Kategori arşivi: Kalite Yönetimi

Proje Yönetiminde Veri Analitiği

What is business analytics? Using data to improve business outcomes | CIO

Projeleri yönetirken birçok karar almak zorunda kalırsınız. Daha iyi ve doğru kararlar almak, proje problemlerini çözmek, proje verilerinin seçilmesine ve analizine dayanan veri analitiği ile mümkündür.

Projelerde Veri Analitiği kullanılarak, bütçeler, maliyetler ve zaman çizelgeleri açısından eğilimler izlenebilir, projenin zamanında ve bütçesinde tamamlanıp tamamlanmayacağı tahmin edilebilir, önleyici ve düzeltici önlemler alınabilir.

Veri analitiği ile kuruluşlar daha geniş bir bakış açısına sahip olabilir, karmaşık projelerde erken uyarı sinyallerini yakalayabilirler. Bu rol, Proje Yönetim Ofisi (PYO) tarafından üstlenilebilir.

Projelerde verilerin doğru analiz edilmesi zamanında ve bütçe dahilinde teslim etme şansını artıracak daha iyi kararların alınmasını sağlar.

Veri analitiği, Proje yöneticisinin rolünü taktiksel olmaktan çıkarıp daha stratejik bir role dönüştürür.

Veri Analitiği, proje yöneticilerinin karmaşık proje verilerini, davranışlarını ve sonuçlarını görmek ve tahmin etmek için çeşitli analitik raporları ve ayrıntılı çizelgeleri kullanmasını sağlar. Proje yöneticileri, daha iyi kararlar almak, projeleri zaman çizelgesine ve bütçeye uygun tutmak için bu verileri kullanır. Veriye dayalı bir analitik yaklaşımı, proje ekiplerinin belirli kalıpları ve eğilimleri anlamasını ve analiz etmesini sağlar. Yöneticiler, projelerin ve kaynakların nasıl performans gösterdiğini ve başarı oranını artırmak için hangi stratejik kararları alabileceklerini belirlemek için kullanabilirler.

Veriler, her organizasyonda önemli bir rol oynar. Veri Analitiği olası problemleri erken görmeyi sağlar, proaktif önlemler alınabilir. Önemli olan projenin zamanında ve bütçesinde tamamlanıp tamamlanmayacağını erken fark edebilmektir.

Geçmişten öğrenmek geleceğimizi daha iyi hale getirmeye yardımcı olur. Proje Yöneticileri her zaman geriye bakarak noktaları birleştirmeli ve Kazanılmış Değer Yönetimi vb. kullanarak geleceğe yönelik tahminlerde bulunmalıdırlar. Yapılacak çalışmalar, mevcut öngörülen yol ve hızın projeyi istenen varış noktasına götürüp götürmeyeceğine dair olasılığı görmeyi sağlar. Projedeki geçmiş performans ve kalan çalışma miktarı, rotanın düzeltmesine yardımcı olur.

Projelerde karmaşıklığın artması, ürün geliştirme döngülerinin kısalması, değişen müşteri beklentileri vb.nin devam edeceği varsayımıyla hareket edilmelidir. Bu doğrultuda proje yöneticileri, projenin kısıtları doğrultusunda her zaman dengeleme yapmalı, projenin kontrol altında tutulabilmesi için performansı sürekli takip etmelidirler.

Verileri değerlendirmeden projeleri yönetmek ve optimize etmek zordur. Projelerin etkin yönetimi, proje üzerindeki belirsizliklerin ve risklerin etkin yönetimini gerektirir. Proje yöneticilerinin, riskleri izlemek ve kontrol etmek için veri analitiğini kullanmaları gerekir.Elde edilen proje verileri, proje yöneticilerinin, proje performansını nesnel olarak ölçmesini, gözlemlemesini, analiz etmesini, gerçeklere dayalı kararlar almasını ve taahhütler vermesini sağlar.

Understanding the Lifecycle of a Data Analysis Project

Proje Yönetimi sürecinin sayısallaştırılması ve veri analitiğinin kullanılması, kuruluşlar adına stratejik değer yaratacaktır;

Kaliteyi Destekleme

Proje yöneticisi, veri analitiği ile iş yükünün nasıl azaltılabileceğini, süreçleri nasıl iyileştirebileceğini ve proje sonuçlarının nasıl iyileştirilebileceğini anlayabilir. Veri analitiği, proje boyunca kaliteyi planlamaya, izlemeye ve gözden geçirmeye yardımcı olur.

Stratejik Kararlara Yardımcı Olmak

Veri Analitiği, kuruluşların sezgisel değil gerçeklere dayalı kararlar almasına yardımcı olur. Gerçek zamanlı veri analizi, kuruluşların stratejik hedeflerine uyum sağlamasına yardımcı olan çok sayıda bilgiyi ortaya çıkarır. Yönetimin, devam eden ve önerilen projelerin genel portföy ve organizasyon vizyonuna ne kadar uyduğuna dair anlayışlarını derinleştirmelerine olanak tanır.

Proje Maliyetlerini Düşürme

Veri analitiği, gelecekteki olayları ve eğilimleri tahmin etmek için kullanabileceğiniz veriyi toplamak anlamına gelir. Uygun maliyet için doğru bütçeyi, zaman çizelgesini, tahminleri ve daha fazlasını belirlemek için ilgili verilerden oluşan bir bilgi birikimine sahip olmak kaynak tahminini ve diğer planlama süreçlerini daha verimli hale getirmeye yardımcı olur.

Veri analizinden elde edilen içgörüler, ekip üyelerinin iyi olduğu görevleri belirlemeye, işe doğru kişiyi atamaya ve işlerini tamamlamaları için onlara doğru bilgiler sağlamanıza olanak tanır.

Kaynak Yönetimini İyileştirme

Veri analitiği, proje gereksinimlerini anlamak için doğru bilgileri elde etmeye yardımcı olur. Mevcut kaynakları ve kaynak tahsisi doğru yapmanızı sağlar.

En uygun maliyetli kaynak harcamalarını belirleyerek daha iyi stratejik kararlar almanıza yardımcı olur.

Proje Risk Yönetimini Geliştirir

Proje yönetimi birçok iç ve dış faktörden etkilenen dinamik bir ortam olarak, teslimatları olumsuz etkileyebilecek çeşitli risklere maruz kalır.

Önemli olan, risklerinizi aktif ve düzenli olarak tanımlamak ve yönetmektir. Bunun için tüm riskleri, sorun giderme ve riske yanıt faaliyetlerini belgelemeniz gerekir.

Veri analitiği, proje sorunlarınızı ve risklerinizi daha iyi yönetmek, süreçler ve sonuçlar üzerindeki olumsuz etkilerini en aza indirmek için destekleyicidir.

Olası sorunları belirlemek, analiz etmek, önceliklendirmek, izlemek ve riske yanıt stratejileri oluşturmak için doğru yöntemleri geliştirmenize ve doğru araçları kullanmanıza yardımcı olur.

Proje sonuçlarınızın olasılığını modellemek için geçmiş, gerçek zamanlı ve gelecekteki bilgileri analiz etmek için verileri kullanmak, bunları karar vermek ve verimliliğinizi artırmak için değerlendirmek gerekir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde Gereksinim Yönetimi Planı

Management Plans: What Is Requirements Management Plan?

Projenin ilk aşamalarında, paydaşlardan gereksinimler toplanmaya başlanır. Yanlış yaklaşımlar zaman kaybını önlemek için doğrudan gereksinimleri yazmaya yöneltebilir. Bu yaklaşım, temel gereksinimlerin gözden kaçırılmasına, karar vermek için gereken bilgilerin eksik olmasına ve proje döngüsünün sonraki aşamalarında birden çok kapsam değişikliğine yol açar.

Proje gereksinimlerini toplamadan önce yapılması gereken Gereksinim Yönetimi Planını oluşturmaktır. Gereksinim Yönetimi Planı, paydaşlardan gereksinimleri toplamak için en iyi yöntemlerin belirlenmesini ve kullanılmasını sağlar.

Gereksinim Yönetimi Planının ayrıntı düzeyi projenin risk ve karmaşıklığı ile tutarlı olmalıdır. Bu noktada, projenin türü, paydaş sayısı, ekibin deneyimi vb. örnek verilebilir.

Projelere paydaşların beklentilerine dair kapsamlı ve bütüncül bir bakış açısı olmadan yaklaşmak, projenin ilerleyen safhalarında sorunlara yol açar. Tüm paydaşlar olmasa proje ile ilgili gereksinimlerin çok yönlü bir şekilde anlaşılmasını sağlayabilecek “doğru” paydaşlara (kilişt paydaşlar) ulaşmak, proje ekibine değerli zaman kazandırır. Kilit paydaşlarla, görüşmeler, odak grupları ve anketler yapılır.

Gereksinim Yönetimi Planı, proje gereksinimlerini toplamaya odaklanır. Aşağıdakileri içerir;

  • Proje adı
  • Proje kodu
  • Hazırlanma Tarihi
  • Proje Sponsoru
  • Proje Yöneticisi
  • Proje Müşterisi
  • Çözülmesi Gereken Sorun – Projenin ele alacağı sorunun veya fırsatın açıklamasıdır. Genellikle üst seviye, özettir.
  • Gereksinimleri Toplama Stratejileri – Projede paydaşların gereksinimlerini toplamak için kullanacağı temel stratejilerdir. Aşağıda yöntemler kullanılabilir;
    • GörüşmelerGenellikle bire bir veya küçük gruplar halinde (üç ila dört kişi) kilit paydaşlarla yapılır. İhtiyaçları, istekleri ve arzuları ortaya çıkarmak için sorular sorulur. Sorular, görüşme öncesi belirlenmelidir. Açık uçlu sorular sorulabilir, verilen yanıtlarla sorular geliştirilebilir.
    • Kolaylaştırılmış Görüşmeler – Daha büyük gruplar (beş ila on kişi) bir araya gelir. Gereksinimlerin nasıl ortaya çıkarılacağı konusunda eğitilmiş bir kolaylaştırıcı görüşmeyi yönetir. Amaç, gereksinimleri, hızlı toplamaktır.
    • Anketler veya Soru Listeleri – Farklı lokasyonlardaki paydaşlara sorular sorarak gereksinimleri belirlemektir.
    • Prototipleme – Örnek üzerinden paydaşların beğendiği ve beğenmediği özellikler hakkında daha fazla bilgi edinmek için kullanılır. Geri bildirimlerle prototip yenilenir ve tekrar görüş alınır. Tekrarlayan süreç, gereksinimlerin daha iyi anlaşılmasını sağlar.
    • Kullanım Durumları – Kullanım örneklerini, kullanıcıların tanımlaması daha kolay hikayeler olarak düşünmek ve anlamaya çalışmaktır. Genellikle işlevselliği (sistemin yapması gerekenler) anlamak için kullanılır. Kullanım durumları gereklilik olmayıp ayrıntılı işlevsel gereksinimlere ulaşmak için faydalıdırlar.
    • Değişiklik ve Sorun Kayıtları – Müşterilerin ve son kullanıcıların geçmişte talep ettikleri değişiklik veya yaşanan sorunlar gereksinimleri belirlemeye yardımcı olurlar.
    • Gözlem – Kullanıcıları işlerini yaparken izlemek, mevcut süreci baştan sona anlamaya yardımcı olabilir. Nerede sorun yaşadıklarını daha iyi anlamak için sorular sormak veya çözümün farklı bir şey yapmasını isteyip istemedikleri bilmek, gereksinimleri anlamayı sağlar.
    • Beyin fırtınası Alan ve konu uzmanları ile istenen çözümün nasıl olması gerektiği konusunda yapılır. En iyi olduğunu düşünülen fikirlere öncelik vermeleri sağlanır.
    • Müşterinin Sesi – Belirli bir potansiyel müşteri veya hedef grubun arzuları, ihtiyaçları ve gereksinimleri ile ilgili ayrıntılar belirlenir. Organizasyon içinde birden fazla müşteri sesi vardır. Örneğin, satın alınması düşünülen bir ürün, tedarik departmanının, ürünün kullanıcılarının ve ürün destek ekibinin sesine sahip olabilir. Bu farklı seslerin tümü, gerçekten başarılı bir çözüm için uygun gereksinimleri oluşturmak üzere dinlenmeli, dikkate alınmalı ve dengelenmelidir. Müşterinin Sesi, hem harici hem de dahili kaynaklardan alınmalıdır. Dış müşteriler, yeni ürünler ve hizmetler gibi bir tasarım ve geliştirme çabasının çıktısını satın alan müşterilerdir. Dahili müşteriler normalde aynı kuruluş veya şirket içindeki bireyler için proje ekipleri tarafından tasarlanan ve geliştirilen yeni geliştirilen sistemlerin, hizmetlerin ve diğer yeteneklerin alıcılarıdır. Genel olarak, iç ve dış müşteriler aynı özellikleri sergilerler.
  • Paydaş Listesi
    • Paydaş Adı
    • Rolü
    • Gereksinimlerini Anlama için Tercih Edilen Yöntem
    • Beklenen Sonuç
  • Paydaş Bazlı Gereksinim Toplama Zaman Çizelgesi
  • Varsayımlar ve Riskler

Gereksinim Yönetimi Planını hazırlamak, projenin geri kalan süreçlerinde kazanımlar sağlar. Gereksinim Yönetim Planında yer alabilecek diğer alanlar aşağıdaki gibdir;

  • Pazar ve iş bağlamı
  • Sistem etki alanı – Çözümün içinde çalışacağı ortamı ve koşullardır.
  • Çıktılar – Beklenen çıktılardır. Örneğin, anket sonuçları, süreç çizimi, görüşme notları vb.
  • Açık Durumlar – Bilgilerin belirsiz veya yetersiz olduğu konulardır.

Bölümler belgelendikten sonra, proje sponsorunun kapsamı onaylaması ve ekip tarafından yapılan varsayımları doğrulaması için açıklama planını gözden geçirmesini sağlayın. Bilinen ve üzerinde anlaşmaya varılan gereksinimlerin başarılı bir şekilde bir araya getirilmesi için gerekenlerin tam olarak ele alınabilmesi için varsayımları erkenden masaya koymak daha iyidir.

Faydaları

  • Doğru” paydaşlarla zaman geçirmenizi sağlar.
  • Doğru teknik kullanımı sağlar.
  • Doğru kaynaklarla doğru zamanda gereksinimler toplanabilir. Çoğu zaman, gereksinimleri toplamak, diğer sorumluluklarla birlikte tamamlanması gereken “ikinci bir iş” olarak görülür. Gereksinim Yönetimi Planı oluşturmak için zaman ayırmak, gereksinimlerin toplanmasında doğru kişilerin yer almasını, zamanlarının akıllıca kullanılmasını ve yeterli ön gereksinim toplamaya yardımcı olur.
  • Gereksinimlerin belirlenmesi için gerekli zaman, kaynaklar ve maliyet konusunda yönetimle anlaşılmasını sağlar. Hangi kaynakları ve zamanı kullanacağını belirlemek yöneticilerin, gereksinimleri toplamak için proje yöneticisine hangi konularda rehberlik edecekleri konusunda yol gösterir.

Gereksinim Yönetimi Planı projenin kapsam ve karmaşıklığına göre bir sayfa kadar basit veya uzun olabilir.

İnternetten örnekler

Requirements Management Plan Template – A.cdc.gov

Requirements Management Plan

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde Kabul Kriterleri

Acceptance | Fern Lim - Actress and Filmmaker

Projelerde, çatışmaları önlemek ve projelerin zamanında teslim edilmesini sağlamak için proje ekibi veya müşteri tarafından belirlenen şartlara proje kabul kriterleri veya proje yönetimi kabul kriterleri denir.

Proje ekibinin belirli bir zamanda başarması gereken hedefler ve müşterinin projeyi hangi koşullar altında kabul edeceği hakkında tüm ayrıntıları içerirler.

Projede yer alan paydaşlar fazlaysa bir paydaşın yaptığı işin diğerinin gereksinimlerine uymaması durumunda çatışmalar ortaya çıkabilir. Proje ekibi, projeyi hangi yönde yürütmeleri gerektiği konusunda hemfikir fikri olmadığında, sonuca ulaşmak zorlaşır. Bu nedenle proje yönetiminde aynı proje üzerinde çalışan her proje ekibinin referans olarak takip etmesi gereken önceden belirlenmiş kabul kriterleri olması gerekir. Bu yaklaşım işleri daha kolay ve pürüzsüz hale getirecek ve zamanında teslimat şansını artıracaktır.

Kabul Kriterleri Türleri

Proje yönetiminde üç tür kabul kriteri örneği vardır.

  • Senaryo Odaklı
  • Kural Odaklı
  • Özel Biçim

Projeye aktif veya dolaylı olarak dahil olan tüm paydaşlar, bu türlerden herhangi birinde kabul kriterlerini sağlamakla yükümlü olacaktır.

Kabul kriterlerinin nihai kullanımı, projelerin istenilen şekilde, zamanında teslim edilmesini sağlamaktır. Kabul kriterleri aşağıdakileri sağlarlar;

  1. Detaylı Bilgi – Ekipte çalışan herkese ne yapılması gerektiği ve bunu yapmanın doğru yolu hakkında ayrıntılı bilgi sağlar.
  1. Görevleri Kolaylaştırma – Proje tamamlanana kadar her adımdan sonra ne yapılacağını belirlemeye ve görevlerin atanmasına yardımcı olur.
  1. Daha İyi İletişim – Gereksiz çatışmalardan kaçınarak ekipler için iletişimi sorunsuz ve sorunsuz hale getirir.
  1. Değerlendirme – Projenin tesliminden önce projenin tamamlanmasının ve kalitenin doğrulanmasına yardımcı olur.

Proje Yönetimi Kabul Kriterlerinin Önemi

İyi tasarlanır ve uygulanırsa, proje kabul kriterleri herhangi bir projenin bel kemiği haline gelirler. Proje ekibine çalışmalarında yön verir. Proje kabul kriterleri belirlendikten sonra, roller ve teslimat standartları daha net olacağından proje ekip üyeleri arasında çatışma olasılığı azalacaktır.

Proje Kabul Kriterlerinin Faydaları

Aynı proje üzerinde birlikte çalışanların çatışma olasılıkları azalır. Çatışmalar genellikle rol ve sorumluluk kaynaklı olduğundan kriterler belirledikten sonra kimin neyi nasıl yaptığı belşi olacaktır.

Proje ekibinin karşılamaları gereken kriterler veya standartlar hakkında bilgilendirme sağlarlar.

Projede meydana gelen herhangi bir değişiklik, kabul kriterleri aracılığıyla değerlendirilebilir.

Gereksinimlerle ilgili belirsizlikleri ortadan kaldırmaya yardımcı olur, projede sorun yaşanma veya yanlış yönetim olasılığını önemli ölçüde azaltır.

Nasıl Olmalı?

  • Kabul kriteri işi yapacak olana hitaben yazılmalıdır.
  • Sorumlu kişi veya paydaş net olarak belirtilmelidir.
  • Net ve kısa tutularak anlaşılması kolay olmalı, proje ekibinin anlamak için ekstra çaba sarf etmesi gerekmemelidir.
  • İlgili tarafların onayı alınmalıdır.

İpuçları

  • Her gereksinimin kabul kriterlerine sahip olduğundan emin olmak ve proje ekibe ayrıntılı olarak açıklamak gerekir. Birden fazla kabul kriteri olabilir, ancak gereksiz olanlar çıkarılmalıdır.
  • Projeye başlamadan önce kabul kriterleri belirlenmeli ve proje ekibi ile paylaşılmalıdır.
  • Proje müşterisiyle sorun yaşamamak içi gereksinimleri belirlemeye önem verilmelidir.
  • Proje ekibi tarafından tamamlanan kabul kriterlerinin kabul veya reddedileceği senaryoları tanımlayın.
  • Kabul kriterleri proje ekibini her zaman projenin nihai sonucuna yönlendirecek şiekilde olmalıdır.
  • Kabul kriterleri kısa, net ve anlaşılır olmalıdır. Herkesin anlayacağı bir dil kullanılmalıdır.
  • Kabul kriterleri, proje ekibi ve müşteri tarafından onaylanmalıdır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

 

Proje Yönetiminde Değişiklik ve Yapılandırma Yönetimi

Configuration Change Management Process Best Practices

Proje ortamları dinamiktir ve değişiklikler süreklidir. Değişiklik yönetimini iki kategoride ele alabiliriz;

  • Değişim Yönetimi
  • Yapılandırma yönetimi

Değişiklik Yönetimi ile proje yönetimi planları, süreçler ve temel çizgilerle (kapsam, zaman çizelgesi ve maliyet) ilgili değişiklikleri yönetirsiniz.

Yapılandırma yönetimi ile ürün kapsamı ile ilgili değişiklikleri yönetirsiniz.

Proje Yönetiminde temel çizgiler oluşturulduğunda sonra ortaya çıkan değişiklikleri yönetmeniz gerekir.  talepleri gereklidir ve bunlarda değişiklik yapmanız gerekir.

Değişiklik Yönetimi Sistemi

PMBOK 6. baskıya göre “Değişiklik Kontrolü, projedeki ve proje temel çizgilerindeki değişiklikleri tanımlamaya, belgelemeye ve kontrol etmeye odaklanır”.

Değişiklik yönetiminde, değişiklik talebi, proje hedefleri üzerindeki olası etkileri açısından analiz edilir. Daha sonra onaylanır veya reddedilir.

Değişiklik yönetimi sistemi, olası herhangi bir etki için tüm parametrelerin tanımlanmasını ve analiz edilmesini sağlamalıdır.

Değişiklik talebinin onaylanması durumunda ilgili temel çizgiler güncellenir, proje belgeleri güncellenir ve ilgili paydaşlar bilgilendirilir.

Değişiklik yönetimi adımları aşağıdaki gibidir;

  • Değişiklik talebi, Değişiklik Talep Formuna girilir.
  • Değişiklik talebi gözden geçirilir, analiz edilir ve karar verilir.
  • Değişikliğin uygulandığından, kaydedildiğinden ve paydaşlara iletildiğinden emin olunur.

Yapılandırma Yönetimi Sistemi

PMBOK 6. baskıya göre, “Yapılandırma yönetimi, hem çıktıların hem de süreçlerin özelliklerine odaklanır.”

Yapılandırma yönetim sistemi ile ürün spesifikasyonlarını ve süreçlerle ile ilgili değişiklikleri yönetirsiniz.

Örneğin, bir ürün geliştirdiğinizi ve müşterinin bazı ekstra özelliklerin eklenmesini istediğini varsayalım. Bu değişiklik, ürünün Yapılandırma ile ilgili olduğu için Yapılandırma yönetim sistemi ile yönetilmelidir.

Yapılandırma yönetimi, değişiklikleri nasıl izleyeceğinizi ve kontrol edeceğinizi belirler. Yapılandırma yönetim planı, özellikle yazılım projelerinde ürünün sürüm kontrolü için hazırlanır. Bu sayede ürünün herhangi bir sürümünde yapılan tüm değişiklikler izlenebilir.

Yapılandırma yönetimi adımları aşağıdaki gibidir;

Yapılandırılabilir öğeler tanımlanır.

Yapılandırma gereksinimlere uygun olup olmadığı doğrulanır ve denetlenir.

Örnek Vaka

Diyelim ki 6 odalı müstakil bir ev inşa etmek için bir proje üzerinde çalışıyorsunuz.

Durum 1

Projenin ortasında, Teknik A.Ş. işi bırakıyor ve yenisini bulmanız gerekiyor. Bir alternatif buluyorsunuz, ancak yeni firma bir haftadan önce çalışmaya başlamayacak.

Bu durum projeyi geciktirecektir. Bu nedenle, değişiklik yönetimi sistemi aracılığıyla zaman çizelgesinin bir haftalık uzatılması için değişiklik talebi oluşturmanız gerekir. Bu istek onaylandığında, zaman çizelgesi temel çizgisini güncellemeniz gerekir. Bu, değişiklik yönetiminin bir örneğidir.

Durum 2

Aynı projede müşteri bir odanın depoya çevrilmesini, başka bir odanın iki bölünmesini istedi.

Bu durum, müşteri ürün yapılandırmasını değiştirdiği için ürün kapsamını değiştirme talebidir. Bu değişikliği Yapılandırma yönetim sistemi ile ele almanız gerekir çünkü ürünün özellikleri değişmiştir.

Değişiklik ve Yapılandırma Yönetim Sistemleri Arasındaki Fark

Değişiklik ve Yapılandırma yönetimi sistemleri arasındaki temel fark, değişiklik yönetiminin süreçleri, planları ve temel çizgileri, Yapılandırma yönetiminin ise ürün spesifikasyonlarını ele almasıdır.

Zaman çizelgesinde gecikme, bütçe aşımı değişiklik yönetimi sisteminin konularıdır.

Yeni özellikler, ürün güncelleme, bazı özellikleri kaldırma Yapılandırma Yönetiminin konularıdır.

Değişiklik ve Yapılandırma yönetimi aynı alan için rekabet etmezler. Farklı amaçlar için kullanılırlar. Ürün değişikliği Yapılandırma yönetimini tetiklerken aynı paralelde Değişiklik Yönetimini de tetikleyebilir. Yapılandırma yönetimi, değişiklik yönetiminden daha geniş bir kapsama sahiptir.

Kimler sorumludur?

Projelerde herkes değişiklik talebinde bulunabilir, ancak Yapılandırma veya değişiklik yönetimi planında belirtildiği gibi proje yöneticisi veya yetkilendirilmiş bir kurul tarafından onaylanmalıdır. Müşterinin mutlaka onayının alınması gerekir.

Bazı durumlarda, Değişiklik Kontrol Kurulu (DKK), Proje Yönetim Ofisi (PYO) veya proje yönetim planında belirtildiği gibi herhangi bir diğer paydaş onay veriyor olabilir.

Üründe değişiklikleri genellikle müşteriden gelir. Gelen talep proje yöneticisi tarafından incelenir ve daha sonra gözden geçirilmesi ve onaylanması için ilgili üst makama iletilir.

Değişiklik ve Yapılandırma yönetimi, entegrasyon yönetiminin bir parçasıdır ve her ikisi de proje veya ürün içinde meydana gelebilecek tüm değişikliklerle ilgilenirler.

Configuration Management and Change Management - projectcubicle

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde Trend Analizi

Trend Analysis: Definition, Importance

Trend analizi, proje yöneticilerinin projenin nereye doğru gittiğini daha iyi anlamalarını sağlar. Böylece doğru yolda olduklarından emin olmak için hangi eylemlerin gerçekleştirileceğine karar verebilirler.

Trend analizi, verilerdeki kalıpları(deseni) belirleme ve analiz etme sürecidir. Trend analizinin amacı, mevcut ve gelecekteki ortam hakkında bilgi sağlamaktır. Proje yönetiminde trend analizi, projeleri zamanında ve bütçesinde teslim etmeye yardımcı olacak şekilde neyin işe yarayıp neyin yaramadığını anlamaya yardımcı olur.

Trend analizi, genellikle performans ölçümü için kullanılan proje yönetimi yöntemlerinden biridir.

Proje yöneticilerinin projelerini etkileyebilecek eğilimleri bilmesi ve belirlemesi gerekir. Gelecekte ne olacağını tahmin etmek için trendleri gözlemlemek ve zaman içinde takip edebilmek gerekir.

Trend analizi, proje yöneticilerine, projenin başlangıcından itibaren gerekli aksiyonları alarak önlenebilecek gelecekteki sorunları belirlemelerine ve tahmin etmelerine yardımcı olur.

Proje yöneticileri genellikle projelerindeki eğilimleri analiz etme ve potansiyel riskleri gerçekleşmeden önce belirlemek zorunda kalırlar. Geçmiş olaylara, mevcut eğilimlere ve olası gelecek senaryolarına dayanarak belirli bir durumda ne olacağı hakkında tahminlerde bulunmaları gerekir.

Trend analizi, genellikle bir sonraki adımla ilgili çok fazla belirsizliğin olduğu bir projenin ilk aşamalarında kullanılır. Elde veri olana kadar işlerin nasıl sonuçlanacağından emin olamazsınız. Bu tür bir analiz, projenin nereye ve nasıl gitmesi gerektiğine dair değerli bilgiler sağlar. Gelecekteki sorunları tahmin ederek, daha ortaya çıkmadan onlardan kaçınmak mümkün olabilir.

Trend analizi aşağıdakiler için kullanılır;

  • Kapsam Kontrolü,
  • Zaman Çizelgesi Kontrolü,
  • Maliyet Kontrolü,
  • Kalite Kontrolü,
  • Kaynak Kontrolü,
  • Tedarik Kontrolü.

Trend analizi gerçekleştirmenin ilk adımı, görüşmeler, anketler veya her ikisinin bir kombinasyonu yoluyla veri toplamaktır. Ardından, kilit eğilimler ve aykırı değerler için bulgular analiz edilir. Daha sonra bu bilgiler hakkında şu sorular sorulabilir;

  • Herhangi bir potansiyel sorun veya engel fark ettik mi?
  • Henüz harekete geçmediğimiz için kaçırmış olabileceğimiz fırsatlar var mı?

Trend analizini gerçekleştirdikten sonra, daha sonra ne olacağını (tahminler) içeren bir raporu hazırlanır.

Trend analizi yapmadan önce nasıl kullanılacağını belirlemek gerekir. Trend analizi, belirli bir proje veya sürecin derinlemesine değerlendirmesidir. Ne olduğunu, neden olduğunu ve bu konuda neler yapılabileceğini belirlemeyi amaçlar. Kısacası, ampirik araştırmalarla yanıtlanan ve ileride başvurmak üzere belgelenen bir dizi soru içerir: Hangi veriler analiz edilecek? vb. Trend analizi yapmak için kapsamlı hazırlık çok önemlidir. Alakasız ayrıntılar veya riskler üzerinde zaman kaybetmemek için başlamadan önce tüm mevcut bilgilere sahip olmak gerekir. Durumunuz için yararlı olanı kullanmanız gerekir. Trend analizinin yararlı olmayacağı fark edilirse yapılmamalıdır

Trend analizi gerçekleştirildikten sonra, elde edilen öğrenmelerin nasıl uygulanacağının belirlenmesi gerekir. Örneğin kaçırılan teslim tarihleriyle ilgili bir dersen ortaya çıktığında ekip üyeleriyle ek toplantılar düzenleyerek hemen harekete geçilebilir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetimi ve Uyum

Consultants in Compliance and Risk Management - Prime Legal Abogados

Projelerdeki en büyük zorluklardan biri, hem kurum içinde hem de dışında belirli kural ve düzenlemelere uyma ihtiyacıdır.

Birçok sektör ve hükümet, operasyonları, süreçleri, yönetişimi vb. bir dizi standart tarafından yönetilmesini standartlaştırır ve şart koşar. Bu standartlar, kuruluşlar tarafından sağlanan ürün veya hizmetlerin belirli kriterler altında beklendiği gibi minimum kalite, istikrar, güvenlik ve güvenilirlik kriterlerini karşılamasını sağlar.

Proje yönetimi bu standartları Çevresel İşletme Faktörü kavramı altında girdi olarak ele alır. Ancak kurallar ve düzenlemeler, her zaman proje kapsamında ele alınamayan çok boyutlu faktörler içerebilir.

Örneğin Banka A, yasal bir değişiklik sebebiyle işlem platformunda değişiklik yapmaya karar verir. “Kullanıcı kabul testini” geçebilmek için ilgili kuralları gereksinim olarak proje kapsamına dahil eder. Proje ekibinin düzenleyici standartları ve dolayısıyla getirdiği teknik gereksinimleri ve tasarım özelliklerini bildiğini varsayarak gerçekleştirir. Eğer Teftiş, İç Denetim vb. unsurlar proje en başından dahil edilmemişse test aşamasında hatalar ortaya çıkmaya başlar. Zaman ve maliyet kayıpları oluşur.

Gereksinim, “bir sözleşmeyi, standardı, spesifikasyonu veya resmi isteği yerine getirmek için sistem, ürün, hizmet, sonuç veya bileşen tarafından karşılanması veya sahip olunması gereken koşul veya yetenek olarak tanımlanır. Gereksinimler, sponsorun, müşterinin ve diğer paydaşların sayısallaştırılmış ve belgelenmiş ihtiyaçlarını, isteklerini ve beklentilerini içerir

Kuruluşlar, yasalar veya benimsedikleri standartlar doğrultusunda faaliyetlerini kısıtlayan kural ve düzenlemelere uymak zorunda kalırlar. Uyumsuzluk, cezalar veya yaptırımlar getirir. Ek olarak, şirketlerin pazarda kendilerini farklılaştırmalarını sağlayan, müşterilere sundukları tekliflerin ayrılmaz bir parçası haline gelen ISO gibi standartlar vardır. Bu firmaların hayata geçirdikleri projelerin bu standartlara uymaması düşünülemez.

Uyum, bir talebe, teklife, yasaya ya da sözleşmeye uyma eylemi olarak veya resmi gerekliliklerin yerine getirilmesinde uygunluk” olarak tanımlanır. Projedeki paydaşların belirli gereksinimlerine uygun olarak projelerin belirli kurallara, düzenlemelere veya standartlara uyması ihtiyacını tanımlamak için kullanılır. Uyum, proje için basit gereksinimlerden daha fazlasını kapsar, çünkü çok çeşitli paydaşlardan gelen kurumsal gereksinimleri karşılama zorunluluğunu belirler. Uyum, , projenin gereklilikleri ile şirketin organizasyonel ihtiyaçlarını eşleştirmek aradaki boşluğu kapatmaktır.

Projelerde kurallara, düzenlemelere veya standartlara uymanın iki yolu olduğu söylenebilir;

  • İş Kırılım Yapısı bazında uyulması gerekenler belirlenir. Böylece ilgili eylemler kapsama eklenebilir. Bu yaklaşımın iki önemli dezavantajı vardır;
    1. Düzenlemenin karmaşıklığı nedeniyle İş Kırılım Yapısında tek bir madde ile yönetilemeyebilir. Teknik, yasal, organizasyonel, kontrol diğer boyutlar ile ele alınıp, farklı İş Kırılım Yapısı seviyelerinde ele alınmaları gerekir.
    2. Uyum faaliyetlerinin uzun sürmesi, projenin uzamasına ve moral kaybına neden olabilir.
  • Proje ekibi uyulması gereken kuralları gereklilik olarak değil, ilgili süreçlerin girdileri olarak görmeyi tercih edebilir. Bu yaklaşımın avantajı, düzenlemeleri projenin kapsamına bağlı değil, daha bütünsel bir şekilde ele almasıdır. Dezavantajı, proje ekibinin tüm gerekliliklerin dikkate alındığından ve bunların İKY’nin her bir faaliyetini nasıl etkilediğinden emin olmak için daha fazla kaynak konsantrasyonuna ihtiyaç duymasıdır.

Uyum ile ilgili olarak, kuruluş, standartlara veya düzenlemelere uyum için gerekli süreçleri yürütebilmeli ve izleyebilmelidir. Bunu yapabilmek için projenin “uyum hedeflerinin” proje başlangıç aşamasında belirlenmesi gerekir.

Uyumun sağlanması için aşağıdakilerin belirlenmesinde ve belgelenmesinde fayda vardır;

  • Uygunluk Belgeleri: Projede gerekli dokümantasyon çıktı olarak belirlenmelidir.
  • Uyum Komitesi: Uyumun kontrolünü sağlayacak kişi veya grup belirlenmelidir.
  • Uyum Riski: Proje yöneticileri, proje riskleri gibi uyum risklerini dikkate almalıdırlar.
  • Uyum Denetimi: Uyumun denetlenmesine ilişkin prensip ve kurallar belirlenmelidir. Denetim, kurum içinden veya dışından kişilerce yapılabilir.
  • Uyum Sorumlulukları: Proje ekibi üyelerinin uyum ile ilgili sorumlulukları belirlenmelidir.

Proje uyumu için prensiplerin belirlenmesi, proje ekibinin faaliyetleri netleştirmesine ve belirli hedeflere ulaşmak için en faydalı araçları seçmesine olanak tanır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

PMP Hazırlık – İş Ortamında Uyumluluk ve Kalite– 88

Project Management Foundations: Quality — Kalamazoo Public Library

Kalite Kontrolün Çıktıları

Proje ekibi çıktıları üretirken, kalite kontrol yaparak çıktıyı gözden geçirir, hem işlevsel hem de işlevsel olmayan gereksinimleri karşıladığını doğrulamaya çalışır, potansiyel iyileştirmeleri belirleyip, önerir. Kalite kontrol, çıktıların uyumluluk gereksinimleriyle uyumlu olup olmadığını doğrular. Herhangi bir kusur veya uygunsuzluk saptarsa, gidermek için geri bildirim verir.

Proje devam ederken, proje yöneticisi Kalite Raporlarını ve tavsiyelerini izlemek, kusurları ele almak veya belirlenen herhangi bir uyumsuzluk sorununu yönetmek için proje ekibiyle koordineli çalışır.

Eskalasyon

Uyumsuzluk belirlendiğinde ve izin verilen toleranslar dahilindeyse proje yöneticisi, değişiklikler önermek için doğrudan ekiple birlikte çalışabilir. Uyumsuzluk sorunu proje yöneticisine tahsis edilen toleransı aşarsa, sorun karara bağlanmak üzere yönetime iletilmelidir.

Proje yöneticisi, her uyumluluk gereksinimi ile ilgili sorunları gözden geçirmeli ve proje ekibinin nasıl ilerleyeceğine karar verecek paydaşları belirlemelidir. Hızlı ve maliyet etkin iyileştirmeler için eskalasyon ile ilgili prosedürler tanımlanmalıdır.

Kalite Yönetimi Planı

Kalite Yönetimi Planı, proje ekibinin gerekli kalite hedeflerine ulaşması için ihtiyaç duyulan kaynakları ve faaliyetleri tanımlar. Kalite gereksinimleri şunları içerebilir:

  • Kullanılacak kalite standartları.
  • Projenin kalite hedefleri.
  • Kalite ile ilgili roller ve sorumluluklar.
  • Proje çıktıları ve kalite denetimine tabi süreçler.
  • Proje için planlanan kalite kontrol ve kalite yönetimi faaliyetleri.
  • Kullanılacak araç ve teknikler.
  • Uygunsuzluk, düzeltici faaliyet prosedürleri ve sürekli iyileştirme prosedürleri.

Denetimler

Kalite denetimleri, kurumsal politikalara, süreçlere ve prosedürlere uygunluğu doğrulamak için kullanılır. Genellikle, iç denetim ekibi veya PYO gibi proje dışından bir ekip tarafından yürütülürler. Denetimler genellikle aşağıdakileri içerir;

  • En iyi uygulamaların, deneyimlerin kullanılmasını sağlamak
  • Uygunsuzluk, sorun ve eksiklikleri belirlemek.
  • Kuruluş veya sektördeki diğer projelerden iyi uygulamaları paylaşmak.
  • Verimliliği artırmak için proaktif olarak iyileştirmeler sunmak.
  • Öğrenilen dersleri vurgulamak.

Yapılacak iyileştirmeler, kalite maliyetini düşürmeli ve proje çıktılarının müşteri tarafından kabulünü artırmalıdır. Denetimler, güncellemeler, düzeltici faaliyetler, kusurı gidermek veya önleyici faaliyetler dahil olmak üzere değişiklik taleplerinin uygulanmasını doğrulamak için kullanılırlar.

Örnekleme

Her bir ürünü veya teslimatı incelemek kalite kontrolünde mümkün olmayabilir. Süreçlerin ve prosedürlerin farklı çıktılarından oluşan bir örneklemi kalite kontrolünden geçirmek uygun olabilir. Uygun örnekleme yaklaşımı, kalite sorunlarının belirlenmesine ve kalite maliyetlerinin düşürülmesine katkı sağlar. Kalite maliyetlerini projenin toplam değeriyle daha iyi hizalamayı sağlar.

Kalite Yönetimi Araçları

Kaliteyi yöneten ekipler, kalite sorunlarını belirlemek için bir dizi araç ve uygulama kullanabilirler;

Projede Uyumluluğu Ölçme Yönergeleri

Proje uyumluluğunu değerlendirirken, hem uyumluluğu doğrulamak hem de uyumsuzluk sorunlarını ve olası düzeltici eylemleri belirlemek gerekir. Bazı yönergeler aşağıdaki gibidir;

  • Teslim edilebilirliği ve süreç uyumluluğunu onaylamak ve düzeltici eylem ihtiyaçlarını belirlemek için kalite kontrol çıktılarını kullanın.
  • Proje toleranslarını belirleyin. Proje yöneticisinin toleranslar dahilinde düzeltici eylemler başlatmasını veya toleransların dışındaki herhangi bir uyumsuzluğu yönetime aktarmasını sağlayın.
  • Kalite Yönetim Planı oluşturun ve herhangi bir uygunsuzluk sorununu mümkün olduğunca erken tespit etmek için kullanın.
  • Denetim ekiplerinin uygun süreç ve prosedürlerin kullanımını nerede ve nasıl onaylayıp doğrulayabileceğini, denetim sonuçlarının iyileştirmeleri nasıl sağlayabileceğini belirleyin.
  • Çıktıları değerlendirmek ve gerekli iyileştirmeleri, düzeltici eylemleri veya kusurları gidermek için kalite yönetimi araçlarından ve tekniklerinden yararlanın.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

#projeyönetimi #pmp #pmpcertification #pmpexam

PMP Hazırlık – İş Ortamı ve Uyum– 87

Compliance Management – NaiNov

Uyumluluğa Yönelik Potansiyel Tehditler

Uyumluluğa yönelik birçok potansiyel tehdit vardır;

  • Yeni güvenlik açıklarının ortaya çıkması.
  • Yasal veya düzenleyici gereksinimlerdeki değişiklikler.
  • Uyumluluğu onaylamak için yapılan test ve doğrulama hataları.
  • Teslimatlardaki hatalar veya hatalar.
  • Uyum gereklilikleri konusunda farkındalık eksikliği.

Başarılı proje yöneticileri, proje için uyumluluk gereksinimlerini sürekli olarak gözden geçirir, iletir ve yönetirler. Uyum gereksinimlerindeki değişiklikler ortaya çıktıkça, etkinin değerlendirildiğinden ve değişiklikleri yansıtacak şekilde planların güncellendiğinden emin olurlar.

İşlevsel Olmayan Gereksinimler

İş çözümleri, işlevsel gereksinimlere odaklanma eğilimindedirler. Çıktıların hizmet garantisi düzeyini belirlemek için işlevsel olmayan gereksinimler kullanılır. Ürün veya hizmetin kullanılabilir olacağına güvenebilmemiz gerekir. İşlevsel olmayan gereksinimlerin pek çok türü vardır;

  • Kullanılabilirlik—Hizmet nasıl ve ne zaman kullanılabilir? Hizmet kullanılamaz hale gelirse, çalışması ne kadar çabuk sağlanabilir?
  • Kapasite—Hangi düzeyde hizmet performansı, hız ve verim gereklidir? Hizmeti kullanan paydaş sayısı göz önüne alındığında, talebi karşılamak için yeterli arz var mıdır?
  • Süreklilik—Kriz durumlarında (deprem vb.), operasyonları desteklemek için hizmet ne kadar çabuk kurtarılabilir?
  • Güvenlik—Hizmet ve bilgileri güvenlik risklerinden ve tehditlerinden ne kadar iyi korunuyor? Bilgilerin gizliliği, bütünlüğü ve kullanılabilirliği nasıl garanti ediliyor?

Proje yöneticisi, proje sonucunun yalnızca beklenen işlevselliği değil, aynı zamanda gerekli garanti düzeyini de sağladığından emin olmak için izlenmeli ve yönetmelidir.

Onaylar

Uyum gereksinimlerinin her biri için, çözümün ve içindeki farklı çıktıların uyum gereksinimlerini karşıladığı ilgili paydaşlar tarafından onaylanmalıdır. Onaylar ve onaylayacak kişi sayısı, projenin türüne ve gerekli onayların kapsamına bağlı olarak değişkenlik gösterir.

Onaylar proje süresince veya kapanışta veriliyor olabilir. Onaylama, uyumluluğa yönelik olası tehditler hakkında erken uyarı, farklılıkları yakalamaya olanak sağlar ve sorunu proje zaman çizelgesini etkilemeden, maliyet aşımlarına neden olmadan çözümlemeye yardımcı olur.

Toleranslar

Tolerans, kalite gereksinimi için kabul edilebilir varyasyonun nicelleştirilmiş açıklamasıdır. Proje için kontroller belirlenirken, proje yöneticisinin belirli sorunları etkin bir şekilde yönetmesi ve her konuyu gözden geçirme ve onay için iletmesine gerek kalmadan projeyi kontrol etmesi için tolerans seviyeleri belirlemesi yararlıdır.

Tolerans alanları, bütçe, zaman, kalite ve işlevsel olmayan gereksinimleri içerebilir. Örneğin, proje yöneticisi, bütçe veya zaman varyansı %5’ten az olan sorunları ele alabilir, eşiği aşan tüm farkları yukarıya iletebilir.

Uyumsuzluğun Sonuçlarını Analiz Etme Yönergeleri

Proje sırasında proje yöneticisinin yasal, düzenleyici ve diğer uyumluluk gereksinimlerini belirlemesi ve yönetmesi gerekir;

  • Yasal, düzenleyici ve diğer kısıtlamaları tanımlayın. Proje hedeflerini kısıtlayacak ve uyumluluğu sürdürme olasılığını artıracak iş kurallarını tanımlayın.
  • Uyumluluk gereksinimlerinin kapsamını ve bileşenin uygunluğunun gözden geçirilmesi ve onaylanmasından sorumlu paydaşları tanımlayın.
  • Uyumluluk gereksinimleriyle ilgili inceleme ve onay etkinliklerini izleyin ve yönetin.
  • Uyumluluk gereksinimleriyle ilgili riskleri ve risk yanıtlarını izleyin ve yönetin.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

PMP Hazırlık – İş Ortamı ve Uyumluluk – 86

Project Compliance - Eclipse Regulatory Compliance Specialists Ltd.

Projeler, boşlukta var olmazlar. Şirket içi ve dış ortamlar, projenin çalışmasını etkileyebilirler. Proje yöneticisi olarak, uyumluluğu yönetmeniz, projenin fayda ve değer sağladığından emin olmanız gerekir. Hem iç hem de dış ortamlardaki değişiklikleri takip etmek proje yöneticisinin sorumluluğundadır. Sürekli süreç iyileştirme planı uygulamak, proje başarısının kuruluşunuzda tutarlı bir şekilde tekrarlanmasını sağlayacaktır.

Bu bölümde yer alan yazılar, PMP® Sınav İçeriği Anahattı’nın (EKO) İş Ortamı alanındaki başlıkları ele alacaktır;

  • Uyumluluk ihtiyaçlarını ele almak için gerekli yaklaşımı ve eylemleri belirlemek. (EKO Görev 3.1)
  • Fayda ve değer elde etmek için teslimat seçeneklerini değerlendirmek. (EKO Görevleri 1.10, 3.2, 3.4)
  • Proje kapsamı/birikmiş iş listesi üzerindeki etkiler için dahili ve harici iş ortamını sürekli olarak gözden geçirmek. (EKO Görev 3.3)
  • Projenin kuruluşa etkisini değerlendirmek ve gerekli eylemleri belirlemek. (EKO Görev 3.4)
  • Sürekli iyileştirme çerçevesini değerlendirmek ve sürekli iyileştirme adımlarını uygulamask.

Uyumluluk Gereksinimlerinin Yönetilmesi

Uyumluluk gereksinimlerine ilişkin görünürlüğü sürdürmek ve bunların proje boyunca etkin bir şekilde yönetilmesini sağlamak gerekir.

Bu konu, EKO’da aşağıdakilere yöneliktir;

  • Proje uyumluluk gereksinimlerini onaylayın. (EKO 3.1.1)
  • Uyumluluk kategorilerini sınıflandırın. (EKO 3.1.2)
  • Uyumluluğa yönelik olası tehditleri belirleyin. (EKO 3.1.3)
  • Uyumluluğu desteklemek için doğru yöntemler kullanın. (EKO 3.1.4)
  • Uyumsuzluğun sonuçlarını analiz edin. (EKO 3.1.5)
  • Uyumluluk ihtiyaçlarını ele almak için gerekli eylemleri belirleyin. (EKO 3.1.6)
  • Projenin ne ölçüde uygun olduğunu ölçümleyin. (EKO 3.1.7)

Uyumluluk Gereksinimleri

Projenin ve sonuçlarının yasal veya düzenleyici kısıtlamalara tabi olan yönleri olabilir. Bu nedenle, uyumluluk gereksinimleri proje boyunca tanımlanmalı, izlenmeli ve yönetilmelidir. Bunlar, belirli uygulamalar, gizlilik, hassas bilgilerin işlenmesi vb. olabilir.

Risk Kayıtları

Proje süresince risk kayıtlarını* kullanarak riskleri izler ve yönetiriz. İzlenmesi gereken bazı riskler, yasal ve düzenleyici gerekliliklere uyumla ilgilidir ve aşağıdakileri içermelidir;

  • Risk açıklaması
  • Risk sahibi
  • Risk gerçekleşirse etkisi
  • Risk yanıtları

Proje çıktılarının uygunluk gereksinimlerini karşıladığından emin olmak için test ve doğrulama planları oluşturulmalı ve doğrulama yapılmalıdır. Doğrulama projenin sonuna ertelenmemeli, proje süresi ve maliyet üzerindeki etki dikkate alınarak doğru noktalarda yapılmalıdır. Mümkün olduğunda, tüm çıktılar için yasal ve düzenleyici uygunluk, proje boyunca sürekli olarak doğrulanmalıdır.

Konfigürasyon (Yapılandırma) Yönetim Sistemi

Projenin teslimatları, nihai ürünün temel niteliklerini tanımlayan ve izleme, sürüm oluşturma ve kontrole izin veren konfigürasyon (yapılandırma) yönetim sistemi ile izlenmelidir. Konfigürasyon bilgileri, proje çıktıları ile birlikte teslim edilmeli, müşterinin konfigürasyon yönetim sisteminde izlenmeye devam edilmelidir. İzlenmesi gereken temel özelliklerden biri, belirlenen uyumluluk gereksinimlerini karşıladığına dair her teslimat için doğrulama kanıtı da dahil olmak üzere uyumluluk bilgileridir.

Risk Yanıtları

Riskler ve potansiyel etkileri belirlendikten sonra, proje yöneticisinin diğer paydaşlarla birlikte uygun bir yanıt belirlemesi gerekir. Risk yanıtları çeşitli şekillerde belirlenebilir, gruplandırılabilir;

  • Kaçınma – Ürünle ilişkili risk seviyesinin, elde edilecek değere göre çok yüksek olduğu durumda, risk kapsam dışına alınır.
  • Transfer/Paylaşma – Finansal riskler, riski üstlenecek üçüncü bir tarafa (sigorta vb.) devredilebilir. Kar vb. fayda varsa başka bir tarafla paylaşılabilir.
  • Azaltma – Riskin gerçekleşme olasılığını veya riskin gerçekleşmesi durumunda yaratacağı etkiyi azaltmak için alınan önlemlerdir. Pozitif risklerde, riskin gerçekleşmesi ve bundan fayda sağlama olasılığımızı potansiyel olarak artırmak için önlemler alınabilir.
  • Kabul Etme – Riskin farkında olup kabullenbmektir. Eğer risk gerçekleşirse eyleme geçilir

Uyumluluk Kategorileri Sınıflandırması

Karşılanması gereken yasal ve düzenleyici kısıtlamalarla ilgili olarak, farklı uyumluluk kategorileri belirlenebilir;

  • Çevresel
  • İş Sağlığı ve Güvenliği
  • Yolsuzluk
  • Sosyal sorumluluk
  • Kalite
  • Süreçler

Yürütme Raporları

Proje yöneticileri, proje faaliyetleri, teslimat durumu ve genel ilerleme ile ilgili düzenli olarak raporlama yaparlar. Raporlara, uyumla ilgili riskler ve riskleri yönetmek için alınan önlemler de dahil olmak üzere risklerin ve risk yönetiminin durumu dahil edilmelidir. Bunlar, yasal veya düzenleyici kısıtlamayla teslimatın uyumunu doğrulamak için yapılan test ve doğrulama faaliyetlerini, denetimleri veya diğer eylemleri içerebilir.

Varyans Analizi

Proje yöneticileri, projeyi kontrol etmek ve işleri yolunda tutmak için yapılanlarla birlikte herhangi bir proje değişikliği hakkında düzenli olarak rapor vermelidirler. Uyumla ilgili farklılıklar, projenin çıktılarının kullanılabilirliğini potansiyel olarak etkileyebileceğinden kritik öneme sahiptirler. Varyans analizi, ortaya çıkan varyansı, projeyi veya teslimatı tekrar uyumlu hale getirme planlarını ve uygunluk gereksinimlerini karşılamak için gerekli önerilen tüm değişiklikleri içermelidir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

PMP Hazırlık – Projeye Başlamak – Kalite – 38

Deming'e Göre 14 Kural ve 7 Ölümcül Hastalık | benimühendisim

Kalite Ölçümleme Araçları

Projenizin kalitesini sürekli olarak ölçmek için çeşitli araçlar mevcuttur. Aşağıdaki araçlar tartışılmaktadır.

  • Kontrol Grafikleri ve Değişkenlik
  • Pareto Grafiği
  • İstatistiksel Örnekleme
  • İstatistiksel Örnekleme Süreci

Kontrol Grafikleri ve Değişkenlik

Kontrol grafikleri (1), bir sürecin veya proje çıktılarının zaman içindeki değişkenliğini analiz etmek ve raporlamak için kullanılan grafiklerdir. Kontrol grafikleri, sürecin potansiyel kapasitesini göstermeye yardımcı olur ve süreçteki değişkenlik aralığını önerir. Değişkenlik aralığı, proje yöneticisine varyansın ortak veya atanabilir kaynaklardan kaynaklanıp kaynaklanmadığını belirlemede yardımcı olur.

Kontrol grafikleri, süreç ortalamasını, Üst Kontrol Limitini (ÜKL) ve Alt Kontrol Limitini (AKL) içerir. Süreç ortalaması, süreçten örnekler alınarak ve istatistiksel ortalama hesaplanarak belirlenir. Ek örnekler alınıp test edildikçe, süreç ortalamasından standart sapma açısından değerlendirilirler. Tekrarlayan süreçlerin çoğu için, ÜKL ortalamanın üç standart sapma üzerinde, AKL ise ortalamanın üç standart sapma altında olacaktır.

Bir süreçteki değişkenlik aralığı, varyansın ortak veya atanabilir kaynaklardan kaynaklanıp kaynaklanmadığını belirlemede proje yöneticisine yardımcı olur. İşlem değişkenliği ortalama veya istatistiksel ortalamaya yakın dalgalanıyorsa, işlem çok az değişkenlik gösterir ve kararlı olduğu söylenebilir.

Aşırı değişkenlik, istikrarsız bir sürecin göstergesidir. İki tür istikrarsızlık vardır.

  • ÜKL’nin üstünde veya AKL’nin altında olan ölçümler, istikrarsız bir süreçten kaynaklanır. Şekillerdeki A ve B veri noktaları bu tür bir kararsızlığı yansıtmaktadır.
  • Yedi veya daha fazla ardışık ölçüm, süreç ortalamasının üstünde veya altında olduğunda ikinci tür bir istikrarsızlık vardır. Yukarıdaki şekillerde C ve D noktaları ile ortalamada bir kayma olduğunu gösterir. Bu yedi noktalı varyansa yedi nokta kuralı denir.

Kontrol çizelgeleri değişkenliği etkili bir şekilde gösterebilse de, değişkenliğin kaynağını gösteremez veya beklenen performansla ilgili bilgi vermez. Kontrol garfiği, yalnızca sürecin benzer ürünler üretme performansını gösterir. Sürecin müşterinin beklentilerine uygunluğunu göstermez.

Pareto Grafiği

Pareto grafiği, sorunların nedenlerini hiyerarşik bir biçimde sıralamak için kullanılan histogramdır. Amaç, projedeki varyansın birincil nedenlerini daraltmak ve çabaları en önemli varyans kaynaklarıyla mücadele etmeye odaklamaktır.

Pareto Analizi

Pareto çizelgelerini geliştirmek için kullanılan analiz, 19. yüzyılın sonları ve 20. yüzyılın başlarında bir İtalyan ekonomist olan Vilfredo Pareto’dan sonra Pareto analizi olarak anılır. Vilfredo Pareto, analizinde 19. yüzyılın sonlarında İtalya’daki toprakların %80’inin nüfusun %20’si tarafından kontrol edildiğini buldu.

Pareto analizi için veriler, raporlar, incelemeler ve anketler gibi çeşitli biçimlerde toplanır. Bu veriler daha sonra proje varyansının ana nedenlerini yansıtabilmeleri için analiz edilir ve bir frekans veya yüzde değeri atanır. Ortaya çıkan grafik, belirli varyans kaynaklarını tanımlayan ve bunların kalite performansı üzerindeki etkilerine göre sıralayan bir histogramdır. Pareto grafikleri, düzeltici eylemlere öncelik vermek ve bunlara odaklanmak için tüm proje boyunca kullanılır. Projedeki farklı noktalarda Pareto çizelgelerinin karşılaştırmalı analizi, düzeltici eylemlerin, değişkenliği azaltma veya ortadan kaldırma üzerindeki etkisini belirlemek ve iletmek için etkili bir araçtır.

80/20 Kuralı

Pareto çizelgeleri, 80/20 kuralı olarak da bilinen Pareto yasasına dayanmaktadır. 80/20 kuralı, görece çok sayıda sorun veya kusurun, tipik olarak %80’inin, genellikle nispeten az sayıda nedenden, %20’den kaynaklandığını iddia eder.

İstatistiksel Örnekleme

İstatistiksel örnekleme (2), inceleme için ilgili popülasyonun bir bölümünün seçilmesidir. Bu, popülasyonun temsili bir örneğinin gerçek ölçümüne dayalı olarak tüm popülasyonun özelliklerini belirlemek için kullanılır. Örnekleme, üretilen her bir parçayı test etmek zorunda kalmadan, bir ürünün büyük partilerinin kabul edilip edilmeyeceğini belirlemenin bir yoludur. Amaç, her öğenin denetlenmesini gerektirmeyen bir süreç üretmektir. Proje kalitesi planlanırken numunelerin boyutu ve numune alma sıklığı ve maliyeti belirlenmelidir.

İstatistiksel örneklemenin yaygın bir örneği anketlerdir. Anket kuruluşları, küçük, rastgele bir katılımcı grubuna sorular sorarlar. Örnek grup tarafından verilen cevaplar, tüm grubun konu hakkında düşüncesini öngörmek için kullanılır.

Örnek boyutu sonuçların doğruluğunu etkiler. Örneklem boyutu ne kadar büyük olursa, örneğin popülasyonun durumunu gerçekten temsil etme olasılığı o kadar yüksek olur. Kalite açısından, numune boyutu ne kadar büyük olursa, ölçümlerin tüm ürün popülasyonunun kalite düzeyini yansıttığına o kadar güvenilir.

Projelerde odak noktası kalite kontrol olan ekip üyelerinin güçlü bir istatistik anlayışına sahip olmaları önemlidir. Diğer üyelerin yalnızca istatistiksel kavramlar hakkında temel bir anlayışa sahip olmaları yeterlidir.

İstatistiksel Örnekleme Süreci

İstatistiksel örnekleme süreci (3), örnekleme verilerinin, her biri örnekleme planına göre toplanan, “özellik ve değişken” olmak üzere iki kategoriye ayrılmasını içerir. İstatistiksel örnekleme ve diğer kalite kontrol faaliyetlerinin analizine yanıt olarak düzeltici eylemler ve trend analizi yapıldığından, kusurlar ve süreç değişkenliği azaltılmalıdır. Kalite kontrol sırasında istatistiksel örneklemenin kullanılması, hataları oluşmadan önce tahmin etmeye ve önlemeye yardımcı olarak kalite maliyetini azaltır.

Özellik Örnekleme Verileri

Özellik örnekleme verileri, müşteri şikayet sayısı, iade edilen ürün sayısı vb.dir. Özellik örneklemesi ölçek kullanmayıp standardın karşılanıp karşılanmadığını söyler. Özellik örnekleme planı uygulamak için proje ekip üyelerinden, bir kalite spesifikasyonuna uymayan veya kalite kusuru kanıtı gösteren öğelerin sayısını saymaları istenir. Sayı belirli bir sınırı aşarsa, kalite özelliğinin karşılanmadığı kabul edilir.

Değişken Örnekleme Verileri

Değişken örnekleme verileri, aşağıdakiler gibi bir örnekten sürekli ölçülerek alınan verilerdir;

  • Zaman
  • Sıcaklık
  • Ağırlık

Değişken veriler için, spesifikasyonlara uygunluk, sürekli olarak değerlendirilip, derecelendirilir. Ölçümler, bir üst ve bir alt aralık arasında sonuçlar üretebilir. Değişken örnekleme planını uygulamak için, üründen numune toplanması ve kalite özelliklerini karşılayıp karşılamadığını belirlemek için bazı özel ölçümler yapılması gerekir.

Projelerde Kalite Kontrolü Yönergeleri

Proje kalitesinin izlenmesi ve kontrol edilmesi, kalitenin ilgili kalite standartlarına uygun olmasını sağlar. Kalite standartlarını karşılamak, proje ekibinin proje hedeflerini karşılayan bir proje performansı sunmasını sağlar. Projelerde kaliteyi etkin bir şekilde kontrol etmek için aşağıdaki yönergeler izlenmelidir;

  • Proje çalışmaları devam ederken kalite hatalarını tespit etmek için denetimler yapılmalıdır.
  • Kalite kontrol sırasında kullanılacak prosedürler ve yönergeler için Kalite Yönetimi Planına bakılmalıdır.
  • İş sonuçları ilgili operasyonel tanımlara ve kontrol listelerine göre kontrol edilmeli, sonuçlar yazılı hale getirilmelidir.
  • Örneklemelerin kalitesine bağlı olarak bir ürünün büyük partilerinin kabul edilip edilmeyeceğini belirlemek için istatistiksel örnekleme alınmalıdır. Örneklemelerin rastgele seçildiğinden ve örnekleme boyutunun tüm grubun değişkenliğini gösterecek kadar büyük olduğundan emin olunması gerekir.
  • Genel kalite performansı üzerinde en büyük etkiye sahip problemler üzerinde düzeltici eylemlere odaklanmak ve düzeltici eylemlerin zaman içindeki etkisini ölçmek ve izlemek için Pareto grafiği kullanın.
  • Bir sürecin veya proje aktivitesinin zaman içindeki değişkenliğini analiz etmek ve iletmek için kontrol çizelgelerini kullanın. Kontrol çizelgeleri ile performansı analiz ederken, sadece kontrol limitlerinin dışındaki değişkenliği aramamalı, aynı zamanda kontrol limitleri içindeki desenleri de analiz etmek gerekir.
  • Yeniden çalışmayı en aza indirmek ve uygun olmayan öğeleri uyumlu hale getirmek için istenmeyen sonuçların nedenlerini ortadan kaldırmanın yollarını belirleyin. Bkz: Proje Yönetiminde Kök Neden Analizi
  • Fazlalıkları, atlanan adımları veya kalite performans sorunlarının kaynağını belirlemek için akış çizelgelerini kullanın.
  • İş sonuçlarının kalitesini kabul edilebilir bir düzeye getirmek için gerekli düzeltici veya önleyici faaliyetleri uygulayarak süreç iyileştirmeleri yapılması gerekir.
  • Proje yaşam döngüsü boyunca kaliteyi izlemeye, ölçmeye ve ilgili düzenlemeleri devam edilmelidir.

Bkz: Proje Yönetimi Sohbetleri 112 – Proje Çalışmalarını İzlemek ve Kontrol Etmek – Kalite Kontrolleri

Bkz: Proje Yönetiminde Kalite Geliştirme Metodları (Quality improvement methods)

(1)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 304.

(2)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 303.

(3) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 240, 252, 564.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler