Kategori arşivi: Maliyet Yönetimi

PMP Hazırlık – Projeye Başlamak – Bütçe ve Maliyet Temel Çizgisi – 29

Project Budget Management: Everything You Need To Know - ClearPoint Strategy

Bütçe Tahminleri

Proje bütçesinin tahmin edilmesi, maliyet temel çizgisi oluşturmak için aktivitelerin veya iş paketlerinin tahmini maliyetlerinin bir araya getirilmesi sürecidir. Proje bütçesi, kapsam temel çizgisinde ve proje zaman çizelgesinde tanımlandığı şekilde projeyi tamamlamak için gereken tüm finansmanı içermelidir. Projenin maliyet performansı, maliyet temel çizgisine göre ölçülür.

Maliyet Temel Çizgisi

Maliyet temel çizgisi, yalnızca resmi değişiklik kontrol prosedürleriyle değiştirilebilen ve gerçekleşen sonuçlarla karşılaştırma yapmak için temel olarak kullanılan, yönetim rezervleri hariç, zaman bazlı proje bütçesinin onaylanmış versiyonudur. Zaman bazlı proje bütçesi dönemsel maliyet tahminlerinin kümülatif halidir. Nakit akışı da denilir.

Maliyet temel çizgisi öngörülen risklerden kaynaklı ek maliyetlerin ortaya çıkması olasılığına karşı Beklenmedik Durum Yedeklerini içerir. Maliyet temel çizgileri, her projenin benzersiz bütçesine ve zaman çizelgesine bağlı olarak projeden projeye değişiklik gösterir.

Maliyet temel çizgisi oluşturulduktan sonra, proje yöneticisi için bir taahhüt haline gelir. Proje yöneticisi, bir zaman perspektifi ile, projeye taahhüt edilen fonları maliyet temel çizgisiyle eşleştirmeye çalışmalıdır.

Maliyet Temel Çizgisi Hazırlama Yönergeleri

Maliyet temel çizgisi, proje yaşam döngüsü boyunca maliyet performansının izlenmesine ve ölçülmesine yardımcı olur. Maliyet temel çizgisini hazırlamak için aşağıdakilere dikkat edilmesi gerekir;

  • İKY, proje zaman çizelgesi, maliyet tahminleri ve risk yönetim planı gibi maliyet temel çizgisini hazırlamak için gerekli girdileri toplayın.
  • İşlerin ne zaman gerçekleşeceğini görmek için proje zaman çizelgesini kullanın.
  • Her iş paketi için, gerçekleşeceği zaman dilimini esas alarak fon tahsis edin.
  • Ek masraf riskini karşılamak için bir beklenmedik durum yedeği ekleyin.
  • Düşük risk değerlerine sahip iş paketleri için beklenmedik durum yedekleri eklemeyin.
  • Her bir dönem için maliyetlerin toplamını hesaplayın ve grafik ile gösterin.
  • Maliyet temel çizgisini onaylatın ve ilgi proje paydaşları ile paylaşın.

Proje Bütçesi Bileşenleri

Proje bütçesi, bir dizi bileşenden oluşur. Bütçe, aktivitelerin maliyet tahmininden başlayarak oluşturulur. Aktivitelerle ilişkili bilinen riskler aktif kabulleniliyorsa beklenmedik durum yedeği eklenir. Örneğin, bir evin temelini inşa ederken, planlanmamış ikinci bir gün için kazı ekipmanının kiralanması vb.

Aktivite maliyetleri daha sonra iş paketi seviyesine toplanır ve iş paketi seviyesindeki riskler için beklenmedik durum yedeği eklenir.

Maliyet temel çizgisini oluşturmak için tüm iş paketi tahminleri toplanır. Sponsor, öngörülemeyen riskler (bilinmeyen-bilinmeyenler) için bir yönetim rezervi ekleyebilir. Sonuç, proje bütçesidir.

Bütçe Zorlukları

Bütçe aşağıdaki konulardan etkilenir;

  • Yeni veya değişen proje gereksinimleri.
  • Yeni riskler
  • Mevcut risklerin olasılıkları veya etkilerindeki değişiklikler.
  • Ekonomik koşullar, tedarik sözleşmesi değişiklikleri, kaynak maliyetleri vb. Sebeplerle maliyet tahminlerinde yapılan değişiklikler.

Bunlardan herhangi biri meydana geldiğinde, aşağıdakilerden biri veya birkaçı değişmelidir:

  • Proje bütçesi
  • Proje maliyetleri
  • Proje Zaman Çizelgesi
  • Kapsam

Bütçe sabit kalırsa ve ek fon yoksa, proje değişmek zorunda kalır.

Finansman Limiti Uzlaşması

Finansman limiti uzlaşması, proje fon limitleri ile planlanan harcamalar arasındaki farklılıkları belirlemek için planlanan harcamaları, proje için ayırılan fon taahhüdü ile uyumlaştırma sürecidir. Projelerde sermaye akışını düzenlemek ve fazladan harcamalara karşı koruma sağlamak için genellikle finansman limitleri uygulanır. Proje bütçesinin belirlenen limitlerle uzlaştırılması gerekir. Bu yaklaşım, proje zaman çizelgesini, kaynak dağılımını ve kullanımını etkileyebilir, proje kapsamını değiştirebilir. Bkz: Proje Yönetiminde Finansman Limiti Uzlaşması (Funding limit reconciliation)

Gelecekteki Bütçe Zorluklarını Öngörmek için Yönergeler

Tüm olasılıklar planlanamasada, gelecekteki bütçe zorluklarını planlamaya yardımcı olacak birkaç yönerge aşağıdadır;

  • Paydaş kayıtlarını güncel tutmak ve projeye yeni paydaşlar eklendiğinde proje gereksinimlerindeki değişiklikleri belirleyin.
  • Yeni riskleri ve mevcut risklerdeki değişiklikleri tespit etmek için riskleri izleyin.
  • Tedarikçilerin performansını izleyin.
  • Projedeki tüm değişiklikleri izleyin ve bütçe dahilinde tutmak için Entegre Değişiklik Yönetim Sistemini takip edin.

Bütçe Belirleme Yönergeleri

Proje bütçesini etkin bir şekilde belirlemek için;

  • Proje maliyetlerinin nasıl yönetileceği, kontrol edileceği ve aktivite maliyet tahminleri için kullanılan yöntem ve doğruluk düzeyi hakkında bilgi için Maliyet Yönetimi Planını gözden geçirin.
  • Personel nitelikleri, personel oranları, ödüllendirme vb. için Kaynak Yönetimi Planını gözden geçirin.
  • Proje kapsam bildirimi, İKY ve İKY sözlüğü için Kapsam Temel Çizgisini gözden geçirin.
  • Proje faaliyetleri için gereken kaynakların türü, miktarı ve süresi için proje zaman çizelgesini kontrol edin.
  • Maliyet tahminini etkileyebilecek herhangi bir riski göz önünde bulundurmak için risk kayyıtlarını gözden geçirin.
  • Maliyet tahmin ilkeleri, maliyet tahmin şablonu, geçmiş bilgiler ve alınan dersler gibi bu süreci etkileyebilecek Organizasyonel Süreç Varlıklarını gözden geçirin.
  • Proje için bir bütçe belirlemek üzere maliyetlerin bir araya getirilmesi, rezerv analizi, uzman görüşü, geçmiş bilgiler ve finansman limiti uzlaşması gibi araç ve teknikleri kullanın.
  • Proje bütçesini yazılı hale getirin ve maliyet temel çizgisi oluşturun.
  • Proje finansman gereksinimlerini belirleyin. Bkz:Proje Yönetiminde Projenin Finanse Edilmesi (Financing)
  • İlgili proje belgelerini güncel tutun.

Görseller: PM Illustrated: A Visual Learner’s Guide to Project Management by Mike Griffiths 

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

PMP Hazırlık – Projeye Başlamak – Bütçe ve Kaynaklar – 28

Importance of Budget: Why is it important for the government to have a  budget?

Bütçeyi ve Kaynakları Planlamak ve Yönetmek

Proje maliyetleri doğru yönetilmezse, harcamalar kontrolden çıkabilir. Bütçenizle uyum kalarak kaynaklar ve aktiviteler üzerinde ayarlamalar yapmak, doğru maliyetleri yakalamak gerekir. Maliyet Yönetimi Planı, projenin yaşam döngüsü boyunca aktiviteleri, ortaya çıkabilecek sorunları veya değişiklikleri yönetebilmek için proje maliyetlerini planlamanı, yönetmenizi ve güncel tutmanızı sağlar.

Bu konu, ECO’da aşağıdaki maddelere yöneliktir;

  • Bütçe ihtiyaçlarını tahmin edin. (EKO 2.5.1)
  • Gelecekteki bütçe darboğazlarını tahmin edin. (EKO 2.5.2)
  • Bütçe sapmalarını izleyin ve yönetişim süreciyle çalışın. (EKO 2.5.3)
  • Kaynakları planlayın ve yönetin. (EKO 2.5.4)

Maliyet Tahminleri

Maliyetleri tahmin etmek, projedeki her aktivite için maliyet tahmini yapmaktır. Maliyetler, işçilik, malzeme, ekipman, tesisler, hizmetler, bilgi teknolojisi, beklenmedik durum yedekleri ve dolaylı maliyetleri içerir. Mantıklı tahminler, projeler hakkında doğru kararlar alınması, başarının daha sonra ölçülebileceği temelleri oluşturmayı sağlar.

Maliyetleri tahmin etmek için kullanılan yaygın araçlar ve teknikler aşağıdakileri içerir;

Tahmin Tekniklerinin Avantajları ve Dezavantajları

Farklı tahmin teknikleri kullanmanın yararları ve sakıncaları vardır;

  • Benzer tahminleme – en hızlı ve ucuz yöntemdir. Sapma olasılığı yüksektir.
  • Aşağıdan Yukarıya tahminleme – En gerçekçi sonucu verir ancak efor ve zaman harcamak gerekir, maliyetlidir.
  • Parametrik tahmin – Gerçekçi veriler ve kayıtlar olduğunda iyi bir yöntemdir. Değişken ortamlarda (enflasyon, verimlilik vb.) yanıltıcı olabilir.

Ortak Tahmin Türleri

  • Kaba Tahmin (Rough Order of Magnitude-ROM) – Genellikle projenin başında yapılır. Üst düzey tarihsel ve parasal verilere dayanan, uzman uzman görüşü modelidir. Doğruluk payı –%25 ila +%75 arasında kabul edilir.
  • Kesin tahmin – Proje ile ilgili ayrıntılı bilgilere dayanarak yapılır. Proje yöneticisi tarafından İKY’deki her iş paketinin süre ve/veya maliyetini tahmin ederek bulunur. Doğruluk payı: –5% +%10 arasında kabul edilir.
  • Aşamalı Olgunlaşma tahmini (veya yaklaşan dalga”) – Başlançta net tahminler yapma, proje ile ilgili çalışmalar netleştikçe tahminleri geliştirmeye dayalı yöntemdir.

Yönetişim

Maliyet tahminlerine uygulandığı şekliyle yönetişim, proje aşamalarını yönetmek olarak tanımlanabilir. Proje yaşam döngüsünün farklı aşamaları için farklı türde maliyet tahmini ve doğruluk düzeyi gerekli olabilir. Aşağıdaki maddeler maliyet tahmin yöntemini etkileyebilir;

  • Yazılım kullanılabilirliği
  • Ekip üyesi deneyimi
  • Proje yaşam döngüsü aşaması
  • Zaman kısıtları
  • Proje tipi
  • Kişisel tercihler

Alınan Dersler Kayıtları

Projelerde, geçmiş projelerden alınan dersler, daha önce edinilen bilgilerden yararlanmak için sonraki çalışmalara uygulanabilir. Önceki projelerden elde edilen deneyimler de bütçeleme sürecinin önemli bir bileşenidir. Alınan Dersler Kayıtları , benzer projelerdeki faaliyetler ve iş paketleri için maliyet tahminleri geliştirmek için kullanılabilir, maliyet tahmini başarıları ve eksiklikleri hakkında değerli bilgiler içerebilir.

Maliyetleri Tahmin Etme Yönergeleri

Proje maliyetlerinin doğru bir şekilde tahmin edilmesi, bütçe aşımlarını ve öngörülemeyen harcamaları önler. Doğru maliyet tahminleri yapmak, proje maliyet performansını ölçmek için kullanılacak olan maliyet temel çizgisini oluşturmaya yardımcı olur. Maliyetleri tahmin etmek için bazı yönergeler aşağıdadır;

  • İş paketleri için maliyet tahminleri, kaynakları fiilen sağlayacak ya da işi yapacak kişiler tarafından sağlanmalıdır. İlgili maliyetlerin ne olacağını en iyi tahmin edebilecek olan, işi yapacak, hizmeti veya malzemeyi sağlayacak kişilerdir. Bu maliyet rakamlarını gerçekçi tahminler halinde bir araya getirmek proje yöneticisinin sorumluluğundadır. Bkz: Projelerde Süre ve Maliyetleri Kim(ler) Tahmin Etmeli?
  • Bazı projelerde, proje yöneticisi maliyet tahminlerinin oluşturulmasından sorumlu olabilir. Bu gibi durumlarda bile, proje yöneticisi, yanlış varsayımlarda bulunulmadığından emin olmak için ilgili paydaşlardan gerçeklik kontrolü talep edebilir.
  • Maliyetlere ilişkin sektörel yayınlar veya kaynak oranları vb. tahmin yapmayı kolaylaştırıcı ilgili girdiler toplanmalıdır.
  • Hangi tahmin tekniğinin kullanılacağı belirlenmelidir.
  • Almaktansa yapmak, fazla mesai ücreti ödememek için süreyi uzatmak, kiralamak yerine satın almak, işi kurum içinde yürütmek yerine dış kaynak kullanmak vb. alternatif maliyetlendirme seçenekleri incelenmelidir. Bkz: Projelerde Maliyet-Fayda Analizi
  • Maliyet tahmininde kullanılacak ölçü birimleri(TL, USD vb.) belirlenmelidir.
  • Maliyetleri etkileyebilecek olası riskleri göz önünde bulundurulmalıdır. Bkz: Proje Riskleri – 3 – Maliyet
  • Tüm maliyet tahminlerinin maliyet muhasebesine uygun şekilde uygun tanımlarla atanması sağlanmalıdır.

Maliyet tahminleri aşağıdaki temel unsurları içermelidir;

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Proje Maliyetlerini Düşürmek – 7

Cost Management for Projects - ProjectManager.com

Projelerde kullanılacak kaynakların (personel, ekipman vb.) kapasitelerine ilişkin gerçekçi verilerin olmaması hem yanlış tahminlere hem de maliyet artışlarına yol açar. Kaynak kapasitelerini sürekli ve doğru ölçümleyin.

Toplantıları az ve verimli yapabilmek çalışma zamanını artıracağından maliyetleri düşürür.

Doğru maliyet öngörüleri ile öngörüleni tutturabilme teşvik edilmeli, ödüllendirilmelidir.

Yedekli çalışmak, farklı departmanların birbirlerinin işini öğrenmesini sağlamak ekip içi verimliliği yükselterek, maliyetleri düşürür.

Proje tedariklerinde olası problemler için alınan ek stoklara ilişkin problem yaşanabilecek alanları, süreçleri tespit edip, problemleri ortadan kaldıracak önlemeler almak, stok maliyetlerini azaltır.

Tedarikçi kontrolleri ve tedarikçilere verilecek projeye uygun eğitimler gecikmeleri ve bunlara bağlı maliyetleri azaltır.

Olumlu geri beslemeler, teşekkür ve takdir çalışan performansını yükseltir, maliyetleri düşürür.

Düzenli maliyet kontrol toplantıları veya maliyet kontrol kurulu vb. yaklaşımlarla harcamaları ve projeyi tamamlamak için gereken bütçeyi gözden geçirin.

Maliyet düşürücü önerileri yazılı hale getirin ve diğerleriyle paylaşın. Bir fikir başka fikirleri tetikleyecektir.

Proje içinde projenin tamalandıktan sonraki operasyonel maliyetlerini dikkate alarak uzun vadede maliyetleri dengede tutmaya çalışın.

Çalışanlara Sağlık sigortası yaptıran şirketlerin sigortaya yansıyan harcamaları izlemesi, en çok harcama yapılan ya da artış gösteren konulara yönelik olarak sağlıklı yaşamı destekleyici uygulamalar yapması dolaylı olarak maliyetleri düşürecektir.

Proje bazlı maliyet odaklı performans hedefleri ve bunlara bağlı ödüllendirme maliyetleri düşürür.

Proje ekip üyelerinin maliyetleri düşürme konusundaki motivasyonlarını nelerin artırabileceğini araştırın. Onları bu konuda neyin motive edeceğini yine onlara sorun.

Proje Yönetimi maliyetlerini (planlama, izleme vb.) ve toplam proje harcamalarını izleyin. Proje Yönetimi maliyetleri, toplam proje harcamalarını kısa ve/veya uzun vadede aşağı çektiği sürece anlamlıdır. Aşağı çekmiyorsa Proje Yönetimi yanlış yapılıyor demektir. 

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Proje Maliyetlerini Düşürmek – 6

The Importance of Estimating Project Cost at Completion | Microsoft Dynamics 365 for Project Driven Companies

Projelerde parasal kayıpların ya da planlanan-gerçekleşen varyansının en çok olduğu noktalara odaklanın. Önceliğinizi en büyük maliyet kalemlerine verin. Kuruşlarla değil liralarla uğraşın.

Projelerde yaşanan problemleri ve çözümlerini yazılı hale getirip ilgili paydaşlarla paylaşın. Tekrarlayan problemler en büyük maliyet kaynağıdır.

Projelerde alınan dersleri toplayın, yaşanan parasal kayıplar ya da yakalanan fırsatlar konusunda kalıcı kuralları uygulama iradenizi ortaya koyun.

Projelerde yaptığınız her harcamayı geçmiş dönemlerle karşılaştırın. Daha düşük maliyet ile ilgili performans kriterleri geliştirin.

Projelerde mükerrer işler maliyetleri yükseltir. Konsolide edebileceğiniz konular konusunda proaktif davranın.

Projenin tüm süreçlerinde maliyet risklerinizi öngörmeye çalışın. Süreç ve paydaş bazlı risk analizleri yapın.

Rutinleri maliyet etkin yöntemlerle değiştirin. Seyahat yerine online video konferans vb.

Ekip Çalışma Kurallarını belirlerken herkesin maliyet konusunda hasasiyet göstermesinin önemini açıklayın.

İş görüşmelerinde personel adaylarının maliyet bakış açılarını değerlendirin ve hassasiyetlerinizi açıklayın.

Projelerde her değişiklik talebinin ya da yaşanan problemlerin maliyet etkisini değerlendirin ve proaktif yaklaşın.

Gerçekçi maliyet hedefleri belirleyin. Gerçekçi olmayan hedefler istenmeyen davranışlara ve bunlara bağlı olarak istenmeyen sonuçlara, daha yüksek maliyetli durumlara yol açabilir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Proje Maliyetlerini Düşürmek – 5

New Polish Order - we know the government's tax guidelines ⭐ Konieczny  Wierzbicki Law Firm - Kancelaria

Paydaşların, özellikle üst yönetimin risk iştahı doğrultusunda maliyet hassasiyetini projeye yansıtmanız gerekir. Maliyet hassasiyeti çok yüksekse daha detaylı ve gerçekçi planlama maliyetine katlanılması gerekir.

Yapılan varsayımların ve öngörülen risklerin maliyet etkisi dikkate alınarak proje yapılandırılmalıdır.

Öngörülemeyen risklerin probleme dönüşmesi ek bütçe ihtiyacı doğurur. Öngörülemeyen riskler için yedek bütçe ayırılması, probleme dönüştüklerinden bütçe bulmaya çalışmaktan daha avantajlıdır.

Projelerin bütünü ve aktivite detayında her türlü önemli harcama için finansal analizlerin yapılması gerekir.

Proje maliyetinin hangi seviyeyi geçtiğinde projeden vazgeçilmesi gerektiği projenin başında belirlenmelidir. Her proje başlandığı için bitirilmek zorunda değildir. Maliyetler faydayı istenmeyecek oranda aştığında vazgeçilmelidir.

Projeyi maliyetlerini etkileyebilecek üst yönetim kararları hızlı ve manipüle edilmeden proje ekibiyle paylaşılmalı ve olası problemlere yönelik çözüm alternatifleri değerlendirilmelidir.

Şirket dışı ortamın (enflasyon, döviz kuru, rakip hareketleri vb.) projeyi nasıl etkileyebileceği konusunda senaryolar değerlendirilmeli ve beklenmedik durum planları yapılmalıdır.

Şirketin nakit akışı ile projenin gerektirdiği nakit akışı uzmanlar tarafından planlama aşamasında masaya yatırılmalı, şirkete en az yük getirecek şekilde ayrlamalar yapılmalıdır.

Paydaşların proje bütçesi içinde oranları dikkate alınmalı, her paydaşın kendi maliyetini iyileştirici önlemler geliştirmesi ve diğer paydaşlarla paylaşması maliyetleri düşürecektir.

Maliyetleri olumsuz etkileyen tüm faktörler (nedenler) değerlendirilmeli, olumsuz sonuçlara yol açanların nedenleri ortadan kaldırılmaya çalışılmalıdır.

Motivasyon maliyeti, motivasyonsuzluğun getireceği mali kayıplardan daha düşüktür İnsan Kaynaklarının etkin ve etkili kullanımı için proje içinde motivasyon yatırım yapmak maliyetleri düşürür.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Proje Maliyetlerini Düşürmek – 4

Project cost management: what is it and how to implement it - Twproject:  project management software, bug tracking, time tracking, planning

Mevcut süreçlerinizi gözden geçirerek proje maliyetlerinizi düşürecek şekilde iyileştirmek gerekiyor. Proje hedeflerine farklı şekilde ulaşmanın yolları olup olmadığına bakılmalıdır. Ör. Ofis yerine yerine uzaktan çalışmak, uzun toplantıları kısaltmak, içeride yapmak yerine dış kaynak kullanmak, birkaç haftada gerçekleşecek çalışmaları bir günlük odaklı oturumlarla tamamlamak vb.

Projede değer katmayan süreç, dokümantasyon, kapsam vb. her unsur gözden geçirilmelidir.

MS Project vb. proje yönetimi bilgi sistemleri proje maliyetlerinin kontrolünü kolaylaştırır, alternatif senaryoların proje üzerindeki toplam etkisini görmenize yardımcı olarak maliyetleri düşürür.

Proje ilerledikçe geri kalan işlerin maliyet tahminleri güncellenmeye ve iyileştirilmeye devam edilmelidir.

Maliyet tahminlerinin neye dayandığını değerlendirerek ne kadar gerçekçi olduklarını değerlendirin. İyimser, olası, kötümser vb. çoklu tahminler üzerinden alternatif senaryoları gözden geçirin.

Projenin gerçekleştirilmesi esnasında gelir getirebilecek alternatifleri (yapılan çitin dışına reklam almak vb.) dikkate alın.

Projelerde alınan her kararın, tercih edilen yöntemin ve kullanılan süreçlerin maliyet etkileri dikkate alınmalıdır.

Proje Gözden geçirme toplantılarında maliyetler gündem edilmeli, çekince öneriler masaya yatırılmalıdır.

Projelerde kullanılabilecek teşvik ve fon kaynakları (Tübitak, Kosgeb vb.) konularında güncel bilgiler takip edilmelidir.

Paylaşın:

Proje Maliyetlerini Düşürmek – 3

Project Cost Review & Analysis | SOCOTEC US

Proje süresi veya teslimat süreleri kısaltılarak maliyetler düşürülebilir.  Bir proje ne kadar uzun sürerse, malzemeler, idari maliyetler, enerji ve çalışanlar da dahil olmak üzere, hem belirsizlik hem de maliyetler artar. Projeleri olabildiğince daha küçük değer teslim edebilecek parçalara ayırmak hem maliyetleri azaltır hem de kontrolleri kolaylaştırır.

Sadece projeyi gerçekleştirme maiyeti değil proje tamamlandıktan sonra ortaya çıkan hataları düzeltme maliyeti de dikkate alınmalıdır. Projenin tam anlamıyla teslim edilmesi gerçek maliyetleri gösterir. Projenin kalitesi (gereksinimleri istendiği gibi karşılama, yasalara uyum vb.) ile ilgili harcamalar proje esnasında yüksek maliyet gibi görülebilir ancak kalitesizlik maliyeti çok daha yüksek olacaktır. Toplam proje maliyetini düşürmek için kalite ile ilgili maliyetlerin göze alınması gerekir.

Birden fazla iş ya da güvensizlik olan ortamlarda çalışanlar kendilerini güvenceye almak için daha emniyetli eforlar öngörebilirler. Şirket içi ortamı düzenlemek ve iş yükünü azaltmak proje aktivitelerini gerçekleştirme eforlarını ve dolayısıyla maliyetleri düşürecektir.

Aktiviteleri gerçekleştirirken iç veya dış kaynak kullanımı fayda-maliyet açısından değerlendirilmelidir. Daha ucuz ve kaliteli alternatif tercih edilmelidir.

Şirket içinde ekipler arası iletişimi artırıcı her çaba ve etkinlik maliyetleri düşürecektir. Etkin iletişim işbirliği ve koordinasyonu artırdığı gibi süre ve maliyet kazanımları sağlar.

Proje için belirlenen bütçenin nakit akışı iyi ayarlanmalı, finansal parametreler doğrultusunda değerlendirilmelidir.

Bütçe aşımını erken fark etme konusunda geliştirilecek uyarı mekanizmaları sayesinde zamanında müdahale şansı yakalanabilir.

Proje maliyetlerini etkileyebilecek gereksiz  her türlü süreç, bürokrasi vb. gözden geçirilmeli ve iyileştirilmelidir.

Maliyet düşürücü önerilerin ödüllendirilmesi gibi teşvik sistemleri kurulmalıdır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Proje Maliyetlerini Düşürmek – 2

Keys to a More Reliable Project Cost Estimation

Proje paydaşlarının maliyet konusunda farkındalıklarının gözden geçirilmesi gerekir. Her paydaş kurumun ondan beklediği hassasiyeti (kraldan kralcı olmadan) göstermelidir. Proje Sponsoru ve Proje Yöneticisi birebir görüşmelerle, başlangıç toplantısında ve devam eden düzenli iletişimlerde maliyetin düşürülmesi konusunu gündeme getirmelidirler.

Sözleşme aşamasından başlayarak proje müşterisinin ve bunlara bağlı olarak paydaş gereksinimlerinin maliyet-fayda değerlendirmesi yapılmalıdır. Müşteri her şeyi isteyebilir ancak kendisine maliyetine öngöremeyebilir. Gereksinimlerin tek tek veya toplu olarak maliyetinin ele alınması, sadece yapılabilirliğine bakılmadan efor ve parasal harcamalar açısından ele alınması gerekir.

Proje kapsamı ilk planlama aşamalarında belirlense de, çok geniş tutulduğunda maliyetli ve zaman alıcı olabilir. Projeyi en temel gereksinimlerle sınırlayarak, aynı anda yerine getirilecek işlerin sayısını azaltmak maliyeti düşürecektir. Projenin kapsamında yer alan her konunun müşteriye veya projeyi yapan kuruluşa değer katması (kar etme, Pazar payı artırma, verimlilik artırma vb.) ve bu değerin maksimum olması gerekir. Örneğin, gösteriş amaçlı, yeterince son kullanıcı tarafından kullanılmayacak özellikler maliyetleri yükseltir.

Projenin her aşaması maliyet açısından değerlendirilmelidir. Geçmiş dönemlerden daha iyi bir performans hedeflenmelidir. Daha iyi bir performans için gerekli maliyetler faydası ile kıyaslanmalıdır. Daha iyi bir performans için personel gelişimi, teknik ekipman yenileme vb. düşünülebilir.

Proje aktivitelerine ilişkin kaynak, süre ve efor tahmini bir arada yapılmalıdır. Ör. 2 kişi, 3 gün, 6 saat efor vb. Yapılacak işin maliyetinin kaynak, süre ve efor boyutunda alternatifleri değerlendirilmelidir. Her aktivite daha uygun maliyetle nasıl gerçekleştirilebilir araştırılmalıdır.

Birden fazla işi yapmaktan sorumlu kaynakların getireceği ek maliyetleri değerlendirin. İşler arasında geçişte konsantrasyon maliyeti, hata maliyeti vb. Tek bir kaynağın tek bir işle uğraşması maliyetleri düşürür. Özellikle çalışanlar daha fazla iş yapabilmek adına kişisel Ar-Ge’lerini yapamazlar.Kişisel Ar-Ge kişinin kendi işini daha kısa sürede ve maliyetle yapabilmesi için araştırma yapması anlamına gelir. Çalışanlara kişisel Ar-Ge yapma zamanı tanıyın ve yaptıklarını dinleyin.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Proje Maliyetlerini Düşürmek – 1

Project Cost Management in 4 Processes | Adobe Workfront

Proje maliyetlerini düşürmek , her proje yöneticisinin yenilikçi yollar aradığı sürekli bir süreçtir .

Projelerin kapsamı aniden değişebilir, başlangıçta düşünülmeyen kaynakların projeye dahil edilmesi gerekebilir.

Proje yöneticisinin proje maliyetlerini ve mevcut bütçesini düzenli olarak gözden geçirmesi gerekir.

Öneriler

  • Projelerin teklif veya sözleşme aşamasını en yetkin kaynaklarla yapmak gerekir. Eldeki kısıtlı bilgiyle olası en doğru tahminin yapılması çok önemlidir.
  • Projeye ilişkin gerçekçi varsayımların ve kısıtların olabildiğince erken belirlenmesi gerekir. Fazla iyimser ya da kötümser olmanın olası sonuçları mutlaka değerlendirilmelidir.
  • Proje başlangıcında, projede kullanılacak kaynakların nitelikli (yüksek maliyetli) ve niteliksiz (kalitesizlik maliyetine yol açabilecek) olup olmaması konusu mutlaka değerlendirilmelidir.
  • Proje başlangıcından kaynaklanan hataların bedeli olacağı unutulmamalıdır. Rekabet veya sözleşme gereği projenin ilerleyen süreçlerinde daha pahalı kaynak ve yöntemlere başvurma gerekliliğini en aza indirmenin önemi unutulmamalıdır.
  • Elinizdeki mevcut personelin yeterlilik ve yeteneklerini çok iyi değerlendirmeniz ve gerçekçi olmanız gerekir. Aşırı iyimser varsayımlarınızı mutlaka test edin ve şansınıza güvenmeyin.
  • Ucuz ve kaliteli kaynak arayışınızı asla durdurmayın. Mevcut kaynaklarınızın uygunluklarını ve kapasitelerini güncel olarak izleyebileceğiniz yöntemler geliştirin.
  • Proje öncesinde yapılan fizibilite vb. çalışmalarınızda yer alan maliyet unsurlarına ilişkin maliyet tahminlerinin neye dayandığını ve olası riskleri dikkatlice ele alın.
  • Emsal proje maliyetlerine ulaşmaya çalışın ve danışmanlara danışın.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 85 – Yöntemler – 2

Estimating Project Effort - PM Tips

TAHMİNLEME

Tahmin yöntemleri, projede efor, zaman veya maliyet tahmini geliştirmek için kullanılır.

  • Yakınlık gruplaması Öğeleri benzerliklerine göre benzer kategorilere veya gruplara sınıflandırmaktır. Örneğin, tişört bedenleri, Fibonacci sayıları.
  • Benzer tahminleme – Benzer bir aktivite veya projeden geçmiş verileri kullanarak bir aktivitenin veya projenin süresini veya maliyetini değerlendirmektir.
  • İşlev noktası Bir bilgi sistemindeki işlev miktarının tahminidir. Yazılımın işlevsel boyut ölçümünü (FSM) hesaplamak için kullanılır.
  • Çok noktalı tahmin Bağımsız aktivite tahminlerinde belirsizlik olduğunda iyimser, kötümser ve en olası tahminlerin ortalama veya ağırlıklı ortalamasını uygulayarak maliyeti veya süreyi değerlendirmektir.
  • Parametrik tahmin Geçmiş verilere ve proje parametrelerine dayalı olarak maliyet veya süreyi hesaplamak için kullanır.
  • Göreceli tahmin Eforu, karmaşıklık ve belirsizliği dikkate alarak, benzer bir çalışma grubuyla karşılaştırma yapmadan tahminler oluşturmaktır. Göreceli tahmin, maliyet veya zaman birimlerine dayalı olmak zorunda değildir. Hikaye noktaları, göreceli tahminde kullanılan yaygın bir birimsiz ölçüdür.
  • Tek nokta tahmini En iyi tahmini yansıtan tek bir değeri hesaplamak için verilerin kullanılmasıdır. Tek noktalı tahmin, en iyi ve en kötü durum senaryosunu içeren bir aralık tahmininin karşıtıdır.
  • Hikaye Noktası Tahmini Proje ekibi üyelerinin bir kullanıcı hikayesini uygulamak için soyut ve efora dayalı göreceli tahmin yapmasıdır. Proje ekibine, karmaşıklığı, riskleri ve eforu göz önünde bulundurarak hikayenin zorluğu hakkında bilgi verir.
  • Geniş Bant Delphi Geniş Bant Delphi, konu uzmanlarının bir fikir birliğine varılana kadar her turdan sonra proje ekibi tartışması ile bireysel olarak birden fazla tahmin üretmesidir. En yüksek ve en düşük tahminleri yapanlar gerekçelerini açıklarlar. Yakınsama sağlanana kadar süreç tekrarlanır. Poker Planlama, Geniş Bant Delphi’nin bir çeşididir.
Paylaşın: