Kategori arşivi: Araç&Teknikler

Proje Yönetiminde SWOT Analizi

SWOT Analizi (SWOT Analysis), organizasyon veya projenin güçlü yönlerinin, zayıflıklarının, fırsatların ve tehditlerin analizi için kullanılan bilgi toplama tekniğidir.

Adını, Streghts (Güçlü Yönler), Weaknesses (Zayıf Yönler), Opportunities (Fırsatlar) ve Threats (Tehditler) kelimelerinin baş harflerinden alır.

PMI, PMBOK® Guide 6’da Risklerin Tanımlanması sürecinde analiz, organizasyonun güçlü ve zayıf yönlerinin belirlenmesiyle başlar ve genellikle projeye, organizasyona ya da onun iş alanına odaklanır.

SWOT analizi, proje için organizasyonun güçlü yönlerinden kaynaklanan fırsatları ve organizasyonun zayıf yönlerinden kaynaklanan tehditleri belirler. Organizasyonun güçlü yönlerinin tehditleri ne ölçüde dengelediği ve zayıf yönlerle başa çıkmada kullanılabilecek fırsatlar incelenir.

SWOT Analizi temel olarak, tehditlerin ortadan kaldırılması ve fırsatların değerlendirilebilmesi amacını güder. Aktivitelerin ulaşabilecekleri potansiyele, ilgili risklerin olumsuz etkilerini azaltmak ya da ortadan kaldırmakla ulaşılabileceği düşüncesine dayanır. Güçlü yönlerin ve fırsatların zayıf yönlere ve tehditlere yönetilebilmesini sağlamaya çalışır.

SWOT Analizi, genellikle proje başında yapılmakla beraber, yaşanan problemler sebebiyle proje hedeflerinden uzaklaşmaya başlamışsa tekrar edilir. Örneğin projede bir değişiklik oluştuğunda yaratacağı riskler ve nasıl ele alınacağını belirlemek için yapılabilir.

SWOT Analizi, Proje Yöneticisinin sorumluluğundadır ve hedef net olarak belirlenip ilgili paydaşlarla paylaşılmalıdır. Proje başında yapılan analizlerde ilgili paydaşların katılımıyla proje ve riskler bir bütün olarak ele alınır. SWOT Analizi sonrasında planlama başlar.

SWOT Analizine bazı sorularla başlamak yerinde olacaktır. Örnek olarak aşağıdaki soruları inceleyebilirsiniz;

Güçlü Yönler

  • Şirkette gerekli netelikte kaynaklarımız var mıdır?
  • Projeye bir bütçe atanmış mıdır?
  • Projenin gerçekleştirilmesi ile ortaya çıkacak faydalar nelerdir?
  • Proje yeni teknoloji, altyapı, ekipman vb. gerektiriyor mu?
  • Benzeri proje tecrübemiz var mı?

Zayıf Yönler

  • Gerçekçi maliyet ve süre tahminleri için yeterli ve kaliteli veri var mıdır?
  • Proje bütçesini karşılayabilecek finansal gücümüz var mıdır?
  • Önümüzde engeller var mıdır?
  • Dış kaynak ihtiyacımız var mı?
  • Gereksinimler ya da talep gerçekçi mi?

Fırsatlar

  • Projenin yaratacağı avantajın boyutu nedir?
  • Rakiplerimizin zayıflıkları var mı?
  • Sektör eğilimleri ne yöndedir?
  • Yeni teknoloji, ürün vb. geliştirme fırsatı var mıdır?

Tehditler

  • Rakipler kolayca kopyalayabilir mi?
  • Gerekli kaynakları bulmak veya değiştirmek zor mu?
  • Bilmediğimiz alanlara giriyor muyuz?
  • Projeyi olumsuz etkileyebilecek iç ve dış etkenler nedir?

Bu soruların şirket veya proje özelinde geliştirilmesi gerektiği unutulmamalıdır.

SWOT’un avantajları

  • İleriye doğrudur ve sadece harcadığınız zamana mal olur.
  • Şirketin güçlü yönleri ile tehditleri ortadan kaldırmaya yönelik yeni fikirler çıkmasını sağlar.
  • Tehditler konusunda farkındalık yaratır, hazırlık imkanı verir.

SWOT’un Dezavantajları

  • Hedefleri başarmak için gerekli fırsatlar veya olası riskler atlanabilir.
  • Tehditler ve zayıf yönlerin yanlış yorumlanması kaynakların yanlış yönlendirilmesine sebep olabilir.
  • Önemsenmeden yapılması istenen sonuçları vermeyebilir.
Paylaşın:

Proje Yönetiminde Paydaş Haritalama/Gösterim

PMBOK® Guide 6’da Paydaşların Tanımlanması sürecinde önerilen bu teknik PMBOK® Guide 5’den daha farklı yöntemler içeriyor. PMP sınavına hazırlananlar dikkat etmelidir.

Paydaş Haritalama/Gösterim, paydaşların farklı yöntemlerle kategorize edilmesidir. Paydaşların kategorize edilmesi paydaşlar arası ilişkilerin ve etkileşimlerin sağlanması açısından önemlidir.

Kullanılan yöntemler aşağıdaki gibidir;

Güç/İlgi, Güç/Etki ya da Etki/İlgi Matrisleri – Paydaşları güç seviyeleri (yetkileri), projenin çıktılarına yönelik ilgileri, projenin çıktılarına olan etkileri, planlama ve yürütmeye etki düzeyleri açısından değerlendirmek ve gruplandırmak için kullanılır. Küçük veya paydaşlar arası ilişkilerin basit olduğu projelerde tercih edilir.

Paydaş Küpü (Stakeholder Cube) – Proje Yöneticisi ve proje ekibi için paydaşlarla etkileşimi 3 boyutlu olarak ifade etmek için kullanılır.

Öne Çıkma (Salience) Yöntemi – Paydaşları güç ve yetkileri, aciliyet beklentileri ve katılımları açısından ele alan modeldir. Büyük ve karmaşık projelerde tercih edilir. Detaylı bilgi için tıklayınız.

Etkinin Yönleri – Proje paydaşlarının projeye ya  da paydaşlara olan etkileri doğrultusunda sınıflandırılmasıdır. İki şekilde şınıflandırma yapılır;

  • Yukarı Doğru – Yönetim, müşteri, sponsor, yürütme komitesi
  • Aşağı Doğru – Ekip, uzmanlar
  • Dışarıya Doğru – Tedarikçiler, devlet, halk, kullanıcılar
  • İçeriye Doğru – Proje Yöneticileri, Fonksiyonel yöneticiler

Önceliklendirme – Özellikle çok paydaşın yer aldığı projelerde ilişkileri ve iletişimi yönetebilmek için önceliklendirme gereklidir.

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Paydaş Katılımı Değerlendirme Matrisi

Paydaş Katılımı Değerlendirme Matrisi (Stakeholder Engagement Assessment Matrix) paydaşların mevcut ve beklenen katılım, ilgi düzeylerini karşılaştırmak için aşağıdaki süreçlerde kullanılır;

  • İletişim Yönetiminin Planlanması sürecinde mevcut ve beklenen katılım, ilgi seviyeleri arasında farkları ortadan kaldırmak için ek iletişim gereksinimleri olup olmadığının değerlendirilmesi için kullanılır.
  • Proje İletişimlerinin İzlenmesi sürecinde iletişimlerin verimliliği hakkında bilgi sağlaması açısından önemlidir. 
  • Paydaş Katılımının Yönetilmesi sürecinde paydaşların projenin hedeflerini, amaçlarını, faydalarını ve risklerini net olarak anlamalarını sağlayarak projenin başarıya ulaşma olasılığının artırılması hedeflenir. Paydaş Katılımı Değerlendirme Matrisi, paydaşların projenin aktif destekçileri olmalarına ve proje kararlarının yönlendirilmesine yardımcı olur. İnsanların projeye tepkileri önceden tahmin edilerek, destek kazanmak ve olumsuz etkileri en aza indirmek için ileriye yönelik etkin önlemler alınabilir.

Paydaşların projeyi etkileme olasılıklarının en yüksek olduğu dönem genellikle başlangıç evreleridir ve proje ilerledikçe bu etki kademe kademe düşer.

Proje yöneticisi, paydaşların projeye katılımından ve bunların yönetilmesinden sorumludur ve gerektiğinde yardımcı olması için proje sponsoruna başvurabilir. Paydaş katılımının aktif yönetimi, projenin hedeflerini ve amaçlarını gerçekleştirememesi riskini azaltacaktır.

Paydaş katılım durumu aşağıdaki gibi sınıflandırılmaktadır;

  • Habersiz – Proje ve potansiyel etkisinden habersizdir.
  • Dirençli – Projenin ve potansiyel etkilerinin bilincindedir ve değişime direnç gösterir.
  • Tarafsız – Projenin bilincindedir ancak ne destekleyici ne de dirençlidir.
  • Destekleyici – Projenin ve potansiyel etkilerinin bilincindedir ve değişimi destekler.
  • Lider – Proje ve potansiyel etkilerinin bilincindedir ve projenin başanya ulaşması için aktif katılım gösterir.

Paydaşların ilgi düzeyleri farklı proje aşamalarında değişiklik gösterir. Paydaş Katılımının İzlenmesi sürecinde paydaş katılımı ile ilgili değişiklikler izlenir.

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Olasılık ve Etki Matrisi

Sadece risklerin tanımlanması projenin etkin yönetilebilmesi için yeterli değildir. Risklerin gerçekleşme olasılığını ve etkilerini analiz etmek olası problemlerin erken görülebilmesini, doğru yanıt planlarının üretilmesini ve karar vermeyi sağlar.

Projelerde, Niteliksel Risk Analizinin Yapılması sürecinde riskin meydana gelme olasılığını ve o risk meydana gelirse proje hedefleri üzerindeki etkisini göstermek için Olasılık ve Etki Matrisi kullanılır.

Olasılık ve Etki Matrisi, her riskin gerçekleşme olasılığını ve proje hedeflerine etkisini değerlendirmeye yarar. Olasılık ve Etki belirli gruplara (Az – Normal –Çok vb.) gruplara ayrılır.

Riskler, gerçekleşme olasılığı ve etkisi çok olanlardan başlanarak önceliklendirilir, yanıt planları hazırlanır.

Olasılık ve Etki Matrisi her hedef (zaman, bütçe vb.) için Risk Yönetimi Planında belirtildiği şekli ile ayrı ayrı hazırlanır. Riskler, proje hedeflerini etkileme potansiyellerine göre önceliklendirilir.

Riskin önem açısından “yüksek”, “orta” ya da “düşük” olarak derecelendirilmesini sağlayan belli olasılık ve etki kombinasyonları genellikle organizasyon tarafından belirlenir.

Şirketler genellikle, risk derecelendirme kurallarını proje başlamadan önce belirler ve bu kurallar organizasyonel süreç varlıklarında yer alır. Risk derecelendirme kuralları Risk Yönetiminin Planlanması sürecinde eldeki projeyle uyumlu hale getirilir.

Riskler proje süresince düzenli olarak Olasılık ve Etki Matrisi ile değerlendirilmeli, öncelikler gözden geçirilmelidir.

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Fikir/Zihin Haritalama (ldea/Mind Mapping)

Proje Yönetiminde Fikir/Zihin Haritalama (ldea/Mind Mapping), bakış açılarındaki ortak ve farklı noktaları yansıtmak ve beyin fırtınası seanslarıyla yaratılan fikirleri birleştirmek için kullanılır.

Aşağıdaki süreçler kullanılması önerilen bir tekniktir. 

  • Gereksinimlerin Toplanması sürecinde kapsamın netleştirilmesi için beyin fırtınası ile toplanan gereksinimlerin ortak ve farklı yanlarını belirlemek için kullanılır.
  • Kalite Yönetiminin Planlanması sürecinde bilgileri görsel olarak düzenlemek için kullanılır. Proje ile ilgili kalite konseptinde yapılacakların veya fikirlerin organize edilmesinde kolaylık sağlar. Ayrıca kalite gereksinimlerini, kısıtları, bağımlılıkları ve ilişkileri belirlemeye yarar.
  • Paydaş Katılımının Planlaması sürecinde paydaşlarla ilgili bilgileri, paydaşlar arası ilişkileri ve paydaşların şirket ile ilişkilerini grafiksel olarak organize etmeye yarar.

Fikir/Zihin Haritalama yukarıdaki süreçlere ek olarak aşağıdaki konularda kullanılabilir;

  • Toplantılarda, fikirleri ve toplantı notlarını derleme,
  • Kapsamı belirlerken ihtiyaçları, kısıtları, varsayımları derleme,
  • Proje aşama ve aktivitelerini belirleme,
  • Kimin hangi aktiviteyi gerçekleştireceğini belirleme,
  • Proje sunumları,
  • Proje Yönetimi Yaklaşımının ve Proje yönetimi Planlarının gösterimi,
  • Problem çözümleri,
  • Karar verme,
  • Proje portföyünü belirleme.

Fikir/Zihin Haritalamayı etkin kullanabilmek için;

  • Birden fazla projede oluşturulan haritalar birbirleri ile ilişkilendirilebilir.
  • Ortak terminoloji ve grafiklerin (renk, sembol vb.) kullanılması paydaşlar tarafından anlaşılmasını kolaylaştırır.

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Matris Şemalar

Matris Şema (Matrix Diagrams), matris şeklinde veri analizi gerçekleştirmek için kullanılır. Projelerin her sürecinde kullanılabileceği gibi özellikle Kalite Yönetiminin Planlanması ve Kalitenin Yönetilmesi süreçlerinde kullanılması önerilir.

Proje Yöneticilerinin, proje yönetimi verilerinin analizi için kullanabilecekleri farklı matris şema tipleri bulunmaktadır;

L-şeklinde matris – İki konu arasındaki ilişkiyi gösterir.

T-şeklinde matris – Üç grup arasındaki ilişkiyi gösterir.

Y-şeklinde matris – Üç grup arasındaki ilişkiyi gösterir fakat dairesel bir gösterim ile anlamayı kolaylaştırmayı hedefler.

C-şeklinde matris – Üç grup arasındaki ilişkiyi 3D (3 boyutlu) göstermek için kullanılır.

Nancy R. Tague’nin The Quality Toolbox adlı kitabında farklı matris şemaları görselleri ile açıklanmaktadır. Görmek ve daha iyi anlamak için buraya tıklayınız.

Kalite Yönetiminin Planlanması sürecinde anahtar kalite ölçütlerinin tanımlanması için kullanılır.

Kalitenin Yönetilmesi sürecinde hedefler, problemler ve nedenler gibi faktörlerin bir arada değerlendirilmesini sağlar.

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Mantıksal Veri Modeli

Mantıksal Veri Modelleri, temel olarak şirket verilerinin teknolojiden bağımsız, iş dilinde görsel olarak sunulmasıdır. Temel hedefi iş kurallarının şirket verilerine nasıl uygulandığını göstermek, veri bütünlüğünü tanımlamak veya kalite ile ilgili problemlerin oluştuğu noktaları tespit etmektir. Projelerde Kalite Yönetimi Planlama sürecinde kullanılır. 

Örneğin şirketin satınalma kuralları ve proje tedariğini ele alalım. Satınalma sürecinde istenen veriler, proje tedariğinde dikkate alınır. Satınalma sürecine uygun ürün açıklaması, miktarı, fiyatı vb. kayıtların tutulması, sürece uygun ilerlenmesi gerekir. Proje tedariğini planlarken ve uygularken şirket yapısına uygun modelleme yapılmalıdır.

Örneğin projede bir veritabanı oluşturulacaksa, mevcut altyapı ve iş kuralları dikkate alınarak mimari belirlenmeli, veri kalitesine daha sonra odaklanılmalıdır.

Mantıksal Veri Modelleme sayesinde;

  • Şirket kuralları ile proje uyumu sağlanır,
  • Proje çıktıları ile şirket kuralları hizalanır,
  • Doğru karar verme sağlanır.

Bu konuda detaylı bilgi almak isteneler için güzel bir makale: Information systems design for project management – a data modeling approach

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Kırılım Yapıları ve Hiyerarşi

Proje yönetiminde kırılım yapıları yukarıdan aşağıya grafik formatında gösterim için kullanılır.

Genel olarak 3 kırılım yapısı yaygın olarak kullanılır;

1- İş Kırılım Yapısı (İKY)- Proje teslimatlarının, çalışma paketlerine kırılmış halidir ve grafiksel olarak aşağıdaki gibi hazırlanır.

2- Organizasyonel Kırılım Yapısı (OKY) – Organizasyonun mevcut departmanlarına ya da ekiplerine göre düzenlenen ve her birinin altında proje aktivitelerinin ve çalışma paketlerinin listelendiği yapıdır. Departmanlar organizasyonel kırılım yapısında projeye ilişkin tüm sorumluluklarını görebilirler.

5- Kaynak Kırılım Yapısı (KKY) – Kaynakların (personel, ekipman vb.) kategorik ve/veya türüne göre sıralandığı hiyerarşik bir listedir.  Proje çalışmalarının planlanmasının ve kontrolünün kolaylaştırılması için kullanılır. Her aşağı yöndeki (alt) seviye, çalışmaların planlanması, izlenmesi ve kontrol edilmesine olanak tanımak için, İş Kırılım Yapısı (İKY) ile birlikte kullanılabilecek kadar küçük bir kaynak biriminin bir tanımını temsil eder. Tüm kaynakları (personel, ekipman vb.) içeren Kaynak Kırılım Yapıları proje maliyetlerinin izlenmesine (kontrol hesapları) yardımcı olur ve organizasyonun muhasebe sistemi ile uyumlu hale getirilebilir.

Nitel Risk Analizi sürecinde, proje risklerinin birden fazla kategori altında incelenmesi gerektiğinde Olasılık Etki Matrisi yetersiz kalır ve Kabarcık Grafiği (Bubble Chart) kullanılabilir. Kabarcık Grafikleri verileri 3 boyutlu görmenizi sağlar. Risk’i bir kabarcık olarak düşünürsek, X ekseni, Y ekseni ve kabarcığın büyüklüğü olarak üç parametre ile ele alabiliriz. Aşağıda bir örneğini görebilirsiniz.

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Akış Grafikleri

Akış grafikleri, temel kalite araçlarından biri olarak belirli aktivitelerin bir mantık dahilinde grafiksel gösterimleridir.

Akış Grafikleri, projedeki karar noktalarını, paralel yolları, döngüleri ve sıralı ilişkileri gösterirler. Tahminlendirmede ve belirli bir sürecin kalite maliyetini (süreçteki iş akışına göre parasal etkiler) belirlemede yardımcı olurlar.

Proje Yöneticisi, en temel akış grafiğini planlama sürecinde hazırlar. Proje başlangıcından sonuna kadar aktiviteler birbirleri ile ilişkilendirilmiş şekilde görülebilir. Proje ekibinin, proje sürecini net görmesi sağlanır.

Proje Yönetiminde Akış Grafikleri, Kalite Yönetiminin Planlanması ve Yönetilmesi süreçlerinde önemli bir yer tutar;

  • Kalite Yönetiminin Planlanması sürecinde, bir sürecin uyum ve uyumsuzluk ile ilgili kalite maliyetinin anlaşılması ve tahmin edilmesi için kullanılır. Bir sürecin beklenen çıktıyı sağlaması için gerekli eforlar ve parasal değer, akış grafikleri ile görülebilir. Akış grafikleri süreç iyileştirme için kullanıldığında Süreç akışı ya da Süreç akış grafiği adını alır. Süreç akış grafiklerinde kalite kusurlarının nerede oluştuğu tanımlanabilir, kalite kontrol noktaları belirlenebilir. Akış grafikleri değer zincirinin gösteriminde (SIPOC – suppliers, inputs, process, outputs, and customers) kullanılabilir.
  • Kalitenin Yönetilmesi sürecinde ise kusurların oluştuğu naktaların tespit edilmesinde kullanılır.

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Varsayım Senaryo Analizi

Varsayım Senaryo Analizi (What-lf Scenario Analysis) varsayımların proje hedefleri üzerindeki etkilerini tahmin etmek için senaryoları değerlendirme tekniğidir.

Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi sürecinde farklı senaryoların proje hedefleri üzerindeki negatif veya pozitif etkileri tahmin edilerek değerlendirme yapılır. Bir teslimatın veya tedariğin gecikmesi, grev gibi senaryolar ele alınarak değerlendirme yapılır. Zaman çizelgesi üzerinde ağ şemaları kullanılarak farklı senaryoların süreyi nasıl etkileyebileceği değerlendirilir. Olumsuz durumlar için ilgili önlemler alınmaya çalışılır.

Proje Risk Yönetimi süreçlerinin çıktılarının değerlendirilmesi ve zaman çizelgesinin proje yönetim planı ve onaylanmış temel çizgilerle uyumlu hale getirilmesi için kullanılabilir.

Varsayım senaryo Analizi tüm proje ekibince yapılmalıdır. Değişiklik, problem durumları vb. senaryolar halinde ele alınmalıdır. Sadece Proje Yöneticisinin yapması yetersiz kalacaktır.

Varsayım Senaryo Analizi veri gerekliliklerini ortaya koyacak, farklı girdilerle farklı çıktıların olası etkilerini ve olası risklerin erken görülebilmesini sağlayacaktır.

Paylaşın: