Maliyet Yönetimi Planı, projelerde maliyet yönetimine sistematik bir yaklaşım geliştirmek için hazırlanır. Maliyet Yönetimi Planı, temel tanımları, terminolojiyi, tahmin türlerini, tahmin araçlarını ve maliyet planlama ve kontrol süreci adımlarını açıklar. Projede maliyet bilinci kültürünün oluşturulmasına yardımcı olur.
Organizasyonlar aşağıdaki konularda bütçe belirlerler;
- Üst Yönetimi – Organizasyonel hedefler ve stratejiler için gerekli bütçe
- Fonksiyonel yöneticiler – İşlevsel bütçe
- Proje – Proje bütçesi
Kötü maliyet planlaması ve kontrolü şirketin kaynaklarının yanlış ve kötüye kullanım riskini artırır.
Proje Yöneticisi, maliyet yönetimi planını hazırlamadan önce, kendi organizasyonunun mali politikalarını, mali yapısı ve proje ile ilgili politikaları hakkında bilgi sahibi olmalıdır.
Mali politikalar, maliyet planlamanın temel unsurlarını belirler. Örneğin, proje sürecinde hangi tür maliyet tahminlerinin kullanılacağı ve hangi amaçla kullanılacağı gibi soruların yanıtları, organizasyonun mali politikalarına bağlıdır. Maliyetlere, emek ve genel gider oranlarının eklenip eklenmeyeceği vb. netleştirilmelidir.
Maliyet planlama yaklaşımı, büyük ölçüde planlayıcının bakış açısına, deneyime ve organizasyon kültürüne bağlıdır. Örneğin, yeni bir ürün için üretim maliyeti tahmini geliştirilirken, üretim süreci, malzeme tedarik stratejisi, sürdürülebilirlik vb. konuların dikkate alması gerekir. Bunların her biri maliyet unsurudur. Üretim, dış kaynakla yapılacaksa, yüklenicinin üretim süreci, tesis ve malzeme tedarik stratejisi doğrultusunda maliyet yaklaşımı belirlenecektir.
Maliyet yönetimi planı, maliyet tahminlerini ve maliyet temel çizgisini içerir. Projenin nihai maliyetinin hangi gerçeklere ve varsayımlara dayalı olduğu değerlendirilmelidir. Bu değerlendirme ve sonuçları, kapsamın doğruluğu, mevcut tahmin verilerinin kalitesi, projenin aşamaları, planlama süresi, tahmincinin bakış açısı ve deneyimi, istenen doğruluk, mevcut tahmin araçları vb. faktörlere bağlı olacaktır. Bu faktörler tanımlanarak maliyet yönetimi planı hazırlanır.
Maliyet yönetimi planı tamamlandıktan sonra, maliyetleri ve riskleri değerlendirmek gerekir. Maliyet yönetimi planı birden fazla amaca hizmet edebilir. Örneğin, alınan fonların takibi, nakit akışı vb. Maliyet yönetimi planı teklif veya sözleşme için temel teşkil edebilir. Bazı durumlarda, maliyet tahminleri, doğruluklarını ve güven düzeyini artırmak için diğer maliyet yönetimi planlarıyla karşılaştırılır.
Geliştirme Adımları
Maliyet yönetimi planı zaman çizelgesiyle birlikte ele alınmalıdır. Proje aktivitelerini tamamlamak için gerekli olan kaynakların ve harcayacakları eforun dikkate alınması ile gerçekçi maliyetlere ulaşılabilir, nakit akışı yönetilebilir.
Risklerin değerlendirilmesi olası değişikliklerin ve yaratacağı ek planlanmamış maliyetler için uygun maliyet tahmini oluşturmayı amaçlar. Beklenmedik Durum Yedeği olarak adlandırılan bu miktar, proje risklerini maliyet olarak yansıtmayı sağlar.
Risklerin analiz edilmesi ve beklenmedik durum yedeklerinin belirlenmesinde maliyetler düşük tutulmaya çalışılır.
İkinci adımda maliyet tahmini ile ilgili detaylar belirlenir. Ör. Para birimi, tahmin detay seviyesi vb. Örneğin aynı para birimi üzerinden tahmin yönetimi, kontrolü ve karşılaştırmayı kolaylaştırır. Tahmin türü parasal olmayıp sadece efor (kişi/gün) üzerinden yapılabilir.
Bir sonraki adımda maliyet planlama süreci tanımlanarak, tüm paydaşların iletişim kurmaları için ortak bir dil sağlanmaya çalışılır.
Maliyet planlama süreci beklenen ayrıntı düzeyine göre farklılık gösterir, ancak temel adımlar benzerdir. Maliyet planlamasını planlamakla başlamak yeniden çalışmayı en aza indirir, toplam çabayı azaltır. İlk olarak, tahminleri yapacakları ve uygun tahmin formatını belirlemek gerekir. Tahmin yapmaya yönelik zaman sınırlaması (ör. 3 gün içinde vb.) ve tahmin inceleme/değerlendirme ayrıntıları, beklenen kesinlik vb. belirlenmesi çok önemlidir. Maliyeti planlamanın da maliyeti olduğu unutulmamalıdır.
Maliyet tahminlerinin doğru yapılması için tahmin yapılacak aktivitenin doğru tanımlanması gerekir. Açık, net ve anlaşılır aktivitelerin, uygulanabilir çözümleri ve çıktılarının tahmin kalitesine etkisi büyüktür. Belirsizliklerin ve varsayımların açıklığa kavuşturulması, sözleşmelerden ve standartlardan kaynaklanan kısıtlamaların belirlenmesi gerekir.
Bir sonraki adımda doğrudan ve dolaylı maliyetler için tahmin üretilir. Tahmin ile ilgili algoritma olması gerekir. Örneğin;
- İşçilik maliyeti = Miktar × (saat ∕ birim) × (TL ∕ saat)
- İşçilik maliyeti = 200 birim üretim × (5 saat ∕ ürün) × (100 TL ∕ saat)
- İşçilik maliyeti = 100,000 TL
İşçilik ücretleri genel giderleri içerir, malzeme vb. maliyetler eklenir.
Maliyetler belirlendikten sonra doğrulanmaları gerekir. Uzman görüşü veya geçmiş proje kayıtları kullanılabilir.
Gözden geçirme sonrasında proje başlangıcında belirlenen bütçeyi aşım söz konusu ise iyileştirme yapılır. Finansal Limit Uzlaşması yapılarak proje maliyetleri verilen bütçe ile uyumlaştırılır.
Hazırlanan bütçe ilgili paydaşlarla paylaşılabilir.
Proje maliyet planlaması proje tamamlanana kadar sürer. Tüm gerçekleşen maliyetler toplanır, analiz edilir, maliyet planıyla karşılaştırılır ve projenin ileri safhalarına yönelik iyileştirmeler yapılır.
İpuçları
- Proje kapsamı ile ilgili olarak müşteri ve tüm paydaşların ihtiyaçlarını ve ürün tanımlarını netleştirmek için sorular sorun.
- Maliyet planlama sürecini takip edin. Hiçbir adımı atlamayın. Eğer süreç çalışmıyorsa, değiştirin.
- “Sayısallaşmıyor” zihniyeti değiştirin. Projede büyük resmi görmeye çalışın ve gösterin.
- Her şeyi belgeleyin. Varsayımları, referansları, kaynakları, kapsam dışı durumları vb. çalışmalarınıza dahil edin
- Süreç dahilinde yapılacak denetimler, tahminin kalitesini artırır.
- Başlangıç tahminlerinin değişeceği neredeyse kesindir. Değişiklikleri kayıt altına alın ve geleceğe yönelik planlamayı sürdürün.
- Tahmini işi yapacaklardan alın ve verdikleri taahhütü tutturmaları için destekleyin.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
Turkish
Arabic
Chinese (Simplified)
Dutch
English
French
German
Italian
Portuguese
Russian
Spanish