Kategori arşivi: Kapsam Yönetimi

Yapılmayacaklar listesi tutmak daha önemli!

Çoğu zaman “yapılacaklar listesi” hazırlıyor ve işlerimizi ona göre yapıyoruz. Listedeki işleri tamamladıkça kendimizi o kadar iyi hissediyoruz. Liste dışındaki işleri yapılmayacaklar olarak düşünüyoruz ama sürekli ek iş çıkmasından yakınıyoruz.  “Yapılmayacaklar Listesi” tutmak, sizi ilgilendirmeyen işlerden kendinizi uzak tutmaya yarayabilir.

Genel olarak insanlar sizden kendi sorumluluklarına ilişkin şeyleri yapmanızı isterler. Kendi hulo hoop’unuzla kalın yazımda hulo-hoop metaforunu başkalarının işini yapmaya kalkıp nasıl başarısız olunduğunu anlatmaya çalışmıştım.

Bu metafor’da herkes kendi işlerini en iyi yerine getirmeye çalışır. Problem bir başkasının hulo-hoop çevirmesine yardımcı olmaya çalışmanızla başlar.  Herkes kendi hulo-hoop’unu çevirirse yani herkes kendi sorumluluklarını sahiplenirse problem olmayacaktır.

Örneğin siz bir proje yöneticisi iken pazarlama müdürü sizden aslında kendisinin erişebileceği bilgileri istiyor ve veriyorsanız onun hulo-hoop’unu çevirmeye çalışıyorsunuz demektir. Yapmanız gereken sadece onun bu bilgiye nasıl erişebileceği söylemek, kendi işini kendisinin yapmasını sağlamaya çalışmaktır.

Şimdi ajandanızda ya da günlük planınızda benim yapacaklarım ve diğerlerinin yapacakları diye bir sayfa açın. Herhangi bir iş söz konusu olduğunda ilgili tarafın altına yazın. İşte bu yaptığınız aslında “Yapacaklarım” ve “Yapmayacaklarım “ listesini bir arada oluşturmak olacaktır.

Yapmayacaklarım Listesi bir sürü işe yarayabilir;

  • Probleminiz olmayacak işleri size hatırlatır ve o sorumluluğu almanızı engeller.
  • Farkındalık yaratır. Diğerlerinin size, kendi işlerini yüklememeleri konusunda erken uyarı sağlar.
  • Önceliklerinizi belirlemede faydalı olur. Yapacaklarınızı, yapmayacaklarınızın üstünde tutabilirsiniz.
  • Başarmanız gereken şeylere daha odaklanabilirsiniz. Dişi Aslanın Zebra Taktiği yazımda bu konuyu açıklamıştım.
  • Yapmayacaklarım listenizdeki kalemler vakit geçtikçe sorumlusu olan kişilerce yapılmaya başlayacaklardır.

Öncelikle size ait olmayan işleri belirleyin ve elinizi çekin. Bazen yaptığınız iyilik göreviniz haline gelebilir ve size zarar verir.

Paylaşın:

Ne İstediğini Bilmeyenler Hep Olacak

Şirketlerde herkesi etkileyecek çalışmalar yapılacağı zaman herkesin görüşü ya da istekleri alınmaya çalışılır. Böylece etkin bir planlama yapılarak hem maliyetler kontrol altında tutulmaya çalışılır hem de doğru iş yapılmaya çalışılır.

Canan duyduğuna inanamıyordu. Teknik bölümün başı olarak tüm şirketteki yazılım ve donanımlarla ilgili prosedür ve düzenlemeleri yapmaya başladığı anda önündeki kaos’u görmüştü. Bir süre sonra bütün birim müdürlerinin gelip kafasını şişİreceklerin tahmin ediyordu.

Belki de güneye gidip bir kafe açmanın tam sırasıydı ama bu çok kolay bir karar değildi. Ya bu işi doğru dürüst yapmanın bir yolunu bulacaktı ya da bu işi yapmayacaktı.

İşin başında tüm birimlere çok basit bir form göndermiş ve kimin neye tam olarak ihtiyacı olduğunu iki satır karalamalarını istemişti. Gönderdiği form ciddiye alınmadığı için geçiştirilerek doldurulmuş, tam sistemin kurulma aşamasında (yumurta kapıya geldiğinde) tüm gereksinimlerini değiştirmek istiyorlardı.

İnsanlar her zaman ne istediklerini bilmezler ama eğer biraz çaba gösterirlerse neye ihtiyaç duyabileceklerini az çok kestirebilirler.

Ertesi sabah aklına çok hoş bir fikir gelmişti:

Kabullen
Problemi kabullenmek gerekiyordu. Halbuki bugüne kadar hep doğru yaptığını ve diğerlerinin hatası yüzünden sıkıntılar yaşandığını düşünüyordu. Şimdi hep doğru yaptığı işi yaparken kendi şapkasını çıkarıp müşterinin şapkasını takacaktı.

Pareto Prensibi ile bekleyecekti
Pareto prensibi (80/20 kuralı) problemlerin %80’ini işlerin %20’sinden kaynaklanır demektedir. Projede en büyük sıkıntı toplam 20 departmanın 4’ünden kaynaklanmaktaydı. Eğer bu 4 departmanın problemlerini giderirse zaten büyük oranda rahatlayacaktı. Bu departmanlara özel ilgi göstermeli, yüz yüze görüşmeler yapmalıydı.

Düzeltici önlemlerdense önleyici önlemler almak
Yangın söndürücü alıp yangın çıkarsa söndürmektense yangın çıkmaması için önlem alması gerekiyordu. Sonraki fazlarda formları yeniden dolturtmaya, talep yapacaklara neye ihtiyaçları olduğunu kavratacak bir eğitim ya da yol gösterecek çalışmalar yapmaya karar verdi.

Paylaşın:

Bu kadar işle nasıl uğraşılır?

Kafanızda sürekli aynı düşüncelerin dolanıp dolaştığı, kendinizi bir fare tekerleğinde hissettiğiniz olur mu? Koşarsınız ama bir yere gidemezsiniz!

Kafanızda sürekli aynı düşünceleri geçirirseniz, bir yere varamazsınız. E-posta yaz, rapor hazırla, yeni proje için Ahmet’i ara, diğer proje için toplantı organize et, araba vergisi öde, gazetelere bak, yeni gelen elemanla tanış vb. sürekli ve bitmeyen yapılacaklar listesi sürekli kafanızda döner, bir çoğunu sürekli erteler, gerçekleştirmeyiz. Sürekli bir şeyleri unutur, tekrar hatırlarız. Yani var gücümüzle kendi tekerleğimizde koşarız.

İlk önce bunun kişisel maliyetini düşünmek gerekiyor. Sevdiğimiz insanlar ve işler için yeterince hazır olamıyor, istediklerimizi yapamıyoruz demektir. Tekerlekte koşmak bizi yapmanız gereken işlere odaklanmaktan alıkoyar.

Her zaman yanınızda bir kağıt ve kalem bulundurun. Bu tip bir durumla karşılaştığınızda hemen not alın. Neleri düşündüğünüzü ve ne zaman yapabileceğinizi yazmaya çalışın.

Bu tekerlekte daha az zaman geçirmek istiyorsanız kafanızda sürekli düşündüğünüz şeylerin üzerine gitmeniz gerekir. Peki nasıl?

Tekerlekteki basamakların kataloğunu yapın

Eğer bir tekerlekte olduğunuzu farkettiyseniz hatırladığınız her şeyi yazın. Kafanızı meşgul eden şeylerin ne olduğunu bilirseniz ancak onlarla savaşabilirsiniz.

Kaytarmanın Gizli Maliyeti

Eğer ufak tefek işleri ötelersek yarın bir gün karşımıza büyük işler olarak çıkarlar. Kaytarmak gücünüzü azaltır, görüşünüzü zayıflatır. Bir dahaki sefere bir işi ertelerken dönen tekerleği hatırlayın.

Bilinçli Tercihler Yapın

Kafanızı nelerin meşgul ettiğini bulduktan sonra bunları tek tek değerlendirin ve gerçekten gerekli olanın üzerine gidin, basamak olarak kalmasını istediklerinizi bırakın. Şu anda bir şey yapmıyorsanız bile mutlaka bir zaman belirleyin. Bir süre sonra tekerlekte tutmaktansa hemen üzerine gitmeyi seçer, olacaksınız.

Bir süre sonra artık tekerlekte geçirdiğiniz sürenin çok azaldığını göreceksiniz. İşte o zaman kendinizi kutlayabilirsiniz.

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 136 – Projelerde Kapsam ile Kalite Arasındaki İlişki

Projelerde yapılması gerekenleri yapılması (Kapsam), yapılanlarında doğru yapılması (Kalite) gerekir. Kapsam ve Kalite arasındaki ilişkiyi bu videodan öğrenebilirsiniz.
Anlatan: Gökrem TEKİR

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El kitabını sipariş vermek için tıklayınız.

Paylaşın:

Proje Gereksinimlerinde Dikkat Edilmesi Gerekenler


Proje süresini ve maliyetini, ekip motivasyonunu en çok etkileyen konulardan birisi gereksinimlerin net olmaması ya da sürekli değişmesidir. Gereksinimleri ortaya koyan proje müşterisinin ve projeyi gerçekleştiren ekibin gereksinimler konusunda hassas davranması gerekir.

Gereksinimleri aşağıdaki başlıklarda değerlendirmek gerekliliği konusunda daha iyi düşünülmesini sağlayacaktır;

  • İzlenebilirlik – Bu gereksinimin nedeni biliniyor mu? Ne kadar süre ile ihtiyaç olacak? Bu gereksinimi ileride konfigürasyon yönetimi vb. izleyebilecek, dokümante edebilecek miyiz?
  • Maliyet – Bu gereksinimin faydası, maliyetine değer mi?
  • Yeterlilik – Bu gereksinimi karşılayacak teknik bilgi, organizasyonel beceri ve/veya kaynaklar mevcut mudur?
  • Kullanılabilirlik – Bu gereksinim karşılandığında proje müşterisi kullanabilecek midir?
  • Verimlilik – Bu gereksinimin verimli bir şekilde gerçekleştirilmesine ilişkin altyapı, yöntem, araç ve teknikler bilinmekte midir?
  • Bakım – Bu gereksinim gerçekleştirildikten sonra ilgili bakım, destek ve/veya çağrı merkezi hizmetleri sunulabilecek midir?
  • Basitlik – Bu gereksinim hedeflenen amaca yönelik en basit çözüm müdür?
  • Sürdürülebilirlik – Bu gereksinim ile ilgili teknoloji hayatta kalacak mı? Gereksinimi gerçekleştirme aşamasındaki yasal koşullar vb. ne yönde değişebilir?
  • Öngörülebilirlik – Be gereksinimin geleceğine ilişkin öngörüler nelerdir?
Paylaşın: