Aylık arşivler: Ocak 2021

Acil Bitmesi Gereken Karmaşık Projeler İçin Öneriler

Teknik ve organizasyonel açıdan karmaşık projelere aceleyle başlayıp bir an önce bitirilmesi istendiğinde problemler yaşanmaya başlar. Kafadan atma bitiş tarihleri ciddi baskı oluşturur. Problemler, proje üzerindeki kontrolün kaybedilmesine yol açar.

Proje teknik açıdan karmaşıksa iyi planlama, organizasyonel bir karmaşıklık söz konusuysa güçlü sponsor ve etkin iletişim önem kazanır.

Yapılması gerekenler;

Sponsor ve paydaşlarla yapılması şart olan işlerin, başarı ve başarısızlık tanımlarının netleştirilmesi gerekir. Proje teslimatlarının faydalarının net olarak ortaya konmalı, yazılı hale getirilmelidir. Böylelikle kaynaklar ve bütçe güvence altına alınır.
Problemlerin eskalasyon ve çözümlenmelerine ilişkin yöntem belirlenmeli, yönetim zamanında destek vermeyi garantilemeli, Proje Yöneticisine gerekli yetkiler tanımlanmalıdır.
Proje Yöneticisi, proje süresince sponsor ve kilit paydaşlarla sık sık bir araya gelerek projeye ilişkin iyi ve kötü haberleri paylaşmalıdır.
Küçük problemler kördüğüm olmadan çözülmeli, proje üzerinde baskı yaratmasına engel olunmalıdır.
Projenin kaynak sürekliliği sağlanmalıdır. Kaynakların katılımı izlenmeli, önceliklerinin değişmesi vb. durumlara sponsorun desteği alınarak anında müdahale edilmelidir.
Proje ekibinin, performansını etkileyen faktörler (çalışma ortamı vb.) ile ilgili problemler giderilmelidir.
Proje planları ilerleyiş esnasında “gelecekteki işler” dikkate alınarak güncellenmeli, projenin raydan çıkması engellenmelidir.
Proje ekibinin proje gereksinimlerini net olarak anlaması, yapılan planların gereksinimleri karşılaması sağlanmalıdır.
Projenin tamamı net olarak planlanamayabilir. Yakın dönem (önümüzdeki 15 gün, 1 ay vb.) detaylı olarak planlanmalı, gelişmelere göre planlar güncellenmelidir.
Paydaşların planları onaylamaları ve temel çizgilere uygun organize olmaları sağlanmalı, kontrol edilmelidir.
İletişim, problem, karar, satınalma, değişiklik vb. süreçler projenin gerektirdiği hıza uygun, basit ve etkin olmalıdır.
Agresif planlar, izleme ve kontrolde disiplin gerektirir. Plandan sapmaların erken fark edilebilmesi şarttır.
Problemlerin ekiple birlikte ele alınması, ekip içinde çözülebilecekken yönetime aktarılmaması gerekir.
İletişimler net, durum raporları kolay anlaşılır olmalıdır. Önemli kilometre taşlarına vurgu yapılmalı, proje başarısını doğrudan etkileyecek içeriğe sahip olmalıdır.

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıGökrem Tekir, Savaş ŞakarProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Proje Yönetimine Uygun Kişilik Tipleri

Bir Cevap Yazın

Bir projeye uygun kişilik tipi projenin tipine, büyüklüğüne ve ekibin deneyim seviyesine bağlı olarak değişir.

Projeler ekip çalışmasına dayanır. Bu sebeple Proje Yöneticilerinin dışa dönük olmaları gerekir. İçe dönük proje yöneticileri işleri yapmaktan sorumlu olan ekip üyeleri ile gerektiği kadar iletişim kurmadıkları için kontrolü kaybedebilirler. Proje Yöneticileri zaman zaman problemlere sezgileriyle yaklaşsalar dahi doğru karar vermek için diğer paydaşlarla bilgi isteme veya bilgiyi netleştirmek için sık iletişim kurmak zorundadırlar.

En önemli kişilik özelliklerinden biri kişilerin işlere yaklaşımıdır. Proje Yönetimi planla ve yap prensibine dayanır. Kervanı yolda dizmek yerine planlı davranış sergileyenlerin daha uygun olduklarını söyleyebiliriz.

Proje Yöneticileri projenin gerektirdiği kadar teknik bilgiye sahip olmalıdırlar. Bazı projelerde proje yöneticisinin teknik bilgisi değil iletişim ve koordinasyon becerisine gereksinim duyulabilir. Küçük projelerde teknik bilgi ön plana çıkarken büyük projelerde liderlik önemli hale gelir. Bunun anlamı proje ekibini motive edebilen, doğru delegasyon yapan ve detaylara yeterince hakim olmasıdır.

İyi proje yöneticileri doğru detaylara odaklanır, koordinasyon sağlayan, projenin ve ekibinin önündeki engelleri kaldırırken yoldan çıkmamasını sağlayabilenlerdir.

Proje Yönetimi “mükemmellik” yerine “yeterince iyiyi” arar. Önemli olan hedeflenen faydayı, iş değerini sağlamaktır. Kapsam, zaman ve maliyet arasındaki etkileşimleri iyi anlayıp yönetmektir.

Proje Yöneticilerinin iyimser olması önemlidir. Güven duyulan kişiler arasından seçilmelidir. Proje ciddi problemler yaşıyor olsa bile dürüst iletişimden vazgeçmeyecek biri olmalıdır.

Zaman zaman paydaşlarla yaşanacak olumsuzlukları, düzeltebilmek ve rayına oturtabilmek gerekir. Bu stratejik düşünen proje yöneticisinin yapabileceği bir şeydir.

İyi proje yöneticileri her zaman bir çözüm olduğunu varsayıp, pozitif bir yaklaşımla problemlerin üzerine giderler.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekGökrem Tekir, Savaş Şakar, Süleyman TosunProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Yönetiminde Arabuluculuk

Bir Cevap Yazın

Proje Yöneticisi, proje paydaşları arasında ortak çözülmesi gereken konularda arabuluculuk yapmak zorundadır. Arabuluculuk, problem çözme ve müzakere tekniklerinin iyi bilinmesini gerektirir.

Proje Yöneticileri ekiplerine karşı yönetimden, yönetime karşı ekiplerinden sorumludurlar. Projelerde işler kötü gittiğinde hem yönetim hem de proje ekibi Proje Yöneticisinin yeni yollar bulmasını, yaklaşım veya yöntemleri ile tarafların uzlaşacağı yeni bakış açılarını ortaya çıkarmasını beklerler.

Proje Yöneticileri çoğunlukla konunun uzmanlarını bir araya getirerek veya yüz yüze görüşmeler yaparak çözüme gitmeye çalışırlar. Konunun uzmanı olunması problem çözme konusunda beceriyi beraberinde getirmeyebilir. Bu noktada Proje Yöneticilerine çok iş düşer;

Problem ile ilgili doğru kişinin belirlenmesi ve takviminin uygunluğu vereceği desteği doğrudan etkiler. Proje Yöneticisi doğru alternatifleri bulabilmek için ilgili paydaşın kaliteli zamanına ihtiyaç duyar. Doğru kişiyi doğru zamanı ayıracak şekilde ikna etmesi önemlidir.
Proje Yöneticileri problem çözme tekniklerini çok iyi bilmeli ve problemlere doğru teknikle yaklaşmaları gerektiğini unutmamalıdırlar. Problem Çözme ile ilgili diğer yazılarım için buraya tıklayınız.
Proje Yöneticisi, problem çözmeye istekli kişileri bulmak zorundadır. Bu kişiler genellikle işinin rutinin sıkılmış farklı heyecanlar arayan çalışanlardır. Proje Yöneticilerinin kurum içindeki yetkinlikleri bilmesi ve doğru kişilerle iyi iletişim içinde olması önemlidir.
Problemle ilgisi olmayan kişiler şaşırtıcı çözümler üretebilirler. Onlara problemin kendi dillerinde anlatılması ve “Sen böyle bir durum olsan ne yapardın?” şeklinde yaklaşılması olumlu sonuçlar verebilir. Ör. Büyük bir veri transferi ile ilgili problem lojistik tarafının büyük montanlı transferleri ile ilişkilendirerek çözüm bulmak olasıdır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekGökrem Tekir, Savaş Şakar, Süleyman TosunProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Yönetiminde Görüşme Taktikleri

Bir Cevap Yazın

Proje yöneticileri doğru ve gerekli bilgileri elde edilmek için proje süresince görüşmeler yaparlar. Görüşmeler toplantı, yüz yüze, tel vb. çeşitli yollarla gerçekleştirebilir. Görüşülen kişiler ne istediğini bilmiyor veya ifade edemiyor olabilirler. Görüşmeler konusunda bir kaç önerimi aşağıda bulabilirsiniz;

Öncelikle tek kişi ile görüşüyor olsanız bile karşınızda bir grup varmış gibi davranmanız önemlidir. Konuları tek tek ilgili kişi ile konuşacakmışsınız gibi yaklaşmanız gerekir.
Görüşmenizin süresini, konular bazında netleştirmeye çalışın. Örneğin proje bütçesi 10 dk., yaşanan problemler 15 dk. vb.
Basit sorular sormaya özen gösterin. Karmaşık ve uzun sorular yanlış anlaşılmaya yol açabilir. Sadece doğru sorularla doğru cevaplara ulaşabilirsiniz.
Görüşeceğiniz kişiye basit bir dil ve kullanılan ortak terminoloji ile yaklaşmanız önemlidir. Farklı terminoloji ve dil anlaşılmamaya, çekincelere yol açabilir.
Karşınızdakini çok dikkatli bir şekilde dinlemelisiniz. Sakın sözünü kesmeyin. Eğer karşınızdaki cevap vermede zorlanırsa başka bir soru ile yaklaşmaya çalışın, acele etmeyin.
Eğer karşınızdaki kısa ve içeriği yetersiz cevaplar veriyorsa o konuyu derinleştirmek, konuşmak istemiyor olabilir. Nedenleri üzerinde durun.
Bazı sebeplerle (yönetici, durum vb.) görüştüğünüz kişi cevap vermekten kaçınabilir. Bu tip durumlarda onun özelinde sorgulama yapmayın. Konuyu genelleştirerek yaklaşın. Örneğin “Şöyle bir durum olsaydı sen ne yapardın? vb.
Karşınızdakinin size söylediklerini dinlediğiniz gösterecek şekilde cesaretlendirin ve konuyu açmasını sağlayın. Ör. Projenin gecikeceğini ama maliyetlerin yükseldiğini söylüyorsun, biraz açabilir miyiz? Böylelikle karşınızdakine söz vermiş olursunuz, alternatif bakış açısını alabilirsiniz.
Açık uçlu sorularla ilerleyemediğiniz zamanlarda, görüşünüzü veya varsayımınızı paylaşıp teyit almaya çalışın.

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıGökrem Tekir, Savaş ŞakarProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Projelerde Bilgi Almak

Bir Cevap Yazın

Proje Yöneticisi, ekip üyeleri ve paydaşlar birbirlerinden bilgi almak zorundadırlar. Örneğin bir ekip üyesinin probleme ilişkin bakış açısını öğrenmek, proje müşterisinin gereksinimlerinin ne olduğunu belirlemeniz gerekir. Projelerde, istekli iletişim kurulmadığında veya bilgi kaynağı istekli olmadığında bir çok problem yaşanmaya başlar.

Bilgi almak ile ilgili önerilerimi derlemeye çalıştım;

Öncelikle hazırlık yapın. Hangi bilgiye, hangi şekilde ihtiyacınız olduğunu, elde edeceğiniz bilgi ile ne yapacağınızı kararlaştırmanız gerekir.
Varsayımlarınızı gözden geçirin. Cevabını bildiğinizi düşündüğünüz bazı konularda yanılabilirsiniz. Ör. Bir ekranı kullandığından emin olmadan hangi sıklıkta kullandığını sormamalısınız. Sorduğunuz için kullanması gerektiğini düşünebilir, kullanmıyorsa bile kullandığını söyleyebilir.
Soruyu cevaplayacak kişiyi sınırlandırmadan, açık uçlu sorular sorun. Sınav yapmadığınızı, cevaplayacak olanın doğru şıkkı seçmesi gerekmediğini unutmayın. Cevaplarını sınırlandırmanız, ilgili cevaplarla daha sonra uğraşmanıza yol açar.
Sorularınız arttıkça karşınızdakinin sıkılacağını ve istekliliğini kaybedeceğini unutmayın. Sorularınızı sınırlandırın ve aşmamaya çalışın.
Soruyu sorma ile ilgili zamanlamanın cevap veren için önemli olduğunu unutmayın.
Aynı soruları sormayın. Cevaplayan, dinlenmediğini düşünür. Polis değilsiniz, karşınızdakini sorgulamıyor, hatasını aramıyorsunuz.
Her görüşmenizden, yazışmanızdan sonra sonuçları değerlendirin. İhtiyacınız olanı aldığınızdan emin olun. Eksik bir şeyler varsa sebeplerini düşünün.
Son olarak, aldığınız bilginin doğruluğunu mutlaka kontrol etmeye çalışın.

Unutmayın: Başarılı görüşme ve yazışmalar düşünülerek ve planlanarak yapılmış olanlardır.

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıGökrem Tekir, Savaş ŞakarProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

İstenmeyen Proje Ekip Üyeleri

Bir Cevap Yazın

Proje Yöneticileri bazen yetersiz, düşük performanslı veya “torpilli” olan kaynaklar ile idare etmek zorunda kalırlar. Birlikte çalışmak istemezler ama başka şansları yoktur.

Bazı proje ekip üyeleri tutum ve davranışlarıyla projenin ilerleyişini olumsuz etkileyebilirler. Proje Yöneticisi bu durumlarda ekip üyesini değiştirmek ya da projeden uzaklaştırmak ister. Ne var ki proje ekip üyelerinin daha üst bir yönetici tarafından kayırılması veya torpilli olması sebebiyle bunu gerçekleştiremezler.

Öte yandan bazı proje ekip üyeleri torpilli oldukları için istemedikleri bir duruma düştüklerinde kin gütme ve yönetime ispiyonlama potansiyeline sahiptirler.

Proje Yöneticileri açısından problem, düşündüklerinden daha büyüktür. Problem aslında çatıştıkları veya ekipte istemedikleri kişi değil onu koruyan ve kollayandır. Ekip üyesini kollayan kişi ne kadar üst düzeyse tehlike o kadar büyüktür. Böyle durumlarda yönetime hükmetmeye ve karşı çıkmaya çalışmak Proje Yöneticisinin kaybetmesine yol açar.

Proje Yöneticisi mantıklı alternatifleri düşünmeli, aceleyle davranmamalıdır. Duruma uygun davranış ve uygulama değişikliklerini değerlendirmelidir.

Proje Yöneticilerinin şirket içi iletişimlerini artırmaları ve stratejik ortaklıklar kurmaları önemlidir. Bu tip bir durumda kendi müttefiklerini devreye sokmayı düşünebilirler. Böyle bir yaklaşımda çok dikkatli ve hassas davranılması, daha büyük problemlerin çıkıp çıkmayacağının iyice değerlendirilmesi gerekir.

Proje Yöneticileri, değiştiremedikleri proje ekip üyelerini, önemli görevlerden izole edecek şekilde projeyi yeniden yapılandırmayı düşünebilirler. Yeniden yapılandırmanın faydalarını çok iyi tanımlamaları ve tüm unsurları bir arada düşünmeleri gerekir. Bir yanlışı düzelteyim derken daha çok probleme yol açılmamalıdır.

Bazen istenmeyen proje ekip üyesini projeden uzaklaştıracak görevlendirme yapılabilir. Ekipten uzaklaştırmak, diğer ekip üyeleri üzerindeki olumsuz etkileri en aza indirecektir.

İstenmeyen ekip üyesi ile birebir ilgilenmek, koç ya da danışman ile çalışmasını sağlamak düşünülebilir. Böylelikle kontrol altında tutulabilir.

Toplantı düzeninizi ve katılımcılarınızı gözden geçirip, istenmeyen ekip üyesini toplantılardan uzak tutabilirsiniz.

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıGökrem Tekir, Savaş ŞakarProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Problemlere Yaklaşım

Bir Cevap Yazın

Projeler dinamiktir. Zaman geçtikçe Proje Yöneticisini sıkıntıya sokacak gelişmeler ortaya çıkabilir. Proje Yöneticisi politik davranmak, zor kararlar almak zorunda kalabilir.

Problemi Netleştirin – Öncelikle problemin ne olduğu konusunu netleştirmeniz gerekir. Eğer problem net olarak tanımlayabiliyorsanız ne yapmaya başlayacağınızı, nasıl devam edeceğinizi ve nasıl sonlandıracağınızı kestirme şansınız var demektir.

Sizin probleminiz mi? – Aceleyle davranırsanız kendinizi sizi ilgilendirmeyen bir problemi çözmeye çalışırken bulabilirsiniz.

Beklersem ne olur? – Bazı problemler doğaları gereği ortaya çıktıktan sonra kendiliklerinden çözülürler. Öte yandan yaşanan problemin beklentileriniz doğrultusunda bir zarar verip vermeyeceği konusunu iyi düşünün.

Kimin problemi? – Problemin asıl sahibini bulun. Problemler doğu kişi tarafından sahiplenilmezse daha çok soruna yol açabilirler. Sizi ilgilendirmeyen problemler konusunda işgüzarlık yapmayın. Problemi çözene destek olmakla çözmeye çalışmayı birbirine karıştırmayın.

Doğru problem çözmek – Doğru problemi çözmüyorsanız çözüm bulmanın bir anlamı yoktur. Bazen problemin tamamı değil bir kısmı sizin sorumluluğunuzda olabilir.

Problemi parçalara ayırmak – Bazen probleme uzaktan ve dikkatli baktığınızda parçalar halinde görebilirsiniz. Parça parça çözüm üretmek mantıklı olduğunda bir sıraya koyun.

Yardım İstemek – Yardım istemek zayıflık ya da bilgisizlik göstergesi değildir. Destek istemeden problem çözmeye çalışmak daha kötü sonuçlar doğurabilir. Bağımsız davranmak kontrolü sizde hissettirebilir ama olmayabilir. Problemi tüm sahipleri birlikte ele almalıdırlar. Kapasiteniz kadar performans gösterebileceğinizi unutmayın ve destek isteyin.

Nasıl bir destek yardımcı olur?– Deneyiminiz ve bilginizle çözemediğiniz problem zordur. Başka bakış açılarına, deneyim ve bilgi sahiplerinin desteğini isteyin.

Yüzleşmek – Başka çalışanların hareketlerinden kaynaklanan problemlerde, karşımızdakileri değiştirmeye çalışırız. Bu durum ilişkilere zarar verebilir. Bu durumda karşınızdakine yaşadığınız problem anlatabilir ya da ne istediğinizi söyleyebilirsiniz.

Ne biliyorum? – Deneyimlerinizi ve bilgilerinizi stres altında etkin bir şekilde kullanamayabilirsiniz. Sakinleşin ve kendinize zaman tanıyın.

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıGökrem Tekir, Savaş ŞakarProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Projelerde Çözüm Üretmek

Bir Cevap Yazın

Projelerde, problemler ortaya çıkar. Proje Yöneticisi bazı problemleri çözmede zorlanırken bazen Arşimet’in hikayesindeki* gibi birden çözümü fark edebilir.

Projelerde zor bir problemle karşılaştığımızda içimize doğan ya da fark ettiklerimiz çözümün anahtarı olabilir. Proje Yöneticileri, çözüm bulabilmek için tüm proje ekibini probleme odaklamayı ya da tam tersi ekibi problemden uzaklaştırarak ve özgür bırakarak, çözümün daha rahat görülmesini sağlayabilirler;

Problemlerin çözümleri çoğu zaman biz görene kadar gözümün önündedir. Problem ile ilgili edindiğiniz bilgileri, farklı bakış açılarıyla, değerlendirmeye çalışın.
Saçma olduğunu düşündüğünüz çözümleri tekrar ele alın. Çoğu çözüm konuyla ilgisizlik kılıfıyla kamufle olmuştur.
Geçmiş deneyim ve bilginiz ile çözemediğiniz problemlerde tamamen farklı bakış açılarına, yöntemlere ulaşmaya çalışın. Farklı şeyleri denemekten, hata yapmaktan korkmayın.
Çözmeyi tek amacınız haline getirmeyin. Aşağıdaki hikayede çözümün hamamda bulunma sebebinin problemin oraya taşınmaması olduğunu unutmayın.

* Rivayetlere göre; Syracuse kralı Hiero, bir savaştan zaferle ayrıldıktan sonra halkı için tapınak yaptırmaya karar verir. Bu tapınakta ayrıca bir kez daha krallığını ilan edeceğinden altın defne yapraklarından oluşan bir taç yaptırmak ister. Bu isteğini yerine getirmesi için tuttuğu bir altın ustasını tacı yapması için görevlendirir ve ustaya bunun için gerekli miktarda altın verir. Fakat birkaç gün sonra, altın ustasının tacı saf altından yapmadığından şüphelenmeye başlar. Bunu öğrenmek için ise kuzeni Arşimet’i görevlendirir.

Yaşadığı dönemde ünlü bir matematikçi, fizikçi ve mühendis olan Arşimet, kralın problemini çözmek için gece gündüz düşünmeye başlar. Günlük banyosunu yapmak için gittiği hamamda, hala altın tacın akıbetini düşünürken, kendini küvetin içine bırakır. Bu sırada dışarıya suyun taştığını gören Arşimet, neden bunun olduğunu anlamaz ve kendini biraz daha suya batırır. Daha çok suyun dışarı taştığını fark eden Arşimet, Kral Hiero’nun problemini çözdüğünü anlamıştır. Bu sırada Yunanca ‘Buldum’ anlamına gelen ‘Evreka’ diyerek hamamdan dışarı koşmaya başlar.

Course not found.

Projelerde Algıların Filtrelenmesi

Bir Cevap Yazın

Proje Yöneticisi olayları nasıl görüyor ve anlıyorsa ona göre davranır. Proje ortamında bir çok durumda proje yöneticisinin filtre veya güneş gözlüğü kullanması gerekir.

Proje Yöneticisi için en önemli tehlike bilmediğini bilmemektir. Toplum olarak “bilmiyorum” demekte sıkıntı yaşıyoruz. Bir çok şeyi bildiğimizi ya da bildiklerimizin yeterli olduğunu düşünüyoruz.

Dikkat edilmesi gerekenler;

Proje Yöneticisi tahmin ettiği şeylerin öyle gerçekleşmeyebileceğini düşünmeli ve hazırlıklı olmalıdır. Ne kadar deneyimli olursanız olun farklı olasılıkların farklı sonuçlar doğurabileceğini ihmal etmemek gerekir. Deneyimlerinizle benzerlik içerse dahi kesin ve mutlak yaklaşmaktan kaçınmanız gerekir.
Geçmiş deneyimleriniz ve bilgi düzeyiniz kararlarınızı doğrudan etkiler. Önyargılarınızın geçmiş deneyim ve mevcut bilgilerinizden kaynaklandığını unutmayın. Proje Yöneticisi olarak alacağınız kararlarda her türlü farklı deneyim ve bilgi düzeyinde proje ekip üyelerinin katkısı olabileceğini unutmayın.
Proje Yöneticileri, aktivitelere atadıkları personelin, fizibilitesini yapmadıkları bir işe giriştiklerini unutmamalıdırlar. İyi düşündüğünüz, filtrelediğinizden emin olduğunuz konularda görevlendirme yapmalısınız.
Aciliyet durumlarında düşünmeye ve temkinli davranmaya vaktinizin olmadığı düşüncesiyle harekete geçebilirsiniz. Aksine özellikle acil durumlar kaliteli düşünme ve temkinli olmanın en önemli olduğu durumlardır. Kişisel filtrelerinizle doğru işe, doğru şekilde odaklanmanız buna bağlıdır.
Herkesin farklı güneş gözlüğü taktığını, farklı filtrelere sahip olduğunu unutmamanız gerekir. Proje Ekibi problemleri, mevcut durumu ve aciliyeti proje yöneticisi gibi görmüyor olabilir. Proje Ekibinin sizinle aynı filtrelere sahip olduğunu varsaymayın.

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıGökrem Tekir, Savaş ŞakarProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Proje Yönetiminde SWOT Analizi

Bir Cevap Yazın

SWOT Analizi (SWOT Analysis), organizasyon veya projenin güçlü yönlerinin, zayıflıklarının, fırsatların ve tehditlerin analizi için kullanılan bilgi toplama tekniğidir.

Adını, Streghts (Güçlü Yönler), Weaknesses (Zayıf Yönler), Opportunities (Fırsatlar) ve Threats (Tehditler) kelimelerinin baş harflerinden alır.

PMI, PMBOK® Guide 6’da Risklerin Tanımlanması sürecinde analiz, organizasyonun güçlü ve zayıf yönlerinin belirlenmesiyle başlar ve genellikle projeye, organizasyona ya da onun iş alanına odaklanır.

SWOT analizi, proje için organizasyonun güçlü yönlerinden kaynaklanan fırsatları ve organizasyonun zayıf yönlerinden kaynaklanan tehditleri belirler. Organizasyonun güçlü yönlerinin tehditleri ne ölçüde dengelediği ve zayıf yönlerle başa çıkmada kullanılabilecek fırsatlar incelenir.

SWOT Analizi temel olarak, tehditlerin ortadan kaldırılması ve fırsatların değerlendirilebilmesi amacını güder. Aktivitelerin ulaşabilecekleri potansiyele, ilgili risklerin olumsuz etkilerini azaltmak ya da ortadan kaldırmakla ulaşılabileceği düşüncesine dayanır. Güçlü yönlerin ve fırsatların zayıf yönlere ve tehditlere yönetilebilmesini sağlamaya çalışır.

SWOT Analizi, genellikle proje başında yapılmakla beraber, yaşanan problemler sebebiyle proje hedeflerinden uzaklaşmaya başlamışsa tekrar edilir. Örneğin projede bir değişiklik oluştuğunda yaratacağı riskler ve nasıl ele alınacağını belirlemek için yapılabilir.

SWOT Analizi, Proje Yöneticisinin sorumluluğundadır ve hedef net olarak belirlenip ilgili paydaşlarla paylaşılmalıdır. Proje başında yapılan analizlerde ilgili paydaşların katılımıyla proje ve riskler bir bütün olarak ele alınır. SWOT Analizi sonrasında planlama başlar.

SWOT Analizine bazı sorularla başlamak yerinde olacaktır. Örnek olarak aşağıdaki soruları inceleyebilirsiniz;

Güçlü Yönler

Şirkette gerekli netelikte kaynaklarımız var mıdır?
Projeye bir bütçe atanmış mıdır?
Projenin gerçekleştirilmesi ile ortaya çıkacak faydalar nelerdir?
Proje yeni teknoloji, altyapı, ekipman vb. gerektiriyor mu?
Benzeri proje tecrübemiz var mı?

Zayıf Yönler

Gerçekçi maliyet ve süre tahminleri için yeterli ve kaliteli veri var mıdır?
Proje bütçesini karşılayabilecek finansal gücümüz var mıdır?
Önümüzde engeller var mıdır?
Dış kaynak ihtiyacımız var mı?
Gereksinimler ya da talep gerçekçi mi?

Fırsatlar

Projenin yaratacağı avantajın boyutu nedir?
Rakiplerimizin zayıflıkları var mı?
Sektör eğilimleri ne yöndedir?
Yeni teknoloji, ürün vb. geliştirme fırsatı var mıdır?

Tehditler

Rakipler kolayca kopyalayabilir mi?
Gerekli kaynakları bulmak veya değiştirmek zor mu?
Bilmediğimiz alanlara giriyor muyuz?
Projeyi olumsuz etkileyebilecek iç ve dış etkenler nedir?

Bu soruların şirket veya proje özelinde geliştirilmesi gerektiği unutulmamalıdır.

SWOT’un avantajları

İleriye doğrudur ve sadece harcadığınız zamana mal olur.
Şirketin güçlü yönleri ile tehditleri ortadan kaldırmaya yönelik yeni fikirler çıkmasını sağlar.
Tehditler konusunda farkındalık yaratır, hazırlık imkanı verir.

SWOT’un Dezavantajları

Hedefleri başarmak için gerekli fırsatlar veya olası riskler atlanabilir.
Tehditler ve zayıf yönlerin yanlış yorumlanması kaynakların yanlış yönlendirilmesine sebep olabilir.
Önemsenmeden yapılması istenen sonuçları vermeyebilir.