Kategori arşivi: Maliyet Yönetimi

Duygusal Zeka ve Proje Yönetimi

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

 

Duygusal Zeka, basitçe kendinizin ve diğerlerinin duygularını izleyebilmeniz ve bu doğrultuda hareket etmenizdir. Duyguların farkındalığı ve bunların yönetilmesi diyebiliriz.

Duygusal Zeka kavramı 1964 yılında Michael Beldoch tarafından ilk kez kaleme alınmış, 1989 yılında Stanley Greenspan ne olduğuna ilişkin bir model geliştirmiş. Bu model daha sonra Peter Salovey ve John Mayer tarafından geliştirilmiştir.

Daniel Goleman, Duygusal Zeka adlı kitabı ile iş dünyası için konuyu ele almış, Harvard Business Review ve Forbes gibi dergilerde bu konuda makaleler yazmıştır.

EQ (Emotional Quotient), duygusal bölüm diyebiliriz doğuştan gelen zekamızı pratik hayata nasıl yansıttığımızı ifade etmekle birlikte EI (Emotional Intelligence) ile aynı anlamda kullanılabilmektedir.

Travis Bradberry’nin yaptığı bir araştırmada Proje Yöneticileri başarısının, %58 oranında duygusal zekaya bağlı olduğu çıkmıştır. Yüksek performanslıların %90’nında duygusal zeka yüksek çıkmıştır.

Duygusal zeka insani ve teknik yeteneklerin entegrasyonunu kapsar. Doğru değerlendirme ve iletişim için önemlidir. Kazanılmış değer analizi için veri toplama ya da sonuçları açıklamak, gerçekleşme verilerini toplayabilmek ya da sonuçların iletişimini sağlamak örnek verilebilir.

Proje Yönetimi Bilgi alanları üzerinden kısaca açıklayalım;

Kapsam Yönetimi: İş tarafı tam isteklerini ifade edemediği için kapsamı onaylamak istemez. Proje Yöneticisi bunun farkında olmalı, kapsamın belirlenmesinin önemi ya da kapsam değişikliklerinin yaratacağı problemleri açıklamalıdır.

Zaman Yönetimi: Zaman baskısı altında ekibin yaşayacağı sıkıntıları Proje Yöneticisi görerek, ekibe destek olmalıdır. Sponsordan zaman esnekliği isteme ya da ek kaynak talebinde bulunmak vb. çözümler aramalıdır.

Maliyet Yönetimi: Yanlış tahminleme sonrasında problemler ortaya çıkarır. Proje Yöneticisi doğru tahminleme için gereken desteği sağlamalıdır. Doğru tahminleme için işin uzmanına mı sorulmalı, toplantı mı yapılmalı, danışmandan destek mi alınmalı gibi farklı bakış açılarıyla durum değerlendirilmelidir.

Kalite Yönetimi: Denetimcilerle müzakere etmek, ekibin ihtiyaçları ile denetimcilerin beklentilerini dengelemek Proje Yöneticisinin görevidir.

İnsan Kaynakları Yönetimi: Çatışmaları çözümlemek, müzakereler ve iyi ilişkiler kurmak için duygusal zeka şarttır.

İletişim Yönetimi: Proje Yöneticisi kendinin ve tüm paydaşların ihtiyaçlarını karşılayacak iletişim yöntemlerini belirlemelidir. Duygusal zeka beklentileri anlamada yardımcı olur.  

Risk Yönetimi: Beyin fırtınası vb. yöntemlerle riskleri ve doğru öncelikleri belirlemede, ekibin ortak hareket edebilmesini sağlamada Duygusal Zeka kullanışlı hale gelir.

Tedarik Yönetimi: Sözleşme müzakereleri ve tedarikçi yönetiminde kendinize ve firmalara ilişkin farkındalık önemlidir. Bitiş zamanlarının ve diğer ekip üyelerinin rol ve sorumlulularının farkında olmanız gerekir.

Paydaş Yönetimi: Şirket politikaları ve iç iletişimi yönetebilmeniz gerekir.

Entegrasyon Yönetimi: Tüm proje işlerini bir bütün olarak görmeniz gerekir. Mevcut bilgiyi nasıl değerlendireceğiniz, personel ile nasıl çalışacağınız, nasıl iletişim kuracağınız çok önemlidir. İletişim ve teknik becerilerinizi bir bütün olarak yönetmeniz gerekir.

Duygusal Zekanızı geliştirmek için;

  • Başarılı gördüklerinizi inceleyin, neyi nasıl yaptıklarını anlamaya çalışın. Kopyalamayın ama esinlenin.
  • Kendinizi keşfedin. Geliştirmeniz gereken yönlerinizi belirleyin.
  • Düşüncelerinizi ve işe yarayacak şeyleri not alın, daha sonra üzerinde geçin.
  • Proje Yönetimine ilişkin becerilerinizi geliştirin. Sadece teknik tarafınızın yeterli olmayacağını bilin.

Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Proje Yönetimi ve Balanced Scorecard (Kurumsal Karne)

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

 

Kurumsal Karne tekniği temel olarak istenilen sonuçlara istenilen performansla ulaşılmasını hedefler. Misyon ve vizyonu ölçülebilir ve ulaşılabilir hedeflerle tanımlar.

Proje Yönetimi açısından ele alırsak;

  • Finansal Performans – Beklenen fayda ile gerçekleşen fayda, yatırımın getiri dönüşü, nakit akışı
  • Süreç Performansı – Verimlilik oranları, kalite ölçütleri, zaman ve bütçe uyumu
  • Ekip Performansı – Projeye katılım, destek oranları

Proje Yöneticilerinin bu tekniği kullanmak istemesi durumunda;

  • Şirket vizyon, misyon ve hedeflerini öğrenmeleri,
  • Performans kategorilerini belirlemeleri,
  • Performans ölçüm kriterlerini geliştirmeleri,
  • Ölçütlerin kurum genelinde kabulünü sağlamaları,
  • Bütçeleme, izleme ve iletişim gibi konularda uygun yöntemleri belirlemeli,
  • Planlanan performansla gerçekleşeni karşılaştıracak verileri toplamaları,
  • Beklenmedik sapmalarda düzeltici eyleme geçmeleri gerekmektedir.

Nerede kullanılabilir?

  • Stratejik hedefler doğrultusunda doğru projelerin seçimi için,
  • İş stratejilerini hedeflere dönüştürmek ve hedefleri portföy, program ve proje bazında ele alabilmek için,
  • Portföy, program ve proje ilerleyişini stratejiler ile hizalamak ve beklenen performansın izlenmesi için,
  • Stratejik hedeflerle kaynak dağılımı uyumunu sağlamak için,
  • Doğru tedarikçilerin, yöntemlerin seçilmesi,
  • Performansın ölçümü için kullanılabilir.

3 eğitimi alana (Portföy Yönetimi + Proje Ölçütleri ve Ölçüt Yönetimi – Projelerde Temel Performans Göstergeleri) SEPETTE %50 indirim (100 TL yerine 50 TL)

 

Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Projelerde Maliyet-Fayda Analizi

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Maliyet Fayda Analizi, ürün, servis veya sonucun gerçekleştirilmesi için gereken maliyetin elde edilecek faydalarla karşılaştırılmasını sağlayan fayda ölçüm yöntemlerinden biridir. Gelecekteki kazanımların paranın bugünkü değeri ile hesaplanmasını ve farklı projelerin karşılaştırılabilmesini sağlar.

Maliyet-Fayda analizinin amacı şirket hedefleri ile uyumlu olan ve ve en yüksek kazanç sağlayacak projeyi belirlemektir. 

PMI, PMBOK 6’da Maliyet Fayda Analizini Proje İşlerinin İzlenmesi ve Kontrolü, Entegre Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi, Kalite Yönetiminin Planlanması, Kaynakların Kontrolü, Risk Yanıtlarının Planlanması süreçlerinde kullanılabilecek bir teknik olarak ifade etmektedir. 

Maliyet Fayda Analizi aşağıdaki konularda faydalı bilgiler elde edilmesini sağlar;

Elde edilecek kar

Maliyet Fayda Analizi tüm yatırım maliyetleri ile gelirleri parasal olarak ifade eder. Elde edilecek gelirden maliyetler çıkarılarak aradaki farka bakılır. Eğer fark pozitif (istenilen düzeyde) ise devam edilir, aksi takdirde projeden vazgeçilir.

Elde edilecek karın zaman değeri

Maliyet Fayda analizinde belirli bir süre sonra elde edilecek karın, enflasyon vb. etkilerle eriyebilecek olan değeri bugünkü değerler üzerinden hesaplanır. Proje sonrasında elde edilecek kar bugünkü değerlerle aynı olmayacaktır. Bu hesaplama yapılırken enflasyon oranı, faiz vb. dikkate alınır.

Örneğin 100.000 TL yatırdığınız bir projeden 1 yıl sonra 100.000 TL kazanmayı planlıyorsanız ve enflasyon oranı %5 kabul edilirse;

  • Gelecekteki Değer (GD) = Bugünkü Değer (BD)x(1+r/100)^n
  • r= enflasyon oranı
  • n= zaman dönemi

Örnek;

  • GD=100.000
  • r=%5
  • n= 1 yıl

100.000 = BD(1+0.05)^1

BD = 100.000/1.05

BD = 95.238

Karın bugünkü değeri 95, 238 TL olacaktır.

Projeleri karşılaştırmak için temel

Birden fazla proje içerisinden birini seçmeniz gerekiyorsa Maliyet-Fayda analizi yaparak en yüksek kar getireni seçmelisiniz.

Sonuç olarak;

  • Maliyet-Fayda Analizi kar için yapılan yatırımların karşılaştırılmasını sağlar.
  • Gelecekteki karları, paranın bugünkü değeri üzerinden karşılaştırmanızı sağlar.
  • En karlı projeyi seçmenizi sağlar.
  • Genellikle, Fayda Maliyet Analizine üst yönetim dahil olur.
  • Maliyet Fayda Analizi, Proje Başlatma Belgesi Hazırlanmadan önce yapılır.
Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Proje Yönetiminde Alternatif Analizi

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Proje yönetiminde Alternatif Analizi,  farklı tercihlerin farklı faktörlerle (maliyet, risk, verimlilik vb.) değerlendirilmesi için kullanılan tekniktir. Yaşam Döngüsü Maliyeti, Hassasiyet Analizi, Maliyet-Fayda Analizi gibi araçların kullanılmasını gerektirir. Alternatif analizi yaparak ihtiyaçlara en uygun çözümün seçilmesi hedeflenir.

Proje Yönetimi Planında, proje gözden geçirmelerinde ve kilometre taşlarında kullanılacak belgelerin üretilmesini sağlar. Bir çok proje yöneticisi bir işe başlamadan önce alternatif analizi yapmayı tercih eder. Özellikle geçmişten gelen bilgiler, Alternatif Analizi için çok işe yarar.

Alternatif Analizi, riskleri (teknik ve operasyonel) azaltmak ve maliyet (Yaşam döngüsü, operasyonel) etkin tercih yapmak için kullanılır.

PMI, PMBOK 6’da Proje Yönetiminde aşağıdaki süreçlerde Alternatif Analizinin yapılmasını öneriyor. PMP Sınavına hazırlananların dikkat etmesi gerekir;

  • Proje İşlerinin Yönlendirilmesi ve Yönetilmesi sürecinde ortaya çıkan sapmalara yönelik olarak düzeltici ve/veya önleyici eylemlerin seçilmesi,
  • Entegre Değişiklik Kontrolü sürecinde değişiklik taleplerinin onay, red veya tekrar onaya gelmesi için gerekli düzenlemelerin yapılması aşamalarında,
  • Kapsamın Tanımlanması sürecinde Proje Başlatma Belgesinde yer alan gereksinim ve hedeflere uygun yolların değerlendirilmesinde,
  • Zaman Çizelgesi Yönetiminin Planlanması sürecinde kullanılacak zaman çizelgesi geliştirme metodolojisinin seçilmesi, plan detay seviyesinin belirlenmesi, yaklaşan dalga planlaması için dönem sıklığını belirleme, zaman çizelgesinin gözden geçirilmesi ve güncelleme sıklığını belirlemede,
  • Aktivite Sürelerinin Tahmin Edilmesi sürecinde kaynak yeterlilik ve uygunluklarının ve zaman sıkıştırma yönteminin belirlenmesinde, kaynakların tedarik yönteminin (alma, kiralama vb.) değerlendirilmesinde,
  • Maliyet Yönetiminin Planlanması sürecinde fonlama opsiyonlarının değerlendirilmesinde,
  • Maliyetlerin Tahmin Edilmesi sürecinde proje ilerinin yönlendirilmesi ve yönetilmesi ile ilgili opsiyonların ve yaklaşımların değerlendirilmesinde,
  • Kalitenin Yönetilmesi sürecinde farklı kalite opsiyonlarının ve yaklaşımlarının değerlendirilmesinde,
  • Aktivite Kaynaklarının Tahmin Edilmesi sürecinde kaynak, ekipman ve malzeme seçiminde,
  • Kaynakların Kontrolü sürecinde kaynak dağılımı için doğru çözümü bulmada, fazla mesai veya kaynak aktarımının teslimatlara etkisini değerlendirmede,
  • Risk Yanıtları Planlama sürecinde alternatif risk yanıtlarını değerlendirmede,
  • Paydaş Katılımının Sağlanmasını İzleme sürecinde farklı paydaş katılımlarıyla olası sonuçları değerlendirmede kullanılabilir.

Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Proje Yönetiminde Kontrol Hesapları

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Kapsam, bütçe, gerçekleşen maliyet ve zaman çizelgesinin bütünleştirildiği  ve performansı ölçmek için kazanılmış değerle karşılaştırıldığı yönetim kontrol noktalarına Kontrol Hesapları denir.

Projelerde, proje ekibi proje hedeflerine ulaşmak ve gerekli teslimatları yaratmak için İş Kırılım Yapısını (İKY) oluşturur. Projede maliyet muhasebesi yapılabilmesi için çalışma paketlerine hesap kodlarından özgün bir belirtecin (Kontrol Hesabı) verilmesi gerekir.

Kontrol hesapları İKY’deki seçilmiş yönetim noktalarına yerleştirilir ve Zaman Çizelgesinde yer alması sağlanır. Her bir kontrol hesabı bir ya da daha fazla çalışma paketi içerebilir, ama çalışma paketlerinin her biri sadece bir kontrol hesabıyla bağlantılandırılmalıdır.

Maliyet tahminleri Kontrol Hesabı düzeyinde birleştirilebilir. Böylece Kontrol Hesapları toplamı Maliyet Temel Çizgisini oluşturacaktır.

Organizasyonel Kırılım Yapısı ile İş Kırılım Yapısının kesişim noktalarında Kontrol Hesapları belirlenebilir. Böylelikle her bir kontrol hesabının zaman, maliyet ve kapsam düzeyinde sorumlusu belirlenmiş olur.

Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Proje Yönetimi ve Monte Carlo Simulasyonu

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Projelerde, projenin tamamlanmasına yönelik risk seviyelerini belirlemek için kullanılan nicel analiz tekniğidir. Karmaşık bir teknik olarak bilgisayar desteği ile yapılması daha uygundur. Karmaşık olmasına rağmen zor bir teknik değildir.

Monte Carlo Simulasyonu nükleer bilim adamı Stanislaw Ulam tarafından 1940 yılında bulundu. İsminin ilham kaynağı kumarhaneleri ile ünlü Monte Carlo şehridir.

Karar verme sürecinde riskleri hesaba katan matematiksel bir yöntemdir. Tanımlı riskleri farklı senaryo ve simulasyonlarla ele alıp olası çıktıların hesaplanması prensibine dayanır.

Monte Carlo simulasyonu, risklerin zaman ve maliyet öngörüleri üzerindeki etkilerinin analizi için kullanabilirsiniz. Zaman ve maliyet öngörülerinin belirsizlik içermesi sebebiyle karar vermeyi kolaylaştırmak için kullanılır. Tekniğin kullanılmaması karar verildikten sonra istenmeyen sürprizler yaşanmasına sebep olabilir.

Adam-gün hesabı için bir örnek verelim. Aşağıda aktiviteleri ve yanlarında iyimser, olası ve kötümser adam-gün tahminleri yer almaktadır. Son son sütunda PERT formülü (iyimser+4*Olası+Kötümser/6) tahmin sonucu yer almaktadır.

Aktivite İyimser Olası Kötümser PERT Tahmini
A 10 8 12 9
B 10 12 14 12
C 12 14 16 14
Toplam 32 34 42 35

Toplamda 35 kişi-günde iş bitmektedir. En iyi durumda 32 kişi-gün, en kötü durumda 42 kişi-günde biteceğini varsayabiliriz.

Monte Carlo Simulasyonu yapıldığında aşağıdaki gibi bir durum ortaya çıkar (Bu sadece görsel bir örnektir);

Adam – Gün

Başarılma Yüzdesi
32 %2
34 %8
36 %55
38 %70
40 %95
42

%100

Projenin 32 kişi-günde bitme olasılığı %2, 42 kişi-günde bitme olasılığı %100’dür.

Dikkat edilmesi gerekenler;

  • Monte Carlo simulasyonunun çalışabilmesi için bir aktiviteyle ilgili 3 tahmin yapılması gerekir. Tahminlerin kalitesi simulasyonun başarısında kilit rol oynar.
  • Monte Carlo simulasyonu işlerin tamamlanma olasılığını gösterir, gerçekleşen kişi-gün sayıları hakkında bilgi vermez.
  • Tek bir aktivite değil tüm aktiviteler için yapılmalı, risk değerlendirmeleri tamamlanmış olmalıdır.
  • Bir yazılım kullanmanız gerekir.

Faydaları

  • Proje risklerini değerlendirmenize yardımcı olur.
  • Zaman ve maliyet aşımlarını, hataları görmenizi sağlar.
  • Gerçekçi bitçe ve zaman çizelgesi hazırlamanızı sağlar.
  • Risk yönetimi için yönetim desteği almanızı sağlar.
  • Gerçekçi verilerle doğru karar vermenize destek olur.
  • Kilometre taşlarına ulaşma ve proje hedeflerini gerçekleştirme olasılığınızı artırır.
Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Proje Bütçesi Problemin Kendisi Olmamalıdır

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Proje bütçesi projenin gerçekleştirilebilmesi için ne kadar önemliyse, gerçekçi olması da o kadar önemlidir. Bütçelerin hazırlanırken problemin kaynağı olmamasına dikkat edilmesi gerekir. Bu noktada aşağıdaki noktalara dikkat etmeniz gerekir;

  • Proje bütçesinin zaman içerisinde kullanımı ve enflasyon vb. etkilerinin düşünülerek hazırlanması önemlidir.
  • Bütçenin proje paydaşlarının gereksinimlerini karşılayacak düzeyde olması gerekir.
  • Bütçenin hazırlanmasına kaliteli zaman ayırılmalı, maliyet kalemleri ve harcamalar özenle ele alınmalıdır.
  • Bütçe, hedefi gerçekleştirmek kadar beklenen faydanın oluşmasını sağlayıcı yeterlilikte olmalıdır.
  • Bütçe çok katı olmamalı, onaylanmış değişikliklere ya da problemlere hızlı yanıt verebilecek şekilde toleranslı düşünülmelidir.
  • Geçmişte, benzer projelerdeki bütçe aşımlarının tekrar yaşanmaması için gerekli önlemler düşünülmelidir.
  • Bütçe, projenin gerektirdiği kadar olmalıdır. Ne fazla ne de çok düşük olmamalıdır.
  • Bütçe hazırlanırken “hiç risk almamak” ya da “kumar oynamak” tercih edilmemelidir.
  • Bütçe, müşteri memnuniyeti ve başarı odaklı olarak hazırlanmalıdır.
  • Proje bütçesi hazırlanırken politika, prosedür ve kurallar dikkate alınmalı, projenin ilerleyişi ile uyumlu olması sağlanmalıdır.
  • Proje bütçelerinin proje paydaşlarını etik olmayan davranışlara itme olasılığı düşünülmeli ve ortadan kaldırılmalıdır.
Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Projelerin İzleme ve Kontrol Süreçlerinde Neler Yapılır?

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

izlemeProjelerde izleme ve kontrol süreci planlar ile gerçekleşenlerin performans açısından izlenmesi, değişikliklerin yönetilmesi anlamına gelir.

Yapılması gerekenler aşağıdaki gibidir;

Kapsam Kontrolleri

  • Değişiklik Yönetimi Planını takip edin.
  • Kapsam Temel Çizgisi doğrultusunda kapsam performansını ölçümleyin.
  • Değişikliklere sebep olabilecek faktörleri gözlemleyin.
  • Performans verileri ile sapmaları analiz edin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Onaylanmış değişiklikler sonrasında eğer gerekiyorsa kapsam temel çizgisini, proje yönetimi planını ve ilgili dokümanları güncelleyin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.
  • Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.

Zaman Kontrolleri

  • Değişiklik Yönetimi Planını takip edin.
  • Zaman Çizelgesi Temel Çizgisi doğrultusunda zaman performansını ölçümleyin.
  • Değişikliklere sebep olabilecek faktörleri gözlemleyin.
  • Zaman çizelgesi değişikliklerini ve etkilerini kontrol edin.
  • Performans verileri ile sapmaları analiz edin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Onaylanmış değişiklikler sonrasında eğer gerekiyorsa proje zaman çizelgesi temel çizgisini, proje yönetimi planını ve ilgili dokümanları güncelleyin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.
  • Zaman rezervlerini izleyin.
  • Zamansal kestirimler için Kazanılmış Değer Analizi tekniği kullanın.
  • Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.

Maliyet Kontrolleri

  • Değişiklik Yönetim planını takip edin.
  • Zaman Çizelgesi Temel Çizgisi doğrultusunda zaman performansını ölçümleyin.
  • Değişikliklere sebep olabilecek faktörleri gözlemleyin.
  • Zaman çizelgesi değişikliklerini ve etkilerini kontrol edin.
  • Performans verileri ile sapmaları analiz edin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Onaylanmış değişiklikler sonrasında eğer gerekiyorsa proje maliyet temel çizgisini, proje yönetimi planını ve ilgili dokümanları güncelleyin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.
  • Bütçe rezervlerini izleyin.
  • Bütçe kestirimleri için Kazanılmış Değer Analizi tekniği kullanın.
  • Ek fon ihtiyacı doğarsa aksiyona geçin.
  • Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.

Kalite Kontrolleri

  • Düzenli denetimler yapın.
  • Teslimatların istenilen standartlarda gerçekleştirilmesini güvence altına alın.
  • Değişikliğe sebep olabilecek faktörleri gözlemleyin.
  • Gerektiğinde iş ve süreçlere yönelik değişiklik talebi yapın.
  • İşleri onaylama ya da red etme konusunda kararları verin.
  • Uygulanan değişikliklerin etkililiğini değerlendirin.
  • Proje kontrol sistemlerinin etkinliğini gözden geçirin.
  • Kalite Yönetimi ve Süreç İyileştirme planlarına ait dokümanlarda gerekli güncellemeleri yapın.
  • Performans verilerini ve sapmaları analiz edin.
  • Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.

İletişim Kontrolleri

  • Doğru bilginin doğru kişiye zamanında iletildiğini güvence altına alın.
  • Performans verilerini ve sapmaları analiz edin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Gerekiyorsa tahmin ve performans raporları ile durum-problem kayıtlarını güncelleyin.
  • İletişimlerin paydaş gereksinimlerini karşılayıp karşılamadığını gözlemleyin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.
  • Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.

Risk Kontrolleri

  • Riskleri, riske yanıt planlarını ve risk rezervlerini gözden geçirin.
  • Yeni riskleri tanımlayın.
  • Risk Yönetimi prosedürlerini kullanın.
  • Riskleri değerlendirme toplantıları yapın.
  • Risk yanıt planlarının ve risk prosedürlerinin etkinliğini değerlendirin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Risk denetimleri yapın.
  • Eğer gerekiyorsa proje yönetim planını, risk listesini ve riske yanıt planlarını güncelleyin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.

Tedarik Kontrolleri

  • Tarafların sözleşme şartlarını yerine getirme performanslarını izleyin.
  • Sözleşme teslimatlarını denetleyin ve doğrulayın.
  • Yasal haklarınızı savunun.
  • Kurumunuzun satınalma prosedürlerini(ör. Sözleşme yönetimi vb.) uygulayın
  • İş performans verilerini, satıcı performans raporlarını ve sapmaları analiz edin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Sözleşme ile ilgili işleri takip edin.
  • Sözleşmeye ilişkin itirazları değerlendirin.
  • Sözleşme doğrultusunda satıcı performansını raporlayın.
  • Faturaları ve ödemeleri izleyin.
  • Eğer gerekiyorsa proje yönetimi planını ve tedarik dokümantasyonunu güncelleyin.
  • Sözleşme değişikliklerini, sözleşme versiyonunu ve değişikliklerin etkinliğini değerlendirin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.

Paydaş Kontrolleri

  • İş performans verilerini ve sapmaları değerlendirin.
  • Paydaş katılımını ve paydaşlar arası ilişkileri iyileştirme fırsatlarını yakalama açısından gözlemleyin.
  • Paydaş beklentilerinin proje ile hizalı olup olmadığını gözden geçirin.
  • Çatışmaları çözümleyin.
  • Durum-problem kayıtlarını güncelleyin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Eğer gerekiyorsa paydaş yönetimi planını ve paydaş kayıtlarını güncelleyin
  • Alınan dersler var ise kaydedin.
  • Paydaş katılım stratejinizde yaptığınız değişikliklerin başarısını doğrulayın.

 

Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Proje Yönetimi Planlama Sürecinde Neler Yapılmalı?

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

planningBir projeyi başarıyla tamamlamak, yapılan işleri tekrar yapmamak, problemleri en aza indirmek için “kervanı yolda dizmekten”  çıkılması gerekiyor. Zaman ve paranın efektif kullanımı, kayıpları önlemek ve özellikle paydaşların katılımını sağlamak için Proje Yönetimi Planlama Sürecin ciddiye alınması şarttır.

Bu süreçte neler yapılır;

  • Paydaşların planlama, yürütme ve kontrol için ne kadar efor ayırmaları gerektiğini belirlemek için öncelikle neleri (gereksinimler, kapsam, zaman, maliyet, kalite, süreç iyileştirme, kaynaklar, iletişim, risk, tedarik, değişiklikler, problem yönetimi vb.)  planlamanız gerektiğini belirlemelisiniz.
  • Proje başlangıcındaki üst seviye gereksinimleri gözden geçirmeli, analiz etmeli ve önceliklendirmelisiniz.
  • Proje başlangıcındaki varsayımları ve kısıtları gözden geçirmeli, yazılı hale getirmelisiniz.
  • Proje kapsamını netleştirmeli ve Kapsam Temel Çizgisini onaylatmalısınız.
  • Planlama sürecinde size destek olmasını istediğiniz paydaşları belirlemelisiniz.
  • Proje teslimatlarını belirlemeli ve bunları gerçekleştirmek için gerekli iş paketlerini belirlemelisiniz.
  • Her iş paketinin açıklamasını hazırlamalı, atanan kaynakların işi anlamasını ve altın kaplamadan uzak durmalarını sağlamalısınız.
  • İş paketlerini aktivitelere dönüştürmeli, bu aktiviteleri ağ diyagramı tekniği ile öncül ve ardıl ilişkileri ile tanımlamalısınız.
  • Aktivitelerin kaynak ihtiyaçlarını(personel, ekipman, malzeme vb.) belirlemelisiniz.
  • Projede tedarik edilecek olan malzeme, ekipman veya dış kaynak ihtiyacını belirlemeli, bu konuda gerekli süreç, politika ve prosedürleri incelemeli, gerekli dokümantasyonu edinmelisiniz.
  • Kaynakların atanması ve sağlanması konusunda ilgili kaynak yöneticileri ile görüşmeler yapmalı, onaylarını almalısınız.
  • Zaman ve Maliyet Tahminleme için prensipleri belirlemeli, eğer varsa geçmişte tamamlanmış benzer proje verilerine ulaşmalısınız.
  • Proje Zaman Çizelgesini hazırlamalı, Kritik Yolu belirlemelisiniz. Proje Başlatma Belgesinde yer alan süre kısıtı aşıldıysa süre kısma tekniklerini (kaynak yükleme ve paralele çekme) uygulayarak, Proje Zaman Çizelgesi Temel Çizgisini oluşturunuz.
  • Kaynak maliyet tahminleri ile proje bütçesini oluşturunuz.
  • Kalite performansını ölçümlemek için gerekli kalite kriterlerini ve ölçütlerini belirleyiniz.
  • Kaliteyi artırmak, yeniden iş yapmayı önlemek için projede izlenmesi gereken süreçleri ve standartları belirleyin.
  • Proje Yönetimi için iyileştirilmesi gereken süreçleri belirleyin, analiz edin.
  • Proje ekibinin katılımını ve motivasyonunu izleyebilmek için sisteminizi geliştirin.
  • Proje paydaşlarının ve ekibin rol ve sorumluluklarını netleştirin, onlardan beklentilerinizi netleştirin ve bilmelerini sağlayın.
  • Tüm paydaşların hangi bilgilere ihtiyaç duyduklarını ve hangi bilgileri, kimin, kime nasıl iletmesi gerektiğini netleştirin.
  • Paydaşların projeye nasıl katkıda bulunmaları gerektiğini ve beklentilerini nasıl yöneteceğinizi netleştirin.
  • Risklerinizi tanımlayın, nitel ve nicel risk analizi sürecinden geçirip ölçeklendirin ve yanıt planlarınızı hazırlayın.
  • Proje planlarınızı ne zaman ve nasıl güncelleyeceğiniz konusunda prensiplerinizi belirleyin ve ilgili güncellemeleri yapın.
  • Gerekli tedarik dokümanlarını hazırlayın.
  • Projenizi olumlu ya da olumsuz etkileyebilecek diğer projeleri, birim ya da kişileri gözden geçirin.
  • Projedeki değişiklik sürecini (talep-değerlendirme-uygulama) belirleyin.
  • Proje performansını izleme ile ilgili ölçütlerinizi ve yöntemlerinizi belirleyin.
  • Proje Yönetimi Planınızı kontrol için gerekli toplantı, rapor ve diğer gerekli aktiviteleri belirleyin.
  • Projenin Yürütme ve Kontrol süreçlerine ilişkin prensip, yöntem ve sistematiğinizi netleştirin.
  • Proje Yönetimi Planınızı ve ilgili dokümantasyonu tamamlayın ve ilgili paydaşların  (sponsor, ekip, kaynak yöneticileri, proje ofisi vb.) resmi onayını alın.
  • Başlatma Toplantısı düzenleyin ve tüm paydaşların Proje Yönetimi planı üzerinde ortak bir anlayışta buluşmalarını sağlayın.
Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Proje Bütçeniz Kısıldıya

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Projeler ya kısıtlı bütçelerle başlarlar ya da projenin başında belirlenen bütçe çeşitli sebeplerle kısılabilir. Projenizin bütçesi kısıldıya Proje Yöneticisi olarak dikkat etmeniz gerekenler aşağıdadır;

  • Panik yapmayın. Biz panik yaparsak ekibimiz de yapar.
  • Bütçenin neden kesildiğini anlamaya çalışmamız gerekir. Sebep, önceliklerin değişmesi ise projemizin önemini tekrar anlatarak bütçe alma şansımız olabilir.
  • Proje kapsamını gözden geçirmemiz ve bir sonraki faza öteleyebileceğimiz ya da kapsamdan çıkarabileceğiniz işlere göz atmalıyız. Proje Müşterisi ile proje kapsamını gözden geçirebilir, planlarımızı güncellemeye çalışabiliriz.
  • Proje hedeflerini ve buna bağlı olarak hazırladığımız proje yönetim planını gözden geçirmeliyiz. Proje hedeflerine ulaşmamızı sağlayacak alternatif yollar olup olmadığını belirlemeliyiz. Önemli değişiklik durumunda sponsorumuzun desteğini ve onayını istemeliyiz.
  • İletişime daha fazla önem vermeye başlamalıyız. İletişim, işleri hızlandırır, verimi artırır. Daha fazla iletişim ile olası dedikodu vb. olumsuz görüşlerinde yayılmasını engelleyebiliriz.
  • Gereksinimleri gözden geçirmeli, önceliklendirmeli, müşteri ile “yapılması şart” olmayanları çıkarma konusunu görüşmeler yapmalıyız. Maliyetli ve önceliği düşük gereksinimleri kapsamımızdan çıkarmalıyız.
  • Paydaşlarla görüşmeler, toplantılar yaparak mevcut kısıntının olumsuz etkilerini giderme konusunda görüşlerini almalıyız.
  • Proje bütçesindeki büyük maliyet kalemlerine odaklanmalı, ekibimizle neler yapabileceğimizi değerlendirmeliyiz.
  • Ekibimizle birlikte zayıf ve güçlü yönlerinizi değerlendirmeli, zayıf taraflarımızı nasıl geliştirebileceğinizi, güçlü taraflarımız ile ilgili fırsatları nasıl değerlendirebileceğimizi belirlememiz gerekir.
  • Kaliteyi düşürmemek kaydıyla daha ucuz kaynakları araştırmalıyız.
  • Bütçe kısıntısının olumsuz sonuçlarını yazılı bir şekilde yönetim ile paylaşmalıyız.
  • Bütçe kontrollerini sıklaştırmalı ve detaylandırmalıyız.
  • Yürütme sürecinde fark edilecek fırsatların hızla hayata geçirilebilmesi için sistem geliştirmeliyiz.
  • Maliyet düşürücü önerileri ödüllendirmeliyiz.
Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız