Kategori arşivi: Program Yönetimi

Portföy/Program/Proje(PPP) Yöneticisi Yetkinlikleri – 5

Global InfoTek, Inc. Program Management

Aşağıda Program Yöneticisinin Performans ve Kişisel Yetkinlik bağlamında değerlendirme kriterleri görülebilir.

Program Yöneticisi Performans Yetkinlikleri

Programın Stratejilerle Hizalanması

  • Program ve organizasyon stratejisini uyumlu hale getirmek
  • Program yol haritası geliştirmek
  • Çevreyi değerlendirmek

Program Faydaları Yönetimi

  • Programın faydalarını belirlemek
  • Program faydalarını analiz etmek ve planlamak
  • Program faydalarının teslimini gerçekleştirmek
  • Program faydalarının geçişini sağlamak
  • Program faydalarının sürdürülebilirliğini sağlamak

Program Paydaş Yönetimi

  • Program paydaşlarını tanımlamak
  • Program paydaş katılımının planlanması
  • Paydaş katılımının izlenmesi

Program Yönetişimi

  • Yönetişim yapısını tanımlamak
  • Sorun çözümü sürecini ve program değişiklik yönetimi sürecini yönetmek
  • Program bileşenlerini başlatmak, geçişini sağlamak ve kapatmak
  • Program performansını gözden geçirmek
  • Programın sözleşme ve/veya standartlara uygunluğunu sağlamak

Program Yaşam Döngüsü Yönetimi

  • Programı tanımlamak
  • Programı formüle etmek
  • Programı hazırlamak
  • Programı teslim etmek
  • Bileşenleri yetkilendirmek ve planlamak
  • Bileşenleri denetlemek ve entegre etmek
  • Bileşenlerin geçişini sağlamak ve kapatmak
  • Programı kapatmak
  • Program faaliyetlerine genel bakış sağlamak
  • Program entegrasyonunu yönetmek
  • Program altyapısını geliştirmek
  • Program teslimini yönetmek
  • Program performansını izlemek ve kontrol etmek
  • Faydaların ve geçiş programının sürdürülebilirliğini sağlamak
  • Programı kapatmak

Program İletişim Yönetimi

  • İletişimi planlamak
  • Bilgi sunmak
  • Program performansını raporlamak

Program Finansal Yönetimi

  • Tahmini program maliyetlerini oluşturmak
  • Programın mali çerçevesini oluşturmak
  • Program finansal yönetim planı geliştirmek
  • Bileşen maliyetlerini tahmin etmek
  • Program maliyetlerini bütçelemek
  • Program finansallarını izlemek ve kontrol etmek
  • Programın finansal kapanışını yapmak

Program Entegrasyon Yönetimi

  • Programı başlatmak
  • Program yönetim planı geliştirmek
  • Program altyapısını geliştirmek
  • Program teslimini yönetmek
  • Program performansını izlemek ve kontrol etmek
  • Program geçişini ve faydaların sürdürülülebilirliğini sağlamak
  • Programı kapatmak

Program Kalite Yönetimi

  • Program kalitesini planlamak
  • Program kalitesini güvence altına almak
  • Programı kalitesini kontrol etmek

Program Kaynak Yönetimi

  • Program kaynaklarını planlamak
  • Program kaynaklarının bileşenler arası önceliklerini belirlemek
  • Kaynak bağımlılıklarını yönetmek

Program Risk Yönetimi

  • Program risk yönetimini planlamak
  • Program risklerini belirlemek
  • Program risklerini analiz etmek
  • Program risk yanıtlarını planlamak
  • Program risklerini izlemek ve kontrol etmek

Program Zaman Yönetimi

  • Program zaman çizelgesini hazırlamak
  • Program Zaman Çizelgesini kontrol etmek

Program Kapsam Yönetimi

  • Program kapsam yönetimini planlamak
  • Program kapsam yönetimini kontrol etmek

Program Yöneticisi Kişisel Yetkinlikler

İletişim

  • Paydaşları aktif olarak dinler, anlar ve yanıt verir.
  • İletişim hatlarını korur.
  • Bilgi kalitesini garanti eder.
  • Katılımcılarla iletişimi uyarlar

Lider

  • Yüksek performansı destekleyen ekip ortamı yaratır.
  • Etkili ilişkiler kurar ve sürdürür.
  • Program ekibi üyelerini motive eder ve onlara rehberlik eder.
  • Programı teslim etmek için sorumluluk alır.
  • Gerektiğinde etkileme becerilerini kullanır.

Yönetme

  • Program ekibini kurar ve sürdürür.
  • Program başarısı için organize bir şekilde planlar ve yönetir.
  • Program ekibini veya paydaşları içeren çatışmaları çözümler.

Bilişsel Yetenek

  • Programa bütünsel bir bakış açısı getirir.
  • Durumları etkin bir şekilde ele alır ve sorunları çözer.
  • Uygun program yönetimi araçlarını ve tekniklerini kullanır.
  • Program sonucunu iyileştirmek için fırsatlar arar.

Verimlilik

  • Program sorunlarını çözer.
  • Program paydaşlarının katılımını, motivasyonunu ve desteğini sürdürür.
  • Program ihtiyaçlarını karşılamak için gereken hızda değişiklikler yapar.
  • Gerektiğinde girişkenliği kullanır.

Profesyonellik

  • Programa bağlılığını gösterir.
  • Bütünlük içinde çalışır.
  • Kişisel ve ekip sıkıntılarını uygun bir şekilde ele alır.
  • Çeşitliliğe sahip işgücünü yönetir.
  • Bireysel ve kurumsal sorunları tarafsızlıkla çözer.
Paylaşın:

Portföy/Program/Proje(PPP) Yöneticisi Yetkinlikleri – 4

Master These 4 Phases of Program Management | MeetingsNet

Program Yöneticisi Yetkinlikleri

Program yöneticisinin rolü, proje yöneticisinden farklıdır. Program Yöneticisi, program süresince beş Program Yönetimi Performans Alanı içinde çalışır;

  • Program Stratejisinin Hizalaması
  • Program Faydalarının Yönetimi
  • Program Paydaş Katılımının Sağlanması
  • Program Yönetişimi
  • Program Yaşam Döngüsü Yönetimi

Program Yöneticisi, program dahilindeki projelere ve operasyonlara destek olmak ve rehberlik sağlamak için her proje yöneticisiyle ve operasyon ekipleriyle etkileşime girer.

Program yöneticisi, programla ilgili tüm işlerin hem program ve organizasyonel performans hedefleriyle uyumlu olmasını sağlar.

Program yöneticisi, program yapısının ve program yönetimi süreçlerinin, programın ve bileşen(proje ve operasyonlar) ekiplerinin işlerini başarıyla tamamlaması için elinden geleni yapar. Bileşenlerin çıktılarının programın son ürünlerine, hizmetlerine, sonuçlarına ve faydalarına entegre edilmesini sağlar.

Program yöneticileri, projelerin tutarlı bir şekilde organize edilmesini, yürütülmesini ve belirlenmiş standartlar dahilinde yerine getirilmesini sağlamaya çalışır.

Program yöneticileri hem program hedefleri hem de organizasyon kültürü ve süreçleri hakkında geniş bir görüşe sahip olmaları gerekir. Program yöneticileri, program süresince, programın bileşenleri arasında kaynakların optimize edilmesi, toplam sahip olma maliyetini değerlendirme, bileşenler arasında gereksinimleri ve konfigürasyon yönetimini denetlemek vb. tüm program için ortak konuları ele alırlar.

Program yöneticileri, programın yönünü ve karşılıklı bağımlılıkları belirleme, program gerekliliklerini iletme, ilerlemeyi izleme, karar verme, riskleri belirleme ve azaltma, çatışmaları ve sorunları çözme vb. konularda program yönetim ekibine liderlik ederler. Program yöneticileri, bu konularda fonksiyonel yöneticilerle birlikte çalışırlar.

Program yöneticileri, program amaçlarını ve faydalarını organizasyonun uzun vadeli hedefleriyle uyumlu hale getirirler. Program hedefleri ve faydaları tanımlandıktan sonra, bileşenleri yürütmek için yapılandırılmış planlar geliştirilmesini sağlarlar. Proje yöneticileri, projeleri üzerindeki çalışmaları yönetirken, yaptıkları planların program hedefleri ve faydaları ile uyumunu sağlamak program yöneticisinin sorumluluğundadır.

Program yöneticisi birbiriyle ilişkili ve birbirine bağlı beş Program Yönetimi Performans Alanında çalışarak bileşenler(projeler ve operasyonlar) arasındaki karşılıklı bağımlılıkları bütünleştirmesi ve kontrol etmesi gerekir.

Program Yöneticisi, bileşenlerin karşılıklı bağımlılıklarını denetler ve analiz eder;

  • Tüm program bileşenlerinin finansman ve satın alma gibi ortak program etkinliklerine liderlik etmek ve bunları koordine etmek,
  • Program içindeki birden çok bileşeni etkileyen kaynak kısıtlamalarını ve/veya çakışmaları çözmek,
  • Program dahilindeki tüm faaliyetleri yansıtacak şekilde paydaşlarla iletişim kurmak ve raporlamak,
  • Programın birden çok bileşenini kapsayan risklere proaktif olarak yanıt vermek,
  • Program çabalarını, bileşenleri veya program amaç ve hedeflerini etkileyen konuları ele alarak strateji ile uyumlu hale getirmek,
  • Ortak bir yönetişim yapısı içinde kapsam, maliyet, program, kalite ve risk etkilerini çözümlemek,
  • Programlardaki kültürel, sosyoekonomik, politik ve çevresel farklılıkları etkin bir şekilde ele alabilmek için program yönetim faaliyetlerini, süreçlerini ve arayüzlerini uyarlamak.

Program Yönetimi, yapılandırılmış gözetim ve yönetişim yoluyla, programın amaçlanan stratejik faydalarına ulaşmak için uygun planlama, kontrol, teslim, geçiş ve faydaların sürdürülmesini sağlar.

Program yönetimi, stratejik faydalar, koordineli planlama, karmaşık karşılıklı bağımlılıklar, entegrasyon ve optimize edilmiş ilerleme hızı vb. temel faktörleri göz önünde bulundurarak ilgili çabaları yönetmek için bir çerçeve sağlar.

Program yöneticileri, program hedeflerini etkileyebilecek tüm değişiklikleri yönetirler. Bileşen düzeyinde ayrıntılı planlamaya rehberlik etmek için üst düzey planlar oluştururlar.

Program yöneticileri, program personelini ve proje yöneticilerini yönetir, vizyon ve liderlik sağlarlar. Başarı, programın hedeflediği ihtiyaç ve faydaları karşılama derecesi ile ölçülür. Program yöneticileri, programın genel hedefleri, programları, bütçesi ve ilkelerinin karşılanmasını sağlamak için program bileşenlerinin ilerlemesine rehberlik ederler.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Büyük Proje mi? Program mı?

Başarmak istediğimiz hedef için bir arada ve senkronize işler, projeler yapılması gerekiyorsa program olarak ele almak ve program yönetimi yapmak gerekir demiştim. Gerçekleştirilecek hedefe doğru yapacağımız işlere Program demek için büyüklük değil karmaşıklık daha önemlidir.

İç karartmak gibi olmasın ama karmaşıklık artıyor, yaptığımız işler giderek daha karmaşıklaşacak. Müşteri beklentilerini karşılamak daha zorlaşacak. Karmaşıklığı yönetmekte giderek zorlaşacak. Geçmiş deneyimler ve mevcut altyapılar sanıldığının aksine karmaşıklığın olumsuz etkisini artıracak.

Karmaşıklık, kaç farklı proje, iş ile uğraştığınız ya da bunların kaç sistemi etkilediği ile ölçülebilir.

Aşağıdaki örnekte görüleceği gibi bir çok projenin birbiri ile etkileşim içinde olduğu durumlar vardır.

(N X N-1) / 2  formülü kullanılırsa N=Proje sayısı ile etkileşim sayısı görülebilir. 5 projeden 6 projeye çıkan durumda 20’den 30’a 10 ekstra etkileşimden bahsedebiliriz. Yani %50 artıştan.

Problem nedir?

  • Karmaşıklık arttıkça proje yöneticileri planlama, uygulama ve efor kullanımı konusunda daha fazla zaman harcamaya başlıyorlar. Zamansal ve parasal sapmalar, aynı işi tekrar yapmalar diğer işlerle olan ilişkilerin göz ardı edilmesine sebep oluyor.
  • Zaman baskısı varsa proje yöneticileri hedefleri bırakıp işi bitirmeye odaklanıyorlar. Faydalar öteleniyor ya da önemsenmemeye başlıyor.
  • Her proje yöneticisi kendi projesinin en önemli olduğunu düşünerek davranmaya başlıyor. Kendi üzerine düşeni yapmanın yeterli olduğu düşünüldüğünden problemin sebebi bulunamıyor.
  • Farklı projelerle olan etkileşimler hızla artıyor ve görülemeyebiliyor.
  • İki önemli konuda yapılan yanlışlar, ciddi sorunlara yol açıyor;
    1. Proje Yöneticileri ve ekiplerinin sorumlulukları ve teslimatların senkronize olmaması,
    2. Proje Yöneticilerinin gerçekleştirmeleri gereken görevlerin sıralaması ve yönetilmesi konusunda diğer Proje ya da Fonksiyonel Yöneticilerle olan bilgi paylaşımı, planlama ve uygulama senkronizasyon eksikliği

Program Yönetimi bu deneyimlerden hareketle ortak bir dil ve yaklaşım getirir. Proje yönetmekle, Program yönetmek, Proje Yönetimi Metodolojisi ile Program Yönetimi Metodolojisi aynı şey değildir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Proje ve Program Arasındaki Farklar

Bir çok proje ve işin tek tek yönetilmesiyle ile elde edilemeyecek fayda ve kontrolu eğer ortak ve koordineli bir şekilde yönetilmeleri ile elde ediyorsak buna PROGRAM diyoruz.

  • Programlar stratejik ve iş başarısı odaklı, projeler taktik ve sonuç odaklıdırlar.
  • Programlar iş hedeflerine, projeler program hedeflerine hizalıdırlar.
  • Program bütünü başarmaya, proje kendi üstüne düşeni başarmaya odaklıdır.
  • Programda tüm projeler üzerinde eforun dengede tutulması, projede hedefleri tutturmak için gerekli eforun sağlanması önemlidir.
  • Programda risklerin programa etkisine bakılır, projede proje başarısına etkisine bakılır.
  • Programda yaşam döngüsü her aşamada gözden geçirilir, projelerde işin başında belirlenir.
  • Program tüm projelerdeki ortak süreçlere odaklanırken, proje kendini ilgilendirenlere odaklanır.
  • Programda tüm program teslimatlarının kontrolü, projede proje teslimatlarının kontrolü yapılır.
  • Tüm program ve iş değişikliklerine bakılırken, projelerde planlananı etkileyecek değişikliklere bakılır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Proje Yönetiminden Program Yönetimi Odaklılığa


Kurumsal strateji ve hedefler, programlar aracılığı ile gerçekleştirilmeye çalışılıyorsa program odaklı kurumdan bahsedebiliriz.

Program yönetimini koordinasyon ve uygulamanın bir uzantısı olarak gören kurumlara proje odaklı diyebiliriz.

İdari odaklı organizasyonlar projelere tekil olarak odaklanır, fonksiyonel yöneticilerin projeler üzerindeki kontrolü çok yüksektir. Program Yönetimi sınırlı, idari işler, veri toplama ve aktivite izleme fonksiyonlarından ibarettir.

Uygulama odaklı organizasyonlarda projeler, program adı altında gruplanırlar. Çoğunlukla strateji dikkate alınmaz. Program Yönetimi adı altında koordinasyon, projeler arası iletişim ve düşük seviyede işbirliğini yönetirler. Projeler farkında olunmadan portföy şeklinde ele alınırlar.

Entegrasyon odaklı organizasyonlar projeleri iş stratejisine bağlı programların alt parçaları olarak görürler. Kontrol fonksiyonel yöneticilerden Program Yöneticilerine geçer. Program yönetimi iş akışlarının, çıktıların ve teslimatların entegre bir çözüm için entegrasyon ve senkronizasyonuna odaklanır.

İş odaklı organizasyonlarda program deneyimleri dinamik olarak uygulanır. Programlar stratejilerin getirdiği iş hedeflerini başarmaya odaklıdır. Hiyerarşik yapının(emir-komuta) yerini destekleme ve sorumluluk verme alır.

Bu bakış açısı ve olgunluk süreçleri üst yönetimin Program Yönetimini önemsemesine ve içselleştirmesine bağlıdır.

Organizasyonlar, proje ya da program odaklılığı kendilerine getireceği fayda doğrultusunda tercih etmelidirler.

Bu şekilde değişimi tercih eden firmaların karşılacakları kültürel değişime bazı örnekler aşağıdadır;

  • Rollerin ve sorumlulukların gözden geçirilmesi
  • Yetenek ve yetkinlik geliştirme
  • Tecrübe geliştirme
  • Ekip ve organizasyon değişimleri
  • Strateji ayarlamaları
  • Karar verme sistemlerini gözden geçirme
  • Başarı ölçütlerini değiştirme

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın: