Kategori arşivi: Maliyet Yönetimi

Proje Yönetimi Başarı Ölçütleri – 2

Maliyet Performansı – Kazanılmış Değer / Gerçekleşen Maliyet

Maliyet Performans Endeksi, maliyet verimliliğinin bir ölçütüdür. Gerçekleştirilen çalışmanın parasal değerini (kazanılan değer) kazanılan değeri elde etmek için harcanan gerçek maliyetlere bölerek belirlenir. Maliyet performansının doğru bir şekilde tahmin edilebilmesi, şirketlerin projeye yatırım sermayelerini güvenli bir şekilde tahsis etmelerini, finansal risklerini azaltmalarını ve sermaye maliyetinin azaltılmasını sağlar. Maliyet Performans Endeksi, bütçe tahminlerinin doğruluğunu gösterir.

Zaman Çizelgesi Performansı – Kazanılmış Değer / Planlanan Değer

Zaman çizelgesi performans endeksi, kazanılan değerin planlanan değere oranı olarak ifade edilen zaman çizelgesi verimliliğinin ölçütüdür. Zaman çizelgesini doğru bir şekilde tahmin etme, pazara zamanında grime vb. konularda yardımcı olur. Zaman Çizelgesi Performans Endeksi, zaman çizelgesi tahminlerinin doğruluğunu gösterir.

Kazanılmış Değer Analizini öğrenmek için Hayatımız Proje – Proje Yönetimi Başvuru Kaynağı eğitimine kayıt olabilirsiniz;

Proje Ölçütleri ve Ölçüt Yönetimi eğitimi için aşağıdaki linke tıklayınız

Paylaşın:

Projelerde Tahmin Kalitesini Etkileyen Faktörler

Projelerde en iyi süre ve maliye tahminleri yapılması istenir. Tahminlerin başlangıç noktası geçmiş deneyimlerdir. Geçmiş deneyimler, diğer faktörler ile birlikte dikkate alınarak bir tahmin üretilir. Bu faktörler proje veya iş ilk defa yapılıyorsa çok güçlü hale gelir.  Bu faktörler nelerdir;

  • Planlama Sınırı – Yakın zamandaki işlere ilişkin daha kesin tahmin üretmek mümkün olur. Daha uzaktaki işlere ilişkin belirsizlikler tahmini zorlaştırır.
  • İlk ve Yeni Olma – Şirket veya kişi ilk kez yaptığı işlere yönelik tahmin yapmakta zorlanır.
  • Proje Süresi – Uzun süreli projelerde tahmin belirsizliği de artar.
  • Beceri ve Deneyim – Çalışanların ilgili konudaki beceri ve deneyimi tahmin netliğini artırır.
  • Diğer Çalışanlar – Proje ekip üyesinin birlikte çalışacağı diğer insanlar, yapacağı tahmini olumlu ya da olumsuz yönde etkiler.
  • Dengesizlik – Yönetimin sürekli karar vermesi, işten ayrılmaların çok olması vb. sebepler tahminleri doğrudan etkiler.
  • Proje Yapısı ve Organizasyonu – Proje için ayırılmış özel bir ekip (proje bazlı organizasyon) odaklanma problem yaşamayacağı için tahminler daha netleşecektir. Bu yapının maliyetleri artıracağı düşünülebilir ama matris organizasyonlarda ki koordinasyon zorluğu, bölünme ve çatışma risklerinin masaya yatırılması gerekir.
  • Tampon Koyma – Kimse başarısız olmak istemez. Normal koşullar altında diye düşünerek yaptıkları tahminlere bir tampon süre eklerler. Tampon süreler başarı olasılığını artırmak, gecikme ya da bütçe aşımı risklerini aza indirmek için eklenir. Dikkat edilmesi gereken düşünülmeden eklenen tampon sürelerin zamanla çalışan ve yönetici arasında bir oyuna dönüşmesidir. Yönetici duyduğu her tahminin aşağıya çekmeye çalışırken, çalışan her tahmininde ki tampon süreyi artırmaya başlar.  
  • Şirket Kültürü – Bazı şirketler hızlı tahminlerle başlayıp daha sonra düzeltmeye, bazıları başta detaylı çalışarak proje yönetimini daha doğru yapmaya odaklanır.
  • İzinler, tatiller – Bazı şirketler projeyi birinci öncelik yaparak izinleri ve tatilleri öteler, bazıları kişisel motivasyona önem vererek bu tatilleri dikkate alarak tahminlerde bulunurlar.
  • İklim – Yapılacak işin yaz ve kışa gelmesi süreleri doğrudan etkileyebilir.  
  • Müşteri Kısıtları – Projede çalışılacak yere ilişkin kısıtlar tahminleri etkileyebilir. Ör. AVM’ler sadece akşam 20:00-22:00 arası çalışılabilmesi vb.
  • Nakit – Zaman İlişkisi – Şirketin nakit durumu yapılacak işlerin süresini etkileyebilir. Ör. Mayıs ayında işin bitirilmesi için 100.000 TL’ye ihtiyaç olup şirketin nakdi 80.000 TL ise süreyi etkileyebilecektir.
  • Özel Dönemler – Ramazan vb. dönemler özellikle süreleri etkiler. Ör. Ramazan’ın yaz ayına denk gelmesi, sahada çalışanların performansını düşürebilecektir.
  • Kişisel Takvimler – Tahmin yapacak kişinin işe başlayacağı tarih önemlidir. Aynı işe 1 Ocak’ta başlamak ile 1 Şubat’ta başlamak hem süre hem maliyet açısından aynı tahmini getirmeyecektir.
  • Bağımlılıklar – Tahmin, iç (departmanlar) ve dış (dış kaynaklar, müşteri) bağımlılıklardan çok etkilenebilir. Örneğin müşterinin yer teslimini 1 Ocak’ta yapması ile 1 Şubat’ta yapması tahminleri değiştirecektir.
  • Sayısallaştırma – Tahmin yapan kişilerin geçmişlerini sayısallaştırıp, saklamaları tahmin netliğini artıracaktır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Anlaşmalar (Agreements)

Anlaşmalar, projenin ilk amaçlarını tanımlayan herhangi bir doküman veya iletişim olarak tanımlanır. Sözleşme, mutabakat zaptı (MOU), anlaşma mektupları, sözlü anlaşmalar, eposta vb. şeklinde olabilir.

Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesinin geliştirilmesi sürecinde projenin ilk amaçlarını belirlemek amacıyla kullanılır. Sözleşme, ortak niyet bildirgesi, hizmet seviyesi anlaşması, anlaşma mektubu, niyet mektubu, sözlü anlaşma, e-posta ya da başka yazılı anlaşmalar şeklinde olabilir. Genel olarak, harici bir müşteri için yapılan projelerde sözleşme kullanılır.

Proje İşlerinin İzlenmesi ve Kontrolü sürecinde işi yapan dış kaynaksa,  Proje Yöneticisi anlaşma doğrultusunda ilerlenmesini güvence altına almaya çalışır.

Proje ya da Faz Kapanışı sürecinde Tedarik Yönetimi Planında da yer alan ve anlaşma ile belirlenmiş resmi faz ya da proje kapanış kurallarını içerdiği için ihtiyaç duyulur. Büyük ve karmaşık projelerde birden fazla anlaşma olabilir.

Gereksinimlerin Toplanması sürecinde proje ve ürün gereksinimlerini içerdiği için kullanılır.

Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi sürecinde tedarikçilerin taahhüt ettikleri zaman çizelgelerine erişebilmek için gereklidir.

Bütçenin Belirlenmesi sürecinde anlaşmalar, satın alınmış veya alınacak ürünler, hizmetler veya sonuçlarla ilgili geçerli anlaşma bilgileri ve maliyetler için gereklidir.

Kalitenin Kontrolü sürecinde proje Belgeleri altında anlaşmalar girdi olarak kabul edilir. Aynı sürecin çıktısı olarak anlaşmaların güncellenebileceği belirtilmektedir.

Kaynakların Kontrolü sürecinde özellikle dış kaynaklara yönelik olarak yeni ve planlanmamış kaynak ihtiyaçlarının karşılanması veya mevcut kaynaklardan dolayı ortaya çıkabilecek problemlerde ne yapılacağına yönelik prosedürleri içerdiği için girdi olarak kullanılır.

Risklerin Tanımlanması sürecinde eğer dışarıdan kaynak tedariği söz konusuysa kilometre taşı tarihleri, sözleşme tipi, onay kriterleri, ödül ve cezaları içeren anlaşma içerikkeri girdi olarak kullanılır.

Proje tedarik yönetimi süreçleri, alıcı ile satıcı arasında hukuki belgeler olan sözleşmeler de dahil anlaşmaları kapsar Sözleşme, satıcıya, değeri olan bir şeyi (örneğin, belirlenmiş ürünleri, hizmetleri ya da sonuçları) temin etme, alıcıya da para ya da başka değerlerle ödeme yapma yükümlülüğü getiren, karşılıklı olarak bağlayıcı bir anlaşmadır. Anlaşma basit ya da karmaşık olabilir.

Tedarik sözleşmeleri, alıcının ve satıcının yerine getirmesi gereken şartları içerir. Tüm tedariklerin projeye özel ihtiyaçları karşılamasını ve aynı zamanda organizasyonun tedarik politikalarına uygun olmasını sağlamak, proje yönetim ekibinin sorumluluğundadır.

Uygulama alanına bağlı olarak sözleşme yerine, anlaşma, kontrat, mukavele, alt sözleşme ya da satın alma emri terimleri kullanılabilir.

Tüm proje belgeleri belli şekillerde gözden geçirme ve onaylara tabi olmakla birlikte, sözleşmeler veya anlaşmalar yasal olarak bağlayıcı olmalarından dolayı , genellikle daha kapsamlı onay süreçlerine tabidirler.

Tedariklerin yürütülmesi sürecinin çıktısı olarak Anlaşma  belgelerinin başlıca içeriği aşağıdaki gibidir;

  • Çalışma bildirimi ya da teslimatlar,
  • Zaman çizelgesi ve kilometre taşları,
  • Performans raporlama,
  • Fiyatlandırma ve Ödeme koşulları,
  • Tetkik, kalite ve onay kriterleri,
  • Garanti ve Ürün Desteği,
  • Cezalar ve Teşvikler,
  • Sigorta ve teminat mektupları ,
  • Alt yüklenici onayları ,
  • Genel kural ve koşullar,
  • Değişiklik taleplerinin nasıl ele alınacağı ve
  • Fesih ve alternatif ihtilaf çözümü mekanizmaları.

Tedariklerin Kontrolü sürecinde anlaşmalar, taraflar arasındaki şartlardır ve her bir tarafın görevleriyle ilgili şartları içerir. Anlaşmanın içerdiği değişiklik kontrolü hükümleri uyarınca, sözleşme kapanışından önceki herhangi bir tarihte karşılıklı rızayla değiştirilebilir. Bu değişiklikler genellikle yazılı hale getirilir.

Paydaşların Tanımlanması sürecinde anlaşmanın taraflarını ve ihtiyaç duyulabilecek ek paydaşları belirleyebilmek için anlaşmalara ihtiyaç duyulur.

Paydaş Katılımını Sağlama Planlama sürecinde, dış kaynakların ve satıcıların etkin katılımını sağlamak için yapılacak planlama için şirketin satın alma departmanı ile koordine bir şekilde çalışılması gerekir. Bu sağlamak için anlaşmalara ihtiyaç duyulur.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

 

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Tamamlama için Gerekli Performans Endeksi – TGPE (To Complete Performance Index (TCPI))

Projelerde, bekleyen işlerin tamamlama maliyetinin, kalan bütçeye oranı olarak ifade edilir. Projenin hedefini tutturabilmek için kalan kaynaklarla başarılması gereken maliyet performansının ölçümü için kullanılır. Kısaca özetlemek gerekirse projenin gelecekteki maliyet performansını gösterir.

Projenin gelecekteki maliyet performansını ölçebilmek için iki farklı onaylı bütçe dikkate alınabilir: Planlanan Bütçe (PB) veya Tahmini Tamamlanma Maliyeti(TTM).

Böylece TGPE şöyle hesaplanır: Kalan İşlerin Değeri / Kalan Bütçe

Kalan işlerin Değeri, Planlanan Bütçeden, Kazanılmış Değer (KD) çıkarılarak bulunur. Örneğin PB-KD

İki şekilde yaklaşmakta fayda vardır: Bütçeye göre ve bütçe aşımına göre. Her iki yaklaşımda TGPE formülü değişecektir;

Durum 1: Planlanan Bütçeye göre

TGPV= (PB – KD) / (PB – GM(Gerçekleşen Maliyet))

12 ayda bitmesi gereken ve 100.000 TL bütçeli (PB) bir proje düşünelim. 6. Aya gelindiğinde 55.000 TL harcanmış (GM) ve işin %60’ı bitirilmiş olsun.

  • Planlanan Bütçe (PB)= 100.000
  • Gerçekleşen Maliyet (GM) = 55.000
  • Planlanan Değer (PD) = 50.000
  • Kazanılmış Değer (KD) = 60.000
  • Maliyet Performans Endeksi (MPE) = KD / GM = 60 / 50 = 1.1

MPE > 1 olduğu için bütçenin altında kalınmış demektir. TGPE formülü PB doğrultusunda olmalıdır;

TGPE= (PB – KD) / (PB – GM)

= (100.000 – 60.000) / (100.000 – 55.000)

= 40.000 / 45.000

= 0,89

Bunun anlamı, projeyi, 0.89 olan Maliyet Performans Endeksi ile tamamlayacağınızdır.

Durum 2 – Proje Bütçeyi aştıysa

TGPE = (PB – KD) / (TTM – GM)

12 ayda bitmesi gereken ve 100.000 TL bütçeli (PB) bir proje düşünelim. 6. Aya gelindiğinde 60.000 TL harcanmış (GM) ve işin %40’ı bitirilmiş olsun.

  • Planlanan Bütçe (PB)= 100.000
  • Gerçekleşen Maliyet (GM) = 60.000
  • Planlanan Değer (PD) = 50.000
  • Kazanılmış Değer (KD) = 40.000
  • Maliyet Performans Endeksi (MPE) = KD / GM = 60 / 50 = 0.67

MPE < 1 olduğu için bütçenin altında kalınmış demektir. TGPE formülü TTM doğrultusunda olmalıdır;

TTM = PB / MPE = 100,000 / 0.67 = 149,253

TGPE= (PB – KD) / (TTM – GM)

= (100,000 – 40,000) / (149,253 – 60,000)

=60,000 / 89,253

=0.67

TCPI = 0.67

Bunun anlamı, projeyi, 0.67 olan Maliyet Performans Endeksi ile tamamlayacağınızdır.

Günde 1.000 m2 boya yaparak 10 günde tamamlanacak bir proje düşünelim. 10 günde toplam 10.000 m2 boya yapılacak. 5 gün sonra sadece 3.000 m2 boyandığını fark ettiniz. Kalan 5 günde 7.000 m2 boya yapılması gerekiyor. Yani günde 1.400 m2. Basitçe söylemek gerekirse TGPE sizin gelecekte göstermeniz gereken performanstır. MPE sizin geçmiş performansınızdır.

  • TGPE < 1 ise iyi durumdasınız.
  • TGPE >1 ise daha iyi bir performans sergilemeniz gerekiyor.
  • TGPE = 1 ise aynı maliyet performansı ile ilerleyebilirsiniz.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Üç Nokta Tahmini (Three-Point Estimate)

Aktivite tahminlerinde belirsizlik varken iyimser, kötümser ve en olası tahminlerin ortalamasını uygulayarak maliyet veya sürenin tahmin edilmesinde kullanılan tekniktir.

Aktivite Sürelerinin Tahmin Edilmesi sürecinde  bir aktivitenin süresi için yaklaşık bir aralık tanımlamak isteniyorsa Üç Nokta Tahminleme yöntemi kullanılmalıdır;

  • En  olası  süre (tM) –  Aktivitenin normal koşullar altında gerçekleştirileceği düşünülen süredir.
  • İyimser (tO) – Aktivitenin en iyi koşullar altında gerçekleştirileceği düşünülen süredir.
  • Kötümser (tP) – Aktivitenin en kötü koşullar altında gerçekleştirileceği düşünülen süredir.

Bu değerler esas alınarak kullanılan en yaygın iki formül üçgen ve beta dağılımlardır.

Üçgen Dağılım – tE= (tO+ tM+ tP) / 3 (Şekil 6.9)

Şekil 6.9 – Üçgen Dağılım

Beta Dağılım (geleneksel PERT tekniğinden) 

tE= (tO+ 4tM + tP) / 6 (Şekil 6.10)

Şekil 6.10 – Beta Dağılım

Maliyetlerin Tahmin Edilmesi sürecinde bir aktivitenin maliyetini hesaplamak ve yaklaşık bir aralık tanımlamak için Üç Nokta Tahmin yöntemi kullanılmalıdır;

  • En olası maliyet (tM) –  Aktivitenin normal koşullar altında gerçekleştirileceği düşünülen maliyettir.
  • İyimser (tO) – Aktivitenin en iyi koşullar altında gerçekleştirileceği düşünülen maliyettir.
  • Kötümser (tP) – Aktivitenin en kötü koşullar altında gerçekleştirileceği düşünülen maliyettir.

Bu değerler esas alınarak kullanılan en yaygın iki formül üçgen ve beta dağılımlardır.

Beklenen maliyet (cE), iki farklı formülle hesaplanabilir. Formüller şöyledir:

Üçgen Dağılım – cE= (cO+ cM+ cP) / 3 (Şekil 7.3)

Şekil 7.3 – Üçgen Dağılım

Beta Dağılım (Geleneksel PERT Analizi) 

cE= (cO+ 4cM +cP) / 6 (Şekil 7.4)

Şekil 7.4 – Beta Dağılım

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

 

Paylaşın:

Proje Yönetimi Bilgi Sistemleri -PYBS (Project Management Information System-PMIS)

Proje Yönetimi Bilgi Sistemleri (PYBS), proje yönetimi süreçlerinin çıktılarını toplamak, entegre etmek ve yaymak için kullanılan bilgi sistemi olarak tanımlanmaktadır.

Proje Yönetimi Bilgi Sistemleri (PYBS), proje verilerinin kayıt altına alındığı yerdir. Proje Entegrasyon Yönetiminde Proje Yöneticileri, proje hedeflerine ulaşmak ve proje faydalarını gerçekleştirebilmek için artan veri ve bilgi hacmini Proje Yönetimi Bilgi Sistemleri gibi otomasyon yoluyla çözebilirler.  

Proje Yönetimi Bilgi Sistemleri  Organizasyonel Çevre Faktörü olarak aşağıdaki süreçlerin girdisidir;

  • Aktivitelerin Tanımlanması,
  • Aktivitelerin Sıralanması,
  • Maliyet Yönetiminin Planlanması sürecinde maliyet yönetimine ilişkin alternatifler sağlama,
  • Kalite kontrol sürecinde süreç ve teslimatlara ilişkin hata ve sapmaların izlenmesi.

Proje İşlerinin Yönlendirilmesi ve Yönetilmesi sürecinde PYBS, yazılımlara (MS Project vb.), iş onay sistemlerine, konfigürasyon yönetim sistemlerine, bilgi toplama ve yayma sistemlerine, bilgi tabanlarına erişime olanak sağlaması açısından öneriliyor. Otomatik veri toplama ve kilit performans göstergeleri ile ilgili raporlamada systemin bir parçası olarak görülüyor.

Aktivitelerin sıralanması sürecinde zaman çizelgesi geliştirme yazılımlarının aktivitelerin planlama, organize etme ve sırlamada kullanılabileceği, mantıksal ilişkilerin, öteleme ve öne çekmelerin PYBS ile yapılabilir.

Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi sürecinde aktivite girdileri, ağ diyagramları, kaynaklar ve aktivite süreleri ile zaman çizelgesi oluşturulabilir.

Zaman Çizelgesinin Kontrolü sürecinde planlanan ve gerçekleşen süreler izlenebilir, sapmalar ve ilerleyiş zaman çizelgesi temel çizgisi doğrultusunda raporlanabilir, değişikliklerin zaman çizelgesine etkilerinin öngörülmesini sağlanabilir.

Maliyetlerin Tahmin Edilmesi sürecinde tablolar (Excel vb.), simülasyon yazılımları ve istatistiksel analiz araçları maliyet tahminlerine destek olabilir. Bu araçlar maliyet tahminlerini basitleştirip, alternatiflerin hızlı değerlendirilmesini sağlar.

Maliyetlerin Kontrol Edilmesi sürecinde Kazanılmış Değer Yönetimine ilişkin 3 parametre (Planlanan Değer, Kazanılmış Değer ve Gerçekleşen Harcama) izlenebilir, grafiksel eğilimlere ve farklı proje sonuçlarına ilişkin öngörülere erişilebilir.

Aktivite Kaynaklarının Tahmin Edilmesi sürecinde kaynak havuzlarının planlanlaması, organize edilmesi ve yönetilmesi, kaynak tahminlerinin yapılması için kullanılabilir. Kullanılan sistemlerin özelliğine göre kaynak optimizasyonu için kaynak kırılım yapıları, kaynak uygunluğu, kaynak oranları ve takvimler tanımlanabilir.

Proje Ekibinin Yönetilmesi sürecinde proje aktivitelerinde yer alan proje ekip üyelerinin koordinasyon ve yönetiminde kullanılabilir.

Kaynakların Kontrol Edilmesi sürecinde doğru kaynakların, doğru aktivitelerde, doğru yer ve zamanda dağılımını güvenceye almak için kullanılabilir.

İletişimlerin Yönetilmesi sürecinde paydaşların ihtiyaç duydukları bilgiye zamanında erişebilmeleri için kullanılır. Proje bilgileri aşağıdaki çeşitli yollarla yönetilip dağıtılabilir;

  • Elektronik Proje Yönetimi Araçları – Proje yönetimi yazılımları, toplantı ve sanal ofis destek yazılımları, web arayüzleri, proje portal ve göstergeleri, ekip çalışması araçları
  • Elektronik İletişim Yönetimi– E-posta, faks, sesli mesaj, telefon, video konferans
  • Sosyal Medya Yönetimi – Web siteleri, bloglar, forum siteleri

İletişimlerin İzlenmesi sürecinde iletişim yönetimi planı doğrultusunda iç ve dış paydaşların ihtiyaç duydukları bilgilerin toplanması, saklanması ve dağıtılması için kullanılabilir. Bu sistemlerde tutulan bilgilerin doğruluğu ve verimliliği izlenmeli ve değerlendirilmelidir.

Risk Yanıtlarının Uygulanması sürecinde zaman çizelgesi, kaynak ve maliyetlere yönelik yazılımlar riske yanıt planlarını ve ilgili aktiviteleri projeye entegre bir şekilde diğer aktivitelerle birlikte güvenceye almayı sağlar.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Parametrik Tahmin (Parametric estimating)

Parametrik tahmin, süre, maliyet veya kaynakların geçmiş proje bilgileri ve proje parametreleri arasında algoritma ya da istatistiksel ilişki kurularak tahmin edilmesi tekniğidir. Örneğin geçmiş benzer bir projede 1.000 metrekare parke 100 saatte döşenmiş ise yeni projede 10.000 metrekare parkenin 100 saatte döşeneceği tahmini yapılabilir.

Aktivite Sürelerinin Tahmin Edilmesi, Maliyetlerin Tahmin Edilmesi ve Aktivite Kaynaklarının Tahmin Edilmesi süreçlerinde kullanılması önerilmektedir.

Parametrik Tahmin ile ilgili dikkat edilmesi gereken konular aşağıdaki gibidir; 

  • Parametrik Tahmin ile nicel (sayısal) tahminler yapılabilir.
  • Bu teknik uygulanan çok yönlülüğe ve temel verilere bağlı olarak yüksek kesinlik seviyeleri sunabilir. Parametrik tahminler projenin tümüne ya da belirli bölümlerine uygulanabilir.
  • Parametrik tahminler diğer tahmin yöntemleriyle birlikte kullanılabilir.
  • Parametrik Tahmin öncesinde teslimatın parametresi belirlenmeli ve geçmişteki benzer projelerdeki gerçekleşmeler incelenmelidir. Örneğin projenizde metrekare maliyeti tahmin etmek istiyorsanız, geçmiş proje verilerinin bu parametreyi sağlayıp sağlamadığını kontrol etmelisiniz.
  • Şirket içinde benzer proje olmasa dahi diğer firmaların benzer verileir ya da sektörel yayınlanan verilerden yararlanılabilir.
  • Parametrik Tahmin, uzman görüşünden daha gerçekçi bir tahmin ortaya koyar.
  • Parametrik Tahmin için kullanılacak geçmiş proje veya sektör verilerinin mevcut proje için uygunluğu dikkatlice değerlendirilmelidir.
  • Elle tutulur teslimatlara yönelik tahminlerde daha gerçekçidir.
  • Parametrik tahminler için esas alınacak parametreler şirket tarafından belirlenebilir, sektör standartları esas alınabilir.
  • Tamamlanmış projelerin gerçekleşme verileri esas alınmalıdır.
  • Şirket dışı projelerden gelecek verilerin, şirketin kültür ve yapısı dikkate alınarak değerlendirilmesi gerekir.  
  • Projelerden alınan derslerin veya geçmiş projelere ilişkin istisnaların tahmini ekileyebileceği unutulmamalıdır.

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabında yer verdiğimiz Parametrik Tahmine yönelik örnek tablo aşağıdaki gibidir;

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Projelerde Tarihsel Bilgileri Gözden Geçirme (Historical information review)

Projelerde geçmiş projelere ilişkin gerçekleşme verilerinden oluşan Tarihsel Bilgiler ve alınan dersler, gelecekteki projelerde kullanılmak saklanırlar. Bu bilgiler arasında sorunlara ve risklere ilişkin bilgilerin yanı sıra olumlu sonuç veren ve gelecekteki projelerde de kullanılabilecek teknikler yer alabilir.

Organizasyonel Süreç Varlıkları içerisinde yer alan Tarihsel Bilgilerin,  Bütçenin Belirlenmesi sürecinde Örneksel ve Parametrik tahminlerde yarar sağlayacağı düşüncesiyle gözden geçirilmesi gerekir.

Tarihsel Bilgilerin içerdiği bilgiler matematiksel bir yolla toplam proje maliyetinin öngörülebilmesini sağlayabilir. Örneğin geçmişte bitmiş bir inşaatın metrekare maliyeti 10 TL ise yeni projedeki 1000 m2’lik üretimin toplam maliyetinin 10.000 TL olacağı öngörülebilir. Geçmişteki projelerin benzer olmalarına karşın karmaşıklık seviyelerinin farklılık gösterebileceği unutulmamalıdır.

Örneksel ve Parametrik Tahminleri gerçekleştirmenin maliyeti ve netliği aşağıdaki faktörlere göre değişenlik gösterir;

  • Emsal alınan Tarihsel bilginin netliği,
  • Modelde kullanılan parametrelerin ölçülebilir, sayısal olması,
  • Emsal alınan proje ile mevcut projenin benzerliği, verilerin ölçeklenebilir olması gerekir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Finansman Limiti Uzlaşması (Funding limit reconciliation)

Bütçenin Belirlenmesi sürecinde planlanan proje harcamalarının fonlama limitleri (eldeki finansal kaynaklar ve nakit akışı) ile karşılaştırılması için kullanılan bir tekniktir.

Proje için bulunan fonlar ile planlanan harcamaların uzlaştırılması gerekir. Şirketin nakit durumu projenin gerektirdiği harcamalara uygun olmayabilir ve projenin zaman çizelgesi değiştirilebilir. Örneğin şirketin Haziran ayında vergi vb. 1 milyon TL ödeme varsa ve kasasında 1.5 milyon TL var ise projeye aynı ay içerisinde sadece 500 bin TL ayırabilir. Projenin 1 milyon TL’ye ihtiyacı var ise aktiviteleri gözden geçirip, nakitin uygun olduğu ay doğrultusunda zaman çizelgesini güncellemesi gerekir.  

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Projenin Finanse Edilmesi (Financing)

Projenin finanse edilmesi, bütçenin belirlenmesi sürecinde projenin gerektirdiği paranın, fonların elde edilmesi olarak tanımlanmaktadır. Özellikle uzun vadeli altyapı, endüstriyel veya kamu hizmetleri için dış kaynaklardan finans elde edilebilir.  Dış kaynaklardan fon sağlanması, fon sağlayanın özel beklentiler koyabileceği ve karşılanması anlamına gelebilir.

Proje Sponsorunun, projenin maliyet ve nakit akışı gerekliliklerine göre gerekli finansal kaynakları bulması, ihtiyaç duyulduğunda kullanılabilmesini sağlaması gerekir.

Projenin maliyetinin doğru hesaplanması, ne zaman, ne kadar paraya ihtiyaç duyulacağının belirlenmesi çok önemlidir.

Projenin finanse edilmesi ile ilgili çalışmalar Proje Başlatma Belgesi ile başlar. Projenin resmi olarak başlangıcı sayılan Proje Başlatma Belgesi, projenin onaylanmasını sağlayan İş Gerekçesini ve buna bağlı kaba bütçeyi, yapılan fizibilite çalışmalarının sonuçlarını içerir. Yatırım kararını vermeye yönelik ön çalışmalar finansal kaynaklara ilişkin bilgileri içermelidir.

Proje Maliyet Yönetimi, projenin onaylanan bütçede tamamlanmasını hedefler. Proje maliyet yönetiminde maliyetler,  aktivite bazında tüm kaynaklar (personel, ekipman, malzeme vb.) dikkate alınarak aşağıdan yukarıya yaklaşımla aşama/faz ve proje bütününde belirlenir. Rezervler eklenerek bütçe oluşturulur.

Aktivite düzeyinde maliyet tahminlerinin doğruluğu ve netliği, harcamalar ve fon gerekliliklerinin belirlenmesi için çok önemlidir.

Nakit Akışı Analizi, Program Yönetiminde gelirlerin ve giderlerin zaman boyutunda ele alınmasıdır. Özellikle inşaat sektöründe belirli bir kilometre taşına ulaşıldığında ortaya konulan işin değeri hak ediş vasıtasıyla müşteriden alınırken maliyetler yönetilmeye çalışılır. Portföy Yönetiminde ise portföyün dengelenmesi açısından ele alınır.

PMI’ın Construction Extension to the PMBOK® Guide–2008 (İnşaata Özel Proje Yönetimi) Proje Finans Yönetimi adı altında özel bir bölümde konuyu açıklamaktadır.  (Bakınız: Sayfa 159)

Proje Maliyet Yönetimi aktivitelerin ve projenin maliyetlerine odaklanırken İnşaat Ekinde yer alan Proje Finans Yönetimi nakit akışına odaklanmaktadır.

Benzer yaklaşımı Program Yönetiminde Finansal Yönetim başlığı altında görebilirsiniz.

Proje Yönetiminde Maliyet Temel Çizgisi, aktivite maliyetlerinin zaman içinde kümülatif toplamını gösterir. Aktivite gerçekleştiğinde maliyetin oluşacağını varsayar. Dikkat edilmesi gereken vadeli alımlarda gerçek para çıkışının aktivitenin maliyetinin gerçekleştiği zamanda değil, yapılan anlaşmanın koşullarına göre gerçekleşecek olmasıdır.

Proje Finansmanı ile ilgili Wikipedia’daki güzel açıklayıcı bilgilere buraya tıklayarak ulaşabilirsiniz.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın: