Kategori arşivi: Kontrol ve İzleme

Proje Yönetiminde Denge Ölçütleri

Projelerde dengeyi ölçümlemez ve koruyamazsanız, tüm dengeleri bozabilir, projeleri başarısızlığa sürükleyebilirsiniz.

En temel Proje Denge Ölçütleri aşağıdaki gibidir;

  • Kapsam, Zaman Çizelgesi ve Maliyet İzleme Süreçlerinin Verimliliği
  • Maliyetleri Yönetmek için Kullanılan Araç ve Tekniklerin Maliyeti
  • Zaman Çizelgesini Yönetmek için Kullanılan Araç ve Tekniklerin Maliyeti
  • Sözleşme Değişiklik Yönetimi Sisteminin Verimliliği
  • Proje Yönetimi Planında Yer Alan Alt Planların Revizyonları

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Projelerde Performans Ölçütleri

Tüm projeler için veya proje özelinde projenin performansının ölçümlenmesi gerekir. Bu konuda bazı performans ölçütleri aşağıdaki gibidir;

  • Gereksinimlerin tamlığı – Gereksinimlerin tam olarak gerçekleştirilmesi. Gereksinim Listesindeki tüm gereksinimlerin, beklentilere uygun tamamlanması
  • Tahmin doğruluğu – Planlanan ile gerçekleşenler arasındaki farklar (zaman, maliyet)
  • Yeniden çalışma kapsamı – Tekrar yapılması gereken iş sayısı veya işi tekrar yapmak için harcanan efor
  • Kilometre taşı sayıları – Tamamlanan ve/veya geciken kilometre taşı sayısı
  • İş Kırılım Yapısı – Planlanan kapsam gerçekleşen arasındaki farklar doğrultusunda İş Kırılım Yapısının yeterliliği
  • Problemler – Yaşanan, çözülen ve çözülemeyen problem sayıları
  • Kaynaklar – Planlanan ile gerçekleşen kaynak kullanımı, kullanılan kaynakların verimliliği
  • Sonuçlar – Beklenen çıktılar ile gerçekleşenler arasındaki farklar
  • Risk – Atlanan risk sayısı, riske yanıt planlarının etkililiği
  • Paydaşlar – Toplantıya katılım, destek verme, kararlara katılım, performans artışı
  • Değişiklikler – Değişiklik sayısı, değişikliklerin projeye etkisi (kapsam, zaman, maliyet, kalite vb.)

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

 

Paylaşın:

Proje Yönetimi Başarı Ölçütleri – 3

Döngü Süresi – İki tür döngü süresi ele alınır: proje ve geliştirme yaşam döngüsü. Proje yaşam döngüsü, bir projenin başlangıcından bitimine kadar olan süreçtir. Geliştirme Yaşam Döngüsü, projede yürütme sürecinin başlangıcından bitimine kadar olan süreçtir.

Döngü süresi, proje yaşam döngüsünü tamamlamak için gereken süredir.

Döngü süresi ölçütleri standart performansa dayalı olarak belirlenir. Yani, benzer projelerin döngü süreleri, standart proje yaşam döngüsü süresini belirleyebilmek için kıyaslanabilir.

Döngü sürelerinin ölçümü, aynı zamanda, proje yaşam döngüsünde tamamlamak için yürütülen herhangi bir sürecin ölçümlenmesi için kullanılabilir.

Döngü süreleri ne kadar kısaysa, yatırımın dönüşü o kadar hızlıdır. Tüm döngü sürelerinin kısa olması şirketin tamamlayabileceği proje sayısının fazla olduğunu gösterir.

Gereksinim Performansı – Gereksinimlerin karşılanması, proje yönetimi için önemli başarı ölçütlerinden biridir. Bu ölçütü ölçmek için çözümün gereksinimi tamamen karşıladığını belirleyebilecek önlemler geliştirmeniz gerekir.

Gereksinim performans endeksi, proje sonuçlarının gereksinimlerin karşılanma derecesini ölçebilir.

Ölçülebilen gereksinim türleri, işlevsel gereklilikler (ürünün yapması gereken bir şey veya yapması gereken bir eylem), işlevsel olmayan gereklilikleri (ürünün kullanılabilirliği, performansı vb.) içerir.

Uyum kriterleri, genellikle gereksinimlerin netleştirilmesi sonrası elde edilir.

Gereksinimler yakından incelenerek ve gereksinim sahibinin ne istediğini ifade edip etmediğini belirleyerek uygun ölçütleri belirleyebilirsiniz.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Proje Yönetimi Başarı Ölçütleri – 2

Maliyet Performansı – Kazanılmış Değer / Gerçekleşen Maliyet

Maliyet Performans Endeksi, maliyet verimliliğinin bir ölçütüdür. Gerçekleştirilen çalışmanın parasal değerini (kazanılan değer) kazanılan değeri elde etmek için harcanan gerçek maliyetlere bölerek belirlenir. Maliyet performansının doğru bir şekilde tahmin edilebilmesi, şirketlerin projeye yatırım sermayelerini güvenli bir şekilde tahsis etmelerini, finansal risklerini azaltmalarını ve sermaye maliyetinin azaltılmasını sağlar. Maliyet Performans Endeksi, bütçe tahminlerinin doğruluğunu gösterir.

Zaman Çizelgesi Performansı – Kazanılmış Değer / Planlanan Değer

Zaman çizelgesi performans endeksi, kazanılan değerin planlanan değere oranı olarak ifade edilen zaman çizelgesi verimliliğinin ölçütüdür. Zaman çizelgesini doğru bir şekilde tahmin etme, pazara zamanında grime vb. konularda yardımcı olur. Zaman Çizelgesi Performans Endeksi, zaman çizelgesi tahminlerinin doğruluğunu gösterir.

Kazanılmış Değer Analizini öğrenmek için Hayatımız Proje – Proje Yönetimi Başvuru Kaynağı eğitimine kayıt olabilirsiniz;

Proje Ölçütleri ve Ölçüt Yönetimi eğitimi için aşağıdaki linke tıklayınız

Paylaşın:

Proje Yönetimi Başarı Ölçütleri – 1

Yatırımın Geri Dönüşü – (Fayda/Maliyet) x 100

Projeye yapılan yatırımın faydaya bölünmesi ile bulunur. 100 ile çarpmak yatırılan her liraya geri dönüşü yüzdesel değerini bulmayı sağlar. Fayda, elde edilen kar, maliyet düşüşü, çıktı kalitesinin artması gibi düşünülebilir. Önemli olan parasal değerini ifade edebilmektir. Maliyetler, projenin dolaylı (genel giderler vb.) ve doğrudan (personel, ekipman vb.) tüm maliyetleridir.

Verimlilik

Her birim girdinin ürettiği çıktı ile bulunur. Verimlilik ölçütleri, proje ekibinden ve diğer girdilerden ne kadar yararlandığınızı gösterir. Kaynaklar sadece personel olarak değil, ekipman, malzeme, dış kaynak vb. olarakta görülmelidir. Şirketler genellikle çalışan başına geliri anahtar ölçüt olarak kullanmaktır. Çalışan başına düşen gelir, çalışanın şirkete maliyetine bölünür. Bu orana “Çalışan Verimlilik Oranı” denir. Diğer verimlilik ölçütleri, çalışan başına düşen proje sayısı, çalışan başına üretim miktarı vb. olabilir. Doğru verimlilik ölçütlerini seçmek için, ölçülmekte olan çıktının, müşteriler için bir değer yaratıp yaratmadığını belirlemek gerekir.

Kalitenin Maliyeti – Kalite Maliyeti / Gerçekleşen Maliyet

Kalitenin maliyeti, bir işin ilk defada doğru yapılmamasından dolayı kaybedilecek para miktarıdır. Şartname şartlarını veya beklentileri karşılamayan ürün veya hizmetler ortaya koyan toplam işgücü, malzeme ve genel maliyetleri içerir. Bu maliyetlere ek olarak denetim, yeniden çalışma, aynı işi tekrar yapma, kusurlu ürünler, değiştirmeler ve geri ödemeler, şikayetler, müşteri kaybı ve itibarın zararı sayılabilir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Neden Proje Dokümantasyonu?

Proje dokümantasyonu, proje ile ilgili oluşturulan belgeleri (proje planları, analizler, kayıtlar, raporlar vb.) kapsar. Dokümantasyon süreci sadece kağıt yığını oluşturmaktan daha büyük bir amaca hizmet eder.

Dokümantasyon, projenin hedeflerini, risklerini ve kısıtlarını planlarken kritik düşünmeyi tetikler ve yapılandırır. Herhangi bir belge, düşüncenin, eylemlerin kanıtıdır.

Dokümantasyon, insanların, kafalarında saklayamayacakları ayrıntıları yönetmelerini sağlar. Böylelikle, günlük proje çalışmaları sırasında kolayca göz ardı edilen küçük detaylar ve bugün kolayca hatırlanan daha büyük şeyler bir arada saklanabilir.

Dokümantasyon, zaman geçtikçe değerini kaybedebilir veya personel değişiklikleri sonucu kaybolabilir. Günümüzde elektronik ortamda dokümanların tutulması bu sıkıntıların önüne geçmiştir.

Dokümantasyon, proje ekibi ve paydaşları senkronize ederek, proje ile ilgili değişikliklerin, sorunların ve ilerleyişin takip edilebilmesini, kayıt altına alınmasını sağlar.

Dokümantasyon, içeriği ile beraber yeterince düşünülüp doğru bir şekilde hazırlanmadığı için bazılarınca değersiz veya ek iş yükü olarak görülebilir. Dokümantasyonun amaca uygun hazırlanmış olması, neden değerli olduğunun tüm paydaşlara açıklanması ve gerekirs nasıl doldurıulacağı hakkında eğitimler verilmesi gerekir.

Dokümantasyon doğru içerikle, doğru zamanda hazırlanmamış, doğru kişi hazırlamamış ve doğru kişilere iletmemiş ise, dokümanı alanlar gereğini yerine getirmiyorlarsa dokümantasyon sürecinde problem var demektir.

Zamanlama: Dokümantasyon geç veya erken hazırlanmamalıdır. Sonradan hazırlanan dokümantasyon göz boyamadır. Erken hazırlanan bir dokümantasyon hatalı bilgiler içeriyor olabilir. Belgelerin güncel tutulması, basit, pratik ve doğru bilgi girişinin düzenli yapılması gerekir.

Kullanım: Profesyonel sorumluluk, hazırlanan plan vb. belgelerin kullanılmasını gerektirir. Gerçekleştirilen eylemlerde, hazırlanan dokümanlar (planlar vb.) esas alınmıyorsa plan yapmanın bilinmediği ya da gerçekçi olmayan bir plan yapıldığı düşünülebilir.

İçerik: Yetersiz veya eksik içerik, zamanında oluşturulup doğru şekilde kullanılsa bile, dokümanın değerini azaltır. Örneğin, maliyetleri gerçekçi yansıtmayan bir durum raporu, riske yanıt planlarını içermeyen risk analizi vb.

Dokümantasyonun temel amacı projedeki riskleri azaltmaktır. En basit projede bile belirli ayrıntılar insan beyninin yakalaması, hatırlaması ve yönetebilmesi için fazladır. Proje dokümantasyonu düzgün yapıldığında, paydaşların beyinlerinin dinamik, hareketli bir uzantısı olarak faydasını gösterecektir.

Dokümantasyon, projenin tüm detaylarını kafalarımızda tutmak zorunda kalmadan projenin farklı alanlarındaki bilgiyi yönetebilmemizi, doğru ve hızlı karar vermemizi sağlar.

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Anlaşmalar (Agreements)

Anlaşmalar, projenin ilk amaçlarını tanımlayan herhangi bir doküman veya iletişim olarak tanımlanır. Sözleşme, mutabakat zaptı (MOU), anlaşma mektupları, sözlü anlaşmalar, eposta vb. şeklinde olabilir.

Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesinin geliştirilmesi sürecinde projenin ilk amaçlarını belirlemek amacıyla kullanılır. Sözleşme, ortak niyet bildirgesi, hizmet seviyesi anlaşması, anlaşma mektubu, niyet mektubu, sözlü anlaşma, e-posta ya da başka yazılı anlaşmalar şeklinde olabilir. Genel olarak, harici bir müşteri için yapılan projelerde sözleşme kullanılır.

Proje İşlerinin İzlenmesi ve Kontrolü sürecinde işi yapan dış kaynaksa,  Proje Yöneticisi anlaşma doğrultusunda ilerlenmesini güvence altına almaya çalışır.

Proje ya da Faz Kapanışı sürecinde Tedarik Yönetimi Planında da yer alan ve anlaşma ile belirlenmiş resmi faz ya da proje kapanış kurallarını içerdiği için ihtiyaç duyulur. Büyük ve karmaşık projelerde birden fazla anlaşma olabilir.

Gereksinimlerin Toplanması sürecinde proje ve ürün gereksinimlerini içerdiği için kullanılır.

Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi sürecinde tedarikçilerin taahhüt ettikleri zaman çizelgelerine erişebilmek için gereklidir.

Bütçenin Belirlenmesi sürecinde anlaşmalar, satın alınmış veya alınacak ürünler, hizmetler veya sonuçlarla ilgili geçerli anlaşma bilgileri ve maliyetler için gereklidir.

Kalitenin Kontrolü sürecinde proje Belgeleri altında anlaşmalar girdi olarak kabul edilir. Aynı sürecin çıktısı olarak anlaşmaların güncellenebileceği belirtilmektedir.

Kaynakların Kontrolü sürecinde özellikle dış kaynaklara yönelik olarak yeni ve planlanmamış kaynak ihtiyaçlarının karşılanması veya mevcut kaynaklardan dolayı ortaya çıkabilecek problemlerde ne yapılacağına yönelik prosedürleri içerdiği için girdi olarak kullanılır.

Risklerin Tanımlanması sürecinde eğer dışarıdan kaynak tedariği söz konusuysa kilometre taşı tarihleri, sözleşme tipi, onay kriterleri, ödül ve cezaları içeren anlaşma içerikkeri girdi olarak kullanılır.

Proje tedarik yönetimi süreçleri, alıcı ile satıcı arasında hukuki belgeler olan sözleşmeler de dahil anlaşmaları kapsar Sözleşme, satıcıya, değeri olan bir şeyi (örneğin, belirlenmiş ürünleri, hizmetleri ya da sonuçları) temin etme, alıcıya da para ya da başka değerlerle ödeme yapma yükümlülüğü getiren, karşılıklı olarak bağlayıcı bir anlaşmadır. Anlaşma basit ya da karmaşık olabilir.

Tedarik sözleşmeleri, alıcının ve satıcının yerine getirmesi gereken şartları içerir. Tüm tedariklerin projeye özel ihtiyaçları karşılamasını ve aynı zamanda organizasyonun tedarik politikalarına uygun olmasını sağlamak, proje yönetim ekibinin sorumluluğundadır.

Uygulama alanına bağlı olarak sözleşme yerine, anlaşma, kontrat, mukavele, alt sözleşme ya da satın alma emri terimleri kullanılabilir.

Tüm proje belgeleri belli şekillerde gözden geçirme ve onaylara tabi olmakla birlikte, sözleşmeler veya anlaşmalar yasal olarak bağlayıcı olmalarından dolayı , genellikle daha kapsamlı onay süreçlerine tabidirler.

Tedariklerin yürütülmesi sürecinin çıktısı olarak Anlaşma  belgelerinin başlıca içeriği aşağıdaki gibidir;

  • Çalışma bildirimi ya da teslimatlar,
  • Zaman çizelgesi ve kilometre taşları,
  • Performans raporlama,
  • Fiyatlandırma ve Ödeme koşulları,
  • Tetkik, kalite ve onay kriterleri,
  • Garanti ve Ürün Desteği,
  • Cezalar ve Teşvikler,
  • Sigorta ve teminat mektupları ,
  • Alt yüklenici onayları ,
  • Genel kural ve koşullar,
  • Değişiklik taleplerinin nasıl ele alınacağı ve
  • Fesih ve alternatif ihtilaf çözümü mekanizmaları.

Tedariklerin Kontrolü sürecinde anlaşmalar, taraflar arasındaki şartlardır ve her bir tarafın görevleriyle ilgili şartları içerir. Anlaşmanın içerdiği değişiklik kontrolü hükümleri uyarınca, sözleşme kapanışından önceki herhangi bir tarihte karşılıklı rızayla değiştirilebilir. Bu değişiklikler genellikle yazılı hale getirilir.

Paydaşların Tanımlanması sürecinde anlaşmanın taraflarını ve ihtiyaç duyulabilecek ek paydaşları belirleyebilmek için anlaşmalara ihtiyaç duyulur.

Paydaş Katılımını Sağlama Planlama sürecinde, dış kaynakların ve satıcıların etkin katılımını sağlamak için yapılacak planlama için şirketin satın alma departmanı ile koordine bir şekilde çalışılması gerekir. Bu sağlamak için anlaşmalara ihtiyaç duyulur.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

 

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Tamamlama için Gerekli Performans Endeksi – TGPE (To Complete Performance Index (TCPI))

Projelerde, bekleyen işlerin tamamlama maliyetinin, kalan bütçeye oranı olarak ifade edilir. Projenin hedefini tutturabilmek için kalan kaynaklarla başarılması gereken maliyet performansının ölçümü için kullanılır. Kısaca özetlemek gerekirse projenin gelecekteki maliyet performansını gösterir.

Projenin gelecekteki maliyet performansını ölçebilmek için iki farklı onaylı bütçe dikkate alınabilir: Planlanan Bütçe (PB) veya Tahmini Tamamlanma Maliyeti(TTM).

Böylece TGPE şöyle hesaplanır: Kalan İşlerin Değeri / Kalan Bütçe

Kalan işlerin Değeri, Planlanan Bütçeden, Kazanılmış Değer (KD) çıkarılarak bulunur. Örneğin PB-KD

İki şekilde yaklaşmakta fayda vardır: Bütçeye göre ve bütçe aşımına göre. Her iki yaklaşımda TGPE formülü değişecektir;

Durum 1: Planlanan Bütçeye göre

TGPV= (PB – KD) / (PB – GM(Gerçekleşen Maliyet))

12 ayda bitmesi gereken ve 100.000 TL bütçeli (PB) bir proje düşünelim. 6. Aya gelindiğinde 55.000 TL harcanmış (GM) ve işin %60’ı bitirilmiş olsun.

  • Planlanan Bütçe (PB)= 100.000
  • Gerçekleşen Maliyet (GM) = 55.000
  • Planlanan Değer (PD) = 50.000
  • Kazanılmış Değer (KD) = 60.000
  • Maliyet Performans Endeksi (MPE) = KD / GM = 60 / 50 = 1.1

MPE > 1 olduğu için bütçenin altında kalınmış demektir. TGPE formülü PB doğrultusunda olmalıdır;

TGPE= (PB – KD) / (PB – GM)

= (100.000 – 60.000) / (100.000 – 55.000)

= 40.000 / 45.000

= 0,89

Bunun anlamı, projeyi, 0.89 olan Maliyet Performans Endeksi ile tamamlayacağınızdır.

Durum 2 – Proje Bütçeyi aştıysa

TGPE = (PB – KD) / (TTM – GM)

12 ayda bitmesi gereken ve 100.000 TL bütçeli (PB) bir proje düşünelim. 6. Aya gelindiğinde 60.000 TL harcanmış (GM) ve işin %40’ı bitirilmiş olsun.

  • Planlanan Bütçe (PB)= 100.000
  • Gerçekleşen Maliyet (GM) = 60.000
  • Planlanan Değer (PD) = 50.000
  • Kazanılmış Değer (KD) = 40.000
  • Maliyet Performans Endeksi (MPE) = KD / GM = 60 / 50 = 0.67

MPE < 1 olduğu için bütçenin altında kalınmış demektir. TGPE formülü TTM doğrultusunda olmalıdır;

TTM = PB / MPE = 100,000 / 0.67 = 149,253

TGPE= (PB – KD) / (TTM – GM)

= (100,000 – 40,000) / (149,253 – 60,000)

=60,000 / 89,253

=0.67

TCPI = 0.67

Bunun anlamı, projeyi, 0.67 olan Maliyet Performans Endeksi ile tamamlayacağınızdır.

Günde 1.000 m2 boya yaparak 10 günde tamamlanacak bir proje düşünelim. 10 günde toplam 10.000 m2 boya yapılacak. 5 gün sonra sadece 3.000 m2 boyandığını fark ettiniz. Kalan 5 günde 7.000 m2 boya yapılması gerekiyor. Yani günde 1.400 m2. Basitçe söylemek gerekirse TGPE sizin gelecekte göstermeniz gereken performanstır. MPE sizin geçmiş performansınızdır.

  • TGPE < 1 ise iyi durumdasınız.
  • TGPE >1 ise daha iyi bir performans sergilemeniz gerekiyor.
  • TGPE = 1 ise aynı maliyet performansı ile ilerleyebilirsiniz.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Projelerde Baskıyı Yönetmek

Proje Yöneticilerinin ne yaptıkları değil neyi başardıkları önemlidir. Yönetimler “durum” raporundan çok “ilerleyiş” raporu görmek isterler.

Projeler zaman zaman hızlarını kaybedebilirler. Bu tip zamanlarda raporlama konusunda ihtiyaç artmaya başlar. Gidişata ilişkin kaygılar ne olup bittiğini anlama ihtiyacı doğurur.

Bu tip durumlarda geçmiş projelerde aynı durumu yaşamış kişileri bulmak, mevcut durumu değerlendirmelerini ve desteklerini istemek faydalı olur.  

Proje Yöneticisinin gidişata ilişkin suçlama veya mazeret üretmek yerine projenin geri kalanına ilişkin planlarını, taktiklerini, yöntem ve araçlarını hızlıca gözden geçirmesi gerekir.

Kısa vadede başarılacaklar belirlenmeli, uzun vade başarılacaklar varsayımları ile birlikte açıklanmalıdır.

Proje Yöneticisi üzerindeki baskıyı savuşturmak yerine verime dönüştürebilecek yöntemlerin peşine düşmelidir.

Yönetim ve müşterinin beklentileri gerçekleşmediğinde baskının artacağı unutulmamalıdır. Baskıyı ekibe aktarmak çözüm olmayacak, problemleri artıracaktır. Önemli olan baskıyı yönetebilmektir.

Projenin başında ne tip tersliklerin ortaya çıkabileceği Yönetim ve Müşteri ile paylaşılmalıdır. Yönetimin ve müşterinin projenin başarısızlığı durumunda içine düşecekleri zor durumlar dikkate alınmalıdır. İlk defa gerçekleştirilen projelerde, gereksinimlerin net olmadığı projelerde vb. neler yaşanabileceğini Yönetime ve Müşteriye anlatın.

Yaşanabilecek aksiliklere hazırlı olun, beklenmedik durum planlarınızı yapın.

Projeye yönelik verilecek taahhütler konusunda samimiyetin önemini tüm paydaşlara açıklayın.

Üzerinizdeki baskıyı ekibinizle paylaşarak görüşlerini alın, dengelemeye çalışın.

Projeyi olumsuz etkileyebilecek karar veya değişiklikleri yönetmeye çalışın. Karar verme ve değişiklik yönetimi sürecinin sistemik olması için girişimde bulunun.

Zamanında bilgiledirmenin önemini unutmayın, unutturmayın. Görmezden gelmek ya da ötelemek çözümden çok soruna yol açacaktır.

Üzerinizdeki baskının moral bozukluğuna, motivasyon kaybına yol açmaması için ekibinize profesyonel yaklaşın.

Projelerde beklentiler ile gerçekleşmeler örtüşmediğinde baskı artacaktır. Projenin başında beklentilerin netleştirilmesi gerekir. Proje ile ilgili verilen taahhütler ve karşı tarafın ne anladığı konusunda tüm paydaşlarla uzlaşmaya çalışın.

Projelerde kilometre taşları teslimatları (başarı noktalarını) tanımlamak için kullanılır. Her kilometre taşında neyin başarılacağının anlaşılmasını sağlamak ve göstermek baskıyı azaltacaktır.

Kilometre taşlarına yaklaştıkça gerilim artabilir. Her kilometre taşında ortaya bir şeyler koymak önemlidir. Düzenli izleme ve kontrollerle proje ekibinin odağını kaybetmemesini sağlayın, ilerleyiş konusunda Yönetimi bilgilendirin. Yönetimin projenin nasıl gittiği konusunda endişeleri baskıya dönüşür.

Projelerde işleri “ötelemek” yapılması gerektiğinde baskıya dönüşür. Her şeyi vaktinde ve doğru yapmaya odaklanın.

Projenin yolunda gittiğini ve kontrol altında olduğunu, beklentilerin karşılanacağını ve karşılandığını düzenli aralıklarla Yönetime ve Müşteriye raporlayın.

Kendi önünüzdeki engelleri Yönetim ile paylaşmak, ekibin önündeki engelleri kaldırmaya çalışmak baskıyı azaltacaktır.

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Değişiklik Kontrol Araçları

Değişiklik Kontrol Araçları, elle veya otomatik araçlarla değişiklik ya da yapılandırma (konfigürasyon) yönetimine, Değişiklik Kontrol Grubunun (Change Control Board) aktivitelerine destek vermek için kullanılır. 

Entegre Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi sürecinde konfigürasyon veya değişiklik yönetimi  elle veya otomatik araçlarla yapılır. Konfigürasyon Kontrolü teslimat ve süreçlerin spesifikasyonlarına odaklanırken değişiklik kontrolü proje belgelerine, teslimatlarına, temel çizgilere yönelik değişikliklerin tanımlanmasına, belgelenmesine, onaylanmasına veya reddedilmesine odaklanır.

Araç seçimi, organizasyonel veya ortam durumuna, kısıtlara göre paydaş beklentileri doğrultusunda yapılır.  

Seçilen araçların Yapılandırma (Konfigürasyon) Yönetimini aşağıdaki konularda desteklemesi gerekir;

  • Yapılandırma (Konfigürasyon) Kalemini Tanımlama – Konfigürasyon kaleminin seçilmesi ve tanımlanması, onaylanmış ve tanımlanmış ürün konfigürasyonunu belirlemek, ürünlerin ve belgelerin kayıt altına alındığını göstermek, değişikliğin ve bu konudaki sorumlulukların belirlendiğini gösteresi açısından önemlidir.
  • Yapılandırma (Konfigürasyon) Kalemi Durumunun Kayıt Altına Alınması ve Raporlanması – Her Yapılandırma (Konfigürasyon) Kalemine ilişkin bilginin kaydedilmesi ve raporlanması önemlidir.
  • Yapılandırma (Konfigürasyon) Kalemlerinin Onaylanması ve Tetkikinin Gerçekleştirilmesi – Konfigürasyonun onaylanması ve Yapılandırma (Konfigürasyon) Kalemi tetkikleri proje konfigürasyon kalemlerinin bir bütün olarak doğru olduğunu göstermesi, değişikliklerin kayıt altına alındığını, değerlendirildiğini, onaylandığını, izlendiğini ve doğru bir şekilde hayata geçirdiğini göstermesi açısından önemlidir. Aynı zamanda Yapılandırma (Konfigürasyon) belgelerinde yer alan fonksiyonel gereksinimlerin gerçekleştirildiğini gösterir.

Seçilen araçların Değişiklik Yönetimini aşağıdaki konularda desteklemesi gerekir;

  • Değişikliklerin Tanımlanması – Süreç veya proje belgelerine yönelik değişikliklerin tanımlanması ve seçimi
  • Değişikliklerin Kayıt Altına Alınması – Değişiklik talep sürecinden geçen değişiklik taleplerinin belgelenmesi
  • Değişikliklere Karar Verme – Değişikliklerin gözden geçirilerek, onaylanması, reddedilmesi, ertelenmesi veya proje belgeleri, teslimatlar veya temel çizgilere yönelik yeni kararlar alınması
  • Değişikliklerin İzlenmesi – Değişikliklerin kayıt altına alındığının, değerlendirildiğinin, onaylandığının, izlendiğinin ve ilgili paydaşlarla sonuçların paylaşıldığının doğrulanmasıdır.

Değişiklik Kontrol Araçları değişiklik taleplerinin ve alınan kararların yönetilmesine destek olurlar. Değişiklik Kontrol Kuruluna paydaşların bilgilendirilmesi vb. konularda yardımcı olurlar.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın: