Aylık arşivler: Ağustos 2020

Zaman Çizelgesi Yönetimi Planının Hazırlanması

teamgantt-shotBazı Proje Yöneticileri, öncesinde neyi nasıl yapacaklarını belirlemeden projeleri ile ilgili aktiviteleri belirlemeye başlarlar. Zaman geçtikçe atladıkları konuları fark edip başa dönmeye başlarlar. Aslında en önemli prensibi “planı planlamayı” atlamışlardır.

Yapılması gereken plana odaklanmak, gerek uygulama gerekse kontrol açısından ele almak olmalıdır.

Zaman Çizelgesi Yönetiminin Planlanması zaman çizelgesinin nasıl planlanacağı ve tasarlanacağı, kimlerin neyi yapacağı, raporlama, İş Kırılım Yapısı prensipleri, Takvimler, Aktivite Kodları güncelleme gibi konularda prensipleri ve süreçleri işaret eder. Zaman Çizelgesi Geliştirme bu prensipler çerçevesinde Zaman Çizelgesinin ve Zaman Temel Çizgisinin hazırlanmasıdır.

Dikkat edilmesi gerekenler;

  • Zaman Çizelgesinin amaca uygun hazırlanması ve stratejileri desteklemesi önemlidir. Bu sebeple proje iletişiminde oynayacağı önemli role istinaden ortak terminoloji kullanılması gerekir. Eğer sektöre veya projeye özel terimler kullanılacaksa mutlaka tanımlanmalıdır.
  • Zaman Çizelgesi Geliştirme sürecine eksik bilgi ile başlamak gerçekçi olmayan sonuçlara sebep olacaktır. Bu sebeple Zaman Çizelgesi Yönetiminin Planlanması sürecinde gerekli girdilerin neler olacağının ve nasıl sağlanacağının açıklanması yerinde olacaktır.  
  • Zaman Çizelgesi Yönetiminin Planlamasına hangi paydaşların nasıl katkıda bulunması gerektiği belirlenmelidir. Öte yandan Zaman Çizelgesinin gözden geçirilmesi ve güncellenmesine ilişkin rol ve sorumluluklarda planda yer almalıdır.
  • Zaman Çizelgesi Yönetiminin planlanmasında kullanılacak yazılım ya da platform ile ilgili gereklilikler, sorumluluklar belirlenmelidir.
  • Zaman Çizelgesi Kontrolü sürecinin çıktısı olacak raporlamalar belirlenmelidir. İhtiyaç duyulan bilgiler ışığında tüm gerekli rapor tasarımlarının planda yer alması sağlanmalıdır.
  • İş Kırılım Yapısına ilişkin Zaman Çizelgesinde kullanılması istenen Aktivite Kodlama prensipleri belirlenmelidir.
  • Proje Zaman Çizelgesi izleme ve kontrol süreçleri, proje performans verilerinin nasıl değerlendirileceği ve yorumlanacağı açıklanmalıdır.
  • Maliyet ve kaynak izlemelerine ilişkin beklentiler dikkate alınmalı, Zaman Çizelgesi ile ilişkilendirilmek istenen noktalar açıklığa kavuşturulmalıdır.
  • Risk Yönetimine ilişkin süreçler, Zaman Çizelgesi Geliştirme ve güncelleme anlamında planda yer almalı ve açıklanmalıdır.
  • Değişiklik Yönetimi Sürecinin olası sonuçlarının Zaman Çizelgesini güncelleme prensipleri açısından açıklanması gereklidir.
  • Zaman Çizelgesi Yönetiminin Planlanması, proje ekibine yol gösterecek ve kılavuzluk edecek olan Organizasyonel Süreç Varlıklarını (politika, prosedür vb.) içermelidir.
Paylaşın:
“5onlineegitim”

Kendini İşe Ada(ya)mayanlar

Her yeni çalışan işe başladığında öncekilere göre işe daha az duyarlı bir yaklaşım, daha az bir sahiplenme yaşanıyor sanki. Her yeni kuşak kendi özelliklerini getiriyor ve öncekilerle özellikle işe yaklaşım ve kendini adama konusunda görüş farklılıkları yaşanıyor.

Kişinin kendini işe adaması karakterine, değerlerine, beklentilerine ve kendisine  sağlayacağı fayda konusundaki görüşlerine bağlıdır. Şirketler, yeni kuşaklara ilişkin kendilerini eğitmek yerine çatışmayı tercih edebiliyorlar. Yeni kuşağın işin nedenine ikna olmak ya da önceliklendirilmiş işlerle uğraşmak istedilerini önemsemiyorlar.

Eğer çalışan güvenini ve umudunu yitirirse, kendini geliştirici bir rekabet ortamı bulamayıp heyecanını kaybederse, problemler başlıyor. Yapıcı geri beslemeler, dikkate alındığını hissettirme, kariyer fırsatlarının sunulması ve iyi bir iletişim bir çok problemi ortadan kaldırabiliyor.

Odağını kaybetmiş ya da heyecanı azalmış çalışanların zamanında fark edilmesi çok önemlidir. Sebepleri üzerine onlarla konuşulmalı, iyileştirme konusunda görüşleri alınmalı ve bu sürece dahil edilmelidirler.

  • Çalışanları mutlaka dinleyin. Fikirlerinin ve sıkıntılarının dinlenmesi, birey ve çalışan olarak fark edilmeleri onlar için çok önemlidir. “Dediğimi yap” yerine “Birlikte karar alalım” çok daha etkili bir yöntemdir. Düşüncelerini sormak ve onlara çözüm konusunda fırsat vermek gerekir. Onların yanında olduğunuzu ve birlikte çok daha iyi işler çıkarabileceğinizi anlamalarını sağlamanız gerekiyor.
  • “Birlikte neler başarabiliriz?” sorusu sorun ve birlikte planlar yapın. Ortaklaşa hedefler belirleyin ve planlamalarını isteyin. Başarmaları için gerekli desteği verin ve önlerindeki engelleri kaldırmaya çalışın.
  • Yaptığı şeyler konusunda özeleştiri isteyin ve birlikte değerlendirin. Eksik ve yetersiz olan taraflarını geliştirebilmeleri içn destek olun, yol gösterin.
  • Maddi olmasa bile başarılarını ve diğerlerinin başarması için verdikleri destekleri ödüllendirin.
  • Kendilerini geliştirmeleri ve yeni fikirler getirmeleri için gerekli zamanı tanıyın, ortam yaratın.
  • Diğerleri ile iletişimlerini geliştirmeleri için destekleyin.
  • Şirket politikalarınızı gözden geçirin ve güncelleyin.
  • Şirket kültürünün gelişim ve ilerleme için herkesin katkı sağlayacağı ortak bir anlayışta olmasına özen gösterin. Önce kendiniz değişin.
  • Sorumluluk, yetki ve destek ile katılımı artırın.
  • Çalışanlarınızla empati kurun, ilgi alanları, takıldıkları yerler, dinledikleri müzik vb. onları anlamaya çalışın.
  • Kimseyi korkutmayın, değerlerine saygı gösterin.
  • Eğer çalışanlarınıza onlardan neler öğrenebileceğiniz konusunda isteğinizi gösterebilirseniz potansiyellerine şaşıracaksınız.
  • Çalışanlara aynı gemide olduğunuzu ve filikaların sizler için olmadığını hissettirin.
Paylaşın:
“5onlineegitim”

Suçlama Kültürü

Kurumlar yüksek performans hedefleyen bir kültüre sahiplerse kaliteleri ortaya çıkar. Ama suçlama kültürü yaygın bir kurumda sorumluluk alamayan ve riskleri sahiplenmeyen çalışan ve yöneticiler olduğunda kaliteden bahsetmek mümkün değildir.

Leyla ve işe yeni başlayan Zeynep birlikte bir toplantıya gidiyorlardı. Tam gitmeleri gereken koridora yaklaştıklarında Leyla aksine yöne gitmeye başladı. Zeynep:

“Neden o tarafa gidiyorsun? Ters değil mi?” diye sordu. Leyla:

“Eğer bu saatte o taraftan gidersek Ahmet’lerin biriminin oradan geçmek zorundayız. Hem mevcut yapmamız gerekenleri sorabilirler hem de yeni bir şeyler isteyebilirler. Başımıza iş almayalım” dedi.

Leyla tecrübesi ile geliştirdiği bir stratejiyi yeni başlayan iş arkadaşına öğretiyordu.

Suçlamalar gibi hızla ve büyüyerek aşağıya doğru iner. Kurumlarda, öğrenilen dersler kişilerde stratejilere dönüşerek diğerlerine aktarılarak hızla yayılırlar. Bazen su ısıtıcılarında olduğu gibi hafif hafif aşağıdan başlayıp en yukarı kadar yükselir ve kaynamaya başlarlar.

Bir kurumda suçlama kültürünün varlığı aşağıdakilerle anlaşılabilir;

  • Bireyler suçlanıyorsa,
  • Kötü haber getirenler cezalandırılıyorsa,
  • “Kendi arkanı koru” önerileri çoğunluktaysa ve uygulanıyorsa,
  • Harekete geçmek için problemin oluşması bekleniyorsa,
  • Başarılı iş yapan bireyler özellikle öne çıkarılıyor ise,
  • Yazılı olan/olmayan kurallara uymayanlar herkesin önünde cezalandırılıyor ise,
  • Hataların tekrarlanmaması için bir şeyler yapılmıyorsa
Paylaşın:
“5onlineegitim”

Neden iyi kararlar veremiyoruz?

BAZEN doğru ve yerinde kararlar veremiyoruz çünkü;

  1. Karar vermek için gerekli verileri toplamaya üşeniyoruz, yeterince sorgulamıyoruz. Geçmiş bilgilerimize aşırı güveniyoruz.
  2. Olağanüstü durumları olağan algılayamıyoruz. Kötümserliğe eğilimliyiz. Diğer olumsuz olayların kararlarımızı etkilemesine izin veriyoruz. Panikliyoruz.
  3. Kararsısız. Uzun süren analizlerden yılıyoruz, karmaşık konuları basitleştiremiyoruz, yapılması gerekenleri sürekli öteliyoruz, az veri ile yola çıkıyoruz.
  4. Geçmişe takılıyoruz. Geçmiş deneyimlerimize sıkı sıkıya sarılıyoruz, yeni bakış açılarına kapalıyız, geçmiş varsayımlarımıza çok güveniyoruz.
  5. Büyük resme bakmıyoruz, verdiğimiz kararların diğer diğer konulara etkisinin şiddetini kavrayamıyoruz.
  6. Diğerlerinin kararlarına bağımlıyız, bağımsız ilerleyemiyoruz, bize girdi sağlayanlar hatalı olabiliyor.
  7. Başkaları olmadan karar veremiyoruz. İletişim becerimiz diğerlerini karar sürecine katmamıza yetmiyor.
  8. Bilgi ve deneyim eksikliğimiz, bilgiler arası bağlantıları kuramamak, kararlarımızın sonucunu kestirememenin verdiği güvensizlik duygusu baskın geliyor.
  9. 5N konusunda yeterli iletişim ve destek vereceklerle iletişim kurmuyoruz.
Paylaşın:
“5onlineegitim”

Proje Yöneticisi olmak

 

Proje Yöneticisinin spesifik konularda tecrübeli veya mühendis olması gibi önyargılara çok rastlıyorum. Tecrübeli olan veya olmayan, mühendis veya diğer branş sahibi, başarılı ve başarısız bir çok proje yöneticisi gördüm. Sadece teknik bilgisi olan kişilerin proje yöneticisi olması gerektiğini söyleyen bir yaklaşımı “yanlış” buluyorum.

Dünyada “kazara” proje yöneticisi olmuş, proje yönetimi ile ilgili ilkelere ve prensiplere sahip olmayan oldukça fazla proje yöneticisi var. Bir çoğu zaten bildiğini düşünürken bir çoğu kendini geliştirmeye vakti olmadığı “mazereti” arkasına saklanıyor. Bazı temel prensipleri bile öğrenmenin performansları ne kadar çok artıracağının farkında değiller.

“Kervan yolda düzülür” yaklaşımı ile mücadele ederdik. Artık planlamanın önemini kimse yadsımıyor. Ne varki deneyimli proje yöneticileri bile planlama konusunda hala atlamalar yapabiliyorlar.

İletişim, birlikte çalıştığımız insanlarla aramızdaki köprüdür. Ne kadar güçlü olursa o kadar iyidir. Teknik bilginin iletişimin önüne geçtiği üniversite yıllarımı düşününce “Çok iyi biliyor ama anlatamıyor” klişesinde “anlatamıyor” kelimesinin aslında bizimle iletişim kurup anlamamızı sağlayamadığı olduğunu düşünüyorum.

Dinlemeyi bilmek önemli. Bizi kültürümüz her ne kadar çocuklukta bizi sürekli dinlemeye zorlasa da travmatik etkisi yetişkinlikte sürekli konuşma olarak çıkıyor. Projemizde yer alan konusunda uzman kişilerin bize verebilecekleri çok bilgi vardır ama hangi bilginin bizim işimize yarayıp yaramayacağı konusunda net olmayabilirler. Sorularımıza odaklanmak ve sabırla dinlemek önceliklerimiz arasında olmalıdır.

Proje Yöneticisi olarak proje ekibi üyesinden tahmin isterken ne istediğimizi çok iyi ifade edebiliyor olmamız gerekiyor. İşin büyüklüğü, karmaşıklık düzeyi, geçmiş deneyimler ve çekincelerini de dinlemeliyiz. Onların vereceği bilginin önemini onlara hissettirmeliyiz.

Proje ekimizdekiler için neyin önemli veya öncelikli olduğuna çok dikkat etmemiz gerekir. “Süre baskısı” ya da “kafadan atma sürelerle” zorlanan kişilerin yaptıkları işlerin sonrasında yaşanan problemler, çok daha maliyetli olacaktır.

“Emir-demir ilişkisi “ artık eskide kaldı. Otoritemizi kullanmak yerine ikna edici olmaya çalışmalıyız. Eğer karşımızdakilerle diyalog kurabilirsek bizimle çekincelerini ve olası problemlerini paylaşırlar. Aksi takdirde sessiz kalacaklar ve o problemle karşılaştığımızda daha zor anlar yaşayacağız demektir.

Her bir proje ekip üyesinin başarısı, projenin başarılı olması anlamına gelir. Ekibimizin başarılı olması için elimizden geleni (Hizmetkar Liderlik) yapmalıyız. Bu yüzden ekibimizdekilerin iş yoğunluklarını, çalıştıkları ortamları, düşüncelerini öğrenmemiz gerekir. Ana hedefimiz ekibimizin ihtiyaçlarını bir an önce karşılamak olmalıdır. 

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Herkes Proje Yöneticisi Olabilir mi?

bigstockHem evet hem hayır. “Herkes” proje yöneticisi olabileceğini ya da olduğunu iddia edebilir. “Bir çok” kişi proje yönettiğini, çünkü kendilerine verilen sorumluluğun bir proje olduğunu söyleyebilir ama kaç kişi “proje yönetimi yaptığını” söyleyebilir?

Her çalışan proje yöneticisi gibi düşünmek zorundadır. Emir-demir döneminin yerini çalışanların birlikte ve işbirliği içinde olduğu, kendi fikrini sahiplenen ve sorumluluk alarak gerçekleştiren ekip yapılarına doğru gidiliyor.

Küçük, büyük fark etmez verilen her iş ve görevin proje yönetimi mantığı ile yapılması artık bir tercih değil zorunluluktur. 

Size her ne görev verilirse verilsin önce bir düşünün, araştırın ve başlangıcını düşünün. İşin süresini v bütçesini planlayın. Planladıktan sonra yürütmeye geçin ve planladığınız gibi gidip gitmediğini kontrol edin. İşin sonunda da bir değerlendirme yapın.

Bu yaklaşımı kalıcı davranış değişikliğine dönüştürebilirsek daha rahat ederiz. Bunu söylerken bazılarının stres altında iyi bazılarının kötü iş çıkardığını, bazılarının kontrol edilmekten veya zaman kısıtı ile çalışmaktan hoşlanmadığı gibi kişisel özellikleri dışladığım düşünülmemelidir.

Kurumlarda yapılan her iş, büyük resmin bir parçasıdır. İşi yapacak olan büyük resimdeki yerini görür, faydasına inanır ve istekli olursa gerçekleştirmek için gayret gösterir. Yapılacak işe kişisel tercihler ile yaklaşmak yerine doğru şekilde yaklaşmak ve sistemli gitmek, işi yapanın konforunu artırır.

Kişisel proje yönetim metodolojinizin olması daha etkin, verimli ve başarılı olmanızı getirecektir.

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Proje Yönetim Metodolojilerine Nasıl Yaklaşmalı?

Bir konunun “özünün” öğrenilmesi gerekliliğini hala anlamış değiliz. Bir konunun “özünü” anlamak aynı zamanda ne istediğini bilmek anlamına gelir. Türkiye’de bir çok kurum, proje yönetimi yapma kararı aldıktan hemen sonra yazılım arayışına giriyorlar. Halbuki yapılması gereken önce proje yönetimini anlamak, proje yönetimi sürecini belirlemek ve sonrasında ihtiyacı karşılayacak yazılımı bulmak olmalıdır. Halen yazılımların kendi başlarına işleri halledebileceğine inanan ciddi bir kesim var.

Sırf rakiplerde var veya bizde olsun diye proje yönetimi metodolojisi hazırlanmamalıdır. Amaç, projelerden elde edilecek faydaları yükseltmek, stratejileri destekleyecek hale getirmek olmalıdır. Bu konuda yapılacak çalışmalarda peşinen kabul edilmesi gerekenler şunlardır; ciddi anlamda metodoloji çalışmasına odaklanma, inanç ve değişime hazırlık. Mevcut alışkanlıklarla oluşturulmuş süreçlerdeki değişikliklerin herkes tarafından benimsenip pratiğe uygulanması sanıldığı kadar kolay bir çalışma olmayacaktır.

Bu zorlu çalışma ile ortaya çıkarılacak proje yönetim metodolojisi ne kazandırır diye bakıp, fayda-zarar analizinin yapılması gerekir.  Hangi faydaların hedeflendiği belirlenmelidir;

  • Proje sürelerinde kısalma
  • Maliyetlerin düşmesi ve/veya daha iyi kontrolü
  • İstenmeyen kapsam değişikliklerini önleme
  • Uygulama için daha iyi plan
  • Projenin gelişimini ve performansı izleme
  • Uygulama esnasında müşteri ve paydaş ilişkilerini geliştirme
  • Proje ile ilgili ayarlamaları kolaylıkla yapabilme
  • Yönetime proje durumunu anlaşılır ve basit bir şekilde sunma
  • Tüm projelerde ve süreçlerde ortak bir dil
  • Ders Çıkarmayı sağlama, aynı hataları tekrarlamama, fırsatları değerlendirme

Kurumlar proje yönetim metodolojilerini politika ve prosedüre oturtmanın ötesinde formlar, şablonlar ve kontrol listeleri ile destekleyerek oluştururlar. Tek bir metodoloji yerine proje tiplerine (bilişim, inşaat vb.) ve boyutlarına (küçük, büyük vb.) uygun esnek metodolojilerin kullanılabilmesi büyük bir avantajdır.

Eğer yönetimler bu metodolojilere;

  • Hızlı bir düzeltme, çözüm,
  • Sihirli değnek,
  • Geçici bir çözüm ve
  • Projelerin başarısı için hazır reçete

olarak bakıyorlarsa problem başlıyor.

Böyle bir bakış açısı metodolojilerinde aşağıdaki gibi hazırlanmasına sebep oluyor ve bir süre sonra hem sahiplenilmediğinden hem de takip edilmediğinden çöp haline geliyorlar;

  • Genel geçer ve üst seviyede,
  • Gerçekçi olmayan, teorik içerik,
  • Fonksiyonel olmayan ve herkesi içermeyen,
  • Endüstri standartlarını ve deneyimleri göz ardı eden,
  • Etkileyici gözüken ama kullanılmayan
  • Standart ve ortak bir dili olmayan,
  • Problemleri çözmeyen ya da önleyemeyen,
  • Bürokratik ve idari süreçleri karmaşık,
  • Herhangi bir performans ölçütü içermeyen

Halbuki metodolojilerin başarılı olması için;

  • Varsayımların ya da koşulların değişmesine ragmen kullanılabilir bir şekilde olması,
  • Sistemli ve sıralı bir ilişki yapısı içermesi,
  • Alternatif ya da başka bakış açılarını içine alabiliyor olması,
  • Gereksinimlerin üstüne değer katan eklemelerin yapılabilmesini sağlaması,
  • Proje tiplerine ve boyutlarına göre uyarlanabilmesi,
  • Projelerde yer alan tüm taraflarca kabul edilmiş ve sahiplenilmiş olması,
  • Çok detaylı ya da kullanımının, anlaşılmasının zor olmaması

sayılabilir.

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Proje Yöneticisi için herşeyin ters gittiği bir gün üzerine öneriler

Bad-DayProje Yöneticilerinin zor zamanları çoktur. Yönetim ve/veya müşteri işin gidişatından memnun olmadıkları için sevimsiz konuşmalar yapabilirler, çalışanlar bilgiyi tam veya hiç vermeyebilir, istenilen destek bulunamaz vb. bir çok sıkıntı yaşarsınız. Bu tip durumlarda;

  • Sakin kalmalı ve üzülmemelisiniz. Biraz yalnız kalıp düşünmeniz ve sonraki adımları planlamanız yerinde olacaktır. Olur olmaz durumlarda kendinizi suçlu hissetmeniz kontrolünüzü kaybetmenize neden olabilir ve kariyeriniz için olumlu bir şey değildir. Kötü durumların, iyi insanların başına gelebileceğini kabul edin, pozitif düşünmeye çalışın.
  • Kötü durumlarla baş etmenin yolu başınızı dik tutmaktır. Hatalı olabilirsiniz ama hatanızı kabul etmek bir erdemdir. Bu sizin olgunluğunuzu gösterir.  Yaşadığınız olumsuzlukları “artık hep böyle olacak” şeklinde yorumlamamalısınız. Yaşadığınız olumsuzluğun sebeplerine odaklanmalı ve tekrar etmemesi için neler yapmanız gerektiğini düşünmelisiniz.
  • Her olumlu ya da olumsuz deneyim insana bir şey öğretir. Ders çıkarmayı fırsat olarak görmek gerekir. Suçu başkalarına atarak kendinizi rahatlatmak gibi bir samimiyetsizlilik yapmamanız gerekir. Herkes hata yapabilir ama tekrarlıyorsa dikkate almadığındandır.
  • Başarmanız için ne gerektiğini belirlemeye çalışın. Hedeflerinizi biraz agresif ve yüksek tutarak kendinizi daha iyiyi yapmaya zorlayın. Her zaman daha iyi bir yol, alternatif olduğunu göreceksiniz.
  • Geçmiş başarısızlıklarınızdan ders çıkarmışsanız artık başkalarını eğitmek için kullanabilirsiniz.
Paylaşın:
“5onlineegitim”

Şirketi Proje Ofisine Hazırlamak

f11b3cb06b27c3b53de9b02ce17ebcefProje ofislerinin başarısız olmasının sebebi, kurumların gereken değişim ve dönüşüme hazırlanmamalarıdır. Kurumlar, Proje ofisinin faydalarından haberdar olmadıklarında ve neyi, nasıl iyiye değiştireceğini anlamadıklarında problemler başlıyor.

Hiç bir değişim veya dönüşüm küçümsenmemelidir. Yeni oluşumların yetki ve sorumluluk alanını belirlerken tüm hassasiyetleri dikkate almanız gerekir.

Unutulmaması gereken uzun bir yolculuğa çıkıldığı, zamanla olgunlaşacak bir yapının kurulduğudur.

Benim önerim öncelikle kurumda yaşanan proje problemlerine ve sıkıntılara odaklanmanızdır. Proje Ofisi proje dertlerine deva olmanın yollarını aramalı ve çözüm getirebilmelidir. Getireceği çözümlerin diğer birimlerce kabul görmesi, hangi süreci nasıl yöneteceğini, neden o şekilde yapılmasının önemli ve faydalı olduğunu açıklayabilmelidir.

Yapılması ve doğru aktarılması şart olanlar;

  • Stratejik Odaklama: Projelerin stratejik hedefler doğrultusunda seçilebilmesi ve beklenen sonuçların gerçekleşenlerle karşılaştırılarak stratejilere katkının izlenmesi.
  • Kaynak Kullanımı: Projelerde kullanılan kaynakların dağılımını ve olası darboğazları gözlemlemek, erken uyarı sistemleri geliştirmek, yanlış planlamayı önlemek.
  • Proje Rolleri: Projelerde yer alanların yetki ve sorumluluk alanlarındaki belirsizlikleri gidermek ve proje yöneticilerine destek olacak prosedür ve politikaların geliştirilmesi.
  • Metodoloji: Farklı proje tiplerine göre sistemli bir çalışma süreci oluşturmak, metodoloji ve gerektirdiği dokümantasyonu hazırlamak gerekli eğitimleri vermek, yönlendirmeleri yapmak
  • Proje Yönetimi aracı: Tüm proje yöneticileri için ortak bir dil ve platform geliştirmek, kullanılmasını sağlamak
  • Proje Deposu: Her projenin yazılı kayıtlarının saklanması ve kontrol altında tutulması, gerektiğinde erişilebilmesinin sağlanması.
  • Şeffaflık: Yürüyen projelere ilişkin anlık bilgilere erişimin sağlanması.

Tüm bunları gerçekleştirecek bir Proje Ofisinin kurulması planlanmalıdır. Hangi bilgilerin elde edilebileceği, süreçlerin tanımlanması, dokümantasyon vb. yapılacak tüm çalışmalar bir plan dahilinde yapılmalıdır.

Proje Ofisinin en basit ve kabul edilebilir düzeyde işe başlaması ve sonrasındaki gelişim adımlarını hayata geçirmesi gerekir.

Proje Ofisinin “değer katan” bir yapıda olması, “maliyet merkezi” olarak algılanmaması çok önemlidir.

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Proje Yönetimi Kültürünü Yerleştirmek

1859337Özellikle hızlı büyüyen firmalarda zamanla kaynak planlama, kaynakların doğru kullanımı ve projeler üzerindeki kontrol ve hakimiyet giderek zayıflar. Çalışanlar yoğunluktan yakınırken yönetimde projelerdeki gecikmelerden şikayet etmeye başlarlar. Bir şeylerin yanlış olduğunu herkes bilir ama hatayı hep başkalarında ararlar.

Böyle bir ortamda çözüme gitmek istiyorsanız ilk yapacağınız iş tüm aktif birimlerle birebir görüşmeler yaparak yaşanan problemleri anlamalı, durumu analiz etmelisiniz. Sonuçta üreteceğiniz çözümün kurumun problemlerini hedeflemesi en önemli koşullardan biridir.

Bu konuda bir örnek vermeye çalışayım;

NO Görüşme sonuçları Problem konusunda hemfikir olanların oranı
1 Birimlerarası iletişimsizlik % 98
2 Proje yönetimine birimlerin farklı bakış açısı ile yaklaşması % 92
3 Bütçe aşımı, gecikme ve kalite problemlerinde yetersizlik % 83
4 Proje seçimlerinin doğru yapılmaması % 79
5 Projelerin doğru önceliklendirilmemesi % 74
6 Küçümseme ve abartmaların çok olması % 69
7 Projelerin çoğunlukla gecikmesi ya da bütçesini aşması % 66

Öncelikle “büyük balığın peşinden gitmek” prensibi ile davranmanız gerekir. Her şeyi bir anda yapamazsınız. Birimler arası işletişimsizlik konusunda hedef birimleri seçmelisiniz. Bu birimler projelerde en çok iletişime geçmesi gereken, birbirine bağımlı departmanlar vb. olarak belirlenmelidir.

Yukarıdaki problemleri dikkate alarak;

  1. Basit bir proje yönetim süreci belirleyin. (No:1,2)
  2. Basit dokümantasyonla başlayın;
    1. Proje Başlatma Belgesi (No:4)
    2. Proje Planı (No:6)
    3. Durum Raporu (No:3)
    4. Toplantı Notu (No:3)
    5. Değişiklik Talebi (No:3)
  3. Paydaşlarla 1-2 günlük atölye çalışması yaparak süreci masaya yatırın. Tüm problemlerin masaya yatırılması önemlidir.
  4. Süreç taraflarca kabul edilen bir formata dönüşünce proje yöneticisi seçin ve pilot proje belirleyin. Seçilen proje yöneticisinin belirlenen problemlerde çözüm üretebilmesini sağlayacak yetkilendirmeyi yapın.
  5. Pilot projeleri izleyin ve geri beslemeleri alın.
  6. Pilot proje sonuçlarını değerlendirip çıkardığınız sonuçları sürece dahil edin ve son halini verin.

Unutmayın;

  • Bu konuda hazır bir çözüm yoktur, size göre, size özel ve işleyen bir sürece ihtiyacınız var.
  • Paydaşların üzerinde hemfikir olduğu ve sahiplendiği bir süreç işleyecektir.
  • Dokümantasyon basit olmalı, araç amacı aşmamalıdır.
  • Proje Yönetimininde iş süreçleri gibi sürekli geliştirilmesi gerektiği unutulmamalıdır. Bir süreç geliştirilmesi sürekli aynı süreçte ısrar etmek anlamına gelmez.
  • Projeleri diğer işlerden ayırmanın önemini ve proje yaklaşımını herkesin benimsemesini sağlamak önemlidir.
  • Proje Yöneticilerinin rol ve sorumluluklarının “net” olması çok önemlidir.
  • Proje Yönetiminden önceki ve sonraki durumları izliyor olmalısınız. Gelişimin pozitif yönde olmasını güvence altına alacak yöntemler bulmalısınız.

Sürecin kurum içinde bilinmesi ve öğrenilmesini sağlamak, geliştirici öneriler getirilmesini teşvik etmek çok önemlidir.

 

Paylaşın:
“5onlineegitim”