Etiket arşivi: problem

Patron Problemleri İle Baş Etme

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Her yiğidin farklı bir yoğurt yiyişi, her patronunda kendine has bir tarzı var. Bana sorulan ve deneyimlediklerim ile ilgili bir kaç öneri;

Kronik mikro yönetici problemi

Eğer patronumuz bir şey yapmamızı istiyor ama tam ve açık olarak ne istediğini söylemiyor, işimizi yaptığımızda “olmamış” diyebiliyor. Yapmamız gereken her işimizi planlamak, sık ve düzenli raporlayarak doğru yolda olup olmadığımızı teyit etmektir.

Belirsiz öncelik problemi

Patronumuzun sürekli öncelikleri değişiyor, başlanan işler yarısında bırakılıyor, yapılan işlerin getirisine ya da faydasına bakılmaksızın sadece “patronumuz istediği” için yapılıyor olabilir. Yapmamız gereken, patrondan yapmamız gerekenler konusunda ne anladığımızı yazarak, teyit etmektir. Eğer bazı işleri yarıda kesmek zorunda kalacağımızı biliyor, ileride tekrar gün yüzüne çıkabileceğini düşünüyorsak ilgili tüm bilgi ve dokümanları saklamamızda fayda var.

Patlayan tahammülsüz patron problemi

Hatalara yaklaşım, kişilerin kalitesini ve zekasını gösterir. Patronumuz çok çabuk sinirleniyor olabilir. Sakin kalmalı, bize gerçekten ne söylemeye çalıştığını, gerçekte neye kızdığını anlamaya çalışmamız gerekiyor. Mümkünse kızgın anını sadece kafa sallayıp onaylamak, sakinleştiğinde gidip konuşmak gerekiyor.

Gerçekçi olmayan beklentiler problemi

Patron işi yapanların verdikleri süreleri sürekli öne çekmeye çalışıyor, onlara danışmadan çok kısa tamamlanma süreleri taahhüt ediyorsa güven problemi vardır. Patronumuzun karar verme dinamiklerini öğrenmeli, daha doğru tahmin yapma konusunda desteklemeliyiz.

Küçümseyen patron problemi

Patronumuz astlarına başkalarının yanında olumsuz geri beslemelerde bulunuyor, söylediklerini yalanlıyor ya da sürekli düzeltiyorsa güven problemi var demektir. Özel bir görüşmeyle herkesin içinde yaşanan bu durumun bizi ne kadar olumsuz etkilediğini, demotivasyon ve verim düşüklüğüne yol açtığı açıklamalıyız.

Kararsız patron problemi

Sürekli kararsız ve noktayı koyamayan patronlar belirsizlik ortamları yaratırlar.  Onların karar vermelerini kolaylaştırıcı rapor ve sayıları hazırlamalı, gerekli çalışmaları yapmalıyız. Onların kararlılığı bizim huzurunuzdur.

Fazla mesai isteyen patron problemi

Fazla mesai yapmayı performans olarak görmüş ve çalışanlarından da aynı şekilde davranmalarını bekleyen patronlarımız olabiliyor. Fazla mesai yapanları takdir edip, yapmayanları eleştirirler. Bu durumda ya mesaiyi uzatmak ya da sonuçlarına katlanmak gerekiyor.

Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Sürekli Şikayet Edenler

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Çevremde ve sosyal medyada sürekli şikayet eden, kronik şikayet etme problemi olanlar var. Onlar için hava ya soğuk ya da sıcak, patron ya da çalışan her zaman kötü, trafik her zaman berbat vb.

Sürekli bardağın boş tarafını gördükleri gibi bunu diğer insanlara yansıtmaktan çekinmiyorlar. Herkesin derdinin başından aşkın olduğunu, bir de kendi dertleriyle ya da manasız şikayetleriyle onları bunaltmamaları gerektiği hassasiyetine sahip değillerdir.

Yanlış olan şikayet edilebilir ama kronik şikayetçiler ya da sürekli şikayet edenler çevrelerindeki insanları mutsuz ediyorlar. Çalıştıkları departman ya da şirketlerine zarar veriyorlar.

Bu konuda çeşitli çalışmalar yapılıyor. Bir Alman şirketi o gün kendinizi iyi hissetmiyorsanız şirkete gelmemenizi kabul ediyor. Bu tip davranışların üzerine gitmenin onu daha da kötüleştirdiği yönünde görüşler de var. Dikkat edilmesi gereken şeyler var;

1- Onları neşelendirmeye çalışmak işe yaramıyor. Davranışımız, bizim onun hissettiği acı ya da sıkıntıya sahip olmadığımızı gösteriyor. Aslında istenen aynı ya da daha fazla acıya sahip olduğumuzu göstermemiz.

2- Çözüm önermek işe yaramıyor. “Şunu denedin mi?” “Şunla konuştun mu?” gibi çözümler işe yaramıyor. Şikayet edene göre sıkıntısı ciddi ve bir iki cümle ile iyileştirilemez. Aslında bizi probleminin çözülemeyeceğine ikna etmeye çalışır.

3- Hakısın demek işe yaramıyor. Sadece şikayet etmenin işe yaramayacağını, şikayeti kesip bir şeyler yapması gerektiğini söyleyebiliriz.

4- Şikayet edenlerin çalışmadığını söyleyerek şikayet etmemeliyiz. Şikayet edenlerden şikayetçi olmamamız lazım.

5- Şikayet edenleri görmezden gelmek ya da red etmek işe yaramıyor. İstedikleri ilgi çekmek olduğu için görmezden gelmek sadece şikayetin dozunu artırıyor.

6- Berber şikayet etmek işe yaramıyor. “Bence de o aptal biri, yemekler gerçekten berbat” gibi sözlerle ona doğru düşündüğünü hissettirebiliriz. Fakat bu sefer o bizim şikayetlerimiz konusunda yardımcı olmaya çalışır.

7- Karşı çıkmak işe yaramıyor. Şikayeti yasaklamak yer altında inmesine ve yayılmaya devam etmesine yol açıyor. Şikayetleri yüksek sesle ve aleni hale getirmek gizli kalmasından daha iyidir.

Sürekli şikayet eden birine “Gerçekten bu kadar problem ve sıkıntı ile yaşamak çok zor olmalı?” diye sorabiliriz. Büyük ihtimalle yanıt “O kadar kötü değil” olacaktır. Empati kurmak, “Seni anladım ve senin gözünle yaşadıklarını gördüm. Gerçekten çok zor bir durumdasın” mesajını vermemiz gerekiyor. Alaycı olmamaya çalışmamız ve onu ciddiye aldığımızı göstermemiz gerekiyor.

Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Başarmaktan Korkmak

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Bazen önemli konularda (kendi işimizi kurmak, başka bir şehre taşınmak vb.) neler yapmamız gerektiğini araştırır, öğrenir ama bir türlü adım atamayız.

Başarma korkusu burada başlıyor. Aldığımız kararların sonucunda gerçekten başımıza neler geleceğini, nelerle uğraşmaya başlayacağımızı, hayatımızın nerede nasıl değişeceğini düşünmeye başlıyoruz. Hedefimize ulaştığımızda ne olacak? sorusu ve cevapları adım atmamızı engeleyebiliyor.

Beklenmedik şeylerle karşılaşacaksınız.  Mevcut tecrübenizle öngörebildiklerinizi iyi düşünmeniz gerekir. Başarmak istiyorsak bir şeyleri değiştirmemiz gerekir. Her değişimin artıları ve eksileri mutlaka vardır.

Çoğumuz başlangıçta normal olarak olumlu düşünerek yola çıkarız. Özellikle duygusal insanlar negatif durumlar karşılarına çıktığında moralleri bozulur. Her işin başında özellikle negatif şeyleri samimiyetle düşünüp tek tek ele alabilmemiz gerekiyor. İşte o zaman hedeflerimize moralimiz bozulmadan ulaşma şansımızı artırabiliriz.

Yıldız Savaşları gibi düşünün. Öncelikle hedefinizin aydınlık tarafına odaklanın ama karanlık tarafı da ihmal etmeyin. Çünkü her halukarda karanlık tarafla karşılaşmak zorunda kalacaksınız.

