Kategori arşivi: İletişim Yönetimi

Projeye Yeni Bir Ekip İle Başlamak

Proje Yöneticileri için yeni bir ekip ile projeye başlamak kolay değildir. Ekip üyeleri, Proje Yöneticisine kuşkuyla yaklaşırlar. Proje Yöneticisinin, ekibi tanımadığı için şüpheleri vardır.

Ekip üyeleri Proje Yöneticisinin yönetim stilini merak ederler, proje ile ilgili çekinceleri olabilir, zaten yoğun olan iş tempolarına yeni bir iş daha eklenmiştir.

Proje Yöneticisinin her konuda (iş dağılımı vb.) adil davranması beklenir. Ekip üyeleri birbirlerini tanımadıkları için güvenmiyor olabilirler, projede kendi asli işleri dışında sorumluluklar alabilirler.

Proje Yöneticilerinin, proje ekip üyeleriyle birebir ve yüz yüze aşağıdaki konuları görüşmesi gerekir;

  1. Projenin hedefleri nedir?
  2. Kimler, neden dahil olmalı?
  3. Projenin şirket veya departman için önemi
  4. Ekip üyesinin neden bu projeye seçildiği ve projedeki rolü
  5. Proje başarılı olursa nasıl bir ödüllendirme olacağı
  6. Bilinen kısıtlar ve olası problemler
  7. Temel kurallar
  8. Ekip üyesinin başarı için önerileri
  9. Ekip üyesinin profesyonel yeterlilikleri (yazılım, rusça vb.)
  10. Projenin ekip üyeleri ve ekip için yarattığı fırsatlar
  11. Ekip olmanın proje başarısı için neden önemli ve gerekli olduğu

Bu görüşme ekip üyesinin, ekibin bir parçası olduğunu düşünmesine yardımcı olacaktır. Öncelikle fikir, öneri ve çekincelerini açıklıkla söylemeleri sağlanmalıdır. Sonrasında karar süreçlerine aktif katılımları sağlanabilecektir. Aktif katılım sonrasında kontrol ve izleme ile performansın takibi mümkün olabilecektir.

Adınıza imzalı Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabını hemen sipariş verebilirsiniz. 
Detaylı bilgi ve sipariş için: https://www.savassakar.com/hayatimiz-proje-proje-yoneticisinin-el-kitabi/

 

Paylaşın:

Projelerde Ekip Olabilmek İçin Neler Yapmalıyız?

Dünkü yazımda proje ekibi olmak ile ilgili problemlerin altını çizmeye çalıştım. Bugün bu problemlere ilişkin önerilerimi yazmaya çalıştım;

Farklı bakış açıları, öncelikler ve ilgiler – Projenin erken safhalarında olası çatışmalara sebep olabilecek farklılıkları belirlemeye çalışın. Proje kapsamının tam ve net olarak anlaşılmasını sağlayın. Ekibi nasıl ödüllendirebileceğinizi belirleyin. Ekip temel kurallarını ve sorumlulukları açıklayın. Bireysel farklılıkları proje hedefleri doğrultusunda düzeltin.

Rol Çatışmaları – Ekip üyelerinin kendilerini projede nerede uygun gördüklerini sorun. İş Kırılım Yapısını ve detay seviyesini belirleyin. Rolleri belirleyin ve görüşmeler yapın. Düzenli toplantılar ile ilerleyişi proje ekibi ile paylaşın, rol çatışmalarını masaya yatırın.

Proje hedeflerinin veya çıktılarının net olmaması – Proje ekibinin tüm hedefleri (proje ve departman bazlı) anlamasını sağlayın. Sponsor ve müşteri ile net ve sık iletişim kurarak geri beslemelerde bulunun. Hedefe uygun olarak proje ekibine bir isim vermek heyecanlandırıcı olabilir.

Dinamik proje ortamları – Dış etkileri dengelemeye çalışın. Kilit proje ekibi üyeleriyle projenin yönü konusunda anlaşın ve diğer ekip üyelerine bu yaklaşımı satin. Beklenmedik değişikliklerin projeye verebilecekleri zararlar konusunda yönetimi ve müşteriyi eğitin. Ortama ilişkin öngörüleri dikkate alın. Beklenmedik durum planları yapın.

Ekip liderliği rekabeti – Proje Yöneticisinin rolünü üst yönetim ile beraber netleştirin. Proje Yöneticisi olarak proje ekibinin liderlik beklentilerini karşılamaya çalışın. Rol ve sorumlulukların net olması bu konudaki olumsuzlukları azaltacaktır.

Ekip tanımı ve yapısı – Proje Yöneticileri, ekip konseptini yönetime ve ekibe benimsetirler. Düzenli toplantılarla, aktiviteler, rol ve sorumluluklarla ilgili yapılacak fikir alışverişleri ile ekip nosyonu güçlendirilmeye çalışılır.  Yazılı belgeler, alınan kararlar ve problem çözümlerinde şeffaflık ekip olmayı güçlendirir.

Ekip personeli seçimi – Potansiyel proje ekibi üyeleriyle ön görüşmeler yapın. Projenin önemini, rollerini, ödüllendirmeyi ve izlenecek yolu anlatın. Eğer hala proje ilgilerini çekmiyorsa başkalarına yönelin.

Proje Yöneticisinin Güvenilirliği – Proje Yöneticisinin güvenilirliği çok önemlidir. Yönetsel ve Teknik anlamda karar vericiliğin göstergesidir. Projeyi destekleyen diğer fonksiyonel yöneticiler ile iyi iletişimde olun.

Ekip üyelerinin taahhüt vermekten korkması – Ekip üyelerinin olası çekincelerini projenini erken safhalarında belirlemeye çalışın, negatif bakış açılarını değiştirin. Proje ekibinin korkularını öğrenin. Çatışmalara hızlı ve doğru şekilde müdahale edin. Proje ekip üyeleri ile birebir görüşmeler yapın. Bazı istekleri yerine getirirken ısrarcı ekip üyelerini değiştirmeyi düşünün.

İletişim Problemleri – Proje ekip üyelerinin ihtiyaç ve çekincelerine yeterli zaman ayırın. Düzenli toplantılarla birbirleri ile iletişim kurmalarını sağlayın. Üst Yönetim ve müşteri ile düzenli olarak iletişim kurun. Vurgulamalar yazılı veya sözlü ancak kilit sorunlar ve anlaşmaların yazılı olmasına dikkat edin.

Yetersiz Üst Yönetim Desteği – Paydaşlarla kurulacak etkileşim ve kaynak sağlama konusunda üst yönetim desteği şarttır. Proje Yöneticisi Üst Yönetimin projeye ilgisini istenilen seviyede tutmalıdır. Üst Yönetim düzenli gözden geçirme toplantılarının bir parçası yapılmalıdır. Üst Yönetime, zamanında ve doğru bir şekilde kaynak ihtiyaçları aktarılmalıdır. Proje Yöneticisinin Üst Yönetim ile yakın ilişkisi proje üzerinde çok önemli olduğu unutulmamalıdır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Proje Raporlaması (Project  reporting)

Proje süresince proje bilgilerinin toplanması ve dağıtılması kritik öneme sahiptir. Raporlama şekli ile ilgili olarak dikkat edilmesi gerekenler aşağıdaki gibidir;

  • Proje raporlamasının her paydaş için uygun içerik, detay ve şekilde yapılması gerekir.
  • Raporun şekli, basit birkaç satır ile karmaşık tablo veya sunumlardan oluşabilir.
  • Raporlama düzenli (Haftalık durum raporu vb.) veya istisnai durumlarda (Proje problem raporu vb.) hazırlanabilir.

Performans raporları ise Proje İşlerinin İzlenmesi ve Kontrolü sürecinin çıktısıdır. Durum raporlarını, ilerleme ölçümlerini ve tahminleri de içeren performans bilgilerinin toplanması ve dağıtılması olarak tanımlanır. Projenin ilerleme durumunun ve performansının anlaşılması için hazırlanır ve paylaşılır. Proje sonuçlarıyla ilgili tahminde bulunulması için temel çizginin gerçekleşen verilerle kıyaslanarak düzenli aralıklarla toplanması ve analiz edilmesini içerir.

  • Performans raporlamanın her hedef kitleye gereksinimi düzeyinde bilgi sağlaması gerekir.
  • Basit bir durum raporu her bir konuda (kapsam, zaman çizelgesi, maliyet, kalite vb.) tamamlanma yüzdesi vb. performans bilgilerini içerir.

Proje raporlaması bazen karmaşık olabilir;

  • Geçmiş performansların analizi,
  • Projeye ilişkin tahminlerin (süre, maliyet vb.)analizi,
  • Risklerin ve sorunların güncel durumu,
  • Belirlenen dönemde tamamlanan çalışmalar,
  • Bir sonraki dönemde tamamlanacak çalışmalar,
  • Belirlenen dönemdeki onaylanan değişikliklerin özeti, ve gözden geçirilen ve tartışılan diğer ilgili bilgiler.

Dikkat edilmesi gerekenler;

  • Farklı paydaşlara benzer bilgilerle gönderilen raporlarda bilgi çakışmaması olmasına dikkat edilmelidir.
  • Raporlamanın tarihi belirtilmeli, güncel olması sağlanmalıdır.
  • Birden fazla sayfadan oluşan ve farklı paydaşlara hitap eden raporlarda ilgili sayfada paydaş belirtilmelidir.
  • Paydaşların raporlama içerik, şekil, sıklık ve yöntem konusunda beklentileri netleştirilmelidir. Gereksinimleri netleştirmek için örnek rapor format ve içerikleri paydaşlarla paylaşılabilir.
  • Raporlamanın neden istendiği iyi anlaşılmalıdır.
  • Yönetime sunulan raporlar, basit, anlaşılır ve hızlı karar vermeye yönelik olmalıdır.
  • Raporlama sadece sayılarla değil durumu ifade eden grafiksel göstergeler içermelidir.
  • Otomatik hazırlanan raporlarda önemli noktalara ilişkin kısa açıklamalar yapılmalıdır.
  • Raporda yer alan verilerin güncelliği ve kaynağı belirtilmelidir.
  • Proje Yönetimi bilgi Sistemi dışından elde edilen ve kullanılan veriler kaynağı ile belirtilmelidir.
  • Raporda yer alan başlıkların açıklamaları yapılmalıdır. Örneğin % Gerçekleşme fiziksel olarak m2 olarak gerçekleşmeyi ifade etmektedir vb.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Proje Yönetimi Bilgi Sistemleri -PYBS (Project Management Information System-PMIS)

Proje Yönetimi Bilgi Sistemleri (PYBS), proje yönetimi süreçlerinin çıktılarını toplamak, entegre etmek ve yaymak için kullanılan bilgi sistemi olarak tanımlanmaktadır.

Proje Yönetimi Bilgi Sistemleri (PYBS), proje verilerinin kayıt altına alındığı yerdir. Proje Entegrasyon Yönetiminde Proje Yöneticileri, proje hedeflerine ulaşmak ve proje faydalarını gerçekleştirebilmek için artan veri ve bilgi hacmini Proje Yönetimi Bilgi Sistemleri gibi otomasyon yoluyla çözebilirler.  

Proje Yönetimi Bilgi Sistemleri  Organizasyonel Çevre Faktörü olarak aşağıdaki süreçlerin girdisidir;

  • Aktivitelerin Tanımlanması,
  • Aktivitelerin Sıralanması,
  • Maliyet Yönetiminin Planlanması sürecinde maliyet yönetimine ilişkin alternatifler sağlama,
  • Kalite kontrol sürecinde süreç ve teslimatlara ilişkin hata ve sapmaların izlenmesi.

Proje İşlerinin Yönlendirilmesi ve Yönetilmesi sürecinde PYBS, yazılımlara (MS Project vb.), iş onay sistemlerine, konfigürasyon yönetim sistemlerine, bilgi toplama ve yayma sistemlerine, bilgi tabanlarına erişime olanak sağlaması açısından öneriliyor. Otomatik veri toplama ve kilit performans göstergeleri ile ilgili raporlamada systemin bir parçası olarak görülüyor.

Aktivitelerin sıralanması sürecinde zaman çizelgesi geliştirme yazılımlarının aktivitelerin planlama, organize etme ve sırlamada kullanılabileceği, mantıksal ilişkilerin, öteleme ve öne çekmelerin PYBS ile yapılabilir.

Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi sürecinde aktivite girdileri, ağ diyagramları, kaynaklar ve aktivite süreleri ile zaman çizelgesi oluşturulabilir.

Zaman Çizelgesinin Kontrolü sürecinde planlanan ve gerçekleşen süreler izlenebilir, sapmalar ve ilerleyiş zaman çizelgesi temel çizgisi doğrultusunda raporlanabilir, değişikliklerin zaman çizelgesine etkilerinin öngörülmesini sağlanabilir.

Maliyetlerin Tahmin Edilmesi sürecinde tablolar (Excel vb.), simülasyon yazılımları ve istatistiksel analiz araçları maliyet tahminlerine destek olabilir. Bu araçlar maliyet tahminlerini basitleştirip, alternatiflerin hızlı değerlendirilmesini sağlar.

Maliyetlerin Kontrol Edilmesi sürecinde Kazanılmış Değer Yönetimine ilişkin 3 parametre (Planlanan Değer, Kazanılmış Değer ve Gerçekleşen Harcama) izlenebilir, grafiksel eğilimlere ve farklı proje sonuçlarına ilişkin öngörülere erişilebilir.

Aktivite Kaynaklarının Tahmin Edilmesi sürecinde kaynak havuzlarının planlanlaması, organize edilmesi ve yönetilmesi, kaynak tahminlerinin yapılması için kullanılabilir. Kullanılan sistemlerin özelliğine göre kaynak optimizasyonu için kaynak kırılım yapıları, kaynak uygunluğu, kaynak oranları ve takvimler tanımlanabilir.

Proje Ekibinin Yönetilmesi sürecinde proje aktivitelerinde yer alan proje ekip üyelerinin koordinasyon ve yönetiminde kullanılabilir.

Kaynakların Kontrol Edilmesi sürecinde doğru kaynakların, doğru aktivitelerde, doğru yer ve zamanda dağılımını güvenceye almak için kullanılabilir.

İletişimlerin Yönetilmesi sürecinde paydaşların ihtiyaç duydukları bilgiye zamanında erişebilmeleri için kullanılır. Proje bilgileri aşağıdaki çeşitli yollarla yönetilip dağıtılabilir;

  • Elektronik Proje Yönetimi Araçları – Proje yönetimi yazılımları, toplantı ve sanal ofis destek yazılımları, web arayüzleri, proje portal ve göstergeleri, ekip çalışması araçları
  • Elektronik İletişim Yönetimi– E-posta, faks, sesli mesaj, telefon, video konferans
  • Sosyal Medya Yönetimi – Web siteleri, bloglar, forum siteleri

İletişimlerin İzlenmesi sürecinde iletişim yönetimi planı doğrultusunda iç ve dış paydaşların ihtiyaç duydukları bilgilerin toplanması, saklanması ve dağıtılması için kullanılabilir. Bu sistemlerde tutulan bilgilerin doğruluğu ve verimliliği izlenmeli ve değerlendirilmelidir.

Risk Yanıtlarının Uygulanması sürecinde zaman çizelgesi, kaynak ve maliyetlere yönelik yazılımlar riske yanıt planlarını ve ilgili aktiviteleri projeye entegre bir şekilde diğer aktivitelerle birlikte güvenceye almayı sağlar.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Projelerde Soru Sorma Sanatı

Proje Yöneticisi doğru soruları sormazsa doğru cevapları alamaz. Soru sormak bazen tansiyonu yükseltebileceği gibi zor durumlardan kurtulmayı sağlayabilir;

  • Az düşünülerek kolayca cevaplanabilecek gereksiz  sorulardan kaçınmak gerekir. Hem sorana karşı bir kızgınlık hem de zaman kaybı yaratır.
  • Konu ile alakasız veya konudan uzaklaştıran sorular sorulmamalıdır.
  • Soru sormak için doğru zaman beklenmeli, sabırlı olunmalıdır.
  • Bir soru sormadan önce, başka biri bana sorsaydı ne cevap verirdim diye düşünülmelidir.
  • Cevabını bildiğiniz sorular, yanlış anlaşılmanıza sebep olabilir.
  • Sorularınızı varsayımlara değil gerçeklere dayandırın.
  • Kalabalık bir ortamda soru sormadan önce soran ve yanıtlayan açısından durumu değerlendirin.
  • İstediğiniz cevabı vermeye yönlendiren sorularınız, zor sorularla karşılaşmanıza sebep olabilir.
  • Kanıtınız olmadan suçlayıcı sorular sormayın.
  • Sorunuzun yanıtını keserek tekrar soru sormayın.
  • Dürüst yanıt verilmeyeceğini bildiğiniz soruları sormayın.
  • Karşınızdakinin sorunuzu anladığından emin olmaya çalışın.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Projelerde Bazen Dolaylı Yoldan Gitmek Gerekir

Proje Yöneticilerinin, duygu ve düşüncelerini doğrudan aktarmalarını, dürüst ve etik davranmalarını bekleriz. Bazı durumlarda doğruluk ve dürüstlükten ödün vermeyerek, etik kurallar çerçevesinde dolaylı yoldan gitmeleri gerekebilir. Taraflar birbirlerini tanıyıp, anladığında en iyi yol olabilir.

Dikkat edilmesi gerekenler;

  • Proje Yöneticisi, özellikle yönetime, belirli konularda eleştirilerini iletmek istiyorsa otoritelerine saygı duyduğunu göstermelidir.
  • Olumsuz durumları doğrudan iletmek karşınızdakilerin tepkisini çekebilir, karşı saldırıya geçebilirler. Bunun yerine, “Proje maliyetleri konusunda önemli bir problem var, duymak ister misiniz?” şeklinde yaklaşılabilir.
  • Şirket içinde olumsuzluklar varsa, genel olarak çalışanlar baskı altındaysalar duygusal olarak bir çok olaya tepkisel yaklaşabilirler. Kişinin içinde bulunduğu durumun iyi analiz edilmesi gerekir. Bilgiyi doğrudan vermek bu tip zamanlarda yarardan çok zarar getirebilir. Ortamın yatışmasını beklemek ve nasıl aktarılacağını iyi düşünmek gerekir.
  • Yönetime mesajları, dikkate aldıkları kişiler (danışmanlar vb.) tarafından iletmek düşünülebilir.
  • Politik olarak güvensiz şirket ortamlarında yapılması gerekenin doğrudan yapılmasının olumlu ve olumsuz tüm açılardan ele alınması gerekir.
  • Uzun vadeli çözümlere, kısa vadeli çözümlerin toplamı ile gidilebileceği durumlarda, uzun vadeli yaklaşımdan ziyade kısa vadeli yaklaşımlarla gidilebilir.
  • Önemli problemler “kızım sana söylüyorum, gelinim sen anla” şeklinde uygun ortamlarda dile getirilerek, yönetime aktarılması sağlanabilir. Problemin içeriği, başka ortamlarda dile getirilmesinin daha olumsuz sonuçlar doğurmayacağı konusunda emin olunmalıdır.
  • Özellikle konusunda uzman kişilere doğrudan öneriler getirmek yerine, fikirlerinizi aktarmak, yaratıcılıklarını tetikleyecektir.
  • Belirli konularda önce sektör örneklerini paylaşmak, kendi öneriniz için zemin hazırlayacaktır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Proje Yönetiminde İletişim Teknolojileri (Communication Technology)

Proje paydaşları arasında bilgi transferi için kullanılan spesifik araçlar, sistemler, bilgisayar programları İletişim Teknolojisi olarak tanımlanır. 

Proje Ekibinin Geliştirilmesi sürecinde bir arada çalışma ve sanal ekipler için önemlidir. Bir arada çalışan ekipler için uyumlu ortam önemlidir. Farklı zaman dilimlerinde çalışan sanal ekiplerin birbirlerine uyum sağlayabilmelerine olanak tanır.

Kullanılan İletişim Teknolojilerine ilişkin örnek vermek gerekirse;

  • Paylaşılmış Portal – Internet sitesi, intranet gibi bilgilerin paylaşıldığı ve saklandığı yapılar ekipler için verimli çalışma ortamı yaratırlar.
  • Video Konferans – Ekiplerin etkin iletişimi için önemlidir.
  • Sesli Konferans – Ekipler için raporlama ve güven sağlama konusunda önemli bir araçtır.
  • E-posta – Mesajlaşma 

İletişim Yönetiminin Planlanması olarak düşündüğümüzde paydaşlar arasındaki bilgi alışverişinin çok farklı şekillerde gerçekleşebileceğini göz önünde tutmak gerekir. Ortak yöntemler olarak; görüşmeler, toplantılar, yazılı belgeler, veritabanları, sosyal medya ve web siteleri örnek verilebilir.

İletişim teknolojisinin seçimini etkileyen faktörler aşağıdaki gibidir;

  • Bilgi İhtiyacının Aciliyeti – Bilgi ihtiyacının aciliyeti ve şekli projeden projeye, projedeki aşamadan aşamaya farklılık gösterebilir.
  • Uygun Teknoloji – Proje bilgilerinin transferi için proje süresince gerekli teknolojinin ve altyapının uygun olması gerekir.
  • Kolay Kullanım – Tercih edilen teknoloji kullanıcıların kolay kullanımına uygun olmalı, gerekiyorsa kullanıma ilişkin eğitimler verilmelidir.
  • Proje Ortamı – Yüz yüze görüşme veya sanal ortam tercihi proje ortamına göre yapılmalıdır. Aynı veya farklı zaman dilimi, dil, kültür vb. faktörler dikkate alınmalıdır.
  • Bilgi Hassasiyeti ve Gizliliği – Eğer bilgilere ilişkin hassasiyet ve gizlilik var is eek güvenlik kuralları getirilmeli, çalışanlar için sosyal medya politikaları geliştirilerek bilginin uygun davranış, güvenlik ve koruma sağlanmaya çalışılmalıdır.

İletişimin Yönetilmesi sürecinde, İletişim Teknolojilerini etkileyen faktörler; ekibin bir arada olması, bilgilere ilişkin gizlilik gereklilikleri, ekip üyeleri için uygun kaynaklar, toplantı ve görüşmelere ilişkin şirket kültürüdür.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Proje Yönetiminde İletişim Gereksinimleri Analizi (Communication Requirements Analysis)

Etkin iletişim proje yönetiminin başarısında çok önemlidir. Proje paydaşlarının doğru zamanda doğru bilgilere ulaşmaları gerekir. Bu yüzden İletişim Gereksinimleri Analizi çok önemlidir. 

İletişim Gereksinimleri Analizi, paydaşlarla yapılacak görüşmeler, atölye çalışmaları ve geçmiş projelerden alınan derslerden hareketle paydaşların iletişim gereksinimlerinin belirlenmesidir.

İletişim Gereksinim Analizinde iletişim kanal sayısı çok önemlidir. Paydaş sayısı iletişim kanal sayısını belirler. (İletişim kanal sayısı N=Paydaş Sayısı  İletişim Kanal Sayısı=N(N-1)/2))

İletişim kanal sayısı sayesinde Proje Yöneticisi ne kadar iletişim kurulması gerektiğini belirleyebilir.

İletişim Yönetiminin Planlanması sürecinde proje paydaşlarının bilgi gereksinimlerinin belirlenmesi için kullanılır. Gereksinimler, ihtiyaç duyulan bilginin değerinin analizi sonrasında, bilgilerin birleştirilerek tip ve format olarak belirlenmesiyle gerçekleştirilir.

Proje iletişim gereksinimlerinin belirlenmesinde aşağıdaki kaynaklar kullanılabilir;

  • Paydaş Kayıtları ve Paydaş Katılımını Sağlama Planından paydaşların bilgi ve iletişim gereksinimleri,
  • Potansiyel iletişim kanalları (yüz yüze, bir kişi bir çok kişiye veya bir çok kişi bir çok kişiye vb.),
  • Organizasyon Şeması kullanılarak ihtiyaçlar,
  • Proje organizasyonu, paydaş sorumluluk, ilişki ve bağımlılıkları,
  • Kişileri geliştirme yaklaşımı,
  • Projeye dahil olan disiplinler, departmanlar ve özel durumlar,
  • Projede yer alan sayısına ve lokasyonlar,
  • İç bilgi gereksinimleri,
  • Dış bilgi gereksinimleri
  • Yasal gereksinimler, dikkate alınarak belirlenebilir.

İletişim Gereksinimleri İletişim Yönetimi Planına kaydedilir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Proje Yönetiminde İletişim Modelleri (Communication Models)

İletişim Modeli, proje süresince iletişim sürecinin nasıl olacağını açıklayan süreç, şema vb.dir.

İletişim Yönetiminin Planlanması sürecinde üç şekilde ele alır;

  • Basit – Gönderen ve alıcı
  • Interaktif – Gönderen-alıcı-geri besleme
  • Karmaşık – Gönderenler – Alıcılar ve aralarındaki iletişimlerin karmaşıklığı

Basit Gönderen/Alıcı İletişim Modeli – İletişim iki taraf arasındaki bir süreç olarak ele alınır. Önemli olan mesajın iletilmesidir, anlaşılması değildir. Aşağıdaki adımlardan geçer;

  • Kodlama -Mesaj iletilmek üzere sembollere, yazıya veya sese dönüştürülür.
  • Mesajı iletme – Mesaj iletişim kanalından gönderilir. Mesaj çeşitli faktörlerden dolayı olumsuz etkilenebilir. (örneğin bilinmeyen teknoloji, yetersiz altyapı vb.)
  • Deşifre Etme – Ulaşan mesaj alıcı tarafından anlaşılır hale gelir.

Basit İnteraktif İletişim Modeli – Gönderici ve alıcı arasındaki iletişim sürecidir ve mesajın anlaşıldığına emin olunur. Mesafe, taraflar arasındaki anlayış farklılıkları, bilgi yetersizliği veya ilgisizlik süreci olumsuz etkileyebilir. Basit Gönderen/Alıcı Modelindeki sürece ek olarak aşağıdakiler yer alır;

  • Mesajın Alındığını Bildirme – Alıcı mesajı aldığına dair yanıt döner. Bu yanıt mesajın anlaşıldığını garantilemez.  
  • Geribildirimde Bulunma/Yanıt Verme – Mesaj deşifre edilip anlaşılmışsa alıcı düşünce ve fikirlerini mesajı gönderene iletir. Eğer gönderici, gönderdiği mesaj ile aldığı yanıtı eşleştirir ise iletişim başarılı olmuş demektir. Geribildirimde Bulunma/Yanıt Verme, kişiler arasında aktif dinleme varsa gerçekleşir.
  •  İletişim sürecinde, gönderen mesajı iletmekten, mesajın anlaşılır ve tam olmasından sorumludur.

Alıcı, aldığı mesajın bütünlüğünden, mesajı ve ihtiyacı olan açıklamanın iletildiğini aldığını bildirmekten, geri bildirimde bulunmaktan sorumludur.

Açıklayıcı grafik aşağıdaki gibidir;

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Proje Yönetiminde İletişim Yöntemleri (Communication methods)

Proje paydaşları arasında bilgi transfer için kullanılan sistemli prosedür, teknik ya da süreçlerdir. 

  • İnteraktif İletişim– Birden fazla tarafın gerçek zamanlı iletişimi – Telefon, mesajlaşma, sosyal medya, video konferans
  • İtme İletişimi – Bilgi almak isteyenlere doğrudan mesaj gönderme – Mektup, e-posta, rapor, faks, sesli mesaj, blog yazısı, basın duyurusu vb. Bu yöntem mesajın teslim alındığını ve nalaşıldığını garantilemez.
  • Çekme İletişimi – Çok ve büyük bilgi veya ilgili varsa güvenliğe dikkat edilerek bilgiye erişimlerini sağlama – web sitesi, intranet, e-öğrenme, alınan dersler bilgi tabanı, bilgi depoları vb.

İletişim Yönetimi Planında yer alan iletişim gereksinimleri farklı yaklaşımlarla gerçekleştirilebilir;

  • Kişilerarası İletişim – Bilgi bireyler arasında karşılıklı değiştirilir – Yüz yüze görüşme vb.
  • Küçük Grup İletişimi – 3-6 kişi arasındaki grupların bilgi paylaşımı yapması
  • Umumi İletişim – Tek bir konuşmacı bir gruba konuşarak
  • Kalabalık İletişim – Genellikle grupla birebir iletişim kurmadan, bir kişinin büyük bir gruba mesaj iletmesi.  
  • Sosyal Ağlar  – Sosyal ağlar ve bilgisayar sistemleri ile mesajı iletme

Örnek yöntemler;

  • Duyuru Panoları
  • E-bültenler
  • Çalışanlara gönderilen mektuplar
  • Basın Duruları
  • E-posta ve intranet mesajları
  • Web siteleri
  • Telefon Görüşmeleri
  • Sunumlar
  • Ekip Toplantıları, Bilgilendirmeleri
  • Odak Gruplar
  • Yüz yüze görüşmeler
  • Danışılan Gruplar,
  • Çalışan Forumları
  • Sosyal Medya

İletişimlerin Yönetilmesi sürecinde paydaş grupları değiştiğinde veya paydaşların beklentileri, gereksinimleri değiştiğinde uyum sağlayabilecek “esnek” yöntemler tercih edilmelidir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın: