Kategori arşivi: Kontrol ve İzleme

PMP Hazırlık – İş Ortamında Uyumluluk ve Kalite– 88

What is the Need for Quality Assurance in Project Management?

Kalite Kontrolün Çıktıları

Proje ekibi çıktıları üretirken, kalite kontrol yaparak çıktıyı gözden geçirir, hem işlevsel hem de işlevsel olmayan gereksinimleri karşıladığını doğrulamaya çalışır, potansiyel iyileştirmeleri belirleyip, önerir. Kalite kontrol, çıktıların uyumluluk gereksinimleriyle uyumlu olup olmadığını doğrular. Herhangi bir kusur veya uygunsuzluk saptarsa, gidermek için geri bildirim verir.

Proje devam ederken, proje yöneticisi Kalite Raporlarını ve tavsiyelerini izlemek, kusurları ele almak veya belirlenen herhangi bir uyumsuzluk sorununu yönetmek için proje ekibiyle koordineli çalışır.

Eskalasyon

Uyumsuzluk belirlendiğinde ve izin verilen toleranslar dahilindeyse proje yöneticisi, değişiklikler önermek için doğrudan ekiple birlikte çalışabilir. Uyumsuzluk sorunu proje yöneticisine tahsis edilen toleransı aşarsa, sorun karara bağlanmak üzere yönetime iletilmelidir.

Proje yöneticisi, her uyumluluk gereksinimi ile ilgili sorunları gözden geçirmeli ve proje ekibinin nasıl ilerleyeceğine karar verecek paydaşları belirlemelidir. Hızlı ve maliyet etkin iyileştirmeler için eskalasyon ile ilgili prosedürler tanımlanmalıdır.

Kalite Yönetimi Planı

Kalite Yönetimi Planı, proje ekibinin gerekli kalite hedeflerine ulaşması için ihtiyaç duyulan kaynakları ve faaliyetleri tanımlar. Kalite gereksinimleri şunları içerebilir:

  • Kullanılacak kalite standartları.
  • Projenin kalite hedefleri.
  • Kalite ile ilgili roller ve sorumluluklar.
  • Proje çıktıları ve kalite denetimine tabi süreçler.
  • Proje için planlanan kalite kontrol ve kalite yönetimi faaliyetleri.
  • Kullanılacak araç ve teknikler.
  • Uygunsuzluk, düzeltici faaliyet prosedürleri ve sürekli iyileştirme prosedürleri.

Denetimler

Kalite denetimleri, kurumsal politikalara, süreçlere ve prosedürlere uygunluğu doğrulamak için kullanılır. Genellikle, iç denetim ekibi veya PYO gibi proje dışından bir ekip tarafından yürütülürler. Denetimler genellikle aşağıdakileri içerir;

  • En iyi uygulamaların, deneyimlerin kullanılmasını sağlamak
  • Uygunsuzluk, sorun ve eksiklikleri belirlemek.
  • Kuruluş veya sektördeki diğer projelerden iyi uygulamaları paylaşmak.
  • Verimliliği artırmak için proaktif olarak iyileştirmeler sunmak.
  • Öğrenilen dersleri vurgulamak.

Yapılacak iyileştirmeler, kalite maliyetini düşürmeli ve proje çıktılarının müşteri tarafından kabulünü artırmalıdır. Denetimler, güncellemeler, düzeltici faaliyetler, kusurı gidermek veya önleyici faaliyetler dahil olmak üzere değişiklik taleplerinin uygulanmasını doğrulamak için kullanılırlar.

Örnekleme

Her bir ürünü veya teslimatı incelemek kalite kontrolünde mümkün olmayabilir. Süreçlerin ve prosedürlerin farklı çıktılarından oluşan bir örneklemi kalite kontrolünden geçirmek uygun olabilir. Uygun örnekleme yaklaşımı, kalite sorunlarının belirlenmesine ve kalite maliyetlerinin düşürülmesine katkı sağlar. Kalite maliyetlerini projenin toplam değeriyle daha iyi hizalamayı sağlar.

Kalite Yönetimi Araçları

Kaliteyi yöneten ekipler, kalite sorunlarını belirlemek için bir dizi araç ve uygulama kullanabilirler;

Projede Uyumluluğu Ölçme Yönergeleri

Proje uyumluluğunu değerlendirirken, hem uyumluluğu doğrulamak hem de uyumsuzluk sorunlarını ve olası düzeltici eylemleri belirlemek gerekir. Bazı yönergeler aşağıdaki gibidir;

  • Teslim edilebilirliği ve süreç uyumluluğunu onaylamak ve düzeltici eylem ihtiyaçlarını belirlemek için kalite kontrol çıktılarını kullanın.
  • Proje toleranslarını belirleyin. Proje yöneticisinin toleranslar dahilinde düzeltici eylemler başlatmasını veya toleransların dışındaki herhangi bir uyumsuzluğu yönetime aktarmasını sağlayın.
  • Kalite Yönetim Planı oluşturun ve herhangi bir uygunsuzluk sorununu mümkün olduğunca erken tespit etmek için kullanın.
  • Denetim ekiplerinin uygun süreç ve prosedürlerin kullanımını nerede ve nasıl onaylayıp doğrulayabileceğini, denetim sonuçlarının iyileştirmeleri nasıl sağlayabileceğini belirleyin.
  • Çıktıları değerlendirmek ve gerekli iyileştirmeleri, düzeltici eylemleri veya kusurları gidermek için kalite yönetimi araçlarından ve tekniklerinden yararlanın.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

#projeyönetimi #pmp #pmpcertification #pmpexam

Paylaşın:

PMP Hazırlık – İş Ortamı ve Uyum– 87

Compliance Management – NaiNov

Uyumluluğa Yönelik Potansiyel Tehditler

Uyumluluğa yönelik birçok potansiyel tehdit vardır;

  • Yeni güvenlik açıklarının ortaya çıkması.
  • Yasal veya düzenleyici gereksinimlerdeki değişiklikler.
  • Uyumluluğu onaylamak için yapılan test ve doğrulama hataları.
  • Teslimatlardaki hatalar veya hatalar.
  • Uyum gereklilikleri konusunda farkındalık eksikliği.

Başarılı proje yöneticileri, proje için uyumluluk gereksinimlerini sürekli olarak gözden geçirir, iletir ve yönetirler. Uyum gereksinimlerindeki değişiklikler ortaya çıktıkça, etkinin değerlendirildiğinden ve değişiklikleri yansıtacak şekilde planların güncellendiğinden emin olurlar.

İşlevsel Olmayan Gereksinimler

İş çözümleri, işlevsel gereksinimlere odaklanma eğilimindedirler. Çıktıların hizmet garantisi düzeyini belirlemek için işlevsel olmayan gereksinimler kullanılır. Ürün veya hizmetin kullanılabilir olacağına güvenebilmemiz gerekir. İşlevsel olmayan gereksinimlerin pek çok türü vardır;

  • Kullanılabilirlik—Hizmet nasıl ve ne zaman kullanılabilir? Hizmet kullanılamaz hale gelirse, çalışması ne kadar çabuk sağlanabilir?
  • Kapasite—Hangi düzeyde hizmet performansı, hız ve verim gereklidir? Hizmeti kullanan paydaş sayısı göz önüne alındığında, talebi karşılamak için yeterli arz var mıdır?
  • Süreklilik—Kriz durumlarında (deprem vb.), operasyonları desteklemek için hizmet ne kadar çabuk kurtarılabilir?
  • Güvenlik—Hizmet ve bilgileri güvenlik risklerinden ve tehditlerinden ne kadar iyi korunuyor? Bilgilerin gizliliği, bütünlüğü ve kullanılabilirliği nasıl garanti ediliyor?

Proje yöneticisi, proje sonucunun yalnızca beklenen işlevselliği değil, aynı zamanda gerekli garanti düzeyini de sağladığından emin olmak için izlenmeli ve yönetmelidir.

Onaylar

Uyum gereksinimlerinin her biri için, çözümün ve içindeki farklı çıktıların uyum gereksinimlerini karşıladığı ilgili paydaşlar tarafından onaylanmalıdır. Onaylar ve onaylayacak kişi sayısı, projenin türüne ve gerekli onayların kapsamına bağlı olarak değişkenlik gösterir.

Onaylar proje süresince veya kapanışta veriliyor olabilir. Onaylama, uyumluluğa yönelik olası tehditler hakkında erken uyarı, farklılıkları yakalamaya olanak sağlar ve sorunu proje zaman çizelgesini etkilemeden, maliyet aşımlarına neden olmadan çözümlemeye yardımcı olur.

Toleranslar

Tolerans, kalite gereksinimi için kabul edilebilir varyasyonun nicelleştirilmiş açıklamasıdır. Proje için kontroller belirlenirken, proje yöneticisinin belirli sorunları etkin bir şekilde yönetmesi ve her konuyu gözden geçirme ve onay için iletmesine gerek kalmadan projeyi kontrol etmesi için tolerans seviyeleri belirlemesi yararlıdır.

Tolerans alanları, bütçe, zaman, kalite ve işlevsel olmayan gereksinimleri içerebilir. Örneğin, proje yöneticisi, bütçe veya zaman varyansı %5’ten az olan sorunları ele alabilir, eşiği aşan tüm farkları yukarıya iletebilir.

Uyumsuzluğun Sonuçlarını Analiz Etme Yönergeleri

Proje sırasında proje yöneticisinin yasal, düzenleyici ve diğer uyumluluk gereksinimlerini belirlemesi ve yönetmesi gerekir;

  • Yasal, düzenleyici ve diğer kısıtlamaları tanımlayın. Proje hedeflerini kısıtlayacak ve uyumluluğu sürdürme olasılığını artıracak iş kurallarını tanımlayın.
  • Uyumluluk gereksinimlerinin kapsamını ve bileşenin uygunluğunun gözden geçirilmesi ve onaylanmasından sorumlu paydaşları tanımlayın.
  • Uyumluluk gereksinimleriyle ilgili inceleme ve onay etkinliklerini izleyin ve yönetin.
  • Uyumluluk gereksinimleriyle ilgili riskleri ve risk yanıtlarını izleyin ve yönetin.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

PMP Hazırlık – İş Ortamı ve Uyumluluk – 86

Project Compliance - Eclipse Regulatory Compliance Specialists Ltd.

Projeler, boşlukta var olmazlar. Şirket içi ve dış ortamlar, projenin çalışmasını etkileyebilirler. Proje yöneticisi olarak, uyumluluğu yönetmeniz, projenin fayda ve değer sağladığından emin olmanız gerekir. Hem iç hem de dış ortamlardaki değişiklikleri takip etmek proje yöneticisinin sorumluluğundadır. Sürekli süreç iyileştirme planı uygulamak, proje başarısının kuruluşunuzda tutarlı bir şekilde tekrarlanmasını sağlayacaktır.

Bu bölümde yer alan yazılar, PMP® Sınav İçeriği Anahattı’nın (EKO) İş Ortamı alanındaki başlıkları ele alacaktır;

  • Uyumluluk ihtiyaçlarını ele almak için gerekli yaklaşımı ve eylemleri belirlemek. (EKO Görev 3.1)
  • Fayda ve değer elde etmek için teslimat seçeneklerini değerlendirmek. (EKO Görevleri 1.10, 3.2, 3.4)
  • Proje kapsamı/birikmiş iş listesi üzerindeki etkiler için dahili ve harici iş ortamını sürekli olarak gözden geçirmek. (EKO Görev 3.3)
  • Projenin kuruluşa etkisini değerlendirmek ve gerekli eylemleri belirlemek. (EKO Görev 3.4)
  • Sürekli iyileştirme çerçevesini değerlendirmek ve sürekli iyileştirme adımlarını uygulamask.

Uyumluluk Gereksinimlerinin Yönetilmesi

Uyumluluk gereksinimlerine ilişkin görünürlüğü sürdürmek ve bunların proje boyunca etkin bir şekilde yönetilmesini sağlamak gerekir.

Bu konu, EKO’da aşağıdakilere yöneliktir;

  • Proje uyumluluk gereksinimlerini onaylayın. (EKO 3.1.1)
  • Uyumluluk kategorilerini sınıflandırın. (EKO 3.1.2)
  • Uyumluluğa yönelik olası tehditleri belirleyin. (EKO 3.1.3)
  • Uyumluluğu desteklemek için doğru yöntemler kullanın. (EKO 3.1.4)
  • Uyumsuzluğun sonuçlarını analiz edin. (EKO 3.1.5)
  • Uyumluluk ihtiyaçlarını ele almak için gerekli eylemleri belirleyin. (EKO 3.1.6)
  • Projenin ne ölçüde uygun olduğunu ölçümleyin. (EKO 3.1.7)

Uyumluluk Gereksinimleri

Projenin ve sonuçlarının yasal veya düzenleyici kısıtlamalara tabi olan yönleri olabilir. Bu nedenle, uyumluluk gereksinimleri proje boyunca tanımlanmalı, izlenmeli ve yönetilmelidir. Bunlar, belirli uygulamalar, gizlilik, hassas bilgilerin işlenmesi vb. olabilir.

Risk Kayıtları

Proje süresince risk kayıtlarını* kullanarak riskleri izler ve yönetiriz. İzlenmesi gereken bazı riskler, yasal ve düzenleyici gerekliliklere uyumla ilgilidir ve aşağıdakileri içermelidir;

  • Risk açıklaması
  • Risk sahibi
  • Risk gerçekleşirse etkisi
  • Risk yanıtları

Proje çıktılarının uygunluk gereksinimlerini karşıladığından emin olmak için test ve doğrulama planları oluşturulmalı ve doğrulama yapılmalıdır. Doğrulama projenin sonuna ertelenmemeli, proje süresi ve maliyet üzerindeki etki dikkate alınarak doğru noktalarda yapılmalıdır. Mümkün olduğunda, tüm çıktılar için yasal ve düzenleyici uygunluk, proje boyunca sürekli olarak doğrulanmalıdır.

Konfigürasyon (Yapılandırma) Yönetim Sistemi

Projenin teslimatları, nihai ürünün temel niteliklerini tanımlayan ve izleme, sürüm oluşturma ve kontrole izin veren konfigürasyon (yapılandırma) yönetim sistemi ile izlenmelidir. Konfigürasyon bilgileri, proje çıktıları ile birlikte teslim edilmeli, müşterinin konfigürasyon yönetim sisteminde izlenmeye devam edilmelidir. İzlenmesi gereken temel özelliklerden biri, belirlenen uyumluluk gereksinimlerini karşıladığına dair her teslimat için doğrulama kanıtı da dahil olmak üzere uyumluluk bilgileridir.

Risk Yanıtları

Riskler ve potansiyel etkileri belirlendikten sonra, proje yöneticisinin diğer paydaşlarla birlikte uygun bir yanıt belirlemesi gerekir. Risk yanıtları çeşitli şekillerde belirlenebilir, gruplandırılabilir;

  • Kaçınma – Ürünle ilişkili risk seviyesinin, elde edilecek değere göre çok yüksek olduğu durumda, risk kapsam dışına alınır.
  • Transfer/Paylaşma – Finansal riskler, riski üstlenecek üçüncü bir tarafa (sigorta vb.) devredilebilir. Kar vb. fayda varsa başka bir tarafla paylaşılabilir.
  • Azaltma – Riskin gerçekleşme olasılığını veya riskin gerçekleşmesi durumunda yaratacağı etkiyi azaltmak için alınan önlemlerdir. Pozitif risklerde, riskin gerçekleşmesi ve bundan fayda sağlama olasılığımızı potansiyel olarak artırmak için önlemler alınabilir.
  • Kabul Etme – Riskin farkında olup kabullenbmektir. Eğer risk gerçekleşirse eyleme geçilir

Uyumluluk Kategorileri Sınıflandırması

Karşılanması gereken yasal ve düzenleyici kısıtlamalarla ilgili olarak, farklı uyumluluk kategorileri belirlenebilir;

  • Çevresel
  • İş Sağlığı ve Güvenliği
  • Yolsuzluk
  • Sosyal sorumluluk
  • Kalite
  • Süreçler

Yürütme Raporları

Proje yöneticileri, proje faaliyetleri, teslimat durumu ve genel ilerleme ile ilgili düzenli olarak raporlama yaparlar. Raporlara, uyumla ilgili riskler ve riskleri yönetmek için alınan önlemler de dahil olmak üzere risklerin ve risk yönetiminin durumu dahil edilmelidir. Bunlar, yasal veya düzenleyici kısıtlamayla teslimatın uyumunu doğrulamak için yapılan test ve doğrulama faaliyetlerini, denetimleri veya diğer eylemleri içerebilir.

Varyans Analizi

Proje yöneticileri, projeyi kontrol etmek ve işleri yolunda tutmak için yapılanlarla birlikte herhangi bir proje değişikliği hakkında düzenli olarak rapor vermelidirler. Uyumla ilgili farklılıklar, projenin çıktılarının kullanılabilirliğini potansiyel olarak etkileyebileceğinden kritik öneme sahiptirler. Varyans analizi, ortaya çıkan varyansı, projeyi veya teslimatı tekrar uyumlu hale getirme planlarını ve uygunluk gereksinimlerini karşılamak için gerekli önerilen tüm değişiklikleri içermelidir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

PMP Hazırlık – Performansı Sunma ve Raporlama – 71

Project Performance Management: Maximize Project Returns

Performans Raporları

Proje ekibinin ilerlemesini, neyi başardığını raporlamak son derece önemlidir. Bu aynı zamanda ekibin çalışması hakkında başkalarıyla iletişim kurması için önemlidir.

Bilgi Panoları – Büyük görsel panolar proje ve projenin ilerlemesi hakkında kullanılabilirler. Amaç, proje hakkında herkese bilgi sunmaktır. Örneğin toplantı odasına asılan, ekibin ilerlemesini gösteren posterler vb.

Scrum Turkey

Kalan İş Grafikleri – Yineleme veya belirli bir zaman periyodunda gerçekleşen ve kalan iş miktarını gösteren grafiktir.

8 Components And Uses Of Burndown Charts In Agile Development - eLearning  Industry

Tamamlanan İş Grafiği – Proje ilerlemesini ve proje ekibi tarafından zaman içinde elde edilen kazanımları gösteren grafiktir.

Burnup Vs. Burndown" Charts: what to use for your project?

Hız Çizelgesi – Ekibin zaman içindeki tamamlanma oranını gösteren ve gelecekteki yinelemeleri tahmin etmeye yardımcı olan grafiktir.

Sprint Velocity - Scrum - Definition, Calculation, Examples & Velocity Chart

Yineleme Kümülatif Akış Diyagramı – Yineleme veya belirli bir zaman periyodunda çeşitli tanımlanmış aşamalarda işin çıktısını gösteren grafiktir.

How to Read the Cumulative Flow Diagram [Infographic] | Nave

Kazanılmış Değer Yönetimi Raporları – Kazanılmış Değer analizi sonuçlarını yansıtan raporlardır.

Earned Value (EV) Report - example (P6 + Excel)

Varyans Analiz Raporları – Gerçek sonuçları, planlanan veya beklenen sonuçlarla karşılaştıran grafiklerdir.

Project Progress Update Report With Variance Analysis | Presentation  Graphics | Presentation PowerPoint Example | Slide Templates

İş Performansı Raporları – Karar verme, eyleme geçme veya farkındalık yaratmayı amaçlayan proje belgelerinden derlenen iş performansı bilgilerinin fiziksel veya elektronik sunumudur.

Work Performance Report - International Institute for Learning

Kalite Raporları – Toplanan kalite ölçümlerine dayalı grafikler ve raporlardır. Kontrol çizelgeleri, Pareto şemaları, histogramlar vb.

Project Test Summary Quality Report | Presentation Graphics | Presentation  PowerPoint Example | Slide Templates

Gösterge Panoları – Fiziksel veya elektronik ilerlemenin özetleridir. Genellikle daha büyük veri kümesini temsil etmek için görseller veya grafiklerle hazırlanırlar.

Project Dashboards - Track Projects in Real Time - ProjectManager

Görev Panoları – Fiziksel veya elektronik yapılması gereken işlerin ve mevcut durumlarının sunulduğu panolardır. Kanban panoları, yapılacaklar listeleri, prosedür kontrol listeleri, Scrum panoları vb.

How to Build a Task Board – Support

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

PMP Hazırlık – İşleri Yapmak – Alınan Dersler – 63

What Lessons Have We Learned in 2020?

Alınan Dersler

Proje sırasında kazanılan bilgi(ler), projenin sonraki aşamaları ve diğer projeler için faydalı olabilir. Bu bilgiler, Alınan Dersler olarak adlandırılır. Proje yaşam döngüsü boyunca meydana gelen hem olumlu hem de olumsuz deneyimler şeklinde olabilir.

“Tekerleği yeniden icat etmek” hem zaman alıcı hem de maliyetlidir. Neyin iyi gittiğini ve nelerin planlandığı gibi gerçekleşmediğini belgelemek için harcanan zaman ve çaba, gelecekte çok büyük faydalar sağlar.

Alınan Derslerle İlgili Önemli Noktalar

İdari(resmi) kapanışta, proje yöneticileri alınan derslerle ilgili aşağıdakileri dikkate almalıdırlar;

  • Zaman Çizelgesi Alınan Dersleri – Tüm zaman çizelgesi sorunlarını içerir. Zaman Çizelgesi veya kaynak kısıtlamalarıyla başa çıkmak için uygulanan yönetim stratejilerini içerirler. En iyi uygulamalar olarak uygulamaya yönelik faydalı yaklaşımları yakalar.
  • Çatışma Yönetimi Alınan Dersleri – Proje ekibi içindeki veya ekip ile müşteriler arasında ortaya çıkan sorunları içerir. Çatışmanın doğası ve kaynağı ile çatışmanın proje üzerindeki etkisine ilişkin belgelerdir. Yönetimin çatışmaya yanıt olarak nasıl müdahale ettiğini içermelidir.
  • Tedarikçiden Alınan Dersler – Yeni satıcı deneyimi ve performansı belgelenmeli ve satın alma departmanı ile paylaşılmalıdır.
  • Müşteriden Alınan Dersler – Müşteri zor ise, bu bilgiler satış ve hukuk departmanlarına iletilmeli ve Alınan Dersler kayıtlarında belgelenmelidir. Müşteri deneyimi olumluysa, gelecekteki satış veya birlikte çalışma potansiyeli belirtilmelidir.
  • Stratejik Alınan Dersler – Öğrenilen stratejik dersler, genellikle organizasyonun proje yönetimi metodolojisinin bazı yönlerini etkileyen veya bir şablonu, formu veya süreci önemli ölçüde iyileştiren derslerdir. Şu sorular ele alınır: Aynı kaynaklarla daha fazlasını yapmak ve işi daha erken teslim etmek için bu proje eserini(belge) yeniden kullanabilir miyiz?
  • Taktiksel Alınan Dersler – Öğrenilen taktik dersler şu sorulara cevap verirler: Bu tür bir projeyi tekrar yapacak olsaydınız, projeyi kusursuz bir şekilde yürütebilmek için neyi durdurmalı, başlatmalı ve devam ettirmeliyim? Bu tür alınan dersler, öneriler geliştirmeye, diğer departman yöneticileriyle önerileri birlikte gözden geçirmeye, uygulama planları geliştirmeye ve bunları uygulamaya odaklanır.
  • Alınan Derslerin Diğer Yönleri – Proje yöneticileri, kapsam, zaman çizelgesi, maliyet, kalite, müşteri memnuniyetini ve sorunlara yanıt olarak alınan her türlü düzeltici eylemi ve benimsenecek yeni uygulamaları dikkate almalıdır.

Denetim ve Bilgilendirme

Denetim, projenin yeterlilik, doğruluk, verimlilik, etkinlik, geçerli metodolojiler ve düzenlemelere uygunluğu dahil olmak üzere hedeflerinin ve başarılarının incelenmesidir.

Bilgilendirme, projenin olumlu ve olumsuz yönlerini, neyin işe yaradığını ve bir dahaki sefere neyin farklı şekilde yapılacağını tartışmanın daha az resmi, daha işbirlikçi bir yoludur.

Alınan Dersler Kayıtları

Projenin başlangıcında, mevcut projede kullanılabilmesi ve alınan dersler veritabanına girilebilmesi için proje sırasında öğrenilen bilgileri kaydetmek için Alınan Dersler Kayıtları(1) tutulmalıdır. Proje ilerledikçe, belirli güçlü yönlerin yanı sıra iyileştirme alanlarını belirlemeye yardımcı olmak için Alınan Dersler Kayıtlarına sürekli olarak bilgi eklenmesi gerekir. Alınan Dersler Kayıtları, kurumsal kültürüne veya gereksinimlere bağlı olarak resmi veya gayri resmi olabilir.

Alınan Dersler Kayıtları birçok biçimde olabilir. En basit yöntem, ekip üyelerinin gözlemlerini gerçek zamanlı olarak ekleyebilecekleri bir belgedir. Başka bir form, ekip üyelerinin gözlemlerini girebileceği konular (kapsam, zaman çizelgesi, maliyet, kalite vb.) için klasörler içeren ve kullanıcıların yorumlarını uygun kategorilere girmelerini sağlayan yapıdır.

Alınan Dersler, projenin sonunda derlenebilir. Proje kapanış toplantısında paylaşılabilir ve ileride başvurmak üzere arşivlenebilir.

Her proje için Alınan Dersler Kayıtları oluşturulur ve saklanır. Bu kayıtlar, mevcut ve gelecekteki proje ekipleri için Organizasyonel Süreç Varlıkları haline gelecektir. Yapılmış işler hakkında organizasyonun bilgi tabanından faydalanabilecek ve hataları tekrar etmekten kaçınabilecek ve aynı zamanda devam eden organizasyonel öğrenmeden yararlanabileceklerdir.

(1)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 104.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

PMP Hazırlık – İşleri Yapmak – Sorun Yönetimi – 61

What's the Problem with Incident and Problem Management? - ITSM.tools

Projelerde Sorun Yönetimi

Projelerde, her şey yolunda gitmeyebilir, doğru yönetilmezse kapsamı, zaman çizelgesini veya maliyeti etkileme potansiyeli olan durumlar ortaya çıkabilir. Bu durumlara sorun adı verilir.

Bu konu, ECO’da aşağıdaki maddelere yöneliktir;

  • Bir riskin ne zaman sorun haline geldiğini anlamak. (EKO 2.15.1)
  • Proje başarısını elde etmek için sorunu en uygun yöntemle ele alın. (EKO 2.15.2)
  • Sorunları çözme yaklaşımı konusunda ilgili paydaşlarla işbirliği yapın. (EKO 2.15.3)

Sorunlar

Proje hedefleri üzerinde etkisi olabilecek mevcut bir durum olarak tanımlanır ve proje ekibinin ele alması gerekir.

İzleme ve kontrol süreçlerinde sorunlar fark edilebilir;

Riskler ve Sorunlar

Risk, projeyi etkileyebilecek bir olay, sorun, gerçekleşmiş ve projeyi etkileyecek olan risktir. Aşağıda bu terimler arasındaki farklar ı görebilirsiniz;

Risk

  • Geleceğe odaklanır
  • Olumlu veya olumsuz olabilir
  • Risk Kayıtlarında belgelenir
  • Verilecek cevaba “risk yanıtı” denir

Sorun

  • Şimdiki zamana odaklanır
  • Her zaman olumsuzdur
  • Sorun Kayıtlarında belgelenir
  • Cevaba “geçici çözüm” denir

Sorun haline gelen birkaç risk örneği:

Risk    

  • Proje yöneticisi projeden ayrılabilir.
  • Bir tedarikçi greve gidebilir.
  • Kar yağışı projeyi durdurabilir ve geciktirebilir.

Konu

  • Proje yöneticisi istifa eder.
  • Tedarikçide grev var.
  • Kar yağışı projeyi durdurdu ve geciktirdi.

Risk Yönetiminin amacı, projenin karşı karşıya kalabileceği riskleri belirlemek ve öncelikli risklere yanıt geliştirmektir. Projeleri “her şey yolunda”dan “büyük bir sorunumuz var”a götüren öngörülemeyen olaylar gerçekleşir ve sorun haline gelirler.

Sorun Kayıtları

Sorun kayıtları, sorunlarla ilgili bilgilerin kaydedildiği ve izlendiği belgedir. Projenin süresince ortaya çıkan ve çözmek için araştırma gerektiren sorunları, tutarsızlıkları veya çatışmaları izlemek için kullanılır.

Amaç proje kapatılmadan önce her sorunu çözmektir. Ancak her zaman gerçekleşmeyebilir çünkü sorun, proje yöneticisinin kontrolü dışında olabilir. Örneğin grev o kadar uzun sürebilir ki proje hedeflerine ulaşılamaz ve proje başarılı bir sonuca varılmadan kapatılır.

Her sorun, onu çözmeye odaklanabilecek yalnızca bir kişiye atanmalıdır.

Sorun Çözme

Bir sorun ortaya çıktığında, derhal Sorun kayıtlarına eklenmelidir. Her sorunun, çözümün ilerlemesini izlemekten ve proje yöneticisine raporlamaktan sorumlu sahibi olmalıdır. Surunun çözümüne ilişkin tahmin edilen tarih gerçekçi olmalı ve bu tarihte çözmek için gayret edilmelidir.

Sorunlar, açık konuların sayısını yönetilebilir bir sayıda tutmak amacıyla her proje durum toplantısının gündeminde yer almalıdır. Sorunların, proje üzerinde artan etkisi tespit edildiğinde proje sponsoruna iletilmelidir.

Bkz: Projelerde Problemlere Yaklaşım

Sorunları Çözme Yönergeleri

Sorun çözümü için aşağıdaki yönergeler izlenir;

  • Kuruluşunuzun Sorun kayıtları şablonunu kullanın veya sıfırdan oluşturun.
  • Potansiyel sorunların, Sorun Kayıtlarına işlenebilmesi için proje yöneticisine derhal rapor etmeleri için proje ekibi üyelerini eğitin.
  • Sorunları, Sorun Kayıtlarına girin, sorunun sahibini ve çözüm için son tarih atayın.
  • İlerlemeyi izleyin ve her proje durumu toplantısında açık olan her sorunu masaya yatırın.
  • Her soruna yanıt geliştirin.
  • Yanıtın etkisini değerlendirin.
  • Yanıtı doğrulayın.
  • Sorunu kapatın.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

PMP Hazırlık – İşleri Yapmak – Değişiklik Yönetimi – 60

Why top-notch PM ought to be an effective Change Manager

Projelerde Değişiklikleri Yönetmek

Proje yöneticisi, projede kaçınılmaz olarak ortaya çıkacak değişiklikleri tahmin edebilen, bunlara yanıt verebilen ve bunlarla başa çıkabilen etkili değişim yöneticisidir. Proje süresince, doğru zamanda ele alınmadığı takdirde projede riske dönüşebilecek değişiklikler ortaya çıkar. Proje yöneticisinin değişiklikleri uygun şekilde ele alması gerekir.

Bu konu, ECO’da konulara yöneliktir;

  • Değişim ihtiyacını önceden tahmin etmek ve kabullenmek. (EKO 2.10.1)
  • Değişimle başa çıkmak için strateji belirlemek. (EKO 2.10.2)
  • Metodolojiye göre değişiklik yönetimi stratejisini yürütmek. (EKO 2.10.3)
  • Projeyi ilerletmek için değişiklik yanıtı belirlemek. (EKO 2.10.4)

Değişiklik Yönetimi Planı

Çoğu proje, bir veya daha fazla değişikliğe uğrar. Yeni veya değişen gereksinimler, projenin kapsamını, zaman çizelgesini, maliyetini, risklerini ve kalitesini etkileyebilir. Projenin yürütme veya izleme&kontrol süreçlerinde, bu alanlardan herhangi birine yönelik değişiklik ihtiyacını ortaya çıkabilir. Değişiklik Yönetimi Planı(1), değişiklik kontrol kurulunu oluşturan, yetkisinin kapsamını belgeleyen ve değişiklik kontrol sisteminin nasıl uygulanacağını açıklayan proje yönetim planının bileşenidir.

Değişiklik Yönetimi Planı aşağıdaki soruları yanıtlayabilir:

  • Kim(ler) değişiklik önerebilir?
  • Değişikliği tam olarak ne oluşturur?
  • Değişikliğin proje hedefleri üzerindeki etkisi nedir?
  • Değişiklik talebini onaylamadan veya reddetmeden önce değerlendirmek için hangi adımlar gereklidir?
  • Bir değişiklik talebi onaylandığında, değişikliği gerçekleştirmek için gerekli eylemleri kaydetmek için hangi proje belgeleri değiştirilmelidir?
  • Değişikliklerin tamamlandıklarını doğrulamak için nasıl bir yol izlenecek?

Değişiklik Yönetimi Planı, Proje Yönetimi Planının alt planıdır. Değişiklik tanımında, kapsam değişiklikleri değişiklik olarak kabul edilirse, değişikliklerin nasıl değerlendirileceğini, önceliklendirileceğini, kapsam/iş birikim listesi değişiklikleri olarak nasıl entegre edilceğini açıklar.

Proje Değişikliklerinin Nedenleri

  • Hatalı ilk tahminler – Deneyim veya bilgi eksikliği, değişebilir yanlış veriler, aşırı iyimserlik, teknolojik zorluklar, güvenilmez kaynaklar vb. sebep olabilir. Bu tahminlerin gerçekçi olmasını sağlamak ve mümkün olduğunca doğru olması, kontrol sürecini daha yönetilebilir hale getirir.
  • Spesifikasyon değişiklikleri – Ürün veya hizmet için yeni seçenekler ortaya çıktıkça, müşteriler, sponsorlar veya proje yöneticisi projenin kapsamını genişletebilir.
  • Yeni düzenlemeler – Proje çalışması ilerlerken, hükümet veya sektöre özel düzenlemeler yapılabilir. Yeni düzenlemeler devam eden proje ile ilgili ise, proje değişikliği gerekli hale gelir. Yeni düzenlemelere uyum sağlamak için planlama gözden geçirilir.
  • Kaçırılan gereksinimler – Çoğu zaman gereksinimler görüşmelerle belirlenir. Şartname vb. tam olarak belirlendiği durumlar olabilir. Her iki durumda da kaçırılan gereksinimler sonradan ortaya çıkabilirler.

Değişiklik Kontrol Sistemi

Değişiklik Kontrol Sistemi(2), proje çıktılarında ve dokümantasyonda yapılan değişikliklerin nasıl yönetildiğini ve kontrol edildiğini açıklayan prosedürdür. Etkili bir değişiklik kontrol sistemi, talep edilen değişiklikleri yetkilendirmek veya reddetmek için gerekli formları, izleme yöntemlerini, süreçleri ve onay düzeylerini içerir. Değişiklik kontrol sistemleri genellikle Değişiklik Kontrol Kurulu (DKK) tarafından maliyet, zaman ve ürün kalitesini etkileyen sorunların ele alınacağını belirtir.

Değişiklik Kontrol Kurulu (DKK)

Değişiklik Kontrol Kurulu (DKK), projedeki değişiklikleri gözden geçirmek, değerlendirmek, onaylamak, ertelemek veya reddetmekten vb. kararları almaktan ve iletmekten sorumlu resmi olarak yetkilendirilmiş bir gruptur. Normalde DKK, proje sponsoru, müşteri ve kilit paydaşlarla yakın bir şekilde çalışır.

DKK sorumlulukları tanımlanmış, belgelenmiş ve paydaşlar, müşteriler ve proje ekibi tarafından kabul edilmiş olmalıdır. DKK toplantılarında alınan kararlar, yazılı hale getirilir ve gerekli paydaşlara iletilir.

Değişiklik Kontrol Stratejisi

Değişiklik yönetimi, proje değişikliklerini yapılandırılmış ve standartlaştırılmış bir şekilde yönetme sürecidir. Beş ana aşamadan oluşur.

  1. Değişikliği tanımlama – Projede yapılması gereken değişiklikleri tanımlamaktır. Değişiklikler projeyi olumlu veya olumsuz etkileyebilir. Projede yer alan herkes tarafından belirlenir.
  2. Değişlik Formu Doldurma – Değişiklikleri belgelemek ve başlatmak için resmi bir talep yazısıdır.
  3. Etkinin Analiz Edilmesi – Ortaya çıkabilecek ve olumsuz etkisi olabilecek sorunları belirlemeyi ve değerlendirmeyi içerir. Proje yöneticisi tarafından yapılacaktır.
  4. Eylem Planı – Uygun paydaşlar ile alınması gereken önlemler ve onaylanan değişikliklerin uygulanması koordinasyonunu içerir.
  5. Güncelleme – İlgili proje yönetim planı bileşenlerinin güncellenmesini içerir.

Etkili Değişiklik Yönetiminin Avantajları

Etkili değişiklik yönetimi, proje yöneticilerine avantajlar sunar;

  • Daha hızlı tepki süresi.
  • Değişikliklerin maksimum izlenebilirliği.
  • Değişim ihtiyaçları konusunda artan ekip farkındalığı.
  • Ekip ve paydaşların dahili ve harici olarak artan katılımı.
  • Değişiklik gereksinimleri için daha etkin ekip desteği.
  • Etkili bir şekilde ilerlemek için bir organizasyonel çerçeve.

Onaylanmış Değişiklik Talepleri

Onaylanmış değişiklik talepleri(3), değişiklik yönetimi planına göre gözden geçirilip onaylanan ve uygulanmaya hazır olan taleplerdir. Onaylanan değişiklikler maliyetleri, kapsamı, zaman çizelgesini, kaliteyi, prosedürleri, planları veya politikaları etkileyebilirler. Onaylanan değişiklikler aşağıdakileri gerektirebilir:

  • Düzeltici eylem: Proje yönetim planı ile proje çalışmasının performansını ayarlamaktır.
  • Önleyici eylem: Proje yönetim planı ile proje çalışmasının gelecekteki performansını hizalamaktır.
  • Sorun Çözümü: Proje içindeki bir uygunsuzluğu düzeltmektir.
  • Güncellemeler: Proje belgelerini ve planlarını proje değişikliklerini yansıtacak şekilde değiştirmektir.

Proje Değişikliklerini Yönetme Yönergeleri

Temel Çizgileri etkileyen değişiklikleri yönetmek, proje kapsamının ve performansın bütünlüğünün korunmasını sağlar. Değişiklikler üzerinde anlaşmaya varıldığından emin olmak ve meydana gelen değişiklikleri sürekli olarak yönetmek, değişikliklerin proje süresi, maliyet ve kalite endişeleri üzerindeki etkisini en aza indirir. Değişiklik kontrolünü etkin bir şekilde gerçekleştirmek için aşağıdaki yönergeler izlemelidir;

  • Değişikliğin uygun maliyetli olduğundan emin olun. Uygulamak, tasarruf edilenden daha fazla paraya mal olmamalıdır.
  • Değişiklik taleplerini değerlendirmek için proje paydaşlarından oluşan DKK kurun.
    • Planla karşılaştırıldığında değişikliğin boyutu nedir?
    • Değişikliğin proje zaman çizelgesi, maliyet ve kalite hedefleri üzerindeki etkisi nedir?
    • Değişikliğin potansiyel riskleri ve faydaları nelerdir?
  • Değişikliklerin proje temel çizgileri üzerindeki etkilerini belgeleyin.
  • Değişikliği uygulamadan önce tüm değişiklik talepleri için uygun taraflardan onay alın.
  • Orijinal ürün özelliklerinde yapılan değişiklikleri belgelemek ve kontrol etmek için konfigürasyon yönetimini kullanın.
  • Bilgi alanlarındaki değişiklikleri uygun şekilde koordine edin. Örneğin, önerilen zaman çizelgesi değişikliği maliyet, risk, kalite ve/veya personel alımını etkiler mi?
  • Proje performansını ölçmek ve planlanan sapmaların düzeltici eylem gerektirip gerektirmediğini değerlendirmek için performans raporlarını kullanın. Alınan kararlarının etkinliğini artırmak için performans raporlarının zamanında ve doğru hazırlandığından emin olun.
  • Beklenen performansı proje planına uygun hale getirmek için gerekli düzeltici eylemi belirleyin.
  • Sorunların kaynağını ve ciddiyetini belirleyin.
  • Proje planını ve hedeflerini gözden geçirin.
  • Düzeltici eylem kararlarını etkileyebilecek proje içindeki ve dışındaki faktörleri göz önünde bulundurun.
  • Mevcut alternatifleri belirleyin.
  • Her bir alternatifin maliyet, zaman çizelgesi, kalite ve risk üzerindeki etkisini değerlendirerek alternatifler arasından seçim yapın.
  • Temel Çizgileri etkileyen değişiklikleri yansıtmak için proje planını güncelleyin.
  • Alınan dersleri belgeleyin;
    • Varyansın nedenleri
    • Değişikliklerden etkilenen proje temel çizgileri
    • Önerilen karar verme sürecinin ve düzeltici eylemin arkasındaki mantık
    • Değişiklik kontrolü sırasında öğrenilen diğer dersler

(1)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 88

(2) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 115.

(3)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Altıncı Baskı, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 93.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

PMP Hazırlık – İşleri Yapmak – Eserler ve Yapılandırma Yönetimi – 59

Project Management Artifacts · Blog · ActiveCollab

Proje Eserleri Oluşturmak

Projeler, proje kapsamının ara ve nihai ürünleri olan çıktılar yaratırlar. Projeler, yaşam döngüleri boyunca eserler(belgeler) yaratır.

Bu konu, ECO’da aşağıdakilere yöneliktir;

  • Proje eserlerini yönetmek için gereksinimleri belirleyin. (EKO 2.12.1)
  • Proje bilgilerinin güncel ve erişilebilir tutulduğunu doğrulayın. (EKO 2.12.2)
  • Proje eser yönetiminin etkinliğini sürekli olarak değerlendirin. (EKO 2.12.3)

Proje Eser Özellikleri

Proje eseri, projenin yönetimi ile ilgili herhangi bir belgedir. Proje ekibi, mevcut projenini ilerlemesi ve diğer projelere fayda sağlamak için proje süresince birçok eser yaratır ve güncel tutar.

Eserler, yaşayan belgelerdir. Proje gereksinimleri ve kapsamındaki değişiklikleri yansıtmak için resmi olarak güncellenirler.

Proje eserlerine aşağıdakiler örnek olarak verilebilir;

  • Kabul kriterleri
  • Varsayımlar
  • İş durumu
  • Değişiklik Talepleri
  • Kısıtlar
  • Alınan Dersler
  • Toplantı tutanakları
  • Proje Sözleşmesi
  • PowerPoint vb. sunumlar
  • Gereksinimler
  • Kapsam
  • Kapsam temel çizgisi
  • Alt proje yönetim planları (Kapsam Yönetimi Planı, Gereksinim Yönetimi Planı, Değişiklik Yönetimi Planı vb.)

Çevik projelerde ise;

  • Ürün İş Listesi
  • Ürün Artışı
  • Ürün Yol Haritası
  • Ürün Vizyon Beyanı
  • Sürüm Planı
  • Sprint İş Listesi

PMBOK 7’de Yer alan Proje Eserleri ile ilgili olarak aşağıdakile okuyabilirsiniz;

PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 88 – Eserler – 1
PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 89 – Eserler – 2
PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 90 – Eserler – 3
PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 91 – Eserler – 4
PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 92 – Eserler – 5
PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 93 – Eserler – 6
PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 94 – Eserler – 7
PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 95 – Eserler – 8

Yapılandırma (Konfigürasyon) Yönetimi

Yapılandırma (Konfigürasyon) Yönetimi, üretilmekte olan bir ürün veya hizmette yapılan değişikliklerin yanı sıra zaman çizelgesi güncellemeleri gibi proje belgelerinde yapılan değişiklikleri yönetmek için kullanılır. Teknik ve idari nitelikteki değişiklikleri içerebilir. Konfigürasyon yönetimi aşağıdaki amaçlarla kullanılır;

  • Ürün yinelemelerini kontrol etmek.
  • Ürün özelliklerinin güncel olduğundan emin olmak.
  • Ürün prototiplerini, test standartlarını, çizimleri veya planları gözden geçirme ve onaylama adımlarını kontrol etmek.

Yapılandırma (Konfigürasyon) yönetimi aşağıdakilere odaklanır;

  • Hangi iş ürünlerinin yönetileceği
  • Bu ürünlerin nasıl oluşturulacağı, saklanacağı, revize edileceği, belgeleneceği ve arşivleneceği.
  • Bunu yapmak için süreçler ve yetki seviyeleri.
  • Farklı revizyon türleri için adlandırma prensipleri (örneğin, Rev 1, Rev 2 veya Rev 1, Rev 1.1 vb.).
  • Artırımlı olarak piyasaya sürülecek ürünler için sürüm yönetimi.

Konfigürasyon Yönetim Sistemi

Yapılandırma (Konfigürasyon Yönetim Sistemi)*, proje yapılarını izlemek ve bu yapılarda yapılan değişiklikleri kontrol etmek için kullanılır. Yapılandırma (Konfigürasyon) yönetim sisteminin alt sistemlerinden biri de değişiklik kontrol sistemidir.

Konfigürasyon yönetim sistemi, entegre değişiklik kontrolü ile birleştirildiğinde, proje içindeki onaylanmış değişiklikleri ve temel çizgileri yönetmenin standart ve etkili yollarını sağlar. Konfigürasyon kontrolü, çıktıların ve süreçlerin belirlenmesini içerirken, değişiklik kontrolü, proje ana hatlarındaki değişiklikleri tanımlamayı, kaydetmeyi ve denetlemeyi içerir.

Sürüm Kontrolü

Sürüm kontrolü, daha önce yapılmış değişiklikleri geri almanıza olanak verecek şekilde kaydeden sistemdir. Yazılımlarda veya belgelerde her güncellemede, güncelleme otomatik kaydedilir ve ardından yeni bir sürüm numarası verilir. Sürüm kontrol sistemi, tarih/zaman damgası ve değişiklikleri yapan kullanıcının adını içerebilir, böylece geçmişe ilişkin dijital bir iz sağlanır.

Proje yönetimi sistemi, proje yönetim planı, alt proje yönetim planları, kapsam ve diğer belgeler vb. önemli eserler için sürüm kontrolü içermelidir.

Eserlerin Depolanması/Dağıtılması

Proje eserleri, onları kullanan kişilerin erişebileceği bir yerde saklanmalıdır. Ekip üyelerinin tek bir yerde bulunduğu küçük projeler, kolayca erişilebilecekleri dosyalarda tutulabilir. Sistem, projenin karmaşıklığı göz önüne alınarak yönetilebilir olmalıdır.

Bulut tabanlı depolama sistemleri, özellikle ekip üyelerinin coğrafi olarak dağıtıldığı daha büyük projeler için uygundur. Kullanıma hazır sistemler aşağıdaki özelliklere sahiptir;

  • Sürüm kontrolü.
  • Belge çıkış ve giriş tarihi, kimin güncellediği kayıtları.
  • Kullanıcı tabanlı belge güvenliği (salt okunur, oluşturma, oluşturma ve düzenleme, salt düzenleme, silme vb.).
  • Belge oluşturulduğunda veya düzenlendiğinde belirli kullanıcılara otomatik e-posta bildirimi.

Proje Eser Yönetimi

Proje Eser Yönetimi, proje belgelerini oluşturmak, depolamak, almak ve dağıtmak için kullanılan prosedürleri içerir. Etkili bir eser yönetim sistemi aşağıdakileri içerir;

  • Gereksiz bürorasi olmadan belgeleri üretmenin ve kontrol etmenin yolları.
  • Standartlaştırılmış formatlar ve şablonlar.
  • Belgelerin gözden geçirilmesi ve onaylanması için yapılandırılmış bir süreç.
  • Sürüm kontrolü ve güvenliği.
  • Belgelerin zamanında dağıtımı.

Eser Yönetimi sisteminizi planlarken kendinize şu soruları sorun:

  1. Projeniz ne tür belgeler gerektiriyor? Bazı belgeler tüm projeler için standarttır (ör., gereksinim listesi, kapsam bildirimi, İş Kırılım Yapısı, vb.), diğerleri Proje Yönetim Ofisi (PMO) veya üst yönetim tarafından istenebilir.
  2. Her belgenin amacı nedir? Bu sorunun yanıtı, belgeyi aşırı karmaşık olmaması için “doğru boyutlandırmanıza” yardımcı olur.
  3. Bu belgeler nasıl ve ne zaman kullanılacak?
  4. Belgelerin oluşturulmasında kimlerin katkısı olacak?
  5. Bir belgeye erişim belirli kişilerle sınırlı olmalı mı ve eğer öyleyse bunu nasıl uygulayacaksınız?
  6. Eser yönetim sistemi projenin boyutuna ve karmaşıklığına “uyuyor” mu?

Proje Eser Yönetiminin Etkinliğini Sürekli Olarak Değerlendirme Yönergeleri

Proje eserlerinin yönetiminin etkinliğini sürekli olarak değerlendirmek için şu yönergeleri izleyin:

  • Projeniz için uygun konfigürasyon yönetimi seviyesi belirleyin.
  • Proje yönetimi belgeleri ile ilgili organizasyonel prosedürleri takip edin.
  • Projeniz için uygun eser yönetim sistemi geliştirin. Şu konulara özellikle dikkat edin:
    • Gerekli belge türleri ve amaçları.
    • Belge oluşturmayı kolaylaştıran şablonlar.
    • Belgelerin yazarları, gözden geçirenleri ve onaylayıcıları.
    • Belgelere sürüm kontrolünü uygulayın, böylece değişiklikleri yeniden yapılandırabilir ve gerekirse önceki bir sürüme dönebilirsiniz.

(1)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 41, 701.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

PMP Hazırlık – Projeye Başlamak – Yönetişim – 47

Even Small Businesses Need Corporate Governance | Yale Insights

Proje Yönetişim Yapısını Oluşturma

Kuruluşlar, stratejik yön ve performans parametreleri oluşturmak için yönetişim yönergelerini kullanırlar. Stratejik yön, iş arayışlarını yönlendirmek için amaç, beklentiler, hedefler ve eylemler sağlar ve iş hedefleriyle uyumludur. Proje yönetimi, proje başarısını artırmak için stratejik yön ile uyumlu olmalıdır.

Bu konu, ECO’da aşağıdaki maddelere yöneliktir;

  • Bir proje için uygun yönetişimi belirleyin. (EKO 2.14.1)
  • Yönetime aktarma yollarını ve eşikleri tanımlayın. (EKO 2.14.2)

Proje Yönetişimi

Proje Yönetişimi(1), organizasyonel, stratejik ve operasyonel hedeflere ulaşmak için benzersiz bir ürün, hizmet veya sonuç yaratmak için proje yönetimi faaliyetlerine rehberlik eden çerçeve, işlevler ve süreçlerdir. Kuruluşun proje yaşam döngüsü üzerinde gözetimini ve başarısını sağlayan metodolojidir. Proje yöneticisi ve ekibinin projeyi yönetmesi için yapı, süreçler, karar verme modelleri ve araçları sağlar. Projeye kritik destek sağlayan, projenin kullanması için etkin, güvenilir ve tekrarlanabilir proje uygulamalarını tanımlayarak, belgeleyerek ve ileterek projeyi kontrol etme ve projenin başarısını artırma yöntemidir. Proje Yönetim Ofisi (PYO) olan büyük kuruluşlarda, yönetişim genellikle PYO tarafından sağlanır ve kontrol edilir.

Proje Yönetim Çerçevesi (2)

PMBOK® Kılavuzunda proje yönetişim çerçevesi aşağıdakileri içerir:

  • Proje başarısı ve teslim edilebilir kabul kriterleri.
  • Sorunları belirleme, iletme ve çözme süreci.
  • Proje ekibi, organizasyon grupları ve dış paydaşlar arasındaki ilişki.
  • Proje rolleri ile proje organizasyon şeması.
  • İletişim süreçleri ve prosedürleri.
  • Proje karar verme süreçleri.
  • Proje yönetişimi ve organizasyon stratejisini uyumlu hale getirmek için yönergeler.
  • Proje yaşam döngüsü yaklaşımı.
  • Aşama kapısı veya aşama incelemeleri için süreç.
  • Proje yöneticisinin yetkisini aşan değişikliklerin gözden geçirilmesi ve onaylanması süreci.
  • İç paydaşları proje süreci gereksinimleriyle uyumlu hale getirme süreci.

Proje Fazları

Projeler, bir veya daha fazla teslimat üreten faaliyetleri temsil eden fazlara ayrılabilirler. Proje fazı(3), bir veya daha fazla çıktının tamamlanmasıyla sonuçlanan, mantıksal olarak ilişkili proje aktivitelerinin toplamıdır. Bir fazın çıktısı genellikle bir sonraki faza geçiş veya girdidir. İş daha küçük, daha odaklanmış bölümlerde temsil edildiğinden, fazların yönetimi, planlamayı ve kontrolü kolaylaştırır. Bazı kuruluşların tüm projelerde standart fazları vardır.

Yönetişimin Proje Yaşam Döngüsüne Uygulanması

Her fazın başında, projede yapılan önceki varsayımları doğrulamak ve geçerli kılmak, riskleri analiz etmek ve faz çıktılarını elde etmek için gereken süreçleri ayrıntılı olarak açıklamak gerekir. Belirli bir fazın kilit çıktıları üretildikten sonra, eksiksizliği ve kabulü sağlamak için aşamanın sonunda gözden geçirme yapılması gereklidir. Bu yöntem sonraki aşamanın başlangıcını ifade etse de, proje için büyük riskler söz konusu olduğunda veya hedefler değiştiğinde faz kapatılabilir veya proje sonlandırılabilir.

Yönetime Aktarma Yolları

Geçiş kapısı veya son nokta olarak da bilinen faz değerlendirme kapısı (4), bir sonraki faza devam etme, onaylama, kontrol etme, kabul verme veya projeyi sonlandırma kararının verildiği bir fazın sonunda yapılan gözden geçirmedir. Her gözden geçirme, her fazın çıkış kriterlerini karşılayıp karşılamadığını ve bir sonraki faza geçmeye uygun olup olmadığını kontrol etmek için kullanılır. Bu kriterler, projenin devam etmesi için eşik görevi görürler. Bu yaklaşımın avantajı, projenin spekülasyon ve varsayıma dayalı büyük bir karardan ziyade bilgiye dayalı artan kararlarla kontrol edilmesidir. Bu yaklaşımın dezavantajı, proje ekibinin güvence, onay ve destek için yönetime daha fazla başvurduğu izlenimini yaratabilmesidir.

Yazılım geliştirme projeleri, kalite kapısı adı verilen özel bir tür faz kapısı kullanabilirler. Bir önceki fazın sonucuna büyük ölçüde bağlı olan bir fazdan önce yer alırlar. Kalite kapısı süreci, proje yaşam döngüsündeki fazlar arasındaki geçişi belirlemenin ve kaydetmenin resmi bir yoludur.

Aşama kapıları gibi, geçiş kapısı incelemeleri de Altı Sigma projelerinde bir proje fazının belirlenen tüm hedefleri karşılayıp karşılamadığını ve bir sonraki faza geçmeye uygun olup olmadığını kontrol ederler. Bir faz geçiş onayı alındığında, proje bir sonraki faza geçebilir.

Fazlar Arası İlişkiler

Birden fazla faza sahip projeler genellikle proje üzerinde daha fazla kontrol sağlayan ve istenen ürün, hizmet veya sonucun elde edilmesine yardımcı olan sıralı bir süreç izleyeceklerdir. Çok fazlı projeler, projenin yaşam döngüsü boyunca birden fazla fazlar arası ilişkiye sahip olabilirler. Bu gibi durumlarda, kontrol düzeyi, etkinlik ve belirsizlik derecesi gibi faktörler, fazlar arasında uygulanabilecek ilişkiye karar verilmesini gerektirir. Bu faktörlere dayanarak, projenin farklı fazları arasında aşağıdaki iki ilişki türü de uygulanabilir;

  • Sıralı ilişkiler, yalnızca önceki faz tamamlandığında başlayan ardışık fazları içerirler. Bu ilişki, belirsizlik seviyesini azaltır.
  • Örtüşen ilişkiler, önceki fazın bitiminden önce başlayan fazları içerirler. Bu ilişki, risk seviyesini arttırır ve önceki aşamadan bir şey bir sonraki aşamayı doğrudan etkiliyorsa, yeniden çalışmaya neden olabilir.

Proje için Uygun Yönetişimin Belirlenmesine Yönelik Yönergeler

Projelerin genellikle birkaç fazı vardır. Fazların verimli bir şekilde planlanması ve yürütülmesi önemlidir. Bir proje için uygun yönetişimi (5) belirlemek için yönergeler aşağıdadır;

  • Karar verme yetkisi olan üst düzey yöneticileri kararlara dahil edin.
  • En uygun yönetişim hedeflerini seçin ve basit tutmaya çalışın.
  • Tüm yönetişim faaliyetlerinden sorumlu olacak deneyimlilerden oluşan bir grup oluşturun.
  • Projeler, programlar ve portföyler için ayrı ayrı yönetişim uygulayın.
  • Yönetişim sürecini proje paydaşları için şeffaf tutun.
  • Yönetişimin gelişen bir süreç olduğunu unutmayın ve bu süreçte öğrendiklerinizi alınan dersler haline getirerek, yararlanın.

(1) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 44.

(2) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) –Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 44-45.

(3) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 20.

(4) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 21.

(5) Referans: Association for Project Management, Directing change: A guide to governance of project management. High Wycombe, UK, 2004, Sayfa 6.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

PMP Hazırlık – Projeye Başlamak – Tedarik – 46

For P2P Success, Close the Gaps Between AP and Procurement | Institute of Finance & Management

Tedariklerin Kapatılması (1)

Sözleşme gerekleri tamamlandıktan sonra alıcıdan satıcıya yazılı bildirim yapılarak tedarik kapatılır. Resmi onay genellikle sözleşmede ve Tedarik Yönetim Planında belirtilen hüküm ve koşullarda gerçekleşir. İhaleler, sözleşmeler yerine getirildikçe kapatılır. Her zaman projenin sonunda gerçekleşmeyebilir.

Tedariklerin kapatılması sürecinde aşağıdakiler gerçekleştirilir;

  • Tüm çıktıların alıcı tarafından kabul edilebilir olduğunun doğrulanması.
  • Tedarikçiye yapılan ödemelerin nihai olarak ödenmesi.
  • Tüm sözleşme kayıt ve belgelerinin arşivlenmesi.

Tedariklerin Kapatılmasına Yönelik Yönergeler

Tedariklerin kapatılmasına ilişkin yönergeler aşağıdaki gibidir;

  • Gerekli tüm ürün veya hizmetlerin satıcı tarafından gerçekleştirildiğinden emin olun.
  • Alıcı tarafından sağlanan tüm varlıkların veya bilgilerin iade edildiğinden emin olun.
  • Bekleyen tüm sözleşme sorunlarını çözün.
  • Tedarik sürecinin başarılarını ve başarısızlıklarını belirlemek ve satıcının performansını değerlendirmek için bir tedarik denetimi (2) gerçekleştirin.
  • Ödenmemiş faturaları ve ödemeleri gözden geçirin.
  • Sözleşme ile ilgili tüm belgeleri arşivleyin.
  • Satıcıya sözleşmenin tamamlandığına dair resmi yazılı bildirimde bulunun.
  • Tüm tedariklerin kapatıldığını paydaşlara iletin ve gerekiyorsa Organizasyonel Süreç Varlıklarını (OSV) güncelleyin.

Tedarikleri Kapatmada Dikkat Edilmesi Gerekenler

Tedarikleri ve Sözleşmeleri Yönetme Yönergeleri

Proje büyüklüğünden bağımsız olarak, proje yöneticisi, proje tedariklerini yönetmekten sorumludur. Deneyimli proje yöneticileri, kuruluşlarının tedarik, satın alma ve hukuk departmanlarının sözleşme yönetimi uzmanlığına başvurur. Etkili tedarik kontrolü, satıcı performansının sözleşme gerekliliklerini ve hedeflerini karşılamasını sağlar. Tedarikleri kontrol etmek için aşağıdaki yönergeleri izlenmelidir;

  • Tüm sözleşme ile ilgili yazışmaları saklayın.
  • Sözleşme değişiklik kontrol sistemi geliştirin ve uygulayın. Sistem, projenin entegre değişiklik kontrol sistemi ile uyumlu olmalı ve aşağıdakileri içermelidir:
    • Sözleşme değişikliği talebinde bulunmak için gerekli formlar ve evraklar.
    • Sözleşme performans izleme yöntemi.
    • Değişiklik taleplerini onaylama prosedürleri.
    • Sözleşme ile ilgili anlaşmazlıklarını inceleme ve çözme prosedürleri.
  • Her sözleşme değişikliği talebinin risk(ler)ini değerlendirin.
  • Tüm sözleşme değişikliklerini belgeleyin ve değişikliklerin etkilerini proje yönetimi planına ve alt planlarına entegre edin.
  • Satıcı için performans raporlama sistemi geliştirin ve uygulayın. Performans raporlama sistemi aşağıdakileri içermelidir:
    • Zaman ve maliyet temel çizgisi, kalite kriterleri.
    • Gerçekleşen zaman, maliyet ve kalite bilgileri.
    • Durum raporlaması, yerinde ziyaretler ve ürün incelemesi vb. sözleşme performansının izlenmesine yönelik prosedürler.
    • Teslim edilen mal veya hizmetlerin kabul edilme prosedürleri. Teslimatın tamamını kabul etme, teslimatın tamamını reddetme veya bir kısmını kabul etme seçeneklerini içerebilir.
  • Satıcıdan beklenen performans raporlama özelliklerini sözleşmede açıklayın.
  • Proje ilerlemesini izlemek için performans kilometre taşlarını ayarlayın.
    • Projenize bağlı olarak, kilometre taşları olarak kısmi teslimatlar, ürünün seçilen bölümlerinin tamamlanması veya bitmiş ürünün ön versiyonları olabilir.
    • Kilometre taşlarının önceden belirlendiğinden ve satıcı ile üzerinde anlaşmaya varıldığından emin olun.
    • Her kilometre taşı için bir son tarih, kalite ve tamlık konusunda satıcı ile uzlaşın.
  • İş başka bir lokasyonda gerçekleştiriliyorsa, satıcının işinin nasıl ilerlediğini belirlemek için yerinde ziyaretler yapın.
    • Yerinde ziyaretlerin maliyetine duyarlı olun.
    • Ziyaretleri önceden planlayın, her ziyaret için gündem belirleyin ve yalnızca gereken süreyi kullanın.
  • Sözleşmeye ve projenin ödeme sistemine uygun olarak onaylanmış faturaları ödenmeleri için ilgili departmana gönderin.

Tedariklerin Yürütülmesindeki Kritik Noktalar

(1)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 499.

(2)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 498.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın: