Kategori arşivi: Proje Yönetimi

Proje Yönetimi ile ilgili yazılar

Proje Yönetimi Sohbetleri 125 – Beyin Fırtınasını Doğru Yapmak

Projelerin bir çok noktasında Beyin Fırtınası yapmanız gerekir. Beyin Fırtınası yaparken dikkat edilmesi gerekenleri özetlemeye çalıştım.
Anlatan: Savaş ŞAKAR

Adınıza imzalı Hayatımız Proje – Proje  Yöneticisinin El Kitabını almak için tıklayınız

Paylaşın:

Aynı Anda Birden Fazla Projeye Atanırsanız

Çok az şirket çalışanını tek bir projede çalışırken görüyorum. Her çalışan birden fazla projenin taleplerini yerine getirmek için uğraşıyor. Teorik olarak farklı departmanlardan kişilerin bir araya gelerek birden fazla proje ile uğraşmalarının bazı avantajları olduğu söylenebilir; uzmanlığın nerede ve ne zaman ihtiyaç duyulursa kullanılabileceği, bilgi paylaşımı ve çalışanların atıl zamanlarını değerlendirme.

Ancak teorinin önerdiğinin aksine birden fazla projede yer almak daha stresli ve daha az üretkendir. Görevler arasında gidip gelirken odağı değiştirmek zaman alır, enerjinizi bitirebilir. Farklı işler, rolünüzü de değiştiriyorsa adaptasyon daha da zorlaşır. Örneğin bir projenin yöneticisi olarak yönetime hesap verirken, başka bir projede ekip üyesi olarak uzmanlığınızı sergiliyor olabilirsiniz. Farklı projeler, farklı ekipler, ilişkiler, rutinler ve beklentiler içerir. Yer aldığınız her projede, proje ekibine olan katkınızı dikkatlice planlamadığınız sürece, hata yapma olasılığını artırır, tekrarlayan problemler yaşayabilirsiniz.

Birden fazla ekipte yer alıyorsanız zamanınızı, stresinizi ve kişisel gelişiminizi yönetmeniz, önemli olana odaklanmanız gerekir. Önerilerim;

İşlerinize öncelik verin ve sıralayın

Büyük resme bakın – İşlere planlamadan yaklaşmak, kendinizi akıntıya bırakmak sizi yangın söndürme moduna geçirir. Kilometre taşlarınızı belirleyin ve yer aldığınız tüm projelerinizde düzenli bir durum kontrolü planlayın. Böylece birden fazla projede aynı anda kriz yaşandığında kendi zamanınızı proaktif olarak belirleyebilirsiniz. Projelerinizin gerçekleştirilme hızı ve yönetimin, müşterinin talepleri, ideal kontrol sıklığını belirler. Paydaşlarınızın ve yönetimin projeye yaklaşımları öncelik belirlemede size yol gösterir.

İşleri stratejik olarak sıralayın – Bir görev seçin ve kurnazlıktan ziyade yoğun bir şekilde odaklanın. En çok yoğunlaşmanız gereken görevle başlayın ve dikkatinizin bölünmemesi için elinizden geleni yapın. Elde edilmesi gereken sonuca karar verin, bu sonuca ulaşmak için hangi eylemlerin gerekli olduğunu tanımlayın ve bunlara sadık kalın. Birden fazla projede yer alıyorsanız uyumlu görevleri koordine edip gruplayın. Örneğin, telefonla işinizin yarıda kesilebileceğini bildiğiniz zamanlarda, konsantrasyonu en az gerektiren başka bir iş üzerinde çalışın.

Beklentileri belirleyin ve iletişim kurun

Kendinizi koruyun – Öncelikli bir göreve odaklandığınızda, araya girenlere işin önceliğini açıklayın veya araya girmenin nelere mal olacağını açıklayın. Belirli prensipler getirmek sizi rahatlatabilir. Örneğin emaillerime öğleden sonra 14:00’te yanıt veriyorum vb. Sizden iş bekleyenleri ne zaman yanıtlayacağınızı söylemek onları rahatlatacaktır.

İletişim kurun  – Projelerde ilerleyişi görmek, proje yöneticilerini güçlü ve kontrolün ellerinde olduğunu hissetmelerine yardımcı oluyor. Projede sorunlar ortaya çıktığında öne çıkın. Doğru zamanda “bir sorunum var ve elimdeki işin tamamını teslim edemeyebilirim” şeklinde yaklaşımınız diğerlerine güven verecektir. Uzun ve detaylı açıklamalar yapmanız gerekmez. Bir iki kelime ile durumunuzu özetleyebilirsiniz. Yeter ki vaktinde bilgi aktarın.

Kişisel Gelişiminizi Göz Ardı Etmeyin

Kendini tanı – Birden fazla ekipte yer almanın dezavantajı, farklı departmanlardan kişilerle çalışsanız bile bir şeyler öğrenmek ve diğerleri üzerinde iyi bir izlenim yaratmak için sürenizin az olmasıdır. Zaman baskısı olduğundan, öğrenmeye ve gelişime yatırım yapmak yerine, herkes uzman olduğu konuda katkısını sağlamaya çalışır. Kendi gelişim hedeflerinize sahip çıkın, öğrenmek ve gelişmek istediğiniz konulardaki çalışanlara yakın durun.

Kendini zorla – Gelişim hedeflerinizi belirledikten sonra, gerçek öğrenmeyi sağlamak için zaman ayırın. Öğrenme, yeni bilgileri yansıtmak ve bütünleştirmek için zaman harcanmasını gerektirir. Zor olan, farklı projelere gidip gelinmesi gerektiği için zamanı yönetmektir.

Neredeyse her şirkette, birden fazla iş ve projede çalışmanın stres ve riskleri bilinmesine rağmen, bir yaşam tarzı haline geldiğini görüyorum. Biren fazla projede yer almanın dezavantajlarını, zamanınızı yöneterek avantaja dönüştürebileceğinize inanıyorum.

Paylaşın:

Projelerin Finansal Kapanışı

Finansal kapanış, projeyle ilgili tüm finansal işlemleri tamamlama, finansal hesapların sonlandırılması ve kapatılması, proje varlıklarını elden çıkarma ve kaynakları serbest bırakma işlemidir.

Finansal kapanış, projenin kapatılması ve uygulama sonrası gözden geçirmenin ön koşuldur.

Bir proje tüm finansal işlemler tamamlanıncaya kadar kapatılamaz.

Mali kapatma, uygulama sonrası incelemenin bir parçası olarak ele alınmalıdır. Bütçelenmiş maliyetlerle karşılaştırmak için nihai proje maliyetlerini belirlemek gerekir.

Dikkat edilmesi gerekenler;

  • Proje ekibine ve tüm ilgili paydaşlara finansal kapanış tarihi duyurulmalıdır.
  • Tüm satıcı ve danışmanlara yapılan ödemelere ilişkin, proje çalışma bildirimindeki tüm kabul kriterlerinin yerine getirildiğini doğrulayın.
  • Hesap kayılarında yapılan “Nihai Ödeme” leri not edin.
  • Ödenmemiş faturaların veya tamamlanmamış finansal yükümlülüklerin olup olmadığını doğrulayın.
  • Yasal prosedürlere göre finansal hesapların kapatıldığından emin olun.
  • Finansa kayıtların doğru bir şekilde saklandığından emin olun.
  • Finansal raporlama için gerekli verilerin doğruluğunu kontrol edin.
  • Proje Yönetimi Ofisine (varsa), proje ile ilgili finansal gerekliliklerin yerine getirildiğini bildirin.
  • Rezerv olarak tutulan fonları serbest bırakın.
  • Mali kayıtlar ile ilgili prosedürleri gözden geçirin ve tamalanmasına destek olun.
Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 121 – Alınan Dersler

Proje Yaşam Döngüsü boyunca yaşanan ve far kedilen tüm durumlardan ders çıkarılması projenin geleceği ve gelecekteki projeler için önemlidir. 
Anlatan: Gökrem Tekir

Adınıza imzalı Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin Başvuru kaynağı adlı kitabımız hakkında detaylı bilgi için tıklayınız.

Hemen sipariş vermek için tıklayınız

Paylaşın: