Kategori arşivi: Maliyet Yönetimi

Projelerde Maliyet Yönetimini Planlamak

7 Key Elements to Include in your Cost Management Plan - PM Tips

Maliyet Yönetimi Planı, projelerde maliyet yönetimine sistematik bir yaklaşım geliştirmek için hazırlanır. Maliyet Yönetimi Planı, temel tanımları, terminolojiyi, tahmin türlerini, tahmin araçlarını ve maliyet planlama ve kontrol süreci adımlarını açıklar. Projede maliyet bilinci kültürünün oluşturulmasına yardımcı olur.

Organizasyonlar aşağıdaki konularda bütçe belirlerler;

  • Üst Yönetimi – Organizasyonel hedefler ve stratejiler için gerekli bütçe
  • Fonksiyonel yöneticiler – İşlevsel bütçe
  • Proje – Proje bütçesi

Kötü maliyet planlaması ve kontrolü şirketin kaynaklarının yanlış ve kötüye kullanım riskini artırır.

Proje Yöneticisi, maliyet yönetimi planını hazırlamadan önce, kendi organizasyonunun mali politikalarını, mali yapısı ve proje ile ilgili politikaları hakkında bilgi sahibi olmalıdır.

Mali politikalar, maliyet planlamanın temel unsurlarını belirler. Örneğin, proje sürecinde hangi tür maliyet tahminlerinin kullanılacağı ve hangi amaçla kullanılacağı gibi soruların yanıtları, organizasyonun mali politikalarına bağlıdır. Maliyetlere, emek ve genel gider oranlarının eklenip eklenmeyeceği vb. netleştirilmelidir.

Maliyet planlama yaklaşımı, büyük ölçüde planlayıcının bakış açısına, deneyime ve organizasyon kültürüne bağlıdır. Örneğin, yeni bir ürün için üretim maliyeti tahmini geliştirilirken, üretim süreci, malzeme tedarik stratejisi, sürdürülebilirlik vb. konuların dikkate alması gerekir. Bunların her biri maliyet unsurudur. Üretim, dış kaynakla yapılacaksa, yüklenicinin üretim süreci, tesis ve malzeme tedarik stratejisi doğrultusunda maliyet yaklaşımı belirlenecektir.

Maliyet yönetimi planı, maliyet tahminlerini ve maliyet temel çizgisini içerir. Projenin nihai maliyetinin hangi gerçeklere ve varsayımlara dayalı olduğu değerlendirilmelidir. Bu değerlendirme ve sonuçları, kapsamın doğruluğu, mevcut tahmin verilerinin kalitesi, projenin aşamaları, planlama süresi, tahmincinin bakış açısı ve deneyimi, istenen doğruluk, mevcut tahmin araçları vb. faktörlere bağlı olacaktır. Bu faktörler tanımlanarak maliyet yönetimi planı hazırlanır.

Maliyet yönetimi planı tamamlandıktan sonra, maliyetleri ve riskleri değerlendirmek gerekir. Maliyet yönetimi planı birden fazla amaca hizmet edebilir. Örneğin, alınan fonların takibi, nakit akışı vb. Maliyet yönetimi planı teklif veya sözleşme için temel teşkil edebilir. Bazı durumlarda, maliyet tahminleri, doğruluklarını ve güven düzeyini artırmak için diğer maliyet yönetimi planlarıyla karşılaştırılır.

Geliştirme Adımları

Maliyet yönetimi planı zaman çizelgesiyle birlikte ele alınmalıdır. Proje aktivitelerini tamamlamak için gerekli olan kaynakların ve harcayacakları eforun dikkate alınması ile gerçekçi maliyetlere ulaşılabilir, nakit akışı yönetilebilir.

Risklerin değerlendirilmesi olası değişikliklerin ve yaratacağı ek planlanmamış maliyetler için uygun maliyet tahmini oluşturmayı amaçlar. Beklenmedik Durum Yedeği olarak adlandırılan bu miktar, proje risklerini maliyet olarak yansıtmayı sağlar.

Risklerin analiz edilmesi ve beklenmedik durum yedeklerinin belirlenmesinde maliyetler düşük tutulmaya çalışılır.

İkinci adımda maliyet tahmini ile ilgili detaylar belirlenir. Ör. Para birimi, tahmin detay seviyesi vb. Örneğin aynı para birimi üzerinden tahmin yönetimi, kontrolü ve karşılaştırmayı kolaylaştırır. Tahmin türü parasal olmayıp sadece efor (kişi/gün) üzerinden yapılabilir.

Bir sonraki adımda maliyet planlama süreci tanımlanarak, tüm paydaşların iletişim kurmaları için ortak bir dil sağlanmaya çalışılır.

Maliyet planlama süreci beklenen ayrıntı düzeyine göre farklılık gösterir, ancak temel adımlar benzerdir. Maliyet planlamasını planlamakla başlamak yeniden çalışmayı en aza indirir, toplam çabayı azaltır. İlk olarak, tahminleri yapacakları ve uygun tahmin formatını belirlemek gerekir. Tahmin yapmaya yönelik zaman sınırlaması (ör. 3 gün içinde vb.) ve tahmin inceleme/değerlendirme ayrıntıları, beklenen kesinlik vb. belirlenmesi çok önemlidir. Maliyeti planlamanın da maliyeti olduğu unutulmamalıdır.

Maliyet tahminlerinin doğru yapılması için tahmin yapılacak aktivitenin doğru tanımlanması gerekir. Açık, net ve anlaşılır aktivitelerin, uygulanabilir çözümleri ve çıktılarının tahmin kalitesine etkisi büyüktür. Belirsizliklerin ve varsayımların açıklığa kavuşturulması, sözleşmelerden ve standartlardan kaynaklanan kısıtlamaların belirlenmesi gerekir.

Bir sonraki adımda doğrudan ve dolaylı maliyetler için tahmin üretilir. Tahmin ile ilgili algoritma olması gerekir. Örneğin;

  • İşçilik maliyeti = Miktar × (saat ∕ birim) × (TL ∕ saat)
  • İşçilik maliyeti = 200 birim üretim × (5 saat ∕ ürün) × (100 TL ∕ saat)
  • İşçilik maliyeti = 100,000 TL

İşçilik ücretleri genel giderleri içerir, malzeme vb. maliyetler eklenir.

Maliyetler belirlendikten sonra doğrulanmaları gerekir. Uzman görüşü veya geçmiş proje kayıtları kullanılabilir.

Gözden geçirme sonrasında proje başlangıcında belirlenen bütçeyi aşım söz konusu ise iyileştirme yapılır. Finansal Limit Uzlaşması yapılarak proje maliyetleri verilen bütçe ile uyumlaştırılır.

Hazırlanan bütçe ilgili paydaşlarla paylaşılabilir.

Proje maliyet planlaması proje tamamlanana kadar sürer. Tüm gerçekleşen maliyetler toplanır, analiz edilir, maliyet planıyla karşılaştırılır ve projenin ileri safhalarına yönelik iyileştirmeler yapılır.

İpuçları

  • Proje kapsamı ile ilgili olarak müşteri ve tüm paydaşların ihtiyaçlarını ve ürün tanımlarını netleştirmek için sorular sorun.
  • Maliyet planlama sürecini takip edin. Hiçbir adımı atlamayın. Eğer süreç çalışmıyorsa, değiştirin.
  • “Sayısallaşmıyor” zihniyeti değiştirin. Projede büyük resmi görmeye çalışın ve gösterin.
  • Her şeyi belgeleyin. Varsayımları, referansları, kaynakları, kapsam dışı durumları vb. çalışmalarınıza dahil edin
  • Süreç dahilinde yapılacak denetimler, tahminin kalitesini artırır.
  • Başlangıç tahminlerinin değişeceği neredeyse kesindir. Değişiklikleri kayıt altına alın ve geleceğe yönelik planlamayı sürdürün.
  • Tahmini işi yapacaklardan alın ve verdikleri taahhütü tutturmaları için destekleyin.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

 

Proje Yönetiminde Trend Analizi

Trend Analysis: Definition, Importance

Trend analizi, proje yöneticilerinin projenin nereye doğru gittiğini daha iyi anlamalarını sağlar. Böylece doğru yolda olduklarından emin olmak için hangi eylemlerin gerçekleştirileceğine karar verebilirler.

Trend analizi, verilerdeki kalıpları(deseni) belirleme ve analiz etme sürecidir. Trend analizinin amacı, mevcut ve gelecekteki ortam hakkında bilgi sağlamaktır. Proje yönetiminde trend analizi, projeleri zamanında ve bütçesinde teslim etmeye yardımcı olacak şekilde neyin işe yarayıp neyin yaramadığını anlamaya yardımcı olur.

Trend analizi, genellikle performans ölçümü için kullanılan proje yönetimi yöntemlerinden biridir.

Proje yöneticilerinin projelerini etkileyebilecek eğilimleri bilmesi ve belirlemesi gerekir. Gelecekte ne olacağını tahmin etmek için trendleri gözlemlemek ve zaman içinde takip edebilmek gerekir.

Trend analizi, proje yöneticilerine, projenin başlangıcından itibaren gerekli aksiyonları alarak önlenebilecek gelecekteki sorunları belirlemelerine ve tahmin etmelerine yardımcı olur.

Proje yöneticileri genellikle projelerindeki eğilimleri analiz etme ve potansiyel riskleri gerçekleşmeden önce belirlemek zorunda kalırlar. Geçmiş olaylara, mevcut eğilimlere ve olası gelecek senaryolarına dayanarak belirli bir durumda ne olacağı hakkında tahminlerde bulunmaları gerekir.

Trend analizi, genellikle bir sonraki adımla ilgili çok fazla belirsizliğin olduğu bir projenin ilk aşamalarında kullanılır. Elde veri olana kadar işlerin nasıl sonuçlanacağından emin olamazsınız. Bu tür bir analiz, projenin nereye ve nasıl gitmesi gerektiğine dair değerli bilgiler sağlar. Gelecekteki sorunları tahmin ederek, daha ortaya çıkmadan onlardan kaçınmak mümkün olabilir.

Trend analizi aşağıdakiler için kullanılır;

  • Kapsam Kontrolü,
  • Zaman Çizelgesi Kontrolü,
  • Maliyet Kontrolü,
  • Kalite Kontrolü,
  • Kaynak Kontrolü,
  • Tedarik Kontrolü.

Trend analizi gerçekleştirmenin ilk adımı, görüşmeler, anketler veya her ikisinin bir kombinasyonu yoluyla veri toplamaktır. Ardından, kilit eğilimler ve aykırı değerler için bulgular analiz edilir. Daha sonra bu bilgiler hakkında şu sorular sorulabilir;

  • Herhangi bir potansiyel sorun veya engel fark ettik mi?
  • Henüz harekete geçmediğimiz için kaçırmış olabileceğimiz fırsatlar var mı?

Trend analizini gerçekleştirdikten sonra, daha sonra ne olacağını (tahminler) içeren bir raporu hazırlanır.

Trend analizi yapmadan önce nasıl kullanılacağını belirlemek gerekir. Trend analizi, belirli bir proje veya sürecin derinlemesine değerlendirmesidir. Ne olduğunu, neden olduğunu ve bu konuda neler yapılabileceğini belirlemeyi amaçlar. Kısacası, ampirik araştırmalarla yanıtlanan ve ileride başvurmak üzere belgelenen bir dizi soru içerir: Hangi veriler analiz edilecek? vb. Trend analizi yapmak için kapsamlı hazırlık çok önemlidir. Alakasız ayrıntılar veya riskler üzerinde zaman kaybetmemek için başlamadan önce tüm mevcut bilgilere sahip olmak gerekir. Durumunuz için yararlı olanı kullanmanız gerekir. Trend analizinin yararlı olmayacağı fark edilirse yapılmamalıdır

Trend analizi gerçekleştirildikten sonra, elde edilen öğrenmelerin nasıl uygulanacağının belirlenmesi gerekir. Örneğin kaçırılan teslim tarihleriyle ilgili bir dersen ortaya çıktığında ekip üyeleriyle ek toplantılar düzenleyerek hemen harekete geçilebilir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Maliyet Kırılım Yapısı (MKY)

What is cost and management accounting?

Proje maliyetlerini tahmin ve takip etmek için bir yapıya sahip olmak gerekir. Sağlam bir yapı, projenizin plana göre nasıl ilerlediğini anlamayı kolaylaştırır.

Maliyet Kırılım Yapısı (MKY), proje yönetiminde İş Kırılım Yapısı (İKY) ile yakından bağlantılıdır.

İKY, proje içinde gerçekleştirilmesi gereken tüm teslimatları temsil ederken MKY tedariklere ilişkin tüm maliyet kategorilerini temsil eder.

Cost Breakdown Structure Template | EdrawMind

Neden önemlidir?

  1. Maliyetler ve bütçe üzerinde daha iyi kontrol sahibi olmak

Harcamayı mantıksal maliyet kategorilerine bölmek, maliyeti kontrol etmeyi kolaylaştırır. Bunu yaparak, bir maliyet kategorisinde (toplam bütçe dışında) harcama ile ilgili olarak ne taahhüt ettiğinizi kolayca görebilirsiniz.

  1. Daha iyi içgörü elde etmek

Harcamayı maliyet kategorilerine ayırmak aynı zamanda farklı maliyet kategorileri içinde ne kadar harcama yaptığınızı gösterir. Bu sayede, bütçeye göre harcamalar takip edilebilir, geleceğe yönelik önemli kararlar alınabilir.

  1. Fiyatlandırma için referans olarak kullanma

Müşteriye verilen teklif, genellikle maliyet kategorilerine ayrılmış maliyet tahminlerine dayanır. Geçmişteki bütçelerden gerçek maliyet hakkında iyi bir fikir sahibi olmak, maliyet tahmininin kalitesini artırır. Her tür maliyetin yakalanmasını sağlamak için güvenlik görevi görür. Maliyet temel çizgisinin doğruluğundan emin olmak, doğru kar marjını elde etmek için önemlidir.

  1. Plandan sapmaları değerlendirmek

İyi bir Maliyet Kırılım Yapısı, orijinal planınıza göre fazla veya eksik yapılan harcamalar hakkında fikir verir. İyi bir yapıya sahip olmak, sapmaları anlamayı kolaylaştırır. Bir maliyet kategorisinde plandan sapmayı erken fark ettiğinizde, iyileştirme için doğru kararları vermek daha kolaydır. Biri hata yapmış olabilir veya bazı maliyet unsurlarının orijinal kapsam dışında olduğu durumlar ortaya çıkabilir. Böyle bir durumda, plana bağlı kalmayı sağlayacak çözümler (müşteriye maliyeti yüklemek, harcamaları kısmak vb.) belirlenebilir.

Maliyet Döküm Yapısını Muhasebe ve Satınalma sistemleri ile hizalamak gerekir. Böylece karşılıklı kontrol sağlanmış olur.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Geleneksel ve Çevik Tahminleme

How to do agile estimation the right way | InfoWorld

Tahmin, projelerin vazgeçilmez bir unsurudur. Tahminlemenin amacı projeyi başarıyla tamamlamak için gereken çaba ve süreyi belirleyebilmektir. Tahminlemede önemli olan işbirliğini ve ortak anlayışı teşvik etmesidir. Yapılan tahminlerin işin ilerleme hızına ve ekibin performansına göre uyarlanması gerekir.

İş Türleri Arasındaki Hayati Ayrımlar

Süre ve maliyet aşımları, birçok kuruluş için çok önemli sorunlar yaratabiliyor. Her işin aynı olmadığının farkına varmakla başlamak gerekiyor. Yapılan işleri bilgi birikimine ve göreve dayalı çalışmalar olarak ayırabiliriz.

Bilgi birikimi işleri genellikle “düşünmeyi” gerektirir. Bilgi işçileri, “yaşamak için düşünen” insanlar olarak kabul edilirler. Örneğin doktorlar, avukatlar, yazılım geliştiriciler, mühendisler, öğretmenler, hemşireler, finansal analistler ve mimarlar vb. düşünme ve yaratıcılık gerektiren rutin olmayan görevleri yerine getirirler. Kuruluşların bilgi teknolojisine bağımlılıkları arttıkça, bilgi işçilerinin gerekli olduğu alanların sayısı da önemli ölçüde artmıştır.

Geleneksel yaklaşımlar bazı durumlarda bilgi birikimi çalışmalarını yönetmek için uygun olmamaktadırlar. Görev bazlı inşaat sektöründe veya savunma sanayinde plan bazlı yaklaşım daha uygundur. Gereksinimler sabittir ve muhtemelen proje esnasında önemli ölçüde değişmeyecektir. Bu nedenle, çelik kolonları inşa etmenin, parça üretmenin vb. ne kadar süreceğini tahmin edebiliriz. Geleneksel ve çevik yaklaşımda en önemli fark işi yapma sürecini kontrol etme şeklimizdir.

Herhangi bir süreci kontrol etmek için iki ana yaklaşım vardır:

  • Tanımlanmış süreç kontrol modeli
  • Deneysel süreç kontrol modeli

Tanımlanmış süreç kontrol modeli, her bir iş parçasının tamamen anlaşılmasını gerektirir. İyi tanımlanmış bir girdi seti verildiğinde, her seferinde aynı çıktılar üretilir. Tanımlanmış bir süreç başlatılır, tamamlanana kadar çalışma yapılır ve her zaman aynı sonuçları ortaya çıkar. Tanımlanmış süreç kontrol modeli, planlama, koordinasyon ve denetleme yoluyla kontrol sağlar ve uygular. Tanımlanmış süreç kontrol modeli yürütme sırasında yaratıcılık veya “yeni düşünce” gerekmediğinde tercih edilebilir.

Deneysel süreç kontrol modeli ise yetersiz tanımlanmış, öngörülemeyen ve tekrarlanamaz çıktılar üreten süreçler için uygundur. Deneysel bir süreç prova edilemez, ancak sürecin bir sonraki yürütülmesiyle ilgili olabilecek veya olmayabilecek çok sayıda öğrenme, deneyim ve keşif sağlar. Deneysel süreç kontrol modeli, sık denetim ve uyarlama yoluyla kontrol sağlar ve uygular. Deneysel süreç kontrol modeli yürütme sırasında yaratıcılık ve “yeni düşünce” gerekli olduğu durumlarda uygundur.

Modern çeviklik kavramı, “incele ve uyarla” şeklindeki deneysel süreç kontrol modeline dayanır. Buna karşılık, daha tanımlı, daha az yaratıcı ve dinamik süreçler, inşaat ve imalata uygun olan “koordinasyon ve kontrol” tarzına uygundur.

Bilgi birikimine dayalı çalışmalar, doğası gereği yaratıcı deneysel süreçler, “incele ve uyarla” yaklaşımıyla çok daha iyi çalışırlar. Bu yaklaşım, sürekli iyileştirme ve daha büyük değerin sağlanması için hızlı geri bildirim ile öğrenmeyi ve daha kısa döngü sürelerini teşvik eder.

Bilgi birikimi çalışmalarının çıktıları önceden bilinemez ve bu nedenle planlama ve tahmine farklı bir şekilde yaklaşılması gerekir.

Değişikliklerin kaçınılmaz olduğu kabulüne ek olarak, proje koşullarını tahmin ve kontrol edemediğimizde nasıl planlayabilir ve tahmin üretebiliriz?

Uygulayıcıların tahmin ve planlamanın farklı şekilde yapılması gerektiğini kabul etmeleri zordur. Üç önemli nokta vardır;

Sürekli Tahmin

Tahmin, o sırada bilinenlerin en iyisidir ve tahmin etmeyi asla bırakmamak gerekir. GPS kullandığımız düşünelim. Araba sürmek, yaratıcı bir süreç veya kendi başına bir tür bilgi birikimi çalışması olsa da, etrafınızdaki koşulları koordine edemezsiniz. Tüm trafik ışıklarını, hava durumunu ve diğer sürücüleri kontrol etme yeteneğimiz olsaydı, bu tanımlanmış bir süreç olurdu.

Tahmin ve sürüş söz konusu olduğunda, GPS’e varış noktanızı girersiniz ve en gelişmiş tahmin tekniklerini kullanarak size tahmini bir varış zamanı verir. GPS, mevcut sürüş ve trafik koşullarına bağlı olarak tahminini sürekli günceller.

Buradaki en büyük zorluk, yönetimlerin, bir tahmin belirlendikten sonra bunun nihai olduğunu ve insanların bundan sorumlu tutulduğunu kabul eden yaygın hesap verebilirlik kültürüdür. Bu tam olarak GPS’inize size tahmini bir varış zamanı verdiğinde kontrol edilemeyenleri kontrol etmesi gerektiğini söylemek gibidir.

Çevik hareketin güzel ilkelerinden biri, hikaye noktası tahminlerinin taahhütler değil, gelecekteki iyileştirme için çaba tahminleri olmasıdır. Çevik tahminlerin bir başka yönü de, tahminlerin tasarım, oluşturma, test etme ve kabul dahil olmak üzere bir iş öğesinde yer alan tüm çalışmaları kapsamasıdır.

Zamana Karşı Boyut Tahmini

İşi tamamlamak gereken zamandan ziyade iş parçalarının göreceli boyutlarına bakmaktır.

Bazı görevler ilk tahminlere dayalı olarak tahmin edilirler. Diğer görevler, gereken çabaya dayalı olarak, ancak ilk tahminlere göre tahmin edilir. Zamanla, proje ekibi, giderek daha doğru tahminlere yaklaşan gerçekliği telafi etmeyi öğrenir. Deneyimler, giderek daha doğru tahminler doğurur.

Bilgi birikimi çalışmalarında birçok değişen koşula uyum sağlamamız gerektiğinden, tahmini daha istikrarlı bir şeye bağlamamız gerekir.

Göreceli Tahmine Karşı Mutlak Tahmin

Erken mutlak tahmin aptallıktır çünkü eksik bilgiye dayanır. Göreceli tahmin, deneyim biriktikçe sürekli olarak gelişen tahminlerle daha basit bir yaklaşımdır.

Çevik metodolojiler, göreceli tahmin sürecini kolaylaştırmak için yaklaşımlar sunar.

Temel göreceli tahmin uygulamasının ötesinde, düşünmeyi mutlak terimlerden daha uzağa yönlendirmek için elbise boyutları (S, M, L, XL ve XXL vb.), çeşitli hayvanlar (fare, kedi, geyik, kaplan, fil vb.), Fibonacci dizisi (1, 2, 3, 5, 8, 13, 21…) veya belki de değiştirilmiş bir Fibonacci dizisi (0, 0.5, 1, 2, 3, 5, 8…) kullanılır.

Hayattaki her şeyde olduğu gibi, tahminleme başlangıçta hayal edildiğinden daha karmaşık hale gelebilir. Bir proje hem bilgi hem de görev çalışmasını içerebilir. Bu nedenle, tek bir projede bile, her bir çalışma öğesi, görev veya bilgi odaklı veya belki de ikisinin bir karışımı olarak en uygun kategoriye göre düşünülmelidir.

Sonuç

Mutlak tahminler yapmamız istendiğinde kötü performans gösteriyoruz, ancak göreceli tahminlerde fena değiliz. Göreceli tahmin, ekip ve müşteri arasında tartışma ve müzakereyi tetikleyen daha fazla bilinmeyen olduğunda daha da değerlidir.

Yönetimler tahminlerin göreceli olduğunu anlamalıdır. Geçmiş deneyimlerle tahminlerin gelişeceği ve zaman içinde iyileşeceği gerçeğine alışmaları gerekir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

PMP Hazırlık – Projeye Başlamak – Bütçe ve Maliyet Temel Çizgisi – 29

Project Budget Management: Everything You Need To Know - ClearPoint Strategy

Bütçe Tahminleri

Proje bütçesinin tahmin edilmesi, maliyet temel çizgisi oluşturmak için aktivitelerin veya iş paketlerinin tahmini maliyetlerinin bir araya getirilmesi sürecidir. Proje bütçesi, kapsam temel çizgisinde ve proje zaman çizelgesinde tanımlandığı şekilde projeyi tamamlamak için gereken tüm finansmanı içermelidir. Projenin maliyet performansı, maliyet temel çizgisine göre ölçülür.

Maliyet Temel Çizgisi

Maliyet temel çizgisi, yalnızca resmi değişiklik kontrol prosedürleriyle değiştirilebilen ve gerçekleşen sonuçlarla karşılaştırma yapmak için temel olarak kullanılan, yönetim rezervleri hariç, zaman bazlı proje bütçesinin onaylanmış versiyonudur. Zaman bazlı proje bütçesi dönemsel maliyet tahminlerinin kümülatif halidir. Nakit akışı da denilir.

Maliyet temel çizgisi öngörülen risklerden kaynaklı ek maliyetlerin ortaya çıkması olasılığına karşı Beklenmedik Durum Yedeklerini içerir. Maliyet temel çizgileri, her projenin benzersiz bütçesine ve zaman çizelgesine bağlı olarak projeden projeye değişiklik gösterir.

Maliyet temel çizgisi oluşturulduktan sonra, proje yöneticisi için bir taahhüt haline gelir. Proje yöneticisi, bir zaman perspektifi ile, projeye taahhüt edilen fonları maliyet temel çizgisiyle eşleştirmeye çalışmalıdır.

Maliyet Temel Çizgisi Hazırlama Yönergeleri

Maliyet temel çizgisi, proje yaşam döngüsü boyunca maliyet performansının izlenmesine ve ölçülmesine yardımcı olur. Maliyet temel çizgisini hazırlamak için aşağıdakilere dikkat edilmesi gerekir;

  • İKY, proje zaman çizelgesi, maliyet tahminleri ve risk yönetim planı gibi maliyet temel çizgisini hazırlamak için gerekli girdileri toplayın.
  • İşlerin ne zaman gerçekleşeceğini görmek için proje zaman çizelgesini kullanın.
  • Her iş paketi için, gerçekleşeceği zaman dilimini esas alarak fon tahsis edin.
  • Ek masraf riskini karşılamak için bir beklenmedik durum yedeği ekleyin.
  • Düşük risk değerlerine sahip iş paketleri için beklenmedik durum yedekleri eklemeyin.
  • Her bir dönem için maliyetlerin toplamını hesaplayın ve grafik ile gösterin.
  • Maliyet temel çizgisini onaylatın ve ilgi proje paydaşları ile paylaşın.

Proje Bütçesi Bileşenleri

Proje bütçesi, bir dizi bileşenden oluşur. Bütçe, aktivitelerin maliyet tahmininden başlayarak oluşturulur. Aktivitelerle ilişkili bilinen riskler aktif kabulleniliyorsa beklenmedik durum yedeği eklenir. Örneğin, bir evin temelini inşa ederken, planlanmamış ikinci bir gün için kazı ekipmanının kiralanması vb.

Aktivite maliyetleri daha sonra iş paketi seviyesine toplanır ve iş paketi seviyesindeki riskler için beklenmedik durum yedeği eklenir.

Maliyet temel çizgisini oluşturmak için tüm iş paketi tahminleri toplanır. Sponsor, öngörülemeyen riskler (bilinmeyen-bilinmeyenler) için bir yönetim rezervi ekleyebilir. Sonuç, proje bütçesidir.

Bütçe Zorlukları

Bütçe aşağıdaki konulardan etkilenir;

  • Yeni veya değişen proje gereksinimleri.
  • Yeni riskler
  • Mevcut risklerin olasılıkları veya etkilerindeki değişiklikler.
  • Ekonomik koşullar, tedarik sözleşmesi değişiklikleri, kaynak maliyetleri vb. Sebeplerle maliyet tahminlerinde yapılan değişiklikler.

Bunlardan herhangi biri meydana geldiğinde, aşağıdakilerden biri veya birkaçı değişmelidir:

  • Proje bütçesi
  • Proje maliyetleri
  • Proje Zaman Çizelgesi
  • Kapsam

Bütçe sabit kalırsa ve ek fon yoksa, proje değişmek zorunda kalır.

Finansman Limiti Uzlaşması

Finansman limiti uzlaşması, proje fon limitleri ile planlanan harcamalar arasındaki farklılıkları belirlemek için planlanan harcamaları, proje için ayırılan fon taahhüdü ile uyumlaştırma sürecidir. Projelerde sermaye akışını düzenlemek ve fazladan harcamalara karşı koruma sağlamak için genellikle finansman limitleri uygulanır. Proje bütçesinin belirlenen limitlerle uzlaştırılması gerekir. Bu yaklaşım, proje zaman çizelgesini, kaynak dağılımını ve kullanımını etkileyebilir, proje kapsamını değiştirebilir. Bkz: Proje Yönetiminde Finansman Limiti Uzlaşması (Funding limit reconciliation)

Gelecekteki Bütçe Zorluklarını Öngörmek için Yönergeler

Tüm olasılıklar planlanamasada, gelecekteki bütçe zorluklarını planlamaya yardımcı olacak birkaç yönerge aşağıdadır;

  • Paydaş kayıtlarını güncel tutmak ve projeye yeni paydaşlar eklendiğinde proje gereksinimlerindeki değişiklikleri belirleyin.
  • Yeni riskleri ve mevcut risklerdeki değişiklikleri tespit etmek için riskleri izleyin.
  • Tedarikçilerin performansını izleyin.
  • Projedeki tüm değişiklikleri izleyin ve bütçe dahilinde tutmak için Entegre Değişiklik Yönetim Sistemini takip edin.

Bütçe Belirleme Yönergeleri

Proje bütçesini etkin bir şekilde belirlemek için;

  • Proje maliyetlerinin nasıl yönetileceği, kontrol edileceği ve aktivite maliyet tahminleri için kullanılan yöntem ve doğruluk düzeyi hakkında bilgi için Maliyet Yönetimi Planını gözden geçirin.
  • Personel nitelikleri, personel oranları, ödüllendirme vb. için Kaynak Yönetimi Planını gözden geçirin.
  • Proje kapsam bildirimi, İKY ve İKY sözlüğü için Kapsam Temel Çizgisini gözden geçirin.
  • Proje faaliyetleri için gereken kaynakların türü, miktarı ve süresi için proje zaman çizelgesini kontrol edin.
  • Maliyet tahminini etkileyebilecek herhangi bir riski göz önünde bulundurmak için risk kayyıtlarını gözden geçirin.
  • Maliyet tahmin ilkeleri, maliyet tahmin şablonu, geçmiş bilgiler ve alınan dersler gibi bu süreci etkileyebilecek Organizasyonel Süreç Varlıklarını gözden geçirin.
  • Proje için bir bütçe belirlemek üzere maliyetlerin bir araya getirilmesi, rezerv analizi, uzman görüşü, geçmiş bilgiler ve finansman limiti uzlaşması gibi araç ve teknikleri kullanın.
  • Proje bütçesini yazılı hale getirin ve maliyet temel çizgisi oluşturun.
  • Proje finansman gereksinimlerini belirleyin. Bkz:Proje Yönetiminde Projenin Finanse Edilmesi (Financing)
  • İlgili proje belgelerini güncel tutun.

Görseller: PM Illustrated: A Visual Learner’s Guide to Project Management by Mike Griffiths 

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

PMP Hazırlık – Projeye Başlamak – Bütçe ve Kaynaklar – 28

Importance of Budget: Why is it important for the government to have a  budget?

Bütçeyi ve Kaynakları Planlamak ve Yönetmek

Proje maliyetleri doğru yönetilmezse, harcamalar kontrolden çıkabilir. Bütçenizle uyum kalarak kaynaklar ve aktiviteler üzerinde ayarlamalar yapmak, doğru maliyetleri yakalamak gerekir. Maliyet Yönetimi Planı, projenin yaşam döngüsü boyunca aktiviteleri, ortaya çıkabilecek sorunları veya değişiklikleri yönetebilmek için proje maliyetlerini planlamanı, yönetmenizi ve güncel tutmanızı sağlar.

Bu konu, ECO’da aşağıdaki maddelere yöneliktir;

  • Bütçe ihtiyaçlarını tahmin edin. (EKO 2.5.1)
  • Gelecekteki bütçe darboğazlarını tahmin edin. (EKO 2.5.2)
  • Bütçe sapmalarını izleyin ve yönetişim süreciyle çalışın. (EKO 2.5.3)
  • Kaynakları planlayın ve yönetin. (EKO 2.5.4)

Maliyet Tahminleri

Maliyetleri tahmin etmek, projedeki her aktivite için maliyet tahmini yapmaktır. Maliyetler, işçilik, malzeme, ekipman, tesisler, hizmetler, bilgi teknolojisi, beklenmedik durum yedekleri ve dolaylı maliyetleri içerir. Mantıklı tahminler, projeler hakkında doğru kararlar alınması, başarının daha sonra ölçülebileceği temelleri oluşturmayı sağlar.

Maliyetleri tahmin etmek için kullanılan yaygın araçlar ve teknikler aşağıdakileri içerir;

Tahmin Tekniklerinin Avantajları ve Dezavantajları

Farklı tahmin teknikleri kullanmanın yararları ve sakıncaları vardır;

  • Benzer tahminleme – en hızlı ve ucuz yöntemdir. Sapma olasılığı yüksektir.
  • Aşağıdan Yukarıya tahminleme – En gerçekçi sonucu verir ancak efor ve zaman harcamak gerekir, maliyetlidir.
  • Parametrik tahmin – Gerçekçi veriler ve kayıtlar olduğunda iyi bir yöntemdir. Değişken ortamlarda (enflasyon, verimlilik vb.) yanıltıcı olabilir.

Ortak Tahmin Türleri

  • Kaba Tahmin (Rough Order of Magnitude-ROM) – Genellikle projenin başında yapılır. Üst düzey tarihsel ve parasal verilere dayanan, uzman uzman görüşü modelidir. Doğruluk payı –%25 ila +%75 arasında kabul edilir.
  • Kesin tahmin – Proje ile ilgili ayrıntılı bilgilere dayanarak yapılır. Proje yöneticisi tarafından İKY’deki her iş paketinin süre ve/veya maliyetini tahmin ederek bulunur. Doğruluk payı: –5% +%10 arasında kabul edilir.
  • Aşamalı Olgunlaşma tahmini (veya yaklaşan dalga”) – Başlançta net tahminler yapma, proje ile ilgili çalışmalar netleştikçe tahminleri geliştirmeye dayalı yöntemdir.

Yönetişim

Maliyet tahminlerine uygulandığı şekliyle yönetişim, proje aşamalarını yönetmek olarak tanımlanabilir. Proje yaşam döngüsünün farklı aşamaları için farklı türde maliyet tahmini ve doğruluk düzeyi gerekli olabilir. Aşağıdaki maddeler maliyet tahmin yöntemini etkileyebilir;

  • Yazılım kullanılabilirliği
  • Ekip üyesi deneyimi
  • Proje yaşam döngüsü aşaması
  • Zaman kısıtları
  • Proje tipi
  • Kişisel tercihler

Alınan Dersler Kayıtları

Projelerde, geçmiş projelerden alınan dersler, daha önce edinilen bilgilerden yararlanmak için sonraki çalışmalara uygulanabilir. Önceki projelerden elde edilen deneyimler de bütçeleme sürecinin önemli bir bileşenidir. Alınan Dersler Kayıtları , benzer projelerdeki faaliyetler ve iş paketleri için maliyet tahminleri geliştirmek için kullanılabilir, maliyet tahmini başarıları ve eksiklikleri hakkında değerli bilgiler içerebilir.

Maliyetleri Tahmin Etme Yönergeleri

Proje maliyetlerinin doğru bir şekilde tahmin edilmesi, bütçe aşımlarını ve öngörülemeyen harcamaları önler. Doğru maliyet tahminleri yapmak, proje maliyet performansını ölçmek için kullanılacak olan maliyet temel çizgisini oluşturmaya yardımcı olur. Maliyetleri tahmin etmek için bazı yönergeler aşağıdadır;

  • İş paketleri için maliyet tahminleri, kaynakları fiilen sağlayacak ya da işi yapacak kişiler tarafından sağlanmalıdır. İlgili maliyetlerin ne olacağını en iyi tahmin edebilecek olan, işi yapacak, hizmeti veya malzemeyi sağlayacak kişilerdir. Bu maliyet rakamlarını gerçekçi tahminler halinde bir araya getirmek proje yöneticisinin sorumluluğundadır. Bkz: Projelerde Süre ve Maliyetleri Kim(ler) Tahmin Etmeli?
  • Bazı projelerde, proje yöneticisi maliyet tahminlerinin oluşturulmasından sorumlu olabilir. Bu gibi durumlarda bile, proje yöneticisi, yanlış varsayımlarda bulunulmadığından emin olmak için ilgili paydaşlardan gerçeklik kontrolü talep edebilir.
  • Maliyetlere ilişkin sektörel yayınlar veya kaynak oranları vb. tahmin yapmayı kolaylaştırıcı ilgili girdiler toplanmalıdır.
  • Hangi tahmin tekniğinin kullanılacağı belirlenmelidir.
  • Almaktansa yapmak, fazla mesai ücreti ödememek için süreyi uzatmak, kiralamak yerine satın almak, işi kurum içinde yürütmek yerine dış kaynak kullanmak vb. alternatif maliyetlendirme seçenekleri incelenmelidir. Bkz: Projelerde Maliyet-Fayda Analizi
  • Maliyet tahmininde kullanılacak ölçü birimleri(TL, USD vb.) belirlenmelidir.
  • Maliyetleri etkileyebilecek olası riskleri göz önünde bulundurulmalıdır. Bkz: Proje Riskleri – 3 – Maliyet
  • Tüm maliyet tahminlerinin maliyet muhasebesine uygun şekilde uygun tanımlarla atanması sağlanmalıdır.

Maliyet tahminleri aşağıdaki temel unsurları içermelidir;

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Maliyetlerini Düşürmek – 7

Cost Management for Projects - ProjectManager.com

Projelerde kullanılacak kaynakların (personel, ekipman vb.) kapasitelerine ilişkin gerçekçi verilerin olmaması hem yanlış tahminlere hem de maliyet artışlarına yol açar. Kaynak kapasitelerini sürekli ve doğru ölçümleyin.

Toplantıları az ve verimli yapabilmek çalışma zamanını artıracağından maliyetleri düşürür.

Doğru maliyet öngörüleri ile öngörüleni tutturabilme teşvik edilmeli, ödüllendirilmelidir.

Yedekli çalışmak, farklı departmanların birbirlerinin işini öğrenmesini sağlamak ekip içi verimliliği yükselterek, maliyetleri düşürür.

Proje tedariklerinde olası problemler için alınan ek stoklara ilişkin problem yaşanabilecek alanları, süreçleri tespit edip, problemleri ortadan kaldıracak önlemeler almak, stok maliyetlerini azaltır.

Tedarikçi kontrolleri ve tedarikçilere verilecek projeye uygun eğitimler gecikmeleri ve bunlara bağlı maliyetleri azaltır.

Olumlu geri beslemeler, teşekkür ve takdir çalışan performansını yükseltir, maliyetleri düşürür.

Düzenli maliyet kontrol toplantıları veya maliyet kontrol kurulu vb. yaklaşımlarla harcamaları ve projeyi tamamlamak için gereken bütçeyi gözden geçirin.

Maliyet düşürücü önerileri yazılı hale getirin ve diğerleriyle paylaşın. Bir fikir başka fikirleri tetikleyecektir.

Proje içinde projenin tamalandıktan sonraki operasyonel maliyetlerini dikkate alarak uzun vadede maliyetleri dengede tutmaya çalışın.

Çalışanlara Sağlık sigortası yaptıran şirketlerin sigortaya yansıyan harcamaları izlemesi, en çok harcama yapılan ya da artış gösteren konulara yönelik olarak sağlıklı yaşamı destekleyici uygulamalar yapması dolaylı olarak maliyetleri düşürecektir.

Proje bazlı maliyet odaklı performans hedefleri ve bunlara bağlı ödüllendirme maliyetleri düşürür.

Proje ekip üyelerinin maliyetleri düşürme konusundaki motivasyonlarını nelerin artırabileceğini araştırın. Onları bu konuda neyin motive edeceğini yine onlara sorun.

Proje Yönetimi maliyetlerini (planlama, izleme vb.) ve toplam proje harcamalarını izleyin. Proje Yönetimi maliyetleri, toplam proje harcamalarını kısa ve/veya uzun vadede aşağı çektiği sürece anlamlıdır. Aşağı çekmiyorsa Proje Yönetimi yanlış yapılıyor demektir. 

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Maliyetlerini Düşürmek – 6

The Importance of Estimating Project Cost at Completion | Microsoft Dynamics 365 for Project Driven Companies

Projelerde parasal kayıpların ya da planlanan-gerçekleşen varyansının en çok olduğu noktalara odaklanın. Önceliğinizi en büyük maliyet kalemlerine verin. Kuruşlarla değil liralarla uğraşın.

Projelerde yaşanan problemleri ve çözümlerini yazılı hale getirip ilgili paydaşlarla paylaşın. Tekrarlayan problemler en büyük maliyet kaynağıdır.

Projelerde alınan dersleri toplayın, yaşanan parasal kayıplar ya da yakalanan fırsatlar konusunda kalıcı kuralları uygulama iradenizi ortaya koyun.

Projelerde yaptığınız her harcamayı geçmiş dönemlerle karşılaştırın. Daha düşük maliyet ile ilgili performans kriterleri geliştirin.

Projelerde mükerrer işler maliyetleri yükseltir. Konsolide edebileceğiniz konular konusunda proaktif davranın.

Projenin tüm süreçlerinde maliyet risklerinizi öngörmeye çalışın. Süreç ve paydaş bazlı risk analizleri yapın.

Rutinleri maliyet etkin yöntemlerle değiştirin. Seyahat yerine online video konferans vb.

Ekip Çalışma Kurallarını belirlerken herkesin maliyet konusunda hasasiyet göstermesinin önemini açıklayın.

İş görüşmelerinde personel adaylarının maliyet bakış açılarını değerlendirin ve hassasiyetlerinizi açıklayın.

Projelerde her değişiklik talebinin ya da yaşanan problemlerin maliyet etkisini değerlendirin ve proaktif yaklaşın.

Gerçekçi maliyet hedefleri belirleyin. Gerçekçi olmayan hedefler istenmeyen davranışlara ve bunlara bağlı olarak istenmeyen sonuçlara, daha yüksek maliyetli durumlara yol açabilir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Maliyetlerini Düşürmek – 5

New Polish Order - we know the government's tax guidelines ⭐ Konieczny  Wierzbicki Law Firm - Kancelaria

Paydaşların, özellikle üst yönetimin risk iştahı doğrultusunda maliyet hassasiyetini projeye yansıtmanız gerekir. Maliyet hassasiyeti çok yüksekse daha detaylı ve gerçekçi planlama maliyetine katlanılması gerekir.

Yapılan varsayımların ve öngörülen risklerin maliyet etkisi dikkate alınarak proje yapılandırılmalıdır.

Öngörülemeyen risklerin probleme dönüşmesi ek bütçe ihtiyacı doğurur. Öngörülemeyen riskler için yedek bütçe ayırılması, probleme dönüştüklerinden bütçe bulmaya çalışmaktan daha avantajlıdır.

Projelerin bütünü ve aktivite detayında her türlü önemli harcama için finansal analizlerin yapılması gerekir.

Proje maliyetinin hangi seviyeyi geçtiğinde projeden vazgeçilmesi gerektiği projenin başında belirlenmelidir. Her proje başlandığı için bitirilmek zorunda değildir. Maliyetler faydayı istenmeyecek oranda aştığında vazgeçilmelidir.

Projeyi maliyetlerini etkileyebilecek üst yönetim kararları hızlı ve manipüle edilmeden proje ekibiyle paylaşılmalı ve olası problemlere yönelik çözüm alternatifleri değerlendirilmelidir.

Şirket dışı ortamın (enflasyon, döviz kuru, rakip hareketleri vb.) projeyi nasıl etkileyebileceği konusunda senaryolar değerlendirilmeli ve beklenmedik durum planları yapılmalıdır.

Şirketin nakit akışı ile projenin gerektirdiği nakit akışı uzmanlar tarafından planlama aşamasında masaya yatırılmalı, şirkete en az yük getirecek şekilde ayrlamalar yapılmalıdır.

Paydaşların proje bütçesi içinde oranları dikkate alınmalı, her paydaşın kendi maliyetini iyileştirici önlemler geliştirmesi ve diğer paydaşlarla paylaşması maliyetleri düşürecektir.

Maliyetleri olumsuz etkileyen tüm faktörler (nedenler) değerlendirilmeli, olumsuz sonuçlara yol açanların nedenleri ortadan kaldırılmaya çalışılmalıdır.

Motivasyon maliyeti, motivasyonsuzluğun getireceği mali kayıplardan daha düşüktür İnsan Kaynaklarının etkin ve etkili kullanımı için proje içinde motivasyon yatırım yapmak maliyetleri düşürür.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Maliyetlerini Düşürmek – 4

Project cost management: what is it and how to implement it - Twproject:  project management software, bug tracking, time tracking, planning

Mevcut süreçlerinizi gözden geçirerek proje maliyetlerinizi düşürecek şekilde iyileştirmek gerekiyor. Proje hedeflerine farklı şekilde ulaşmanın yolları olup olmadığına bakılmalıdır. Ör. Ofis yerine yerine uzaktan çalışmak, uzun toplantıları kısaltmak, içeride yapmak yerine dış kaynak kullanmak, birkaç haftada gerçekleşecek çalışmaları bir günlük odaklı oturumlarla tamamlamak vb.

Projede değer katmayan süreç, dokümantasyon, kapsam vb. her unsur gözden geçirilmelidir.

MS Project vb. proje yönetimi bilgi sistemleri proje maliyetlerinin kontrolünü kolaylaştırır, alternatif senaryoların proje üzerindeki toplam etkisini görmenize yardımcı olarak maliyetleri düşürür.

Proje ilerledikçe geri kalan işlerin maliyet tahminleri güncellenmeye ve iyileştirilmeye devam edilmelidir.

Maliyet tahminlerinin neye dayandığını değerlendirerek ne kadar gerçekçi olduklarını değerlendirin. İyimser, olası, kötümser vb. çoklu tahminler üzerinden alternatif senaryoları gözden geçirin.

Projenin gerçekleştirilmesi esnasında gelir getirebilecek alternatifleri (yapılan çitin dışına reklam almak vb.) dikkate alın.

Projelerde alınan her kararın, tercih edilen yöntemin ve kullanılan süreçlerin maliyet etkileri dikkate alınmalıdır.

Proje Gözden geçirme toplantılarında maliyetler gündem edilmeli, çekince öneriler masaya yatırılmalıdır.

Projelerde kullanılabilecek teşvik ve fon kaynakları (Tübitak, Kosgeb vb.) konularında güncel bilgiler takip edilmelidir.