Kategori arşivi: Kisisel Gelisim

Proje Yönetimi Sohbetleri – Projeler ve Kurum Kültürü

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri – Proje Yöneticisi

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri – Projelerin Başlangıcı

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Aynı Anda Birden Fazla Projeye Atanırsanız

Çok az şirket çalışanını tek bir projede çalışırken görüyorum. Her çalışan birden fazla projenin taleplerini yerine getirmek için uğraşıyor. Teorik olarak farklı departmanlardan kişilerin bir araya gelerek birden fazla proje ile uğraşmalarının bazı avantajları olduğu söylenebilir; uzmanlığın nerede ve ne zaman ihtiyaç duyulursa kullanılabileceği, bilgi paylaşımı ve çalışanların atıl zamanlarını değerlendirme örnek verilebilir.

Ancak teorinin önerdiğinin aksine birden fazla projede yer almak daha stresli ve daha az üretkendir. Görevler arasında gidip gelirken odağı değiştirmek zaman alır, enerjinizi bitirebilir. Farklı işler, rolünüzü de değiştiriyorsa adaptasyon daha da zorlaşır. Örneğin bir projenin yöneticisi olarak yönetime hesap verirken, başka bir projede ekip üyesi olarak uzmanlığınızı sergiliyor olabilirsiniz. Farklı projeler, farklı ekipler, ilişkiler, rutinler ve beklentiler içerir. Yer aldığınız her projede, proje ekibine olan katkınızı dikkatlice planlamadığınız sürece, hata yapma olasılığını artırır, tekrarlayan problemler yaşayabilirsiniz.

Birden fazla ekipte yer alıyorsanız zamanınızı, stresinizi ve kişisel gelişiminizi yönetmeniz, önemli olana odaklanmanız gerekir. Önerilerim;

İşlerinize öncelik verin ve sıralayın

  • Büyük resme bakın – İşlere planlamadan yaklaşmak, kendinizi akıntıya bırakmak sizi yangın söndürme moduna geçirir. Kilometre taşlarınızı belirleyin ve yer aldığınız tüm projelerinizde düzenli bir durum kontrolü planlayın. Böylece birden fazla projede aynı anda kriz yaşandığında kendi zamanınızı proaktif olarak belirleyebilirsiniz. Projelerinizin gerçekleştirilme hızı ve yönetimin, müşterinin talepleri, ideal kontrol sıklığını belirler. Paydaşlarınızın ve yönetimin projeye yaklaşımları öncelik belirlemede size yol gösterir.
  • İşleri stratejik olarak sıralayın – Bir görev seçin ve kurnazlıktan ziyade yoğun bir şekilde odaklanın. En çok yoğunlaşmanız gereken görevle başlayın ve dikkatinizin bölünmemesi için elinizden geleni yapın. Elde edilmesi gereken sonuca karar verin, bu sonuca ulaşmak için hangi eylemlerin gerekli olduğunu tanımlayın ve bunlara sadık kalın. Birden fazla projede yer alıyorsanız uyumlu görevleri koordine edip gruplayın. Örneğin, telefonla işinizin yarıda kesilebileceğini bildiğiniz zamanlarda, konsantrasyonu en az gerektiren başka bir iş üzerinde çalışın.

Beklentileri belirleyin ve iletişim kurun

  • Kendinizi koruyun – Öncelikli bir göreve odaklandığınızda, araya girenlere işin önceliğini açıklayın veya araya girmenin nelere mal olacağını açıklayın. Belirli prensipler getirmek sizi rahatlatabilir. Örneğin emaillerime öğleden sonra 14:00’te yanıt veriyorum vb. Sizden iş bekleyenleri ne zaman yanıtlayacağınızı söylemek onları rahatlatacaktır.
  • İletişim kurun  – Projelerde ilerleyişi görmek, proje yöneticilerini güçlü ve kontrolün ellerinde olduğunu hissetmelerine yardımcı oluyor. Projede sorunlar ortaya çıktığında öne çıkın. Doğru zamanda “bir sorunum var ve elimdeki işin tamamını teslim edemeyebilirim” şeklinde yaklaşımınız diğerlerine güven verecektir. Uzun ve detaylı açıklamalar yapmanız gerekmez. Bir iki kelime ile durumunuzu özetleyebilirsiniz. Yeter ki vaktinde bilgi aktarın.

Kişisel Gelişiminizi Göz Ardı Etmeyin

  • Kendini tanı – Birden fazla ekipte yer almanın dezavantajı, farklı departmanlardan kişilerle çalışsanız bile bir şeyler öğrenmek ve diğerleri üzerinde iyi bir izlenim yaratmak için sürenizin az olmasıdır. Zaman baskısı olduğundan, öğrenmeye ve gelişime yatırım yapmak yerine, herkes uzman olduğu konuda katkısını sağlamaya çalışır. Kendi gelişim hedeflerinize sahip çıkın, öğrenmek ve gelişmek istediğiniz konulardaki çalışanlara yakın durun.
  • Kendini zorla – Gelişim hedeflerinizi belirledikten sonra, gerçek öğrenmeyi sağlamak için zaman ayırın. Öğrenme, yeni bilgileri yansıtmak ve bütünleştirmek için zaman harcanmasını gerektirir. Zor olan, farklı projelere gidip gelinmesi gerektiği için zamanı yönetmektir.

Neredeyse her şirkette, birden fazla iş ve projede çalışmanın stres ve riskleri bilinmesine rağmen, bir yaşam tarzı haline geldiğini görüyorum. Biren fazla projede yer almanın dezavantajlarını, zamanınızı yöneterek avantaja dönüştürebileceğinize inanıyorum.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Hedef Belirleme Teorisi – Edwin Locke – Gary Latham

Altmışlı yıllarda, Edwin Locke ve Gary Latham, hedefler ve bunlara bağlı geribildirimlerin çalışanlar açısından nasıl motive edici olabileceğini gösteren Hedef Belirleme Teorisini* ortaya koydular.

Locke ve Latham’a göre beş hedef belirleme ilkesi vardır;

  1. Netlik (Clarity)
  • Net bir hedef ölçülebilir; yanlış anlamalara yer vermemelidir.
  • Hangi sonucun istendiği ve nasıl ölçüleceği ile ilgili açık hedefler ortaya konmalıdır.

      Örnek:

  • Açık : Üretim süresinin yıl sonuna kadar 8 dakikadan 2 dakikaya indirilmesi için X yazılımının devreye alınması
  • Belirsiz : Ürünün üretilmesi için gereken süreyi kısaltın.
  1. Zorlayıcı (Challenge)

Çok kolay veya çok zor olan hedefler motivasyonu olumsuz yönde etkiler, performansı düşürür. Hedefler kolay ve zor arasında bir yerde olduğunda motivasyonda en üst seviyeye ulaşılır.

Hedefleri belirlediğinizde, bunların zorlu ama gerçekçi, zor ama ulaşılabilir olduğundan emin olun. Hedefleri belirlerken kendinize aşağıdaki soruları sorun. Yeterince zorlu mu? Motive edecek kadar önemli mi? Gerçekçi ve ulaşılabilir midir?

Örnekler:

  • Zorlu : X kategorisindeki kullanıcıların %80’ini yıl sonuna kadar müşterimiz yapalım.
  • Kolayca elde edilebilir : X kategorisindeki kullanıcılarımızı 1 yıl içerisinde %10 artıralım.
  1. Taahhüt (Commitment)
  • Belirlenen hedefler tam olarak anlaşılmalı ve koordinasyon sağlanmalıdır.
  • Hedefler belirlenirken girdi sağlayanlar motive olmalıdır.
  • İnsanlar, özellikle bir takımda, belirlerken dahil oldukları bir amaç ve hedef için daha çok çalışma eğilimindedirler.
  • Hedefe katkı sağlayanlar, hedefe gerçekçi olduğunda ve beklentilerine uygun olduğu sürece motive kalırlar.

Örnekler:

  • Doğru : Proje Yöneticisi, ekip üyelerinin önerilerini, kapasite ve yeterliliklerini dikkate ALARAK hedef koyar.
  • Yanlış : Proje Yöneticisi, ekip üyelerinin önerilerini, kapasite ve yeterliliklerini dikkate ALMADAN hedef koyar.
  1. Geri bildirim (Feedback)

Belirlenen hedefler ile ilgili geri bildirimler dinlenmelidir. Böylece, hedefi ve başarma yaklaşımınızı ayarlayabilirsiniz. Geri bildirimler herkesten alınabilir.

Örnekler:

  • Doğru: Departmanın ilerleme kontrolünü periyodik yapmak, planla karşılaştırmak, hızlandırma veya değişiklik yapılıp yapılmaması gerektiği konusunda geri bildirim vermek
  • Yanlış: Sadece bitiş tarihi verip, son dakikaya kadar izlememek
  1. Karmaşıklık (Complexity)

Karmaşıklığın moral, üretkenlik ve motivasyonu etkileyebileceği dikkate alınmalıdır. Karmaşık hedefler tercih edilmemelidir. Hedefe ulaşmak ve performansları iyileştirmek için yeterli zaman tanıdığınızdan emin olun. Gerektiği durumlarda, hedefin karmaşıklık ve zorluk seviyesini ayarlayın.

Örnekler:

  • Doğru :Proje ile ilgili sorumlulukları İLGİLİ departmanlara atayın.
  • Yanlış : Proje ile ilgili sorumlulukları TEK departmana atayın.

*Locke, E. A., & Latham, G. P. (1990). A theory of goal setting & task performance

Paylaşın:

Değişim ve Dönüşümde Esnek Liderlere İhtiyacımız Var

“Esneklik” çoğu zaman problemli dönemleri yönetebilmek olarak tanımlandı ancak karmaşık değişim ve dönüşümlere uyum sağlama yeteneği olarak tanımlamak daha doğru geliyor bana. Artık önemli olan kriz zamanlarında ortaya çıkan ve problemleri çözen kahramanlar değil gelecekteki başarı için sürekli becerilerini ve dayanıklılıklarını geliştiren çalışanlara ihtiyaç var.

Öncelikle kendinize dürüst olacaksınız. “Bilmiyorum”, “bu konuda yetersizim” diyebilmeniz lazım. Problemleri fark ettiğinizde hiç bir korku o probleme müdahale etmenizin önüne geçmemelidir. Herkes hata yapabilir ve hatalarının sonuçlarıyla yüzleşmelidir. Eksikliklerinizi başkalarının becerileri ile tamamlaya çalışmalı, kendinizi elinizden geldiği kadar geliştirmelisiniz.

Kendini yeterince tanımayan liderler olağanüstü durumları olağan algılayamazlar, yaşadıkları panik ve stres, yanlış yapmalarına yol açar. Zor zamanların davranışlarınızı nasıl etkilediğinin farkında olmalısınız. Kendini iyi bilmek, kriz zamanlarında çok önemlidir. Çalışanın diğerlerine zarar vermeden tepkilerini yönetebilmesini sağlar. Öncelikle kontrol edebildikleri konulara odaklanırlar.

Gerçekleşmesi zor beklentileri gerçekleştirme çalışın. Kendini iyi tanımayan ve yeterince güçlü hissetmeyen lider, mağduriyet hissederek karşı saldırıya geçer. Her şeyin kendilerini başarısız kılmak için yapıldığı endişesi ile davranmaya başlarlar. Korkmamanız, zorlayıcı hedeflerin üstüne gitmeniz gerekir. Gerçekçi olmayan hedefleri, zorlayıcı hedefler haline getirmeye çalışın. Gerçekçi olmayan hedefler, sayılarla ve araştırma ile desteklenirse gerçekçi hedefleri dönüştürülebilir. Mutlaka alternatifleri değerlendirin.

İyi liderler, değişim ve dönüşümü gerçekçi bir şekilde uygulayabileceklerinden emin oldukları zaman, karşılaşacakları zorlukları aşmak için kendilerinin ve takımlarının esnekliğini güçlendirirler.

Uzun süren kriz dönemleri veya sürekli değişimler en inatçı liderlerin bile cesaretini kırmaya yol açabilir. Liderler, sıkıntılarla baş etmek için, bilinçli bir şekilde “otomatik pilot” arayışına girebilirler. Asıl sorun, sıkıntıların üstesinden gelme ya da değişim konusundaki belirsizlikleridir. Etraflarındakilerin de umutlarını yitirmelerine ve çabalarını geri çekmelerine neden olurlar. İyi liderler kazanmak için bazen kaybetmek gerektiğini, daha hızlı ilerlemek için bir adım geriye atmak gerekebileceğini bilirler. Bu tip liderler, kaçmaktansa ilerlerlerler, daha derine inerler ve ilerleme çabalarını iki katına çıkararak etraflarındakilerinde aynı şeyi yapmalarını teşvik ederler.

Paylaşın:

Şirketinizin Kriz Yönetim Planı Var Mı?

Ekonomik koşullar, siyasi gelişmeler, rakipler, salgınlar vb. sebebiyle şirketin gerek finansal gerekse itibarına yönelik zarar görmesi muhtemeldir. Bu tip beklenmedik durumlardaki olası kayıpları ortadan kaldırmak veya en aza indirmek için şirketlerin kriz yönetim planı olması ve ilgili şirket çalışanlarınca bilinmesi gerekir.

Hangi durumlarda nasıl davranılması, kime haber verilmesi gerektiği, verilecek mesaj ve sergilecek tutumun farklı senaryolar içerecek şekilde hazırlanması gerekir.

Yapılması gerekenler;

  • Kritik Senaryoların Belirlenmesi (Ör. Fiziki yaralanmalar, rakiplerin saldırıları, işten ayrılmalar vb.)
  • Kilit paydaşların belirlenmesi ve iletişim bilgilerinin kayıt altına alınması
  • Her bir kritik senaryoya yönelik iletişim protokolünün belirlenmesi
  • Basına yönelik durumlarda Basın Sözcüsünün belirlenmesi
  • Her senaryo için Kriz Yönetim Ekiplerinin Belirlenmesi ve iletişim bilgilerinin kayıt altına alınması
  • Yasal durumlar için kilit kişilerin belirlenmesi ve iletişim bilgilerinin kayıt altına alınması
  • Dış Destek (İtfaiye, ambulans vb.) ile ilgili iletişim bilgilerinin kayıt altına alınması
  • Her bir senaryo için uygulama planları (A Planı, B planı vb.) hazırlanması
  • Yaşanan krizlerde yapılanların gelecekteki benzer olaylar için emsal oluşturması için kayıt altına alınması gerekir.

Paylaşın:

Bizans Oyunlarından Uzak Durun

Küçük, büyük fark etmeksizin her kurumda Bizans Oyunları ile karşılaşırsınız. Sizin bu oyunları iyi oynamanız değil şirketinizi iyi anlayıp kariyerinizde doğru yolları seçerek ilerlemeniz önemlidir. 

Bizans oyunlara gelmemeniz ve insanları tuzağa düşürmemeniz gerekir. Bizans oyunlarıyla kariyerinde yükselenler olduğunu görebilir veya düşünebilirsiniz. İtibarınızı kaybetmeden, kariyerinizde ilerleyebilmek için dikkat etmeniz gerekenler şunlardır;

  • Bir iş arkadaşınızın yüzüne karşı söyleyemeceğiniz hiç bir şeyi başkalarına söylemeyin. Birilerini arkasından eleştirmek ya da onun hakkında dedikodu yapmak sizin itibarınızı zedeler.
  • Şirket içi dedikoduları gerçek ve balon olanlar olarak ayırabilmeniz gerekir. Her hangi bir söylentiye istinaden anında harekete geçmeyin. Teyit etmeye, gerçekliğini netleştirmeye çalışın.
  • Tüm iş arkadaşlarınızla çok iyi iletişim kurun. Onlara vakit ayırın ve dinleyin. Şirket içi güçlü birliktelikler ve arkadaşlıklar her zaman iyidir. Onlara destek olun, pozitif yaklaşın.
  • Şirket içi yazılı ve yazılı olmayan kuralları öğrenin ve uygulayın. Her şey prosedürlerde yer almayabilir. Şirketin alışkanlıkları ve beklentileri doğrultusunda davranmanız gerekir. Düzeni bozmakla düzeni değiştirmeyi birbirine karıştırmayın.
  • Birlikte çalıştığınız kişileri anlamaya ve tanımaya çalışın. İşlere yaklaşım tarzları ve tepkilerini gözlemleyin, nasıl iletişim kurmaktan hoşlandıklarını ve beklentilerini öğrenin. Sadece tanıdığınız insanları yönetebileceğinizi unutmayın.
  • Küçük sıkıntı veya problemler istenmedik boyutlara ulaşabilirler. Problemler ya da sıkıntı durumunda işi çözümleyecek sakin duruma gelene kadar bekleyin. Fevri davranmayın, araştırmadan ve durumu iyice anlamadan aksiyona geçmeyin. Duygusal ve mantıksal karar dengenizi sağlamaya çalışın. Herkesin size iyi davranmasını ya da herkesin yakın arkadaşınız olmasını beklemeyin, bir arada çalışmak zorunda olduğunuzu unutmayın.
  • Her şirketin kendine has bir kültürü olduğunu unutmayın. Geçmiş deneyimleriniz size yol göstersin ama bunu çalıştığınız yeri kötülemek için kullanmayın. Her zaman arkadaşça yaklaşın, az ve öz konuşarak işleriniz halletmeye çalışın.

Paylaşın:

Kendini İşe Ada(ya)mayanlar

Her yeni çalışan işe başladığında öncekilere göre işe daha az duyarlı bir yaklaşım, daha az bir sahiplenme yaşanıyor sanki. Her yeni kuşak kendi özelliklerini getiriyor ve öncekilerle özellikle işe yaklaşım ve kendini adama konusunda görüş farklılıkları yaşanıyor.

Kişinin kendini işe adaması karakterine, değerlerine, beklentilerine ve kendisine  sağlayacağı fayda konusundaki görüşlerine bağlıdır. Şirketler, yeni kuşaklara ilişkin kendilerini eğitmek yerine çatışmayı tercih edebiliyorlar. Yeni kuşağın işin nedenine ikna olmak ya da önceliklendirilmiş işlerle uğraşmak istedilerini önemsemiyorlar.

Eğer çalışan güvenini ve umudunu yitirirse, kendini geliştirici bir rekabet ortamı bulamayıp heyecanını kaybederse, problemler başlıyor. Yapıcı geri beslemeler, dikkate alındığını hissettirme, kariyer fırsatlarının sunulması ve iyi bir iletişim bir çok problemi ortadan kaldırabiliyor.

Odağını kaybetmiş ya da heyecanı azalmış çalışanların zamanında fark edilmesi çok önemlidir. Sebepleri üzerine onlarla konuşulmalı, iyileştirme konusunda görüşleri alınmalı ve bu sürece dahil edilmelidirler.

  • Çalışanları mutlaka dinleyin. Fikirlerinin ve sıkıntılarının dinlenmesi, birey ve çalışan olarak fark edilmeleri onlar için çok önemlidir. “Dediğimi yap” yerine “Birlikte karar alalım” çok daha etkili bir yöntemdir. Düşüncelerini sormak ve onlara çözüm konusunda fırsat vermek gerekir. Onların yanında olduğunuzu ve birlikte çok daha iyi işler çıkarabileceğinizi anlamalarını sağlamanız gerekiyor.
  • “Birlikte neler başarabiliriz?” sorusu sorun ve birlikte planlar yapın. Ortaklaşa hedefler belirleyin ve planlamalarını isteyin. Başarmaları için gerekli desteği verin ve önlerindeki engelleri kaldırmaya çalışın.
  • Yaptığı şeyler konusunda özeleştiri isteyin ve birlikte değerlendirin. Eksik ve yetersiz olan taraflarını geliştirebilmeleri içn destek olun, yol gösterin.
  • Maddi olmasa bile başarılarını ve diğerlerinin başarması için verdikleri destekleri ödüllendirin.
  • Kendilerini geliştirmeleri ve yeni fikirler getirmeleri için gerekli zamanı tanıyın, ortam yaratın.
  • Diğerleri ile iletişimlerini geliştirmeleri için destekleyin.
  • Şirket politikalarınızı gözden geçirin ve güncelleyin.
  • Şirket kültürünün gelişim ve ilerleme için herkesin katkı sağlayacağı ortak bir anlayışta olmasına özen gösterin. Önce kendiniz değişin.
  • Sorumluluk, yetki ve destek ile katılımı artırın.
  • Çalışanlarınızla empati kurun, ilgi alanları, takıldıkları yerler, dinledikleri müzik vb. onları anlamaya çalışın.
  • Kimseyi korkutmayın, değerlerine saygı gösterin.
  • Eğer çalışanlarınıza onlardan neler öğrenebileceğiniz konusunda isteğinizi gösterebilirseniz potansiyellerine şaşıracaksınız.
  • Çalışanlara aynı gemide olduğunuzu ve filikaların sizler için olmadığını hissettirin.
Paylaşın:

Başarı Öyküsü: %1’in Önemi

bisiklet-ingiltere

Sir Dave Brailsford, 2002 yılında İngiliz Bisiklet takımının başına geldiği 2002 yılına kadar 76 yıllık tarihinde sadece tek bir altın madalyaya sahipti. 2008 Beijing Olimpiyatlarında 10 altın madalyanın 7’sini aldılar. İngiltere’nin ilk profesyonel bisiklet takımı son Fransa yarışlarındaki 4 turun 3’ünü kazandı.

Sir Dave marjinal katkıların getireceği başarıyı ispatladı. Bisiklette başarılı olmak için gerekli bileşenleri belirleyip her birinde %1’lik bir artış sağlandığında ve süreklilik sağlandığında başarının geldiğini gösterdi.

Sir Dave Brailsford, Kaizen ve süreç geliştirme tekniklerinden çok etkilenmişti. Büyükten çok küçüğü düşünmeyi, sürekliliği sağlamayı, mükemmellikten çok ilerleme ve davamlılığı önceliği yaptı.

  • Rüzgar tünelinde aerodinamik çalıştılar.
  • Tozun bisiklet mekaniğine etkisini incelediler.
  • Zemini beyaza boyayarak kirliliğin etkisini ölçmeye çalıştılar. Hastalıklardan uzak durmak için sağlıkçı denetiminde el yıkamayı bile gözden geçirdiler. Örneğin prensip olarak rakiplerle el sıkışmıyorlardı.
  • Beslenmelerini düzenlediler.
  • Yatak ve yastıkları rahat uyku için geliştirdiler.

Küçük alanlardaki gelişmelerle sürekli gelişimi hedeflediler.

3 prensiple çalıştılar;

  • Strateji,
  • İnsan Performansı (fizikselden çok davranışsal olarak en iyi performansın sağlanacağı ortamı yaratmak) ve
  • Sürekli Gelişim

Kazanmak için neler yapmalıyız? konulu beyin fırtınaları yaptılar;

  • Çıkış hızının ne olması gerektiği çalışıldı.
  • Mevcut durum ile olması istenen belirlenerek yapılması gerekenler belirlendi.
  • Her bir atletin performansını en üst seviyeye çıkarmak için gerekli hazırlık ihtiyaçları belirlendi.
  • Nasıl bir idman ve beslenme düzenleri olacağı belirlendi ve bunların sürekliliğini sağlamanın önemi “yaşanılarak” öğrenildi.
  • Yarışlar çok iyi izlendi ve performansın geliştirilmesi gereken noktalar ile başarı kriterleri netleştirildi.

Bu yaklaşım atletlerin kendilerini sürekli geliştirme hevesini bir salgın şeklinde yaygınlaştırdı. Özellikle herkes performansının düşük olduğu alanları daha iyi izlemeye başladı. Farkındalıklarını ve yakaladıkları fırsatları ekiple paylaşmaya başladılar. Marjinal kazanımların tek başına başarılı olamayacağı takımca sahiplenilmesi gerektiğini anladılar.

Paylaşın: