Proje aktivitelerine kaynak atamak yetmez, atanan kişinin işi sahiplenmesi ve gerekli sorumluluğu alması gerekir. Proje ekip üyeleri atandıkları görevlere ilişkin ilgi ve heyecanlarını zamanla kaybedebilirler. Proje Yöneticisinin proaktif yaklaşması gerekir;
- Proje ekip üyesine plana uygun davranmasının önemi açıklanmalıdır.
- Proje ekip üyesinin üstlendiği görevi başarması için gerekli girdilerin sağlanması ve önündeki engellerin kaldırılması gerekir. Aktivitenin başarılması için Proje Yöneticisinin göstereceği çaba, sahiplenmeyi artırır.
- Proje Yöneticisinin bir adım önde olması, gerekli hatırlatmaları yapması önemlidir. Hatırlatma ve uyarılarda aşırıya kaçılmamalı, samimi olunmalıdır.
- Proje Yöneticisi durumu izleyebilmek için “gerekli” bilgileri takip etmeli, Proje Ekip Üyesinin aktardığı bilgileri değerlendirdiğini ve önem verdiğini göstermelidir.
- Proje Ekip Üyesi, sorumlu olmadığını düşündüğü konu ve ayrıntılarda Proje Yöneticisini bilgilendirmesi gerektiğini bilmelidir. Proje Yöneticisi bu tip konularda destekleyici olmalı, çözüm üretilmelidir.
- Proje Yöneticisi, Proje Ekip Üyesinin sağladığı katkının farkında olup olmadığını denetlemelidir. “Attığı taşın ürküttüğü kuşa değdiğini” düşünen Proje Ekip Üyesi aktivitesini sahiplenecektir.
- Proje Ekip Üyesine gereksiz yere baskı kurulmamalı, yanıltıcı bilgi verilmemelidir. Dürüstlük ve samimiyet sahiplenmeyi artırır.
- Problemler konusunda Proje Ekip Üyesine destek olunmalı, kendisini yalnız hissetmemelidir. Proje Ekip üyesine “önemli” olduğu hissettirilmeli, sadece kaynak gözüyle bakılmadığı gösterilmelidir.
- Gecikme veya bütçe aşımlarında problemlerle Proje Ekip Üyesinden bağımsız ele alınmalı ve sebeplere odaklanılmalıdır. Kişileri hedefleyen yaklaşımlar yarardan çok zarar getirirler.
- Proje Ekip Üyelerinin birbirlerinden etkilendiği unutulmamalı, işini sahiplenmeyen ve diğerlerini olumsuz etkileyen Proje Ekip Üyeleri ile özel olarak ilgilenilmelidir.
- Acil ve önemli tanımları netleştirilmeli, yanlış anlaşılmaların yaratacağı olumsuzlukların önüne geçilmelidir.
- Proje Ekip Üyelerinin tavır, tutum ve davranışları izlenmeli, eğilimlere dikkat edilmelidir. Giderek azalan ilgi fark edildiğinde birebir görüşmeler yaparak problem çözülmeye çalışılmalıdır.
- Proje Ekip Üyelerini olumsuz etkileyebilecek dış etmenler dikkatlice izlenmeli, ekip üzerindeki olumsuz etkiler Sponsor’dan destek istenerek çözümlenmeye çalışılmalıdır.
- Proje Ekip Üyelerini tanımaya vakit ayırılmalı, onları neyin motive ettiği keşfedilmelidir. Doğru yaklaşımlar doğru sonuçlar çıkarır.
- Yapılacak planlama ve revizyon çalışmalarına etkilecek Proje Ekip Üyeleri dahil edilmeli, çözümün parçası olmaları sağlanmalıdır.
- Proje raporlarından tamamlanmamış işler yer almalı (ciddi sapmalar en üstte yer alacak şekilde), Proje Ekip Üyeleri (yönetici olsalar dahi) bu bilginin yönetime iletildiğini bilmelidirler.
- Proje raporlarında işi tamamlamış ve ek katkı sağlamış Proje Ekip üyeleri belirtilmeli, görünürlükleri sağlanmalıdır.
- Proje Ekip Üyesinin işi sahiplenmesi konusunda Fonksiyonel yöneticilerin, Sponsorun fikri alınmalıdır.
- Olası ve yaşanan problemlere erken müdahale edilerek Proje Ekip Üyesinin gelecekteki ilgisizliğinin önüne geçilmeye çalışılmalıdır.