Kategori arşivi: Kalite Yönetimi

PMP Hazırlık – İş Ortamında Uyumluluk ve Kalite– 88

What is the Need for Quality Assurance in Project Management?

Kalite Kontrolün Çıktıları

Proje ekibi çıktıları üretirken, kalite kontrol yaparak çıktıyı gözden geçirir, hem işlevsel hem de işlevsel olmayan gereksinimleri karşıladığını doğrulamaya çalışır, potansiyel iyileştirmeleri belirleyip, önerir. Kalite kontrol, çıktıların uyumluluk gereksinimleriyle uyumlu olup olmadığını doğrular. Herhangi bir kusur veya uygunsuzluk saptarsa, gidermek için geri bildirim verir.

Proje devam ederken, proje yöneticisi Kalite Raporlarını ve tavsiyelerini izlemek, kusurları ele almak veya belirlenen herhangi bir uyumsuzluk sorununu yönetmek için proje ekibiyle koordineli çalışır.

Eskalasyon

Uyumsuzluk belirlendiğinde ve izin verilen toleranslar dahilindeyse proje yöneticisi, değişiklikler önermek için doğrudan ekiple birlikte çalışabilir. Uyumsuzluk sorunu proje yöneticisine tahsis edilen toleransı aşarsa, sorun karara bağlanmak üzere yönetime iletilmelidir.

Proje yöneticisi, her uyumluluk gereksinimi ile ilgili sorunları gözden geçirmeli ve proje ekibinin nasıl ilerleyeceğine karar verecek paydaşları belirlemelidir. Hızlı ve maliyet etkin iyileştirmeler için eskalasyon ile ilgili prosedürler tanımlanmalıdır.

Kalite Yönetimi Planı

Kalite Yönetimi Planı, proje ekibinin gerekli kalite hedeflerine ulaşması için ihtiyaç duyulan kaynakları ve faaliyetleri tanımlar. Kalite gereksinimleri şunları içerebilir:

  • Kullanılacak kalite standartları.
  • Projenin kalite hedefleri.
  • Kalite ile ilgili roller ve sorumluluklar.
  • Proje çıktıları ve kalite denetimine tabi süreçler.
  • Proje için planlanan kalite kontrol ve kalite yönetimi faaliyetleri.
  • Kullanılacak araç ve teknikler.
  • Uygunsuzluk, düzeltici faaliyet prosedürleri ve sürekli iyileştirme prosedürleri.

Denetimler

Kalite denetimleri, kurumsal politikalara, süreçlere ve prosedürlere uygunluğu doğrulamak için kullanılır. Genellikle, iç denetim ekibi veya PYO gibi proje dışından bir ekip tarafından yürütülürler. Denetimler genellikle aşağıdakileri içerir;

  • En iyi uygulamaların, deneyimlerin kullanılmasını sağlamak
  • Uygunsuzluk, sorun ve eksiklikleri belirlemek.
  • Kuruluş veya sektördeki diğer projelerden iyi uygulamaları paylaşmak.
  • Verimliliği artırmak için proaktif olarak iyileştirmeler sunmak.
  • Öğrenilen dersleri vurgulamak.

Yapılacak iyileştirmeler, kalite maliyetini düşürmeli ve proje çıktılarının müşteri tarafından kabulünü artırmalıdır. Denetimler, güncellemeler, düzeltici faaliyetler, kusurı gidermek veya önleyici faaliyetler dahil olmak üzere değişiklik taleplerinin uygulanmasını doğrulamak için kullanılırlar.

Örnekleme

Her bir ürünü veya teslimatı incelemek kalite kontrolünde mümkün olmayabilir. Süreçlerin ve prosedürlerin farklı çıktılarından oluşan bir örneklemi kalite kontrolünden geçirmek uygun olabilir. Uygun örnekleme yaklaşımı, kalite sorunlarının belirlenmesine ve kalite maliyetlerinin düşürülmesine katkı sağlar. Kalite maliyetlerini projenin toplam değeriyle daha iyi hizalamayı sağlar.

Kalite Yönetimi Araçları

Kaliteyi yöneten ekipler, kalite sorunlarını belirlemek için bir dizi araç ve uygulama kullanabilirler;

Projede Uyumluluğu Ölçme Yönergeleri

Proje uyumluluğunu değerlendirirken, hem uyumluluğu doğrulamak hem de uyumsuzluk sorunlarını ve olası düzeltici eylemleri belirlemek gerekir. Bazı yönergeler aşağıdaki gibidir;

  • Teslim edilebilirliği ve süreç uyumluluğunu onaylamak ve düzeltici eylem ihtiyaçlarını belirlemek için kalite kontrol çıktılarını kullanın.
  • Proje toleranslarını belirleyin. Proje yöneticisinin toleranslar dahilinde düzeltici eylemler başlatmasını veya toleransların dışındaki herhangi bir uyumsuzluğu yönetime aktarmasını sağlayın.
  • Kalite Yönetim Planı oluşturun ve herhangi bir uygunsuzluk sorununu mümkün olduğunca erken tespit etmek için kullanın.
  • Denetim ekiplerinin uygun süreç ve prosedürlerin kullanımını nerede ve nasıl onaylayıp doğrulayabileceğini, denetim sonuçlarının iyileştirmeleri nasıl sağlayabileceğini belirleyin.
  • Çıktıları değerlendirmek ve gerekli iyileştirmeleri, düzeltici eylemleri veya kusurları gidermek için kalite yönetimi araçlarından ve tekniklerinden yararlanın.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

#projeyönetimi #pmp #pmpcertification #pmpexam

Paylaşın:

PMP Hazırlık – İş Ortamı ve Uyum– 87

Compliance Management – NaiNov

Uyumluluğa Yönelik Potansiyel Tehditler

Uyumluluğa yönelik birçok potansiyel tehdit vardır;

  • Yeni güvenlik açıklarının ortaya çıkması.
  • Yasal veya düzenleyici gereksinimlerdeki değişiklikler.
  • Uyumluluğu onaylamak için yapılan test ve doğrulama hataları.
  • Teslimatlardaki hatalar veya hatalar.
  • Uyum gereklilikleri konusunda farkındalık eksikliği.

Başarılı proje yöneticileri, proje için uyumluluk gereksinimlerini sürekli olarak gözden geçirir, iletir ve yönetirler. Uyum gereksinimlerindeki değişiklikler ortaya çıktıkça, etkinin değerlendirildiğinden ve değişiklikleri yansıtacak şekilde planların güncellendiğinden emin olurlar.

İşlevsel Olmayan Gereksinimler

İş çözümleri, işlevsel gereksinimlere odaklanma eğilimindedirler. Çıktıların hizmet garantisi düzeyini belirlemek için işlevsel olmayan gereksinimler kullanılır. Ürün veya hizmetin kullanılabilir olacağına güvenebilmemiz gerekir. İşlevsel olmayan gereksinimlerin pek çok türü vardır;

  • Kullanılabilirlik—Hizmet nasıl ve ne zaman kullanılabilir? Hizmet kullanılamaz hale gelirse, çalışması ne kadar çabuk sağlanabilir?
  • Kapasite—Hangi düzeyde hizmet performansı, hız ve verim gereklidir? Hizmeti kullanan paydaş sayısı göz önüne alındığında, talebi karşılamak için yeterli arz var mıdır?
  • Süreklilik—Kriz durumlarında (deprem vb.), operasyonları desteklemek için hizmet ne kadar çabuk kurtarılabilir?
  • Güvenlik—Hizmet ve bilgileri güvenlik risklerinden ve tehditlerinden ne kadar iyi korunuyor? Bilgilerin gizliliği, bütünlüğü ve kullanılabilirliği nasıl garanti ediliyor?

Proje yöneticisi, proje sonucunun yalnızca beklenen işlevselliği değil, aynı zamanda gerekli garanti düzeyini de sağladığından emin olmak için izlenmeli ve yönetmelidir.

Onaylar

Uyum gereksinimlerinin her biri için, çözümün ve içindeki farklı çıktıların uyum gereksinimlerini karşıladığı ilgili paydaşlar tarafından onaylanmalıdır. Onaylar ve onaylayacak kişi sayısı, projenin türüne ve gerekli onayların kapsamına bağlı olarak değişkenlik gösterir.

Onaylar proje süresince veya kapanışta veriliyor olabilir. Onaylama, uyumluluğa yönelik olası tehditler hakkında erken uyarı, farklılıkları yakalamaya olanak sağlar ve sorunu proje zaman çizelgesini etkilemeden, maliyet aşımlarına neden olmadan çözümlemeye yardımcı olur.

Toleranslar

Tolerans, kalite gereksinimi için kabul edilebilir varyasyonun nicelleştirilmiş açıklamasıdır. Proje için kontroller belirlenirken, proje yöneticisinin belirli sorunları etkin bir şekilde yönetmesi ve her konuyu gözden geçirme ve onay için iletmesine gerek kalmadan projeyi kontrol etmesi için tolerans seviyeleri belirlemesi yararlıdır.

Tolerans alanları, bütçe, zaman, kalite ve işlevsel olmayan gereksinimleri içerebilir. Örneğin, proje yöneticisi, bütçe veya zaman varyansı %5’ten az olan sorunları ele alabilir, eşiği aşan tüm farkları yukarıya iletebilir.

Uyumsuzluğun Sonuçlarını Analiz Etme Yönergeleri

Proje sırasında proje yöneticisinin yasal, düzenleyici ve diğer uyumluluk gereksinimlerini belirlemesi ve yönetmesi gerekir;

  • Yasal, düzenleyici ve diğer kısıtlamaları tanımlayın. Proje hedeflerini kısıtlayacak ve uyumluluğu sürdürme olasılığını artıracak iş kurallarını tanımlayın.
  • Uyumluluk gereksinimlerinin kapsamını ve bileşenin uygunluğunun gözden geçirilmesi ve onaylanmasından sorumlu paydaşları tanımlayın.
  • Uyumluluk gereksinimleriyle ilgili inceleme ve onay etkinliklerini izleyin ve yönetin.
  • Uyumluluk gereksinimleriyle ilgili riskleri ve risk yanıtlarını izleyin ve yönetin.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

PMP Hazırlık – İş Ortamı ve Uyumluluk – 86

Project Compliance - Eclipse Regulatory Compliance Specialists Ltd.

Projeler, boşlukta var olmazlar. Şirket içi ve dış ortamlar, projenin çalışmasını etkileyebilirler. Proje yöneticisi olarak, uyumluluğu yönetmeniz, projenin fayda ve değer sağladığından emin olmanız gerekir. Hem iç hem de dış ortamlardaki değişiklikleri takip etmek proje yöneticisinin sorumluluğundadır. Sürekli süreç iyileştirme planı uygulamak, proje başarısının kuruluşunuzda tutarlı bir şekilde tekrarlanmasını sağlayacaktır.

Bu bölümde yer alan yazılar, PMP® Sınav İçeriği Anahattı’nın (EKO) İş Ortamı alanındaki başlıkları ele alacaktır;

  • Uyumluluk ihtiyaçlarını ele almak için gerekli yaklaşımı ve eylemleri belirlemek. (EKO Görev 3.1)
  • Fayda ve değer elde etmek için teslimat seçeneklerini değerlendirmek. (EKO Görevleri 1.10, 3.2, 3.4)
  • Proje kapsamı/birikmiş iş listesi üzerindeki etkiler için dahili ve harici iş ortamını sürekli olarak gözden geçirmek. (EKO Görev 3.3)
  • Projenin kuruluşa etkisini değerlendirmek ve gerekli eylemleri belirlemek. (EKO Görev 3.4)
  • Sürekli iyileştirme çerçevesini değerlendirmek ve sürekli iyileştirme adımlarını uygulamask.

Uyumluluk Gereksinimlerinin Yönetilmesi

Uyumluluk gereksinimlerine ilişkin görünürlüğü sürdürmek ve bunların proje boyunca etkin bir şekilde yönetilmesini sağlamak gerekir.

Bu konu, EKO’da aşağıdakilere yöneliktir;

  • Proje uyumluluk gereksinimlerini onaylayın. (EKO 3.1.1)
  • Uyumluluk kategorilerini sınıflandırın. (EKO 3.1.2)
  • Uyumluluğa yönelik olası tehditleri belirleyin. (EKO 3.1.3)
  • Uyumluluğu desteklemek için doğru yöntemler kullanın. (EKO 3.1.4)
  • Uyumsuzluğun sonuçlarını analiz edin. (EKO 3.1.5)
  • Uyumluluk ihtiyaçlarını ele almak için gerekli eylemleri belirleyin. (EKO 3.1.6)
  • Projenin ne ölçüde uygun olduğunu ölçümleyin. (EKO 3.1.7)

Uyumluluk Gereksinimleri

Projenin ve sonuçlarının yasal veya düzenleyici kısıtlamalara tabi olan yönleri olabilir. Bu nedenle, uyumluluk gereksinimleri proje boyunca tanımlanmalı, izlenmeli ve yönetilmelidir. Bunlar, belirli uygulamalar, gizlilik, hassas bilgilerin işlenmesi vb. olabilir.

Risk Kayıtları

Proje süresince risk kayıtlarını* kullanarak riskleri izler ve yönetiriz. İzlenmesi gereken bazı riskler, yasal ve düzenleyici gerekliliklere uyumla ilgilidir ve aşağıdakileri içermelidir;

  • Risk açıklaması
  • Risk sahibi
  • Risk gerçekleşirse etkisi
  • Risk yanıtları

Proje çıktılarının uygunluk gereksinimlerini karşıladığından emin olmak için test ve doğrulama planları oluşturulmalı ve doğrulama yapılmalıdır. Doğrulama projenin sonuna ertelenmemeli, proje süresi ve maliyet üzerindeki etki dikkate alınarak doğru noktalarda yapılmalıdır. Mümkün olduğunda, tüm çıktılar için yasal ve düzenleyici uygunluk, proje boyunca sürekli olarak doğrulanmalıdır.

Konfigürasyon (Yapılandırma) Yönetim Sistemi

Projenin teslimatları, nihai ürünün temel niteliklerini tanımlayan ve izleme, sürüm oluşturma ve kontrole izin veren konfigürasyon (yapılandırma) yönetim sistemi ile izlenmelidir. Konfigürasyon bilgileri, proje çıktıları ile birlikte teslim edilmeli, müşterinin konfigürasyon yönetim sisteminde izlenmeye devam edilmelidir. İzlenmesi gereken temel özelliklerden biri, belirlenen uyumluluk gereksinimlerini karşıladığına dair her teslimat için doğrulama kanıtı da dahil olmak üzere uyumluluk bilgileridir.

Risk Yanıtları

Riskler ve potansiyel etkileri belirlendikten sonra, proje yöneticisinin diğer paydaşlarla birlikte uygun bir yanıt belirlemesi gerekir. Risk yanıtları çeşitli şekillerde belirlenebilir, gruplandırılabilir;

  • Kaçınma – Ürünle ilişkili risk seviyesinin, elde edilecek değere göre çok yüksek olduğu durumda, risk kapsam dışına alınır.
  • Transfer/Paylaşma – Finansal riskler, riski üstlenecek üçüncü bir tarafa (sigorta vb.) devredilebilir. Kar vb. fayda varsa başka bir tarafla paylaşılabilir.
  • Azaltma – Riskin gerçekleşme olasılığını veya riskin gerçekleşmesi durumunda yaratacağı etkiyi azaltmak için alınan önlemlerdir. Pozitif risklerde, riskin gerçekleşmesi ve bundan fayda sağlama olasılığımızı potansiyel olarak artırmak için önlemler alınabilir.
  • Kabul Etme – Riskin farkında olup kabullenbmektir. Eğer risk gerçekleşirse eyleme geçilir

Uyumluluk Kategorileri Sınıflandırması

Karşılanması gereken yasal ve düzenleyici kısıtlamalarla ilgili olarak, farklı uyumluluk kategorileri belirlenebilir;

  • Çevresel
  • İş Sağlığı ve Güvenliği
  • Yolsuzluk
  • Sosyal sorumluluk
  • Kalite
  • Süreçler

Yürütme Raporları

Proje yöneticileri, proje faaliyetleri, teslimat durumu ve genel ilerleme ile ilgili düzenli olarak raporlama yaparlar. Raporlara, uyumla ilgili riskler ve riskleri yönetmek için alınan önlemler de dahil olmak üzere risklerin ve risk yönetiminin durumu dahil edilmelidir. Bunlar, yasal veya düzenleyici kısıtlamayla teslimatın uyumunu doğrulamak için yapılan test ve doğrulama faaliyetlerini, denetimleri veya diğer eylemleri içerebilir.

Varyans Analizi

Proje yöneticileri, projeyi kontrol etmek ve işleri yolunda tutmak için yapılanlarla birlikte herhangi bir proje değişikliği hakkında düzenli olarak rapor vermelidirler. Uyumla ilgili farklılıklar, projenin çıktılarının kullanılabilirliğini potansiyel olarak etkileyebileceğinden kritik öneme sahiptirler. Varyans analizi, ortaya çıkan varyansı, projeyi veya teslimatı tekrar uyumlu hale getirme planlarını ve uygunluk gereksinimlerini karşılamak için gerekli önerilen tüm değişiklikleri içermelidir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

PMP Hazırlık – Projeye Başlamak – Kalite – 38

Deming'e Göre 14 Kural ve 7 Ölümcül Hastalık | benimühendisim

Kalite Ölçümleme Araçları

Projenizin kalitesini sürekli olarak ölçmek için çeşitli araçlar mevcuttur. Aşağıdaki araçlar tartışılmaktadır.

  • Kontrol Grafikleri ve Değişkenlik
  • Pareto Grafiği
  • İstatistiksel Örnekleme
  • İstatistiksel Örnekleme Süreci

Kontrol Grafikleri ve Değişkenlik

Kontrol grafikleri (1), bir sürecin veya proje çıktılarının zaman içindeki değişkenliğini analiz etmek ve raporlamak için kullanılan grafiklerdir. Kontrol grafikleri, sürecin potansiyel kapasitesini göstermeye yardımcı olur ve süreçteki değişkenlik aralığını önerir. Değişkenlik aralığı, proje yöneticisine varyansın ortak veya atanabilir kaynaklardan kaynaklanıp kaynaklanmadığını belirlemede yardımcı olur.

Kontrol grafikleri, süreç ortalamasını, Üst Kontrol Limitini (ÜKL) ve Alt Kontrol Limitini (AKL) içerir. Süreç ortalaması, süreçten örnekler alınarak ve istatistiksel ortalama hesaplanarak belirlenir. Ek örnekler alınıp test edildikçe, süreç ortalamasından standart sapma açısından değerlendirilirler. Tekrarlayan süreçlerin çoğu için, ÜKL ortalamanın üç standart sapma üzerinde, AKL ise ortalamanın üç standart sapma altında olacaktır.

Bir süreçteki değişkenlik aralığı, varyansın ortak veya atanabilir kaynaklardan kaynaklanıp kaynaklanmadığını belirlemede proje yöneticisine yardımcı olur. İşlem değişkenliği ortalama veya istatistiksel ortalamaya yakın dalgalanıyorsa, işlem çok az değişkenlik gösterir ve kararlı olduğu söylenebilir.

Aşırı değişkenlik, istikrarsız bir sürecin göstergesidir. İki tür istikrarsızlık vardır.

  • ÜKL’nin üstünde veya AKL’nin altında olan ölçümler, istikrarsız bir süreçten kaynaklanır. Şekillerdeki A ve B veri noktaları bu tür bir kararsızlığı yansıtmaktadır.
  • Yedi veya daha fazla ardışık ölçüm, süreç ortalamasının üstünde veya altında olduğunda ikinci tür bir istikrarsızlık vardır. Yukarıdaki şekillerde C ve D noktaları ile ortalamada bir kayma olduğunu gösterir. Bu yedi noktalı varyansa yedi nokta kuralı denir.

Kontrol çizelgeleri değişkenliği etkili bir şekilde gösterebilse de, değişkenliğin kaynağını gösteremez veya beklenen performansla ilgili bilgi vermez. Kontrol garfiği, yalnızca sürecin benzer ürünler üretme performansını gösterir. Sürecin müşterinin beklentilerine uygunluğunu göstermez.

Pareto Grafiği

Pareto grafiği, sorunların nedenlerini hiyerarşik bir biçimde sıralamak için kullanılan histogramdır. Amaç, projedeki varyansın birincil nedenlerini daraltmak ve çabaları en önemli varyans kaynaklarıyla mücadele etmeye odaklamaktır.

Pareto Analizi

Pareto çizelgelerini geliştirmek için kullanılan analiz, 19. yüzyılın sonları ve 20. yüzyılın başlarında bir İtalyan ekonomist olan Vilfredo Pareto’dan sonra Pareto analizi olarak anılır. Vilfredo Pareto, analizinde 19. yüzyılın sonlarında İtalya’daki toprakların %80’inin nüfusun %20’si tarafından kontrol edildiğini buldu.

Pareto analizi için veriler, raporlar, incelemeler ve anketler gibi çeşitli biçimlerde toplanır. Bu veriler daha sonra proje varyansının ana nedenlerini yansıtabilmeleri için analiz edilir ve bir frekans veya yüzde değeri atanır. Ortaya çıkan grafik, belirli varyans kaynaklarını tanımlayan ve bunların kalite performansı üzerindeki etkilerine göre sıralayan bir histogramdır. Pareto grafikleri, düzeltici eylemlere öncelik vermek ve bunlara odaklanmak için tüm proje boyunca kullanılır. Projedeki farklı noktalarda Pareto çizelgelerinin karşılaştırmalı analizi, düzeltici eylemlerin, değişkenliği azaltma veya ortadan kaldırma üzerindeki etkisini belirlemek ve iletmek için etkili bir araçtır.

80/20 Kuralı

Pareto çizelgeleri, 80/20 kuralı olarak da bilinen Pareto yasasına dayanmaktadır. 80/20 kuralı, görece çok sayıda sorun veya kusurun, tipik olarak %80’inin, genellikle nispeten az sayıda nedenden, %20’den kaynaklandığını iddia eder.

İstatistiksel Örnekleme

İstatistiksel örnekleme (2), inceleme için ilgili popülasyonun bir bölümünün seçilmesidir. Bu, popülasyonun temsili bir örneğinin gerçek ölçümüne dayalı olarak tüm popülasyonun özelliklerini belirlemek için kullanılır. Örnekleme, üretilen her bir parçayı test etmek zorunda kalmadan, bir ürünün büyük partilerinin kabul edilip edilmeyeceğini belirlemenin bir yoludur. Amaç, her öğenin denetlenmesini gerektirmeyen bir süreç üretmektir. Proje kalitesi planlanırken numunelerin boyutu ve numune alma sıklığı ve maliyeti belirlenmelidir.

İstatistiksel örneklemenin yaygın bir örneği anketlerdir. Anket kuruluşları, küçük, rastgele bir katılımcı grubuna sorular sorarlar. Örnek grup tarafından verilen cevaplar, tüm grubun konu hakkında düşüncesini öngörmek için kullanılır.

Örnek boyutu sonuçların doğruluğunu etkiler. Örneklem boyutu ne kadar büyük olursa, örneğin popülasyonun durumunu gerçekten temsil etme olasılığı o kadar yüksek olur. Kalite açısından, numune boyutu ne kadar büyük olursa, ölçümlerin tüm ürün popülasyonunun kalite düzeyini yansıttığına o kadar güvenilir.

Projelerde odak noktası kalite kontrol olan ekip üyelerinin güçlü bir istatistik anlayışına sahip olmaları önemlidir. Diğer üyelerin yalnızca istatistiksel kavramlar hakkında temel bir anlayışa sahip olmaları yeterlidir.

İstatistiksel Örnekleme Süreci

İstatistiksel örnekleme süreci (3), örnekleme verilerinin, her biri örnekleme planına göre toplanan, “özellik ve değişken” olmak üzere iki kategoriye ayrılmasını içerir. İstatistiksel örnekleme ve diğer kalite kontrol faaliyetlerinin analizine yanıt olarak düzeltici eylemler ve trend analizi yapıldığından, kusurlar ve süreç değişkenliği azaltılmalıdır. Kalite kontrol sırasında istatistiksel örneklemenin kullanılması, hataları oluşmadan önce tahmin etmeye ve önlemeye yardımcı olarak kalite maliyetini azaltır.

Özellik Örnekleme Verileri

Özellik örnekleme verileri, müşteri şikayet sayısı, iade edilen ürün sayısı vb.dir. Özellik örneklemesi ölçek kullanmayıp standardın karşılanıp karşılanmadığını söyler. Özellik örnekleme planı uygulamak için proje ekip üyelerinden, bir kalite spesifikasyonuna uymayan veya kalite kusuru kanıtı gösteren öğelerin sayısını saymaları istenir. Sayı belirli bir sınırı aşarsa, kalite özelliğinin karşılanmadığı kabul edilir.

Değişken Örnekleme Verileri

Değişken örnekleme verileri, aşağıdakiler gibi bir örnekten sürekli ölçülerek alınan verilerdir;

  • Zaman
  • Sıcaklık
  • Ağırlık

Değişken veriler için, spesifikasyonlara uygunluk, sürekli olarak değerlendirilip, derecelendirilir. Ölçümler, bir üst ve bir alt aralık arasında sonuçlar üretebilir. Değişken örnekleme planını uygulamak için, üründen numune toplanması ve kalite özelliklerini karşılayıp karşılamadığını belirlemek için bazı özel ölçümler yapılması gerekir.

Projelerde Kalite Kontrolü Yönergeleri

Proje kalitesinin izlenmesi ve kontrol edilmesi, kalitenin ilgili kalite standartlarına uygun olmasını sağlar. Kalite standartlarını karşılamak, proje ekibinin proje hedeflerini karşılayan bir proje performansı sunmasını sağlar. Projelerde kaliteyi etkin bir şekilde kontrol etmek için aşağıdaki yönergeler izlenmelidir;

  • Proje çalışmaları devam ederken kalite hatalarını tespit etmek için denetimler yapılmalıdır.
  • Kalite kontrol sırasında kullanılacak prosedürler ve yönergeler için Kalite Yönetimi Planına bakılmalıdır.
  • İş sonuçları ilgili operasyonel tanımlara ve kontrol listelerine göre kontrol edilmeli, sonuçlar yazılı hale getirilmelidir.
  • Örneklemelerin kalitesine bağlı olarak bir ürünün büyük partilerinin kabul edilip edilmeyeceğini belirlemek için istatistiksel örnekleme alınmalıdır. Örneklemelerin rastgele seçildiğinden ve örnekleme boyutunun tüm grubun değişkenliğini gösterecek kadar büyük olduğundan emin olunması gerekir.
  • Genel kalite performansı üzerinde en büyük etkiye sahip problemler üzerinde düzeltici eylemlere odaklanmak ve düzeltici eylemlerin zaman içindeki etkisini ölçmek ve izlemek için Pareto grafiği kullanın.
  • Bir sürecin veya proje aktivitesinin zaman içindeki değişkenliğini analiz etmek ve iletmek için kontrol çizelgelerini kullanın. Kontrol çizelgeleri ile performansı analiz ederken, sadece kontrol limitlerinin dışındaki değişkenliği aramamalı, aynı zamanda kontrol limitleri içindeki desenleri de analiz etmek gerekir.
  • Yeniden çalışmayı en aza indirmek ve uygun olmayan öğeleri uyumlu hale getirmek için istenmeyen sonuçların nedenlerini ortadan kaldırmanın yollarını belirleyin. Bkz: Proje Yönetiminde Kök Neden Analizi
  • Fazlalıkları, atlanan adımları veya kalite performans sorunlarının kaynağını belirlemek için akış çizelgelerini kullanın.
  • İş sonuçlarının kalitesini kabul edilebilir bir düzeye getirmek için gerekli düzeltici veya önleyici faaliyetleri uygulayarak süreç iyileştirmeleri yapılması gerekir.
  • Proje yaşam döngüsü boyunca kaliteyi izlemeye, ölçmeye ve ilgili düzenlemeleri devam edilmelidir.

Bkz: Proje Yönetimi Sohbetleri 112 – Proje Çalışmalarını İzlemek ve Kontrol Etmek – Kalite Kontrolleri

Bkz: Proje Yönetiminde Kalite Geliştirme Metodları (Quality improvement methods)

(1)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 304.

(2)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 303.

(3) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 240, 252, 564.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

PMP Hazırlık – Projeye Başlamak – Kalite – 37

Improve Your Incident Management System With a Quality Audit - Sphera

Kalite Denetimleri

Kalite denetimi (1), projenin organizasyonel ve proje politikalarına, süreçlerine ve prosedürlerine uygun olup olmadığını belirlemek için yapılandırılmış, bağımsız bir süreçtir. Denetimler, planlanmış tarihlerde veya rastgele gerçekleştirilebilir. Denetçi, faaliyette bulunan kuruluş içinden eğitim almış biri veya bir üçüncü taraf kuruluşun nitelikli temsilcisi olabilir. Kalite denetimi sırasında, projede öğrenilen derslerin yansıtıldığından ve operasyonel tanımların hala yeterli ve geçerli olduğundan emin olmak için Kalite Yönetimi Planı gözden geçirilir. Kalite denetiminin sonuçları, mevcut proje için olduğu kadar sonraki projeler veya organizasyonun diğer bölümleri için de önemlidir.

Kalite Denetimi Hedefleri

Kalite denetimlerinin gerçekleştirme amaçları aşağıdadır;

  • En iyi uygulamaları belirlemek.
  • Proje süreçlerindeki kusurları veya eksiklikleri belirlemak.
  • Daha önce gerçekleştirilen benzer projelerde izlenen en iyi uygulamaları kullanmak.
  • Süreç iyileştirmelerini destekleyerek ekip verimliliğini artırmak.
  • Kurumun alınan dersler kayıtlarında her bir kalite denetiminin katkılarını vurgulamak.

Kalite Denetimlerinin İçeriği

Kalite denetimlerine aşağıdaki konular dahil edilebilir;

  • Kalite Yönetimi Politika – Yönetimin veya ilgili paydaşların kalite verilerini ne kadar iyi kullandığı değerlendirilebilir. Değerlendirme, karar verme veya stratejik planlamada verilerin toplanması, analizi ve kullanımı için yönetim politikalarının analiz edilmesini içerebilir.
  • Bilginin Toplanması ve Kullanımı – Proje ekibinin kalite verilerinin kadar iyi topladığını, dağıttığını ve kullandığını belirlemek için ele alınabilir. Yapılacak analiz, veri toplama süreçlerinin tutarlılığını, bilgi dağıtım hızını ve karar vermede kaliteli verilerin kullanımını içerebilir.
  • Analitik Yöntemler – En iyi analitik yöntemlerin ve sonuçlarının tutarlı bir şekilde kullanılıp kullanılmadığını belirlemek için değerlendirme yapılabilir. Yapılacak değerlendirme, analiz konularının ve yöntemlerinin nasıl seçildiğini, hangi teknolojinin kullanıldığını ve sonuçların süreçte diğerlerine nasıl geri besleme yaptığını içerebilir.
  • Kalitenin Maliyeti – Hataları önleme, tetkik, onarım veya yeniden işi yapma maliyetleri arasındaki en etkili oranı belirlemek için değerlendirme yapılabilir.
  • Kalite Süreci Tasarımı – Bir sürecin iyileştirilmesi için süreç tasarımının, analizinin ve istatistiksel süreç kontrolünün nasıl kullanılması gerektiğini belirlemek için değerlendirme yapılabilir.

Kalitenin Yönetilmesine Yönelik Yönergeleri

Etkin kalite yönetimi, projenin ürün veya hizmetinin ilgili kalite gerekliliklerini ve standartlarını karşılayacağına dair güven sağlar. Projenin kalitesini yönetmek için aşağıdaki yönergeler izlenir;

  • Kalite Yönetimi Planını, kalite test prosedürlerini ve ölçüm kriterlerini değerlendirmek için kalifiye denetçiler tarafından rastgele ve/veya zamanlanmış kalite denetimlerinin yapıldığından emin olun.
    • Kalite yönetim planında belirtilen kalite ölçütleri geçerli mi?
    • Operasyonel tanımlar ve kontrol listeleri istenen nihai sonuçlara ulaşmak için yeterli ve uygun mu?
    • Test yöntemleri doğru bir şekilde uygulanıyor mu?
    • Veriler yorumlanıyor, kaydediliyor ve doğru şekilde iletiliyor mu?
  • Projenin ürün, hizmet, sistem veya süreçlerindeki kalite sorunlarının nedenlerini belirlemek için Kalite Yönetimi araçlarından ve tekniklerinden birini veya birkaçını kullanın.
  • Ürün veya hizmette kaliteyi iyileştirmek için proje ekibinin çalışma sonuçlarının etkinliğini ve verimliliğini artırmak için uygun eylemleri belirleyin ve uygulayın.

(1) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Altıncı Baskı, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 294-295.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

PMP Hazırlık – Projeye Başlamak – Kalite – 36

Project management: 7 steps to on-time, on-budget, goal-based delivery

Proje ve Çıktı Kalitesini Planlamak ve Yönetmek

Projelerde kalite seviyesinin ne olduğu, kalite ile ilgili beklentiler, projenin kalitesinin nasıl ölçüleceği, proje hedeflerine nasıl uyumlu hale getirileceği ve kalitenin nasıl izlenip raporlanacağı önemlidir.

Bu konu, ECO’dan aşağıdaki maddelere yöneliktir;

  • Proje çıktıları için gerekli kalite standardını planlayın. (EKO 2.7.1 )
  • Kaliteyi iyileştirme seçenekleri önerin. (EKO 2.7.2)
  • Proje teslimat kalitesini sürekli gözden geçirin. (EKO 2.7.3)

Kalite

Kalite(1), bir dizi yapısal özelliğin gereksinimleri karşılama derecesidir. Kalite, paydaşların projeden ne beklediğini temsil eder. Kalite ihtiyaçları, proje gereksinimleri netleştirilmesinin girdileridir. Kalite uygulanabilir, değiştirilebilir ve ölçülebilir olmalıdır.

Karşılanması gereken kalite standartları, proje süresince yönetilmelidir. Projenin başlangıcında, organizasyonun kalite yönetim sistemi doğrultusunda proje boyunca yönetilip kontrol edilebilecek kalite politikaları ve prosedürleri planlanmalıdır. Mevcut ve gelecekteki projeler için sürekli süreç iyileştirmeler yapılmalıdır. Proje kalitesi, geçerli standartlar ve düzenlemelerden etkilenebilirler.

Kalite Standartları ve Yasal Düzenlemeler

Standart(2), bir otorite tarafından model veya örnek olarak oluşturulmuş bir belgedir. Örneğin, Uluslararası Standardizasyon Örgütü (ISO) vb. kuruluş tarafından onaylanan kılavuzlar veya özelliklerdir. Bazı durumlarda, tedarikçilerin standartlarının gerekliliklerine uyduklarına dair sertifika sağlayan denetçi kuruluşlar olabilir. Standartlara uygunluk şirket politikası ve/veya müşteri gereksinimidir.

Yasal Düzenlemeler (3) bir devlet kurumu tarafından dayatılan gerekliliklerdir. Bu gereksinimler, devlet tarafından zorunlu kılınan uyumluluğa sahip geçerli idari hükümler dahil olmak üzere ürün, süreç veya hizmet özelliklerini içerebilir.

Doğrulanmış Teslimatlar

Ürünler ve diğer çıktılar, proje tarafından belirlenen kalite standartlarına göre ölçümlenirler. Kaliteleri, planlanan araçlar, yöntemler ve zaman çizelgesi dikkate alınarak proje boyunca garanti edilir. Kalite standartları karşılanmadığında veya kabul edilebilir sınırlar içinde olmadığında, düzeltmeler ve kontroller devreye alınır. Teslimatlar, proje ekibi tarafından gerçekleştirilir, müşteri veya işletme tarafından doğrulanırlar. Tüm proje çıktıları kalite standartlarına veya kabul kriterlerine göre doğrulanmalıdır.

Bkz: Kalite Kontrolü ve Kapsam Onaylama

Kalite Yönetim Planı

Kalite yönetim planı(4), kalite hedeflerine ulaşmak için uygulanabilir politikaların, prosedürlerin ve kılavuz ilkelerin nasıl uygulanacağını açıklayan, proje veya program yönetim planının bir bileşenidir. Projenin kalite gereksinimlerinin nasıl karşılanacağını ve projede kalitenin nasıl yönetileceğini tanımlar ve yazılı hale getirir. Hem proje hem de çıktıları için kalite gereksinimleri ve standartlarının belirlenmesi ve belgelenmesi gerekir. Projede kalite gereksinimlerinin ve standartların karşılandığını nasıl gösterileceği ve bunun nasıl doğrulanacağı belirlenmeli ve yazılı hale getirilmelidir.

Bkz: Kalite Yönetimi Planı

Kalitenin Maliyeti

Kalite Maliyeti (5), gereksinimlere uygunsuzluğun önlenmesi, ürün veya hizmetin gereksinimlere uygunluğunun değerlendirilmesi, gereksinimlerin karşılanması için yapılan yatırımlar vb. ürünün ömrü boyunca katlanılan tüm maliyetleri ifade eder.

Uygunluk maliyeti, proje sürecinde sorunları önlemek için yapılan harcamaları, yüksek kaliteli bir ürün oluşturmak için yapılan hata önleme maliyetlerini ve kaliteyi değerlendirme maliyetlerini içerir. Önleme maliyetlerine örnek olarak eğitim, işleri ilk seferde doğru yapma ve belgelenmiş süreçleri takip etme sayılabilir. Değerleme maliyetleri, test ve muayeneyi içerir.

Uygunsuzluk maliyeti, proje tamamlandıktan sonra ortaya çıkan sorunlar nedeniyle yapılan iç ve dış hata maliyetleridir. İç hatalar proje sırasında bulunan dahili arızalar, yeniden çalışma, hurda vb.dir. Dış hatalar müşteri tarafından bulunan hatalar, düşük kaliteli ürün, garanti vb.dir.

Bkz: Proje Yönetiminde Kalitenin Maliyeti

Kalite Ölçütleri

Kalite ölçütü (6), bir proje veya ürün özelliğini ve bunun nasıl ölçüleceğinin açıklamasıdır. Tolerans, bu ölçümde izin verilen varyasyondur. Örneğin, bir kalite ölçütü, kabulünn +%10’u ve -%10’u içinde kalacağını söyleyebilir. Ölçüm sonucu bu aralığın dışında çıktığında önlem alınması gerekir. Kalite ölçütlerine örnek olarak bütçe farkı, kusur sayısı, gereksinimlerin kapsamı ve başarısızlık oranı sayılabilir.

(1) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 271-273.

(2) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 718

(3) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 723

(4) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 286.

(5) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 282-283.

(6) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 287.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Pugh Matrisi

Portföy Yönetiminde doğru projeyi, Proje Yönetiminde doğru tedarikçiyi seçmeniz gerekir.  Öte yandan projelerde ürün kalitesi kadar süreçlerin (proje yönetimi, satın alma vb.) kalitesine ve iyileştirilmesine odaklanmanız, doğru alternatifi seçmeniz gerekir. İskoç bilim adamı Dr. Stuart PughUn geliştirdiği Pugh Matrisi iyileştirme alternatiflerinin seçimi için kullanılabilir. Doğru iyileştirmeyi seçmeye yardımcı olur.

Nasıl hazırlanır?

  1. Değerlendirme kriterleri tanımlanır: Çözümünüzün en önemli ve istenen özellikleri nelerdir?
  2. Değerlendirme kriterleri önceliklendirilir.
  3. İyileştirme alternatifleri tanımlanır.
  4. Alternatiflerin etkileyeceği mevcut durum “TEMEL” referans değeri belirlenir.
  5. Her bir kriter, referans değer ile karşılaştırılarak “daha iyi, aynı veya daha kötü” olarak değerlendirilir. Daha iyi için “+”, aynı “0” ve daha kötü için “–“ kullanılabilir. 
  6. Her alternatif için verilen değerler toplanır.
  7. En iyi alternatif seçilir.
  8. Çeşitli alternatiflerin ve en iyilerin bir karışımından daha optimal bir çözümün var olup olmadığı değerlendirilir

Faydaları

  1. Alternatifleri değerlendirmek ve karşılaştırmak için basit bir araçtır.
  2. Uygulanamaz çözümleri hızlıca görmeyi sağlar.
  3. Tüm olası alternatiflerden en iyisinin verimli bir şekilde değerlendirilebilmesini sağlar.

Dikkat Edilmesi Gerekenler

  1. Değerlendirme kriterlerini dikkatlice seçin. Çok fazla kriter süreci yavaşlatabilir.
  2. Herkesin üzerinde hem fikir olduğu bir derecelendirme ve ağırlıklandırma kullanın. Ağırlıklandırma sisteminin yanı sıra artı veya eksinin ne anlama geldiğini tanımladığınızdan emin olun.
  3. Güçlü ve zayıf taraflara odaklanın. Olumluları geliştirin ve olumsuzları olumluya çevirmek için neler yapabileceğinizi değerlendirin.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

 

Paylaşın:

PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 54 – Proje Performans Alanları – Teslim – 3

Kalite Yönetimi | Savaş Şakar

KALİTE

Kapsam ve gereksinimler, neyin teslim edilmesi gerektiğine odaklanır. Kalite, karşılanması gereken performans seviyelerine odaklanır. Kalite gereksinimleri, tamamlama kriterlerine, yapılanın tanımına, iş bildirimine veya gereksinim belgelerine yansıtılabilir.

Kalite ile ilgili maliyetler projeyi yapan tarafın sorumluluğundadır. Kalite ile ilgili politika ve prosedürler organizasyonun kalite politikasının parçasıdır. Genel giderler, eğitim ve süreç denetimlerinin maliyeti vb. proje tarafından kullanılmasına rağmen organizasyon tarafından karşılanır. Projelerde, süreçlerin ve ürünlerin kalite ihtiyaçları ve bu ihtiyaçların karşılanmasıyla ilgili maliyetler dengelenmeye çalışılır.

Kalite Geliştirme Metodları
Proje Kalite Yönetiminde Dikkat Edilmesi Gerekenler

Kalite Maliyeti

Kalite maliyeti (Cost of Quality-COQ) metodolojisi, kusur veya ürün hatalarını önlemek, önleme ve kalite değerlendirmeye yapılacak yatırım için uygun dengeyi bulmak için kullanılır. Bu yaklaşım, kalite ile ilişkili dört maliyet kategorisi tanımlar:

  1. Önleme
  2. Değerlendirme
  3. iç başarısızlıklar
  4. Dış başarısızlıklar.

Önleme ve değerlendirme maliyetleri, kalite gereksinimlerine uyum maliyetleri ile ilişkilidir. İç ve dış başarısızlık maliyetleri, uyumsuzluk maliyeti ile ilişkilendirilir.

1.Önleme maliyetleri – Kusurları ve arızaları üründen ve projeden uzak tutma maliyetleridir. Kalite problemlerini önlemek içindir. Kalite yönetim sisteminin tasarımı, uygulanması ve bakımı ile ilgilidir. İş yapılmadan önce planlanır ve yapılır;

    • Malzemeler, süreçler, bitmiş ürünler ve hizmetler için spesifikasyonların oluşturulması gibi ürün veya hizmet gereksinimleri;
    • Kalite planlaması – Kalite, güvenilirlik, operasyonlar, üretim ve denetim için planların oluşturulması
    • Kalite Güvence – Kalite sisteminin oluşturulması ve sürdürülmesi 
    • Kalite ile ilgili eğitim programların geliştirilmesi, hazırlanması ve sürdürülmesi

2.Değerlendirme – Kalite gereksinimlerine uygunluk derecesini belirlemek için yapılan değerlendirme ile ilgili maliyetlerdir. Kalite ile ilgili ölçme ve izleme aktiviteleri ile ilgilidir. Bu maliyetler, spesifikasyonlara uygun olmayı sağlamak için satın alınan malzemelerin, süreçlerin, ürünlerin ve hizmetlerin değerlendirilmesidir;

  • DoğrulamaGelen malzemeyi, süreci ve ürünleri mutabık kalınan spesifikasyonlara göre kontrol etme
  • Kalite denetimleri – Kalite sisteminin doğru çalıştığının teyidi
  • Tedarikçi Derecelendirmesi Ürün ve hizmet tedarikçilerinin değerlendirilmesi ve onaylanması gibi 

3. İç Başarısızlıklar. İç başarısızlık maliyetleri, müşteri ürünü teslim almadan önce kusurların bulunması ve düzeltilmesi ile ilgilidir. Yapılan çalışmaların sonuçları tasarım kalite standartlarına ulaşamadığında ortaya çıkar;

  • İsraflar – Gereksiz işlerin yapılması veya hataları, zayıf organizasyon veya iletişimi hesaba katacak kadar stok bulundurmak vb.
  • Hurda – Tamir edilemez veya satılamaz kusurlu bir ürün 
  • Yeniden işleme veya düzeltme – Kusurlu malzeme veya hataların düzeltilmesi vb. 
  • Arıza analizi – Dahili ürün veya hizmet arızasının nedenlerini belirlemek için yapılması gerekli aktiviteler vb.

4.Dış Başarısızlıklar – Müşteri ürünü aldıktan sonra bulunan kusurlarla ve düzeltmeyle ilgilidir. Bu başarısızlıkları bütünsel olarak ele almak, projenin ürününü sadece devir tarihinde değil, aylar veya yıllar sonra sahadayken düşünmeyi gerektirir. Dış başarısızlık maliyetleri, tasarım kalite standartlarına ulaşamayan ürün veya hizmetler müşteriye ulaşana kadar tespit edilmediğinde ortaya çıkar;

  • Onarım ve servisİade edilen ve teslim edilen ürünler için
  • Garanti Talepleri – Değiştirilen arızalı ürünler veya garanti kapsamında yeniden gerçekleştirilen hizmetler vb.
  • Şikayetler Ürün ve hizmet ile ilişkili şikayet maliyetleri
  • İadeler – Nakliye masrafları da dahil olmak üzere reddedilen veya geri çağrılan ürünlerin işlenmesi ve araştırılması
  • İtibar – Kusurların türüne ve ciddiyetine bağlı olarak itibarın ve kamu algısının zedelenebileceği durumlar.

Teslim edilen değeri optimize etmek için, kalite sorunlarını mümkün olan en kısa sürede bulmaya odaklanan erken inceleme ve değerlendirme çalışmaları yapılmalıdır. Geliştirme yaşam döngüsünün sonlarında “kaliteyi test etmek” yüksek hurda ve yeniden işleme maliyetlerinin yanısıra dalga etkisi (halo effect) ile zaman ve maliyet açısından daha büyük problemlere yol açar.

Değişikliğin Maliyeti

Bir kusur ne kadar geç bulunursa, düzeltilmesi o kadar maliyetli olur. Bunun nedeni, tasarım ve geliştirme çalışmalarının genellikle kusurlu bileşene dayalı olarak yapılmış olmasıdır. Ayrıca, daha fazla paydaş etkileneceğinden, yaşam döngüsü ilerledikçe aktivitelerin değiştirilmesi daha maliyetli olacaktır. Bu etki değişim maliyeti eğrisi (cost of change) ile gösterilir.

ProjectManagement.com - An Introduction to the Cost of Change and Technical  Debt

Proje ekipleri, kaliteyi inşa etmek için proje süreçlerini tasarlarlar. Proje yaşam döngüsünün her aşamasında kaliteye en iyi nasıl ulaşılacağını anlamak ve belirlemek için tasarımcılar ve mühendislerle birlikte çalışan kalite uzmanlarını içerebilir. Kaliteli çalışma konusunda proaktif olmak, ileriki aşamalarda keşfedilen kalite sorunlarının düzeltilmesiyle ilgili yüksek değişiklik maliyetlerinden kaçınmayı sağlar. İki mühendis arasındaki tasarım sorununu çözmek, yüzlerce birimi etkileyen bir bileşen sorununu çözmek veya binlerce müşteriyi etkileyen bir ürünü geri çağırmaktan daha hızlı ve daha uygun maliyetlidir.

ALT OPTİMAL SONUÇLAR

Her proje istenen sonuçları sağlamaya çalışır, ancak bazıları bunu başaramayabilir veya optimal (uygun) olmayan sonuçlar üretebilirler.  Deneysel Arge projelerinde belirsiz bir sonuca kasıtlı yatırım yapılması gerekir. Yeni ürün geliştirme, başarılı bir sonuç bulamadan önce birkaç başarısızlık yaşayabilir. Bazı projelerde, pazar fırsatı kaçabilir veya pazara ilk sunma istenen faydayı sağlamayabilir. Etkili proje yönetimi, olumsuz sonuçları en aza indirebilir, ancak bu tür olasılıklar, benzersiz bir teslimat üretme girişiminin belirsizliğinin bir sonucudur.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 53 – Proje Performans Alanları – Teslim – 2

What is project scope? Defining and outlining project success | CIO

TESLİMATLAR

Teslimat, projeden elde edilen,  projenin elde etmek istediği ara veya nihai ürün, hizmet veya sonuçlardır. Kâr, insan ve gezegen üzerindeki vb. kısa ve uzun vadeli paydaş gereksinimlerini, kapsamı ve kaliteyi yansıtır.

Gereksinimler

Gereksinim, bir iş ihtiyacını karşılamak için üründe, hizmette veya sonuçta bulunması gereken bir koşul veya yetenektir. Gereksinimler, iş gerekçesindeki gibi çok yüksek düzeyde olabilir veya bir sistemin bileşeni için kabul kriterlerinde bulunanlar gibi çok ayrıntılı olabilirler.

İyi tanımlanmış kapsamı olan projelerde, ön planlama sırasında gereksinimleri ortaya çıkarmak ve belgelemek için proje paydaşlarıyla birlikte çalışılır. Projenin başlangıcında gereksinimleri üst düzeyde olan projeler, bu gereksinimleri zaman içinde geliştirebilir. (Yaklaşan Dalga Planlaması) Bazı projelerde, gereksinimler proje çalışması sırasında ortaya çıkar.

Gereksinim Yönetimi Planı

Gereksinimleri belirlemek, belgelemek ve paydaş mutabakatı sağlamak anlamına gelir. İyi belgelenmiş gereksinimler aşağıdaki kriterleri karşılamaktadır:

      • Net – Gereksinim nettir ve yorumlamanın tek bir yolu vardır.
      • Kısa – Gereksinim mümkün olduğunca az kelimeyle ifade edilir.
      • Doğrulanabilir – Gereksinimin karşılandığının doğrulamasının yolu vardır.
      • Tutarlı – Diğer gereksinimlerle veya proje kapsamı ile çelişkili değildir.
      • Tamamlayı – Gereksinimlerin toplamı, mevcut proje veya ürün ihtiyaçlarının tamamını temsil eder.
      • İzlenebilir – Her gereksinim benzersiz bir tanımlayıcı tarafından tanımlanabilir ve izlenebilir.
  • Yeni gereksinimlerin gelişmesi ve keşfedilmesi – Önceden açıkça tanımlanmış gereksinimleri olmayan projelerde, gereksinimleri geliştirmek için prototipler, demolar, hikaye tahtaları ve maketler kullanılabilir. Paydaşların gelişen gereksinimlerinde “Gördüğümde bileceğim” yaklaşımını benimsemeleri olasıdır. Gelişen gereksinimler, yinelemeli, artırımlı veya uyarlamalı geliştirme yaklaşımlarını kullanan projelerde yaygındır. Bazı durumlarda, gereksinimleri değiştiren yeni fırsatlar ortaya çıkabilir.

Projelerde Müşteri Beklentilerinin Başarıyla Yönetilmesi
Fikir/Zihin Haritalama
Yakınlık Şemaları
Ortak Uygulama Geliştirme
Alternatif Analizi
Ürün Analizi
Soru Listeleri ve Anketler
Kontrol Listelerİ

  • Gereksinimleri yönetmek – Etkin olmayan gereksinim yönetimi, yeniden çalışmaya, kapsam kaymasına, müşteri memnuniyetsizliğine, bütçe aşımlarına, zaman gecikmesine ve genel proje başarısızlığına yol açabilir. Bu nedenle, birçok projede gereksinim yönetiminden sorumlu kişi vardır. İş analisti, ürün sahibi, değer mühendisi vb. olabilir. Gereksinimleri yönetenler, uygun bir gereksinim esnekliği düzeyi olduğundan, yeni ve değişen gereksinimlerin tüm ilgili paydaşlar tarafından kabul edildiğinden emin olmak için özel yazılımlar, iş listeleri, dizin kartları, gereksinim izlenebilirlik matrisleri veya başka bir yöntem kullanabilirler.

Proje Gereksinimlerinde Dikkat Edilmesi Gerekenler
Gereksinim Kaynaklı Proje Riskleri

  • Kapsam Tanımlanması – Gereksinimler belirlendikçe, bunları karşılayacak kapsam tanımlanır. Kapsam, proje olarak sağlanacak ürün, hizmet ve sonuçların toplamıdır. Kapsam tanımlandıkça, daha fazla gereksinim ortaya çıkabilir. Bu nedenle, gereksinimler gibi, kapsam da önceden iyi tanımlanabilir, zamanla geliştirilebilir veya keşfedilebilir.

  • Kapsamın ayrıştırılması – Kapsam, projeyle ilişkili ana teslimatları ve her bir teslimat için kabul kriterlerini belirlemek için kapsam bildirimi, iş kırılım yapısı (İKY) kullanılarak detaylandırılabilir. İKY, proje hedeflerine ulaşmak ve gerekli teslimatları oluşturmak için proje ekibi tarafından yürütülecek toplam çalışma kapsamının hiyerarşik ayrıştırmasıdır. Hiyerarşideki her seviye, teslimatın daha detaylı ayrıntı seviyesini ve onu üretmek için gereken çalışmayı temsil eder.

Kapsamı detaylandırma, proje temalarını çevik başlatma belgesi, yol haritası veya ürün hiyerarşi olarak belirlenebilir.

Temalar, işlevsellik, veri kaynağı veya güvenlik düzeyi gibi ortak bir faktörle ilişkilendirilen müşteri değerini yansıtan birden fazla kullanıcı öyküsüdür. Temaları gerçekleştirmek için proje ekibi, yineleme içinde tamamlanamayacak kadar büyük kullanıcı hikayeleri için epikler geliştirir.

Epikler, ürün ile ilgili özelliklere ayrıştırılabilir. Her özelliğin birden fazla kullanıcı hikayesi olacaktır.

Kullanıcı hikayesi, belirli bir kullanıcı için sonucun kısa bir açıklamasıdır.

Proje ekibi, kapsamın değişmesi durumunda gereksiz planlamadan kaçınmak için hikaye ayrıntılarını son anda tanımlar.

Kullanıcı Hikayeleri, son kullanıcının bakış açısından yazılmış gereksinimin açık ve özlü bir temsilidir.

  • Teslimatların tamamlanması. Kullanılan yaklaşıma bağlı olarak, bileşen veya projeyi tamamlamanın farklı yolları vardır :
    • Kabul veya tamamlama kriterleri Müşteri teslimatı kabul etmeden veya proje tamamlanmış olarak kabul edilmeden önce karşılanması gereken kriterler genellikle kapsam bildiriminde yer alır.
    • Teknik performans ölçütleri – Ürüne ilişkin teknik özellikler, ayrı bir spesifikasyon belgesinde belgelenebilir veya İKY’nin bir uzantısı (İKY sözlüğü) olarak belgelenebilir. İKY’deki her bir teslimat (çalışma paketi) için bilgileri detaylandırılır.
    • Bitti tanımı – Bitti tanımı, özellikle yazılım geliştirme projelerinde uyarlamalı yaklaşımlarla kullanılır. Teslimatın müşteri kullanımına hazır olarak kabul edilebilmesi için karşılanması gereken tüm kriterlerin kontrol listesidir.

Tamamlanmanın Hareketli Hedefleri

Belirsiz ve hızla değişen ortamlarda geliştirilen projelerde, “yayınlanmak için yeterince iyi” veya “bitme” tanımına uygun hedefler değişebilir. Rakiplerin sık sık yeni ürünler çıkardığı pazarlarda, yeni bir sürüm için planlanan özellikler güncellenmek zorunda kalınabilir. Aynı şekilde, mobil cihazlar veya giyilebilir cihazlar gibi yeni teknoloji trendlerinde yön değişikliğini tetikleyebilir veya yeni gereksinimler ortaya çıkarabilir.

Bu ortamlarda, teslim edilecek olan veya “tamamlandı” denilecek olan proje hedefinin tanımı sürekli değişir. Proje ekipleri, tamamlanmaya doğru ilerleme hızlarını gözden geçirir, planlanan proje hedefi başarı oranlarını izlerler. Projenin tamamlanması ne kadar uzun sürerse, “bitti” tanımının proje hedefinden farklılaşması mümkündür. Buna bazen “done drift – sürüklenme” denir.

Daha istikrarlı bir ortamda çalışan projeler genellikle “kapsam kayması” ile karşı karşıya kalır. Anlamı, zaman, bütçe veya kaynak ihtiyaçları ayarlanmadan ek kapsam veya gereksinimlerin kabul edilmesidir. Kapsam kaymasıyla mücadele etmek için proje ekipleri, tüm değişikliklerin projeye getirdikleri potansiyel etkiyi değerlendirir, değeri gerçekleştirmek için gereken kaynaklar, zaman ve bütçe açısından ele alır ve değişiklik kontrol sistemi kullanırlar. Proje ekibi değişiklikleri resmi onay için proje yönetişim organına, ürün sahibine veya yönetici sponsora sunarlar.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 52 – Proje Performans Alanları – Teslim – 1

Destekler

TESLİM PERFORMANS ALANI

Teslim Performans Alanı, projenin başarmak istediği kapsam ve kalitenin sağlanmasıyla ilgili aktiviteleri ele alır.

Teslim performans alanının etkin bir şekilde yürütülmesi durumunda;

  • Projeler, iş hedeflerine ve stratejinin ilerlemesine katkıda bulunurlar.
  • Projeler, başladıkları teslimleri gerçekleştirirler.
  • Proje faydaları planlandığı zaman diliminde gerçekleşir.
  • Proje ekibi, gereksinimler konusunda net bir anlayışa sahiptir.
  • Paydaşlar proje teslimatlarını kabul ederler ve memnuniyet sağlanır.

Projeler, stratejilerin gerçekleştirilmesini ve iş hedeflerinin başarılmasını sağlarlar. Proje teslimi, amaçlanan sonuçları sağlayacak teslimatları üretmek için gereksinimlerin, kapsamın ve kalite beklentilerinin karşılanmasına odaklanır.

Aşağıdaki tanımlar Teslimat Performansı Etki Alanı ile ilgilidir:

  • Gereksinim – İş ihtiyacını karşılamak için üründe, hizmette veya sonuçta bulunması gereken bir koşul veya yeteneklerdir.
  • İş Kırılım Yapısı (İKY) – Proje hedeflerine ulaşmak ve gerekli teslimatları oluşturmak için proje ekibi tarafından yürütülecek toplam çalışma kapsamının hiyerarşik bir ayrıştırması ve grafiksel gösterimidir.
  • Bittinin Tanımı (Definition of Done-DoD) Tanımı – Teslimatın, müşteri kullanımına hazır olarak kabul edilebilmesi için karşılanması gereken kriterlerin kontrol listesidir.
  • Kalite – Özelliklerin gereksinimleri karşılama derecesi.
  • Kalitenin Maliyeti (Cost of Quality – COQ) – Uygunsuzluğun önlenmesine, ürün veya hizmetin gereksinimlere uygunluğunun değerlendirilmesine ve gereksinimlerin karşılanmamasına yönelik yatırım nedeniyle ürünün ömrü boyunca katlanılan tüm maliyetler.

Projeler, yeni ürünler veya hizmetler geliştirerek, sorunları çözerek veya kusurlu, yetersiz olan özellikleri düzelterek iş değeri sağlarlar.

Projeler genellikle paydaşların farklı şekilde değer verdiği birden fazla sonuç sunarlar. Örneğin, bazı paydaşlar teslimatın kullanım kolaylığına veya zaman kazandıran yönlerine değer verirken, diğerleri ekonomik getirisine değer verebilir.

DEĞER TESLİMİ

Proje yaşam döngüsü boyunca teslimatları tamamlamaya yönelik geliştirme yaklaşımı kullanan projeler, proje sırasında organizasyona, müşteriye veya diğer paydaşlara değer sunmaya başlayabilirler. Proje yaşam döngüsünün sonunda teslimatlarının büyük kısmını teslim eden projeler, ilk teslimden sonra değer üretir. Bazı projelerde değer, proje bittikten belirli bir süre sonra ortaya çıkabilir.

Önceki projelerin sağladığı faydaları ve değeri ölçmek için uzun ürün ve program yaşam döngüleri kullanılır.

İş gerekçesi genellikle iş değerlemesini ve beklenen iş değerinin bir projeksiyonunu sağlar. İş gerekçesinin formatı, geliştirme yaklaşımına ve seçilen yaşam döngüsüne göre değişiklik gösterir. Örneğin, ayrıntılı yatırım getirisi içerebilir veya sorun, çözüm, gelir akışları ve maliyet yapıları gibi üst düzey öğeleri açıklayan yalın bir yapıda olabilir. İş Gerekçesi, proje sonuçlarının kuruluşun iş hedefleriyle nasıl uyumlu olduğunu gösterirler.

Projeyi başlatan ve yetkilendiren belgeler (iş gerekçesi, fizibilite vb.), periyodik ölçümleme yapılabilmesi için istenen sonuçları nicelleştirmeye (sayısallaştırmaya) çalışırlar. Bu belgeler, proje yaşam döngüsüne, ana sürümlere, önemli teslimatlara, gözden geçirmelere ve diğer üst düzey bilgilere genel bakış sağlayan ayrıntılı, temel alınan planlar veya üst düzey yol haritalarından oluşabilir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın: