Kategori arşivi: Çatışma

Projelerde Çatışma Sebebi Yaratmamak

Projelerde tutum ve davranışlar, yapılan tercihler çatışmalara sebep olabilir. Çatışmaları anlamak ve verimli olmayan çatışmalardan uzak durmak gerekir.

Neden çatışma çıkıyor;

  • Zaman çizelgesi ve bitiş tarihi ile ilgili baskılar,
  • Departmanların veya kaynakların projelere farklı öncelik vermeleri
  • Şirketin organizasyonel yapısı, bürokrasi, rol ve sorumlulukların net olmaması
  • Teknik zorluklar, yetenek ve bilgi eksikliği,
  • Farklı kişilikler
  • Bütçe, kalite vb. ile ilgili kısıtlar

Çatışma yaratmamak için yapabilecekleriniz aşağıdaki gibidir;

  • Eğer bir toplantıya hiç katılamayacaksanız ya da geç katılacaksanız önceden haber verin.
  • Toplantıya, gündemine uygun olarak çalışarak gidin. Doğaçlama yeteneğinize güvenmeyin.
  • Herkesin düşünce ve duygularına saygı gösterin.
  • Eleştirirken tüm bilgilere sahip olduğunuzdan emin olun.  
  • Ortak kararlara uyun.
  • Samimi olun, söylediğiniz şeylerin sorumluluğunu alın. “mış” gibi yapmayın.
  • Verdiğiniz sözleri tutun. Sözlerinizi tutamayacağınızdan ilgili paydaşları zamanında haberdar edin.
  • Bir karar verirken büyük resmi dikkate alın, farklı fikirler ve bakış açılarından destek alın, alternatiflerin avantaj ve dezavantajlarını değerlendirin, herkesin kazanacağı alternatifi seçmeye çalışın.
  • Problemleri herkesin bakış açısı ile analiz edin. Problemin sebeplerine ilişkin kanıtları toplayın. Çözümü ekip ile birlikte üretmeye çalışın.
  • Koordine ekiplerin kaliteli fikirler ve kararlar alacağını varsayarız. Ekip koordinasyonunda problem görüyorsanız, asıl çözülmesi gereken problem olduğunu unutmayın.
  • Herhangi bir toplantı ya da görüşmede konu dışına çıkmayın.
  • Herhangi bir konu hakkında karar almak, değişiklik yapmak vb. kimseyi dışarıda bırakmayın.
  • Herkesin zamanına saygı gösterin. Proje ekibinin konsantrasyonunu bozacak bölünmeleri engellemeye çalışın.
  • Ekip ile birlikte alınan kararları, yapılan görüşmeleri gizli tutun. Ekibin bilgisi dışında paylaşmayın.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Projelerde Çatışmalara Nasıl Yaklaşmalı?

Projelerde çatışmalar, başlamadan ele almanız ve çözülene kadar takip etmeniz gereken önemli bir konudur.

Potansiyel Çatışmalar – Projelerde kişisel farklılıkların, etkin olmayan iletişimin, organizasyonel ve kültürel faktörlerin çatışmaya yol açabileceğini öngörebilir, önlem almaya çalışabilirsiniz.

Süreç aşağıdaki gibidir;

  • Fark Etme – Kişiler arası etkileşimlerden, kişisel tutum ve davranışlardan anlaşılabilir. Olası çatışma çözümlerini uygulamaya başlayacağınız aşamadır.
  • Müdahale Yöntemini Belirleme – Çatışmanın durumuna göre nasıl aksiyon alınacağının belirlendiği süreçtir. Çatışan tarafların hassasiyetleri yüksektir, dikkatli olunması gerekir. Doğru çözüme odaklanmak gerekir.
  • Müdahale – Aldığınız karar ve çözüm konusunda aksiyona geçtiğiniz süreçtir. Tarafların verecekleri tepkiler ve yaklaşımlar çok iyi izlenmelidir. Tarafların beklentileri ve verdikleri tepkiler izlenmelidir.

Tercih edilebilecek yöntemler ve öneriler aşağıda yer almaktadır;

  • Yüzleşme/Problem Çözümü – Çatışmayı, alternatifleri değerlendirerek çözülebilecek bir problem olarak ele almaktır. Taraflar arasında açık bir diyalog gerektirir.
  • Zorlama – Kendi görüşünü başkalarınınkinin önüne geçirmeye çalışmaktır. Bu metot sadece kazan-kaybet türü çözümler üretir. Güç önemlidir. Aşağıdaki durumlarda uygulanabilir;
    • Hızlı ve çok önemli karar alınması gerektiğinde,
    • İstenmeyen ancak kaçınılmaz bir karar alma durumunda,
    • Haklı olduğunuzdan %100 eminseniz,
    • Hayati öneme sahip bir noktada,
    • Beklemenin ciddi tehditler oluşturduğu durumlarda,
    • Otorite, güç konusunda iyi pozisyondaysanız,
    • Karşınızdaki zorlama stratejisi güdüyorsa tercih edilebilir.
  • İş Birliği – Çatışma iki taraf arasında çözülemiyor ise farklı bakış açılarından yararlanmayı sağlar. Herkesin kazanması hedeflenir, karşılıklı pozitif bir bakış açısı ve yaratıcılık önem kazanır. Aşağıdaki durumlarda tercih edilir;
    • Sonuç her iki taraf için çok önemliyse,
    • Amacınız öğrenmek ise,
    • Farklı fikirleri entegre etmek istediğinizde,
    • Ortak hedefleri farklı fikirlerle gerçekleştirmek istediğinizde tercih edilmelidir.
  • Geri Çekilme/Kaçınma – Mevcut ya da potansiyel bir çatışma durumundan uzakta durmaktır. Çatışmayı çözmez, erteler. Sakinleşmek, konu üzerinde tekrar düşünmek için ideal bir yoldur. Aşağıdaki durumlarda tercih edilir;
    • Problem çok önemli değil, daha acil ve önemli işler varsa,
    • İstediklerinizin olmayacağından eminseniz,
    • Problemi çözmek kazançtan daha maliyetliyse,
    • Daha fazla bilgiye ihtiyacınız varsa,
    • Daha sonra daha etkin bir çözüm bulacağınızı düşünüyorsanız,
    • Kaçınarak kazanacağınızı düşünüyorsanız,
    • Problemin kendi kendine çözülebileceğini düşünüyorsanız tercih edilebilir.
  • Yumuşatma/Uyum Sağlama – Taraflardan birinin çatışmayı uzatmayıp diğer tarafın görüşlerine uyum sağlamasıdır. Bilginin aktarılması, ilişkilerin geliştirilmesi ve destek olmayı içerir. Çatışma duygusal sebeplerle başlamışsa yukarıya taşımadan çözümlemek için en iyi yoldur. Eğer çatışma konusu kaynak planlama, sorumlulukların dağılımı vb. konularda işe yaramayacağı gibi daha büyük problemlere yol açabilir. Aşağıdaki durumlarda tercih edilmelidir;
    • Hatalarınızın farkındaysanız, geçerli sebeplerinizi göstermek için,
    • Sonuçların önemi diğerleri için daha fazlaysa,
    • Gelecekteki güven ortamını sağlamak için,
    • Karşı tarafın kazanmasının sizin nezdinizde büyük bir kayıp olmayacağı durumlarda,
    • Uyum ve dengenin önemli olduğu durumlarda,
    • Çalışanların hatalarından biri şey öğrenmelerini istediğinizde tercih edilir.
  • Uzlaşma – Tüm tarafları kısmen memnun edecek çözümler aramaktır. Bu metot karşılıklı fedakarlık gerektirir. Uzlaşma, karşılıklı adiliyet duygusu getirir.
    • Taraflar anlaşmaya istekliyse, esneklerse ve karşılıklı güven varsa işe yarayacaktır. Kısa dönemli olup uzun dönemli olmaması durumunda tercih edilmemelidir. Aşağıdaki durumlarda tercih edilmelidir;
    • Hedef çok önemli olup kendi başınıza gerçekleştiremeyeceğiniz durumlarda,
    • Ortak güçte taraflar hedefte buluşuyorlarsa,
    • Karmaşık bir probleme geçici çözüm yeterliyse,
    • Zaman önemliyse tercih edilir.
    • Unutulmaması gereken, kazan-kazan yaklaşımı bazen yanlış varsayımlara dayanılmasına sebep olabilir.

Çatışma Çözümünü Değerlendirme – Tarafların tutum ve davranışları çatışmanın ne oranda çözümlendiğini gösterir. Eğer çözümlenmişse projenin kalitesi artmış, inovasyon ve yaratıcılık ortaya konmuş, ekip çalışması artmış, genel olarak performans yükselmiştir. Eğer çatışma çözümlenememişse iletişim aksaklıkları, işbirliğinde azalmalar, ekip üyeleri arasında tartışmalar artmış ve genel olarak performans düşmüştür diyebiliriz.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Proje Süreçlerinde Çatışmalar

Proje başlangıcında önemli çatışmalar çıkabilir. Projenin şirket içindeki öneminin anlaşılması ve önceliğinin belirlenmesi gerekir. Proje Yöneticisinin, yönetim tarafından desteklenmesi gerekir. Bu aşamada projenin ileriki safhaları için gerekli kaynaklar ve güç ile ilgili hazırlık yapılması gerekir. Başlangıç aşamasında kullanılacak yöntem, teknik ve araçların belirlenmesi ve ekip üyelerince kabul edilmesi gerekir. Projenin organizasyonel yapısı, proje yöneticisinin kaynaklar üzerindeki yetki ve sorumlulukları, fonksiyonel birimlerin projeyi nasıl destekleyeceklerinin belirlenmesi ve netleştirilmesi gereken aşamadır.

Proje planlama aşamasında dokümantasyon ve onay süreçleri başlar. Planlama için gerekli olan nitelikli kaynakların departmanlardan istenmesi gerekir. Planlamaya ayırılacak efor ve süre yöneticiler tarafından önemsenmeyebilir. Proje Yönetiminde planlamanın yavaş uygulamanın hızlı olması önemlidir. Planlama aşamasında öncelikler öneminin kaybetmez. Hangi işlerin öncelikli olduğu, kaynakların önceliklerinin belirlenmesi, zaman ve maliyet ayarlamaları çatışmalara sebep olabilir.

Büyük çatışmalar yürütme, izleme ve kontrol süreçlerinde ortaya çıkar. Planlama safhasında çözülememiş çatışmalar yürütme ve kontrolde daha büyük çatışmalara yol açar. Alınan kararlar, yaşanan problemler, teknik zorluklar, uyum sorunları ciddi çatışmalara yol açabilir. Yürütme sürecinde önceki aşamalar ile ilgili problemler (örneğin tasarım hatası üretim hatasına yol açabilir) çatışmaların kaynağını oluşturur. Test ve pilot uygulama sonuçları taraflar arasında suçlama ve çatılmalara yol açabilir. Yürütme aşamasında ilk defa denenen ekipman, teknoloji vb. problemlere ve çatışmalara yol açabilir. Yeni uygulama, ekipman vb. nin sağlayacağı faydalara ilişkin varsayımlar beklendiği gibi gerçekleşmeyebilir, paydaşlar anlaşmazlığa düşebilir

Yürütme sürecinde yaşanan problemler kapanış sürecinde yaşanabilecek çatışmaların kaynağıdır. Gecikmeler ya da bütçe aşımları proje kapanışında paydaşları açıklama getirmelerine sebep olur. Gelecek kaygıları ya da performanslara ilişkin olumsuz görüşlerin oluşmasını proje ekibinin savunma ya da mazeretler üretmesine yol açabilir. İşi tamamlamak için ötelenmiş konuların başarılması için baskı artar, artan baskı kalite vb. problemlere yol açabilir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Öncelikleri Değişen Proje Ekip Üyeleri Üzerlerine Düşeni Yapmıyorlarsa

Proje aktivitelerinin gerçekleştirilmesi proje ekip üyelerinin ve yöneticilerinin verecekleri taahhütlere bağlıdır. Proje yöneticisinin verilen taahhütleri takibi ve proaktif yaklaşımı önceliklerin değişmesini engelleyemeyebilir.

Proje ekip Üyelerinin verdikleri taahhütleri yerine getirememelerinin bir çok sebebi olabilir. Liste uzun olmakla birlikte bir kaç örnek vermek gerekirse;

  • Çok fazla iş yükleri, sorumlulukları vardır.
  • Eğitime veya desteğe ihtiyaçları vardır.
  • Sorumlulukları net değildir.
  • İhtiyaç duydukları yetkiye sahip değillerdir.
  • Yaptıkları işe yönelik geri besleme alamıyor olabilirler.
  • Yöneticileri başka iş ile uğraşmalarını istiyordur.
  • Hata yapmaktan korkuyordur.
  • O işi yapmanın ona bir faydası olmadığını düşünüyordur.
  • Yeterli bilgiye sahip değildir.
  • Çalışma ortamı uygun değildir.

Dikkat edilmesi gerekenler;

  • Proje Yöneticisi, Proje Ekip Üyesinin proje başlangıcında ve planlamada verdiği taahhütleri fonksiyonel yöneticisi üzerinden doğrulamalıdır. Aynı şekilde Proje Ekip Üyesinin öncelikleri sonradan değiştiğinde sebepleri doğrulanmalıdır.
  • Verilen taahhütler gerçekçi gelmiyorsa alternatifler düşünülmelidir.
  • Proje aktiviteleri taahhüt edilen süre ve bütçede tamamlanmıyor, açıklamalar size ikna etmiyorsa, gerçek sebepler ortaya koyulmuyor olabilir.
  • Proje Ekip Üyeleri ile birebir görüşmeler yaparak neler olup bittiğini net olarak anlayın.
  • İşlerini yapmaları için ihtiyaçlarını ve beklentilerini netleştirin.
  • İşlerini yapmaları için önlerinde engel olup olmadığını sorgulayın ve ortadan kaldırmaya çalışın.
  • Çakışan öncelikleri Proje Ekip Üyesinin yöneticisi ile birlikte değerlendirin.
  • Öncelikler değişmişse verdiği taahhüdü yenilemesini isteyin. Proje planlarınızı yeni taahüde göre güncelleyin, ilgili paydaşları bilgilendirin.
  • Birden fazla Proje Ekip Üyesi ile benzer problemleri yaşıyorsanız yöneticileri ile bir toplantı organize ederek durumu masaya yatırın. Şirketin öncelikleri doğrultusunda departman ve proje hedeflerinin önceliklerine beraber karar verin.
  • Proje işlerinin önceliği yüksek fakat departmanlar aksi yönde davranıyorlarsa Sponsora ve Üst Yönetime durumu aktarın.
  • Önceliklerin departmanlar lehine olması durumuna hazırlıklı olun. İç ve dış kaynak alternatiflerini değerlendirin.
  • Önceliklerin değişmesi durumunda yap ya da al kararları gibi alternatifleri düşünün. Projenin geri kalanında ayarlamalar yapın.
  • Önceliklerin değişmesinin projeye olası etkilerini detaylıca analiz edin ve Sponsorunuzla paylaşın.
  • Projenin hedeflerine ulaşamayacağı şekilde öncelikler değişmişse projeyi erteleme, iptal konularını değerlendirin.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Projenin Ortasında Hedefler Değişirse

Kapsam kayması projelerin korkulu rüyasıdır. Projenin ileri safhalarında ortaya çıkan zorunlu veya isteğe bağlı değişiklikler hem moral, motivasyonu hem de projenin başarısını olumsuz etkiler. Değişiklik yönetimi sürecinin olması ve kullanılması zorunludur.

Agile(Çevik) yöntemler değişiklikleri kabul etme, erken fark etme veya belirli bir aşama sonrasında kabul etmeme gibi prensipler içersede zorunlu (yasal vb.) değişiklikler projeleri olumsuz etkilerler.

Dikkat edilmesi gerekenler;

  • Proje gereksinimlerinin belirlenmesi, önceliklendirilmesi ve kapsam temel çizgisinin (planlanan kapsam) hazırlanması konusunda kaliteli zaman ayırılmalıdır. Bu maddeleri hızlı ya da üstünkörü geçmek, ayrılan vakti sınırlandırmak çok büyük problemlere yol açar.
  • Kapsam Temel Çizgisinin hazırlanması gelen taleplerin değişiklik olarak ele alınmasını, öncelikleri nasıl etkilediğinin değerlendirilebilmesini sağlar. Gelen değişiklik talepleri öncelikler çerçevesinde değerlendirilerek önem belirlenir, gerçekleştirilecek işler gözden geçirilebilir.
  • Sürpriz değişikliklerden kapsamı korumak, zorunlu değişikliklerde kapsamı yönetebilmek için değişiklik kontrol yönetimi uygulanmalıdır.
  • Değişiklik Kontrol Sistemi şirket genelinde uygulanan genel bir yöntem olabileceği gibi proje özelinde de belirlenebilir.
  • Proje başında değişiklik kontrol sistemi açıklanmalı, yönetilmeyen değişikliklerin projeyi nasıl etkileyebileceği açıklanmalıdır.
  • Değişikliklerin yönetilebilmesi için Üst Yönetimin ve sponsorun desteği alınmalıdır.
  • Değişiklik taleplerinin en çok ve sık gelebileceği departman yöneticileri ile birebir görüşmeler yapılmalıdır.
  • Değişikliklerin “Neye mal olacağı?” ve “Ne kazandıracağı?” önemlidir. Her değişiklik talebi için talebi yapan maliyet fayda analizi yapmalıdır.  
  • Gelen değişikliklerin “red” statüsünde olduğu kabul edilmeli, değişiklik talebi yapanın isteğinin ayaklarının yere bastığını, faydasını, önemini ispat etmesi istenmelidir.
  • Değişikliklerin sebebine odaklanılmalı, proje kapsam yönetimi açısında alınan ders olarak değerlendirilmelidir.
  • Yönetim veya müşteri kaynaklı değişikliklerde dahi Değişiklik Kontrol Sürecinin kullanılması gerekliliği açıklanmalıdır.
  • Değişikliklerin zaman, maliyet ve kalite açısından değerlendirilmesi şarttır. Onaylanmış değişiklikler planların güncellenmesini gerektirebilir. Değişikliğe rağmen planların aynı kalması isteniyorsa yeniden planlama yapılmalıdır.
  • Değişikliklerin Kabul edilmesi durumunda birkaç farklı statü kullanılabilir. Örneğin değiştirilerek kabul edilmiştir, ertelenmiştir vb.
  • Değişiklik kontrol süreci netleştirilmeli, rol ve sorumluluklar belirlenmelidir.
  • Değişikliklere “hayır” diyebilme gücüne sahip bir kişi sürece dahil edilmelidir.
  • Değişiklik Kontrol Süreci, değişiklik talep formu ile başlamalı ve yazılı olmalıdır. Eksik talepler kabul edilmemelidir.
  • Değişiklik talepleri düzenli olarak takip edilmeli, gerekirse Yönetim toplantılarında gündem edilmelidir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Kısıtları Çok Olan Projeyi Yönetmek

Proje Yöneticisi için projenin zaman, maliyet, kapsam, kaynak ve kalite kısıtları çoğaldıkça işler değişir.  Bu tip projeler, projenin sağlayacağı faydaya ve paydaşların verecekleri öncelik doğrultusunda başarıya ulaşabilir.

Zaman, bütçe, kalite, kapsam, kaynak kısıtları arttıkça proje yönetimi zorlaşır. Bazı kısıtlarda toleranslar olmasına rağmen bazılarında hiç tolerans tanınmaz. Bu tip projeler, tüm kısıtlar altında başarılması imkansız olduğu düşüncesi ile başlar.

Projenin en baştan itibaren gerçekçi olmasına çalışılmalıdır. Teklif ve sözleşme aşamalarında Proje yöneticilerinin yer alması, taahhütlerin gerçekçi olması için önemlidir.

Dikkat edilmesi gerekenler;

  • Planlama aşamasında mevcut kısıtlarla en iyi şekilde ne yapılabileceği konusunda şirket içindeki deneyimli ve bilgi sahibi uzmanlar çalışmaya dahil edilmelidir.

  • Kısıtların proje ekibi ve paydaşlar tarafından doğru anlaşıldığından emin olunmalıdır.
  • Kısıtların hangi varsayımlar altında gerçekleştirilebileceği net bir şekilde ortaya konmalıdır. Kısıtların sebepleri araştırılmalı, tolerans olasılıkları değerlendirilmelidir.
  • Kısıtlar önceliklendirilmelidir. Hangi kısıt öncelikliyse kararlar, problem çözümleri, kaynak dağılımlarının o yönde gerçekleştirilmesine uğraşılmalıdır.
  • Hepsinin birinci öncelikli olduğunu iddia edildiğinde senaryo yaklaşımı tercih edilmelidir. Örneğin 1 ay gecikmek mi 100.000 TL daha harcayıp zamanında bitirmek mi istersiniz?
  • Kısıtların altını eşeleyin, gerçekten kısıt olup olmadığını belirleyin. Üzerinde konuşabilir ve esnetilebilir kısıtları belirleyin.
  • Eski bir deyişi unutmayın: “Hızlı, İyi, Ucuz – İkisini seç”
  • Öncelikle kapsamı ve kaliteyi tam olarak tutturmak için gereken planları hazırlayın. Bu planları öncelikleri dikkate alarak zaman ve maliyet açısından uygun hale getirmeye çalışın.
  • Projenin mevcut kısıtlar altında nasıl başarılabileceğine ilişkin alternative yöntem, araç ve teknikleri araştırın.
  • Kııstlar altında yaşanabilecek problemleri ve riskleri yazılı hale getirin ilgili paydaşlarla paylaşın.
  • Proje aktivitelerinin gerçekleştirilme önceliğini kısıtları düşünerek gözden geçirin.
  • Proje Gözden Geçirme toplantılarında, gelecekteki işleri kısıtları dikkate alarak ekibinizle değerlendirin.
  • Projenize kısıt yaratan diğer projeleri Sponsorunuz ile paylaşın.  Gerçekçi bir plan için Sponsorunuzun desteğini isteyin.
  • Projenize destek vermesi gereken departmanların önceliklerini araştırın. Projenin başında veya ilerleyen süreçlerde ortaya çıkabilecek darboğazlara ilişkin beklenmedik durum planınızı hazırlayın.
  • Gerçekçi, olmayan bir plan ile yola çıkmanın yaratacağı problemleri (parasal yayıplar, itibar ve motivasyon kaybı vb.) mümkünse sayısallaştırarak yazılı hale getirin. Kaybedeceğini düşünenler geri adım atarlar.
  • Bilgi ve deneyimlerinizi gerçekçi olmayan kısıtları değiştirmek ve yapacağınız görüşmelerde karşı tarafı ikna edebilmek için kullanabilmeniz gerekir. Dersinize iyi çalışın, kazan-kazan prensibiyle ilgili paydaşları ikna edin.
  • Sizi gaza getirmelerine izin vermeyin, gerçekçi olun. Elinizden gelenin en iyisini yapmaya çalıştığınızı gösterin. Kısıtlara yönelik görüşlerinizi destekleyecek müttefikler bulun.
  • Projenizi gözden geçirin ve gereksiz olduğunu düşündüğünüz işleri eleyin. Ekibi yavaşlatan ya da engelleyen bariyerleri ortadan kaldırmak için Sponsorunuzun desteğini isteyin.
  • Proje ile ilgili tüm çalışmaları (planlama vb.) zamanında yapın ve ötelemeyin. Öteleme kısıtların şiddetini artırır.

Paylaşın:

Proje Şişerse Ne Yapmalı?

Proje ilerledikçe ek talepler, değişiklikler ilave işler çıkartır fakat projenin hedeflenen bitiş süresi değiştirilmez. Proje Yöneticisinin ekip ve paydaşlar olan iletişimi ve etkileşimi olumsuz etkilenmeye başlar. Eğer bu durumu iyi yönetebilirseniz olumsuz etkiyi en aza çekebilirsiniz.

Nelere dikkat edilmeli;

  • Projenize başlamadan önce geçmiş projelerinizi gözden geçirin. Aynı durumu hangi noktada kimlerle yaşadığınızı hatırlamaya çalışın. Mevcut durumun farklılıklarını dikkate alarak değerlendirin. Eğer geçmişte kapsamın iyi belirlenmemesi problemlere yol açmışsa gereksinimlerin netleştirilmesi sürecine ek efor ayırın.
  • Eğer ek talepler, değişiklikler problem yaratmışsa Değişiklik Kontrolü sürecinizi gözden geçirin, işin başında değişikliklere sınırlamalar getirmeye çalışın.
  • Eğer testlerde problemler yaşanmışsa test sürecinizi gözden geçirin, projenin erken safhalarında testler ile ilgili düzenlemelerinizi yapın.
  • Risk Yönetimi Planını ciddiye alın. Rezervlerinizi belirleyin.
  • Projede geri kalan işlerin sürelerini kısmak için alternatif çözümler üretin. Örneğin ek kaynak bulabilmek, paralele çekmek vb.
  • Proje Durum Gözden Geçirme Toplantıların, kalan işlerin hangi yöntemle istenilen tarihte tamamlanabileceğini gündem edin.
  • Gecikme maliyeti ile eğer varsa sözleşmeden kaynaklı cezai şartları karşılaştırın.
  • Projede geri kalan işler ile ilgili varsayımlarınızı güncel tutun. Ekibin çekincelerini dikkate alın.
  • Mecbur kalırsanız, gerçekleştirilmesi gereken işler planlanandan daha fazla efor gerektiriyorsa çalışma sürelerini değiştirebilirsiniz. Örneğin bu hafta sonu çalışıyoruz vb.
  • Proje dışı sorumlulukların azaltılarak projeye daha çok vakit ayırılması konusunda kaynak yöneticileri ile görüşebilirsiniz. Kendi zamanınızı aynı şekilde gözden geçirin.
  • Aktiviteyi gerçekçi bir sürede tamamlamak mümkün değilse yaratıcılığınızı kullanmanız gerekir. Kapsamın bir kısmını ötelemek veya çıkarmak, kullanılan yöntem, araç, tekniği veya kaynağı değiştirmek gibi alternatifleri değerlendirin.
  • Gereksinimleri gözden geçirip düşük öncelikli olanları kapsam öteleme açısından değerlendirin. Daha sonra planlanandan daha yüksek maliyete tamamlanma olasılığı olanları ötelemeyin.
  • Kimlerden yardım isteyebileceğinizi, danışabileceğini belirleyin.
  • Ekibi toplayıp durumun önemini açıklayın, imece ve koordinasyon ile çözüm üretmeye çalışın. Sıkıntılı durumların duygusal fedakarlık gerektirdiğini unutmayın.
  • Ekibin bu yoğun fedakarlık göstermesi durumunda motivasyon için elinizden geleni yapın. Gereksiz toplantıları kaldırın.
  • Kendinizin üstlenebileceği, uzmanlık alanınıza giren işlere destek olun.
  • Ekibin olası çatışmalarına proaktif olarak müdahale edin, barış ortamını korumaya çalışın.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Proje Ekip Üyesi Kendi İşleri ile Proje İşlerini Nasıl Dengelemeli?

Projeler matris yapı ile yönetiliyorsa departman çalışanı ekip üyeleri, rutin işleri ile projedeki sorumlulukları arasına sıkışmaya başlarlar. Hem yöneticisini hem de Proje Yöneticisi memnun etmek zorlaşır. Proje ekip üyelerinin tüm sorumluluklarını olası çatışmaları en az düzeye indirerek yürütmeleri gerekir.

Dikkat edilmesi gerekenler;

  • Proje Ekip Üyeleri departman ve proje işlerinin öncelikleri konusunda yöneticileri ile Proje Yöneticisinin nasıl uzlaştığını öğrenmelidirler.
  • Profesyonel yöneticiler, şirket stratejileri doğrultusunda departman hedefleri ile proje hedefleri arasındaki dengeyi kurarak çalışanlarının önceliklerini hassasiyetle belirlerler. Gerekli hassasiyeti göstermeyen yöneticiler departman işlerine öncelik verip proje işlerini erteleyebilirler.
  • Proje ekip üyeleri yöneticilerinin ve proje yöneticisinin müşteri olduğunu unutmamalı, bilgi ve deneyimlerini stratejik öncelikler doğrultusunda etkin bir şekilde kullanmalıdırlar.
  • Proje Ekip Üyelerinin yıl sonu performansını yöneticileri ile değerlendirdiği düşünüldüğünde kendi departman işlerine öncelik vermeleri doğal karşılanmalıdır. Kurum performans sisteminde Proje Yöneticisinin hem ekip üyelerinin hem de projeye destek veren departman yöneticilerinin performanslarını değerlendirme yetki verilmelidir.
  • Proje Ekip Üyesi proje gidişatını ve rutin iş düzenindeki dalgalanmaları izlemeli, yedek kaynak ya da rezerv süreler konusunda Proje Yöneticisini uyarmalıdır.
  • Proje Ekip Üyesinin departman ve proje yöneticisinden gelen taleplerdeki öncelik tercihi proje başında sponsorun desteği alınarak netleştirilmelidir.
  • Proje Ekip Üyesine gidebilecek projeye yönelik talep ve istekler Proje Yöneticisi tarafından talep süreci olarak belirlenmelidir. İstekler doğrudan ekip üyesine gitmemeli, Proje Yöneticisi üzerinden gitmesi sağlanmalıdır.
  • Proje Ekip Üyesi ek talep ve değişikliklerin süre, maliyet ve kalite etkilerini Proje Yöneticisi ile paylaşmalı, onaylanmış değişiklik ve taleplerde harekete geçmelidir.
  • Proje Ekip Üyesi kapsam dışı işlere efor harcamamalı, zaman ayırmamalıdır.
  • Proje Ekip Üyesi proje başlangıcında dönemsel olarak vaktinin ne kadarını projeye ayırabileceğini belirtmelidir. Örneğin mesaimin %20’si, haftanın 1 günü vb.
  • Proje Ekip Üyesi departman veya proje ile ilgili sorumluluklarını ciddi anlamda etkileyebilecek durumları anında ilgili yöneticiye bildirmeli, gerekli önlemler alınmalıdır.

Paylaşın:

Projelerde Geç Fark Edilen Hataları Önlemek

Projelerin son aşamalarında fark edilen hatalar en başa dönülmesine, ciddi zaman ve bütçe kayıplarına yol açabilir. Müşteri beklentilerinin, kapsam doğrulanma ve onaylanma ölçütlerinin, müşteri onay gereksinimlerinin proje başında belirlenmesi gerekir.

Dikkat edilmesi gerekenler;

  • Projelerde performans gereksinimleri ve onay kriterleri net olarak tanımlanmadığında ek taleplerin ortaya çıkması, hatalarla karşılaşılması kaçınılmazdır.
  • Projenin teslimatlarını ve sonuçlarını onaylayacak paydaşların belirlenmesi gerekir. Bu paydaşlar projede gerçekleştirilecek aktivitelerin tanımlanması, tahminlerin yapılması ve zaman çizelgesi, bütçe vb. oluşturulması aşamalarında projeye dahil edilmelidirler.
  • Projelerde test, kontrol vb. süreçler için gerekli ve kaliteli zamanın ayırılması sağlanmalıdır. Gereksinimler nasıl test veya kontrol edileceği prensipleri ile beraber kayda alınmalıdır. Test ve kontrol çalışmalarının performans ve onay kriterlerine göre tasarlanması gerekir.
  • Gereksinimler, kapsam, kontrol ve testlere ilişkin riskler belirlenmelidir. Belirsizlik ve değişiklik durumlarında kontrol, test ve onay süreçlerinin nasıl etkilenebileceği dikkate alınmalıdır.
  • Onaylamamanın yaratacağı olumsuz etkiler dikkate alınarak döngüsel veya çevik yaklaşımlarla müşterinin adım adım, parça parça onay vermesi düşünülebilir.
  • Onay sonrası projenin geri kalanına yönelik ayarlamaların yapılması sağlanmalıdır.
  • Periyodik gözden geçirmeler ile tamamlanan bölümlerin onayı alınmalıdır.
  • Prototipler, pilot uygulamalar ve ara teslimatların gereksinimleri karşılaması ve onaya sunulması sağlanmalıdır.
  • Onay sorumlulularının proje katılımı teşvik edilmeli, test ve değerlendirmelerde aktif rol almaları sağlanmalıdır.
  • Projede erken uyarı sistemleri kurulmalı (örneğin 2 günden fazla sapma vb.), proje ekibinin ve paydaşların uyarıları dikkate alınmalıdır.
  • Geçmiş proje deneyimleri ve paydaşlara yönelik bilgiler onay, test, kontrol vb. süreçlere ilişkin deneyimleri yansıtması açısından değerlendirilmelidir.
  • Geçmiş projelerin onay problemlerine ulaşılmaya çalışılmalıdır.
  • Paydaş özelinde onayı kolaylaştırıcı yöntem ve araçlar tercih edilmelidir.
  • Değişiklik süreci dikkatlice ele alınmalıdır. Kabul ve red prensipleri paydaşlarla paylaşılmalı, onaylanan değişikliklerde kontrol, test, onay gibi alanlarda nasıl etkisi olacağı değerlendirilmeli ve gerekli güncellemeler yapılmalıdır.
Paylaşın:

Proje Yönetimini Bilmeyenlerle Çalışmak

Proje yönetimini bilmeyen ve özünü anlamayanlarla projenin hedeflerini gerçekleştirmek zordur. Projeleri içgüdülerinizle yönetebilirsiniz ama Proje Yönetimi ile başarıya taşırsınız. Proje Yönetimi öğrenilebilir ve geliştirilebilir bir kavramdır.

Proje Yönetimi deneyimi olmayanlarla çalışıyorsanız aşağıdakiler size yardımcı olabilir;

  • Örneklerle yönetin. Doldurulması gereken bir belge, hazırlanması gereken bir rapor vb. için örnekler, şablonlar hazırlayın.
  • İşi onlara bıraktığınızda nasıl yapacaklarını öğrenin. Eğer eksik veya geliştirilebilir alanlar var ise yol gösterin, destek olun.
  • Eğitim aldırın veya verin. Proje Yönetimine ilişkin temel kavramlar hakkında farkındalık oluşturun, neyin neden yapıldığının anlaşılmasını sağlayın.
  • Diğer proje yöneticileri ya da ekip üyelerinden geçmiş projelerde yaşanan problemler hakkında bilgi alın. Problemlerin sebeplerine odaklanın, kendi projenizde ortaya çıkmaması için yapılabilecekleri belirleyin.
  • Projede problem yaşandığında ekip üyeleriyle birlikte hatayı masaya yatırın. Tekrar etmemesi için neler yapılması gerektiğini belirleyin.
  • Ekip üyelerinin neyi neden yaptıklarını bilip bilmediklerini gözden geçirin. İşi yapanın hedefi ile proje hedeflerinin örtüşmesi gerektiğini vurgulayın.
  • Kapsam, zaman, maliyet ve kalite odağının kaybedilmemesini sağlayın. Proje için önemlerinin ve sahip çıkılmadan başarılamayacağının altını çizin.
  • Planlama vb. çalışmalara deneyimsiz ekip üyelerini dahil edin. En iyi eğitim uygulamalı olandır.
  • Ortak dil ve araç kullanımını tercih edin. Böylelikle ekip üyeleri diğerlerinin yaptıklarını anlayabilecek ve kolay uyum sağlayabileceklerdir.
  • Okumaları için kitap, makale vb. önerin. Özellikle sektör spesifik projelere özel uygulama ve yöntemler hakkında kendilerini geliştirmelerini sağlayın.
  • Yazmayı sevmeyen, sistematik çalışmayı tercih etmeyenlere özel ilgi gösterin.
  • “Bilmiyorum” diyebilmeyi, “hesap verebilmeyi” kolaylaştırın.
  • Proje Yönetimi yapılmasını destekleyen yönetimin desteğini alın ve diğerlerinin görmesini sağlayın.
  • Eski alışkanlıklarla yeni başarılar elde edilemeyeceğini unutmayın. Ekip üyelerinin gelişimine katkı sağlayacak Proje Yönetimi yöntem ve teknikleri konusunda yol gösterici olun.

Paylaşın: