Aylık arşivler: Haziran 2020

Görüşmelerde Dikkat Edilmesi Gerekenler

İyi bir görüşmeci olmanın birinci şartı cevap vermeden önceki kısa duraklamadır. Birkaç saniyelik kısa bir duraklama bize büyük bir avantaj sağlar. Düşünerek cevap veriyor olmamız karşımızdakinin söylediklerini dinlediğimiz, aceleyle yanlış bir fikre kapılmadığımızı gösterir. Kısa bir duraklama daha iyi anlamamızı, doğru ve uygun yanıt vermemizi sağlar.

Eğer söyleneler üzerinden bir şeyleri varsayıyor ya da geri kalanı kendiliğimizden tamamlıyorsaki yanılma olasılığımız yüksektir. Karşımızdakinin ne demek istediğini açık açık sormamız daha iyi sonuçlar verir. “Ne demek istediniz? Ne istiyorsunuz?” sorularına birinin yanıtsız kalması, demek istediğini detaylandırmaması çok olası değildir. Açık uçlu sorular ile görüşmeyi uzatabilirsiniz.

Karşınızdaki kişinin söylediklerini tekrar ederek anladığımızı gösterebiliriz. Sürekli kafa sallanması anlaşıldığı anlamına gelmez. “Bakalım doğru anlamış mıyım?” diyerek bir açıklama yapabiliriz.

Anladığımızı gösterse bile anlamaya çalışma gayretimizi ve ciddiyetimizi hareketlerimizle göstermemiz gerekir. Aktif dinleyici olmamız görüşmenin başarısını artıracaktır. Ayrıca aynı kişiler bizimle görüşme yapmak konusunda istekli ve rahat olacaklardır.

Dinlemenin büyüsü yaratacağı güvende gizlidir. Eğer karşımızdakileri ne kadar çok dinlersek bize o kadar çok güvenir ve inanırlar. Dinlemek bizim de özgüvenimizi geliştirir.

Dinlemek, dinleyenin kendini disipline etme becerisini geliştirir. Beynimiz dakikada 500-600 kelimeyi işleyebilirken sadece 150 kelime konuşabiliyoruz. Dinlemeyi beceremediğimizde yüzlerce kelime, bilgi ile kafamızı karmakarışık ediyoruz.

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Başka Projelere Destek Vermemek

resisting_changeÇoğu zaman projelerimize kaynak (personel, ekipman vb.) bulmakta zorlanırız. Ya zaten işleri başlarından aşkındır ya da yöneticilerinin sizinle çalışacak olan tüm potansiyel çalışanlara verecekleri ek işleri vardır.

Zamanla üstlendiğimiz projelere diğer departmanların yeterince destek vermediklerini ya da doğru kaynakları atamadıklarını, atasalar bile o çalışanların bizim projemize gereken önceliği vermeyeceğini düşünmeye başlarız. Fakat mevcut kaynaklarla elimizdeki projeyi başarıyla tamamlamak için uğraşırız.

Yukarıdaki paragrafı hem verdiğim eğitimlerde defalarca tekrarladım hem de duydum. Proje yöneticilerinde, kurum içinde bir çok işine uygun gizli kaynak olduğuna fakat görünmeyen bir gücün ya da kişinin bu kaynakları kendisinden uzaklaştırdığına ilişkin paranoyak bir düşünceye dönüştüğüne şahit oldum. Proje yöneticisi şirket içinde bir kumpasta kaldığını düşünmeye ve komplo teorilerine kendini inandırmaya başlıyor.

Projeye gerekli kaynağı ayırmayan departmanlar genellikle “kaynak oburluğu” yaparak kendi işlerine (gereksiz bile olsa) kaynaklarını ayırmayı tercih ederler. Diğer proje yöneticileri aynı şekilde ellerindeki kaynakları tutmaya ve paylaşmamaya çalışırlar.

Eğer organizasyonda, projelerde kaynak kullanımı konusunda politika, prosedür ya da portföy yönetimi yaklaşımı yoksa proje yöneticisi el yordamıyla çözüm bulmak zorunda kalır.

Projeleri başarıyla tamamlamanın en önemli koşullarından birisi kaynak paylaşımı yapabilmektir. Her çalışan çok kıymetli ve önemlidir. Her yönetici elindeki sınırlı çalışanlarla hedeflerini gerçekleştirmeye çalışır. Kaynak paylaşımının, kullanımının ve yönetiminin çok önemli olduğunun bilincinde olmamız gerekir.

Kaynaklar, organizasyonun değerleridir. Kaynak oburluğu, kurumun değerlerinin israfı ve zarar etmesi anlamına gelir.

Ne yapacağız?

Proje yöneticisi olarak elimizdeki kaynakları en etkin ve verimli şekilde kullanma konusunda bilinçli olmamız gerekir. Proje ekip üyelerinin rol ve sorumluluklarını, hangi işi nerede ve ne zaman yapacakları konusunda birlikte planlama yapmalı, plana uygun davranmalıyız.

Proje Portföy Yönetimi (Kapasite ve Yeterlilik Yönetimi vb.) ve Kaynak Yönetimi (Sorumluluk Atama Matrisi vb.) teknikleri çatışmaları azaltmak için kullanmalıyız.  Kapasite ve Yeterlilikleri izlemek, çalışanların oburların elinde kalmasını engelleyecektir.

Proje yöneticileri olarak fonksiyonel yöneticilerle kuracağımız iletişimin çok önemli olduğunu unutmamalıyız. Aynı gemideki iki yöneticinin birbirine yakınlığı ve kaynak paylaşımı konusundaki becerileri çok önemlidir.

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Bütün Aksilikler Hep Sizin Başınıza Geliyorsa

Hep işleriniz ters mi gidiyor? Nereye elinizi atsanız problem mi oluyor? İş yerinde sıkıntılı bir hafta geçirmiş, trafikte saatlerce vakit kaybetmiş olabilirsiniz. Şanssızlığımızı kırmanın yolu var mı?

Bence var. Öncelikle istememiz lazım. Ya kendimizi tekmeleriz ya da sırtımızı sıvazlarsınız. Öncelikle akıllı ve mantıklı bir şekilde yaşadıklarımızı ele almak zorundayız;

1 – Problemi anlamalıyız. Problem nedir? Neyin yanlış olduğunun farkında mıyız? Yapılan en büyük hata aksiliği kendimiz ile bütünleştirmektir. “Benim yüzümden” ile başlayan cümleler kuruyoruz. Öncelikle problemi kendimizden, başka şahıslardan ayırmamız gerekiyor. Örneğin yemeği yaktıysanız problem sizin yemeği yakmanız değil yemeğin yanmış olmasıdır. Problemi başkalarına yıkmak mazeretine saklanabiliriz ama bir çözüm getirmez. Problemin sebebin bulmaya odaklanmalı ve köklerine inmeye çalışmalıyız. İşte bu noktada beynimiz “zavallı ben, mağdur ben, hep benim başıma gelir ya da onların hatası” şeklinde düşünmeye çalışacak ama biz gerçekçi düşünmeliyiz. Şu soruları sormakta fayda var;

  • Gerçek problem nedir?
  • O konuda yeterince düşünmüş müydüm ve planlı hareket etmiş miydim?
  • Acaba başka sıkıntılarımı başka yerlere taşıyor muyum?
  • Hastalığım ya da arabamdaki bozukluk beni negatif düşündürtüyor olabilir mi?
  • Sigara, alkol gibi enerjimi tüketen şeylerin etkisi var mı?
  • Sakin, normal ve sağlıklı düşünebilmem için ne gerekiyor?
  • Nasıl sürekli sakin ve mantıklı kalabilirim?

2- Enerjimizi doğru şekilde kullanalım. Üzüntü, öfke gibi güçlü duyguları yaşadığımızda ortaya çıkan enerjiyi pozitif bir şekilde nasıl dışarıya çıkarabileceğimizi düşünmemiz gerekiyor. Güçlü enerjinin doğru ve mantıklı bir şekilde dışarı aktarılması başarımız için bir adım olacaktır. Bizi yargılamadan dinleyecek pozitif bir insan ya da bize pozitif bakış açısıyla görüşlerini söyleyebilecek, kör noktalarımıza dokunabilecek birilerini bulabiliriz. Ben yazmayı tercih ediyorum. Yazarak kızabilir, ağlayabilir, küfredebilirsiniz.

3 – Çözüme ulaşma – Kendi durumumuzu değiştirmekten ya da kaçınmaktansa sorunu çözmeye odaklanmamız gerekiyor. Eğer yanlış düşüncelerimizden kendimizi sıyırabilirsek kendi hayatımızın kontrolünü ele alabiliriz.

Çalıştığımız yerde bizi negatif düşündürtecek kasıtlı veya kasıtsız söylemlerle karşılaşabiliyoruz;

  • “Duydun mu Ahmet’i müdür yapıyorlarmış, halbuki hiç hak etmiyor”
  • “Ayşe’ye şirket arabası vereceklermiş, halbuki ne yaptı bugüne kadar?”

Bizim kendi önümüze bakmamız, hedef ve isteklerimize odaklanmamız gerekiyor. Başkaları ile vakit kaybetmemeli, önümüze bakmalıyız. Sadece bizi rahatsız eden konulara enerjimizi harcadığımız sürece kendi isteklerimize yaklaşamayacağız. Biz ne istediğimize ve nasıl ulaşabileceğimize odaklanalım;

  • Benim için bugün ve geleceğim ile ilgili önemli olan nedir?
  • Benim için en öncelikli şeyler nelerdir?

Yardıma ihtiyacımız olduğunu düşünüyorsak, istemekten çekinmemeliyiz.

4 – Durup, düşünmek – İlerlediğiniz yolda sıkıntı, çıkmaz yol ihtimali varsa alternatif yollar bulabilmeliyiz. Kısa bir süre ara verip, kafamızı toparlayıp, alternatifler bulabiliriz. Listemizdeki diğer konulardan birini yapmaya geçebiliriz. Ama bir şeyleri yapabilmek için illaki motive olmayı beklememeliyiz, motivasyon yolda gelir. Biz adımlarımızı attıkça yol önümüzde açılacak ve her yeni adımımızda önümüzü daha net görebileceğiz.

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Asansör Tekniği

Verdiğim eğitimlerde bazen etkin e-posta kullanımından bahsediyorum. Konu alanı boş geçilmez, mesajın ilk üç satırı geneli özetlemeli diye anlatıyorum. Bazen çalıştığım bankada üst düzey bir yöneticiye asansörde 5 kat’lık bir sürede nasıl bilgi verdiğimi anlatırım. Şimdi buradan hareketle “asansör tekniği” diye bir şey uyduracağım.

Asansör Tekniği, kısaca az, öz ve net bir biçimde mesajın karşı tarafa verilmesidir. Yani bir bilgiyi aktarmak için asansörde geçecek kadar bir zamanınızın olduğunu varsayarak o zamanı akıllıca kullanmaktır. Yani;

1. “Nasılsınız?” sorusuna nasıl cevap verirsiniz? Genelde “Teşekkür ederim siz nasılsınız?” şeklinde yanıt verilir. Aslında “Nasılsınız” diyen “Nasıl olduğunu söylemek zorundadır”. Genellikle bu soruyu “Neler yapıyorsun?” takip eder. Çok kısa, az ve öz bir şekilde bizim nelerle uğraştığınızı karşımızdakinin anlayacağı en basit şekilde söylememiz gerekir.

2. Sunum yapıyorsak, birilerinin tele sekreterine mesaj bırakıyorsak, bayram tebriği mesajları ya da sms’leri gönderiyorsak veya kendimizi tanıtıyorsak kısa, etkili ve açık bir şekilde ifade edebilmemiz gerekir.

3. Toplantıda ya da sunumlarda insanları sıkmaktansa ilgilerini çekmeye çalışırız. Kısa ve anlamlı konulara odaklanırsak uzun ve sıkıcı bir süreçten kurtulmuş oluruz.

4. Konuları parça parça anlatmakta fayda vardır. Anlattığımız konuların kimin dikkatini çekeceğini bilemeyiz. Parça parça anlatmak karşımızdakinin “beklentilerini” keşfetmemizi sağlar.

5. Beklentilerini keşfettiğimiz kişilere daha doyurucu ve işe yarayan şeyler aktarmaya başlayabiliriz.

6. Kısa ve öz bir şekilde söylemek istediğinizi ifade edebilmeniz profesyonelliğinizi gösterir. Kullandığınız kelimeler ve yaptığınız vurgular, karşımızdakinin gözünde değerimizi artırır.

7. Yaptığınız görüşmelerden ya da sunumlarımızdan sonra hatırlanmak isteriz. İnsanlar en fazla 10 kelime hatırlarlar ve bu kelimeler sizin onlara söylediğiniz ya da gösterdiğiniz şeylerden oluşur.

8. Patavatsızlık ya da karşı tarafı iyice tanımadan yapılan konuşmalarda hayal kırıklıkları oluşabilir. Kendimizi iyi ifade etmeye çalışsak bile karşımızdakileri tanımadan onun anlayabileceği bir formül oluşturmamız zordur. Sonuçta söylediklerimiz karşımızdakilerin anlayacağı kadardır.

9. Kısa ve öz bilgi verdikten sonra daha detaylı bilgi istenip istenmediğini MUTLAKA sormalıyız. Bazıları asansörden indikten sonrada bizi dinlemek isteyebilirler.

Az ve öz, kısa ve net bilgi vermek için birçok sebebimiz olduğu konusunda hemfikir miyiz bilemiyorum ama ben gerçekten inanıyorum.

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Not Tutmak

İş hayatımızın çoğu toplantılarda, görüşmelerde, eğitimlerde geçiyor. Eğer iyi not almayı bilmiyorsak hem harcadığımız zaman boşa gidiyor hem de sonradan zorluk yaşıyoruz. Çoğu kişi toplantıya, görüşmeye veya eğitime herhangi bir defter ya da kağıt parçası getirmeden, hafızasına güvenerek geliyor.

  1. Not almak bizi konuda tutar. Dikkatimizin dağılmasını, başka konuları düşünmemizi engeller. Not almak dinlediğimizi gösterir. Ancak not almak çizgiler ve şekiller çizmek değildir.
  2. Not alma alışkanlığı, aklımıza gelen fikirleri, soruları ya da diğer her türlü konuyu unutmadan, hemen kayıt altına almamızı sağlar. Aklımıza gelen, o anda söyleyemediğimiz konuları da not almalıyız. Not almak, konuşulanları yazmak değil, az ve öz bir biçimde üzerinde durulan konuları yazmaktır.
  3. Konuşulanları başkalarına aktaracaksak, unutmamak için not almalıyız. İyi not alabilmek için dinlemeye önem vermemiz gerekir. Bazen sadece konuşulan konular değil tavır ve davranışlarında not alınması gerekebilir.

İyi not almak için;

  1. Bir ajanda ya da defteriniz olmalı.
  2. Ajandanızı tarih bazında kullanın ve yapılacaklar diye not aldığınız bir şeyin sonucunu yaptıktan sonra yanına not edin.
  3. Notlarınızı rahat hatırlayabilmek için semboller kullanın. Örneğin, soldan biraz boşluk vererek yazarsanız önemli olanların sol tarafına yıldız, soruların yanına soru işareti, takip edilecek işlerin yanına kare ve yapacağınız işlerin yanına x işareti koyabilirsiniz.
  4. Notlarınızı gözden geçirin. Toplantıdan hemen sonra veya düzenli (haftalık vb.) gözden geçirmek  gerekir.
  5. Eğitimlerimde katılımcılara dağıttığım, not alma şablonunu aşağıda görebilirsiniz. Belirli bir şablon hem arşivleme hem de anlama konusunda daha faydalı oluyor.
Egitim-Not-Alma

Cornell Not Tutma Tekniği güzeldir: http://lsc.cornell.edu/wp-content/uploads/2015/10/Cornell-Note_Taking-System.pdf

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Saçma Sapan Toplantılarda Boğulmak

Bazen kendimizi ne konuşulduğunu anlamadığınız, herkesin başka telden çaldığı bir toplantının ortasında buluveririz. Her kafadan bir ses çıkmaktadır, fikirler havada uçuşmakta, bazıları sıkıldığını belli etmekte, bazıları hayal dünyasında gezmektedir. Kötü toplantılar, önemli toplantılar için kötü emsal olurlar ve kişilerde önyargı oluşmasına sebep olurlar.

İşim gereği çok toplantı yapmama rağmen hiç hoşlanmadım. Düzenli toplantılarımdan benimle beraber çalışan arkadaşlarım hoşlanmazlardı çünkü yapılan – yapılacak (done-to do) gündemi çokta keyifli sayılmazdı.

Toplantıyı bozan ya da gündem dışı konulara karşı acımasız olmak gerekiyor. İnsanların gereksiz konu ya da detaylara dalmasını ve zaman harcamasını sert bir şekilde kesmek gerekiyor. Gereksiz konuşma ve bilgilerin vereceği zararı kendileri düşünemiyorlarsa söylemek gerekiyor.

Benim kişisel hatam bu tip konularda kişileri üzmemek adına yeterince sert ya da imalı çıkışlar yapmamamdı. Toplantılarda, başkalarının önünde ters bir şey söylemek ya da davranmak ciddi hasarlar oluşturabilir ve sonrasında daha büyük zararlara sebep olabilir. Eminim herkes kendi söylediklerine diğerlerinin önem vermesini istiyor ama objektif olarak bunu herkesi ilgilendiren bir ortak paydada yapamadığında özel zamana kaydırmasını gerektiğini bilmesi çok önemli. Eğer bir toplantı amacına uygun ilerlemiyor ise herkesin faydası adına birisinin diğerlerini hedefe yönelik konuşmaya yönlendirmesi gerekiyor.

Aynı konuları sürekli tekrarlıyor ve konuşuyor olmak ayrı bir sıkıntı. Eğer 3 kereden fazladır aynı konuyu konuşuyor iseniz toplantıya katılanları ve yapılan işi tekrar değerlendirmek gerekiyor. Ya kimse sizi takmıyor, ya beceremiyorlar ya da anlamıyorlardır. Birisinin bir şeyi anlayıp anlamadığının kontrolü “tekrarlamadan” geçsede bu tekrarlama sayısı belirli bir oranı geçip hiç bir şeyi değiştirmediğinde saçma bir hal alır.

Toplantı sonrasında kişilerin yapacakları ortaya çıkar. Bunlar bir sonraki toplantının gündemini oluşturur. Bir sonraki toplantıda yine aynı gündem tekrar ediyorsa şirket içinde “patinaj” yapılıyor demektir. Yani hem kötü koku çıkmakta hem de tekerlek eskimektedir. İşte bu noktada toplatıya katılanların samimiyeti ve toplantı yönetim becerisi ön plana çıkar.

Bazen toplantılar havada kalır. Tecrübelerimden hareketle genellikle toplantıya katılanların nitelikleri doğrultusunda diğer katılımcılar ya doğru söyleyemezler ya da doğru söylemek ihtiyacı duymazlar. Bu yüzden bir çok şey konuşulmasına rağmen ortada bir şey yoktur aslında. Bazı yöneticiler her ne kadar sizin doğruyu söylemeniz konusunda cesaretlendirselerde gerek duygusal ve politik gerekse kişisel açıdan kendilerine yönelik negatif şeyler duymak istemezler. Bunu yüksek sesle söyleyemezler ama bilmenizi sağlarlar. Eğer “kral çıplak” derseniz sonuçlarını iyi değerlendirmeniz gerekir.

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Kurum İçi Politikalarla Yaşamak

Çalıştığınız kurumu tanımak, kurum içi politikaları iyi analiz edip algılayabilmek çok önemlidir. Eğer bunu yapabilirsek doğru davranış şekillerini ve stratejilerini geliştirebiliriz.

Beraber çalıştığımız insanlarla ilişkilerimizi iyi kurarsak Red Kit (yalnız kovboy) olmaktan kurtuluruz. Red Kit gibi sürekli yer değiştirmek, diyar diyar gezmek zorunda kalmayız.

Kurum içindeki herkes benzer iletişim kaygısı ile elinden gelen gayreti gösterirse mutlu ortam budur diyebiliriz.

Bazen işini çok iyi yapmasına rağmen şirket içi ilişkilerinde zorlanan kişiler görebilirsiniz. Diğerleriyle iletişim kurmak işimizi yapmaktan daha zor olabilir. Bunun sebeplerinden birisi farklı sadakat seviyeleridir. Kuruma duydukları sadakatleri benzer insanlar arasında iletişim daha güçlüdür çünkü duygu ve düşünce paylaşımı daha fazladır.

Öte yandan aynı muameleye tabi tutulduğunu düşünenler arasında iletişim güçlüdür. Kayırıldığı düşünülen ya da yönetime fazladan yakın olanlarla diğerleri arasındaki iletişimde samimiyet açısından sıkıntılar gözlemlenir.

Bazen yönetimsel hatalar veya kişisel egolar, şirket içinde asalet tabakaları oluşmasına yol açabilir. Eğer yönetim doğru yaklaşımla müdahale etmezse asil ve köle grupları oluşabilir, iletişimi ikiye ayırabilir.

Üst yönetim ile diğer katmanlar arasında olması gerekenden fazla uzaklık ya da samimiyet doğru iletişime engel olabilir.

Bilmemiz gereken şudur;

  • Durumu okumalıyız yani mevcut durumu nedenleri ve niçinleri ile iyice anlamalıyız. Örneğin şirkette yükselme politikasını düşünürsek; bazı şirketlerde ağlamayana meme vermezler (ciddi örneklerini gördüm:) siz sürekli yükselme talebinizi yaparsınız ve sonunda yönetim pes edebilir, bazılarında tamamen patronun inisiyatifindedir, bazılarında tamamen kurallara bağlanmıştır.
  • Durumu doğru okursak, doğru pozisyonu alabiliriz. Bazı çalışanlar yalnız, bazıları ise birlikte çalışarak daha faydalı oluyorlarsa bunu ayırt edebilmeli ve ona göre görevlendirmeler yapabilmeliyiz.
  • Bazen bizimle yapmalarındansa başkaları ile daha iyi yapabilecekleri işlerde çalışanları doğru kişi ile bir araya getirmeliyiz. Çalışanlarımızın kariyer hedeflerini destekleyici başka birime transfer olmalarını desteklememiz buna örnek verilebilir.
  • Bazen kendimizi dışlanmış hissedebiliriz. Duruma uygun hareket etmeye devam etmeliyiz. Şirket içi grupların parçası olmayı işimizi doğru yapmanın önüne geçirmemeliyiz.
  • Bazende şirketlerde politika yapmak, iş yapmanın gerçekten önüne geçebilir. Bizim için önemli olan kendimizi en iyi ifade edebileceğimiz, işimizde ve konumuzda doğru olanları yapabileceğimiz alanları kendimize yaratabilmemizdir. Bunun yolu çoğunlukla ilgili kişilerle doğrudan görüşmelere dayanır. Politik bir durumda ilgili kişilerle konuşmak işe yaramıyorsa amirlerimizle ya da diğer yöneticilerle konuşmalı, onlara durumu anlatmalıyız.
  • Politik durumlarda bizden daha tecrübelilerin görüşlerini almamız gerekir.
Paylaşın:
“5onlineegitim”

Korkusuzlardan Korkmak

Risk almanın dozunu kaçıranlara “korkusuzlar” diyorum. Risklerin farkında olunmasına rağmen gözü kapalı, körü körüne üstüne gidilmesini doğru bulmuyorum. Bazı çalışanlar gerek üst yönetinin gözüne girmek gerekse kısa yoldan sonuca ulaşabilmek için bilerek ya da bilmeyerek ciddi riskler alabilirler. Risklerin sonuçlarını yeterince analiz etmedikleri için ortaya çıkabilecek kötü sonuçların yaratacağı sıkıntıları görmezden gelirler ya da gerçekten göremezler.

Ciddiye alınması gereken riskleri nasıl anlayacağız?

  1. Yapılacak işin ya da projenin adım adım planlanıp planlanmadığını, detayların düşünülüp düşünülmediğini değerlendirmemiz gerekir. Yapılacakların süresinin, maliyetinin vb. belirsizlik içerenler olup olmadığına, özellikle tamamlanma başarısını birebir etkileyecek riskler olup olmadığını sorgulamamız gerekir.
  2. Yapılan planı değerlendirmeliyiz. Her yapılması planlananın tam anlamıyla düşünülüp düşünülmediğini ele almamız gerekir. Üstünkörü yazılmış bir madde düşünülenden çok fazla zaman ve bütçe kaybetmemize neden olabilir. Özellikle işlerin yapılma sırasında tasarlanmış olması kontrolümüzü kolaylaştırır. MS Project gibi proje yönetimi yazılımlarının kullanımı ya da Visio gibi akış diyagramı hazırlamaya yardımcı programlar kullanılması olası risklerin görülmesini kolaylaştırır. Hazırladığım proje planlarında tehlikeli ya da riskli aktiviteleri kırmızı ile işaretlediğimde daha çok ilgi çekiyor.
  3. Riskleri anlamak iyi dinlemekten geçer. Peşinen “evet ya da hayır” dediğimizde gerekli detayların bize aktarılmasını engellemiş oluyoruz. Bu yüzden yapılacak her işin doğru yapılabilmesi için gerekli alternatiflerini düşünmemiz gerekir. Örneğin yöneticimiz bizden projeyi 2 ay erken bitirmenizi istiyorsa “kesinlikle olmaz” demek yerine “2 ay içerisinde bitirmek için gerekli olan 4 kişiyi bir an önce işe almamız ve bununla ilgili bütçeyi onaylamanız gerekmektedir.” gibi yapıcı bir cevap verebilmeliyiz.

Riskleri önemsemediğimizde sürekli problemlerle boğuşmak zorunda kalıyoruz. Risk Yönetimi yapmayıp, problemler sebebiyle kötü sonuç alanlara eski bir sözü hatırlatıyorum “At ölmüştür, deh demenin anlamı yoktur”.

Korkusuzluk, gözü kapalı iş yapmak değil korkusuzca sormak ve değerlendirmektir.

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Kaygılarımızı Yönetmek Elimizde

Özellikle ortada hiç bir sebep yok iken kaygılanmak, fiziksel ve ruhsal yaşantımı sıkıntıya sokmaktan başka bir şeye yaramadı. Zamanla iki konuda ikna oldum;

  1. Geçmiş geçmişte kalmıştır ve değiştirilemez.
  2. Geleceği bilemezsiniz.

Mevcut anı yaşamak dururken olup olmadık şeyleri kafaya taktığımda beni çok yıprattığını fark ettim. Bir çok probleme doğru yaklaştığımda anlamlı adımlar atabildiğimi gördüm.

Geleceğimizi göremeyiz ama kendimiz inşa ederiz. Eğer siz elimizden geleni doğru bir şekilde yaparsa hayat bizi gerektiği gibi ödüllendiriyor. Kaygı hiç bir zaman ödüllendirmiyor.

Lisedeyken üniversiteyi kazanacak mıyım, üniversitedeyken iş bulacak mıyım ve daha saymayacağım onlarca şey için kaygılandım, durdum. Eğer evden vaktinde çıkmazsam trafiğe takılırım tarzında kaygıları hala yaşıyorum. Eski kaygılarım belirsizliğin getirdikleriydi şimdi tecrübenin getirdiği kaygılar var. Artık zamanın kıymetini iyi öğrendiğim için bana zaman kaybettirecek her konuda kaygı duyuyorum ama korktuğumun başıma gelmemesi içinde elimden geleni yapıyorum.

Kaygılarım eskisine göre kılıf ve nitelik değiştirdi ve ama onlarla baş etme kabiliyetim gelişti. Artık bardağın dolu tarafını görebiliyorum. “Her zaman iyi ol” prensibi ile pozitif yapabileceklerimi öncelikli olarak değerlendiriyorum. Eğer bu şekilde problemimin üstesinden gelebilirsem kendimi başarılı hissediyorum.

Kaygıları yok saymak, problemlerimi ortadan kaldırmadığı için “görmezden gelmemeye” ya da “geçiştirmemeye” çalışıyorum. Problemin kafamda patinaj yapmaya başlarsa başka açıdan yaklaşıp çözüme ulaştırmaya çalışıyorum.

Çözdüğüm problemleri nasıl çözdüğümü, yaklaşım tarzımı analiz edip, fırsat buldukça yazıyorum.

Hayatımızda izlediğimiz yolları belediyeler yapmıyor ki çukur ve engebelere kızalım. Kızmaya devam etmek problemi gidermiyor. Önemli olan hangi kasiste ne kadar yavaşlayıp nasıl geçeceğimiz, hangi çukuru erkenden fark edip önlem alacağımızdır. Hayatı kendimiz ve çevremizdekiler için kolaylaştırmaya çalışmamız önemlidir.

Kaygılarımızı yönetebilirsek daha uzun ve mutlu yaşayabileceğimizi düşünüyorum.

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Şirket İçi Politik Oyunlar

Hepimiz çalıştığımız şirketlerin politik üyeleriyiz. Şirket içi politikalardan, politik ilişkilerden kendimi soyutlayamayız. Bazı politik durumları midemiz kaldırmayabilir, vicdanımız rahatsız olabilir, strese girebilir, kırılabilir, üzülebiliriz ama bu durum şirketin bir parçası olmanın sonucudur.

Yaşadığımız durumlar olumsuz olmasına rağmen en azından geceleri uyuyabiliyorsak nispeten iyi bir durumdayız demektir. Şirket içinde apolitik olursam daha iyi uyurum diye düşünüyorsak yanılırız. Politik olarak uykumuzu hak etmemiz gerekir.

Apolitik olduğumuzda olayları ya da kişileri yönetemez, istediğimiz noktaya çekemeyiz. Hedeflerimize ve amacımıza ulaşmak istiyorsak hem stratejik hem de politik olarak doğru pozisyon almamız gerekir. “O şöyle politik, bu böyle politik” derken treni kaçırabiliriz. “Yaparım diyenden değil yapmam diyenden kork” klişesini aklımızdan çıkarmamalı, hiç politik değilmiş gibi duranlardan çekinmeliyiz.

Tek bir yüzümüz olöalı, maske takmamalıyız. Politik olmak olduğumuzdan farklı gözükmek demek değildir. Belki insanları motive etmek, üzüntülerini gidermek için pozitif bir maske takılabilir ama sadece o kadar. Özellikle durumun yanlış anlaşılmasına yol açacak, olayı farklı yerlere çekecek şekilde maske asla takmamalıyız. Politik olmak yalancı olmak ya da hedef saptırmak değildir.

Şeffaf olalım. Programlarımızı ve toplantılarımızı gizlememeliyiz. Başkalarının ne düşündüğünü tahmin etmeye çalışmaktansa sormalıyız. Bize soru sorulmasını teşvik etmeliyiz. Kendi adımıza konuşmakla başkası adına konuşmanın ayırdına varmalı, dikkatli olmalıyız. Yalan söylememeli ama doğruyu söylemek ya da dobralık adına patavatsızca her an her dakika konuşmamalıyız.

Esnek olmalıyız. Fikri sabit olmak şirket içinde ideolojisi olmak demektir. Sabit fikirli olduğumuz düşünülürse karşımızdakiler alternatiflerle gelmezler ya da dürüst olmayabilirler. Fikrimizi uygulatmanın en güzel yolu esnek olup karşı tarafı dinlemek, ikna etmeye çalışmak ya da onların ilgisini çekecek bir yol bulmamamızdan geçer. Ortalama zekaya sahip her insan karşısındakinin yüz ifadesini analiz edip doğru manevrayı yapabilir.

Dinlemeliyiz. Dinlemeyi becerebildiğimizde en son ve doğru cümleyi kurabiliriz. Politik başarı iyi dinleyen kulağa sahip beynin yaratıcılığındadır. Dinlemekten öte karşımızdakileri anlamaya çalışmalıyız.

Egomuzu bir kenara bırakalım. Kendi başarımız için karşımızdakilerin kendini iyi ve rahat hissetmeleri gerekir. Egomuz karşı tarafı gerebilir.

Dedikodu yapmayalım. Dedikodular kulaktan kulağa oyunundaki gibi hiç istemeyeceğimiz bir şekle girip aleyhimize dönüşebilir.

Odaklanmalıyız. Eğer işimize odaklanırsak neye ne zaman ihtiyacımız olduğunu bilir, doğru zamanda doğru yerde olup doğru şeyleri yapabiliriz. İşimizi parmağımızın ucu ile değil iyice kavrayarak tutmalıyız.

Özür dilemeyi gerektirecek şeyler yapmaktan kaçınmalıyız. Özür dileyecek bir duruma gelmek gol yemektir. Eğer dilememiz gerekiyorsa mutlaka dilemeliyiz ama bunu gerektirecek durumlardan kaçınmalıyız.

Paylaşın:
“5onlineegitim”