Kategori arşivi: Kalite Yönetimi

Duygusal Zeka ve Proje Yönetimi

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

 

Duygusal Zeka, basitçe kendinizin ve diğerlerinin duygularını izleyebilmeniz ve bu doğrultuda hareket etmenizdir. Duyguların farkındalığı ve bunların yönetilmesi diyebiliriz.

Duygusal Zeka kavramı 1964 yılında Michael Beldoch tarafından ilk kez kaleme alınmış, 1989 yılında Stanley Greenspan ne olduğuna ilişkin bir model geliştirmiş. Bu model daha sonra Peter Salovey ve John Mayer tarafından geliştirilmiştir.

Daniel Goleman, Duygusal Zeka adlı kitabı ile iş dünyası için konuyu ele almış, Harvard Business Review ve Forbes gibi dergilerde bu konuda makaleler yazmıştır.

EQ (Emotional Quotient), duygusal bölüm diyebiliriz doğuştan gelen zekamızı pratik hayata nasıl yansıttığımızı ifade etmekle birlikte EI (Emotional Intelligence) ile aynı anlamda kullanılabilmektedir.

Travis Bradberry’nin yaptığı bir araştırmada Proje Yöneticileri başarısının, %58 oranında duygusal zekaya bağlı olduğu çıkmıştır. Yüksek performanslıların %90’nında duygusal zeka yüksek çıkmıştır.

Duygusal zeka insani ve teknik yeteneklerin entegrasyonunu kapsar. Doğru değerlendirme ve iletişim için önemlidir. Kazanılmış değer analizi için veri toplama ya da sonuçları açıklamak, gerçekleşme verilerini toplayabilmek ya da sonuçların iletişimini sağlamak örnek verilebilir.

Proje Yönetimi Bilgi alanları üzerinden kısaca açıklayalım;

Kapsam Yönetimi: İş tarafı tam isteklerini ifade edemediği için kapsamı onaylamak istemez. Proje Yöneticisi bunun farkında olmalı, kapsamın belirlenmesinin önemi ya da kapsam değişikliklerinin yaratacağı problemleri açıklamalıdır.

Zaman Yönetimi: Zaman baskısı altında ekibin yaşayacağı sıkıntıları Proje Yöneticisi görerek, ekibe destek olmalıdır. Sponsordan zaman esnekliği isteme ya da ek kaynak talebinde bulunmak vb. çözümler aramalıdır.

Maliyet Yönetimi: Yanlış tahminleme sonrasında problemler ortaya çıkarır. Proje Yöneticisi doğru tahminleme için gereken desteği sağlamalıdır. Doğru tahminleme için işin uzmanına mı sorulmalı, toplantı mı yapılmalı, danışmandan destek mi alınmalı gibi farklı bakış açılarıyla durum değerlendirilmelidir.

Kalite Yönetimi: Denetimcilerle müzakere etmek, ekibin ihtiyaçları ile denetimcilerin beklentilerini dengelemek Proje Yöneticisinin görevidir.

İnsan Kaynakları Yönetimi: Çatışmaları çözümlemek, müzakereler ve iyi ilişkiler kurmak için duygusal zeka şarttır.

İletişim Yönetimi: Proje Yöneticisi kendinin ve tüm paydaşların ihtiyaçlarını karşılayacak iletişim yöntemlerini belirlemelidir. Duygusal zeka beklentileri anlamada yardımcı olur.  

Risk Yönetimi: Beyin fırtınası vb. yöntemlerle riskleri ve doğru öncelikleri belirlemede, ekibin ortak hareket edebilmesini sağlamada Duygusal Zeka kullanışlı hale gelir.

Tedarik Yönetimi: Sözleşme müzakereleri ve tedarikçi yönetiminde kendinize ve firmalara ilişkin farkındalık önemlidir. Bitiş zamanlarının ve diğer ekip üyelerinin rol ve sorumlulularının farkında olmanız gerekir.

Paydaş Yönetimi: Şirket politikaları ve iç iletişimi yönetebilmeniz gerekir.

Entegrasyon Yönetimi: Tüm proje işlerini bir bütün olarak görmeniz gerekir. Mevcut bilgiyi nasıl değerlendireceğiniz, personel ile nasıl çalışacağınız, nasıl iletişim kuracağınız çok önemlidir. İletişim ve teknik becerilerinizi bir bütün olarak yönetmeniz gerekir.

Duygusal Zekanızı geliştirmek için;

  • Başarılı gördüklerinizi inceleyin, neyi nasıl yaptıklarını anlamaya çalışın. Kopyalamayın ama esinlenin.
  • Kendinizi keşfedin. Geliştirmeniz gereken yönlerinizi belirleyin.
  • Düşüncelerinizi ve işe yarayacak şeyleri not alın, daha sonra üzerinde geçin.
  • Proje Yönetimine ilişkin becerilerinizi geliştirin. Sadece teknik tarafınızın yeterli olmayacağını bilin.

Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Proje Yönetimi ve Balanced Scorecard (Kurumsal Karne)

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

 

Kurumsal Karne tekniği temel olarak istenilen sonuçlara istenilen performansla ulaşılmasını hedefler. Misyon ve vizyonu ölçülebilir ve ulaşılabilir hedeflerle tanımlar.

Proje Yönetimi açısından ele alırsak;

  • Finansal Performans – Beklenen fayda ile gerçekleşen fayda, yatırımın getiri dönüşü, nakit akışı
  • Süreç Performansı – Verimlilik oranları, kalite ölçütleri, zaman ve bütçe uyumu
  • Ekip Performansı – Projeye katılım, destek oranları

Proje Yöneticilerinin bu tekniği kullanmak istemesi durumunda;

  • Şirket vizyon, misyon ve hedeflerini öğrenmeleri,
  • Performans kategorilerini belirlemeleri,
  • Performans ölçüm kriterlerini geliştirmeleri,
  • Ölçütlerin kurum genelinde kabulünü sağlamaları,
  • Bütçeleme, izleme ve iletişim gibi konularda uygun yöntemleri belirlemeli,
  • Planlanan performansla gerçekleşeni karşılaştıracak verileri toplamaları,
  • Beklenmedik sapmalarda düzeltici eyleme geçmeleri gerekmektedir.

Nerede kullanılabilir?

  • Stratejik hedefler doğrultusunda doğru projelerin seçimi için,
  • İş stratejilerini hedeflere dönüştürmek ve hedefleri portföy, program ve proje bazında ele alabilmek için,
  • Portföy, program ve proje ilerleyişini stratejiler ile hizalamak ve beklenen performansın izlenmesi için,
  • Stratejik hedeflerle kaynak dağılımı uyumunu sağlamak için,
  • Doğru tedarikçilerin, yöntemlerin seçilmesi,
  • Performansın ölçümü için kullanılabilir.

3 eğitimi alana (Portföy Yönetimi + Proje Ölçütleri ve Ölçüt Yönetimi – Projelerde Temel Performans Göstergeleri) SEPETTE %50 indirim (100 TL yerine 50 TL)

 

Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Proje Yönetiminde Kalitenin Maliyeti

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Projenin ve teslimatların kalitesi güvence altına alınırken ortaya bazı maliyetler çıkar. Bu maliyetler kapsam, zaman, maliyet ve kaynak planlama esnasında tahmin edilebilirler.

Kalitenin maliyeti, kalite gereksinimlerine uygunluk için ve uyumsuzluk durumunda yapılan işlerin toplam maliyetidir.

Kalite ile ilgili maliyetler, proje yaşam döngüsü boyunca ortaya çıkabilir. Örneğin proje esnasında kalite ile ilgili alınan bir karar, müşterinin operasyonel maliyetlerini etkileyebilir.

Proje sonrası kalite maliyetleri, ürün iadeleri, garanti talepleri ve geri çağırma kampanyaları nedeniyle ortaya çıkabilir. Proje sonrası kalite maliyeti ile ilgili konular, program yönetimi ve portföy yönetimini ilgilendirir. Proje, program ve portföy yönetim ofisleri bu amaca uygun davranmalıdırlar.

Uyum Maliyeti

Proje ve teslimatların kalite gerekliliklerine uyması ve hataların oluşmaması için ortaya çıkan maliyetlerdir. İkiye ayrılır;

  • Önleme Maliyetleri – Aktivite ve ekipmanlara hataların ortaya çıkmaması için yapılan harcamalardır.
    • Ekipman bakımını yaptırmak
    • Ekibe eğitim aldırmak
    • Dokümantasyon
    • Kalite Standartlarını takip etmek
  • Değerleme Maliyetleri – Müşteriden önce hataları fark etmek için yapılan harcamalardır.
    • Test ve denetleme
    • Kalite kontrol

Başarısızlık Maliyetleri

Kalite ile ilgili olup, gereksinimleri karşılamak için değil hataları düzeltmek için yapılan harcamalardır. İkiye ayrılır;

  • İç Hata Maliyetleri – Müşteriden önce şirket içinde far kedilen hataları gidermek için yapılan harcamalardır.
    • Hata giderme
    • Yeniden yapılan iş
  • Dış Hata Maliyetleri – Müşteriye teslim edilen, kullanımda olan veya olmayan, proje ürün, hizmet ve servislerle ilgili hataları düzeltmek için yapılan harcamalardır.
    • Garanti
    • Sözleşme koşulları
    • İtibar

Uyum ve Başarısızlık maliyetleri “Kalitenin Maliyeti” olarak kabul edilirler. Uyum maliyetlerinin, başarısızlık maliyetlerinden daha düşük olacağı varsayılır. Hata olduğunda değil öncesinde fark etmek daha az maliyetli olmaktadır.

Kalite ile ilgili ve diğer 120+ doküman örneği için Google Classroom’da yer alan Proje Dokümanları eğitimimi alabilirsiniz;

 

Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Proje Yönetiminde Alternatif Analizi

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Proje yönetiminde Alternatif Analizi,  farklı tercihlerin farklı faktörlerle (maliyet, risk, verimlilik vb.) değerlendirilmesi için kullanılan tekniktir. Yaşam Döngüsü Maliyeti, Hassasiyet Analizi, Maliyet-Fayda Analizi gibi araçların kullanılmasını gerektirir. Alternatif analizi yaparak ihtiyaçlara en uygun çözümün seçilmesi hedeflenir.

Proje Yönetimi Planında, proje gözden geçirmelerinde ve kilometre taşlarında kullanılacak belgelerin üretilmesini sağlar. Bir çok proje yöneticisi bir işe başlamadan önce alternatif analizi yapmayı tercih eder. Özellikle geçmişten gelen bilgiler, Alternatif Analizi için çok işe yarar.

Alternatif Analizi, riskleri (teknik ve operasyonel) azaltmak ve maliyet (Yaşam döngüsü, operasyonel) etkin tercih yapmak için kullanılır.

PMI, PMBOK 6’da Proje Yönetiminde aşağıdaki süreçlerde Alternatif Analizinin yapılmasını öneriyor. PMP Sınavına hazırlananların dikkat etmesi gerekir;

  • Proje İşlerinin Yönlendirilmesi ve Yönetilmesi sürecinde ortaya çıkan sapmalara yönelik olarak düzeltici ve/veya önleyici eylemlerin seçilmesi,
  • Entegre Değişiklik Kontrolü sürecinde değişiklik taleplerinin onay, red veya tekrar onaya gelmesi için gerekli düzenlemelerin yapılması aşamalarında,
  • Kapsamın Tanımlanması sürecinde Proje Başlatma Belgesinde yer alan gereksinim ve hedeflere uygun yolların değerlendirilmesinde,
  • Zaman Çizelgesi Yönetiminin Planlanması sürecinde kullanılacak zaman çizelgesi geliştirme metodolojisinin seçilmesi, plan detay seviyesinin belirlenmesi, yaklaşan dalga planlaması için dönem sıklığını belirleme, zaman çizelgesinin gözden geçirilmesi ve güncelleme sıklığını belirlemede,
  • Aktivite Sürelerinin Tahmin Edilmesi sürecinde kaynak yeterlilik ve uygunluklarının ve zaman sıkıştırma yönteminin belirlenmesinde, kaynakların tedarik yönteminin (alma, kiralama vb.) değerlendirilmesinde,
  • Maliyet Yönetiminin Planlanması sürecinde fonlama opsiyonlarının değerlendirilmesinde,
  • Maliyetlerin Tahmin Edilmesi sürecinde proje ilerinin yönlendirilmesi ve yönetilmesi ile ilgili opsiyonların ve yaklaşımların değerlendirilmesinde,
  • Kalitenin Yönetilmesi sürecinde farklı kalite opsiyonlarının ve yaklaşımlarının değerlendirilmesinde,
  • Aktivite Kaynaklarının Tahmin Edilmesi sürecinde kaynak, ekipman ve malzeme seçiminde,
  • Kaynakların Kontrolü sürecinde kaynak dağılımı için doğru çözümü bulmada, fazla mesai veya kaynak aktarımının teslimatlara etkisini değerlendirmede,
  • Risk Yanıtları Planlama sürecinde alternatif risk yanıtlarını değerlendirmede,
  • Paydaş Katılımının Sağlanmasını İzleme sürecinde farklı paydaş katılımlarıyla olası sonuçları değerlendirmede kullanılabilir.

Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Proje Yönetiminde Soru Listeleri ve Anketler

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Soru Listeleri ve Anketler, proje paydaşlarının ya da müşterinin kalite, performans ve/veya başarı açısından bakış açılarını ve mevcut sistemleri değerlendirmek için kullanılır. İki tip sorudan bahsedebiliriz; “kapalı” sorulardan cevap seçenekleri bellidir, “açık” sorularda sorulan kişinin yorumu istenir.

Soru Listesi veya Anket çalışması yapmak için aşağıdaki süreç izlenir;

  • Hedef grubun belirlenmesi
  • Grup büyüklüğünün belirlenmesi
  • Soruların hazırlanması
  • Soruların bir pilot grup ile test edilmesi
  • Anketin ya da Soru Listesinin nasıl uygulanacağının belirlenmesi
  • Anketin yapılması
  • Toplanan bilginin analiz edilmesi

Sistem ve süreç geliştirme projelerinde özellikle müşterinin bakış açısını, başarı tanımını değerlendirmek çok önemlidir.

Soru Listeleri ve Anketler nitel ve nicel veri toplamanın en ucuz yoludur. Böyle bir çalışmaya başlarken hedef çok iyi belirlenmeli ve anlaşılmalıdır. Potansiyel hedef kitleyi belirlerken uzmanlardan destek alınması gerekebilir. Hedef kitle seçimi proje hedeflerine ve istenilen yanıtlara bağlı olarak değişebilecektir. Belirlenen kitleye uygun sorular hazırlanmalı ve pilot bir grup ile deneme yapılmalıdır. Sonuçlara göre gerekirse düzeltmeler ve geliştirmeler yapılmalıdır. Soru Listelerinde ve Anketlerde yanlış anlaşılabilecek veya hiç anlaşılamayacak terimlerin yer almamasına gayret edilmelidir.

Anket tipleri aşağıdaki gibi olabilir?

  • Seçeneklerden birini veya fazlasını seçiniz.
  • Seçenekli Onaylama Oranı – Çok fazla, Fazla, Orta, Az, Çok Az vb.
  • Görüş Bildirme – Görüşünüzü yazınız
  • Oran Seçme – %10, %30, %50 vb.
  • Çift Seçenek – Doğru-Yanlış vb.

Dikkat edilmesi gerekenler

  • Soru listeleri ve Anketler, yüz yüze yapılmıyorsa yanıtlayacak olanın iyi ve doğru anlayacağı bir açıklama hazırlanmalıdır.
  • Çalışmanın başında yanıtların nasıl analiz edileceği belirlenmelidir.
  • Çalışmanın gidişatı ile ilgili bilgilendirme yapılacaksa, nasıl olacağı belirlenmelidir.
  • Tekrar edecek bir çalışmaysa bir sonraki çalışmanın tarihi katılımcılara iletilmelidir.
  • Yanıtların gizliliği ve güvenliği ile ilgili önlemleri alınız.

PMI, PMBOK 6’da Proje Yönetiminde aşağıdaki süreçlerde Soru Listeleri ve Anketlerin kullanılmasını öneriyor. PMP Sınavına hazırlananların dikkat etmesi gerekir;

  • Gereksinimlerin Toplanması sürecinde müşterinin beklentilerini, isteklerini öğrenmek için kullanılır.
  • Kalite kontrol sürecinde ürün ve servis açısından müşteri memnuniyeti için kullanılır. Anketlerde fark edilen hataları Kalite Maliyeti olarak değerlendirilebilir.
  • Paydaşların Tanımlanması sürecinde yüz yüze görüşmelerde veya odak grup çalışmalarında kullanılır.
Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Proje Yönetiminde Kontrol Listeleri

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Proje Yönetiminde Kontrol Listeleri yapılan ve yapılacak işlerin kontrolü, eksikliklerin fark edilmesi, kontrol gibi çeşitli sebeplerle kullanılırlar. Kontrol listeleri zamanla bilgi ve deneyimin uzantısı olarak doğru işi, doğru yapmayı sağlarlar.

Kontrol listelerinin sadece doldurulması, bakılması gereken belgeler olmaması, hazırlayan ve kullanan tarafından anlaşılırlığına dikkat edilmesi gerekir. Kontrol listeleri proje ekibinin hataları erken fark etmesini, işini daha iyi yapmasını sağlayacak nitelikte olmalıdır. Kontrol listeleri ile yapılan çalışmalar sonucunda elde edilen bilgiler paylaşılmalı ve gerekli aksiyonlar alınmalıdır.

Proje Yönetimi Metodolojisine sahip şirketlerde proje yönetimi sürecinin doğru işleyişi kontrol listeleri ile takip edilebilir. Sürecin adımlarının, kullanılan araç ve tekniklerin, belgelerin ve çıktıların Kontrol Listesi doğrultusunda yapılması ve kontrolü gerekir.

Proje Yönetiminde kontrol listeleri aşağıdaki sebeplerle kullanılabilir;

  • Metodolojiye uygunluk
  • Şirket politika ve prosedürlerine uygunluk (Ör. Satınalma)
  • Belge Kontrolü (Kapsam Belgesi, Bütçe vb.)
  • Teslimat Kontrolü
  • Kaynak Uygunluğu
  • Proje Yönetimi Bilgi Sistemine uygunluk
  • Ürün, servis, sonuç çıktı kalitesine yönelik denetimler
  • Performans Kontrolü
  • Yasal Uyum
  • Değişiklik, Yapılandırma Kontrolleri
  • Problem Tespit, Takip
  • İletişimin sağlanması, kontrolü

Kontrol Listeleri gerektiği zaman kullanılabileceği gibi önceden belirlenmiş zamanlarda kullanılabilir. Örneğin faz kapanışı, sözleşme imzalanışı vb.

Kontrol listeleri yapılan işlerin önceliğini değerlendirmede kullanılabilir.

Kontrol listelerinin yazılı olarak saklanması ve güvenliğinin sağlanması gerekir. Kontrol Listesi ile yapılan çalışma sonuçları gelecek projelerde kullanılmak üzere saklanmalı, arşivlenmelidir.

Kontrol Listelerini kullanan kişi ve kullanıldığı tarih belirtilmelidir.

Kontrol Listeleri proje sonlarında, organizasyonel değişiklikler sonrasında gözden geçirilmeli, güncellenmelidir.

Proje Yönetiminde aşağıdaki süreçlerde Kontrol Listelerinin kullanılması önerilir. PMP Sınavına hazırlananların dikkat etmesi gerekir;

  • Proje Yönetim Planı Geliştirme
  • Gereksinimlerin Toplanması
  • Kalitenin Yönetilmesi
  • Kalite Kontrolü
  • Risklerin Tanımlanması
Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Proje Yönetiminde Sorun Kayıtları (Issue Log)

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Proje süresince projeyi olumsuz etkileyecek çeşitli sorunlar ortaya çıkar. Proje Yöneticisinin sorunlarla baş edebilmesi ve gelecekte benzer sorunların çözümü için Sorun Kayıtları tutması gerekir.

Sorunlar nedir?

Proje süresince ortaya çıkan problemler, farklar, uygunsuzluklar ve çatışmalardır. Proje ekibi veya tedarikçilerle, teknik hatalarla vb. projeyi olumsuz etkileyecek şekilde ortaya çıkarlar. Sorunlar çözüme kavuşturulmazsa gereksiz çatışmalara, gecikmelere ve teslimatlarda hatalara yol açarlar. Sorunlar özellikle paydaş beklentileri üzerinde büyük etkiye sahiptirler.
 
Sorun ve Risk Arasındaki Fark

Proje Yöneticisinin sorunları ve riskleri yönetme süreci benzerdir. Risk gelecekte ortaya çıkabilecek olumsuz durumdur. Proje ekibi gerçekleşmesi olasılığına karşılık yanıt planı hazırlar. Risk yönetimi stratejik ve proaktiftir.

Sorun ise projeyi etkilemekte olan ve hemen çözülmesi gereken durumlardır. Reaktif ve anında taktiksel çözüme ihtiyaç duyulan durumlardır.

Proje gerekli nitelikte bir ekipmanı bulabilmek risktir, bulunan ekipmanın arıza yapması Sorun’dur.

Sorun Kayıtları nedir?

Tüm sorunların kaydedildiği ve izlendiği belgedir. Bir sorun kaydı yaratıldığında raporlanması ve iletişiminin sağlanması gerekir. Proje Yöneticisi kayıtları tutmaktan, sorunun izlenerek çözümlenmesinden sorumludur.

PMBOK®, proje ekibinin yönetilmesi sürecinde insan kaynakları odaklı sorunların proje yöneticisinin proje ekibini uygun yönetmesiyle çözebileceğini vurgular.  Kaynağın projeden ayrılması, düşük moral veya ekip içi çatışmalar bu sorunlara örnektir ve proje hedeflerini doğrudan etkilerler.

Sorun kaydı girildiğinde her soruna bir sorumlu atanır.

Proje Yöneticisi, paydaşların beklentilerini ve çekincelerini dikkatlice ele almalı ve olası sorunlara proaktif yaklaşmalıdır.

Sorun Kayıtlarında Hangi Bilgiler Yer Alır?

  • Proje Adı:
  • Sorun Tipi : Teknik, Kaynaklar, Tedarikçiler vb. sorunun doğru kişiye aktarılarak çözümlenmesi için.
  • Sorunu ileten : Kişi veya Departman
  • Sorun İletilme Tarihi : Sorunun kayıtlara giriliş tarihi
  • Detaylı Açıklama:
  • Öncelik : Yüksek, orta, düşük vb.
  • Sorun Giderme Sorumlusu:
  • Hedef Çözüm Tarihi:
  • Durum: Açık, Çalışılıyor, Çözüldü vb.
  • Çözüm: Sorunun nasıl giderildiği

Örnek Sorun Kaydı

Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Proje Yönetiminde Kusurların Giderilmesi, Düzeltici ve Önleyici Eylemler

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Kusurların Giderilmesi

PMBOK®’a göre uygunsuz ürünün ya da ürün bileşeninin değiştirilmesi için yapılan bir aktivitedir. Proje esnasında bir kusur oluştuğunda giderilmesi gerekir. Oluşan kusur üründe ve düzeltilemiyor ise değiştirilmesi gerekir.

Ürün ve servis kalite gereksinimlerini karşılamadığında yapılır.

Düzeltici Eylem

Proje çalışmaları performansını proje yönetim planıyla uyumlu hale getirmek amacıyla yapılan bir aktivitedir. Hatanın sebebinin veya kendisinin tekrar etmemesi için yapılan eylemdir. Örneğin tetkiklerde bir hata buldunuz ve düzelttiniz. Hatanın sebeplerine bakıp tekrar etmemesi için kalıcı çözüm bulmanız gerekir. Düzeltici eylemler problemin köküne inip tekrar etmemesini sağlamaktır.

Reaktif bir süreçtir, problem oluştuğunda hareket geçilir ve sapmalar kontrol altında tutulmaya çalışılır.

Önleyici Eylem

Proje çalışmalarının geleceğe yönelik performansının proje yönetim planıyla uyumlu hale getirilmesini sağlayan bir aktivitedir. Gelecekteki hataları önlemeye yönelik eylemlerdir. Örneğin bir hatanın oluşacağını düşündüğünüz bir süreçte ek kontrol noktaları ya da önlemler geliştirebilirsiniz.

Proaktif bir süreçtir, problem yaşanmadan harekete geçilir.

Düzeltici eylem problem oluştuğunda tekrar etmemesi için, önleyici eylem problem gerçekleşmeden önlemek için yapılır.

Önleyici ve düzeltici eylemler, projenin temel çizgilerinden sapmamasını güvence altına almak için gerçekleştirilirler.

Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Proje Yönetiminde Varsayımlar ve Kısıtlar

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Bir projeyi hayata geçirmek ile ilgili varsayımlarda bulunurken kısıtlarla sınırlıyızdır. Normal Koşullar Altında (NKA) diye yola çıktığımızda bazı olumsuzlukların olabileceğini düşünür, olmayacağını varsayarak hareket ederiz.

Planlama aşamasında bir çok parametre varsayım ve kısıtlardan etkilenir. Ör. Proje Risk Yönetimi Planı varsayımlara dayalı olarak hazırlanır. Varsayımlar sürekli gözden geçirilmediğinde proje çıktıları olumsuz etkilenir.

Varsayımlar

Gelecekte doğru olacağına inandığımız konulardır. Bilgi, deneyim ve eldeki bilgiler doğrultusunda yapılır. Bazı durumların gelecekte olacağını veya olmayacağını varsayarız. Örneğin proje ekibinden birinin ayrılabileceği varsayımıyla planlarımızı ve stratejilerimizi belirlememiz gerekebilir.

İhtiyacımız olan kaynakların sağlanacağını, tedariklerin gecikmeyeceğini, müşteriden ek isteklerin gelmeyeceğini, toplantıya herkesin katılacağı vb. varsayımlarda bulunabiliriz. Tüm bunlar risklerin belirleyicisi olacaktır.

Kısıtlar

Maliyet, zaman, kaynak, kanun ve kurallar gibi projeyi sınırlandıran faktörlerdir. Projenin bu kısıtlar altında gerçekleştirilmesi gerekir. Kısıtların olabildiğince erken netleştirilmesi çok önemlidir.

PMBOK®, 6 adet proje kısıtından söz eder: kapsam, zaman çizelgesi, maliyet, kalite, kaynak ve risk. Kapsam, zaman çizelgesi ve maliyet “Üçlü Kısıtlar” olarak ta bilinirler.

Kısıtlar iki tipte olabilir;

  • İş Kısıtları
  • Teknik Kısıtlar

İş Kısıtları

Zaman, bütçe, kaynak vb. şirket kaynaklı kısıtlardır.

Teknik Kısıtlar

Tasarımı etkileyen teknik özellikler, kanun ve kurallar ile ilgili uygulama yönetmelikleri örnek verilebilir.

Kısıtlar kontrolünüz dışındadır. Müşteri, şirket veya devlet tarafından getirilmiş olabilir. Örneğin, 1.12.2020’de projenin tamamlanması gerekmektedir, 3 adet mühendis vardır, ISO XXXXX standartlarına uyulacaktır vb.

Projeyi etkileyebilecek varsayımların analiz edilmesi ve kısıtların netleştirilmesi çok önemlidir. 

Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Proje Yönetiminde Çizgi ve Kontrol Grafikleri

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Çizgi ve kontrol grafikleri proje veya üründe eğilimleri ya da hataları tanımlamada kullanılır.

Çizgi Grafiği

  • Belirli bir verinin zaman içindeki gelişimini göstermek,
  • Aratan ve azalan eğilimleri belirlemek,
  • İmalat sürecinin çıktılarına yönelik eğilimleri belirlemek,
  • Süreçte bir aksaklık veya duraklama olup olmadığını belirlemek,
  • Rasgele olayan bir düzen içinde ilerleyen durumları gözlemlemek,
  • Planlanan ve gerçekleşen (bütçe, efor vb.) raporlamalarında kullanır.

Kolay hazırlanması, analizinin ve sunumunun kolay olması, çok fazla teknik beceri gerektirmemesi ve doğrudan bilgi vermesi açısından faydalıdır.

Öte yandan, istatistiksel bir kontrol limiti, tolerans ve eşik değerleri içermez. Sadece eğilimi gösterdiği için ilerleyişin ya da eğilimin kontrol altında olup olmadığı hakkında bir bilgi vermez. Artış veya azalışın grafiği gönderen tarafından açıklanması, pozitif veya negatif olarak durumun nasıl olduğunun hazırlayan tarafından yorumlanması ve açıklanması gerekir.

Kontrol Grafikleri

Çizgi grafiğine kontrol limitleri koyulduğunda kontrol grafiği olur. Walter A. Shewhart tarafından Bell Laboraturvarlarında geliştirildiği için Shewhart grafiği olarak bilinir. Zaman içinde süreçteki değişiklikleri izlemek için kullanılır.

Ortalama, alt ve üst değere düz bir çizgi çekilir. Sonuçların alt ve üst limitlerin arasında olması, ortalamaya (hedefe) yakınlığı önemlidir.

Alt ve üst limitler standartlar, sözleşme, şirket politikası veya proje yöneticisi tarafından belirlenir. Limitler geçildiğinde düzeltici eylem gereklidir.

Eğer sonuçların %99.73’u (3-sigma) alt ve üst limitin arasındaysa sürecin kontrol altında olduğu söylenebilir.

Kontrol Grafiklerinde Yedi Kuralı (Rule of Seven), 7 veya daha fazla sonuç ortalamaya göre üst ya da alt limit tarafındaysa sebeplerinin araştırılması gerekliliğini gösterir.

Kontrol grafiklerini yürüyen süreçteki hataları bulmak ve düzeltmek, sürecin kontrol altında olup olmadığını anlamak, süreç ya da ürün çıktılarının belirli bir düzen içinde olup olmadığını belirlemek için kullanabilirsiniz.

Öte yandan kontrol grafikleri sadece sapmaları gösterdiği için normal veya özel bir durumdan kaynaklanan sapmayı ayırmıyor olabilir. Bu tip durumlarda ortalama ve standart sapma gibi matematiksel hesaplamaların bilinmesi gerekir. Limitlerin yanlış belirlenmesi sonuçların yanlış yorumlanmasına yol açabilir.

Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız