Kategori arşivi: İletişim Yönetimi

Proje Yönetimi Sohbetleri 131 – Varsayım Tuzağı

Projelerde yaptığımız varsayımlar, diğerlerinin varsayımları ile örtüşmediğinde çatışmalar kaçınılmaz olur. 
Anlatan: Savaş ŞAKAR

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabını adınıza imzalı olarak sipariş vermek için tıklayınız.

Paylaşın:

Projelerde Neden Yazmıyoruz?

Projelerde yer alanlar (Yönetim, Proje Yöneticisi, Ekip Üyleri, Paydaşlar), yazmayı sevmedikleri için kurumsal hafıza oluşmuyor, her şey hatırlanmak zorunda kalınıyor.

Proje Yönetimi Dokümanları ve Uygulamaları eğitimini indirimli almak için:
https://www.udemy.com/proje-yonetimi-dokumanlar-ve-uygulamalar/?couponCode=FIRSAT

Paylaşın:

Üst Yönetimi Ölçüt Yönetimine İkna Etmek

Üst Yönetimler zamanında bilgi almak, faydaları ve maliyetleri bir arada görmek isterler ama alışkanlıklarından kolayca vazgeçemezler. 

Proje Ölçütleri Ve Ölçüt yönetimi eğitimini indirimli almak için tıklayınız.

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 125 – Beyin Fırtınasını Doğru Yapmak

Projelerin bir çok noktasında Beyin Fırtınası yapmanız gerekir. Beyin Fırtınası yaparken dikkat edilmesi gerekenleri özetlemeye çalıştım.
Anlatan: Savaş ŞAKAR

Adınıza imzalı Hayatımız Proje – Proje  Yöneticisinin El Kitabını almak için tıklayınız

Paylaşın:

Aynı Anda Birden Fazla Projeye Atanırsanız

Çok az şirket çalışanını tek bir projede çalışırken görüyorum. Her çalışan birden fazla projenin taleplerini yerine getirmek için uğraşıyor. Teorik olarak farklı departmanlardan kişilerin bir araya gelerek birden fazla proje ile uğraşmalarının bazı avantajları olduğu söylenebilir; uzmanlığın nerede ve ne zaman ihtiyaç duyulursa kullanılabileceği, bilgi paylaşımı ve çalışanların atıl zamanlarını değerlendirme.

Ancak teorinin önerdiğinin aksine birden fazla projede yer almak daha stresli ve daha az üretkendir. Görevler arasında gidip gelirken odağı değiştirmek zaman alır, enerjinizi bitirebilir. Farklı işler, rolünüzü de değiştiriyorsa adaptasyon daha da zorlaşır. Örneğin bir projenin yöneticisi olarak yönetime hesap verirken, başka bir projede ekip üyesi olarak uzmanlığınızı sergiliyor olabilirsiniz. Farklı projeler, farklı ekipler, ilişkiler, rutinler ve beklentiler içerir. Yer aldığınız her projede, proje ekibine olan katkınızı dikkatlice planlamadığınız sürece, hata yapma olasılığını artırır, tekrarlayan problemler yaşayabilirsiniz.

Birden fazla ekipte yer alıyorsanız zamanınızı, stresinizi ve kişisel gelişiminizi yönetmeniz, önemli olana odaklanmanız gerekir. Önerilerim;

İşlerinize öncelik verin ve sıralayın

Büyük resme bakın – İşlere planlamadan yaklaşmak, kendinizi akıntıya bırakmak sizi yangın söndürme moduna geçirir. Kilometre taşlarınızı belirleyin ve yer aldığınız tüm projelerinizde düzenli bir durum kontrolü planlayın. Böylece birden fazla projede aynı anda kriz yaşandığında kendi zamanınızı proaktif olarak belirleyebilirsiniz. Projelerinizin gerçekleştirilme hızı ve yönetimin, müşterinin talepleri, ideal kontrol sıklığını belirler. Paydaşlarınızın ve yönetimin projeye yaklaşımları öncelik belirlemede size yol gösterir.

İşleri stratejik olarak sıralayın – Bir görev seçin ve kurnazlıktan ziyade yoğun bir şekilde odaklanın. En çok yoğunlaşmanız gereken görevle başlayın ve dikkatinizin bölünmemesi için elinizden geleni yapın. Elde edilmesi gereken sonuca karar verin, bu sonuca ulaşmak için hangi eylemlerin gerekli olduğunu tanımlayın ve bunlara sadık kalın. Birden fazla projede yer alıyorsanız uyumlu görevleri koordine edip gruplayın. Örneğin, telefonla işinizin yarıda kesilebileceğini bildiğiniz zamanlarda, konsantrasyonu en az gerektiren başka bir iş üzerinde çalışın.

Beklentileri belirleyin ve iletişim kurun

Kendinizi koruyun – Öncelikli bir göreve odaklandığınızda, araya girenlere işin önceliğini açıklayın veya araya girmenin nelere mal olacağını açıklayın. Belirli prensipler getirmek sizi rahatlatabilir. Örneğin emaillerime öğleden sonra 14:00’te yanıt veriyorum vb. Sizden iş bekleyenleri ne zaman yanıtlayacağınızı söylemek onları rahatlatacaktır.

İletişim kurun  – Projelerde ilerleyişi görmek, proje yöneticilerini güçlü ve kontrolün ellerinde olduğunu hissetmelerine yardımcı oluyor. Projede sorunlar ortaya çıktığında öne çıkın. Doğru zamanda “bir sorunum var ve elimdeki işin tamamını teslim edemeyebilirim” şeklinde yaklaşımınız diğerlerine güven verecektir. Uzun ve detaylı açıklamalar yapmanız gerekmez. Bir iki kelime ile durumunuzu özetleyebilirsiniz. Yeter ki vaktinde bilgi aktarın.

Kişisel Gelişiminizi Göz Ardı Etmeyin

Kendini tanı – Birden fazla ekipte yer almanın dezavantajı, farklı departmanlardan kişilerle çalışsanız bile bir şeyler öğrenmek ve diğerleri üzerinde iyi bir izlenim yaratmak için sürenizin az olmasıdır. Zaman baskısı olduğundan, öğrenmeye ve gelişime yatırım yapmak yerine, herkes uzman olduğu konuda katkısını sağlamaya çalışır. Kendi gelişim hedeflerinize sahip çıkın, öğrenmek ve gelişmek istediğiniz konulardaki çalışanlara yakın durun.

Kendini zorla – Gelişim hedeflerinizi belirledikten sonra, gerçek öğrenmeyi sağlamak için zaman ayırın. Öğrenme, yeni bilgileri yansıtmak ve bütünleştirmek için zaman harcanmasını gerektirir. Zor olan, farklı projelere gidip gelinmesi gerektiği için zamanı yönetmektir.

Neredeyse her şirkette, birden fazla iş ve projede çalışmanın stres ve riskleri bilinmesine rağmen, bir yaşam tarzı haline geldiğini görüyorum. Biren fazla projede yer almanın dezavantajlarını, zamanınızı yöneterek avantaja dönüştürebileceğinize inanıyorum.

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 114 – Proje Çalışmalarını İzlemek ve Kontrol Etmek – İletişim Kontrolleri

Proje başarısızlıklarının en büyük sebeplerinden biri iletişim problemleridir. Projelerde iletişim kontrollerinde dikkat edilmesi gerekenleri anlatmaya çalıştım.
Anlatan: Savaş ŞAKAR

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Kitap hakkında detaylı bilgi ve sipariş için : http://www.savassakar.com/index.php/hayatimiz-proje-proje-yoneticisinin-el-kitabi/

UDEMY Eğitimlerimizi FIRSAT indirim kodu ile alabilirsiniz. Detaylı bilgi: http://www.savassakar.com/index.php/udemy/

Paylaşın:

Etkili Proje Yönetimi İçin Liderlik Yetenek ve Becerileri – 2

EProje Yöneticisi İletişim Becerileri

Sözlü ve yazılı iletişim becerileri, proje ekibi ve organizasyon düşünüldüğünde “bilginin” yukarı, aşağı ve yatay akışı için çok önemlidir. Proje yöneticileri tarafından belirsiz, net olmayan ve sessiz iletişim, projeler üzerinde olumsuz etkilere yol açabilir. Proje Yöneticilerinin iletişim becerilerini değerlendirirken dikkate alınması gereken bazı sorular aşağıdadır;

  • Vizyon (proje hedefleri, planları ve öncelikleri vb.) açıkça anlaşılmış mıdır?
  • Rol ve sorumluluklar (karar alma mekanizmaları, problem çözümü, değişiklik yönetimi vb.) herkes tarafından açıkça anlaşılmış mıdır?
  • Proje ile ilgili güncellemeler güncel, doğru ve eksiksiz midir? İlgili paydaşlarla paylaşılmış mıdır?
  • Paydaşlar, projenin başarısı için nerede bulunduklarının farkındalar mıdır?

Bu sorulara verilen olumlu cevaplar, proje yöneticisi iletişim becerilerinin iyi olduğunu göstermektedir.

Proje Yöneticisi Bütünlüğü

Bütünlük, yaşamın her alanında, özellikle de liderlik rollerinde önemlidir. Eylemler, sözlerden daha güçlüdür, adiliyet ve samimiyeti göstermelidirler. Proje yöneticileri her zaman “sahnededirler”. Eylemler ve sözler belirgin olmasa da sürekli incelenirler. Bu noktada Proje yöneticileri büyük sorumluluk üstlenirler. Dürüst ve özverili olmaları etraflarındakilere ilham verir ve ekiplerini başarılı bir şekilde yönlendirmeleri için ihtiyaç duydukları saygıyı göstermelerini sağlar. Proje yöneticisi bütünlüğünü değerlendirirken dikkate alınması gereken bazı sorular aşağıdadır;

  • Proje ekibi üyeleri ve yöneticiler proje yöneticisine güveniyor mu?
  • Proje yöneticisi örnek teşkil ediyor mu?
  • Proje yöneticisinin kararları anlamlı mı? Nesnel, rasyonel ve tarafsız mı?
  • Sorunlar ve bunlara bağlı çatışmalar durumunda Proje Yöneticisi adil, nesnel ve kendi lehine olmayan kararları kabul ediyor mu?
  • Ekip üyeleri proje yöneticisine sadıklar mı?

Bu sorulara verilen olumlu cevaplar, bütünlüğüne sahip bir proje yöneticisinin işaretleridir.

Yarın: Proje Yöneticisi Coşkusu, “Yapabilirim” Tutumu ve Empati

Paylaşın:

Proje ile ilgili iletişiminiz iyi mi?

Proje başarısızlıklarının en büyük sebebi iletişimsizlik. İyi iletişimi muhabbet ile karıştırıyoruz. Projeniz ile ilgili iletişimin iyi olup olmadığını sorgulayabileceğiniz birkaç soru derlemeye çalıştım;

  • Proje öncelikleri paydaşlar tarafından tam olarak anlaşılmış ve onaylanmış mıdır?
  • Karar verme ile ilgili rol ve sorumluluklar anlaşılmış mıdır?
  • Projedeki tüm rol ve sorumluluklar net olarak anlaşılmış mıdır?
  • Proje ile ilgili tüm istek, öneri, çekince ve şikayetler Proje Yöneticisinde toplanıyor ve değerlendiriliyor mu?
  • Değişiklikler doğru bir şekilde değerlendiriliyor ve sonuçları ilgili paydaşlarla paylaşılıyor mu?
  • Her hangi bir problem vb. durumda ilgili uzmanlar projeye dahil ediliyor mu? Görüşleri alınıyor mu?
  • Proje ile ilgili gelişmeler zamanında ve doğru bir şekilde aktarılıyor mu?
  • Proje ekibi ortak hedefe kitlenmiş midir yoksa kendi hedeflerine odaklı bir çalışmamı sergilemektedirler?
  • Proje ekibi, kendi seviyesinde çözümleyebileceği problemleri Yönetime taşımakta mıdır?
  • Raporlama ve toplantı konusunda standartlar var mıdır? Uygulanıyor ve denetleniyor mu?
  • Proje ile ilgili riskler fark edildiği anda Proje Yöneticisine iletiliyor mu?
  • Proje Yöneticisi kendini aşan konuları zamanında Sponsora taşıyor mu?  
  • Proje iletişimi için gerekli altyapı ve araçlar var mıdır?
  • Raporlar ve toplantı notları okunuyor mu? Gerekli aksiyonları tetikleyebiliyor mu?

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

[email-subscribers namefield=”YES” desc=”” group=”Public”]

Paylaşın:

Yeni eğitim: Projelerde Temel Performans Göstergeleri

Herkesin ağzında bir KPI lafı. Nedir diye sorduğumda herkesten farklı bir cevap alıyorum. Böyle olmuyor dedim eğitimini hazırladım. Eğitim içeriği aşağıdadır.

Daha önce hazırladığım Proje Ölçütleri ve Ölçüt Yönetimini tamamlayıcı nitelikte olduğu için kesinlikle tavsiye ediyorum.

%50 indirimli almak için tıklayınız.

KPI-1 – GİRİŞ

KPI-2-Göstergeler

KPI-3-Temel Performans Göstergesi Nedir?

KPI-4-Temel Performans Göstergeleri Hangi Alanlarda Kullanılır?

KPI-5-PERFORMANS GÖSTERGELERİ KATEGORİLERİ

KPI-6-KPI ve KRİTİK BAŞARI FAKTÖRLERİ

KPI-7-ÖNCÜ GÖSTERGELER

KPI-8-NEDEN KPI

KPI-9-HERŞEY KPI MIDIR

KPI-10-KPI KARAKTERİSTİKLERİ – SMART

KPI-11-KPI KARAKTERİSTİKLERİ – WAYNE ECKERSON

KPI-12-KPILARDA DİKKAT EDİLMESİ GEREKENLER

KPI-13-PROJE ODAKLI KPI KARAKTERİSTİKLERİ

KPI-14-KPI NASIL BELİRLENİR

KPI-15-KPI ve ALAKA

KPI-16-KPI SEÇİMİ

KPI-17-KÖTÜ KPI SEÇİMİ

KPI-18-PAYDAŞLAR ve KPI

KPI-19-KPI ÖLÇÜMÜ

KPI-20-KPI ÖLÇÜMLEME TEKNİKLERİ

Aşağıdaki başlıklar hazırlanmaktadır;

KPI-21-KPI ve GÜVEN YARATMA

KPI-22-KPI ve DOĞRU KULLANMA

KPI-23-KPI BAĞIMLILIKLARI

KPI-24-KPI EĞİTİMİ

KPI-25-KPI HEDEFLERİ

KPI-26-KPI HATALARI

KPI-27-KPI ve ENTELLEKTÜEL SERMAYE

KPI-28-KPILARA YÖNELİK KÖTÜ ALIŞKANLIKLAR

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

[email-subscribers namefield=”YES” desc=”” group=”Public”]

Paylaşın:

UDEMY Eğitimlerimiz

İndirim kuponu: FIRSAT

Paylaşın: