Kategori arşivi: Çatışma

Projeye Birden Fazla Yönetici Müdahale Ediyorsa

Bazı projelerde her karar için farklı bir yöneticiye gidilmesi gerekebilir. Bazen bürokrasi bazen birden fazla yöneticinin koordinasyon ve işbirliği gerekliliği projelerde gecikmelere, motivasyon kaybına sebep olabilir.

Projeyi önemli ölçüde etkileyebilecek durumlarda tek karar vericinin olması tercih edilir. Projenin başında önemli konularda (değişiklik, ödemeler vb.) karar vericilerin belirlenmesi gerekir.

Alınan kararlardan etkilenen ekip üyelerinin, paydaşların sürece dahil edilmemeleri problemlere yol açabilir. Her karara herkesin dahil edilmesi ise süreyi olumsuz etkiler. İnce ayar yapılması gerekir.

Proje başında hangi konuda kimin karar yetkisi olduğu belirlenmeli, hangi konularda ortak karar alınması gerektiği netleştirilmelidir. Emir-demir ilişkisi ve zorlayıcı kontroller ekip motivasyonunu olumsuz etkiler.

Alınan kararların, kimlerin dahil olduğu bilgisi ile kayıt altına alınması gerekir.

Alınacak kararlarda danışılması ve bilgilendirilmesi gerekenler belirlenmelidir.

Projenin kısıtları net olarak ortaya konmalı, yönetiminde uyması gereken konular açıklanmalıdır.

Proje özelinde hangi konularda (satınalma, değişiklik vb.) karar sürecinin nasıl olması gerektiği belirlenmelidir.

Yönetim kendi içinde doğru karar varmak için gerekli sistematiğe sahip değilse Sponsorun Proje Yöneticisine destek vermesi gerekir.

Basit ve karmaşık kararlara aynı yaklaşılmamalıdır. Her kararın olası sonuçları yönetime yazılı ve sayısallaştırılarak açıklanmalıdır.

Yönetimin çelişkiye düşmemesi, kolay ve hızlı karar alabilmesi için ön çalışma yapılmalıdır.

Yönetimin ilgilenmesi gereken konular önceliklendirilerek sıralanmalı, sebepleri açıklanmalıdır.

Yöneticiler arasındaki güç farklılıklarının projeyi olumsuz etkileme olasılığı yüksektir. Güçlü yöneticinin yanlış kararlar alması olasıdır. Herkesin eşit olacağı bir komite yapısı düşünülmelidir.

Bir kararın hayata geçirilmesi öncesinde ilgili tüm yöneticiler dikkate alınarak bir değerlendirme yapılmalıdır.

Proje başında alınacak kararlarda yönetimin beklentisi netleştirilmelidir. Örneğin maliyet veya zaman etkin kararlar önceliklidir vb.

Herhangi bir yöneticinin proje ile ilgili “karşı çıktığı” konular masaya yatırılmalıdır. Karşı çıkmasına rağmen dikkate alınmayan yönetici ayrı bir risk oluşturur.

Farklı yöneticilerin fikir ayrılıklarını ortak bir noktada buluşturabilecek çözümler düşünülmelidir. Herkesin kazanacağı bir çözüm alternatifi araştırılmalıdır. Herkesin kazanamayacağı durumlarda olumsuz etkilerin en aza indirilmesi hedeflenmelidir.

 

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Projelerde Çatışma Yönetimi

Projelerde zaman zaman çatışmalar yaşanabilir. Proje Yöneticilerinin, çatışmalara doğru şekilde yaklaşması gerekir. 

Çatışma Sebepleri

  • Proje ekibindeki disiplinsel yaklaşım farklılıkları,
  • Güçsüz Proje Yöneticisi, ödüllendirme ya da cezalandırmada yetki eksikliği,
  • Projenin hedef ve amacının net olmaması, ekip tarafından anlaşılmaması,
  • Belirsizlikler,
  • Proje ekibinin hedefe olan inancı,
  • Proje yönetimini tehdit olarak gören departmanlar,
  • Projeye destek olan departmanların projeye olan ihtiyaçlarının farklılığı,
  • Üst yönetimin projeye gereken desteği vermemesi sayılabilir.

Çatışmaları Çözme

  1. Şirket içi politika ve prosedürler oluşturmak,
  2. Projeye özel çatışma çözüm prosedürleri geliştirmek,
  3. Hiyerarşi kullanımı,
  4. Doğrudan iletişime geçilmesi sayılabilir.

Doğrudan iletişimde dikkat edilmesi gerekenler;

  • Ortamın hazırlanması, paydaşların katılımı istemelerini sağlanması,
  • Büyük resmin analiz edilmesi – Kendinizi ve başkalarını nasıl görüyorsunuz, onlar sizi nasıl görüyorlar?
  • Bilgi toplanması, duygu ve düşüncelerin öğrenilmesi,
  • Problemin tanımlanması,
  • Gerekli bilginin önceden paylaşılması,
  • Önceliklerin ve zamanlamaların belirlenmesi,
  • Uygulama planı geliştirilmesi,
  • Uygulamaya geçilmesi ve
  • Takip edilmesi gerekir.

Çatışmayı Azaltma Taktikleri

  • Hareket etmeden ve konuşmadan önce düşünün.
  • Güven yaratın.
  • Ver-Al yaklaşımı geliştirin.
  • Kendi bakış açınızı doğru ifade edebilmek, yanlış anlaşılmamak için çalışın.
  • Hatalı olduğunuzda söyleyin.
  • Kahraman ya da mağduru oynamayın.

Çatışma Çözümünü Kolaylaştırıcılar

  • Şirketinizin süreç, politika ve kültürünü öğrenin.
  • Anlamak için dinleyin. Anlamadığınızda sormaktan çekinmeyin.
  • Çatışmanın kökenini anlamaya çalışın.
  • Empati kurun, karşınızdakilerin duygularını anlamaya çalışın.
  • Farklılıkları çözecek öneriler getirmeye çalışın.
  • Çatışan tarafların iletişim kurmalarını sağlayın.
  • İletişim planı hazırlayın ve uygulayın.
  • Çözümlenene kadar peşini bırakmayın.

Çatışmalarda Hangi Çözüm Ne Zaman?

Problem Çözme – Confronting (Collaborating)

Yüz yüze olur.

  • Eğer gerçekten taraflar haklı olduklarını düşünüyorlarsa
  • Ortak güç temeli oluşturmak için
  • Ortak düşmana karşı hareket için
  • Eğer beceriler birbirini tamamlayıcı ise
  • Yeterince zaman var ise anlamlıdır.

Uzlaşma – Compromising

  • Güven varsa
  • Karşı tarafın yapabilirliğine güveniniz varsa

Ver-al yaklaşımı ile kazan-kazan ilişki yaratmaktır.

  • Eğer her iki tarafta kazanmak istiyorsa
  • Kazanamayacağınız zaman
  • Diğerleri sizin kadar güçlüyse
  • Kazanmaya vaktiniz yoksa
  • Karşıtınızla bir ilişki kurmanız gerekiyorsa
  • Doğruluğunuzdan kesin emin değilseniz

Yumuşatma – Smoothing (Accommodating)

3 maddede anlaştık 2 maddede anlaşamadık durumudur.

  • Zorlayıcı bir hedefi kabul ettirmek için
  • Sonraki bir tarihe kararı ertelemek için
  • Çıkarınız azsa
  • Sadakat sınırlıysa
  • Uyum yaratmak için
  • Alternatif sonuçlar mümkünse
  • İyi niyet gösterisi için yapılır.

Zorlama – Forcing (Competing, Being Uncooperative, Being Assertive)

Tek taraflı baskı uygulamaktır, önerilmez.

  • Gerçekten doğru olduğunuzdan eminseniz,
  • Kazan ya da kaybet riskini alıyorsanız,
  • Çıkarınız yüksekse
  • Önemli kurallara uyulması şartı var ise
  • Yeterince güçlüyseniz
  • Statü ya da güç elde etmek için
  • Kısa dönemde tek atışlık anlaşmalar
  • İlişki önemli değilse
  • Oynanan oyunun herkes farkındaysa kullanılabilir.

Kaçınma – Avoiding (Withdrawing)

  • Kazanamayacağınızda
  • Çıkarınız azsa
  • Çıkarınız yüksek ama siz hazır değilseniz
  • Zaman kazanmak için
  • Karşıtınızı kızdırmamak için
  • Tarafsızlığınızı korumak için
  • Problemin ortadan kalkacağına inandığınızda
  • Geciktirerek kazanacağınızda

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Bizans Oyunlarından Uzak Durun

Küçük, büyük fark etmeksizin her kurumda Bizans Oyunları ile karşılaşırsınız. Sizin bu oyunları iyi oynamanız değil şirketinizi iyi anlayıp kariyerinizde doğru yolları seçerek ilerlemeniz önemlidir. 

Bizans oyunlara gelmemeniz ve insanları tuzağa düşürmemeniz gerekir. Bizans oyunlarıyla kariyerinde yükselenler olduğunu görebilir veya düşünebilirsiniz. İtibarınızı kaybetmeden, kariyerinizde ilerleyebilmek için dikkat etmeniz gerekenler şunlardır;

  • Bir iş arkadaşınızın yüzüne karşı söyleyemeceğiniz hiç bir şeyi başkalarına söylemeyin. Birilerini arkasından eleştirmek ya da onun hakkında dedikodu yapmak sizin itibarınızı zedeler.
  • Şirket içi dedikoduları gerçek ve balon olanlar olarak ayırabilmeniz gerekir. Her hangi bir söylentiye istinaden anında harekete geçmeyin. Teyit etmeye, gerçekliğini netleştirmeye çalışın.
  • Tüm iş arkadaşlarınızla çok iyi iletişim kurun. Onlara vakit ayırın ve dinleyin. Şirket içi güçlü birliktelikler ve arkadaşlıklar her zaman iyidir. Onlara destek olun, pozitif yaklaşın.
  • Şirket içi yazılı ve yazılı olmayan kuralları öğrenin ve uygulayın. Her şey prosedürlerde yer almayabilir. Şirketin alışkanlıkları ve beklentileri doğrultusunda davranmanız gerekir. Düzeni bozmakla düzeni değiştirmeyi birbirine karıştırmayın.
  • Birlikte çalıştığınız kişileri anlamaya ve tanımaya çalışın. İşlere yaklaşım tarzları ve tepkilerini gözlemleyin, nasıl iletişim kurmaktan hoşlandıklarını ve beklentilerini öğrenin. Sadece tanıdığınız insanları yönetebileceğinizi unutmayın.
  • Küçük sıkıntı veya problemler istenmedik boyutlara ulaşabilirler. Problemler ya da sıkıntı durumunda işi çözümleyecek sakin duruma gelene kadar bekleyin. Fevri davranmayın, araştırmadan ve durumu iyice anlamadan aksiyona geçmeyin. Duygusal ve mantıksal karar dengenizi sağlamaya çalışın. Herkesin size iyi davranmasını ya da herkesin yakın arkadaşınız olmasını beklemeyin, bir arada çalışmak zorunda olduğunuzu unutmayın.
  • Her şirketin kendine has bir kültürü olduğunu unutmayın. Geçmiş deneyimleriniz size yol göstersin ama bunu çalıştığınız yeri kötülemek için kullanmayın. Her zaman arkadaşça yaklaşın, az ve öz konuşarak işleriniz halletmeye çalışın.

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Proje Yönetimini Önemsemek

Proje Yönetimine ilişkin yüzlerce eğitim verdim, binlerce öğrencim oldu. Hemen hemen her eğitimin başında proje yönetiminin önemini aktarmaya çalışıyorum.

Bir çok tekniğin neden önemli olduğunu, yapılması gerektiğini, kimin ne zaman yapması gerektiğini anlatmaya çalışıyorum. Bir çok firmada “yöneticiler” bu eğitimi almak istemedikleri için istenilen etkiyi yaratılamıyor. Yöneticilerin proje yönetimi eğitimi almamaları konusunda kişisel deneyimlerim aşağıdadır;

  • Astları ile aynı ortama girmemek.  Sadece üst yönetim olarak eğitimimi alan firmalar oldu. Astları üzerinde baskı uygulayan yöneticilerin, katıldıkları eğitimlerde katılımcılar çok sessizleşti. Astların katılmamalarının daha doğru olduğu düşünülen firmalarla karşılaştım.
  • Yıllardır çalışıyorum, deneyimliyim, zaten biliyorum düşüncesi. Bu düşünce bildiklerinin doğru olduğundan %100 emin yöneticiler için ama sonra eğitimlerde anlattıklarımı yapmaya çalışanların önlerindeki en büyük engel oluyorlar.
  • Bunlar hikaye, eğitim aldıralım yine de kendi bildiğimi okurum rahatlığı. Eğitmenler, kimsenin bilmediği çok özel şeyleri anlatma iddiasında değildirler fakat güncel bilgiye sahiptirler. Konuları kendi düzeyinde iyi dinleyen katılımcılar, ilgilendikleri detayda sorularla eğitmeni yönlendirebilir ve ihtiyacı olanı alırlar. 
  • Eğitim motivasyon sağlar ama eğitimde olan çalışanlara iş vermeme engel değil rahatlığı. Eğitimi ciddiye almayan, eğitim olsa ne olur olmasa ne olur diye düşünen, şirket politikası ya da çalışanın isteği üzerine eğitime onay veren yöneticiler ne kadar zarar verdiklerinin farkında değildirler. Çalışanın yöneticisine olan bakış açısını ve güvenini çok zedeleyen bir durumdur.

Katılımcılara proje yönetiminin önemli olduğunu söylerken aşağıdakileri kast ediyorum;

Değişimi Yönetebilmek – Eğitimlerde çeşitli teknik ve yöntem anlatıyorum. Yaparsanız iyi olur, yapmanın faydaları vb. açıklamaya çalışıyorum. Dayandığım temel, en iyi uygulamalar (best practices) yani kendi uydurmalarım değil. Yapılması gerekenler mevcut alışkanlıklar dışında ise bunun anlamı “değişim” oluyor. En önemli konulardan birisi yönetimin ve çalışanın değişimi yönetebilmesi.

Odağı kaybetmemek – Proje ya da programlarda gerek sponsor gerekse proje-program yöneticilerinin odaklarını kaybetmemeleri gerekiyor. Konsantrasyon olmadığında bildiğiniz teknik ve araçların önemi kalmıyor.

İnsan ilişkileri – İletişimi yeterince önemsemeyen, diğerleri ile etkili ve etkin iletişim kuramayan sponsor, proje veya program yöneticisinin başarılı olması çok zor.

Yazılı kültür – Bir çok teknik ve araç kaliteli veri gerektirir, kayıt tutmak anlamına gelir. Yazılı kültüre uzak, iyi yazamayan ve okuyamayan, bunu zaman kaybı olarak gören bir ortamda kurumsal hafıza oluşturulamaz.

Ortak Dil – Aynı dilde konuşmanın önemi anlaşılamadığında çatışmaların ve iletişimin önündeki engeller giderek büyümeye başlar. “Ben” den “Biz”e geçiş için ortak dil şarttır.

Bunların başarılabilmesi için;

  • Size özgün, sizi pazarda farklılaştıran bir proje yönetimi kültürüne,
  • Uzun vadeli ve stratejik bir düşünce yapısına,
  • Değişime ve bu değişimi şirkete adapte edecek iradeye,
  • Üst Yönetimin desteklediği, liderlik tarafı güçlü proje-program yöneticilerine,
  • Bilgi ve teknolojiyi en iyi şekilde kullanabilecek şirket içi birlikteliğe,
  • Ekip çalışmasına ihtiyacınız vardır.
Paylaşın:
“5onlineegitim”

Projelerde Dinlemenin Önemi

Proje Yöneticisi, proje ile ilgili bilgi ve enformasyonun merkezidir. Paydaş memnuniyeti ve proje ekibinin yanıt verebilirliği, proje yöneticisinin dinleme becerisine bağlıdır.

Proje Yöneticilerinin özellikle belirsizliğin yüksek olduğu projelerde durumu doğru anlamak, riskleri ve fırsatları fark edebilmek için iyi dinleyici olmaları gerekir. Dinlemenin iyi yapılmaması hatalara, verim düşmesine ve fırsatların kaçırılmasına sebep olur.

Proje Yöneticileri, bir çok bilgiyi alan ve gönderendirler. Herhangi bir duruma alternatifleriyle yaklaşabilmek, doğru ve zamanında çözümler üretebilmek zorundadırlar.

Proje Yöneticilerinin kendilerine destek olabilecek ve tavsiyelerde bulunabilecek kişilerle güvene dayalı ilişki kurmaları ve farklı bakış açılarını dinlemeye, istekli olmalıdırlar. Özellikle Proje Ekibini önce dinlemeli, hemen hüküm vermemeli, doğru sorularla anlayışını geliştirmelidir.

Özetlemek gerekirse Proje Yöneticisi, tüm paydaşların ve proje ekibinin çekincelerini, problemlerini ve önerilerini düzenli ve sürekli dinlemelidir.

Proje başarısızlıkların büyük bir kısmı iletişim problemleri kaynaklıdır. Örneğin Gartner’ın 2011’de İş Zekası projeleri üzerine yaptığı bir araştırmada %70-80 oranında projenin iletişim problemleri yüzünden başarısızlıkla sonuçlandığı görülmektedir. Departmanlar birbirlerine doğru soru sorma ve gerçek ihtiyaçları anlama konusunda başarısız çıkmışlardır. Bilgi Teknolojilerinde çalışanların ihtiyaçlarla ilgili bilgi konusunda farkındalıklarının olmadığı ortaya çıkmıştır.

Dinlemek pasif bir eylemdir. İlginizin olmadığı, önemsemediğiniz bir kişiyi ya da konuyu dinlemezsiniz. Dinlemeye engel olan gürültü vb. fiziksel engeller yanında karakteriniz ve konuya olan ilgi düzeyiniz dinlemenize engel olabilir.

Ne zaman dinlemiyoruz;

  • Karşımızdakini cinsiyet, fiziksel görünüş vb. sebeplerle önemsemiyorsak,
  • Stres altındaysak ve daha önemli şeyler konusunda düşünceliysek,
  • Dinlediğiniz kişi veya onuyla ilgili geçmiş deneyimleriniz kötüyse,
  • Aslında kendiniz konuşmak istiyorsanız, kendi gündeminize odaklanmışsanız,
  • Söylenenden çok sonuca odaklanıyorsak dinlemiyoruz.

Proje Yöneticisi iyi bir dinleyici olursa;

  • Özellikle dinlediğini ve ilgisini gösterirse kişilerarası iletişimi gelişir.
  • Yargılamadan dinleyebiliyorsa, dikkate alındığını düşünen dikkate almaya başlar, daha çok ilgi görür.
  • Söylenenlerin arkasındaki mantığı anlar, anladığını gösterebilirse daha fazla işbirliği ve koordinasyon sağlayabilir.
  • Açık uçlu sorularla konuyu daha iyi anlamaya çalışırsa, verimliliği artırır.
  • Farklı fikir ve deneyimleri dikkate alırsa bilgisi güçlendirir.
  • Samimi dinleyici olur, korkularıyla veya kötü durumlarla yüzleşirse kendine güveni artar.
  • Dinlediğine doğru ton ve içerikte cevap vermek müzakere becerisini geliştirir.

Proje Yöneticisi dinlediği kişiye odaklanmalıdır. Ne söylendiği kadar nasıl söylendiğine, söylenme sebebine ve önemli noktalara odaklanmalıdır. Bunu yapmak için;

  • Ne söylemek istediğinizi düşünmeyin, sadece dinleyin.
  • Hoşlanmadığınız ya da hem fikir olmadığınız şeyleri sonuna kadar dinleyin. Her zaman bir şeyler öğrenme şansınız vardır.
  • Bir araya geldiğiniz herkesten bir şeyler öğrenmeye çalışın.
  • Konuşurken göz kontağını kaybetmeyin.
  • Konuşmayı bölmeyin.
  • Toplantı ve sunumlarda uyanık kalın.
  • Mesajı doğru anlayıp anlamadığınızı teyit edin.
  • Vücut dilini inceleyin.
  • Başka kültürlerle diyaloglarda ne söylendiği kadar kültürel arka planınıda anlamaya çalışın.
  • Anlamadığınız terim, konuyu sorun.
  • Not alın.
  • Empati kurmaya çalışın.
  • Dikkatini dağıtan şeylere odaklanmayın.
  • Söylenenleri bildiğinizi varsayıp dinlemeyi kesmeyin.

5 eğitim (Google Classroom) tek fiyata – 120 TL 

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Suçlama Kültürü

Kurumlar yüksek performans hedefleyen bir kültüre sahiplerse kaliteleri ortaya çıkar. Ama suçlama kültürü yaygın bir kurumda sorumluluk alamayan ve riskleri sahiplenmeyen çalışan ve yöneticiler olduğunda kaliteden bahsetmek mümkün değildir.

Leyla ve işe yeni başlayan Zeynep birlikte bir toplantıya gidiyorlardı. Tam gitmeleri gereken koridora yaklaştıklarında Leyla aksine yöne gitmeye başladı. Zeynep:

“Neden o tarafa gidiyorsun? Ters değil mi?” diye sordu. Leyla:

“Eğer bu saatte o taraftan gidersek Ahmet’lerin biriminin oradan geçmek zorundayız. Hem mevcut yapmamız gerekenleri sorabilirler hem de yeni bir şeyler isteyebilirler. Başımıza iş almayalım” dedi.

Leyla tecrübesi ile geliştirdiği bir stratejiyi yeni başlayan iş arkadaşına öğretiyordu.

Suçlamalar gibi hızla ve büyüyerek aşağıya doğru iner. Kurumlarda, öğrenilen dersler kişilerde stratejilere dönüşerek diğerlerine aktarılarak hızla yayılırlar. Bazen su ısıtıcılarında olduğu gibi hafif hafif aşağıdan başlayıp en yukarı kadar yükselir ve kaynamaya başlarlar.

Bir kurumda suçlama kültürünün varlığı aşağıdakilerle anlaşılabilir;

  • Bireyler suçlanıyorsa,
  • Kötü haber getirenler cezalandırılıyorsa,
  • “Kendi arkanı koru” önerileri çoğunluktaysa ve uygulanıyorsa,
  • Harekete geçmek için problemin oluşması bekleniyorsa,
  • Başarılı iş yapan bireyler özellikle öne çıkarılıyor ise,
  • Yazılı olan/olmayan kurallara uymayanlar herkesin önünde cezalandırılıyor ise,
  • Hataların tekrarlanmaması için bir şeyler yapılmıyorsa
Paylaşın:
“5onlineegitim”

Proje Kötüye Gidiyorsa

Projenin kötüye gitmeye başladığı fark edildiğinde yapılmaması gerekenler;

  • Baskıcı cc ile aksaklığa yol açanları yönetim ile korkutmaya çalışmayın.
  • Olası sorumluları suçlayıcı bir şekilde toplantıya çağırmayın.
  • Durumu, kişileri hedef göstererek açıklamaya çalışmayın.
  • Kimseyi etik dışı bir tutumla tehdit etmeyin, cezalandırmayın.
  • Negatif bir tavır ile suçlayıcı ve karamsar bir görüntü vermeyin.

Yapılması gerekenler;

  • Problem(ler)i çözmek için elinizden gelen her şeyi yapın.
  • Yazışmalar işe yaramadıysa birebir görüşmeler yapın.
  • Karşınızdakilerin içinde bulundukları durumu anlamaya ve onlara yardımcı olmaya çalışın. 
  • Durumun önemini ve aciliyeti açıklayın. Çözüme gidecek ortak yolu bulmaya çalışın.
  • Yardım isteyin.
  • Sakin olun ve düşünmeden davranmayın. Suçlamak ya da tenkit işleri hızlandırmayacak, problemlerin olumsuz etkisini daha kötü hale getirecektir.

Unutmayın iyi bir iletişim bir çok problemin oluşmamasının ya da hızla çözülmesinin anahtarıdır.

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Fısıldaşmalar

Metin, yönetime yöneteceği projenin sunumunu yapıyordu. Sunum bittikten sonra ne düşündüklerini sordu. Ali, Ayşe’nin kulağına eğilerek “Mümkün değil Ağustos’ta bitmez” dedi.  Ayşe ”Hem BT daha süre bile vermedi” dedi. İki ekip üyesi birbirleri ile gerçekleri paylaşıyorlardı.

Ekip içi fısıldaşmalar riskli durumların habercisidir. Bireyler, iş veya proje üzerindeki zayıflıkları ve diğer durumları birbirleri ile paylaşmaya başlarlar. Asıl sıkıntı bunların yüksek sesle söylenmemeleridir.

Eğer bilgiler tüm ekip ile paylaşılıyorsa dürüst bir ortam olduğu söylenebilir. Ama küçük gruplar içinde paylaşılıyorsa dürüstlükten söz edilemez.

Proje ekiplerinde bazen küçük gruplar kendi içlerinde bilgiyi saklayabilirler. Bu durum büyük problemlerin habercisidir. Eğer herkes gerçeği bilirse risklerle yüzleşmek daha kolaydır.

Fısıldaşmalar yaşanıyorsa;

  • Kötü kararlar artar – Eğer ekip üyeleri her şeyi bildiklerini sanıyor ama bilmiyorlarsa, doğru kararı aldıklarını düşünerek davranacaklardır.
  • Kişisel hareket alanları sıkıntıya girer – Çoğu kişinin kararlarını diğer karar ve davranışlar etkiler. Kötü bir şey fark edilip müdahale edildiğinde etkilecek olan kişiler bilgilendirilmezse, doğrusunu yaptıklarını düşünerek hareket edecekler, ama sonuç iyi olmayacaktır.
  • Tekerleği yeniden keşfetmek – Ekip üyelerinden birisi problemi fark edip çözdüğünde bunu paylaşmazsa benzeri problemleri yaşayanlar aynı sıkıntıları yaşamak zorunda kalacaklardır.
  • Yönetim problemleri oluşacaktır – Ekip dürüst olup olmamaya karar verdiğinde yönetim şeklini belirlemiş olur. Dürüst olmayan gruplar kendi yollarına gitmeye çalışacaklar, bu durum liderliği ve yönetimi zora sokacaktır.

İç gruplaşmalar ve dürüst ol(a)mama korkulandan fazla zarar verir. Gerçeğin zamanında ve doğru dile getirilebilmesi, ekip üyeleri arasındaki iletişimin ve etkileşimin etkinliği başarı olasılığını artıracaktır.

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Söylenen Değil Anlaşılan

Karşımızdakilerin söylediklerini nasıl anlarsak öyle karşılık veririz. Niyetin doğru anlaşılmadığı durumlarda gereksiz bir gerilim yaratılmış olur.

Bazı görüşmeler sürtünmeye dönüşür. Sürtünme arttıkça ısı artar, bir süre sonra alev alır. Herkes barışçıl bir ortamdan savaş meydanına geçer. Genellikle ortamı gerenlere karşı peşinen gergin bir tavır sergilenir. Önemli olan karşı tarafın gerginliğini giderecek ya da artırmayacak bir turum sergilemektir.

Genellikle tehlikeli ve kışkırtıcı bulduğum bazı ifadelerin yanlarına bana düşündürdükleri mesajları yazmaya çalıştım;

  • Dediğiniz doğru ama biz başka bir şeyden konuşuyoruz – Sen yanlış anlıyorsun.
  • Üzgünüm, sanırım net açıklayamadım – Sen anlayamadın.
  • Bırakın açıklayayım – Siz bilmiyorsunuz.
  • Tam olarak değil – Tam anlayamamışsınız, anlatayım.
  • Demek istediğim bu değildi – Beni anlamadınız, tekrar ya da başka şekilde anlatayım.
  • Tekrar anlatmama izin verin – Bir kerede anlamıyorsunuz.
  • O kadar basit değil – Sizin kapasiteniz bu kadar, halbuki olay daha karmaşık.
  • Söylediğim şey hakkında hiç bir şey yapılmıyor – Beni takmıyorsunuz.
  • Bu ayrı bir şey, tek tek ele alalım – Farklı bir yere gittiniz, beni anlamadınız, tane tane anlatayım.
  • Problemi az önce açıklamıştım – Beni dinlemediniz ve anlamadınız.
  • Ben öyle bir şey söylemedim. Benim dediğim … – Lafım ya da anlamı çarpıtılmış tekrar söyleyeyim.
  • Söylediğimi anladınız mı? Net oldu mu? – Beni dinlemediğinizi sanıyorum, bakalım öyle mi?
  • Söylediğimi duymadınız mı? – Bir kerede anlayın beni yormayın, kapasiteniz bu kadar mı?
  • Neresini anlamadınız? – Ben o kadar iyi anlattım ki siz anlayamamışsınız.

Her türlü toplantı ve görüşmede tartışmalar, anlaşmazlıklar olabilir. Dinlemeyenler diğerlerinin onları dinlemeyeceği önyargısına sahiptir. Karşınızdakilere ilişkin görüşleriniz bir tercihtir ama peşinen yargılamak doğru değildir. Sizi zaten dinlemeyeceklerini, dikkate almayacaklarını düşünmeyin.

Tartışmayı, dinlenilmediğini düşünenler başlatırlar. Dinlendiğini düşünenler tartışmayı  sertleştirmezler.

Naçizane bir kaç öneri;

  • Karşınızdakini dinlediğinizi ve anladığınızı ona gösterin. Söylenenin tekrarı karşıdakinin dinlendiğini anlamasına yardımcı olur.
  • Sizin anlamanız ve dinlemeniz önemlidir. Diğerlerinin dinlememesi size engel olmasın. Siz anladığınız ve dinlediğiniz oranda üstünüze düşeni yapın.
  • Anlamadığınızda sorun. Soru sormanın sizi bilgisiz, yetersiz göstereceği gibi yersiz kaygılarınızdan sıyrılın.
  • Toplantı ya da görüşme sonrasında ne anladığınızı iyice düşünün, gerekirse yazın ve sonrasında harekete geçin.
Paylaşın:
“5onlineegitim”

Projelerde Anlaşmak

Yönetim, bilgi, deneyim veya rekabet gereği projenin 3 ayda bitmesini isteyebilir. Projeyi gerçekleştirecek olanlar kendi bilgi ve deneyimlerine dayanarak o işin 6 aydan önce bitmeyeceğini öngörebilir. Her iki tarafta haklıdır ama anlaşmanın bir yolu bulunmalıdır;

  • Proje ya da iş ile ilgili tahminlerin duygulardan arındırılması gerekir. Rekabet heyecanı ile agresif süre istemekle, kızgınlıkla uzun süre söylemek her zaman mümkündür. Gerçekleştirilecek projenin istenilen koşullarda gerçekleştirilmesine ilişkin tüm koşullar masaya yatırılmalıdır. Zaman, maliyet, kapsam ve kalitenin birbirleri ile ilişkileri net olarak ortaya konulmalıdır. Bir işi normalden daha kısa sürede bitirmenin maliyeti hesaplanmalıdır. Yapılacak çalışmanın sezgisel değil matematiksel verilerle desteklenmesi gerekir. Stratejik hedefler doğrultusunda kurumsal faydayı önde tutan yaklaşım ile olası kazanç ve kayıplar değerlendirilmedir.
  • İtiraz ettiğiniz her konuda tarzınız nazik ve saygılı olmalıdır.
  • Sırf muhalefet etmek için muhalefet edilmemelidir. Kendi düşüncenizi kabul ettirmeye odaklanmayın. Gerçekçi olmak hem meziyet hem de erdemdir. Sadece siyah ve beyaz üzerine bir dünyada yaşıyorsanız anlaşmak çok zordur.
  • Anlaşmak sadece ver-al demek değildir. Üzerinde konuşulan konuda tüm alternatifleri değerlendirebilmeniz gerekir. Örneğin süre kısmak için illa ek personel gerektiğinden eminseniz tekrar düşünün. Belki yöntemi değiştirerek, kapsamı daraltarak veya işlerin yapılma sırasını değiştirerekte süre kısılabilir. Çabuk olun ama aceleci davranmayın.
  • Bazen Yönetim peşinen anlaşmak istemiyor olabilir. Böyle bir durumda kabullenmekten başka şansınız olmaz.  Eğer risk yönetimi iyi yaparsanız olumsuz beklentilerinizin ve olası problemlerin zararlarını hem Yönetime gösterebilir hem de  düşürebilirsiniz. Örneğin süreyi kısacaksınız ve fazla mesai yaptırmak zorunda kalacaksınız. Çalışanların demotive olmalarından ve bunun işe yansımasından korkuyorsunuz. Planlarınıza onları motive edecek bir şeyler eklemeye çalışmalısınız.

Anlaşmak kolay değildir ve maliyetlidir. Bunun için hazırlıklı olmanız ve uğraşmanız gerekir.

Paylaşın:
“5onlineegitim”