Kategori arşivi: Araç&Teknikler

PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 95 – Eserler – 8

Six document search engines you should use - In My Own Terms

9. DİĞER ESERLER

  • Aktivite Listesi –  Projeyi gerçekleştirmek için gerçekleştirilecek aktivitelerin listesidir.
  • Teklif belgeleri – Satıcılardan teklif istemek için kullanılan belgelerdir. İhtiyaç duyulan mal veya hizmetlere bağlı olarak aşağıdakiler olabilir;
    • Bilgi talebi (RFI)
    • Teklif talebi (RFQ)
    • Teklif talebi (RFP)what differentiates them with RFP, RFQ, RFI | Request for proposal, Rfp, Rfp response
  • Ölçütler – Bir özelliği ve nasıl ölçüleceğini açıklayan belgelerdir.
  • Proje Takvimi – Proje çalışmaları için uygun olan çalışma günlerini ve mesaiyi tanımlar.
  • Gereksinim Belgeleri – Proje ve ürün gereksinimleri ilgili kayıtlardır.BRD vs SRS vs FRS - Detailed Comparison | The Business Analyst Job Description
  • Proje Ekibi Başlatma Belgesi – Proje ekibi değerlerini, birlikte çalışma ilkelerini ve proje ekip üyelerinin kabul edilebilir davranışlarına ilişkin açık beklentilerinin yer aldığı belgedir.Team Charter - YouTube
  • Kullanıcı hikayesi – Ayrıntıları netleştirmek için belirli bir kullanıcı için istediği sonucun kısa açıklamasıdır.User Story Examples in Product Development | Definition and Template

7. PERFORMANS ALANLARINDA UYGULANAN YAPILAR

Farklı eserlerin(dokümanların) farklı performans alanlarında faydalı olma olasılığı daha yüksektir. Aşağıdaki tablo hangi eserin hangi performans alanında daha yüksek kullanımı olabileceği hakkında bilgi vermek amaçlı hazırlanmıştır. 

eserler

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 94 – Eserler – 7

GRI - 2020-11-25 GRI welcomes consolidation of value reporting organizations

7. RAPORLAR

Raporlar, resmi kayıtlar veya bilgi özetleridir. Genellikle özet düzeyinde ilgili bilgileri paydaşlara iletmek için kullanılır. Sponsorlar, üst yönetim veya PYO’lar gibi proje durumuyla ilgilenen paydaşlarla paylaşılır.

  • Kalite Raporu Kalite yönetimi konularını, düzeltici aktiviteler için tavsiyeleri ve kalite kontrol aktivitelerinden elde edilen bulguların özetini içerir. Süreç, proje ve ürün iyileştirmeleri için öneriler içerir.Project Quality Report With Defects Ppt PowerPoint Presentation Inspiration Images PDF - PowerPoint Templates
  • Risk RaporuRisk yönetimi süreçleri boyunca aşamalı olarak geliştirilir ve bireysel ve genel proje risklerinin seviyesi hakkındaki bilgileri özetler.The Ultimate Primer for Effective Risk Reporting - Carol Williams
  • Durum Raporu Projenin mevcut durumu hakkında bilgi sağlar. Son rapordan bu yana kaydedilen ilerleme hakkında bilgi, maliyet ve zamanlama performansı tahminlerini içerebilir.Status report — A practical model and example | by Guilherme Sesterheim | ilegra | Medium

8. ANLAŞMALAR VE SÖZLEŞMELER

Anlaşma, tarafların niyetlerini tanımlayan belgedir. Sözleşme, satıcının belirtilen ürünü, hizmeti veya sonucu sağlamasını ve alıcının bunun için ödeme yapmasını zorunlu kılan, karşılıklı olarak bağlayıcı bir anlaşmadır. Sabit fiyatlı veya maliyeti geri ödemeli vb. farklı sözleşme türleri vardır.

  • Sabit fiyatlı sözleşmeler İyi tanımlanmış bir ürün, hizmet veya sonuç için sabit bir fiyat belirlemeyi içerir. Sabit fiyatlı sözleşmeler, diğerleri arasında, kesin sabit fiyatı (FFP), sabit fiyat + teşvik ücreti (FPIF) ve fiyat ayarlamalı sabit fiyatı (FP-EPA) içerir.
  • Maliyeti geri ödemeli sözleşmeler –  İşin tamamlanması için yapılan fiili maliyetler ve satıcı kârını temsil eden bir ücret için satıcıya yapılan ödemeleri içerir. Bu sözleşmeler genellikle proje kapsamı iyi tanımlanmadığında veya sık sık değişikliğe tabi olduğunda kullanılır. Maliyet geri ödemeli sözleşmeler, maliyet artı ödül ücreti (CPAF), maliyet artı sabit ücreti(CPFF) ve maliyet artı teşvik ücreti (CPIF) içerir.
  • Zaman ve Malzeme (T&M) – Sabit bir oran belirlenir, ancak kesin bir çalışma bildirimi oluşturmaz. Personel güçlendirme, konu uzmanlığı veya diğer dış destek için kullanılabilir.
  • Belirsiz Teslimat Belirsiz Miktar (IDIQ) – Belirli bir alt ve üst limitle ve süre içinde belirsiz miktarda mal veya hizmet sağlamak için kullanılır. Bu sözleşmeler mimari, mühendislik veya bilgi teknolojisi taahhütleri için kullanılabilir.
  • Diğer anlaşmalar – Diğer anlaşma türleri arasında mutabakat zaptı (MOU), anlaşma zaptı (MOA), hizmet düzeyi anlaşması (SLA), temel sipariş anlaşması (BOA) bulunur.

    P&Cc Module3 Cc1

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 89 – Eserler – 2

Document Change Register -

2. KAYITLAR VE LİSTELER

Projede gelişen ve/veya değişen durumları güncel ve kayıt altında tutmak için kullanılırlar. Kayıt ve liste terimi bazen birbirinin yerine kullanılabilir. Örneğin, risk kaydı veya risk listesi vb.

  • Varsayım Kayıtları – Varsayım, kanıt veya ispat olmaksızın doğru, gerçek veya kesin olarak kabul edilen faktördür. Kısıt, projeyi, programı, portföyü veya süreci yönetme seçeneklerini sınırlayan bir faktördür. Proje boyunca tüm varsayımlar ve kısıtlar kaydedilir.

 

Paylaşın:

PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 88 – Eserler – 1

Digital documents are essential in the age of the remote workforce -  TechRepublic

Eser, teslim edilebilir bir şablon, belge veya proje teslimatıdır. PMI burada proje süresince kullanılan eserlerden kısaca bahsediyor. Başka kaynaklardan detaylı olarak öğrenilmesi gerekiyor.

1. STRATEJİ ESERLERİ

Projeyle ilgili stratejik, ticari veya üst düzey bilgileri ele alan, projenin öncesinde veya başlangıcında oluşturulan belgelerdir. Proje boyunca gözden geçirilirler ancak genellikle değişmezler.

  • İş Gerekçesi – Finansal ve finansal olmayan faydaları içerebilen , önerilen bir proje için yapılan değerlendirmedir.

  • İş Modeli Kanvası – Değer önerisini, altyapıyı, müşterileri ve finansmanı açıklayan tek sayfalık görsel bir özettir. Genellikle yalın başlangıçlarda kullanılır.

Business Model Canvas

  • Proje Özeti (Brief) – Proje hedefleri, teslimatları ve süreçler hakkında üst düzey genel bakış sağlar.

Project Brief Ppt Slide Show | PowerPoint Slide Clipart | Example of Great  PPT | Presentations PPT Graphics

  • Proje Başlatma Belgesi – Proje başlatan veya sponsoru tarafından yayınlanan, projenin varlığına resmi olarak yetki veren ve proje yöneticisine organizasyonel kaynakları proje aktivitelerine uygulama yetkisi veren bir belgedir.

Proje Entegrasyon Yönetimi. Bir projede Zaman, Maliyet, Kalite… | by Funda  Koca Gülbay | Türkçe Yayın | Medium

  • Proje Vizyon BeyanıAmacı belirten, proje ekibine projeye katkıda bulunma konusunda ilham veren projenin kısa, üst düzey açıklamasıdır. 

Project Vision Statement - apppm

  • Yol Haritası – Kilometre taşlarını, önemli olayları, incelemeleri ve karar noktalarını gösteren üst düzey bir zaman çizelgesi sağlar.

What is a Project Roadmap? Roadmap basics for Beginners

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 87 – Yöntemler – 4

5 Effective Project Management Methodologies and When to Use Them

DİĞER YÖNTEMLER

  • Etki haritalama –  Ürün geliştirme sırasında stratejik planlama için oluşturulan görsel yol haritasıdır. 
    Impact Mapping — How To Use It • Plays-In-Business
  • Modelleme –  Prototipler, diyagramlar veya hikaye panoları vb. sistemlerin, çözümlerin veya teslimatların basitleştirilmiş temsillerini oluşturma sürecidir. Modelleme, bilgilerdeki boşlukları, yanlış iletişim alanlarını veya ek gereksinimleri belirleyerek daha fazla analiz yapılmasını kolaylaştırabilir.
  • Net Tavsiye Skoru (NTS ®) – Müşterilerin ürünleri veya hizmetleri başkalarına tavsiye etme istekliliğini ölçen endekstir. Belirlenen puan, müşterinin ürün veya hizmet ile ilgili memnuniyetini ve markaya olan bağlılığını ölçmek için kullanılır.
    Memnuniyet Ölçümü ve Yönlendirme | Uğur Özmen
  • Önceliklendirme şeması – Portföy, program veya proje bileşenlerinin yanı sıra gereksinimler, riskler, özellikler veya diğer ürün bilgilerine öncelik vermek için kullanılırlar. Örnekler arasında çok kriterli analiz ve MoSCoW (olmalıdır, olmalı, olabilirdi ve olmayacak) yöntemleri sayılabilir.
    MoSCoW Method - Definition and lots of Helpful Examples.
  • Zaman Kutusu – 1 hafta, 2 hafta veya 1 ay vb. işin tamamlanması gereken kısa, sabit bir süredir.
    5 Tips for an Agile Leader to take Development Teams from Chaos to Scrum –  Agile Leadership Edge

PERFORMANS ALANLARINDA UYGULANAN YÖNTEMLER

Performans alanlarının her birinde farklı yöntemlerin kullanılabilir. Teslim yaklaşımının, ürünün ve organizasyon ortamının ihtiyaçları, belirli bir proje için hangi yöntemlerin en uygun olduğunu belirler. Proje yöneticisi ve/veya proje ekibi, projeleri için doğru yöntemleri seçme konusunda nihai sorumluluğa sahiptir.

Belirli yöntemlerden yararlanma olasılığı daha yüksek olan bazı performans alanları aşağıdaki tablodan görülebilir;

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 84 – Yöntemler – 1

PenTest: Information Gathering and Scanning - laredoute.io

YÖNTEMLER

Yöntem, sonuca, teslimata, sonuca veya proje teslimine ulaşmak için kullanılan araçlardır. PMBOK 7’de açıklanan yöntemler, projelerde yaygın olarak kullanılanlardır. Standartta türüne göre sınıflandırma ile sunulmuştur. Standartta bahsi geçen yöntemleri açıkladığım yazılarıma link vermeye çalıştım ancak başka kaynaklardan da okunmalıdır.

1. VERİ TOPLAMA VE ANALİZİ

Veri toplama ve analiz yöntemleri, bir durumu daha derinlemesine anlamak için veri ve bilgileri toplamak ve değerlendirmek için kullanılırlar. 

  • Alternatif analiziProjenin çalışmalarında tanımlanan seçenekleri değerlendirmek için kullanılır.
  • Varsayım ve Kısıt AnaliziVarsayım, kanıt veya ispat olmaksızın doğru, gerçek veya kesin olarak kabul edilen faktör demektir. Kısıt, projenin, programın, portföyün veya sürecin yürütülmesini etkileyen sınırlayıcı faktördür. Bu analiz, varsayımların ve kısıtların proje planlarına ve belgelerine entegre edilmesini ve aralarında tutarlılık olmasını sağlar.
  • KıyaslamaKıyaslama, en iyi uygulamaları belirleyen, iyileştirme için fikirler üreten ve performansı ölçmek için bir temel sağlayan , gerçek veya planlanmış ürünlerin, süreçlerin ve uygulamaların karşılaştırılmasıdır.
  • İş Gerekçesi Analiz Yöntemleri – Bu analizler, projeye veya bir karara yetki verilmesi, gerekçelendirilmesi ile ilgilidir. Aşağıdaki analizlerin sonuçları projeyi yapıp yapmama konusunda yol gösterirlerİ
    • Geri ödeme süresi – Geri ödeme süresi, yatırımın geri kazanılması için gereken süredir.
    • İç Verimlilik oranı (IRR) – Belirli bir projenin sahip olması beklenen tahmini yüzde büyüme oranına hem başlangıç hem de devam eden maliyetleri dahil eden proje yatırımının öngörülen yıllık getirisidir.
    • Yatırımın Geri dönüşü (ROI) – Tüm net faydaların tahmini ortalaması alınarak ve bunları başlangıç maliyetine bölerek hesaplanan, ilk yatırımın yüzde getirisidir.
    • Net bugünkü değer (NPV) – Net bugünkü değer, faydaların yatırım zamanında sahip olduğu değerle, beklenen faydaların gelecekteki değeridir. NPV, mevcut ve gelecekteki maliyetleri, faydaları ve enflasyonu dikkate alır.
    • Maliyet-fayda analizi – Projenin maliyetlerine karşı sağladığı faydaları belirlemek için kullanılan finansal analiz aracıdır. 
  • Kontrol listesi – Veri toplarken kullanılan tablodur. Verileri toplamak ve kategorilere ayırmak, histogramlar ve matrisler oluşturmak için kullanılabilir. 
  • Kalite maliyetiGereksinimlere uygunsuzluğun önlenmesi, ürün veya hizmetin gereksinimlere uygunluğunun değerlendirilmesi ve gereksinimlerin karşılanmaması için  ürünün ömrü boyunca katlanılan tüm maliyetlerdir.
  • Karar Ağacı AnaliziBelirsizlik durumunda birden çok seçeneğin sonuçlarını değerlendirmek için diyagram oluşturma ve hesaplama yöntemidir. Karar ağaçları, beklenen parasal değer analizinden üretilen bilgileri kullanabilir.
  • Kazanılmış Değer Analizi – Bir projenin maliyetini ve çizelge performansını belirlemek için kapsam, çizelge ve maliyetle ilişkili bir dizi ölçüyü kullanan bir yöntemdir.
  • Beklenen Parasal Değer (EMV) – Parasal olarak ifade edilen bir sonucun tahmini değeridir. Risk gibi belirsizliğin değerini ölçmek veya eşdeğer olmayan alternatiflerin değerini karşılaştırmak için kullanılır. EMV, bir olayın meydana gelme olasılığı ile meydana gelmesi durumunda sahip olacağı ekonomik etkinin çarpılmasıyla hesaplanır.
  • Öngörü – Mevcut olan bilgi ve bilgilere dayanarak , projenin gelecekteki koşullarının ve olayların tahminidir. Nitel tahmin yöntemleri, konu uzmanlarının görüş ve yargılarını kullanır. Nicel tahmin, gelecekteki performansı tahmin etmek için geçmiş bilgilerin kullanıldığı modellerdir. Regresyon analizi gibi nedensel veya ekonometrik tahmin, gelecekteki sonuçlar üzerinde önemli etkisi olabilecek değişkenleri tanımlar.
  • Etki ŞemalarıNedensel etkileri, olayların zaman sıralamasını, değişkenler ve sonuçlar arasındaki ilişkileri gösteren grafiklerdir.
  • Yaşam Döngüsü DeğerlendirmesiÜrün, süreç veya sistemin toplam çevresel etkisini değerlendirmek için kullanılır. 
  • Yap ya da Satın Al AnaliziÜrün gereksinimleri hakkında veri toplama, düzenleme ve bunları satın alma ile ürünün dahili üretimi gibi mevcut alternatiflerin analiz edilmesidir.
  • Olasılık ve Etki MatrisiHer bir riskin gerçekleşme olasılığının ve bu riskin gerçekleşmesi durumunda proje hedefleri üzerindeki etkisinin değerlendirilmesi, risklerin önceliklendirilmesi için kullanılır.
  • Süreç analiziBir aktiviteyi gerçekleştirmek için adım ve prosedürlerin sistematik incelemesidir.
  • Regresyon AnaliziMatematiksel veya istatistiksel bir ilişki geliştirmek için bir dizi girdinin karşılık gelen teslimat sonuçlarıyla ilgili olarak incelendiği analitik tekniktir.
  • Rezerv AnaliziProjedeki risk miktarını ve rezervin kalan risk için yeterli olup olmadığını belirlemek, zaman çizelgesi ve bütçe rezerv miktarını belirlemek için kullanılır. Rezerv, riski kabul edilebilir bir düzeye indirmeye katkıda bulunur.
  • Kök Neden AnaliziBir varyansın, kusurun veya riskin altında yatan temel nedeni belirlemek için kullanılır. Bir kök neden, birden fazla varyansın, kusurun veya riskin altında olabilir.
  • Duyarlılık AnaliziProje sonuçlarındaki varyasyonları nicel risk analizi sonuçlarıyla ilişkilendirerek, hangi tekil proje risklerinin veya diğer belirsizlik kaynaklarının proje sonuçları üzerinde en fazla potansiyel etkiye sahip olduğunu belirlemek için kullanılır.
  • Simülasyonlar – Hedefler üzerindeki potansiyel etkilerini değerlendirmek için belirsizliklerin birleşik etkisini göstermek için kullanılır. Monte Carlo simülasyonu, bir karar veya eylem tarzından kaynaklanabilecek bir dizi sonucun olasılık dağılımını görmek için çoklu yinelemeler kullanarak riskin ve belirsizliğin potansiyel etkilerini belirleme yöntemidir.
  • Paydaş AnaliziProje boyunca kimin çıkarlarının dikkate alınması gerektiğini belirlemek için paydaşlar hakkında nicel ve nitel bilgilerin sistematik olarak toplanmasını ve analiz edilmesidir.
  • SWOT AnaliziBir organizasyonun, projenin veya seçeneğin güçlü, zayıf yönleri, fırsatları ve tehditlerini değerlendirir.
  • Trend Analizi – Geçmiş sonuçlara dayalı olarak gelecekteki sonuçları tahmin etmek için kullanılır.
  • Değer Akışı Haritalama – Müşteri için bir ürün veya hizmet üretmek için gereken bilgi veya malzeme akışını belgelemek, analiz etmek ve iyileştirmek için kullanılan yalın bir kurumsal yöntemdir.
  • Varyans AnaliziPlanlanan ve gerçekleşen performans arasındaki farkın nedenini ve derecesini belirlemek için kullanılır.
  • Eğer Olursa Senaryo Analizi – Farklı senaryoların, proje hedefleri üzerindeki etkilerini tahmin etmek için kulanılır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Projelerde Temel Performans Göstergeleri (KPI)

Proje yönetimindeki temel performans göstergeleri (KPI), ekiplerin belirli hedeflere ulaşmakta ne kadar iyi olduklarını gösterirler.

Her proje ekibinin tamamlaması gereken farklı görevleri ve rolleri olsa da, KPI’ları kendi yollarıyla desteklerler. KPI’ların proje yönetimindeki rolünü anlamak, takım sinerjisinin oluşturulmasına yardımcı olur ve kurumsal proje başarısını takip etmek için gereken veri toplanması için bir çerçeve sağlayabilir.

İçerik

  1. Giriş
  2. Göstergeler
  3. Temel Performans Göstergesi Nedir?
  4. Temel Performans Göstergeleri Hangi Alanlarda Kullanılır?
  5. Performans Göstergeleri Kategorileri
  6. Temel Performans Göstergeleri ve Kritik Başarı Faktörleri
  7. Öncü Göstergeler
  8. Neden Temel Performans Göstergeleri?
  9. Her Şey Temel Performans Göstergesi midir?
  10. KPI Karakteristikleri – SMART
  11. KPI Karakteristikleri – Wayne Eckerson
  12. KPI’larda Dikkat Edilmesi Gerekenler
  13. Proje Odaklı KPI Karakteristikleri
  14. KPI Nasıl Belirlenir?
  15. KPI ve Alaka
  16. KPI Seçimi
  17. Kötü KPI Seçimi
  18. Paydaşlar ve KPI
  19. KPI Ölçümü
  20. KPI Ölçümleme Teknikleri

UDEMY’de yer alan Temel Performans Göstergeleri eğitimini almak için tıklayınız.

Paylaşın:

Neden Proje Dokümantasyonu?

Proje dokümantasyonu, proje ile ilgili oluşturulan belgeleri (proje planları, analizler, kayıtlar, raporlar vb.) kapsar. Dokümantasyon süreci sadece kağıt yığını oluşturmaktan daha büyük bir amaca hizmet eder.

Dokümantasyon, projenin hedeflerini, risklerini ve kısıtlarını planlarken kritik düşünmeyi tetikler ve yapılandırır. Herhangi bir belge, düşüncenin, eylemlerin kanıtıdır.

Dokümantasyon, insanların, kafalarında saklayamayacakları ayrıntıları yönetmelerini sağlar. Böylelikle, günlük proje çalışmaları sırasında kolayca göz ardı edilen küçük detaylar ve bugün kolayca hatırlanan daha büyük şeyler bir arada saklanabilir.

Dokümantasyon, zaman geçtikçe değerini kaybedebilir veya personel değişiklikleri sonucu kaybolabilir. Günümüzde elektronik ortamda dokümanların tutulması bu sıkıntıların önüne geçmiştir.

Dokümantasyon, proje ekibi ve paydaşları senkronize ederek, proje ile ilgili değişikliklerin, sorunların ve ilerleyişin takip edilebilmesini, kayıt altına alınmasını sağlar.

Dokümantasyon, içeriği ile beraber yeterince düşünülüp doğru bir şekilde hazırlanmadığı için bazılarınca değersiz veya ek iş yükü olarak görülebilir. Dokümantasyonun amaca uygun hazırlanmış olması, neden değerli olduğunun tüm paydaşlara açıklanması ve gerekirs nasıl doldurıulacağı hakkında eğitimler verilmesi gerekir.

Dokümantasyon doğru içerikle, doğru zamanda hazırlanmamış, doğru kişi hazırlamamış ve doğru kişilere iletmemiş ise, dokümanı alanlar gereğini yerine getirmiyorlarsa dokümantasyon sürecinde problem var demektir.

Zamanlama: Dokümantasyon geç veya erken hazırlanmamalıdır. Sonradan hazırlanan dokümantasyon göz boyamadır. Erken hazırlanan bir dokümantasyon hatalı bilgiler içeriyor olabilir. Belgelerin güncel tutulması, basit, pratik ve doğru bilgi girişinin düzenli yapılması gerekir.

Kullanım: Profesyonel sorumluluk, hazırlanan plan vb. belgelerin kullanılmasını gerektirir. Gerçekleştirilen eylemlerde, hazırlanan dokümanlar (planlar vb.) esas alınmıyorsa plan yapmanın bilinmediği ya da gerçekçi olmayan bir plan yapıldığı düşünülebilir.

İçerik: Yetersiz veya eksik içerik, zamanında oluşturulup doğru şekilde kullanılsa bile, dokümanın değerini azaltır. Örneğin, maliyetleri gerçekçi yansıtmayan bir durum raporu, riske yanıt planlarını içermeyen risk analizi vb.

Dokümantasyonun temel amacı projedeki riskleri azaltmaktır. En basit projede bile belirli ayrıntılar insan beyninin yakalaması, hatırlaması ve yönetebilmesi için fazladır. Proje dokümantasyonu düzgün yapıldığında, paydaşların beyinlerinin dinamik, hareketli bir uzantısı olarak faydasını gösterecektir.

Dokümantasyon, projenin tüm detaylarını kafalarımızda tutmak zorunda kalmadan projenin farklı alanlarındaki bilgiyi yönetebilmemizi, doğru ve hızlı karar vermemizi sağlar.

Paylaşın:

Proje İçi Önceliklendirme – Önceliklendirme Matrisi

Projeler ile müşteri ve/veya yönetimin kapsam, zaman, maliyet ve kalite ile ilgili başarı kriterlerini gerçekleştirmeye çalışırız. Bu kriterler eşanlı gerçekleştirmeye çalışılsa bile aralarındaki ilişkiler belirli tercihler yapmamızı gerektirir. Örneğin daha düşük maliyetle gerçekleştirmek zorundaysak süre uzayabilir veya daha çabuk bitirmek istiyorsak maliyetlerimiz yükselebilir.

Proje Yöneticileri bazen kendileri bazen de müşteriye, sponsora danışarak proje ile ilgili öncelikleri belirlemek ve karar almak zorunda kalırlar.

Bu konuda tereddüt yaşanmaması ve yanlış kararlar alınmaması için Önceliklendirme Matrisi kullanılması gerekir.

Önceliklendirme Matrisinde yer alacak parametreler şunlardır;

  • Kısıt – Ne olursa olsun gerçekleştirilmesi gereken değerlerdir. Zaman, bütçe, kalite kriterleri olabilir.
  • Geliştir – Projeye değer katacak şeylerdir. Belirlenmiş kapsamda hangi kriterler optimize edilirse zaman ve maliyet açısından avantaj sağlanabilir?
  • Onayla – Orijinal parametrelerden sapma durumunda kabul toleransı nedir? Zaman, bütçe ve kalite sapmalarını Kabul edilebilir seviyede tutacak şeyler nelerdir?

Yukarıdaki şekilde zamanında pazara girmenin ve zaman, maliyeti düşürecek her fırsatın çok önemli olduğu bir projeyi görebilirsiniz. Bütçe aşımı kabul edilir durmaktadır.

Öncelikler projeden projeye değişir. Örneğin bir yazılım firması pazara erken girebilmek için bazı özellikleri diğer sürüme erteleyebilir. Bazen konferans, kutlama vb. özel günlere ilişkin projelerde zaman kısıtı bellidir. Bu tip projelerde bütçe kısıtlı ise Proje Yöneticisi zaman ve maliyeti düşürebilecek fırsatları kovalar.

Bazen her 3 kriterinde kısıt olduğunu görebiliriz. Bu tip durumlarda Proje Yöneticisi her kriteri optimize edecek çözümler üretmek zorunda kalır. İdeal şartlar olabileceği düşünebilir ama çoğu zaman Proje Yöneticisi, bir kriteri diğer iki kritere tercih etmek zorunda kalır. Bu yüzden projenini başında Sponsor veya Müşteri ile 3 kriter önceliklendirilmelidir.

Önceliklendirmede limitlerin belirlenmesi, beklentilerin netleştirilmesi ve yanlış anlaşılmaların önüne geçilmesi gerekir.

Problem çözümlerinde de bu öncelik yapısı kullanılabilir.

Önceliklendirmenin proje sürecinde değişebileceği unutulmamalı, gerekli ayarlamalar yapılmalıdır.

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Tamamlama için Gerekli Performans Endeksi – TGPE (To Complete Performance Index (TCPI))

Projelerde, bekleyen işlerin tamamlama maliyetinin, kalan bütçeye oranı olarak ifade edilir. Projenin hedefini tutturabilmek için kalan kaynaklarla başarılması gereken maliyet performansının ölçümü için kullanılır. Kısaca özetlemek gerekirse projenin gelecekteki maliyet performansını gösterir.

Projenin gelecekteki maliyet performansını ölçebilmek için iki farklı onaylı bütçe dikkate alınabilir: Planlanan Bütçe (PB) veya Tahmini Tamamlanma Maliyeti(TTM).

Böylece TGPE şöyle hesaplanır: Kalan İşlerin Değeri / Kalan Bütçe

Kalan işlerin Değeri, Planlanan Bütçeden, Kazanılmış Değer (KD) çıkarılarak bulunur. Örneğin PB-KD

İki şekilde yaklaşmakta fayda vardır: Bütçeye göre ve bütçe aşımına göre. Her iki yaklaşımda TGPE formülü değişecektir;

Durum 1: Planlanan Bütçeye göre

TGPV= (PB – KD) / (PB – GM(Gerçekleşen Maliyet))

12 ayda bitmesi gereken ve 100.000 TL bütçeli (PB) bir proje düşünelim. 6. Aya gelindiğinde 55.000 TL harcanmış (GM) ve işin %60’ı bitirilmiş olsun.

  • Planlanan Bütçe (PB)= 100.000
  • Gerçekleşen Maliyet (GM) = 55.000
  • Planlanan Değer (PD) = 50.000
  • Kazanılmış Değer (KD) = 60.000
  • Maliyet Performans Endeksi (MPE) = KD / GM = 60 / 50 = 1.1

MPE > 1 olduğu için bütçenin altında kalınmış demektir. TGPE formülü PB doğrultusunda olmalıdır;

TGPE= (PB – KD) / (PB – GM)

= (100.000 – 60.000) / (100.000 – 55.000)

= 40.000 / 45.000

= 0,89

Bunun anlamı, projeyi, 0.89 olan Maliyet Performans Endeksi ile tamamlayacağınızdır.

Durum 2 – Proje Bütçeyi aştıysa

TGPE = (PB – KD) / (TTM – GM)

12 ayda bitmesi gereken ve 100.000 TL bütçeli (PB) bir proje düşünelim. 6. Aya gelindiğinde 60.000 TL harcanmış (GM) ve işin %40’ı bitirilmiş olsun.

  • Planlanan Bütçe (PB)= 100.000
  • Gerçekleşen Maliyet (GM) = 60.000
  • Planlanan Değer (PD) = 50.000
  • Kazanılmış Değer (KD) = 40.000
  • Maliyet Performans Endeksi (MPE) = KD / GM = 60 / 50 = 0.67

MPE < 1 olduğu için bütçenin altında kalınmış demektir. TGPE formülü TTM doğrultusunda olmalıdır;

TTM = PB / MPE = 100,000 / 0.67 = 149,253

TGPE= (PB – KD) / (TTM – GM)

= (100,000 – 40,000) / (149,253 – 60,000)

=60,000 / 89,253

=0.67

TCPI = 0.67

Bunun anlamı, projeyi, 0.67 olan Maliyet Performans Endeksi ile tamamlayacağınızdır.

Günde 1.000 m2 boya yaparak 10 günde tamamlanacak bir proje düşünelim. 10 günde toplam 10.000 m2 boya yapılacak. 5 gün sonra sadece 3.000 m2 boyandığını fark ettiniz. Kalan 5 günde 7.000 m2 boya yapılması gerekiyor. Yani günde 1.400 m2. Basitçe söylemek gerekirse TGPE sizin gelecekte göstermeniz gereken performanstır. MPE sizin geçmiş performansınızdır.

  • TGPE < 1 ise iyi durumdasınız.
  • TGPE >1 ise daha iyi bir performans sergilemeniz gerekiyor.
  • TGPE = 1 ise aynı maliyet performansı ile ilerleyebilirsiniz.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın: