Başarmak istediğimiz hedef için bir arada ve senkronize işler, projeler yapılması gerekiyorsa program olarak ele almak ve program yönetimi yapmak gerekir demiştim. Gerçekleştirilecek hedefe doğru yapacağımız işlere Program demek için büyüklük değil karmaşıklık daha önemlidir.

İç karartmak gibi olmasın ama karmaşıklık artıyor, yaptığımız işler giderek daha karmaşıklaşacak. Müşteri beklentilerini karşılamak daha zorlaşacak. Karmaşıklığı yönetmekte giderek zorlaşacak. Geçmiş deneyimler ve mevcut altyapılar sanıldığının aksine karmaşıklığın olumsuz etkisini artıracak.

Karmaşıklık, kaç farklı proje, iş ile uğraştığınız ya da bunların kaç sistemi etkilediği ile ölçülebilir.

Aşağıdaki örnekte görüleceği gibi bir çok projenin birbiri ile etkileşim içinde olduğu durumlar vardır.

(N X N-1) / 2  formülü kullanılırsa N=Proje sayısı ile etkileşim sayısı görülebilir. 5 projeden 6 projeye çıkan durumda 20’den 30’a 10 ekstra etkileşimden bahsedebiliriz. Yani %50 artıştan.

Problem nedir?

• Karmaşıklık arttıkça proje yöneticileri planlama, uygulama ve efor kullanımı konusunda daha fazla zaman harcamaya başlıyorlar. Zamansal ve parasal sapmalar, aynı işi tekrar yapmalar diğer işlerle olan ilişkilerin göz ardı edilmesine sebep oluyor.
• Zaman baskısı varsa proje yöneticileri hedefleri bırakıp işi bitirmeye odaklanıyorlar. Faydalar öteleniyor ya da önemsenmemeye başlıyor.
• Her proje yöneticisi kendi projesinin en önemli olduğunu düşünerek davranmaya başlıyor. Kendi üzerine düşeni yapmanın yeterli olduğu düşünüldüğünden problemin sebebi bulunamıyor.
• Farklı projelerle olan etkileşimler hızla artıyor ve görülemeyebiliyor.
• İki önemli konuda yapılan yanlışlar, ciddi sorunlara yol açıyor;
  1. Proje Yöneticileri ve ekiplerinin sorumlulukları ve teslimatların senkronize olmaması,
  2. Proje Yöneticilerinin gerçekleştirmeleri gereken görevlerin sıralaması ve yönetilmesi konusunda diğer Proje ya da Fonksiyonel Yöneticilerle olan bilgi paylaşımı, planlama ve uygulama senkronizasyon eksikliği

Program Yönetimi bu deneyimlerden hareketle ortak bir dil ve yaklaşım getirir. Proje yönetmekle, Program yönetmek, Proje Yönetimi Metodolojisi ile Program Yönetimi Metodolojisi aynı şey değildir.

PROGRAM YÖNETİMİ EĞİTİMİ BİLGİ FORMU

Bir çok proje ve işin tek tek yönetilmesiyle ile elde edilemeyecek fayda ve kontrolu eğer ortak ve koordineli bir şekilde yönetilmeleri ile elde ediyorsak buna PROGRAM diyoruz.

• Programlar stratejik ve iş başarısı odaklı, projeler taktik ve sonuç odaklıdırlar.
• Programlar iş hedeflerine, projeler program hedeflerine hizalıdırlar.
• Program bütünü başarmaya, proje kendi üstüne düşeni başarmaya odaklıdır.
• Programda tüm projeler üzerinde eforun dengede tutulması, projede hedefleri tutturmak için gerekli eforun sağlanması önemlidir.
• Programda risklerin programa etkisine bakılır, projede proje başarısına etkisine bakılır.
• Programda yaşam döngüsü her aşamada gözden geçirilir, projelerde işin başında belirlenir.
• Program tüm projelerdeki ortak süreçlere odaklanırken, proje kendini ilgilendirenlere odaklanır.
• Programda tüm program teslimatlarının kontrolü, projede proje teslimatlarının kontrolü yapılır.
• Tüm program ve iş değişikliklerine bakılırken, projelerde planlananı etkileyecek değişikliklere bakılır.

PROGRAM YÖNETİMİ EĞİTİMİ BİLGİ FORMU

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

[email-subscribers namefield=”YES” desc=”” group=”Public”]

Eğer departmanlar, kurumsal strateji ve hedeflere bağlı olarak programları yönetmeye çalışıyorsa program odaklı kurumdan bahsedebiliriz.

Çoğunlukla program yönetimini koordinasyon ve uygulamanın bir uzantısı olarak gören kurumlara rastlanmaktadır. Bu firmalar için proje odaklı diyebiliriz.

İdari odaklı organizasyonlar projelere tekil olarak odaklanır, fonksiyonel yöneticilerin projeler üzerindeki kontrolü çok yüksektir. Program Yönetimi sınırlı, idari işler, veri toplama ve aktivite izleme fonksiyonlarından ibarettir.

Uygulama odaklı organizasyonlarda projeler, program adı altında gruplanırlar. Çoğunlukla strateji dikkate alınmaz. Program Yönetimi adı altında koordinasyon, projeler arası iletişim ve düşük seviyede işbirliğini yönetirler. Projeler farkında olunmadan portföy şeklinde ele alınırlar.

Entegrasyon odaklı organizasyonlar projeleri iş stratejisine bağlı programların alt parçaları olarak görürler. Kontrol fonksiyonel yöneticilerden Program Yöneticilerine geçer. Program yönetimi iş akışlarının, çıktıların ve teslimatların entegre bir çözüm için entegrasyon ve senkronizasyonuna odaklanır.

İş odaklı organizasyonlarda program deneyimleri dinamik olarak uygulanır. Programlar stratejilerin getirdiği iş hedeflerini başarmaya odaklıdır. Hiyerarşik yapının(emir-komuta) yerini destekleme ve sorumluluk verme alır.

Bu bakış açısı ve olgunluk süreçleri üst yönetimin Program Yönetimini önemsemesine ve içselleştirmesine bağlıdır.

Organizasyonlar, proje ya da program odaklılığı kendilerine getireceği fayda doğrultusunda tercih etmelidirler.

Bu şekilde değişimi tercih eden firmaların karşılacakları kültürel değişime bazı örnekler aşağıdadır;

• Rollerin ve sorumlulukların gözden geçirilmesi
• Yetenek ve yetkinlik geliştirme
• Tecrübe geliştirme
• Ekip ve organizasyon değişimleri
• Strateji ayarlamaları
• Karar verme sistemlerini gözden geçirme
• Başarı ölçütlerini değiştirme

PROGRAM YÖNETİMİ EĞİTİMİ BİLGİ FORMU

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

[email-subscribers namefield=”YES” desc=”” group=”Public”]