Kategori arşivi: Kontrol ve İzleme

Not Tutmak

İş hayatımızın çoğu toplantılarda, görüşmelerde, eğitimlerde geçiyor. Eğer iyi not almayı bilmiyorsak hem harcadığımız zaman boşa gidiyor hem de sonradan zorluk yaşıyoruz. Çoğu kişi toplantıya, görüşmeye veya eğitime herhangi bir defter ya da kağıt parçası getirmeden, hafızasına güvenerek geliyor.

  1. Not almak bizi konuda tutar. Dikkatimizin dağılmasını, başka konuları düşünmemizi engeller. Not almak dinlediğimizi gösterir. Ancak not almak çizgiler ve şekiller çizmek değildir.
  2. Not alma alışkanlığı, aklımıza gelen fikirleri, soruları ya da diğer her türlü konuyu unutmadan, hemen kayıt altına almamızı sağlar. Aklımıza gelen, o anda söyleyemediğimiz konuları da not almalıyız. Not almak, konuşulanları yazmak değil, az ve öz bir biçimde üzerinde durulan konuları yazmaktır.
  3. Konuşulanları başkalarına aktaracaksak, unutmamak için not almalıyız. İyi not alabilmek için dinlemeye önem vermemiz gerekir. Bazen sadece konuşulan konular değil tavır ve davranışlarında not alınması gerekebilir.

İyi not almak için;

  1. Bir ajanda ya da defteriniz olmalı.
  2. Ajandanızı tarih bazında kullanın ve yapılacaklar diye not aldığınız bir şeyin sonucunu yaptıktan sonra yanına not edin.
  3. Notlarınızı rahat hatırlayabilmek için semboller kullanın. Örneğin, soldan biraz boşluk vererek yazarsanız önemli olanların sol tarafına yıldız, soruların yanına soru işareti, takip edilecek işlerin yanına kare ve yapacağınız işlerin yanına x işareti koyabilirsiniz.
  4. Notlarınızı gözden geçirin. Toplantıdan hemen sonra veya düzenli (haftalık vb.) gözden geçirmek  gerekir.
  5. Eğitimlerimde katılımcılara dağıttığım, not alma şablonunu aşağıda görebilirsiniz. Belirli bir şablon hem arşivleme hem de anlama konusunda daha faydalı oluyor.
Egitim-Not-Alma

Cornell Not Tutma Tekniği güzeldir: http://lsc.cornell.edu/wp-content/uploads/2015/10/Cornell-Note_Taking-System.pdf

Paylaşın:

Düşünmeden yapmamak lazım!

Bazı karmaşık işler ya da projelerde bir yol ayrımına geliriz: “Sadece yap gitsin” ya da “Önce biraz düşünelim”. “Sadece yap gitsin” yolu kısa ve kestirme bir yol olarak tercih edilebilir fakat nadiren böyle bir kararı vermede kesin ve net oluruz.

Ahmet duyacağını duymuştu. “Yani benden 3 hafta daha ekstra zaman istiyorsun. Ve bu 3 hafta sonunda diğer binalara başlayacaksın. Öyle mi?”

“Evet” dedi Galip. “Proje süresince her hafta bir şeyleri kesmek ve kısmak yoluna gidince belli bir noktada patladık. Bu kadar zorlamamalıydık, sineğin suyu çıkmayınca her şey aksadı. Kalan işleri tekrar gözden geçirip planladığımızda ise böyle bir durum ortaya çıktı.”

Galip, her şeyi bir an önce yapmaktansa bir süre nefes alıp doğru bir plan çıkarmanın doğru olacağını düşünüyordu. Böylelikle gerçekten üzerinde durulması gereken önemli işlerin atlanmayacağını ve çabuk bitirme hevesinin getireceği gecikmeyi ve parasal riskleri böyle aşabileceğini düşünüyordu.

Mühendis kökenliler düşünme ve planlama konusunda ağır basarken pazarlamacı taraf daha aksiyondan yanadır. Aslında organizasyon bu iki grup arasındaki dengeyi yakalayabilmişse çok iyi kararlar alarak ilerliyor, diyebiliriz. Eğer denge yoksa, bir güç çatışması var demektir ve şöyle şeyleri sık duyarsınız “Bize bunu boşuna yaptırdılar, ne pazarlıyorlar ne de ürün tuttu” “Zaten hiç bir şeyi zamanında yetiştiremezler” “Sen sadece benim istediğimi yap beni sorgulama” vb.

Yukarıda resmi olan Çin Kapanı diye bir oyuncak var. Boş bir çubuğun iki tarafından parmağınızı sokup çıkarmaya çalışırsanız çıkaramazsınız. İçeride sıkışan hava hangi parmağınızı çekmek isterseniz onu içeride tutup diğerini içeri çekecektir. Eğer yukarıdaki gibi bir çatışma söz konusu ise parmaklar çubuğa sokulmuş demektir.

Eğer parmaklarınızı aynı anda içeri doğru ittirip boruyu genleştirebilirseniz kurtulma şansınız vardır. Yani ihtiyacınız olan koordinasyon ve işbirliğidir. Aslında bu bir yandan da “aklın yoludur”. Eğer yapmazsanız çubuğa mahkum kalırsınız.

Peki o halde anlaşıp, koordinasyon ve işbirliği içerisinde sonuca gidileceği “aklın yolu bir” ise neden çatışıyoruz?

Her projede pazarlama ve teknik taraf çubuğun bir tarafından parmaklarını sokarlar. Pazarlama bir an önce başlasın diye parmağını çektikçe teknik taraf biraz daha bekleyelim, düşünelim diye direnç gösterir. İşte gereksinimlerin ve gerekliliklerin tanımlandığı projenin bu aşaması en kritik aşamalardan biridir.

Projenin devamı da aynı şekilde ilerler. Pazarlama bir an önce lansmana başlamak ister teknik taraf testleri tamamlamak ister. Acele edip lansmana başlayan pazarlama tarafı hata bulduğunda teknik tarafa iyi test etmediği eleştirisi ile gelir.

Şimdi bir çubuk alın ve onu masanızın üzerine koyun. Herhangi bir konuda karar vermeden önce yukarıda dediğim örneği düşünerek olayı canlandırın ve kararlarınızı öyle vermeye çalışın.

Paylaşın:

Proje Kontrolünü Doğru Yapmak

Projelerin düzenli olarak kontrol edilmesi gereken. Düzenli kontroller yapılmadığında burnunun ucuna gelen buzdağını görmeyerek batan Titanik gibidirler. Proje kontrolleri düzenli durum raporlaması ile desteklenir. Bu raporlamalar aşağıdaki gibi olabilir;

  • Bütçemizin %50’sini harcadık
  • Proje iyi durumda ya da her şey yolunda
  • Bir kaç pürüzü halledip vaktinde yetiştiriyoruz
  • Toplam 400 aktivitenin 285’ini bitirmişiz
  • Herkes projeye tam destek veriyor vb.

Raporlar iyi olduğu sürece bir şey yapmayı düşünmeyiz. Proje planlarında yapılan en önemli hatalardan birisi projelerin planlama aşamasında sadece tarihlere ve müşteri isteklerine odaklanılmasıdır. Başlangıçta çok iyi bir plan yapılabilir fakat Proje Yöneticisi ya da Sponsor için önemli bir şey atlanır: Stratejik Kontrol noktalarım ne olacak?

Aktivitelerin tanımlanması sonrasında Kilometre taşlarının yerleştirilerek kontrol noktaları yaratılması gerekir. Önemli olan belirli aşamaların, modüllerin bitirilmesinden öte buzdağını en erken fark edebilecek stratejik noktaları yakalayabilmektir. Böylelikle hem kaosu önlemiş olursunuz hem de valizinizi hazırlayıp size uygun sandalda yerinizi alabilirsiniz.

Diğer bir husus ise proje ekibindeki herkesin ve sponsorun o projeden ne anladıklarıdır. Yani herkes kendi açısından bir şeylerin iyi ya da kötü gittiğini düşünebilir. Eğer bakış açısı ortak değilse birisi için normal olan diğeri için felaket olabilir. Projedeki gelişmelerin tüm paydaşlar açısından düşünülmesi gerekir. Örneğin, sizin işinizi erken bitirmeniz sizden sonrakinin elindeki işi bırakıp hemen bu işi yapacağı anlamına gelmez. Aksine o kişide yersiz bir baskı bile oluşabilir. Bu sebeple projenini gidişatı sık sık proje yönetici tarafından sebep-sonuç ilişkileri ile birlikte ekibe açıklanarak farkındalık yaratılmalıdır.

Temel olarak Proje yöneticisinin her türlü gelişme, gecikme ya da öne gelmeyi projenin toplam zamanı ve bütçesi açısından planlanan-gerçekleşen-gerçekleşmesi beklenen olarak ifade etmesi ve bunu yaparken sebepleri ile açıklaması gerekir.

Örneğin Projemizin 2. ayında planladığımız işlerin %70’ini yapabildik çünkü X makinamız bozuldu. Tamirat sonrasında planımızı revize ederek bütçemizi ilk planlama seviyesine çekebildik fakat 2 hafta sonu fazla mesai yapmamız gerektiği ortaya çıktı. Bu noktada sadece 1 hafta gecikme ve 10.000 TL’lik bir bütçe aşımı ile projenin tamamlanabileceği düşünülmektedir. Diğer yandan yıl sonu geldiği için finans departmanının iş yoğunluğu sebebiyle proje ayırabileceği zamanlarda kısıntı olabileceği iletilmiş bu sebeple satın almadan bir kişi bu testler konusunda yetiştirilmeye başlanmıştır.

Projelerde olası gecikme ve bütçe aşımları ne kadar erken farkedilirse o kadar kolay önlem alınabilir. Her şeyde olduğu gibi yumurta ağzına geldiğinde pratik çözümler bulmak bir çok projenin ciddi başarısızlığına yol açmaktadır.

 
Paylaşın:

Ördekler kadar uyanık olun

Problemleri çözmeye çalıştığımızda karşımıza çıkabilecek farklı görüşleri, gerekçeli tartışmaları az çok tahmin ederiz. Sabit düşünceler ve özellikle sınırlı tartışmalar beklenmedik riskleri yaşamamızın önünü açarlar.

Ankara’da kışın ortalarında Gölbaşı mevkiindeki göl donar. Bazı ördekler ve kuşları görürsünüz, yani hayat bir şekilde devam etmektedir. Ördekler yeni doğan günün ışıklarını farkında olarak birbirlerini ısıtmak için yan yana dururlar. Sadece onlar için konforlu olacak bir biçimde hem kanatları hemde vücütlarını birbirlerini ısıtmak için pozisyonlandırırlar.

Gözlerini kaparlar ama uyumuyorlardır. Sık sık olası bir tehlikeye karşı etraflarını kolaçan ederler. Herhangi bir durumda hepsi farklı bir tarafı görüyor olacak şekilde hepsinin kafası başka yöne doğrudur.

Ördeklerin tamamı etraflarının %100’ünü görmektedir. Herhangi bir tehlike durumunda tehlikeyi farkeden diğerlerini uyarır.

Bu sistem işler çünkü her ördek kendi için konforlu olan farklı bir nokta yakalayabilmektedir. Ne hepsi aynı yöne bakmakta ne de aynı kanadın altına girmeye çalışmaktadırlar. Farklı yönler sürünün güvenliğini garantilemektedir. Problem çözümlerinde bu noktayı bazen unuturuz. 

Ses getiren kararlar için güçlü tartışmalara gerek duyulur. Bazen önerilerin çok fazla sorgulanması kişilerin kendini güvensiz hissedecekleri kadar büyük bir güç yaratabilir.

“Eleştiri-Geliştiri Ekipleri” Kurmak

Herhangi bir fikriniz olduğunda bu fikre karşı çıkacak ve geliştirecek şirket içinden birilerini bir araya getirin. Onların görevi zor sorular sormak ve “eğer şu olursa” vb. sorularla önerinizi değerlendirmek olacaktır. Bu yaklaşım fikri güçlendirecektir. Bu işi katılımcıları rahatsız etmeyecek bir düzende tekrar etmeye dikkat ediniz.

“Eleştiri-Geliştiri Ekipleri” ile birkaç aylık bir çalışma sonrasında alınan kararların ve getirilen önerilerin ne kadar güçlendiğini göreceksiniz.

Bu çalışmalarda suni sorunlar yaratmaktan kaçınılmalıdır. Mümkün olduğunca verimliliği artıracak gerçek durumlar üzerinden gitmeniz gerekir.Böylelikle, herkesin diğerlerine güveneceği bir ortamda yaratılmış olacaktır.

Paylaşın:

Acil problem çözümü

 

Acil durumlarda ve özellikle kriz durumlarında eğer şirketin ve çalışanların geleceği risk altındaysa problem çözümü çok önemli bir hale gelmektedir. Bu noktada şirket ya da ekip olarak problem çözümüne yönelik yapabileceğiniz bazı şeyleri sizlerle paylaşmak istiyorum.

Toplantı bittiğinde herkes durumun sandıklarından daha vahim olduğunu farketmişti. birisi şöyle bir şey sordu: “Diğer firmalarda acaba böyle mi düşünüyorlar? Ne düşünüyorlardır sizce?”

Bu tip durumlarda kolaylıkla “Evet, herkes böyle düşünüyor” ya da “Sadece biz akıllıyız ve farkındayız.” demek zordur. “Emin değilim.” dedi oturanlardan birisi. “Ama herkesin umudu olduğuna ve bu krizden akıllıca çıkış yolları bulmaya çalıştıklarına ve bunu yaparken acil problemlerine öncelik vermeleri gerektiğinin farkında olduklarına eminim.” dedi. Herkes gülümsedi, soran hariç.

“O zaman durumumuzun farkındayız ve acil problemlerimiz için çözüm üretmeye başlayalım” dedi katılımcılardan birisi. Herkes istekli ve heyecanlıydı. Problemlerinin çözümünün kendilerinde olduğunu biliyorlardı.

Bu tip durumlarda grubu konuya odaklamak ve dikkatlerinin başka şeye kaymamasını sağlamak önemlidir. Ne yapılmalı;

Suçlu aranmasını engelleyin
Birilerini suçlamak yada mazeret bulmak problemi çözmez. Eğer acil çözüm istiyorsanız zaman çok önemlidir.

Sakın “ben demiştim” demeyin
Bu da bir tür suçlamadır. Kendinizin zamanında haklı olduğunu ve diğerlerinin sizi dikkate almadıkları için bu duruma düşüldüğünü söylemek onları suçlamaktır. Bu davranış problemi çözmediği gibi karşı taraftakileri savunma y da karşı saldırıya teşvik edecektir.

Çözümler faydalarına göre sıralanmalıdır
Çözümü önerenin ünvanı değil önerilen çözümün fayda tesiri önemlidir. Bazıları iyi hatip olarak kendi fikirlerini empoze etmeye çalışabilirler fakat çözümler fayda tabanında ele alınmalıdır.

Kararlı ve ani hareket edilmelidir
Ben askerdeyken eğer roket geldiğini görürsek 2 sn. içinde uzaklaşmamız gerektiğini öğrenmiştik ki 2 sn. anında harekete geçen bir için 10-20 mt eder ve saklanmanız için yeterlidir. Acil durumlarda hızlı hareket önemlidir. Ayrıca hereketin dağdan düşen kar topu gibi olması gerekir. Problem çözme ile ilgili yapılanlar dışarıda açık iş bırakmamalı, bir bütün halinde hareket edilmelidir. Gecikme risk getirir.

Acil durum hiyerarşisi içinde yerinizi kabul edin.
Acil durumlarda herkese bir rol düşer ve siz ünvanınızın dışında gerekli bir konuda görevlendirilebilirsiniz. Acil durumlar adiliyeti ya da normal hiyerarşileri ortadan kaldırabilirler ve gayet normaldir.

Herkesin birbirine bağlı olduğunu unutmayın
Eğer bir görev ya da sorumluluk alıyorsanız berbaer olduğunuz ekibinde düşünce ve beklentilerine uygun davranmanız gerektiğini onlara karşıda bir sorumluluğunuz olduğunu unutmamalısınız. Sadece kendi alanınızda bir şeyler iyi yapmanız herkesin yararına ve doğru bir şey yaptığınız anlamına gelmez.

İnsanların dediklerini duyun ve dinleyin
Sadece işinize yada sorumluluğunuza odaklanıp başka problemler atlar ya da yanlış anlarsanız daha büyük problemlere sebebiyet verebilirsiniz. Sabırla ve dikkatlice dinlemeyi öğrenmelisiniz.

En önemlisi her ne kadar olağanüstü ve kötü bir durum olsada pozitif tarafınızı asla kaybetmemeniz gerekliliğidir. Negatif düşünce olumlu alternatifleri bulmanıza engeldir. Birlikte ve ekip olarak başaracağınıza inanmanız önemlidir.

 
Paylaşın:

Dişi Aslan’ın Zebra Tekniği

Eğer yapılacaklar listeniz yüzünden aşırı bir yük altındaysanız, bir tanesini gerçekleştirmek üzere işe başlayıp 3 tane fazladan iş bitiriyorsanız Zebra Etkisi deneyimi yaşıyorsunuz demektir.

Zebralar dişi aslandan kaçmaya başladıklarında, sürü haline gelirler çünkü en iyi savunmaları üzerlerindeki çizgileridir. Sürü dörtnala giderken çizgiler karmakarışık hale gelirler. Renk körü olan dişi aslan sürü içerisinde tek bir zebrayı ayırt edemez duruma gelir. Eğer herhangi bir zebra sürüden ayrılırsa dişi aslan için kolay bir yem olur. Akıllı avcı dişi aslan istediği zebrayı sürüden ayırmaya çalışır.

Organizasyonel problemler zebralar gibi sürüler halinde gezerler ve aynı zebralar gibi kendilerini korumaya çalışırlar. Bir avcı olarak yapılması gereken doğru şey ilgili problemi diğerlerinden izole ederek tek tek çözmektir.

Zebra avında olduğu gibi bir problemi çözmek diğer problemin çözümünü kolaylaştırırken, bir tanesini kaçırmak diğerlerini zorlaştırır.

Hemen halledemeyeceğiniz problemleri listenizden çıkarıp sonra yapılacaklar listesine ekleyin. Bazı konular rahatlıkla diğer konulardan izole edilebilirler.

Bunları bulun ve çözün. Daha fazla diğer işlerle bağlantılı olanları çözerek devam edin.

Unutmayın karşılaştığınız problem çözeceğiniz ilk problemdir ama o problemin altında gizlenen diğer problemleri çözmeye başlamadan göremezsiniz.

Eğer bu başınıza gelirse dişi aslan gibi başka bir zebraya yönelin.

Paylaşın:

Projelerde Neden Yazmıyoruz?

Projelerde yer alanlar (Yönetim, Proje Yöneticisi, Ekip Üyleri, Paydaşlar), yazmayı sevmedikleri için kurumsal hafıza oluşmuyor, her şey hatırlanmak zorunda kalınıyor.

Proje Yönetimi Dokümanları ve Uygulamaları eğitimini indirimli almak için:
https://www.udemy.com/proje-yonetimi-dokumanlar-ve-uygulamalar/?couponCode=FIRSAT

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 121 – Alınan Dersler

Proje Yaşam Döngüsü boyunca yaşanan ve far kedilen tüm durumlardan ders çıkarılması projenin geleceği ve gelecekteki projeler için önemlidir. 
Anlatan: Gökrem Tekir

Adınıza imzalı Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin Başvuru kaynağı adlı kitabımız hakkında detaylı bilgi için tıklayınız.

Hemen sipariş vermek için tıklayınız

Paylaşın: