Kategori arşivi: Kalite Yönetimi

Proje Yönetiminde Kusurların Giderilmesi, Düzeltici ve Önleyici Eylemler

Kusurların Giderilmesi

PMBOK®’a göre uygunsuz ürünün ya da ürün bileşeninin değiştirilmesi için yapılan bir aktivitedir. Proje esnasında bir kusur oluştuğunda giderilmesi gerekir. Oluşan kusur üründe ve düzeltilemiyor ise değiştirilmesi gerekir.

Ürün ve servis kalite gereksinimlerini karşılamadığında yapılır.

Düzeltici Eylem

Proje çalışmaları performansını proje yönetim planıyla uyumlu hale getirmek amacıyla yapılan bir aktivitedir. Hatanın sebebinin veya kendisinin tekrar etmemesi için yapılan eylemdir. Örneğin tetkiklerde bir hata buldunuz ve düzelttiniz. Hatanın sebeplerine bakıp tekrar etmemesi için kalıcı çözüm bulmanız gerekir. Düzeltici eylemler problemin köküne inip tekrar etmemesini sağlamaktır.

Reaktif bir süreçtir, problem oluştuğunda hareket geçilir ve sapmalar kontrol altında tutulmaya çalışılır.

Önleyici Eylem

Proje çalışmalarının geleceğe yönelik performansının proje yönetim planıyla uyumlu hale getirilmesini sağlayan bir aktivitedir. Gelecekteki hataları önlemeye yönelik eylemlerdir. Örneğin bir hatanın oluşacağını düşündüğünüz bir süreçte ek kontrol noktaları ya da önlemler geliştirebilirsiniz.

Proaktif bir süreçtir, problem yaşanmadan harekete geçilir.

Düzeltici eylem problem oluştuğunda tekrar etmemesi için, önleyici eylem problem gerçekleşmeden önlemek için yapılır.

Önleyici ve düzeltici eylemler, projenin temel çizgilerinden sapmamasını güvence altına almak için gerçekleştirilirler.

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Varsayımlar ve Kısıtlar

Bir projeyi hayata geçirmek ile ilgili varsayımlarda bulunurken kısıtlarla sınırlıyızdır. Normal Koşullar Altında (NKA) diye yola çıktığımızda bazı olumsuzlukların olabileceğini düşünür, olmayacağını varsayarak hareket ederiz.

Planlama aşamasında bir çok parametre varsayım ve kısıtlardan etkilenir. Ör. Proje Risk Yönetimi Planı varsayımlara dayalı olarak hazırlanır. Varsayımlar sürekli gözden geçirilmediğinde proje çıktıları olumsuz etkilenir.

Varsayımlar

Gelecekte doğru olacağına inandığımız konulardır. Bilgi, deneyim ve eldeki bilgiler doğrultusunda yapılır. Bazı durumların gelecekte olacağını veya olmayacağını varsayarız. Örneğin proje ekibinden birinin ayrılabileceği varsayımıyla planlarımızı ve stratejilerimizi belirlememiz gerekebilir.

İhtiyacımız olan kaynakların sağlanacağını, tedariklerin gecikmeyeceğini, müşteriden ek isteklerin gelmeyeceğini, toplantıya herkesin katılacağı vb. varsayımlarda bulunabiliriz. Tüm bunlar risklerin belirleyicisi olacaktır.

Kısıtlar

Maliyet, zaman, kaynak, kanun ve kurallar gibi projeyi sınırlandıran faktörlerdir. Projenin bu kısıtlar altında gerçekleştirilmesi gerekir. Kısıtların olabildiğince erken netleştirilmesi çok önemlidir.

PMBOK®, 6 adet proje kısıtından söz eder: kapsam, zaman çizelgesi, maliyet, kalite, kaynak ve risk. Kapsam, zaman çizelgesi ve maliyet “Üçlü Kısıtlar” olarak ta bilinirler.

Kısıtlar iki tipte olabilir;

  • İş Kısıtları
  • Teknik Kısıtlar

İş Kısıtları

Zaman, bütçe, kaynak vb. şirket kaynaklı kısıtlardır.

Teknik Kısıtlar

Tasarımı etkileyen teknik özellikler, kanun ve kurallar ile ilgili uygulama yönetmelikleri örnek verilebilir.

Kısıtlar kontrolünüz dışındadır. Müşteri, şirket veya devlet tarafından getirilmiş olabilir. Örneğin, 1.12.2020’de projenin tamamlanması gerekmektedir, 3 adet mühendis vardır, ISO XXXXX standartlarına uyulacaktır vb.

Projeyi etkileyebilecek varsayımların analiz edilmesi ve kısıtların netleştirilmesi çok önemlidir. 

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Çizgi ve Kontrol Grafikleri

Çizgi ve kontrol grafikleri proje veya üründe eğilimleri ya da hataları tanımlamada kullanılır.

Çizgi Grafiği

  • Belirli bir verinin zaman içindeki gelişimini göstermek,
  • Aratan ve azalan eğilimleri belirlemek,
  • İmalat sürecinin çıktılarına yönelik eğilimleri belirlemek,
  • Süreçte bir aksaklık veya duraklama olup olmadığını belirlemek,
  • Rasgele olayan bir düzen içinde ilerleyen durumları gözlemlemek,
  • Planlanan ve gerçekleşen (bütçe, efor vb.) raporlamalarında kullanır.

Kolay hazırlanması, analizinin ve sunumunun kolay olması, çok fazla teknik beceri gerektirmemesi ve doğrudan bilgi vermesi açısından faydalıdır.

Öte yandan, istatistiksel bir kontrol limiti, tolerans ve eşik değerleri içermez. Sadece eğilimi gösterdiği için ilerleyişin ya da eğilimin kontrol altında olup olmadığı hakkında bir bilgi vermez. Artış veya azalışın grafiği gönderen tarafından açıklanması, pozitif veya negatif olarak durumun nasıl olduğunun hazırlayan tarafından yorumlanması ve açıklanması gerekir.

Kontrol Grafikleri

Çizgi grafiğine kontrol limitleri koyulduğunda kontrol grafiği olur. Walter A. Shewhart tarafından Bell Laboraturvarlarında geliştirildiği için Shewhart grafiği olarak bilinir. Zaman içinde süreçteki değişiklikleri izlemek için kullanılır.

Ortalama, alt ve üst değere düz bir çizgi çekilir. Sonuçların alt ve üst limitlerin arasında olması, ortalamaya (hedefe) yakınlığı önemlidir.

Alt ve üst limitler standartlar, sözleşme, şirket politikası veya proje yöneticisi tarafından belirlenir. Limitler geçildiğinde düzeltici eylem gereklidir.

Eğer sonuçların %99.73’u (3-sigma) alt ve üst limitin arasındaysa sürecin kontrol altında olduğu söylenebilir.

Kontrol Grafiklerinde Yedi Kuralı (Rule of Seven), 7 veya daha fazla sonuç ortalamaya göre üst ya da alt limit tarafındaysa sebeplerinin araştırılması gerekliliğini gösterir.

Kontrol grafiklerini yürüyen süreçteki hataları bulmak ve düzeltmek, sürecin kontrol altında olup olmadığını anlamak, süreç ya da ürün çıktılarının belirli bir düzen içinde olup olmadığını belirlemek için kullanabilirsiniz.

Öte yandan kontrol grafikleri sadece sapmaları gösterdiği için normal veya özel bir durumdan kaynaklanan sapmayı ayırmıyor olabilir. Bu tip durumlarda ortalama ve standart sapma gibi matematiksel hesaplamaların bilinmesi gerekir. Limitlerin yanlış belirlenmesi sonuçların yanlış yorumlanmasına yol açabilir.

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Balık Kılçığı Grafiği

1960 yılında kalite yönetimi uzmanlarından Japon Profesör Kaoru Ishikawa tarafından bulunmuş, şekline istinaden Balık Kılçığı denilmiştir. Sebep-etki, Ishikawa ve Balık Kılçığı grafiği olarak geçmektedir.  

Bir problemi çözümlemek için gerçek sebeplerinin bulunması gerekir. Balık Kılçığı problemin ana sebeplerine ilişkin bir liste oluşturulmasını sağlar. Böylelikle problem daha iyi anlaşılabilir ve sebepler ortadan kaldırılabilirse problem çözülmüş olur.

Beyin fırtınası şekilinde sebepler toplanır, Zihin Haritası şeklinde grafiksel olarak gösterilir.

Kategoriler

Her sektörde problemlerin sebepleri, farklı kategoriler altında ele alınabilir. İmalat sektöründe (Kaynak:Toyota) aşağıdaki kategoriler kullanılır;

  • Makine
  • Yöntem
  • Malzeme
  • Denetim
  • Ortam
  • Yönetim
  • Bakım

Pazarlama sektöründe aşağıdaki kategoriler kullanılır;

  • Ürün
  • Fiyat
  • Yer
  • Promosyon
  • İnsanlar
  • Konumlama
  • Paketleme

Hizmet sektöründe aşağıdaki kategoriler kullanılır;

  • Çevre
  • Tedarikçiler
  • Sistemler
  • Beceriler
  • Güvenlik

Nasıl Çizilir?

Adım 1 – Problemi tanımlamak – Beyin fırtınası vb. ile problem net olarak ortaya konur.

Adım – 2 – Sebep kategorileri belirlenir.

Adım 3 – Her kategori altında olası sebepler listelenir. En az 5 kere “Neden oldu?” sorusu sorulmalıdır. Gerekirse sebebin altına alt sebepler eklenir.

Adım 4 – Analiz ve kök sebebi bulma – Ekip, kök sebebi bulup, ortadan kaldırarak projeye olan olumsuz etkisini yok etmeye çalışır.

Önemli Noktalar

  • Problem net olarak tanımlanmalıdır
  • Bu çalışmaya katılan ekip üyeleri konu hakkında deneyimli ve bilgili olmalıdır.
  • Proje Yöneticisi grubun çalışma odağını korumalıdır.
  • Her kategori için tüm olası sebepler listelenmelidir.
  • Çok madde olan kategoriler gerekirse birden fazla kategoriye ayrılmalıdır.

Faydaları

  • Kolay anlaşılır ve analiz etmeye yarayan görsel bir araçtır.
  • Süreçteki tıkanıklıkların görülmesini sağlar.
  • Süreci iyileştirme yollarını görmenizi sağlar.
  • Problem yüzünden ekip üyelerinin birbirini suçlaması durumunda netlik sağlar.
  • Problemin tüm boyutlarıyla ele alınmasını sağlayarak, ekibi geliştirir.
  • Sebepleri önceliklendirerek, doğru eyleme geçilmesini sağlar.

Dikkat Edilmesi Gerekenler

  • Çizim itibariyle tüm sebepler birbirine eşit görünümdedir.
  • Önemsiz sebepler için ekibin fazla efor harcamasına sebep olabilir.
  • Kanıttan çok fikire dayanır. Demokratik oylama vb. yöntemlerle doğru kök sebep her zaman bulunamayabilir.
  • Grafiği hazırlayanın bilgi ve deneyimi sonucun başarısında belirleyicidir.

 

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Dağılım Şemaları

Dağılım Şemaları (Scatter Diagram, Correlation Chart), bir bağımlı değişkendeki (Y)  değişikliği, karşılık gelen bir bağımsız değişkende (X) gözlemlenen bir değişiklik ile açıklamak için kullanılır.

İki değişkenin birbirine yakınlığını ve aralarındaki korelasyonu görmek için kullanılır. Böylelikle bağımlı değişkeni, bağımsız değişkendeki değişikliklere göre değiştirme, düzenleme şansınız olur. Bir değişkenin ölçülebilir, diğerinin ölçülemez olduğu durumlarda çok işe yarar.

Proje Bütçesi ve kalite problemleri arasındaki ilişkiye bakarsak bütçe kısıldıkça kalite problemlerinin arttığı, tersi durumda azaldığı görülebilir.

Her ne kadar durum tespiti için yapılır gibi dursa da kapsam, zaman, maliyet, kalite, iletişim, tedarik ve risk konularında hangi değişkenlerin istenen ve istenmeyen durumlar yarattığı ya da yaratabileceği konusunda kullanılabilir.

Başarı kriterleri arasındaki ödünleşmeyi (trade off) bu yöntemle test edebilirsiniz. Örneğin kapsam ve zaman ele alınırsa kapsam artışının gecikmelere yol açtığı görülebilir.

Dağılım Şemaları Tipleri

Zayıf Korelasyonlu Dağılım Şemalarıdır, iki değişken arasında belirgin bir korelasyon olmadığı görülür.

Orta Korelasyonlu Dağılım Şemalarıdır, iki değişken arasında az bir korelasyon görülür.

Güçlü Korelasyonlu Dağılım Şemalarıdır, iki değişken arasında güçlü bir korelasyon görülür, neredeyse düz bir çizgi üzerindedirler.

Güçlü Pozitif Korelasyonlu Dağılım Şemalarıdır, bir değişkendeki artış diğer değişkende artış yaratır.

Zayıf Pozitif Korelasyonlu Dağılım Şemalarıdır, bir değişkendeki artış diğer değişkende daha az bir oranda artış yaratır.

Güçlü Negatif Korelasyonlu Dağılım Şemalarıdır, bir değişkendeki artış diğer değişkende düşüş yaratır.

Zayıf Negatif Korelasyonlu Dağılım Şemalarıdır, bir değişkendeki artış diğer değişkende daha az bir oranda düşüş yaratır.

Uyarılar

  • Dağılım Şemaları net bir ilişki göstermeyebilir.
  • Değişkenler arasında net bir sayısal ilişki göstermeyebilir.
  • İkiden fazla değişken için kullanılamaz.

Faydaları

  • İki değişken arasındaki ilişkiyi görebilirsiniz.
  • Doğrusal olmayan bir ilişkiyi en iyi gösterme yöntemidir.
  • Veri akışındaki aralığı (minimum-maksimum) kolayca görülebilir.
  • İleriye doğru bir analizdir.
  • Basittir.
Paylaşın:

Proje Kalite Yönetiminde Dikkat Edilmesi Gerekenler

Proje Kalite Yönetimi, proje ve ürün gereksinimlerinin sağlandığından ve doğrulandığından emin olmak için yapılır. Aşağıdaki maddelere özellikle dikkat edilmesi gerekir;

  • Proje Yönetim Planı kapsamındaki proje temel çizgileri  ve proje belgeleri düzenli olarak gözden geçirilmelidir.
  • Şirketin ve müşterinin kalite beklentileri net olarak anlaşılmalı, kalite ölçütleri belirlenmelidir.
  • Proje sonucunda ortaya çıkacak olan ürün, servis veya hizmet ile ilgili performans beklentileri netleştirilmelidir.
  • Kalite kontrollerinin hangi seviyede yapılacağı (aşama sonu, aktivite düzeyinde vb.) netleştirilmelidir.
  • Proje ile ilgili kalite standartlarının nerede ve nasıl ele alınacağı belirlenmelidir.
  • Proje Yönetimi aktivitelerinin kalitesi ve performans beklentileri belirlenmelidir.
  • Kalite ile ilgili standartların sağlanması için süreçlerin nasıl uygulanacağı netleştirilmelidir.
  • Proje ile ilgili süreçlerin iyileştirilmesinin nasıl yapılacağı belirlenmelidir.
  • Proje ile ilgili varsayımlar sürekli gözden geçirilmeli, olası hataların önlenmesine çalışılmalıdır.
  • Proje ekibinin proje ile ilgili kalite beklentilerini anlaması ve benimsemesi sağlanmalıdır.
  • Hata, problem ve şikayetlerin tekrarlanmaması için gerekli kayıtlar tutulmalıdır.
  • Kalitenin geliştirilmesine ilişkin ekip performansları izlenmelidir.
  • İş bittikten sonra değil yapılırken kontrol edilmelidir.
  • Kalite standartları ve bunlara bağlı kriter ve ölçütler düzenli olarak gözden geçirilmelidir.
  • Standartlar doğrultusunda performanslar izlenmelidir.
  • Kalite kontrol sürecinin etkinliği izlenmelidir.
  • Kapsam, zaman ve maliyette olduğu gibi kalitede yönetilmelidir.
  • Gerek süreç iyileştirme gerekse kalite kontrol sonucu elde edilen bilgiler ve alınan derslerle organizasyonel süreç varlıkları (şirket politika, prosedür, süreç vb.) güncellenmelidir.
Paylaşın:

Proje Yürütme Sürecini Başarmak

project-rhythm-and-successful-project-executionYürütme, başarının ya da başarısızlığın sadece planlamaya bağlı olmadığını, plana göre hayata geçirmenin ne kadar önemli olduğunu göreceğiniz aşamadır.

Projenin başarıyla tamamlanması, tüm paydaşların beklentiler doğrultusunda performans göstermelerine bağlıdır. Tüm paydaşlar projedeki rol ve sorumluluklarını yerine getirirlerse proje başarıyla tamamlanacaktır.

Bu süreçte yapabileceğimiz ya da yapmamız gerekenleri çok iyi belirlememiz gerekiyor;

  • Ekip üzerindeki baskıyı dengelemek – Fazla baskı, kaygı ve stres yaratıp olumsuz sonuçlara sebep olabilir. Ekip ile çok iyi iletişim kurmalısınız.
  • Yazılı veya sözlü iletişim – Gerek dokümantasyon gerekse bilginin aktarılması ile ilgili tüm yöntemleri çok iyi kurgulamalısınız.
  • Rol ve Sorumluluklar – Yürütme sürecindeki rol ve sorumlulukların iyi tasarlanması ve ilgili tüm paydaşların onaylarının alınması çok önemlidir. Yapılan her şeyin proje hedeflerine ve şirketin stratejilerine uygunluğunu sürekli izlemelisiniz.
  • Destek – Yürütme sürecinde paydaşların bilgi ihtiyacını zamanında karşılamak, problemlerinin çözümünde hızlı destek sağlamak için gerekli düzenlemeleri yapmalısınız.
  • Engelleri Kaldırmak – Paydaşların işi yapmaları önündeki engellerin kaldırılması öncelikli sorumluluğunuzdur. Yaptıkları iş ile ilgili çekinceleri ve sıkıntılarını dinlemeyi bilmeli, başarmaları için gerekli ortamı yaratmalısınız.
  • Ders Çıkarmak – Yaşadığınız her şeye bir ders gözüyle bakmalı. Çıkardığınız dersleri ekip üyeleri paylaşmalı, hataların tekrarlanmalarını önlemelisiniz.
  • Denetimler ve kontroller – Yürütme sürecinde hem doğru yolda gidildiği gösterecek hem de olası bir sapmayı erken fark etmenizi sağlayacaktır.
  • Performans Ölçümü – Gerçekleştirilecek işlerin performans kriterlerini belirlemeli ve başarılı, başarısız değerlendirmesini mümkün olduğunda sayısal, ölçülebilir parametrelerle yapmalısınız.

Başarılı bir yürütme süreci için şu soruların yanıtlarını netleştirmeniz önemlidir;

  • Kapsamımız net midir?
  • Paydaşlarım kimlerdir?
  • Yürütme sürecinden kimler ya da departmanlar etkilenecek?
  • İletişimi nasıl sağlayacağım? Önümdeki engeller nelerdir?
  • Dokümantasyon konusunda her şey net midir?
  • Değişiklik taleplerini nasıl yöneteceğim?
  • Plan güncellemeleri ile ilgili kurallar nedir?
  • Ekip oluşturma ve/veya değiştirme ile ilgili kurallar nedir?
  • Kontrol ve Onay prosedürleri nedir?
  • Performans kriterleri belirli mi?
  • Kimlerden ne destek alabilirim?
  • Ekibin eğitim ihtiyacı var mıdır?
  • Hangi verileri kimlerden toplayıp, ne yapacağım?
  • Hangi konularda ne kadar esnekliklerim var?
Paylaşın:

Projelerin İzleme ve Kontrol Süreçlerinde Neler Yapılır?

izlemeProjelerde izleme ve kontrol süreci planlar ile gerçekleşenlerin performans açısından izlenmesi, değişikliklerin yönetilmesi anlamına gelir.

Yapılması gerekenler aşağıdaki gibidir;

Kapsam Kontrolleri

  • Değişiklik Yönetimi Planını takip edin.
  • Kapsam Temel Çizgisi doğrultusunda kapsam performansını ölçümleyin.
  • Değişikliklere sebep olabilecek faktörleri gözlemleyin.
  • Performans verileri ile sapmaları analiz edin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Onaylanmış değişiklikler sonrasında eğer gerekiyorsa kapsam temel çizgisini, proje yönetimi planını ve ilgili dokümanları güncelleyin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.
  • Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.

Zaman Kontrolleri

  • Değişiklik Yönetimi Planını takip edin.
  • Zaman Çizelgesi Temel Çizgisi doğrultusunda zaman performansını ölçümleyin.
  • Değişikliklere sebep olabilecek faktörleri gözlemleyin.
  • Zaman çizelgesi değişikliklerini ve etkilerini kontrol edin.
  • Performans verileri ile sapmaları analiz edin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Onaylanmış değişiklikler sonrasında eğer gerekiyorsa proje zaman çizelgesi temel çizgisini, proje yönetimi planını ve ilgili dokümanları güncelleyin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.
  • Zaman rezervlerini izleyin.
  • Zamansal kestirimler için Kazanılmış Değer Analizi tekniği kullanın.
  • Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.

Maliyet Kontrolleri

  • Değişiklik Yönetim planını takip edin.
  • Zaman Çizelgesi Temel Çizgisi doğrultusunda zaman performansını ölçümleyin.
  • Değişikliklere sebep olabilecek faktörleri gözlemleyin.
  • Zaman çizelgesi değişikliklerini ve etkilerini kontrol edin.
  • Performans verileri ile sapmaları analiz edin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Onaylanmış değişiklikler sonrasında eğer gerekiyorsa proje maliyet temel çizgisini, proje yönetimi planını ve ilgili dokümanları güncelleyin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.
  • Bütçe rezervlerini izleyin.
  • Bütçe kestirimleri için Kazanılmış Değer Analizi tekniği kullanın.
  • Ek fon ihtiyacı doğarsa aksiyona geçin.
  • Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.

Kalite Kontrolleri

  • Düzenli denetimler yapın.
  • Teslimatların istenilen standartlarda gerçekleştirilmesini güvence altına alın.
  • Değişikliğe sebep olabilecek faktörleri gözlemleyin.
  • Gerektiğinde iş ve süreçlere yönelik değişiklik talebi yapın.
  • İşleri onaylama ya da red etme konusunda kararları verin.
  • Uygulanan değişikliklerin etkililiğini değerlendirin.
  • Proje kontrol sistemlerinin etkinliğini gözden geçirin.
  • Kalite Yönetimi ve Süreç İyileştirme planlarına ait dokümanlarda gerekli güncellemeleri yapın.
  • Performans verilerini ve sapmaları analiz edin.
  • Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.

İletişim Kontrolleri

  • Doğru bilginin doğru kişiye zamanında iletildiğini güvence altına alın.
  • Performans verilerini ve sapmaları analiz edin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Gerekiyorsa tahmin ve performans raporları ile durum-problem kayıtlarını güncelleyin.
  • İletişimlerin paydaş gereksinimlerini karşılayıp karşılamadığını gözlemleyin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.
  • Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.

Risk Kontrolleri

  • Riskleri, riske yanıt planlarını ve risk rezervlerini gözden geçirin.
  • Yeni riskleri tanımlayın.
  • Risk Yönetimi prosedürlerini kullanın.
  • Riskleri değerlendirme toplantıları yapın.
  • Risk yanıt planlarının ve risk prosedürlerinin etkinliğini değerlendirin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Risk denetimleri yapın.
  • Eğer gerekiyorsa proje yönetim planını, risk listesini ve riske yanıt planlarını güncelleyin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.

Tedarik Kontrolleri

  • Tarafların sözleşme şartlarını yerine getirme performanslarını izleyin.
  • Sözleşme teslimatlarını denetleyin ve doğrulayın.
  • Yasal haklarınızı savunun.
  • Kurumunuzun satınalma prosedürlerini(ör. Sözleşme yönetimi vb.) uygulayın
  • İş performans verilerini, satıcı performans raporlarını ve sapmaları analiz edin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Sözleşme ile ilgili işleri takip edin.
  • Sözleşmeye ilişkin itirazları değerlendirin.
  • Sözleşme doğrultusunda satıcı performansını raporlayın.
  • Faturaları ve ödemeleri izleyin.
  • Eğer gerekiyorsa proje yönetimi planını ve tedarik dokümantasyonunu güncelleyin.
  • Sözleşme değişikliklerini, sözleşme versiyonunu ve değişikliklerin etkinliğini değerlendirin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.

Paydaş Kontrolleri

  • İş performans verilerini ve sapmaları değerlendirin.
  • Paydaş katılımını ve paydaşlar arası ilişkileri iyileştirme fırsatlarını yakalama açısından gözlemleyin.
  • Paydaş beklentilerinin proje ile hizalı olup olmadığını gözden geçirin.
  • Çatışmaları çözümleyin.
  • Durum-problem kayıtlarını güncelleyin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Eğer gerekiyorsa paydaş yönetimi planını ve paydaş kayıtlarını güncelleyin
  • Alınan dersler var ise kaydedin.
  • Paydaş katılım stratejinizde yaptığınız değişikliklerin başarısını doğrulayın.

 

Paylaşın:

Proje Yönetimi Planlama Sürecinde Neler Yapılmalı?

planningBir projeyi başarıyla tamamlamak, yapılan işleri tekrar yapmamak, problemleri en aza indirmek için “kervanı yolda dizmekten”  çıkılması gerekiyor. Zaman ve paranın efektif kullanımı, kayıpları önlemek ve özellikle paydaşların katılımını sağlamak için Proje Yönetimi Planlama Sürecin ciddiye alınması şarttır.

Bu süreçte neler yapılır;

  • Paydaşların planlama, yürütme ve kontrol için ne kadar efor ayırmaları gerektiğini belirlemek için öncelikle neleri (gereksinimler, kapsam, zaman, maliyet, kalite, süreç iyileştirme, kaynaklar, iletişim, risk, tedarik, değişiklikler, problem yönetimi vb.)  planlamanız gerektiğini belirlemelisiniz.
  • Proje başlangıcındaki üst seviye gereksinimleri gözden geçirmeli, analiz etmeli ve önceliklendirmelisiniz.
  • Proje başlangıcındaki varsayımları ve kısıtları gözden geçirmeli, yazılı hale getirmelisiniz.
  • Proje kapsamını netleştirmeli ve Kapsam Temel Çizgisini onaylatmalısınız.
  • Planlama sürecinde size destek olmasını istediğiniz paydaşları belirlemelisiniz.
  • Proje teslimatlarını belirlemeli ve bunları gerçekleştirmek için gerekli iş paketlerini belirlemelisiniz.
  • Her iş paketinin açıklamasını hazırlamalı, atanan kaynakların işi anlamasını ve altın kaplamadan uzak durmalarını sağlamalısınız.
  • İş paketlerini aktivitelere dönüştürmeli, bu aktiviteleri ağ diyagramı tekniği ile öncül ve ardıl ilişkileri ile tanımlamalısınız.
  • Aktivitelerin kaynak ihtiyaçlarını(personel, ekipman, malzeme vb.) belirlemelisiniz.
  • Projede tedarik edilecek olan malzeme, ekipman veya dış kaynak ihtiyacını belirlemeli, bu konuda gerekli süreç, politika ve prosedürleri incelemeli, gerekli dokümantasyonu edinmelisiniz.
  • Kaynakların atanması ve sağlanması konusunda ilgili kaynak yöneticileri ile görüşmeler yapmalı, onaylarını almalısınız.
  • Zaman ve Maliyet Tahminleme için prensipleri belirlemeli, eğer varsa geçmişte tamamlanmış benzer proje verilerine ulaşmalısınız.
  • Proje Zaman Çizelgesini hazırlamalı, Kritik Yolu belirlemelisiniz. Proje Başlatma Belgesinde yer alan süre kısıtı aşıldıysa süre kısma tekniklerini (kaynak yükleme ve paralele çekme) uygulayarak, Proje Zaman Çizelgesi Temel Çizgisini oluşturunuz.
  • Kaynak maliyet tahminleri ile proje bütçesini oluşturunuz.
  • Kalite performansını ölçümlemek için gerekli kalite kriterlerini ve ölçütlerini belirleyiniz.
  • Kaliteyi artırmak, yeniden iş yapmayı önlemek için projede izlenmesi gereken süreçleri ve standartları belirleyin.
  • Proje Yönetimi için iyileştirilmesi gereken süreçleri belirleyin, analiz edin.
  • Proje ekibinin katılımını ve motivasyonunu izleyebilmek için sisteminizi geliştirin.
  • Proje paydaşlarının ve ekibin rol ve sorumluluklarını netleştirin, onlardan beklentilerinizi netleştirin ve bilmelerini sağlayın.
  • Tüm paydaşların hangi bilgilere ihtiyaç duyduklarını ve hangi bilgileri, kimin, kime nasıl iletmesi gerektiğini netleştirin.
  • Paydaşların projeye nasıl katkıda bulunmaları gerektiğini ve beklentilerini nasıl yöneteceğinizi netleştirin.
  • Risklerinizi tanımlayın, nitel ve nicel risk analizi sürecinden geçirip ölçeklendirin ve yanıt planlarınızı hazırlayın.
  • Proje planlarınızı ne zaman ve nasıl güncelleyeceğiniz konusunda prensiplerinizi belirleyin ve ilgili güncellemeleri yapın.
  • Gerekli tedarik dokümanlarını hazırlayın.
  • Projenizi olumlu ya da olumsuz etkileyebilecek diğer projeleri, birim ya da kişileri gözden geçirin.
  • Projedeki değişiklik sürecini (talep-değerlendirme-uygulama) belirleyin.
  • Proje performansını izleme ile ilgili ölçütlerinizi ve yöntemlerinizi belirleyin.
  • Proje Yönetimi Planınızı kontrol için gerekli toplantı, rapor ve diğer gerekli aktiviteleri belirleyin.
  • Projenin Yürütme ve Kontrol süreçlerine ilişkin prensip, yöntem ve sistematiğinizi netleştirin.
  • Proje Yönetimi Planınızı ve ilgili dokümantasyonu tamamlayın ve ilgili paydaşların  (sponsor, ekip, kaynak yöneticileri, proje ofisi vb.) resmi onayını alın.
  • Başlatma Toplantısı düzenleyin ve tüm paydaşların Proje Yönetimi planı üzerinde ortak bir anlayışta buluşmalarını sağlayın.
Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 128 – Müşteri Beklentisi ve Kalite

Projelerde başarı, müşteri gereksinimlerinin eksiksiz ve istenildiği gibi başarılması ile mümkündür. 
Anlatan: Gökrem TEKİR

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabını almak için: shopier.com/967176

UDEMY’de yer alan Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El kitabını İNDİRİMLİ almak için: https://www.udemy.com/hayatmz-proje-proje-yonetimi-basvuru-kaynag/?couponCode=FIRSAT

Paylaşın: