Kategori arşivi: Çeşitli

Şirket İçi Politikaların Proje/Program Etkileri

 

Şirket içi politikaların projeler üzerindeki olumlu ve olumsuz etkilerine karşı bir kaç öneri;

  • Şeffaf olun.
  • Tüm paydaşlara adil davranın.
  • Kimseyi korkutmaya çalışmayın.
  • Kimseye kıyak yapmayın.
  • Kendi ajandanızı şirket stratejileri le uyumlu hale getirin.
  • Şirket içi politikaların negatif etkilerini risk olarak ele alın, analiz edin ve yanıt stratejilerinizi belirleyin.
  • Şirket içi güç dengelerini iyi öğrenin ve projeniz lehine kullanmak için ilişkilerinizi geliştirin.
  • Kendinizin ve diğerlerinin egolarını projeden uzaklaştırmaya çalışın.
  • Şirket gerçekleri ile yüzleşin ve projenizin yararına olacak yönleri iyi değerlendirin.
  • Projeyi başarısızlığa uğratabilecek şirket politikaları ile ilgili geliştirici ya da değiştirici önerinizi bir iş planı gibi hazırlayıp, yönetim ile paylaşın.
  • Sayılarla çalışın. Yaptıklarınızı ve yapmadıklarınızı takip edin, ölçümleyin.
  • Almanız gereken kararların şirkete, projeye, ekibe ve kendinize olan etkilerini iyi değerlendirin.
  • Projeye ilişkin başarı ve etik anlayışını en baştan paydaşlarla paylaşın ve onaylarını alın.
Paylaşın:

Acil Durumlara Müdahale

İstemediğiniz problemler yaşıyoruz, acil çözümlere ihtiyacımız oluyor. Çoğunlukla reaktif yaklaşıp duruma uygun çözümler üretmeye çalışıyoruz.

Reyhan sunumunu bitirir ve oturur. Herkes beklediğinden daha ciddi bir problem olduğunu fark etmiştir. Kısa bir sessizlikten sonra Müdür Ahmet “Durum bu kadar kötüleşene kadar herkesin aklı neredeydi?” diye bir çıkış yapar.

Reyhan “Aslında kimse bu kadar kötüleşeceğini ummuyordu, bu yüzden kötü olasılıkları düşünmedik” dedi. İyiyi umut etmek kötüyü düşünmekten daha kolaydır.

Bazen son dakika gol yemekten kaçamayız. Kurumda herkes bir anlık yanılgı ya da boşluğa düşebilir, acilen çözülmesi gereken sorunların içinde kalabiliriz.

Bu durumda yapılması gerekenler şunlardır;

  • Kimseyi suçlamayın. Suçlama ve problem çözme bir arada yürümez.
  • “Ben söylemiştim” gibi bir klişe kullanmayın. Bu tersine bir suçlamadır. Problemi çözecek insanların damarına gereksiz yere basmayın.
  • Alternatif çözümler üretin ancak olası etkilerini ve yapılabilirliklerini göz önünde bulundurun. Problem acil çözüm gerektirse bile kaliteli zaman ayrılarak üzerinde düşünülmeli, yama yapmanın (geçici çözümlerin) uzun vadeli çözüm getirmeyeceği unutulmamalıdır.
  • Durumun aciliyeti konusunda herkesin aynı fikirde olmasını sağlayın. Aciliyet kişilere göre farklılık gösterebilir ve herkes hizalı davranmayabilir. Birlikte davranmamak problemi daha da büyütür.
  • Problem çözümü için organizasyonal destek ihtiyacını belirleyin. Farklı seviyelerden neye ihtiyacınız olduğu konusunu netleştirin.
  • Problemin çözümünü üstleniyorsanız tüm ilgili tarafları çözümün bir parçası yapın. Çekincelerini, önerilerini ve uyarılarını dikkate alın.
  • Bazen çözümlerin yeni problem doğurabileceğini unutmayın, gözünüzü açık tutun.
Paylaşın:

Neden Projelerimizde Başarısız Oluyoruz?

Firmalar “başarısızlık” hikayelerini anlatmasalar da projelerinde gecikmeler ya da bütçe aşımları yaşıyorlar. Genellikle “mazeret” üretmekte ya da “günah keçisi” bulmakta ustayız. İşin gerçeğine bakmak çoğu zaman işimize gelmez. Halbuki sebepler ortada;

  • Şirketler, proje portföy yönetimi yapmadıkları için ne doğru (en karlı, faydalı vb.) projeleri seçebiliyorlar ne de projenin sonuçlarının stratejik hedefleri ne kadar destekleyip desteklemediğini takip edebiliyorlar.
  • Kapasite ve yeterlilik planlaması yapılmıyor, “fazla mesaiye nasılsa para ödemiyoruz” ya da “emir-demir ile her şeyi yaparlar” diye düşünülerek projelere ve işlere içgüdülere güvenilerek birileri atanıyor.
  • Projenin kuruma ne kadar değer katacağı ya da faydası gerçekçi olarak hesaplanmıyor. Çoğu zaman güçlü yöneticinin hisleri ile hareket ediliyor.
  • Proje Yönetimi ile ilgili araç ve yazılımlar kullanılmıyor, bakkal defterine devam ediliyor. Kullananlar ise kafasına göre takılıyor, ortak bir format, dil yok.
  • Projelere göre değil departmanlara göre eleman alımı yapılıyor. İnsan Kaynakları projelerde yer alacak çalışanların  yeterlilik ve yetkinlikleri konusunda bilgili olmayabiliyor. Ayrıca bir departman için uygun olan bir insan kaynağının projelerde başarılı olacağının bir garantisi yok.
  • Proje Yönetimi eğitimi almamış insanlardan projelerde başarı bekleniyor. Okuma yazma bilmeyenden kitap okumasını, kitap yazmasını istemek gibi. Eğitim alanların hemen büyük başarılara imza atması bekleniyor. Proje Yönetiminde  uzmanlaşma ve başarı için uzun vadeli bakış açısı şarttır.
  • Kurumların bir çok konuda standart, politika ve prosedürleri varken proje yönetimine ilişkin yok, herkes bildiğini okuyor. Bildiğini okumak, kolay işleri önce yapmak, işleri son dakikaya bırakmak vb. hepimizin bildiği yanlışları getiriyor.
  • Geçmişteki ufak tefek işlerdeki başarılar emsal alınarak daha büyük işlere girişiliyor.
  • Kurumda hesap verebilirlik olmadığında hata yapmaktan korkuluyor, hatalar gizleniyor veya örtbas ediliyor, planlanan-gerçekleşen analizleri gerçeği değil her şeyin planlandığı gibi gittiği imajını yaratmak için manipüle ediliyor.
  • Proje başarı kriterleri belli olmadığı için kanaat, kanıtların önüne geçiyor. Bu durum yukarıyla iletişimi iyi olanın hep başarılı olduğu algısını yaratıyor.
  • Eski projelerden ders çıkarılmadığı gibi tekrarlayan hatalar olağan karşılanıyor, işi doğru yapmaktansa hatayı düzeltmek tercih ediliyor. Hatayı çözeni kahraman ilan eden ancak riskleri öngörüp hatayı engelleyeni önemsememek gibi yaklaşımlar sergileniyor.

Sonuç olarak: Herkesin her şeyi bildiğini iddia ettiği bir ortamda Proje Yönetimi de nasibini alıyor.

Paylaşın:

Projelerden Ders Çıkarmak

Projelerde aynı hataları tekrarlamamak, fırsatları tekrar değerlendirebilmek için yaşadıklarımızdan ders çıkarmamız gerekiyor.  Alınan derslerin sadece paylaşım şeklinde değil kalıcı kurallara dönüşmesi ve kurum içinde kontrol edilmesi şart.

Ders çıkarabilmek, doğru zamanda doğru yere bakabilmeyi ve önemsemeyi gerektirir;

  • Projelerde her değişikliğin bize ne öğreteceğine bakmalıyız.
  • Benzer proje geçmişi olanların yaşadıkları iyi ve kötü deneyimleri paylaşacakları oturumlar yapmalıyız.
  • Proje Seyir defteri tutmak, yaşananları taze taze kayıt altına almalı ve proje sonunda herkese fayda sağlayacak bir şekilde paylaşmalıyız.
  • Kötü alanların iyileştirilmesi kadar fırsatların da geliştirilmesi gerektiğini unutmamalıyız.
  • Deneyimin kaç kez tekrarlandığı önemlidir. Birden fazla tekrarlanan deneyimlerin dikkate alınması gerekir. Bu ilk veya tek defa yaşanmışlıkların dikkate alınmaması anlamına gelmemelidir.
  • Projelerden çıkarılan dersleri kategorize etmek o konudaki risklerimizi görmenizi sağlar ve odağımızı artırır.
  • Projelerden çıkarılan derslerin herkesin anlayacağı basitlikte hazırlanması ve erişebileceği  bir yerde durması gerekir.
  • Çıkardığımız derslerin kurum ve kişi kültürüne getireceği değişikliğin büyüklüğünün ve yoğunluğunun etkisini dikkate almalıyız.
  • Projelerden ders çıkarma motivasyonunu sağlayıcı önlemleri projenin başından itibaren almamız gerekir.
  • Ders çıkarmak değil uygulamak önemlidir. Aynı hataların tekrarlanması durumunda neden ders alınmadığı ya da nerede hata yapıldığını değerlendirmeliyiz.
  • Gelecekteki problemin fark edilmesini ve önlenmesini sağlayıcı çalışmaları ödüllendirmeliyiz. En azından bir teşekkür belgesi…
  • İnternette arama yaparak benzer projelerden çıkarılmış derslerle ilgili kaynaklar bulabiliriz.
  • Şirket politikalarının projelerden ders çıkarılmasını destekleyici ve teşvik edici kurallar içermesi gerekir. Risklere karşı farkındalık kültürü kurallarla desteklenmelidir.

Örnek Çıkarılan dersler dokümanı – ingilizce

Paylaşın:

UDEMY Eğitimlerimiz

Paylaşın:

Girişimcilerin, Proje Yöneticilerinden Öğreneceği Çok Şey var

Proje Yönetimi, girişimcilik yolculuğuna çok değer katabilir.  Bir proje, benzersiz bir ürün, hizmet veya sonuç yaratmak için üstlenilen geçici bir çaba olarak tanımlanır. Girişimciler için, hayaller ile gerçekte neler olup bittiği arasında büyük bir kopukluk olabilir. Bir iş kurma projesinin nasıl yönetileceğine dair bilgileri sınırlı olabilir. Girişimciler için proje yönetiminin temel unsurlarının girişimcilik yolculuğunda nasıl uygulanacağını öğrenmek çok yararlı olacaktır.

Pek çok yeni girişim, proje ve portföy yönetiminin ortak disiplinlerini anlamayan girişimciler nedeniyle başarısızlığa uğramaktadır. Girişimciler kendilerini, girişimlerinin proje yöneticileri olarak görürlerse, durum farklı olacaktır.

Proje yöneticileri, kapsamı belirleme, planlama, paydaşları yönetme, sorunları ve riskleri belirleme ve bütçeleme arasında güçlü bir ilişki kurulmasını sağlayan ve projeyi başarıya götüren belirli disiplinleri kullanırlar. Proje portföyü, aynı zamanda, organizasyonel hedeflere ulaşmak için kaynakları en iyi şekilde değerlendirmek üzere projelerin özenle seçilmesini sağlayan önemli bir unsurdur.

Bugün, bilgi temelli bir gelecekte ayakta kalması gereken bir nesil yetişiyor. Kariyer odaklı hazırlanmış eğitim ve gelişim programları, çok hızlı değişen bir gelecekte işe yaramayabilir. Herkesin, yaşam boyu öğrenenler olması şart gözüküyor.

Disiplinli girişimcilik kavramı (Aulet, 2013)-1, girişimcilik yolculuğundaki başarı ile müşteri bulma, faaliyetlerini yürütme ve kaynakları yönetme disiplinlerine harcanan efor arasında güçlü bir ilişki olduğunu ortaya koymaktadır.

Girişimciler, projeleri yönetmek için kullanılan yöntemler ile iş kurma süreçleri arasında nasıl bağlantı kurabilirler?

Girişimciler, genellikle işin kurulması için kapsam tanımına daha az vakit ayırıp, önce ürüne, pazara veya operasyonlara odaklanırlar. Halbuki, ürün, pazar ve operasyonunu dengeleyecek olan kapsamdır.

Girişimcilerin, kapsamını netleştirmeleri ve başarı tanımlarını ortaya koymaları gerekir. Başarıyı tanımlama için aşağıdaki sorular sorulabilir;

  • Pazarım nedir?
  • Biz müşterilere ne satacağız?
  • Lojistik güvenilir ve hızlı nasıl olmalı?
  • Ödemeler nasıl olacak?
  • Kim, hangi işi yapacak?

Girişimcinin proje yöneticisi olarak görevi, önce bu soruların nasıl yanıtlanacağını belirlemek ve sonra harekete geçmektir.

Başarıyı tanımladıktan sonra, bir sonraki adım yapılacakları detaylandırmak olacaktır. Girişimci, büyük resme ulaşmak için atılacak adımları detayladırmalı, planlama yapmalıdır.

Unutulmaması gereken 5 süreç var;

  • Başlangıç
  • Planlama
  • Yürütme
  • İzleme&Kontrol
  • Kapanış

Girişimci unutmamalıdır ki, yukarıdaki her sürecin kalitesi, diğer süreçlerin kalitesini belirleyecek, başarıyı belirleyen olacaktır.

Girişimciler, bir fikri hayata geçirmek ve hayata geçen fikrin sürekliliğini sağlamak için gereken süreçleri yaratmalıdırlar.

Belirsizlikle başa çıkmanın yolu planlı yaklaşımdır. Planlı yaklaşım alternatifleri değerlendirmeyi, doğru araç ve teknikleri kullanarak proaktif davranmayı gerektirir.

Girişimciler, attıkları her adımı değerlendirmeli, çıkardıkları dersleri (olumlu veya olumsuz)  dikkate alarak ilerlemelidirler.

Kapsamı, zamanı ve kaynakları sürekli dengelemek gerekir. Alternatif senaryolar üzerinden geleceği öngörmeye çalışmak ve hazırlıklı olmak gerekir.

Girişimciler, proje yöneticileri olarak, farklı maliyet ve bütçe senaryoları doğrultusunda ilerleyebilmeli, güçlü kontrol mekanizmaları oluşturmalıdırlar.

Kiometre taşlarını belirleyip, adım adım ilerlemelidirler. Örneğin, bir müşteriden kar etme, tüm müşterilerden kar etme ve yatırımcılar için anlamlı kar merkezi olma.

Proje kapsamında yer alan her şeyi dikkatli gerçekleştirilmesi, doğrulanması ve onaylanması gerekir. Doğru yolda ilerlendiği konusunda şüphe bırakmayacak controller yapılmalıdır. Fazla ya da eksik kapsam gerçekleştirilmemesi konusunda dikkat olunmalıdır.

Yapılan her iş sürekli değerlendirilerek, iyileştirmenin yolları aranmalı, gereksiz işlerden vazgeçilmelidir.

  1. Aulet, B. (2013). Disciplined entrepreneurship: 24 steps to a successful startup
Paylaşın:

Projelerde Süre Kısaltma Teknikleri

Ayrılan ya da belirlenen zamanlarda projelerinizi bitirmede problemler yaşıyor musunuz?

Sürekli projeleriniz gecikiyor mu?

Kafadan atma bitiş tarihleri, müşteri baskısı ve rekabet ortamı gibi sebeplerle projelerinizi daha kısa sürede bitirmek zorunda kalıyor musunuz?

Gelişen rekabet ortamında, baskıcı zaman hedefleri yüzünden projelerin zamanında tamamlanması giderek zorlaşmaktadır. 

Projenin, planlanırken istenilen sürenin tutturulması, yürütme süreçlerinde yapılan sürekli kontroller ile geri kalan işlerin zamanında tamamlanabilmesi için süre kısaltma çalışmalarının yapılması gerekmektedir. 

Süre kısaltma, maliyet ile birlikte düşünülerek doğru ve uygun çözümler üretilebilir.

Kimler bu eğitimi almalı?
 
  • Üst Yönetim ve Ortak Kademe Yöneticiler
  • Portföy, Program ve Proje Yöneticileri
  • Proje Ekip Üyeleri
  • Girişimciler
  • Projelerde zaman yönetimi konusunda rol ve sorumluluk üstlenenler
  • Akademisyenler
  • Araştırmacılar
  • Danışmanlar

İçerik

  1. Projelerde Süre Kısaltma Teknikleri
  2. Proje Sürelerini Neden Kısaltmak Zorunda Kalıyoruz?
  3. Proje Zaman Yönetimi
  4. Zaman Çizelgesi Yönetiminin Planlanması
  5. Aktivitelerin Tanımlanması
  6. Aktivitelerin Sıralanması
  7. Aktivitelerin Kaynaklarının Tahmin Edilmesi
  8. Aktivitelerin Sürelerinin Tahmin Edilmesi
  9. Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi
  10. Zaman Çizelgesinin Kontrolü
  11. Kritik Yol Analizi – 1
  12. Kritik Yol Analizi – 2
  13. Kaynak Kısıt Değilse Süre Nasıl Kısılır?
  14. Kaynak Kısıtlı ise Süre Nasıl Kısılır?
  15. Örnek Çalışma – Süre ve Maliyeti Birlikte Kısma
  16. Onay ve Bekleme Süreleri
  17. İleriye Bakmak
  18. Alternatif Yollar Belirlemek
  19. Yeniden Kullanmak
  20. Aktiviteler Arası Geçiş
  21. Önceliklendirme
  22. Problem
  23. Karar Verme

Hemen Başvurun:

https://www.udemy.com/projelerde-sure-kisaltma-teknikleri/

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 23 – 1.2.1.13. Proje Yönetiminde Etik Kurallar

Bazı Proje Yöneticileri Pinokyo’ya benzerler. Her yalan söylediklerinde ya proje süresi uzar ya da maliyetler artar.

Anlatan: Gökrem TEKİR

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

[email-subscribers namefield=”YES” desc=”” group=”Public”]

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 22 – 1.2.1.12. Proje Yönetiminde Şunlara Dikkat

Proje Yönetiminde küçük ayrıntılar, büyük farklar yaratabilir.

Anlatan: Gökrem TEKİR

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

[email-subscribers namefield=”YES” desc=”” group=”Public”]

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sanatını Önemsemek

Proje Yönetimine ilişkin yüzlerce eğitim verdim, binlerce öğrencim oldu. Hemen hemen her eğitimin başında proje yönetiminin teknikten çok bir sanat olduğunun altını çizmeye çalıştım.

Eğitimlerimde bir çok tekniğin neden önemli olduğunu, yapılması gerektiğini, kimin ne zaman yapması gerektiğini anlatıyorum. Fakat bir çok firmada “yöneticilere” bu eğitimi veremediğim için istenilen etkiyi yaratamıyor.

Yöneticilerin eğitimi almamaları konusunda kişisel deneyimlerim aşağıdadır;

  • Astları ile aynı ortama girmemek.  Sadece üst yönetim olarak eğitimimi alan firmalar oldu. Astları üzerinde baskı uygulayan yöneticilerin, katıldıkları eğitimlerde katılımcılar çok sessizleşti. Astların katılmamalarının daha doğru olduğu düşünülen  firmalarla karşılaştım.
  • Yıllardır çalışıyorum, deneyimliyim, zaten biliyorum düşüncesi. Bu düşünce bildiklerinin doğru olduğundan %100 emin yöneticiler için ama sonra eğitimlerde anlattıklarımı yapmaya çalışanların önlerindeki en büyük engel oluyorlar.
  • Bunlar hikaye, eğitim aldıralım yine de kendi bildiğimi okurum rahatlığındaki yöneticiler. İyi eğitmenler, kimsenin bilmediği çok özel şeyleri anlatma iddiasında değildirler fakat güncel bilgiye sahiptirler. Konuları kendi düzeyinde iyi dinleyen katılımcılar, ilgilendikleri detayda sorularla eğitmeni yönlendirebilir ve ihtiyacı olanı alırlar. 
  • Eğitim motivasyondur ama eğitimde olmaları onlara iş vermeme engel değil rahatlığındaki yöneticiler. Eğitimi ciddiye almayan, eğitim olsa ne olur olmasa ne olur diye düşünen, şirket politikası ya da çalışanın isteği üzerine eğitime onay veren yöneticiler ne kadar zarar verdiklerinin farkında değildirler. Çalışanın yöneticisine olan bakış açısını ve güvenini çok zedeleyen bir durumdur.

Katılımcılara proje yönetiminin sanat olduğunu söylerken aşağıdakileri kast ediyorum;

Değişimi Yönetebilmek – Eğitimlerde çeşitli teknik ve yöntem anlatıyorum. Yaparsanız iyi olur, yapmanın faydaları vb. açıklamaya çalışıyorum. Dayandığım temel, en iyi uygulamalar (best practices) yani kendi uydurmalarım değil. Yapılması gerekenler mevcut alışkanlıklar dışında ise bunun anlamı “değişim” oluyor. En önemli konulardan birisi yönetimin ve çalışanın değişimi yönetebilmesi.

Odağı kaybetmemek – Proje ya da programlarda gerek sponsor gerekse proje-program yöneticilerinin odaklarını kaybetmemeleri gerekiyor. Konsantrasyon olmadığında bildiğiniz teknik ve araçların önemi kalmıyor.

İnsan ilişkileri – İletişimi yeterince önemsemeyen, diğerleri ile etkili ve etkin iletişim kuramayan sponsor, proje veya program yöneticisinin başarılı olması çok zor.

Yazılı kültür – Bir çok teknik ve araç kaliteli veri gerektirir, kayıt tutmak anlamına gelir. Yazılı kültüre uzak, iyi yazamayan ve okuyamayan, bunu zaman kaybı olarak gören bir ortamda kurumsal hafıza oluşturulamaz.

Ortak Dil – Aynı dilde konuşmanın önemi anlaşılamadığında çatışmaların ve iletişimin önündeki engeller giderek büyümeye başlar. “Ben” den “Biz”e geçiş için ortak dil şarttır.

Bunların başarılabilmesi için;

  • Size özgün, sizi pazarda farklılaştıran bir proje yönetimi kültürüne,
  • Uzun vadeli ve stratejik bir düşünce yapısına,
  • Değişime ve bu değişimi şirkete adapte edecek iradeye,
  • Üst Yönetimin desteklediği, liderlik tarafı güçlü proje-program yöneticilerine,
  • Bilgi ve teknolojiyi en iyi şekilde kullanabilecek şirket içi birlikteliğe,
  • Ekip çalışmasına ihtiyacınız vardır.
Paylaşın: