Kategori arşivi: İletişim Yönetimi

Proje Yönetiminde Kültürel Farklılıklar ve İletişim

How Cultural Differences Shape Your Gratitude

Projelerde özellikle farklı ülkelerdeki çalışanlarla beraber çalışmak, iletişimlerimizi karmaşıklaştırabilir ve zorlaştırabilir.

Farklı kültürlerin hiyerarşiye karşı tutumları, başkalarıyla iletişim tarzları, dilimizi anlama yetenekleri ve onlara söylediklerimizi nasıl yorumlayıp davranacakları vb. faktörlere bağlı olarak başkalarıyla iletişim kurmanın en iyi yollarını bulmamız gerekir.

Sözel olmayan davranışlar genellikle en zorlayıcıdır çünkü farklı kültürel geçmişe sahip bireyler vücut hareketlerine, yüz ifadelerine, göz hareketlerine ve ses tonuna farklı tepkiler verebilirler. Örneğin, Amerika Birleşik Devletleri’nde diğerleriyle çok doğrudan olma eğilimi, Asya’nın belirli bölgelerinde, daha dolaylı ve yumuşak konuşma eğilimi vardır. İngilizler daha çocukluktan duyguların göstermeme öğretilirken, Türkiye’de doğrudan göstermemiz beklenir.

Bazen el hareketleri kullanılabilir ancak Asya’nın bazı bölgelerinde abartılı el hareketleri veya dramatik yüz ifadeleri dikkati dağıtır ve kabalıktır. Asya kültüründe gözünün içine bakarak iletişim kurmak bazen tehdit olarak algılanabilir, Batı kültüründe ilgi ve odaklanmanın göstergesidir. 

Paydaşlara proje hakkında sorular sorabiliriz. Asya kültüründe Hayır demek kabalık olduğu için açık uçlu sorular sormak gerekir. ABD’de ise doğrudan Evet-Hayır soruları etkili olur. Etkileşimde bulunduğumuz kültür için soru sormak, konuşmacıyı eleştirmek veya soru soranın zayıflık göstergesi olduğu vb. düşünülebilir. Başkalarının nasıl iletişim kurduğunu ve onlarla nasıl iletişim kurmayı beklediklerini anlamaya yardımcı olacak kültürel kaynaklara bakılması gerekir.

Farklı ana dillerde çalışan paydaşlarla kurulacak iletişimlerde aşağıdaki konulara dikkat edilmelidir;

  • Toplantıda tartışılacak konu sayısını minimumda tutmak, aşırı bilgi yükünden kaçınmak
  • Sunumlarda fikirleri iletmeye yardımcı olması için görseller ve çizelgeler kullanmak
  • Basit terminoloji kullanmak – Evrensel olarak anlaşılmayan argo, jargon veya özelleştirilmiş teknik terimler kullanmamak
  • Açık ve net konuşmak, “Evet”, “Hayır” ile sonuçlanacak “Anlıyor musunuz?” yerine spesifik sorular sormak.
  • Anlayış eksikliğini gösterebilecek paydaşlardan gelen sözel olmayan (beden dili) ipuçlarının farkında olmak

Etkili paydaş iletişiminin önündeki engeller, kültürel önyargıların (başkaları hakkındaki görüşlerimiz), kültürel farklılıkların farkında olmama, dil farklılıkları, etnik merkezcilik(etnik milliyetçilik) ve zayıf dinleme becerileri olarak özetlenebilir.

Bu engellerin nasıl aşılacağını ve kapsayıcı bir şekilde iletişim kurulacağı öğrenildiğinde, farklı kültürlerden gelen paydaşlarla etkili iletişim ve etkileşim sağlanır, söylenenlerin nasıl işitilip işlendiği daha iyi anlaşılır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde Veri Analitiği

What is business analytics? Using data to improve business outcomes | CIO

Projeleri yönetirken birçok karar almak zorunda kalırsınız. Daha iyi ve doğru kararlar almak, proje problemlerini çözmek, proje verilerinin seçilmesine ve analizine dayanan veri analitiği ile mümkündür.

Projelerde Veri Analitiği kullanılarak, bütçeler, maliyetler ve zaman çizelgeleri açısından eğilimler izlenebilir, projenin zamanında ve bütçesinde tamamlanıp tamamlanmayacağı tahmin edilebilir, önleyici ve düzeltici önlemler alınabilir.

Veri analitiği ile kuruluşlar daha geniş bir bakış açısına sahip olabilir, karmaşık projelerde erken uyarı sinyallerini yakalayabilirler. Bu rol, Proje Yönetim Ofisi (PYO) tarafından üstlenilebilir.

Projelerde verilerin doğru analiz edilmesi zamanında ve bütçe dahilinde teslim etme şansını artıracak daha iyi kararların alınmasını sağlar.

Veri analitiği, Proje yöneticisinin rolünü taktiksel olmaktan çıkarıp daha stratejik bir role dönüştürür.

Veri Analitiği, proje yöneticilerinin karmaşık proje verilerini, davranışlarını ve sonuçlarını görmek ve tahmin etmek için çeşitli analitik raporları ve ayrıntılı çizelgeleri kullanmasını sağlar. Proje yöneticileri, daha iyi kararlar almak, projeleri zaman çizelgesine ve bütçeye uygun tutmak için bu verileri kullanır. Veriye dayalı bir analitik yaklaşımı, proje ekiplerinin belirli kalıpları ve eğilimleri anlamasını ve analiz etmesini sağlar. Yöneticiler, projelerin ve kaynakların nasıl performans gösterdiğini ve başarı oranını artırmak için hangi stratejik kararları alabileceklerini belirlemek için kullanabilirler.

Veriler, her organizasyonda önemli bir rol oynar. Veri Analitiği olası problemleri erken görmeyi sağlar, proaktif önlemler alınabilir. Önemli olan projenin zamanında ve bütçesinde tamamlanıp tamamlanmayacağını erken fark edebilmektir.

Geçmişten öğrenmek geleceğimizi daha iyi hale getirmeye yardımcı olur. Proje Yöneticileri her zaman geriye bakarak noktaları birleştirmeli ve Kazanılmış Değer Yönetimi vb. kullanarak geleceğe yönelik tahminlerde bulunmalıdırlar. Yapılacak çalışmalar, mevcut öngörülen yol ve hızın projeyi istenen varış noktasına götürüp götürmeyeceğine dair olasılığı görmeyi sağlar. Projedeki geçmiş performans ve kalan çalışma miktarı, rotanın düzeltmesine yardımcı olur.

Projelerde karmaşıklığın artması, ürün geliştirme döngülerinin kısalması, değişen müşteri beklentileri vb.nin devam edeceği varsayımıyla hareket edilmelidir. Bu doğrultuda proje yöneticileri, projenin kısıtları doğrultusunda her zaman dengeleme yapmalı, projenin kontrol altında tutulabilmesi için performansı sürekli takip etmelidirler.

Verileri değerlendirmeden projeleri yönetmek ve optimize etmek zordur. Projelerin etkin yönetimi, proje üzerindeki belirsizliklerin ve risklerin etkin yönetimini gerektirir. Proje yöneticilerinin, riskleri izlemek ve kontrol etmek için veri analitiğini kullanmaları gerekir.Elde edilen proje verileri, proje yöneticilerinin, proje performansını nesnel olarak ölçmesini, gözlemlemesini, analiz etmesini, gerçeklere dayalı kararlar almasını ve taahhütler vermesini sağlar.

Understanding the Lifecycle of a Data Analysis Project

Proje Yönetimi sürecinin sayısallaştırılması ve veri analitiğinin kullanılması, kuruluşlar adına stratejik değer yaratacaktır;

Kaliteyi Destekleme

Proje yöneticisi, veri analitiği ile iş yükünün nasıl azaltılabileceğini, süreçleri nasıl iyileştirebileceğini ve proje sonuçlarının nasıl iyileştirilebileceğini anlayabilir. Veri analitiği, proje boyunca kaliteyi planlamaya, izlemeye ve gözden geçirmeye yardımcı olur.

Stratejik Kararlara Yardımcı Olmak

Veri Analitiği, kuruluşların sezgisel değil gerçeklere dayalı kararlar almasına yardımcı olur. Gerçek zamanlı veri analizi, kuruluşların stratejik hedeflerine uyum sağlamasına yardımcı olan çok sayıda bilgiyi ortaya çıkarır. Yönetimin, devam eden ve önerilen projelerin genel portföy ve organizasyon vizyonuna ne kadar uyduğuna dair anlayışlarını derinleştirmelerine olanak tanır.

Proje Maliyetlerini Düşürme

Veri analitiği, gelecekteki olayları ve eğilimleri tahmin etmek için kullanabileceğiniz veriyi toplamak anlamına gelir. Uygun maliyet için doğru bütçeyi, zaman çizelgesini, tahminleri ve daha fazlasını belirlemek için ilgili verilerden oluşan bir bilgi birikimine sahip olmak kaynak tahminini ve diğer planlama süreçlerini daha verimli hale getirmeye yardımcı olur.

Veri analizinden elde edilen içgörüler, ekip üyelerinin iyi olduğu görevleri belirlemeye, işe doğru kişiyi atamaya ve işlerini tamamlamaları için onlara doğru bilgiler sağlamanıza olanak tanır.

Kaynak Yönetimini İyileştirme

Veri analitiği, proje gereksinimlerini anlamak için doğru bilgileri elde etmeye yardımcı olur. Mevcut kaynakları ve kaynak tahsisi doğru yapmanızı sağlar.

En uygun maliyetli kaynak harcamalarını belirleyerek daha iyi stratejik kararlar almanıza yardımcı olur.

Proje Risk Yönetimini Geliştirir

Proje yönetimi birçok iç ve dış faktörden etkilenen dinamik bir ortam olarak, teslimatları olumsuz etkileyebilecek çeşitli risklere maruz kalır.

Önemli olan, risklerinizi aktif ve düzenli olarak tanımlamak ve yönetmektir. Bunun için tüm riskleri, sorun giderme ve riske yanıt faaliyetlerini belgelemeniz gerekir.

Veri analitiği, proje sorunlarınızı ve risklerinizi daha iyi yönetmek, süreçler ve sonuçlar üzerindeki olumsuz etkilerini en aza indirmek için destekleyicidir.

Olası sorunları belirlemek, analiz etmek, önceliklendirmek, izlemek ve riske yanıt stratejileri oluşturmak için doğru yöntemleri geliştirmenize ve doğru araçları kullanmanıza yardımcı olur.

Proje sonuçlarınızın olasılığını modellemek için geçmiş, gerçek zamanlı ve gelecekteki bilgileri analiz etmek için verileri kullanmak, bunları karar vermek ve verimliliğinizi artırmak için değerlendirmek gerekir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde Kötü İletişim ve Etkileri

Could Poor Communication Skills Be Thwarting Your Recovery?My 12 Step Store

Projelerde doğru iletişim kurmak zordur. Projenin başından sonuna kadar iletişim kurmamız gereken çok kişi vardır ve hepsi farklı şekilde iletişim kurmak isterler. Projede üstlenilen role, içinde bulunulan proje aşamasına ve kimlerle iletişim kurulduğuna göre iletişimler değişiklik gösterir. Projedeki her rolün, etkili bir şekilde iletişim kurmayı öğrenmesi gerekir

Paydaşlar için düzenli ve yeterli iletişim önemlidir. Onlarla istedikleri gibi iletişim kurarken pratik olmak gerekir. Proje yöneticileri, hem proje işleri hem de paydaşlarla en uygun iletişimi kurma konusunda iletişim kurma yöntemlerini ayarlamalıdırlar.

Tüm paydaşlar bilgiyi farklı şekilde özümserler;

  • Bazıları diğerlerinden daha görseldir ve çizelgeler, grafikler görmek ister
  • Dinlemeyi tercih edenler, bilgilerin sunum veya toplantı yoluyla kendilerine iletilmesini beklerler.
  • Kendi başlarına gözden geçirmeyi sevenler, analiz etmek ve daha sonra birisiyle konuşmak isterler.

Paydaşlara yalnızca bir veya iki şekilde bilgi sunulduğunda, herkesi değil bazılarının projeye katılımı sağlanabilir.

Bir proje daha karmaşık hale geldiğinde, iletişim kurulması gereken tüm paydaşlara ulaşıldığından emin olmak için iletişimlerin daha ayrıntılı olması gerekir.

İletişimleri önceden planlamak;

  • Sıklık ve kalite dahil olmak üzere genel olarak iletişimin etkinliğini geliştir
  • Açık iletişim yoluyla bireyleri inisiyatife almaya teşvik eder.
  • Daha etkili görüşmeleri mümkün kılarak paydaşları iletişime dahil

Karmaşık projelerde, proje yöneticisi, paydaşlarla iletişim kuran tek kişi olmamalıdır. Proje ekibi üyelerinin, projenin bileşenleri hakkındaki uzmanlıklarına dayalı olarak paydaş iletişimlerine dahil olmaları gerekir. Bu yaklaşım, proje yöneticisinin iletişimin kontrolünden vazgeçtiği anlamına gelmez. Proje yöneticisi, iletişimi yönetmeye devam eder, ancak başkalarının dahil olmasını sağlar. Örneğin, projenin farklı lokasyonlarda paydaşları varsa, bir proje ekibi üyesi bu paydaşlarla iletişimden sorumlu olabilir. Yakınlarında kişisel olarak iletişim kurabilecekleri, soru(n)ları veya endişelerini dile getirebilecekleri biri olduğunda, uzakta olsalar bile tüm paydaşları iletişime dahil etmek kolaylaşacaktır.

Proje iletişimlerinin tüm paydaşların ihtiyaçlarını karşıladığından emin olmak için aşağıdaki konuların ele alınması gerekir;

  1. Proje ile ilgili olarak işinize yarayan iletişim yöntemleri nelerdir?
  2. İletişiminizde ne işe yaramıyor veya etkili değil?
  3. İletişimimizi nasıl geliştirebiliriz?

Kötü İletişim ve Projelere Etkisi

Paydaşlarla ve proje ekibiyle iletişim kurma konusunda yetersiz kalındığında aşağıdaki sonuçlara yol açar;

Zayıf Ekip İletişimi Zayıf Paydaş İletişimi
Proje amaç ve hedeflerini yanlış anlama

Kaçırılan son tarihler

Ekip üyeleri arasında çatışmalar

Farklı şekilde ve yöne hareket eden ekip üyeleri

Gecikmelere ve bütçenin aşılmasına yol açan azalan üretkenlik

Proje ekibi üyelerinin proje çalışmasını tamamlama konusunda motivasyon eksikliği

Projeye sınırlı katılım ve taahhüt eksikliği

Nelerin proje başarısı olarak kabul edildiğine ilişkin yanlış anlaşılma

Proje ekibi ve paydaşlar arasındaki çatışmalar

Sahiplenmeme, önemsememe

Başarısız sonuçlar

 

Projelerde zayıf iletişim, yorgunluktan veya bir çatışmayı etkili bir şekilde yönetememekten kaynaklanabilir. Sık sık şikayet eden veya her şeyde hata bulan bir paydaştan kaçınmak istenebilir. Bu tip paydaşlarla ilgilenilmediğinde, sorunlarına/şikayetlerine yanıt verilmediğinde, proje hakkında başkalarıyla olumsuz iletişim kurarak projeye zarar verebilirler.

Zayıf iletişim, paydaşlarla aşırı iletişim kurmak olarak kendini gösterebilir. Proje hakkında çok fazla eposta göndermek, çok sık toplantılar düzenlemek, paydaşların dikkatini dağıtabilir ve katılımlarını azaltabilir. Çok fazla ve çok az iletişim arasında iyi bir denge kurulması gerekir. Dengesizliği önlemek için proje ekibi ve kilit paydaşlarla birlikte çalışarak aşağıdakiler ele alınmalıdır;

  • Kimin hangi bilgiyi bilmesi gerekiyor?
  • Bu bilgiler ne sıklıkla iletilmeli/paylaşılmalıdır?
  • Bilgiler hangi yollarla iletilecek/paylaşılacak?

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Toplantı Notu Tutma Sanatı

How to Write Meeting Minutes

Projelerde toplantı tutanakları, toplantının ne hakkında olduğu ve bundan sonra proje ekibinin ne yapmaları gerektiği konusunda ortak bir anlayışa sahip olmalarını sağlar.

Tutanaklar, yapılan görüşmelerin ve alınan kararların kalıcı bir kaydı olarak hizmet ettikleri için proje toplantıları için özellikle yararlıdırlar. Özellikle toplantıya şahsen katılamayan kişiler için yararlı olabilirler. Her proje toplantısı tutanağa ihtiyaç duymaz.

Dikkat edilmesi gerekenler

  1. Toplantı tutanaklarını sıcağı sıcağına hazırlanmalıdır. Toplantı esnasında önemli notlar alınmalı, rafine bir şekilde hazırlanmalıdır. Toplantı tutanağı herkesin her konuştuğunun yazılması anlamına gelmez. Az, öz ve anlaşılır olması önemlidir. Hangi konuların neden tartışıldığını hatırlatmak için toplantı gündemini kullanın.
  2. Bir önceki toplantı özeti ile başlayın.Toplantının başında geçen seferki eylemleri gözden geçirmiş olsanız da olmasanız da, tutanağın başına koymakta fayda vardır. Son toplantıda alınan kararları, eylemleri ve bunlara yönelik ilerlemenin bir özetini yazmanız gerekir.Tamamlanmış işleri uzatmayın, sadece tamamlandığını ve artık gündemde olmadıklarını söylemeniz yeterli olur.
  3. Alınacak aksiyonları ve sorumluları yazın. Toplantı sırasında belirlenen yeni aksiyonları ve bunları kimin yapacağını yazmanız gerekir. Toplantı notunun sonuna aksiyonların kısa bir özeti eklenebilir. Aksiyonları ve yapacak kişileri tablo formatında yazmak işinizi kolaylaştırabilir. Aksiyonlar üzerinde çalışacak kişilerin adlarını ve mümkünse görevi tamamlayacakları tarihi eklemeyi unutmamak gerekir.
  4. Toplantı katılımcılarını belirtin. Toplantıya davet edilen ve katılanlar farklılık gösterebilirler. Kimlerin katıldığını veya katılamadığını belirtin.
  5. Görsel ekleyin. Toplantıda tahta üzerinde veya projeksiyonda sunulan konular varsa toplantı notunuza ekleyin. Telefonunuzla resim çekip koyabilirsiniz. Fotoğraflar, tahtaya ne çizildiğini açıklamak için kelimelerden daha etkilidirler.
  6. Standart Şablon Kullanın. Kurumunuzun varsa standart toplantı notu şablonunu kullanın yoksa hazırlayın. Standart bir şablon kullanmak zaman kazandırır. Özellikle düzenli yapılan toplantılar için standart formları okumak katılımcıların hayatını kolaylaştırır.
  7. Kararları kayıt altına alın. Örneğin, onaylanan veya reddedilen proje değişik taleplerini veya bütçe kararlarını kaydedin. Alınan kararları yazmak bir şeyin neden yapıldığı sorulduğunda hatırlamaya “yardımcı olmak” için iyi bir yoldur.
  8. Tablo kullanın. Üç sütun işinizi görür: Gündem numarası, görüşme özeti ve aksiyon Çok sayıda aksiyonun söz konusu olduğu toplantılarda işe yarayacaktır.
  9. Hızlı Gönderin. Toplantıdan hemen sonra soğumadan göndermek gerekir. Kesinlikle bir sonraki toplantıdan önce paylaşılmalıdır. Toplantıya katılamayan ilgili kişilere gönderek, neleri kaçırdıklarını görebilmelerini sağlayın. İlgisi olmayan kişilerle paylaşarak veya detaylı istisnai raporlama ekleyerek zamanlarını israf etmeyin

İpuçları

  • Önceden toplantı notu şablonunu inceleyin.
  • Gündemi gözden geçirin.
  • Toplantı notu özetlemektir, her şeyi yazmak değil.
  • Kararlara, aksiyonlara ve sorunlara odaklanın, bunların kaydedildiğinden emin olun.
  • Geçmiş zamanda yazın.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde Kazan-Kazan Yaklaşımı

3 Keys to a Win-Win Negotiation | Conflict Management Skills

PMBOK, Stephen Covey’in sorunlar hakkında diğer insanlarla beraber karar verme konusundaki fikirleriyle güçlü bir şekilde uyumludur. Covey, kazanmanın önemini PMBOK’tan daha fazla önemser. Covey’e göre eğer kazan-kazan bir durum olmazsa anlaşma olmaz. Projelere baktığımızda bu yaklaşım çok ütopiktir. Ancak tüm hedeflere ulaşmaktan ödün vermeme konusundaki genel yaklaşım her ikisi için de çok doğrudur.

Projelerde karar verme sürecini nasıl ele aldığınızın uzun vadeli etkisini dikkate almak çok önemlidir.

Projelerde karar alma sürecinde farklı zihniyetler karşı karşıya gelirler;

  • Kazan-KazanSenin ya da benim yolum değil – bu daha iyi bir yol.
  • Kazan kaybet – Benim yolum olmalı, seninki değil.
  • Kazan – Sen kaybedersin – Benim yolum olmazsa konum, güç vb. kaybedersin.
  • Kaybet – Kazan – Benim yolum değil, senin yolun daha doğru
  • Kaybet – Kaybet – Senin yolun olmasında benim yolum olmasa da olur.
  • Kazan – Sadece kazanmak istiyorum, kimsenin kaybetmesini istemem.
  • Kazan-Kazan veya anlaşma yok – “Anlaşma yok” seçeneğine sahip olmak, her iki tarafın ihtiyaçlarını anlamak için gerçekten çok ileri gitmenize ve kendi gündeminizi zorlamaya çalışmamanızı sağlar.
  • İdeal olarak, Kazan – Kazanan konumda olmak istiyoruz. Sürdürülebilir ilişkiler kurmak ve aynı zamanda gelecekteki durumlar için yatırım yapmaktır. Dürüstlükle, olgunlukla hareket eden ve kendine güven gösteren birini desteklemek daha kolaydır. Güven yaratarak insanlarla ilişki kurmak, kazan-kazan durumuna ulaşmanın anahtarıdır.

Araştırmalar, lider niteliklerinin ve becerilerinin aşağıdakileri içerdiğini ancak bunlarla sınırlı olmadığını göstermektedir;

  • Vizyon sahibi olmakÖrneğin, projenin sonucunu ve hedeflerini tanımlamak ve başkalarına aktarmak
  • İyimser ve pozitif olmak
  • İşbirlikçi olmak
  • İlişkileri ve çatışmaları aşağıdaki şekilde yönetmek:
    • Güven inşa ederek
    • Endişeleri gidererek
    • Konsensüs arayarak
    • Rakip ve karşıt hedefleri dengeleyerek
    • İkna, müzakere, uzlaşma ve çatışma çözme becerilerini uygulayarak
  • Kişisel ve profesyonel ağlar geliştirerek
  • İlişkilerin proje kadar önemli olduğuna dair uzun vadeli bir bakış açısı benimseyerek
  • Politik farkındalığı sürekli geliştirerek ve uygulayarak

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

 

Proje Yönetiminde Etkileme

A Simple Three Step Approach To Build Your Influencing Power (Based On Science) | Inc.com

Etkileme, başkalarının davranışlarını ve eylemlerini yönlendirme eylemidir. Proje Yöneticileri, belirli sektörler hariç(savunma sanayi vb.) doğrudan yetki yoluyla hedeflerine ulaşabilirler. Bu nedenle paydaşları etkileme yetenekleri, kaynak bulma, destek alma vb. konularda önemli bir beceri olarak karşımıza çıkar.

Güç ve otoritenin kullanılabileceği durumlarda bile, etkileme yoluna gidilmesi daha doğrudur. Bu sayede, eylemler ve davranışlar sadece itaat yoluyla değil istekle gerçekleştirilir.

Proje yöneticisinin, proje ekibi üyeleri üzerinde sınırlı yetkisi vardır. Matris organizasyonlarda ekip üyeleri, kendi fonksiyonel yöneticilerine rapor verirler. Proje yöneticisi proje ekibine liderlik ederken tek başına otoriteye (fonksiyonel yöneticiye) güvenemez. Etkileme becerileri, bireysel ekip üyeleri ve ayrıca çelişen talepler durumunda fonksiyonel yöneticiler ile etkileşimlerinde gereklidir.

Proje yöneticisi ve proje sponsoru arasındaki ilişki, proje başarısının merkezinde yer alır. İki rolün projeye farklı bakış açıları vardır. Bu nedenle projeye yönelik ortak bir yaklaşım geliştirmek için birbirlerini etkileme becerilerini kullanacaklardır.

Etkileme tekniklerinin uygulama odağı, proje ekibinin parçası olmayan ve proje yöneticisinin yetkisine tabi olmayan proje paydaşlarıdır. Bazı paydaşlar destekleyici ve diğerleri olmayacaktır. Proje yöneticisi, paydaşların aktif katılımını sağlamak, desteklerini almak ve itirazları azaltmak için etkileme ve iletişim becerilerini kullanmalıdır.

Başarılı etkileme, proje yöneticisinin amacını yansıtan tutumu, davranışları ve karar vermede yarattığı değişikliklerle ölçülebilir. Başarı, ortaya çıkan kabul, destek ve anlaşma yoluyla da görülebilir.

Başkalarını etkilemek için, bireylerin veya grupların kendi tutum, davranış, duygu ve karar verme kalıplarını değerlendirebilmeleri ve anlayabilmeleri gerekir. Bu tür modeller, karmaşık bir dizi deneyimden, kültürel yönlerden, bağlamsal ve duygusal durumlardan oluşacaktır.

Etkileme, müzakere, çatışma yönetimi, liderlik, iletişim ve ekip çalışması ile bağlantılıdır. Etkileme aşağıdakileri gerektirir;

  • Duyusal farkındalık – Kendi ve başkalarının davranışlarını anlamak
  • Duygusal zeka – Kendi duygularınızı ve başkalarının duygularını anlamak
  • İletişim becerileri – Yaklaşımlar, yöntemler ve tutum)
  • Müzakere becerileri – Karşılıklı olarak kabul edilebilir konuya ikna etme ve bulma yeteneği
  • Bağlamsal farkındalık – Uygun zamanı, yeri ve kişileri seçme yeteneği
  • Kültürel farkındalık – Geçmiş, ırk, cinsiyet, öğrenme stilleriden iletişim, değerler ve inançlara kadar ilgili faktörlerin anlaşılması).

Etkileme açık, gizli, bilinçli veya bilinçaltı olabilir, bir veya tüm paydaşlara uygulanabilir. Bireyin veya grubun eylemleri, paydaş olmayan diğerlerini dolaylı olarak etkileyebilir. Örneğin, yeni bir ürün veya hizmet üzerinde çalışan proje ekibi, görevlerine olumlu yaklaştıklarında diğerlerini iş hakkında soru sormaya ve hatta ona katılmaya veya ürünlerini kullanmaya yöneltebilirler.

Etki, taraflar arasında ilişkiler kuruldukça gelişir. İlişkiler, paylaşılan değerler, etik konumlar, güven ve gerçek beğeni ve saygı gibi olumlu faktörlere dayanır. Bazı durumlarda etkileme tamamen algılanan otoriteye bağlıdır. Bu durum, korku ve güvensizliğe dayalı bir etkileme yeteneği sağladığı için olumsuz olabilir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde İşbirliğine Dayalı Ekip Ortamı Oluşturmak

Team Collaboration Frameworks for Business Success

Proje ekiplerinin başarılı sonuç üretmesi beklenir ancak ekip üyeleri işbirliği yaparak birlikte çalışmadıklarında performans sağlanamaz. Başarı için işbirliğine dayalı ekip ortamı şarttır. İşbirliğine dayalı ekip ortamı oluşturmak için aşağıdakilere dikkat edilmelidir;

Ortak Bir Amaca ve Hedefe Sahip Olmak

Proje ekibi, ortak bir amaç için birlikte çalışan insanlar olarak tanımlanır. Ortak bir hedef oluşturmak için;

  • Proje ekibi başlatma belgesini oluşturun ve/veya gözden geçirin.
  • Ekibin neden var olduğu konusunu masaya yatırın ve ekiple hemfikir olun.
  • Her ekip üyesinin bağlılığını ifade etmesine izin verin.
  • Ekibi bir bütün olarak tasvir eden sloganlar, semboller oluşturun.
  • Ekibin yapacaklarını önceliklendirmek için ortak amacı kullanın.

Birbirine güvenmek

Ekip üyelerinin birlikte başarılı bir şekilde çalışmaları birbirlerine duyacakları güvene bağlıdır. Ekip üyeleri arasında güven oluşturmak için;

  • Dürüst olun.
  • Çıkar çatışmalarını ortadan kaldırmak için çalışın.
  • Birbirinizin arkasından konuşmaktan kaçının.
  • Güvenizi gösterin. Güven göstermeden güven beklenemez.
  • Ekip üyelerine şüpheci yaklaşma fırsatları sunun.

Rolleri Netleştirin

Ekipteki herkesin rolünü ve bu rolün sorumluluklarını bilmesi verimlilik ve esneklik yaratır. Rolleri netleştirmek için;

  • Ekip üyelerinin rollerini sık sık gözden geçirin.
  • Ekip üyelerinin beklentilerini ekibin genel amacı ile ilişkilendirin.
  • Yapılacak işleri planlarken sorumlulukları netleştirin.
  • Her ekip üyesinin diğerlerinin ne yaptığını öğrenmesini sağlayın.
  • Herkesin diğerlerine yardım etmesinin yollarını bulun.

Açık ve Etkili İletişim Kurun

Yanlış iletişim, ekibin başarısını baltalayabilir. İletişimi geliştirmek için;

  • Aşırı iletişimden kaçının.
  • Tüm bakış açılarını dikkate alın ve anlamaya çalışın.
  • Sesinizi duyurmak ve dikkate alınmak için sorumluluk alın.
  • Yanlış anlamaları hızlı ve doğru bir şekilde gideri
  • Ekip üyelerinin çalışmalarını destekleyin ve takdir edin.

Çeşitliliği Destekleyin

Ekip üyeleri, farklı geçmişlere ve bakış açılarına sahiptirler. Ekip çeşitliliğinden yararlanmak için;

  • Ekip üyelerinin birbirlerinden farklı şekilde çalışabileceğini unutmayın.
  • Başkalarından mümkün olduğunca çok şey öğrenmeye çalışın.
  • Yeni bir fikri, değer analizi yaparak değerlendirin.
  • İnsanların özelliklerine olumsuz vurgu yapan sözlerden kaçının.
  • Ekip üyeleri arasındaki farklılıkları göz ardı etmeyin.

Ekibin Odak Noktasını Dengeleyin

Ekip üyelerinin, ekibin sağladığı ürün ve hizmetlerin yanı sıra ekibin iç dinamiklerini ve ilişkilerini ölçmeleri, izlemeleri gerektiğini anlamaları gerekir. Bazı ekip üyeleri ekip olma sürecine o kadar dahil olurlar ki, ilk etapta neden ekip olduklarını unuturlar veya tam tersi olabilir. Bu dengeyi oluşturmak için;

  • Ekip toplantılarının verimliliğini düzenli olarak gözden geçirin ve değerlendirin.
  • Sonuçlara ulaştığınızda ekip ile birlikte kutlama yapın.
  • Bireysel çabayı övün.
  • Hem sonuçları hem de ekip çalışmasını vurgulayan bireysel performans hedefleri belirleyin.
  • Gereksinimleri ve iletişim ihtiyaçlarını izlemek için belirli ekip üyelerini atayın.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetimi ve Şeffaflık

Transparency stok fotoğraflar | Transparency telifsiz resimler, görseller |  Depositphotos

Proje ortamında şeffaflık, ekip üyelerinin kendilerini daha önemli hissetmelerini sağlar.

Projelerde, Proje yöneticisi ve bazı paydaşlar, her şeyi bilmesi gereken kişilerdir.

Proje yönetiminde şeffaflık, projenin ne kadar iyi veya kötü performans sergilediğini açıkça göstermektir.

Tıpkı tüketicilerin şeffaflık sunan bir markaya sadık olmaları gibi, proje ekibi üyelerinin birbirlerine, proje yöneticilerine ve diğer paydaşlara yönelik şeffaf olmaları desteklenir ve teşvik edilirse daha fazla güven ortamı oluşur. Herkes, ihtiyaç duyulan ve önemli görülen bir bilginin sağlanacağına ve görevi yerine getirmek için açıkça paylaşılacağına inanmalıdır. Bu sayede yardım etmeye ve ellerinden gelenin en iyisini yapmaya istekli olur, ekibin veya organizasyonun başarısının aynı zamanda bireysel başarıları olduğunu bilirler.

Tüm proje ekibi, bir bütün olarak amaçlarını ve bireyler olarak rollerini bildiklerinde, daha etkili ve uyumlu bir şekilde çalışabilirler. Kimin neyden ne zaman sorumlu olduğunun daha iyi anlaşılması, her bir kişinin daha doğru karar vermesini ve verimli olmasını sağlar. Kiminle konuşacaklarını, onlardan ne beklendiğini ve başkalarının onlara ne kadar bağımlı olduğunu tam olarak bilirler. Görevlerin daha hızlı tamamlanmasına yardımcı olacak bilgi veya teknikleri paylaşmak vb. ellerinden geldiğince başkalarına yardım etmekten memnuniyet duyarlar.

Üretken bir ekip, beklenenden daha fazla sonuç elde edebilir. Bir ekip üyesi diğerlerinden daha iyi performans gösterdiğinde, şeffaflık bunu göstermeye yardımcı olur. Buna karşılık, ekip üyesinin, herkesin aşağı yukarı eşit bir hızda çalışması için diğerlerini eğitmesine veya bilgilendirmesine yardımcı olabilir.

Ekip üyelerini veya tedarikçilerini nasıl seçecekleri, işe ve personele nasıl özen gösterdikleri veya müşterileri için çözümleri nasıl değerlendirecekleri konusunda daha şeffaf olan proje ekipleri, paydaşlarıyla daha güçlü ilişkiler kurabilirler.

Şeffaf olmak bilgiyi paylaşabilmektir. Proje Yönetimi Yazılımları yalnızca şeffaflık sağlamakla kalmaz, aynı zamanda bilinçli kararlar vermenize yardımcı olacak raporlama vb. destek sağlar.

Şeffaflık, projeyi daha iyiye doğru değiştirmek için benimsenmelidir. Elbette bazı şeyler geçerli ve yasal olarak herkesin görebileceği şekilde olmamalıdır. Örneğin ticari sırlar, bazı finansal veriler, hassas kişisel bilgiler veya yasalarla korunan diğer bilgiler vb. Şeffaflık güvenin başlaması ve meyve vermesi için gereklidir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetimi ve Dürüstlük

Java67: Top 20 Project Management Interview Questions Answers for 2 to 5  Years Experienced

Projelerde yer alanlar doğru ve onurlu olanı yapmalıdırlar. Proje Yönetiminde başarılı olmak için dürüstlük vazgeçilmezdir. Dürüstlük “öğrenmek” zorunda olmadığımız, olmayı tercih edip etmemeye karar verdiğimiz bir yaklaşımdır. Projelerde dürüst davranılmadığında sahip olunan tüm liderlik özelliklerini anlamsız kılabilir.

Proje Yöneticisinin itibarını dürüstlükle inşa etmesi uzun zaman, çok çaba, zor kararlar ve fedakarlıklar gerektirir. Öte yandan, yalnızca bir hata veya yanlış karar her şeyi mahvedebilir.

Projeleri dürüstlükle yönetmek ne anlama gelir?

  • Her zaman doğruyu söyleyin. Sonuçları ne olursa olsun gerçekleri çarpıtmayın veya belirsiz ifadeler kullanmayın.
  • Bilgi saklamayın, her rapor mevcut proje durumu hakkında gerçeği yansıtsın.
  • İnsanları manipüle etmeyin.
  • Verdiğiniz taahhütlere uyun, kararlaştırılan ve söz verilen sonuçları teslim edin.
  • Sonuçların sorumluluğunu üstlenin ve suçu başkalarına atmayın.
  • Ortaya çıkan durumlarla ve sorunlarla doğrudan yüzleşin, karşınızdakiler cevapları beğenmese bile açık ve dürüst
  • Koşullar ve diğer faktörler ne olursa olsun, hak edenlere teşekkür etmeyi bilin.
  • Tüm proje paydaşlarına ihtiyaç duyduklarında destek verin.

Her meslekte olabildiği gibi Proje Yöneticiliğinin başlangıcında etik olmayan davranışların tüm sonuçlarının ve etkisinin farkında olmayabilir, daha deneyimlilerin baskısına maruz kalabilir, dürüstlüğünüzün test edildiği durumlarda olayın farkında olmayabilirsiniz.

Proje Yöneticilerini yanlış yapmaya teşvik edebilecek en yaygın durumlardan bazıları aşağıdadır;

  • Ne pahasına olursa olsun başarılı olmak için toplumdan, yönetimden, müşteriden, arkadaştan ve aileden gelen baskı.
  • Kısayolları kullanarak kurumsal kariyer merdivenini daha hızlı tırmanmanın cazibesi. Daha fazla para kazanma veya faydalar elde etme isteği.
  • Başları dertte olduğunda başkalarına her türlü yardım etme isteği. Beyaz ve küçük yalanları önemsiz olarak algılamak.
  • Başarısızlık veya fırsatı kaçırma Beceriksiz veya akılsız olarak algılanma korkusu.
  • Bazı önemli durumlara dikkatini vermemek.
  • Çıkar çatışması veya öncelikler.

Bütün bunlar ve özellikle zaman baskısı Proje yöneticisini kötü kararlar verme ve dürüst olmama durumuna sokabilir.

Proje Yöneticileri zorluklarla karşılaşıp daha fazla deneyim kazandıkça, dayanıklı ve itibarını koruma yeteneğine sahip olurlar.

Bazen “iyi” fırsatları kaçırıyor gibi görünebilir ve belki de başarıya kestirme yollardan gitmek daha iyi tercih gibi gelebilir. Uzun vadede, Dürüstlük en büyük sermayeniz olacaktır.

Eğer dürüstlük kalıcı bir davranışa dönüşmüşse doğru kararı vermek ne kadar zor olursa olsun, doğru şeyi yaptığınızı bileceksiniz.

Etik hareket etmek, Proje Yöneticilerini gelecekte aynı şekilde hareket etmek için daha dayanıklı ve kararlı hale getirir.

Başkalarına örnek olmak ve onları doğru olanı yapmaları konusunda etkileyebilmeyi sağlar.

Etik davranıldığında, başkalarından da aynısını talep etme ve bekleme hakkı doğar.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

 

Proje Yönetimi ve Hesap Verebilirlik

Accountability vs Responsibility In Project Management

Proje Yöneticisi sorumluluk almadan projeyi yönetemez veya proje ekibinin parçası olamaz. Projelerde yaşanan sorunlarda biri hatalıysa ve kimse sorumlu olanı bilmiyor veya kanıtlayamıyorsa ekip uyumu bozulur.

Hesap verebilirlik ve sorumluluk kavramı karıştırılmamalıdır: Hesap verebilirlik, sonucu sahiplenme ve sorumluluğunu almaktır. Sorumluluk ise verilen görevi yerine getirme ve tamamlamak ile ilgilidir.

Bir faaliyeti gerçekleştiren birkaç kişi olabilir ancak ideal olarak, yapılan işin sonucundan bir kişi sorumludur .

Hesap verebilirlik kavramı aşağıdakilerle ilgilidir;

  • Sorumluluk almak.
  • Beklentileri anlamak ve karşılamak: Ne istendiğini, ne kadar süreceğini ve kaliteli sonucun ne kadara mal olacağı.
  • İlerleme ve tamamlanma durumu hakkında iletişim kurmak.
  • Sorunlar ve riskler konusunda açık olmak.
  • Geri bildirim vermek ve almak.
  • Sonuçla ilgili iyi veya kötü durumu kabullenmek

Hesap verebilirlik kavramı açık ve anlaşılır olsa da, başarmak göründüğü kadar kolay değildir. Matris proje organizasyonlarında, proje ekibi üyeleri kendi yöneticilerine rapor veriler. Bu nedenle doğrudan yetkileri olmayabilir. Ayrıca, proje faaliyetleri günlük sorumlulukların ikinci önceliği olarak kabul edilebilir.

Proje yönetiminde başarılı hesap verebilirliği sağlamak için bazı stratejiler aşağıdaki gibidir;

Beklentileri tanımlayın.

Proje ile ilgili beklentilerin ve hedeflerinin belirsiz olduğu durumlarda açık ve net olduğunu varsaymayın. Belirsizlik, proje yöneticilerinin önceliklerinde çatışmaya neden olur.

Görev ve sorumlulukların açık ve net bir şekilde tanımlanmamış olduğu durumlarda Proje yöneticisi ve proje ekibi doğru kararlar alamaz, projeye odaklanamazlar.

Hesap verebilirlik felsefesini takip edin.

Yönetimi, proje yönetici, ekip üyeleri ve genel olarak proje paydaşları arasında hesap verebilirlik ortamını teşvik etmesi gerekir. Proje yöneticisi, bireysel ve ekip sorumluluğunun sadece kendisi için değil tüm ekip üyeleri için ne anlama geldiğinden emin olmalıdır. Bu yaklaşım, başarının yalnızca son teslim tarihlerini karşılamak ve görevleri yerine getirmekten daha fazlası olduğu bir felsefeyi benimsemek anlamına gelir. Proje yöneticileri, ekip üyeleri ve paydaşlar, hedeflere ulaşmak ve en yüksek kalite seviyesini sağlamak bağlamında kişisel yükümlülük hissetmeli ve projenin başarısından kişisel olarak sorumlu olmayı taahhüt etmelidirler.

Görevlerin birbirine bağlılığını ve bağımlılığını vurgulayın

Projeler birbirine bağlı faaliyetler içerir ve projenin başarılı olması için bazı aktivitelerin sırayla gerçekleşmesi gerekir. Proje gerçekleştirilen faaliyetlerin hangi noktalarda ve nasıl nasıl kesiştiğini vurgulamalıdır. Proje yöneticisi, ekip üyelerine görevlerin birbirleriyle nasıl ilişkili olduğunu ve her bir kişinin diğer ekip üyelerinin yararına nasıl mükemmel bir iş çıkarması gerektiğini gösterirken, herkesi birbirini sorumlu tutmaya teşvik eder .

İşleri takip edin

Ekip üyeleri taahhütte bulunduğunda, tüm ekip görevin tamamlanacağına güvenebilmelidir. Görevler atanırken, proje yöneticisi ekip üyelerinin sözlerini tutmasını sağlamalıdır. Hesap verebilirlik felsefesi sorumluluk atmosferi oluşturduğunda, her konu proje yöneticisinin takibine kalmayacak grup dinamikleri devreye girecektir.

Proje yöneticileri zaman zaman bir taahhüdün neden karşılanmadığına ilişkin derinlemesine sorular sorabilirler. Hesap verebilirliğin olduğu ortamlarda sorumlu kişi hatanın sorumluluğunu alır, işi tamamlamaya ve performanstaki eksiklikleri telafi etmeye istekli olur.

Hesap verebilirlik ve sorumluluk, projelerin başarısı için kritik öneme sahiptir. Güçlü hesap verebilirlik felsefesi, projeler için gerekli sorumluluğu almayı sağlamanın ilk adımıdır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler