Kategori arşivi: Kapsam Yönetimi

PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 53 – Proje Performans Alanları – Teslim – 2

What is project scope? Defining and outlining project success | CIO

TESLİMATLAR

Teslimat, projeden elde edilen,  projenin elde etmek istediği ara veya nihai ürün, hizmet veya sonuçlardır. Kâr, insan ve gezegen üzerindeki vb. kısa ve uzun vadeli paydaş gereksinimlerini, kapsamı ve kaliteyi yansıtır.

Gereksinimler

Gereksinim, bir iş ihtiyacını karşılamak için üründe, hizmette veya sonuçta bulunması gereken bir koşul veya yetenektir. Gereksinimler, iş gerekçesindeki gibi çok yüksek düzeyde olabilir veya bir sistemin bileşeni için kabul kriterlerinde bulunanlar gibi çok ayrıntılı olabilirler.

İyi tanımlanmış kapsamı olan projelerde, ön planlama sırasında gereksinimleri ortaya çıkarmak ve belgelemek için proje paydaşlarıyla birlikte çalışılır. Projenin başlangıcında gereksinimleri üst düzeyde olan projeler, bu gereksinimleri zaman içinde geliştirebilir. (Yaklaşan Dalga Planlaması) Bazı projelerde, gereksinimler proje çalışması sırasında ortaya çıkar.

Gereksinim Yönetimi Planı

Gereksinimleri belirlemek, belgelemek ve paydaş mutabakatı sağlamak anlamına gelir. İyi belgelenmiş gereksinimler aşağıdaki kriterleri karşılamaktadır:

      • Net – Gereksinim nettir ve yorumlamanın tek bir yolu vardır.
      • Kısa – Gereksinim mümkün olduğunca az kelimeyle ifade edilir.
      • Doğrulanabilir – Gereksinimin karşılandığının doğrulamasının yolu vardır.
      • Tutarlı – Diğer gereksinimlerle veya proje kapsamı ile çelişkili değildir.
      • Tamamlayı – Gereksinimlerin toplamı, mevcut proje veya ürün ihtiyaçlarının tamamını temsil eder.
      • İzlenebilir – Her gereksinim benzersiz bir tanımlayıcı tarafından tanımlanabilir ve izlenebilir.
  • Yeni gereksinimlerin gelişmesi ve keşfedilmesi – Önceden açıkça tanımlanmış gereksinimleri olmayan projelerde, gereksinimleri geliştirmek için prototipler, demolar, hikaye tahtaları ve maketler kullanılabilir. Paydaşların gelişen gereksinimlerinde “Gördüğümde bileceğim” yaklaşımını benimsemeleri olasıdır. Gelişen gereksinimler, yinelemeli, artırımlı veya uyarlamalı geliştirme yaklaşımlarını kullanan projelerde yaygındır. Bazı durumlarda, gereksinimleri değiştiren yeni fırsatlar ortaya çıkabilir.

Projelerde Müşteri Beklentilerinin Başarıyla Yönetilmesi
Fikir/Zihin Haritalama
Yakınlık Şemaları
Ortak Uygulama Geliştirme
Alternatif Analizi
Ürün Analizi
Soru Listeleri ve Anketler
Kontrol Listelerİ

  • Gereksinimleri yönetmek – Etkin olmayan gereksinim yönetimi, yeniden çalışmaya, kapsam kaymasına, müşteri memnuniyetsizliğine, bütçe aşımlarına, zaman gecikmesine ve genel proje başarısızlığına yol açabilir. Bu nedenle, birçok projede gereksinim yönetiminden sorumlu kişi vardır. İş analisti, ürün sahibi, değer mühendisi vb. olabilir. Gereksinimleri yönetenler, uygun bir gereksinim esnekliği düzeyi olduğundan, yeni ve değişen gereksinimlerin tüm ilgili paydaşlar tarafından kabul edildiğinden emin olmak için özel yazılımlar, iş listeleri, dizin kartları, gereksinim izlenebilirlik matrisleri veya başka bir yöntem kullanabilirler.

Proje Gereksinimlerinde Dikkat Edilmesi Gerekenler
Gereksinim Kaynaklı Proje Riskleri

  • Kapsam Tanımlanması – Gereksinimler belirlendikçe, bunları karşılayacak kapsam tanımlanır. Kapsam, proje olarak sağlanacak ürün, hizmet ve sonuçların toplamıdır. Kapsam tanımlandıkça, daha fazla gereksinim ortaya çıkabilir. Bu nedenle, gereksinimler gibi, kapsam da önceden iyi tanımlanabilir, zamanla geliştirilebilir veya keşfedilebilir.

  • Kapsamın ayrıştırılması – Kapsam, projeyle ilişkili ana teslimatları ve her bir teslimat için kabul kriterlerini belirlemek için kapsam bildirimi, iş kırılım yapısı (İKY) kullanılarak detaylandırılabilir. İKY, proje hedeflerine ulaşmak ve gerekli teslimatları oluşturmak için proje ekibi tarafından yürütülecek toplam çalışma kapsamının hiyerarşik ayrıştırmasıdır. Hiyerarşideki her seviye, teslimatın daha detaylı ayrıntı seviyesini ve onu üretmek için gereken çalışmayı temsil eder.

Kapsamı detaylandırma, proje temalarını çevik başlatma belgesi, yol haritası veya ürün hiyerarşi olarak belirlenebilir.

Temalar, işlevsellik, veri kaynağı veya güvenlik düzeyi gibi ortak bir faktörle ilişkilendirilen müşteri değerini yansıtan birden fazla kullanıcı öyküsüdür. Temaları gerçekleştirmek için proje ekibi, yineleme içinde tamamlanamayacak kadar büyük kullanıcı hikayeleri için epikler geliştirir.

Epikler, ürün ile ilgili özelliklere ayrıştırılabilir. Her özelliğin birden fazla kullanıcı hikayesi olacaktır.

Kullanıcı hikayesi, belirli bir kullanıcı için sonucun kısa bir açıklamasıdır.

Proje ekibi, kapsamın değişmesi durumunda gereksiz planlamadan kaçınmak için hikaye ayrıntılarını son anda tanımlar.

Kullanıcı Hikayeleri, son kullanıcının bakış açısından yazılmış gereksinimin açık ve özlü bir temsilidir.

  • Teslimatların tamamlanması. Kullanılan yaklaşıma bağlı olarak, bileşen veya projeyi tamamlamanın farklı yolları vardır :
    • Kabul veya tamamlama kriterleri Müşteri teslimatı kabul etmeden veya proje tamamlanmış olarak kabul edilmeden önce karşılanması gereken kriterler genellikle kapsam bildiriminde yer alır.
    • Teknik performans ölçütleri – Ürüne ilişkin teknik özellikler, ayrı bir spesifikasyon belgesinde belgelenebilir veya İKY’nin bir uzantısı (İKY sözlüğü) olarak belgelenebilir. İKY’deki her bir teslimat (çalışma paketi) için bilgileri detaylandırılır.
    • Bitti tanımı – Bitti tanımı, özellikle yazılım geliştirme projelerinde uyarlamalı yaklaşımlarla kullanılır. Teslimatın müşteri kullanımına hazır olarak kabul edilebilmesi için karşılanması gereken tüm kriterlerin kontrol listesidir.

Tamamlanmanın Hareketli Hedefleri

Belirsiz ve hızla değişen ortamlarda geliştirilen projelerde, “yayınlanmak için yeterince iyi” veya “bitme” tanımına uygun hedefler değişebilir. Rakiplerin sık sık yeni ürünler çıkardığı pazarlarda, yeni bir sürüm için planlanan özellikler güncellenmek zorunda kalınabilir. Aynı şekilde, mobil cihazlar veya giyilebilir cihazlar gibi yeni teknoloji trendlerinde yön değişikliğini tetikleyebilir veya yeni gereksinimler ortaya çıkarabilir.

Bu ortamlarda, teslim edilecek olan veya “tamamlandı” denilecek olan proje hedefinin tanımı sürekli değişir. Proje ekipleri, tamamlanmaya doğru ilerleme hızlarını gözden geçirir, planlanan proje hedefi başarı oranlarını izlerler. Projenin tamamlanması ne kadar uzun sürerse, “bitti” tanımının proje hedefinden farklılaşması mümkündür. Buna bazen “done drift – sürüklenme” denir.

Daha istikrarlı bir ortamda çalışan projeler genellikle “kapsam kayması” ile karşı karşıya kalır. Anlamı, zaman, bütçe veya kaynak ihtiyaçları ayarlanmadan ek kapsam veya gereksinimlerin kabul edilmesidir. Kapsam kaymasıyla mücadele etmek için proje ekipleri, tüm değişikliklerin projeye getirdikleri potansiyel etkiyi değerlendirir, değeri gerçekleştirmek için gereken kaynaklar, zaman ve bütçe açısından ele alır ve değişiklik kontrol sistemi kullanırlar. Proje ekibi değişiklikleri resmi onay için proje yönetişim organına, ürün sahibine veya yönetici sponsora sunarlar.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 52 – Proje Performans Alanları – Teslim – 1

Destekler

TESLİM PERFORMANS ALANI

Teslim Performans Alanı, projenin başarmak istediği kapsam ve kalitenin sağlanmasıyla ilgili aktiviteleri ele alır.

Teslim performans alanının etkin bir şekilde yürütülmesi durumunda;

  • Projeler, iş hedeflerine ve stratejinin ilerlemesine katkıda bulunurlar.
  • Projeler, başladıkları teslimleri gerçekleştirirler.
  • Proje faydaları planlandığı zaman diliminde gerçekleşir.
  • Proje ekibi, gereksinimler konusunda net bir anlayışa sahiptir.
  • Paydaşlar proje teslimatlarını kabul ederler ve memnuniyet sağlanır.

Projeler, stratejilerin gerçekleştirilmesini ve iş hedeflerinin başarılmasını sağlarlar. Proje teslimi, amaçlanan sonuçları sağlayacak teslimatları üretmek için gereksinimlerin, kapsamın ve kalite beklentilerinin karşılanmasına odaklanır.

Aşağıdaki tanımlar Teslimat Performansı Etki Alanı ile ilgilidir:

  • Gereksinim – İş ihtiyacını karşılamak için üründe, hizmette veya sonuçta bulunması gereken bir koşul veya yeteneklerdir.
  • İş Kırılım Yapısı (İKY) – Proje hedeflerine ulaşmak ve gerekli teslimatları oluşturmak için proje ekibi tarafından yürütülecek toplam çalışma kapsamının hiyerarşik bir ayrıştırması ve grafiksel gösterimidir.
  • Bittinin Tanımı (Definition of Done-DoD) Tanımı – Teslimatın, müşteri kullanımına hazır olarak kabul edilebilmesi için karşılanması gereken kriterlerin kontrol listesidir.
  • Kalite – Özelliklerin gereksinimleri karşılama derecesi.
  • Kalitenin Maliyeti (Cost of Quality – COQ) – Uygunsuzluğun önlenmesine, ürün veya hizmetin gereksinimlere uygunluğunun değerlendirilmesine ve gereksinimlerin karşılanmamasına yönelik yatırım nedeniyle ürünün ömrü boyunca katlanılan tüm maliyetler.

Projeler, yeni ürünler veya hizmetler geliştirerek, sorunları çözerek veya kusurlu, yetersiz olan özellikleri düzelterek iş değeri sağlarlar.

Projeler genellikle paydaşların farklı şekilde değer verdiği birden fazla sonuç sunarlar. Örneğin, bazı paydaşlar teslimatın kullanım kolaylığına veya zaman kazandıran yönlerine değer verirken, diğerleri ekonomik getirisine değer verebilir.

DEĞER TESLİMİ

Proje yaşam döngüsü boyunca teslimatları tamamlamaya yönelik geliştirme yaklaşımı kullanan projeler, proje sırasında organizasyona, müşteriye veya diğer paydaşlara değer sunmaya başlayabilirler. Proje yaşam döngüsünün sonunda teslimatlarının büyük kısmını teslim eden projeler, ilk teslimden sonra değer üretir. Bazı projelerde değer, proje bittikten belirli bir süre sonra ortaya çıkabilir.

Önceki projelerin sağladığı faydaları ve değeri ölçmek için uzun ürün ve program yaşam döngüleri kullanılır.

İş gerekçesi genellikle iş değerlemesini ve beklenen iş değerinin bir projeksiyonunu sağlar. İş gerekçesinin formatı, geliştirme yaklaşımına ve seçilen yaşam döngüsüne göre değişiklik gösterir. Örneğin, ayrıntılı yatırım getirisi içerebilir veya sorun, çözüm, gelir akışları ve maliyet yapıları gibi üst düzey öğeleri açıklayan yalın bir yapıda olabilir. İş Gerekçesi, proje sonuçlarının kuruluşun iş hedefleriyle nasıl uyumlu olduğunu gösterirler.

Projeyi başlatan ve yetkilendiren belgeler (iş gerekçesi, fizibilite vb.), periyodik ölçümleme yapılabilmesi için istenen sonuçları nicelleştirmeye (sayısallaştırmaya) çalışırlar. Bu belgeler, proje yaşam döngüsüne, ana sürümlere, önemli teslimatlara, gözden geçirmelere ve diğer üst düzey bilgilere genel bakış sağlayan ayrıntılı, temel alınan planlar veya üst düzey yol haritalarından oluşabilir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 20 – Proje Yönetim İlkeleri – 9

8- SÜREÇLERDE VE TESLİMATLARDA KALİTE

Projelerde gereksinimlerin, kapsamın, konfigürasyonun ve kalitenin bir arada ele alınması gerekiyor. Bu bölümde sadece kalitenin altı çizilmektedir. Projelerde hedeflerini karşılayan ve paydaşların ihtiyaçları ve kabul gereksinimleriyle uyumlu teslimatlar üretmek için kaliteye odaklanmak gerekir. 

Temel Prensipler

  • Proje kalitesi, paydaşların beklentilerini, proje ve ürün gereksinimlerini karşılamayı gerektirir.
  • Kalite, teslimatların kabul kriterlerini karşılamaya odaklanır.
  • Proje kalitesi, proje süreçlerinin uygun ve etkili olmasını sağlamayı gerektirir.

Kalite, bir ürün, hizmet veya sonucun ortaya koyacağı sonuçların gereksinimleri karşılama derecesidir. Kalite, müşterinin belirtilen veya ima edilen ihtiyaçlarını karşılama yeteneğidir. Bu sebeple ihtiyaçları ve gereksinimleri anlamak çok önemlidir. Projenin sonunda ortaya çıkacak ürün, hizmet veya sonuçlar (teslimatlar), hem kabul kriterlerine uygunluk hem de kullanıma uygunluk açısından ölçülür.

Kalite, birkaç farklı boyuta sahip olabilir;

  • Performans – Teslimat, proje ekibinin ve diğer paydaşların beklediği gibi işlev görüyor mu?
  • Uygunluk – Teslimat kullanıma uygun mu ve spesifikasyonları karşılıyor mu?
  • Güvenilirlik – Teslimatlar gerçekleştirildiğinde tutarlı ölçütler veriyor mu?
  • Dayanıklılık – Teslimatlar, öngörülemeyen sorunlara karşı hazırlıklı mı ve hızlı bir şekilde sorun giderilebiliyor mu?
  • Başarı – Teslimatlar, müşteriden (kullanılabilirlik, kullanıcı deneyimi vb.) olumlu geri bildirim alıyor mu? 
  • Uyumluluk – Teslimatlar, diğer teslimatlarla uyumlu mu?
  • Etkililik – Teslimatlar, en az girdi ve çabayla en büyük faydayı üretiyor mu?
  • Sürdürülebilirlik. Teslimatlar, ekonomik, sosyal ve çevresel parametreler üzerinde olumlu etkilere sahip mi?

Proje ekipleri, gereksinimlere dayalı olarak ölçütleri ve kabul kriterlerini kullanarak kaliteyi ölçerler.

Gereksinim, üründe, hizmette veya sonuçta bulunması gereken koşul veya yetenektir. Gereksinimler, paydaşlardan, sözleşmeden, kurumsal politikalardan, standartlardan veya düzenleyici kurumlardan gelebilir.

Kalite, ürün kabul kriterleri ile yakından bağlantılıdır. Ürün kabul kriterlerinin, denemeler ve önceliklendirmeler yapıldıkça güncellenmesi, kabul sürecinin bir parçası olması ve periyodik olarak doğrulanması gerekir.

Kalite, aynı zamanda projenin teslimatlarını üretmek için kullanılan proje yaklaşımları ve aktiviteleri ile ilgilidir. Teslimat kalitesi, tetkik ve test yoluyla değerlendirirken, proje yönetimi aktiviteleri ve süreçleri incelemeler ve denetimler yoluyla değerlendirilirler.

Ürün veya proje yönetimine ilişkin kalite aktiviteleri, hataların, kusurların tespitine ve önlenmesine odaklanır. Kalite Yönetiminin önceliği hataları bulmak değil gelecekteki hataların önlenmesini sağlamaktır.

Kalite aktivitelerinin amacı, teslimatların müşterinin ve diğer ilgili paydaşların ihtiyaçlarını en basit yoldan karşılamasını sağlamaktır. Kaynak israfı en aza indirilmeli ve istenen sonuca ulaşma olasılığı en üst düzeye çıkarılmalıdır. Bu sayede:

  • Teslimatlar hızlı bir şekilde teslim edilir,
  • Yeniden çalışma (işi tekrar yapma) ve hurda önlenir veya azaltılır,
  • Teslimatlardaki kusurları önlemek veya bunları erken tespit etmek mümkün olur.

Kalite aktiviteleri net olarak belirlenmiş veya belirlenmemiş gereksinimler düzeyinde aynıdır. Öngörücü ve Çevik yaklaşımlarda farklı şekilde yaklaşılmaz.

Önemli olan proje hedeflerini karşılayan, organizasyonun ve paydaşların beklentilerini, kullanımlarını ve kabul kriterlerini karşılayan teslimatlar ve sonuçlar üretmektir. 

Gerek proje süreçlerinde gerekse teslimatlar düzeyinde kaliteye gösterilen yakın ilgi olumlu sonuçlar yaratır:

  • Kabul kriterleri ile tanımlanan projenin amaçlarına uygun proje teslimatları,
  • Paydaş beklentilerini ve iş hedeflerini karşılayan proje teslimatları,
  • Kusursuz veya minimum kusurlu proje teslimatları,
  • Zamanında veya hızlı teslimat,
  • Gelişmiş maliyet kontrolü,
  • Ürün tesliminde kalite artışı,
  • Daha az yeniden çalışma ve hurda,
  • Azalan müşteri şikayetleri,
  • İyi tedarik zinciri entegrasyonu,
  • Artan verimlilik,
  • Artan proje ekibi morali ve memnuniyeti,
  • Güçlü hizmet sunumu,
  • İyileştirilmiş karar verme
  • Sürekli olarak iyileştirilen süreçler.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Proje Kapsam Analizi Nedir?

Projelerde kapsam analizi projede doğru işlerin yapılması açısından çok önemlidir. Kapsam analizinin içerdiği konular aşağıdaki gibidir;

  1. Paydaş ihtiyaç, istek ve beklentileri ile belirlenmiş, önceliklendirilmiş gereksinimler.(Gereksinim Belgeleri)
  2. Proje kapsamına neyin dahil ve neyin dahil edilmediğini açıklamak.
  3. Sadece proje sonunda ortaya çıkacak ürün, hizmet veya sonucu değil tüm ara sonuçları da içeren proje teslimatlarını tanımı. Teslimatlar, dokümantasyon, yönetimi onayı, ara ürün vb. içerebilir. (Teslimat listesi)
  4. Ürün, hizmet veya sonuç ile ilgili kapsam kabul kriterleri.
  5. Proje tarafından dikkate alınması gereken proje kısıtları.(Kısıt Kayıtları)
  6. Proje varsayımları ve proje üzerindeki etkileri (Varsayım Kayıtları)
Paylaşın:

Proje Yönetimi Başarı Ölçütleri – 3

Döngü Süresi – İki tür döngü süresi ele alınır: proje ve geliştirme yaşam döngüsü. Proje yaşam döngüsü, bir projenin başlangıcından bitimine kadar olan süreçtir. Geliştirme Yaşam Döngüsü, projede yürütme sürecinin başlangıcından bitimine kadar olan süreçtir.

Döngü süresi, proje yaşam döngüsünü tamamlamak için gereken süredir.

Döngü süresi ölçütleri standart performansa dayalı olarak belirlenir. Yani, benzer projelerin döngü süreleri, standart proje yaşam döngüsü süresini belirleyebilmek için kıyaslanabilir.

Döngü sürelerinin ölçümü, aynı zamanda, proje yaşam döngüsünde tamamlamak için yürütülen herhangi bir sürecin ölçümlenmesi için kullanılabilir.

Döngü süreleri ne kadar kısaysa, yatırımın dönüşü o kadar hızlıdır. Tüm döngü sürelerinin kısa olması şirketin tamamlayabileceği proje sayısının fazla olduğunu gösterir.

Gereksinim Performansı – Gereksinimlerin karşılanması, proje yönetimi için önemli başarı ölçütlerinden biridir. Bu ölçütü ölçmek için çözümün gereksinimi tamamen karşıladığını belirleyebilecek önlemler geliştirmeniz gerekir.

Gereksinim performans endeksi, proje sonuçlarının gereksinimlerin karşılanma derecesini ölçebilir.

Ölçülebilen gereksinim türleri, işlevsel gereklilikler (ürünün yapması gereken bir şey veya yapması gereken bir eylem), işlevsel olmayan gereklilikleri (ürünün kullanılabilirliği, performansı vb.) içerir.

Uyum kriterleri, genellikle gereksinimlerin netleştirilmesi sonrası elde edilir.

Gereksinimler yakından incelenerek ve gereksinim sahibinin ne istediğini ifade edip etmediğini belirleyerek uygun ölçütleri belirleyebilirsiniz.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Prototipler (Prototypes)

Prototipleme, üretilmesi beklenen ürünün, üretilmeden önce çalışan bir örneğini yaparak gereksinimler konusunda ön geribildirim elde etme yöntemidir.

Gereksinimlerin Toplanması sürecinde prototipler paydaşlara, nihai ürünün modeli üzerinde deney yapabilme imkanı tanır. Prototiplemeye küçük ölçekli ürünler, bilgisayar destekli hazırlanan 2D ve 3D modeller, test modelleri ya da simülasyonlar örnek verilebilir.

Prototipler, maket yaratımı, kullanıcı deneyleri, geribildirim üretme ve prototipin gözden geçirilmesi gibi tekrarlanan döngülerde kullanıldıkları için, aşamalı olgunlaştırma kavramını desteklerler.

Yeterince geribildirim sağlandıktan sonra, elde edilen gereksinimler, tasarım ya da inşa fazlarına geçilmesine izin verecek kadar kapsamlı hale gelir.

Konulu resimlendirme (Storyboard), görüntü ve şekil serisinde sıralama ve gezinme sağlayan prototipleme tekniğidir. Resimlendirme, film, reklam, öğretim tasarımı gibi farklı sektörlerdeki farklı projelerde, çevik ve başka yazılım geliştirme projelerinde kullanılır. Yazılım geliştirme projelerinde, resimlendirme yapılırken web sayfası, ekranlar ve diğer kullanıcı ara yüzlerinde gezinmeyi kolaylaştırıcı sunumlardan yararlanılır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

 

 

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Ürün Analizi (Product Analysis)

Projenin sonucunda ortaya bir ürün çıkacak ise, ürünün kapsamını(özellikleri vb.) netleştirmek için yapılması önerilen yöntemdir.

Ürün Analizi ürün ve servislerin tanımlanması için kullanılır. Kullanım, özellik ve diğer ilgili konularda sorular sorarak ihtiyacı netleştirmeye odaklanır.

Bir ürün veya servis talebi, farklı sektör ve konularda, özel ya da genel olarak kabul edilmiş yöntemlerle teslimatlar detayında tanımlanabilir. Üst seviye talep, nihai ürünün tasarlanabilecei ve gerçekleştirilebileceği detaya doğru analiz edilir.

Ürün Analizinde çeşitli teknikler kullanılabilir;

  • Ürün Kırılım Yapısı – Ürün ağacı da denir. Ürünü oluşturan malzemelerin ve hammaddelerin reçetesidir; bir ürünü üretmek için gerekli olan yarı ürünlerin ve/veya hammaddelerin hangi yapıda ve miktarlarda bir araya getirilmesi gerektiğini tanımlayan reçete olarak düşünülebilir.
  • Gereksinim Analizi – Müşteri gereksinimlerinin analiz edilmesidir.
  • Sistem Analizi – Bir sürecin hangi verileri, hangi kullanıcılar için ve nasıl işlemesi gerektiğini irdeleme; sistemin girdilerini, mantığını, çıktılarını ve bileşenlerini betimleme; ve sistemi meydana getirerek çalıştırma aşamalarının analizidir.
  • Sistem Mühendisliği – Karmaşık sistemlerin ya da bu sistemleri oluşturan alt sistemlerin tasarımını, üretimini ve bakımını, zaman ve maliyet kısıtlarını da göz önünde bulundurarak, gerçekleştirmektir.
  • Değer Analizi – Üründe müşterinin talep ettiği ihtiyaçları gereken zaman, kalite ve önemde karşılayan ve bunu karşılarken de ürün üzerinde yarattığı maliyeti oluşturduğu fayda karşılığında en azından eşit düzeyde karşılanmasını sağlayan özelliklerin analiz edilmesidir.
  • Değer Mühendisliği – Bir ürün, hizmet, süreç veya sistem maliyetini iyileştirmek üzere kullanılan takım yaklaşımını yönetme, sistematikleştirme ve geliştirme fonksiyonudur.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Tetkikler (Inspections)

Tetkik, kelime anlamı olarak aktivite, parça, ürün, sonuç veya servisin belirtilen koşullara uygunluğunu teyit etmek için yapılan inceleme veya ölçümdür.

Kapsamın Doğrulanması sürecinde iş ve teslimatların gereksinimleri karşılayıp karşılamadığının ve ürün onay kriterinin gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin ölçümlenmesi, incelenmesi ve onaylanması için önerilen tekniklerden biridir.

Tetkikler, görüşmeler, ürün gözden geçirmeleri veya adım adım doğrulama olarak adlandırılabilir. Bazı uygulama alanlarında, bu farklı terimlerin kendilerine özgü ve belirli anlamları olabileceği belirtilmektedir. Unutulmaması gereken; tetkikin hataları müşteriden uzak tutmak için yapıldığıdır.

Kalitenin Kontrolü sürecinde iş ürününün belgelenen standartlara uygunluğunu denetlemek için kullanılması önerilmektedir. Tetkik sonuçları genellikle ölçümleri içerir ve herhangi bir seviyede olabilir. Örneğin tek bir aktivite veya projenin sonunda ortaya çıkan nihai ürün tetkik edilebilir. Tetkikler kusur onarımı onayı için kullanılır.

Tedariklerin Kontrolü sürecinde ise dış kaynakların gerçekleştirdikleri işlerin yapılandırılmış gözden geçirmesi olarak önerilmektedir. Teslimatların basit gözden geçirmesi olabileceği gibi işin yerinde tetkik edilmesi olarakta uygulanabileceği belirtilmektedir. Özellikle inşaat, mühendislik ve altyapı projelerinde yerinde ve adım adım işi yapanla beraber işin ilerleyişinin tetkik edilebileceği belirtilmektedir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Ayrıştırma (Decomposition)

Proje Yönetiminde Ayrıştırma (Decomposition), proje kapsamı ve proje teslimatlarını daha küçük, daha yönetilebilir bileşenlere bölmek için kullanılan bir tekniktir.

İş Kırılım Yapısının (İKY) Oluşturulması sürecinde, proje kapsamının ve proje teslimatlarının daha küçük ve daha yönetilebilir bileşenlere bölünmesi için kullanılır. Çalışma paketi, maliyet ve sürelerin tahmin edilebileceği ve yönetilebileceği İKY’nin en alt seviyesidir.

Çalışma paketleri için ayrıntı seviyesi, projenin büyüklük ve karmaşıklık derecesine göre değişir. Ayrıştırma seviyesi genellikle projenin etkili bir şekilde yürütülmesi için gereken kontrol gerekliliğine göre belirlenir.

Toplam proje çalışmasının çalışma paketlerine ayrıştırılması için aşağıdakiler yapılabilir;

  • Teslimatlar ve bağlantılı çalışmalar saptanır ve analiz edilir,
  • İKY yapılandırılır ve düzenlenir,
  • Üst İKY seviyeleri daha alt seviyedeki ayrıntılı bileşenler ayrıştırılır,
  • İKY bileşenleri için tanımlama kodları oluşturulur ve atanır,
  • Teslimatların ayrıştırılma derecesinin uygun olduğunun doğrulanması yapılır.

İKY farklı yaklaşımlarla oluşturulabilir. Bu yaklaşımların en popüleri Yukarıdan Aşağıya Yaklaşım olmakla beraber, proje yönetimi kılavuzları veya İKY şablonları kullanılabilir. Aşağıdan Yukarıya Yaklaşım genelde en alt seviyedeki bileşenleri bir araya getirmek için tercih edilir.

İKY oluşturmada aşağıdaki yaklaşımlar dikkate alınarak Ayrıştırma yapılabilir;

  • Proje Yaşam Döngüsü fazları esas alınarak, ürün ve proje fazlarına ayrıştırma,
  • Ana Teslimatlar dikkate alınarak gerçekleştirmek için gereken aktivitelere ayrıştırma,
  • Tematik olarak (Ör. Proje dış kaynaklarının işleri) ayrıştırma,
  • Çevik yaklaşım kullanılıyorsa proje kullanıcı hikayelerine ayrıştırılabilir,
  • Organizasyonel yapı dikkate alınarak ayrıştırma yapılabilir.

Dikkat edilmesi gerekenler

  • Ayrıştırmanın doğrulanması için alt seviyedeki İKY bileşenlerinin üst seviyedeki ilgili teslimatların tamamlanması için gerekli ve yeterli bileşenler olduğunun belirlenmesini gerekir.
  • Farklı teslimatlar, farklı ayrıştırma seviyelerine sahip olabilir.
  • Bir çalışma paketine ulaşabilmek için, bazı teslimatlar için yapılacak çalışmaların sadece bir sonraki seviyeye ayrıştırılması gerekirken bazı çalışmalar için ek ayrıştırma seviyeleri gerekli olabilir. Çalışmalar daha küçük ayrıntı seviyelerine ayrıştırıldıkça, çalışmaları planlama, yönetme ve kontrol etme kabiliyeti de artar. Ancak, aşırı ayrıştırma üretken olmayan yönetim çabalarına, kaynakların verimsiz bir şekilde kullanılmasına ve çalışmaların yerine getirilmesindeki verimliliğin düşmesine ve farklı İKY seviyelerindeki verilerin güçlükle bir araya getirilmesine, kontrol zorluklarına yol açabilir.
  • Ayrıştırma özellikle çok yakın bir tarihteki teslimat ya da bileşene ilişkin yapılamıyor olabilir.
  • Proje yönetim ekibi İKY’nin ayrıntılarının geliştirilebilmesi için genellikle teslimat ya da alt bileşenle ilgili fikir birliğine varılmasını bekler. Bu teknik bazı yerlerde yaklaşan dalga planlaması olarak anılır.
  • İKY, proje yönetimi çalışması da dahil olmak üzere tüm ürün ve proje çalışmalarını temsil eder. Hiçbir çalışmanın atlanmaması ve fazladan hiçbir çalışmanın yapılmaması için, en alt seviyedeki çalışmaların tamamı daha üst seviyelere doğru toparlanmalıdır. Buna bazı yerlerde %100 kuralı denir.

Aktivitelerin Tanımlanması sürecinde Ayrıştırma, proje kapsamının ve proje teslimatlarının daha küçük ve daha yönetilebilir bileşenlere bölünmesi olarak tanımlanır. Aktiviteler, bir iş paketinin tamamlanması için gereken çabayı temsil eder.

Dikkat edilmesi gerekenler

Aktivite listesi, İKY, ve İKY Sözlüğü, sıralı veya eşzamanlı olarak geliştirilebilir.

İKY ve İKY sözlüğü son aktivite listesinin geliştirilmesi için bir temel teşkil eder.

İKY içindeki her bir iş paketi, iş paketi teslimatlarının üretilmesi için yapılması gerekli olan aktivitelere ayrıştırılır. Ekip üyelerinin ayrıştırmaya dahil edilmesi, daha iyi ve daha kesin sonuçlar alınmasını sağlayabilir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Proje Yönetiminde İçerik Şemaları (Context diagram)

Proje Yönetiminde İçerik Şemaları (Context diagram), profesyonel sistemlerin (süreç, ekipman, bilgisayar sistemi, vs.), insanlar ve diğer sistemlerle (aktörler) nasıl etkileşim içinde olduğunu gösteren ürün kapsamının görsel olarak tasvir edilmesi için kullanılır. 

Kapsam Yönetiminin Planlanması sürecinde İçerik Şemaları iş sistemine yapılan girdileri, iş sistemine girdileri sağlayan aktör/aktörleri, iş sisteminden gelen çıktıları ve çıktıyı alan aktör/aktörleri göstermek için kullanılır.

İçerik şemalarında genellikle aşağıdaki kurallara dikkat edilir;

  • Süreçler – Daire
  • Dış Girdiler – Dikdörtgen
  • Veri Saklama Noktaları – Çift yatay çizgi ya da elips
  • Veri akışı – ok çizgisi

İçerik Şemaları system analiz ve tasarımında kullanılır. Proje Yönetiminde kapsamın modellenmesi için tercih edilir. İş süreçleri arasındaki etkileşimleri, gerçekleştirilecek sistemin girdi ve çıktılarını göstermek için kullanılabilir.

İçerik şemaları zamanlama, sıralama ve senkronizasyon gerekliliklerini göstermez. Akış şeması değildir.

Faydaları

  • Sistemin diğer sistemlere sınırlarını ve kapsamını gösterir.
  • Şemayı anlamak için teknik uzmanlığa gerek yoktur.
  • Basit sembollerle kolayca hazırlanabilir.
  • Kolayca detaylandırılabilir.
  • Tüm proje paydaşları için kapsamın anlaşılmasını kolaylaştırır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın: