Etiket arşivi: yönetim

Proje Portföy Yönetiminin Kritik Rolü

Giderek daha fazla organizasyon, stratejilerinin neden başarısız olduğu konusunda endişe duyuyor. Stratejik planlar, üst düzey yöneticiler tarafından geliştiriliyor, ancak planlama ve yürütme arasında büyük farklar ortaya çıkıyor. Paydaşlar gereken katılımı göstermiyor, disiplin ve takip eksikliği gibi hatalar yapılıyor. İşin aslı, portföylerini yönetmeye çalışıyorlar ama doğru proje portföy yönetimi sürecine sahip değiller.

Proje portföy yönetimi süreci, yapılan yatırımın getirisini iyileştirme yollarını arayan Portföy Yöneticisine ihtiyaç duyar. Ancak, Portföy Yöneticisi “Portföyümün değeri nedir? Son raporlama döneminden bu yana portföy değeri nasıl değişti?”gibi soruları cevaplayamazsa çareyi sorunlara yönelmekte bulur.

Proje portföylerinde, bu hayati soruları cevaplamak için temel bilgiler genellikle eksiktir. Proje Yönetimi Ofisinin olduğu ve olmadığı her organizasyonda, birisinin Portföy Yöneticisi rolünü oynaması gerekir. Seçilen tüm projeler zamanında ve bütçesinde tamamlansa dahi, organizasyonun stratejik hedeflerine ulaşmayı sağlamıyorlarsa, portföy yönetim sürecinde yanlış veya eksik bir şeyler var demektir.

Proje portföy yönetimini küçüsememek gerekir. Proje portföyü yönetiminin altı ana sorumluluğu olduğunu Kabul edebiliriz:

1.- Organizasyonun stratejik hedeflerini gerçekleştirebilecek proje portföyünü belirleme

2.- Portföydeki projelerin, kısa ve uzun vade, tehdit-fırsat, araştırma-geliştirme gibi konularda dengesini sağlamak.

3.- Seçilen projelerin planlanması ve yürütülmesi.

4.- Portföy performansını analiz etmek ve iyileştirmek için yollar bulmak.

5.- Organizasyonun proje yürütme kapasite ve yeterliliklerini göz önünde bulundurarak fırsatları değerlendirmek.

6.- Her düzeyde karar vericilere bilgi ve tavsiyelerde bulunmak.

Organizasyonlar, proje portföy yönetimi sürecini daha verimli hale getirmelidirler. Organizasyondaki proje portföyü yönetimini geliştirmek, organizasyonel öğrenme sürecinin bir parçasıdır.

Aşağıdaki sekiz adım, herhangi bir proje portföyünü oluşturma ve geliştirme sürecini basitçe açıklamaktadır;

  1. Mevcut porföy bileşenlerine ilişkin bilgileri toplayın ve raporlayın
  2. Portföyün amacını ve kaynaklarını belirleyin.
  3. Projeleri, hedefleri ve kaynakları bir bütün olarak ele alın ve ilk değerlendirmeyi yapın
  4. Organizasyonun çoklu projeler için kullanacağı stratejik kaynakları belirleyin.
  5. Proje portföyünü kabul edilen kriterlere ve mevcut bilgilere göre önceliklendirin.
  6. Portföy dengesini, kapasite ve yeterlilikler doğrultusunda gözden geçirin.
  7. Yatırımın Geri Dönüşü vb. faydaları iyileştirmek için öneriler geliştirin.
  8. Yönetişim Kurulu toplantıları yaparak ve sonuçları paylaşın.

Proje portföyü süreçlerini iyileştirmek, zaman, çaba ve istek gerektirir. Organizasyonlarda öğrenmeye yönelik tutkuyu geliştirmek başarı için anahtardır. Doğru projeleri seçmek için doğru yöntemleri kullanmak her zaman zorlu bir iştir. Bu konuda daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız aşağıdaki Proje Portföy Yönetimi eğitimime katılabilirsiniz;

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

[email-subscribers namefield=”YES” desc=”” group=”Public”]

Paylaşın:

Sadece maaş vermek yetmez!

Birçok yönetici sadece verdiği maaşın alacağı hizmet ve destek için yeterli olacağı yanılgısına düşer. “Nasılsa para veriyorum her istediğim olur” düşüncesi yaşanan hayal kırıklıklarıyla kızgınlığa dönüşür. İşten çıkarmalar, istifalar birbirini takip etmeye başlar.

Öncelikle insanın sosyal bir varlık olduğu unutulmamalıdır. İnsan dediğin konuşmak, dinlemek, dinlenmek, dertleşmek vb. şeylere ihtiyaç duyar. Kişilere ödenen ücretler onların maddi ihtiyaçlarını karşıladığı gibi doğal olarak motivasyonlarınıda doğrudan etkiler.

Özellikle son dönemde çevremde bu tipte hatalar yapan çok fazla insan görmeye başladım. Kendileriyle yaptığım sohbetlerde birzda tavsiye niteliğinde şunları söylüyorum;

Öncelikle çalışanınızı tanımaya vakit ayırmalısınız. Türkiyede özellikle kişilerin nereli oldukları, hangi takımı tuttukları vb. konular çok önemlidir. Eğer bir yönetici iseniz tüm çalışanlarınızı tanımalı ve (hatta çalıştığım bir holding’te büyük patronumuz herkesi ismi ile tanırdı) onlarla zaman zaman sohbetler etmeli, aralarına karışmalısınız.

Sonra işin ikinci kısmına geçersiniz. Okumaya devam et

Paylaşın:

Her şey küçük kararlar almakla başlar

İnsanlar çoğu zaman başarılı buldukları kişiler gibi olmaya çalışırlar. Onun ne yaptığına ve nasıl yaptığına bakarak aynı şeyleri yapmaya çalışırlar. Fakat önemli olan tarafı atlarlar yani o kişinin o başarılı noktaya gelirken geçtiği yolda aldığı küçük kararları. O kişilere özenen insanlar ya kendilerince yollar belirleyip o sonuçları yakalamaya ya da oturup dua etmeye başlarlar. Sihirli bir değneğin(Milli Piyango vb.) gelip hayatlarını değiştirmesini ve istedikleri kişi olmayı umarlar. Fakat bu yolculuktan maalesef bir çok kişi hayal kırıklığı ile çıkar. Eğer bu yolculuğa çıkıyorsanız alacağınız küçük kararların ne kadar önemli olacağını unutmamalısınız.

Rüyalarınızdaki hayatı yakalayabilmek için çıkacağınız yolculukta alacağınız küçük kararları unutmayacasınız dedik. Aslında alacağınız her karar sizin için bir sonraki adımı belirleyecektir. Bu kararlarınız bazen doğru olacak bazende yanlış. Fakat küçük kararların alınması olası bir hata durumunda tekrar doğru yola dönüşünüzü kolaylaştıracak, geri dönülemez bir hata yapmanıza engel olacaktır. Herşey küçük parçalardan oluşur ve siz bu her bir küçük parçanın farkında olmalı, ve onları hayallerinizi gerçekleştirmek için kendi lehinizde kullanabilmelisiniz.

Okumaya devam et

Paylaşın:

Gereksiz şeylerle yaşamak zorunda kalmak

Bazen şirket içi politik gücü yüksek birileri istiyor diye saçma sapan teknolojilerle, işe yaramaz uygulamalarla yaşamak zorunda buluruz kendimizi. Hatta bu uygulamalar, onları savunup hayatımıza sokanlar başka yerlere gitseler bile devam ederler.