Başarı korkusu dediğim kavram bu. Bir şeyleri başarırken daha önceden yeterince vakit ayırmadığınız karanlık taraf ile karşılaşmaya başladığınızda moraliniz bozulmaya başlıyor. Başarı korkusu, bir şeyi başardıktan sonra ortaya çıkan istenmeyen etkilerdir.

Öngöremediğimiz şeylerden kaçamayız. Farkında olmamıza rağmen hasır altı ettiğimiz her şey, mutlaka karşımıza çıkar. Başkalarını suçlamak fayda etmez.

Dışarıdan herkese çok pozitif gibi görünmemize rağmen korkularımızı içimizde gizlice yaşatıp, büyütmektense ortaya çıkarmamız lazım.

Fizibilite veya iş planı gibi belgelerin asıl amacı “Başarırsak ne olacak?” sorusuna yanıt bulmak, karar vericilerin korkularını gidermektir. Kendi kararlarımızı ve hayatımızı bir girişim gibi görmemiz gerekir. Yapacağımız iş planı ve fizibiliteler hedeflerimizin anlamlı olup olmadığını bize gösterecektir. Bize daha çok değer katacak konulara yönelmemizi sağlarlar. Zamanınızı ve eforunuzu size en çok değer katacak ve fayda sağlayacak konularda kullanmalısınız. Artıları ve eksileriyle üzerine gideceğimiz hedefler, uğruna savaşmaya değenler olmalıdır.

Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Yardım İstemeyi Bilmek

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Bugüne kadar yöneticilerinizden, astlarınızdan, arkadaşlarınızdan, ailenizden nasıl yardım istediğinizi düşündünüz mü? Her yardım istediğinizde istediğiniz gibi bir karşılık gördünüz mü? Görmediğiniz durumlarda sizce suçlu kimdi?

“Yani Emre’den yardım isteyelim diyorsun” dedi Ahmet.

“Evet” dedi Elvan “Daha önce benim için birkaç iş daha yapmıştı”

“İhtiyacımız olan desteği alacağımızdan nasıl emin olabilirim? Bizim ona işimizin düşmesini nasıl yorumlar?” dedi Ahmet.

“Kolay” dedi Elvan. “Önce sen ödevini iyi yapacaksın. Neler olduğunu ve neden olduğunu ona iyice anlatacaksın. Konu üzerindeki ilgisini kaybetmemesi için sürekli takip edecek, gerekiyorsa ilginç hale getirmeye çalışacaksın.”

“Bu dediğini nasıl yapacağım?” dedi Ahmet.

“Sadece ilk 10 dakika onun ne istediğini, neye ihtiyacı olacağını sorarak başla. Zaten sonrası gelecektir.” dedi Elvan

Elvan bir konuda yardım istemeye yönelik bir kaç ipucunu Ahmet’e vermişti. Yardım istemenin bir adabı, ahlakı ve etiği var. Yardım istediğimizde hem yardımı alabilmemiz hem de doğru yardımı alabilmemiz önemlidir. Bu sebeple yardım istemeden önce bazı konularda hazırlıklı olmamız gerekir;

  • Kendi yapabileceğiniz her şeyi önce kendiniz yapmaya çalışmalısınız. Sadece yapamadığınız ve tıkandığınız noktada yardım istemelisiniz.
  • Kimden yardım isteyebileceğinizi iyi değerlendirin. Yanlış kişiden yardım isteyip hem kendi vaktinizi hem de onun vaktini boşuna harcamayın.
  • Yardım istediğinizi kişinin vaktinin ve koşullarının uygun olup olmadığını mutlaka sorun.
  • Geç kalmadan yardım isteyin. Geciken yardımın faydadan çok zararı olabilir. Zamanında davranın.
  • Ne konuda yardım istediğinizi tek bir cümle ile açıklayabilmeniz gerekir. Amacınız net olmalı, probleminizin ne olduğunu tam olarak kavramış olmalısınız. Net olun, alternatiflerede açık olun.
  • Yardım alternatiflerinin tamamını düşünün. Farklı kişilerden farklı şekillerde yardım alabilecekseniz bunları iyice değerlendirin.
  • Alternatifleri araştırın. İnsanlar, hazırlıksız, ne istediğini bilmeyen ve dar görüşlü kişilere yardım etmekte isteksiz olurlar, unutmayın.
  • Probleminize yardımı ilginç bir hale getirirseniz yardımcı olma konusunda istek yaratırsınız.
  • Size uzatılan yardım elini mutlaka tutun. Bir yardım talebini redderek ya da göz ardı ederek başka problemlerin doğmasına yol açmayın.

Yardım eden, yardım bulur. Siz elinizden geldiğince yardımcı olun çevrenizdekilere ve size uzatılan yardım tekliflerini asla geri çevirmeyin.

Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Ne İstediğini Bilmeyenler Hep Olacak

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Şirketlerde herkesi etkileyecek çalışmalar yapılacağı zaman herkesin görüşü ya da istekleri alınmaya çalışılır. Böylece etkin bir planlama yapılarak hem maliyetler kontrol altında tutulmaya çalışılır hem de doğru iş yapılmaya çalışılır.

Canan duyduğuna inanamıyordu. Teknik bölümün başı olarak tüm şirketteki yazılım ve donanımlarla ilgili prosedür ve düzenlemeleri yapmaya başladığı anda önündeki kaos’u görmüştü. Bir süre sonra bütün birim müdürlerinin gelip kafasını şişİreceklerin tahmin ediyordu.

Belki de güneye gidip bir kafe açmanın tam sırasıydı ama bu çok kolay bir karar değildi. Ya bu işi doğru dürüst yapmanın bir yolunu bulacaktı ya da bu işi yapmayacaktı.

İşin başında tüm birimlere çok basit bir form göndermiş ve kimin neye tam olarak ihtiyacı olduğunu iki satır karalamalarını istemişti. Gönderdiği form ciddiye alınmadığı için geçiştirilerek doldurulmuş, tam sistemin kurulma aşamasında (yumurta kapıya geldiğinde) tüm gereksinimlerini değiştirmek istiyorlardı.

İnsanlar her zaman ne istediklerini bilmezler ama eğer biraz çaba gösterirlerse neye ihtiyaç duyabileceklerini az çok kestirebilirler.

Ertesi sabah aklına çok hoş bir fikir gelmişti:

Kabullen
Problemi kabullenmek gerekiyordu. Halbuki bugüne kadar hep doğru yaptığını ve diğerlerinin hatası yüzünden sıkıntılar yaşandığını düşünüyordu. Şimdi hep doğru yaptığı işi yaparken kendi şapkasını çıkarıp müşterinin şapkasını takacaktı.

Pareto Prensibi ile bekleyecekti
Pareto prensibi (80/20 kuralı) problemlerin %80’ini işlerin %20’sinden kaynaklanır demektedir. Projede en büyük sıkıntı toplam 20 departmanın 4’ünden kaynaklanmaktaydı. Eğer bu 4 departmanın problemlerini giderirse zaten büyük oranda rahatlayacaktı. Bu departmanlara özel ilgi göstermeli, yüz yüze görüşmeler yapmalıydı.

Düzeltici önlemlerdense önleyici önlemler almak
Yangın söndürücü alıp yangın çıkarsa söndürmektense yangın çıkmaması için önlem alması gerekiyordu. Sonraki fazlarda formları yeniden dolturtmaya, talep yapacaklara neye ihtiyaçları olduğunu kavratacak bir eğitim ya da yol gösterecek çalışmalar yapmaya karar verdi.

Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Başarmak için nasıl motive olabiliriz?

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Bazen ne yapacağınızı bilmenize rağmen yapma isteğini/enerjisini bulamazsınız. Örneğin bir işe başlarken onun sonunu getirebilecek enerjiyi kendinizde bulamazsınız. Eğer bir problemi uzun bir süre gideremezseniz genel olarak kendinize olan güveninizde zararlı etkiler bırakmaya başlar. İşte bu noktada motivasyon probleminin olduğunu düşünmeye başlayabilirsiniz.

Bunun bir çözümü kondisyondur ve iki formu vardır diyebiliriz;

  1. Düşünsel kondisyon
  2. Davranış kondisyon

Düşünsel kondisyon, ne düşündüğünüzün kontrolüdür. Aslında bu temel olarak eğer doğru düşünürseniz doğru aksiyonu alırsınız ve istediğiniz sonuçlara ulaşırsınız. Nasıl yapılır? Pozitif şeyler hakkında konuşmak ya da okumak, pozitif sonuçları hayal etmek, gününüzü anlatmak için negatif kelimeler yerine pozitif kelimeler kullanmak. (Ör. Çok kötü bir gün geçirdim yerine çok değişik bir gün geçirdim diyebilmek) ve mümkünse meditasyon yapmak.

Problemi yaratanın negatif düşünceler/varsayımlar olduğu durumlarda çok işe yarayacaktır.

Davranışsal kondisyon ise başarının davranışsal modelidir. Yani düşüncelerinize bağlı kalmadan eğer doğru şeyi yaparsanız doğru sonuçlar alacağınızı düşünmek. Ör sabah erken kalkabilmek için saati kurmak, iyi bir şeyler yaptığınızda kendinizi ödüllendirmek vb.

Ben aslında her ikisini de kullanıyorum. Eskiden sadece çok iyimser biri olmamakla birlikte düşünsel kondisyonu kullandığımı söyleyebilirim. MS hastası olduğumu öğrenmem ile birlikte her iki şekilde de motivasyonumu yüksek tutmayı başardım. Düşünsel kondisyonda en büyük problem eğer doğru hareketi çabuk alamazsanız düşüncelerinizin tam tersine dönmesidir. Doğru düşünceyi, yanlış hareketle tüm amaçtan saptırmış olursunuz. Davranışsal kondisyon ise davranışınızı değiştirmenize bağlıdır. Yani zırt pırt para harcıyorsanız bunu kesersiniz ve doğal olarak tasarruf etmiş olursunuz. Ne düşünürseniz düşünün sonuç olumlu olmuştur.

Temel olarak motiasyonu hareket izler. Hareketle beraber motivasyon artar. Böylelikle iyi bir çevrime girmiş olursunuz.

Davranışsal kondisyonda en önemli şey kontrol ve yerine koymadır. İstediğiniz sonuçları almanızı sağlayacak aksiyonları iyice düşünün. Eğer davranışlarınız istediğiniz sonuçları almaya yönelik olarak otomatik olarak değişirse zaten zincirleme bir başarı gelecektir. Eğer hedeflerinize ulaşamıyor, istediğiniz sonucu alamıyorsanız davranışınızı değiştirin. Sadece kendinize yeterince zaman ayırın ve önem verin, gerisi gelir.

Güzel bir kahvaltı ve müze ziyareti planladınız ancak havalar çok sıcak olduğu için gitmeyi riskli ve zahmetli buluyorsunuz. O zaman evinizde güzel bir duş ve film seyrederek aynı keyfi yakalamayı düşünebilirsiniz.

Davranışlarınız, moral ve motivasyonunuzun önemli belirleyicilerdir. Pozitif düşünce pozitif enerjilerin önünü açar ve sizin istediğiniz sonuçlara erişiminizi kolaylaştırır.

Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Ördekler kadar uyanık olun

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Problemleri çözmeye çalıştığımızda karşımıza çıkabilecek farklı görüşleri, gerekçeli tartışmaları az çok tahmin ederiz. Sabit düşünceler ve özellikle sınırlı tartışmalar beklenmedik riskleri yaşamamızın önünü açarlar.

Ankara’da kışın ortalarında Gölbaşı mevkiindeki göl donar. Bazı ördekler ve kuşları görürsünüz, yani hayat bir şekilde devam etmektedir. Ördekler yeni doğan günün ışıklarını farkında olarak birbirlerini ısıtmak için yan yana dururlar. Sadece onlar için konforlu olacak bir biçimde hem kanatları hemde vücütlarını birbirlerini ısıtmak için pozisyonlandırırlar.

Gözlerini kaparlar ama uyumuyorlardır. Sık sık olası bir tehlikeye karşı etraflarını kolaçan ederler. Herhangi bir durumda hepsi farklı bir tarafı görüyor olacak şekilde hepsinin kafası başka yöne doğrudur.

Ördeklerin tamamı etraflarının %100’ünü görmektedir. Herhangi bir tehlike durumunda tehlikeyi farkeden diğerlerini uyarır.

Bu sistem işler çünkü her ördek kendi için konforlu olan farklı bir nokta yakalayabilmektedir. Ne hepsi aynı yöne bakmakta ne de aynı kanadın altına girmeye çalışmaktadırlar. Farklı yönler sürünün güvenliğini garantilemektedir. Problem çözümlerinde bu noktayı bazen unuturuz. 

Ses getiren kararlar için güçlü tartışmalara gerek duyulur. Bazen önerilerin çok fazla sorgulanması kişilerin kendini güvensiz hissedecekleri kadar büyük bir güç yaratabilir.

“Eleştiri-Geliştiri Ekipleri” Kurmak

Herhangi bir fikriniz olduğunda bu fikre karşı çıkacak ve geliştirecek şirket içinden birilerini bir araya getirin. Onların görevi zor sorular sormak ve “eğer şu olursa” vb. sorularla önerinizi değerlendirmek olacaktır. Bu yaklaşım fikri güçlendirecektir. Bu işi katılımcıları rahatsız etmeyecek bir düzende tekrar etmeye dikkat ediniz.

“Eleştiri-Geliştiri Ekipleri” ile birkaç aylık bir çalışma sonrasında alınan kararların ve getirilen önerilerin ne kadar güçlendiğini göreceksiniz.

Bu çalışmalarda suni sorunlar yaratmaktan kaçınılmalıdır. Mümkün olduğunca verimliliği artıracak gerçek durumlar üzerinden gitmeniz gerekir.Böylelikle, herkesin diğerlerine güveneceği bir ortamda yaratılmış olacaktır.

Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Acil problem çözümü

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız
 

Acil durumlarda ve özellikle kriz durumlarında eğer şirketin ve çalışanların geleceği risk altındaysa problem çözümü çok önemli bir hale gelmektedir. Bu noktada şirket ya da ekip olarak problem çözümüne yönelik yapabileceğiniz bazı şeyleri sizlerle paylaşmak istiyorum.

Toplantı bittiğinde herkes durumun sandıklarından daha vahim olduğunu farketmişti. birisi şöyle bir şey sordu: “Diğer firmalarda acaba böyle mi düşünüyorlar? Ne düşünüyorlardır sizce?”

Bu tip durumlarda kolaylıkla “Evet, herkes böyle düşünüyor” ya da “Sadece biz akıllıyız ve farkındayız.” demek zordur. “Emin değilim.” dedi oturanlardan birisi. “Ama herkesin umudu olduğuna ve bu krizden akıllıca çıkış yolları bulmaya çalıştıklarına ve bunu yaparken acil problemlerine öncelik vermeleri gerektiğinin farkında olduklarına eminim.” dedi. Herkes gülümsedi, soran hariç.

“O zaman durumumuzun farkındayız ve acil problemlerimiz için çözüm üretmeye başlayalım” dedi katılımcılardan birisi. Herkes istekli ve heyecanlıydı. Problemlerinin çözümünün kendilerinde olduğunu biliyorlardı.

Bu tip durumlarda grubu konuya odaklamak ve dikkatlerinin başka şeye kaymamasını sağlamak önemlidir. Ne yapılmalı;

Suçlu aranmasını engelleyin
Birilerini suçlamak yada mazeret bulmak problemi çözmez. Eğer acil çözüm istiyorsanız zaman çok önemlidir.

Sakın “ben demiştim” demeyin
Bu da bir tür suçlamadır. Kendinizin zamanında haklı olduğunu ve diğerlerinin sizi dikkate almadıkları için bu duruma düşüldüğünü söylemek onları suçlamaktır. Bu davranış problemi çözmediği gibi karşı taraftakileri savunma y da karşı saldırıya teşvik edecektir.

Çözümler faydalarına göre sıralanmalıdır
Çözümü önerenin ünvanı değil önerilen çözümün fayda tesiri önemlidir. Bazıları iyi hatip olarak kendi fikirlerini empoze etmeye çalışabilirler fakat çözümler fayda tabanında ele alınmalıdır.

Kararlı ve ani hareket edilmelidir
Ben askerdeyken eğer roket geldiğini görürsek 2 sn. içinde uzaklaşmamız gerektiğini öğrenmiştik ki 2 sn. anında harekete geçen bir için 10-20 mt eder ve saklanmanız için yeterlidir. Acil durumlarda hızlı hareket önemlidir. Ayrıca hereketin dağdan düşen kar topu gibi olması gerekir. Problem çözme ile ilgili yapılanlar dışarıda açık iş bırakmamalı, bir bütün halinde hareket edilmelidir. Gecikme risk getirir.

Acil durum hiyerarşisi içinde yerinizi kabul edin.
Acil durumlarda herkese bir rol düşer ve siz ünvanınızın dışında gerekli bir konuda görevlendirilebilirsiniz. Acil durumlar adiliyeti ya da normal hiyerarşileri ortadan kaldırabilirler ve gayet normaldir.

Herkesin birbirine bağlı olduğunu unutmayın
Eğer bir görev ya da sorumluluk alıyorsanız berbaer olduğunuz ekibinde düşünce ve beklentilerine uygun davranmanız gerektiğini onlara karşıda bir sorumluluğunuz olduğunu unutmamalısınız. Sadece kendi alanınızda bir şeyler iyi yapmanız herkesin yararına ve doğru bir şey yaptığınız anlamına gelmez.

İnsanların dediklerini duyun ve dinleyin
Sadece işinize yada sorumluluğunuza odaklanıp başka problemler atlar ya da yanlış anlarsanız daha büyük problemlere sebebiyet verebilirsiniz. Sabırla ve dikkatlice dinlemeyi öğrenmelisiniz.

En önemlisi her ne kadar olağanüstü ve kötü bir durum olsada pozitif tarafınızı asla kaybetmemeniz gerekliliğidir. Negatif düşünce olumlu alternatifleri bulmanıza engeldir. Birlikte ve ekip olarak başaracağınıza inanmanız önemlidir.

 
Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Projelerde Erken Uyarı Sinyalleri

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Projelerde erken uyarı sinyalleri ne kadar erken fark edilirse, durumu düzeltmek için o kadar fırsat yaratılabilir. Görmememek, görmezden gelmek veya önemsememek daha büyük problemlere yol açar.

Erken uyarı sinyalleri nelerdir;

  • Projenin İş Gerekçesinde belirtilen koşulların dışına çıkması
  • Projenin amacı ve hedefleri hakkında paydaşların farklı görüşleri ve yaklaşımları
  • Mutsuz / ilgisiz paydaşlar, ekip ve yönetim
  • Paydaşların sürekli eleştiri yapmaya başlaması
  • Etkilenebilecek paydaşlara herhangi bir uyarı olmaksızın yapılan değişiklikler
  • Proje kapsamının bayatlaması, teslimatlar veya ürün için talebin kalmaması
  • Sponsorun projeye ilgisini kaybetmesi, zaman ayırmaması,
  • Yönetimsel kararların gecikmeye başlaması
  • Gergin geçen toplantılar
  • İşlerin ortada kalmaması, rol ve sorumluluklara ilişkin çatışmalar
  • İhtiyacı karşılayacak şirket içi süreç, politika vb.nin yetersiz kalması, olmaması
  • Aşamaların tam anlamıyla tamamlanmadan kapatılması
  • Şirket içinde kritik çalışan devir hızının yükselmesi
  • Beklentilerin sık ve gerçekçi olmayacak bir biçimde değişmesi
  • Eksik ve yetersiz raporlama
  • Tekrarlayan problemler
  • Aşırı iş yükü, fazla mesailer, uzun çalışma saatleri
  • Belirsizliklerin artması
  • Her şeyi acil olarak yorumlama, yapmaya ve istemeye çalışma
  • Toplantı katılımlarında azalma
  • Problemlerin geç fark edilmesi
  • Yeniden çalışma gerekliliklerinin artması
  • Değişikliklerin artması ve yönetilememeye başlaması

Erken uyarı işaretlerinin iyi değerlendirilirse, proje ile ilgili aşağıdaki yorumlar yapılabilir;

  • Orijinal gereksinimlere göre başarılı olabilir, ancak bazı küçük değişikliklere ihtiyaç var.
  • Düzeltilebilir, ancak büyük değişiklikler yapılması gerekebilir
  • Başarılı olamaz ve proje durdurulmalı

Bu durum üç sonuç üretir;

  • Proje tamamlanacak.
  • Proje tamamlanabilir, ancak büyük maliyetli değişikliklere katlanmak zorundayız.
  • Proje iptal edilmeli.
Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Proje Başarısızlık Sebepleri

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Proje başarısızlığının sayısız sebebi var. Bazı sebepler bilişim teknolojisi gibi belirli endüstrilerde oldukça yaygındır, bazıları ise tüm sektörlerde görülebilir.

Proje başarısızlığının sebepleri üç geniş kategoriye ayrılabilir:

  • Yönetim hataları: Çok fazla gereksiz kapsam değişikliğine izin vermek, doğru yönetişim sağlayamamak, zamanında karar verememek ve proje yöneticisinin yardım talebini göz ardı etmek suretiyle, paydaş yönetimindeki başarısızlıktan kaynaklanmaktadır. Aynı zamanda altın kaplama (fazla kapsam) ve proje sağlık kontrollerinin yapılmamasının bir sonucudur.
  • Planlama hataları: PMBOK® Kılavuzunda belirtilen ilkelerin izlenmemesi, planında “durdurma düğmesi” bulunmayan, proje denetimleri veya sağlık kontrolleri için planlama yapılmayan, doğru proje seçilmemesi nedeniyle uygun izleme ölçümleri geliştirilemeyen kötü proje yönetiminin sonucudur.
  • Dış etkiler: Çevresel girdi faktörlerini doğru değerlendirmedeki başarısızlıklardan kaynaklanır.

Aşağıda, başarısızlığın genel sebeplerine ilişkin listeyi görebilirsiniz;

  • Projeye dahil edilmeyen veya son anda edilen paydaşlar
  • Projenin paydaş önceliklerine girmemesi, az destek ve sahiplenmeme
  • Projenin gerçekleştirilme gerekçesine inanmama
  • Kurumsal hedeflerin alt organizasyon seviyelerinde anlaşılmaması
  • Gerçekçi olmayan bitiş tarihleri ve bütçeler
  • Kötü tahminleme (Özellikle finansal)
  • Paydaş beklenti ve gereksinimlerinin net olmaması
  • Gerçek dışı varsayımlar
  • Planlama için yetersiz ve kalitesiz veri olması
  • Planlamanın tüm paydaşların katkısı olmadan yapılması
  • Yetersiz veya eksik şartlar
  • Kaynak eksikliği
  • Atanan kaynakların bilgi ve deneyim eksikliği
  • Sürekli değişen kaynaklar
  • Zayıf proje planlaması
  • Değişikliklerin yönetilememesi
  • Projeyi kurtarıcı alternatif planların olmaması
  • Kontrolün kaybedilmesi
  • Düzensiz veya bir sisteme bağlı olmadan yeniden planlama
  • Projenin insan tarafına özen gösterilmemesi
  • Planlama yeterli zaman ayırılmaması 
  • Yapılan planlardan ekibin haberdar olmaması, yanlış bilgilendirilmesi
  • Paydaşlar arası çatışmalar
  • Planı önemsememe ve uymama
  • İzleme ve kontrol eksiklikleri
  • Erken uyarı sinyallerini dikkate almama
  • Ortak dil olmaması
  • Paydaşlar arası iletişimsizlik
  • Risk Yönetimi yerine problem yönetimini tercih etme
  • Sözleşme hataları
  • Rol ve sorumlulukların net olmaması
  • Proje Yönetimi konusunda bilgi sahibi olmama
  • Paydaş önceliklerinin çatışması

Kaynak: Harold Kerzner’den esinlendim ama Türkiye’de yaşanan önemli problemleri kendim ekledim.

Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız