklerin kontrolü ve yönetimi için online bir platform oluşturuldu. Tüm değişiklikler bir onay sürecinden geçirildi.

Maliyet kontrolü için bütçe departmanı ile PYO ortak bir çalışma yürüterek SAP üzerinde maliyet-bütçe kontrol sistemi oluşturuldu. Tüm proje ekibine bu sistem tanıtıldı, eğitimler verildi ve maliyetlerin doğru girilmesi sağlandı.

İzleme ve Kontrol sürecinde Havalimanı İşletmecisi firma ile sağlam bir iletişim süreci kuruldu.Havalimanı işletmecisi bünyesinde, destek verecek kişiler belirlendi ve projenin ortak konuları kontrol altında tutuldu.

29 Ekim 2018 tarihinde açılış yapıldı.

Sonuç olarak;

Unifree bu program ile ilk defa PYO ve proje yönetim süreci ile karşılaştı. Geçmişte gerçekleştirilen işlerin proje olduğu ve proje yönetim metodolojisi ile yürütülmesi gerektiğini farketti. Bu farkındalığı yaratmak en zorlu süreç olmuştu. Yaşanan farklı deneyimler, deneyimli olan kişilerin bile yeni şeyler öğrenmesi ve en önemlisi, değişimin çok zor olduğunu bilmelerine rağmen istenildiği ve çaba gösterildiği zaman değişimin olabildiğini ve doğru değişimin beraberinde büyük bir başarı getirdiğini gördüler.

* Bu yazının ana temasını ve içeriğini hazırlayan Merve Eraydin Tokgöz‘e verdiği destek için çok teşekkür ediyorum.

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Proje Yönetimi Sohbetleri 100 – Planlama Hataları

Planlamada yapılan hataları bu videoda dinleyebilirsiniz.

Anlatan Gökrem TEKİR

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Kitap hakkında detaylı bilgi ve sipariş için : https://www.savassakar.com/index.php/hayatimiz-proje-proje-yoneticisinin-el-kitabi/

UDEMY Eğitimlerimizi FIRSAT indirim kodu ile alabilirsiniz. Detaylı bilgi: https://www.savassakar.com/index.php/udemy/

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Proje Çalışma Bildirimi

Projede sunulacak hizmet, ürün ve sonuçları açıklayan Proje Çalışma bildirimi, Proje Başlatma Belgesinin önemli bir girdisidir.

Anlatan: Gökrem TEKİR

 

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Kitap hakkında detaylı bilgi ve sipariş için : https://www.savassakar.com/index.php/hayatimiz-proje-proje-yoneticisinin-el-kitabi/

UDEMY Eğitimlerimizi FIRSAT indirim kodu ile alabilirsiniz. Detaylı bilgi: https://www.savassakar.com/index.php/udemy/

 

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Liderlik Manifestosu

Liderim diyenler için bir kontrol listesi;

  • Benden ve ekibimden ne beklendiğini biliyorum.
  • Hedeflerimi ekibimle paylaşırım ve gerçekleştirmeleri için cesaretlendiririm.
  • Zamanında, doğru kararlar veririm.
  • En önem konulara odaklanır, önceliklendiririm.
  • Problemlerin sorumluluğunu alırım ve çözüme odaklanırım.
  • Hatalarımı kabullenir, ders çıkartırım.
  • Duygularımın farkındayım ve doğru yönlendirebilirim.
  • İş arkadaşlarımı hesap verebilir kılarım.
  • Statükoyu sorgular, yeni bakış açıları ararım.
  • Yeni iş yapma yöntemlerini araştırır, önerir ve uygularım.
  • Kişisel gelişimime, dönüşümüme ve değişimime önem veririm.
  • Riskleri hesaba katar, diğerlerini de yapmaları için teşvik ederim.
  • Söylediğimi yaparım.
  • Düşündüğümü ve hissettiğimi söylerim.
  • Çatışmaları doğru bir şekilde çözümlerim.
  • Diğerlerinin gelişimini önemserim.
  • Kişisel ve departmansal ilgileri şirketin önüne geçirmem.
  • Diğerlerinin zamanına ve fikirlerine saygı duyarım.
  • İş yapmanın önündeki engelleri kaldırırım.
  • Çalıştığım şirket ile gurur duyarım.
  • Elimden gelenin en iyisini yapmaya çalışır, diğerlerinin de aynısını yapmasını sağlamaya çalışırım.
  • Gerektiğinde eke for ve süre harcamaktan çekinmem.
  • İş ve özel hayatım arasındaki dengeyi korurum.
Paylaşın:
“5onlineegitim”

Lafley ve P&G Başarı Hikayesi

Alan G. Lafley Haziran 2000’de Procter & Gamble’ın başına geçtiğinde küresel tüketim malları devi zor durumdaydı.

2005’e gelindiğinde durum değişmişti. Karlar % 70 oranında artmış, 9,8 milyar dolar olan, gelirleri ise % 30 artarak 51 milyar dolara yükselmişti. Bu durum Lafley’in emekli olduğu 2010’a kadar devam etti.. P&G’nin milyar dolarlık marka portföyü 10’dan 22’ye çıktı, 500 milyon dolar ile 1 milyar dolar arasındaki satışları olan markaların sayısı beş kat artarken, toplam satışlar ikiye katlandı, kârlar dört katına çıktı ve piyasa değeri 100 milyar doları buldu.

Etkileyici olsa da, sayılar tüm hikayeyi anlatmıyor. Lafley ile P&G daha tüketici ve dış odaklı bir şirket haline geldi. 2002 ve 2007 yılları arasında tüketici araştırmalarına yatırdığı milyar dolarlar, sadece odak gruplar gibi geleneksel tekniklere değil, tüketicilerle birlikte yaşamak ve alışveriş yaparak daha detaylı bir şekilde çalışmak üzerine yoğunlaşmayı sağladı. Lafley, “inovasyonun herkesin işi olduğu” nu kurum içinde benimsetti.

Peki Lafley ve liderlik ekibi bunu nasıl yaptı? 

Lafley, P&G’yi “zorlayıcı ama elde edilebilir,  çift haneli kazanç ve büyüme, Pazar odağı olmaya” yönlendirdi. “Tüketicileri öne çekip, merkeze koydu. Kim, ne istiyor?’ diye sorma yaklaşımına geri döndü. Kısaca “Ne istediklerini bul ve onlara ver”

Lafley çok fazla şey yapmaktansa, az ve kategorik seçimler yapmayı tercih etti. O ve üst yönetim ekibi dört ana işletmeye ve 100’den fazla ülkeden 10’una öncelik vermeye karar verdiler. Nitelikli işletmeler kumaş bakımı, bebek bakımı, kadın bakımı ve saç bakımıydı.

Bu öncelikli alanlara odaklanan bir “yapılacaklar listesi” oluşturmanın yanı sıra, Lafley “yapmama” listesinin hazırlanması için daha sıra dışı bir adım attı.  Tüketici ihtiyaçlarını açıkça karşılayan ürünlere odaklanılmasını istedi Yapmama listesi titizlikle uygulandı.

Lafley, vaktinin büyük bölümünü mağazalarda ve evlerinde müşterilerle konuşarak geçirdi. Bu gerçekten neye önem verdiklerini öğrenmenin en iyi yolu değildi ama aynı zamanda Lafley’e P&G’nin yeni müşteri odağı modeline giden yolu açtı. Yenilenmiş bir şekilde geri döndü. “30 gün sonra ne öğrendiğimi biliyor musun?” diye sordu ekibine. “Kozmetik, çamaşır deterjan gibi her şey! Müşterilerinizin kimler olduğunu bilmek zorundasınız. Sadece onların alışkanlıklarını ve uygulamalarını değil, eklemleyemediği şeyler de dahil olmak üzere ihtiyaçlarını ve isteklerini anlamalısınız. O zaman onları markalarınız ve ürünlerinizle sevindirmelisiniz. ”

Açık bir stratejiye sahip olmanın, insanlar bunu anlamadığı takdirde hiçbir şey ifade etmeyeceğinin bilincinde olan Lafley, oyun planını çok yoğun olan yöneticilerine basitlikle iletti.

Resmi süreçler de şirketin yeni yaklaşımını güçlendirmek için gözden geçirildi. Planlama süreçleri artık tüketici eğilimlerini anlamakla başlıyordu. Teknoloji yatırımları, sırf inovasyon olsun diye değil, tüketicilerin aradığı şey hakkında net bir şekilde yapılmaya başlandı. 

Önceki CEO tarafından ortaya konan organizasyon yapısından vazgeçmek yerine, Lafley bunu daha tüketici odaklı hale getirdi.  

Lafley ayrıca, genel müdürler için kurum içi bir akademi kurarak yaratmaya çalıştığı kültürü destekleme ve P&G’nin tüketici odaklılığının müfredatın tüm içeriğine girmesi için yatırım yaptı. Buna ek olarak, kendi zamanının önemli bir bölümünü koçluk yapmaya ayırdı.

 

 

Paylaşın:
“5onlineegitim”