Örneğin Genel Müdür bayilerin akşamüstü satış verilerini gösteren bir rapor ister. Bu rapor bazen onlarca sayfa halinde yazıcıdan çıkabilir bazende elektronik olarak hazırlanır ve eposta ile otomatik gönderilir. O rapora ihtiyaç kalmadığında ya da Genel Müdür başka bir şirkete geçtiğinde o raporun gönderimi ve hazırlanması hala sürer. Halbuki ne okuyan nede isteyen vardır artık.

Aynı şeyi hiç kullanılmayan yazılımların sistemlerde silinmeden bırakılmasında, hiç kullanılmamasına ya da çalışmamasına rağmen yerinden kıpırdatılmayan yazıcı yada başka cihazlardada görebilirsiniz.

Bazen bir sistemin savunucusu oradan ayrılsa bile bıraktığı sistem yaşar. Aslında o uygulamayı hayata geçiren otorite orada yoktur ama sistem devam etmektedir. Buna “ilginç döngü” denilebilir. Aslında bu tip sistemlerin karmaşık yapılarda daha çok olduğunu görebilirsiniz. Çünkü karmaşık yapıların değişmesi çok zordur. Eğer bir sistem oturtulmuşsa artık onu değiştirmek çok zorlaşır. Hem alışkanlıklar hemde o sisteme karşı gelmenin sonuçlarını kestirememek değiştirmemenin sebepleri arasındadır.

Okumaya devam et

Paylaşın:

İşyerinde mutlu olma

İşyerinizde mutlu olmak işinizi ne kadar sevdiğinize ve işyerindeki huzurunuza bağlıdır. İşinizi sevmiyorsanız yapacak bir şey yok ama gerek huzurunuzu sağlamak gerekse kontrol edebileceğiniz konularda kendiniz için bir şeyler yapmak elinizdedir.

Çalıştığınız oda veya salonda, masanızda otururken ışık fazla yada az ise yada klima, havalandırma size yakın yada uzak ise rahatınız bozulabilir. Ör. Yazın klimadan uzaksanız ve yerinizi değiştiremiyorsanız daha rahat şeyler giyebilirsiniz.

Koltuğunuzda rahat değilseniz mutlaka aynısında toplantı odasında vb. başka yerlerdede vardır, değiştirebilirsiniz.

Arada bir ayağpa kalkıp esnemek ve vücudunuzu germek, plazalarda çalışmıyor ve pencereden dışarı bakma şansınız varsa camdan şöyle dışarı bakıp derin bir nefes almak sizi oldukça rahatlatabilir.

Masanıza kendinizi rahat hissettirecek eşinizin, çocuğunuzun resmi, masa lambası vb. aksesuarlar alabilirsiniz

Eğer çok telefonla konuşuyorsanız kendinize bir kulaklık seti alın. Her ne kadar Türkiye’de yaygınlaşmamış olsada filmlerde gördüğünüz kulaklık setleri ile tüm gün sürekli telefon konuşmalarını rahatça yapabilirsiniz.

Masanızın üstü kafanızı sürekli meşgul edecek doküman ve dosyalarla dolu olmasın.

Okumaya devam et

Paylaşın:

Mikro Yönetici olabilir misiniz?

micromanagerEğer yöneticiniz bir “mikro yönetici” ise hayatınız çekilmez diyerek sizlere bu durumda ne yapılabileceğini anlatan bir yazı* yazmıştım. Ama farkettim ki işin diğer tarafını atlamışım. Ya siz bir “mikro yöneticisi” iseniz ne yapacaksınız?

Aslında her yönetici şirketi ile ilgili sorumluluklarını yerine getirmeye çalışır. Fakat bunu yaparken çalışanlarının mutsuz olduğunu hissediyorsa tavırlarının ya da yaptıklarının doğru olmadığının farkındadır diyebiliriz. Eğer herkesi mutlu biliyor ve yanılıyorsa işte o başka bir yazı konusu. Eğer farkındaysa yolunu değiştirmesi gerektiğini bilir.

Yöneticilere sorarsanız aslında asla ve asla “mikro yönetici” olmadıklarını söyleyeceklerdir. Bazı alçakgönüllüler bazen ve bazı kişilere karşı böyle bir hata yapabileceğini söyleyecektir. İşte bu noktada kendinizin bir mikro yönetici olup olmadığını anlayabilmeniz için şunlara dikkat edebilirsiniz;

  • Birine bir iş verdiğinizde güçlü bir şekilde nasıl yapılacağını anlatma ya da mutlaka yapılanı onaylama ihtiyacı duyuyor musunuz?
  • Herkesin neyi ne kadar yaptığından emin olduğunuzu ve düşüncelerinizi onlara belli etmediğinizi düşünüyor musunuz?
  • Yapıcı bir müdahale yapmadan önce sürekli işleri sorguluyor musunuz? Hatalara karşı durumu tam olarak kayvrayamamanıza rağmen tepkisel yaklaşıyor musunuz?
  • Size gönderilen bir şeyleri, sizin onayınız gerekmesine rağmen sürekli erteliyor ve geciktiriyor musunuz?

İşte bu soruların bir yada birden fazlasına evet diyorsanız ACİLEN DEĞİŞMELİSİNİZ

Eğer çalıştırdığınız kişiler gerçekten bilgisiz ve beceriksiz ise yukarıdaki bazı maddelerde haklı olabilirsiniz. Ama bu noktada problem başkadır. Bu çalışanlara yönelik olarak eğitim, transfer, yer değiştirme, başka iş verme gibi yöntemlere gitmeniz gerekir. Yani sizi mikro yönetime mecbur eden etkenleri değiştirmelisiniz.

Eğer mikro yönetici olmak ya da böyle algılanmak istemiyorsanız;

Davranışlarınızı ve tavırlarınızı gözden geçirip yeniden ayarlamanız gerekir. Bunun için önerilebilecek bir kaç şey var;

Kendinizle konuşun.

Sadece kendiniz kendinizi değiştirebilirsiniz. Yaptığınız şeylerin doğruluğunu ya da yanlışlığını kendinizle paylaşıp karar verin. Kendinize mikro yönetici olmamasını söylemeniz gerekir.

Değişik bir şeyi tercih edin

Değişimin yolu değişmektir. Birşeyleri daha farklı yapmaya karar verin ve bunu hayata geçirin.

Değişmeyi düşündüğünüz konuları size yakın olan birileri ile paylaşın. Bu yakın bir arkadaşınız ya da koçunuz, danışmanınız olabilir.

Yapın – Değişin

Şimdi bir şeyleri değiştirip uygulamanın zamanı. Bir hata olduğunda nazikçe sebebini sormak, işi verdikten sonra yapacak olanı rahat bırakmak vb. her ne yapmaya karar verdiyseniz onu yapın. Size ilişkin getirilne eleştirilerin aksine davranmaya çalışın.

Bu yaptığınızı mikro yönetici olduğunu düşündüğünüz diğer arkadaşlarınızla paylaşın

Eğer işe yaradıysa bu tecrübeyi bir an önce diğerleri ile paylaşarak faydayı artırabilirsiniz.

Ne kendinize ne de başkalarına mikro yönetici olmamak önemlidir. Neyi değiştirip neyi başardığınıza dikkat edin. Aslında mikro yönetici olmadığını sadece birilerinin mikro yöneticilik yaptığını ve değişebileceğini düşünün.

Ve sizde bunun en büyük kanıtısınız.

Mikro Yöneticiler ile çalışmak zordur 

Paylaşın:

Patron problemleri ile baş etme

Her yiğidin farklı bir yoğurt yiyişi varsa her patronunda kendine has bir tarzı vardır. Daha çok olumsuz örneklere yer verdiğim bu yazımın sizlere yol göstermesini umuyorum.

Kronik mikro yönetim problemi

Eğer patronunuz sizden bir şey yapmanızı istiyor ama tam ve açık olarak ne istediğini söylemiyor ve sizi işinizi yaptığınızda sürekli “olmamış” diyorsa problem var demektir. Yapacağınız şey her işinizi planlamak, düzenli olarak rapor vererek doğru yolda olup olmadığınızı teyit etmektir.

Belirsiz öncelik problemi

Eğer patronun sürekli öncelikleri değişiyor, başlanan işler yarısında bırakılıyor ve yapılan işlere getirisine yada faydasına göre bir öncelik verilmeksizin sadece “patron istediği” için yapılıyorsa bu ayrı bir sorundur. Yapmanız gereken patrona email ile yapmanız gereken konusunda anladığınızı yazarak teyit ettirmektir. Diğer yandan eğer bazı işleri yarıda kesmek zorunda kalacağınızı biliyorsanız ileride tekrar günyüzüne çıkabileceğini düşünerek ilgili tüm bilgi ve dokümanlarla iyi bir yere kaldırmanızda fayda vardır.

Patlayan tahammülsüz patron problemi

Her ne kadar hatalara verilen yanıtlar kişilerin kalitesini ve zekasını gösteriyor olsada patron çok çabuk hiddetleniyor olabilir. Bu durumda sakin kalmalı size gerçekten ne söylemeye çalıştığını, gerçekte neye kızdığını anlamaya çalışmanız gerekir. Hatta mümkünse onun kızgınlıüğında sadece kafa sallayıp onaylamak, sakinleştiğinde gidip konuşmak en doğru yoldur.

Okumaya devam et

Paylaşın:

Patronu Yönetme Sanatı

Kariyer başarınız adına işinizi iyi yapıyor olmanız resmin sadece yarısıdır. Yükselmeler, terfiler ve diğer prim vb. ödüller sizin patronunuzu nasıl yönettiğinize bağlıdır. Eğer iyi yönetemiyorsanız istediğiniz şeylere ulaşmanız oldukça zordur. İyi iş çıkardığınız gibi patronunuzun yaptığınız işi doğru yaptığınızdan haberdar olması ve sizinle ilgili kişisel bir takım bilgileri hatırlıyor olması önemlidir.

Birinci iş patronunuz ne yaptığınızdan haberdar olmalı, sorduğu her soruya sizden doğru yanıt alabilmelidir. Her patronun gizli korkusu dolandırılmak, kandırılmak veya problem olduğunu kimsenin farketmemesidir. Bu yüzden zaman zaman çeşitli personel ile bir araya gelir rasgele sorular sorar, onlarla ve işleri ile ilgileniyormuş gibi yaparlar. Fakat bu ayaküstü sözlü sınavlar bile patronun gözünde güvenilirliğinizi belirleyebilir. Bu yüzden kendi işinizle ilgili her türlü soruya her an hazırlıklı olmak zorundasınız.

Patron ne bekler?

Güvenilirlik

Size verilen işleri en iyi şekilde yapın. Söylediğinizi yapın, yaptığınızı anlatabilin. Size güvenilmesini istiyorsanız bunu yapmalısınız.

Okumaya devam et

Paylaşın:

Saygı duyulur olmak – 1

hellonnndgbuiawbb--621x414Şimdi gidip bir aynaya bakın. Karizmanızı ve stilinizi düşünün. Kapasiteniz ve güven veren bir havanız var. Kalitenizle şirketinize çok para kazandırdınız ve çalışanlarınız sizi görünce etrafınızda pervane oluyorlar. Sizden zengini var mı?

Yoksa siz yokken çalışanlarınız daha huzurlu ve mutlu çalışıp daha iyi iş mi çıkarıyorlar? Çalışanlarınız başkası yerine sizinle çalışmayı tercih ederler mi? Söylemeden işlerini yapıyorlar mı? Sizin hakkınızda bir şey sorulduğunda güzel şeyler söylüyorlar mı? Size yöneticisi olduğunuz için mi yoksa insan olduğunuz için mi saygı duyuyorlar?

Eğer yukarıdaki soruların çoğuna “evet” diyebiliyorsanız ne mutlu size.

Gelelim nasıl saygı duyulabilecek biri olabileceğimize;

1. Ettiğini bulursun. En alttan en üste saygı duyacaksın.

2. Çalışanların önce insan olduğunu unutmayacaksın.

3. Çalışanlarını tanıyacaksın. Adları, soyadları, memleketleri vb.
4. Onların gizli potansiyellerini ortaya çıkarmaya çalışacaksın.

5. Herkesi motive edeceksin. Birini motive etmek diğerlerini etmez.

6. Adaletli olacaksın.

7. Onlara iş delege ederek kabiliyetlerini sergilemelerine olanak tanıyacaksın.

8. Doğru işe doğru adamı vereceksin.

9. Yetkilerini devredebilirsin ama sorumluluğunu devredemezsin. Bu yüzden onları kontrol etmelisin.

10. Çalışanlarına güveneceksin. Onları izlemeli ve güvendiğini göstermelisin.

11. Onlara hak ettikleri ücreti vermelisin.

12. Ekstra performans gösterenleri ödüllendirmelisin.

13. Herkesin içinde tebrik edeceksin, sadece yalnızken kızacaksın.

14. Bağırmayacaksın. Hatalar verilen tepkiler sizin akıl ve zeka düzeyinize bağlıdır. Yaptıkları hatayı anlamalarını sağlayın.

15. Herkesin farklı bir kişiliği olduğunu kabul edecek ona göre davranacaksın.

16. Onların özel hayatına çok girmeden empati yaparak onlar gibi düşüneceksin.

17. Onlara şirketin bir parçası olduklarını hissettireceksin.

18. Ailelerine önem vereceksin.

19. Yapıcı eleştireceksin.

20. Uzman olacaksın. Çalışanlar işi bilenlerle çalışmayı severler.

21. At gözlüğünü çıkaracak, esnek olacak, çok sıkmayacaksın.

22. Yağcılık yapmayacaksın.

23. Onların fikirlerini soracak, dinleyecek ve değer vereceksin.

24. İnsanların hata yapacağını kabul edeceksin.

Paylaşın:

Yöneticinin kulağına küpe çok ama takan kim

managerDaha önce Yöneticilerin kulağına küpe demiştim, SATIŞ ve Pazarlama becerileri adına birkaç madde daha ekleyelim. Yönetim sanatı dediğinizde herkes size başka bir şey söyler. Bu bir günde ya da sadece kitaplardan öğrenilecek bir şey değildir. Teori, pratik ile beslendiğinde gerçekler ortaya çıkar. Bu yüzden her yönetici bir sirkteki jonglör gibi 5 tane topu elleri ile çevirirken ayakları ile halkaları çevirebilmeli, kafasında kutuyu taşıyabilmeli ve aynı zamanda şarkı söyleyebilmelidir. Yani;

1- Projeye, ekibe yada çalışanlara ihtiyaç duydukları kaynakları temin etmeden mucize yaratmalarını beklemeyin.

2- Teknolojiyi maliyet kapısı olarak görmeyin ve şirketinizin ihtiyaçlarına uygun teknolojiye yatırım yapmaktan çekinmeyin.

3- Bir şey olmaz demeyin, araçları ya da yazılımları günü geldiğinde güncelleyin ve hep güncel tutmaya çalışın.

4- Her zaman müşterinize kıymet verin.

5- Onlara sunduğunuz hizmet, servis yada ürünlerle onlara değer katmaya çalışın. Ürün yada servisinizi rakiplerinizden farklılaştırın ve geri gelmelerini sağlamaya odaklanın.

Okumaya devam et

Paylaşın: