Projelerde yaptığımız varsayımlar, diğerlerinin varsayımları ile örtüşmediğinde çatışmalar kaçınılmaz olur.
Anlatan: Savaş ŞAKAR
Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabını adınıza imzalı olarak sipariş vermek için tıklayınız.
İdeal Proje Yöneticileri için “tek adımda binaları aşan, mermiden daha hızlı ve bir lokomotiften daha güçlü” gibi beklentiler koyuyoruz.
Proje Yöneticisinin hem kişisel hem de kurumsal anlamda karşılaşacağı zorluklara baş edebilecek yeteneklere sahip olması gerekir.
Proje dinamikleri, çoğu zaman çözülmesi zor problemler ortaya çıkarırlar. Bu problemlere doğru zamanda ve şekilde müdahale edilmezse proje başarısızlığa doğru sürüklenmeye başlar. Proje planının gerçekleştirilmesi ve hedeflerin başarılması sanıldığı kadar kolay işler değillerdir.
Proje Yöneticisi, ilk önce proje ekibi için gerekli ortam ve yapının gerektiği gibi olması için uğraşmalıdır. Projenin başında “sepete çok fazla yumurta sığdırması” gerektiğinin bilincinde olmalıdır. Bunu başarabilmesi için proje ekibi ve paydaşların projedeki rol ve sorumluluklarını netleştirmeli ve nalaşılmasını sağlamalıdır.
Proje Yöneticisi, eforun lideri olduğunu unutmamalıdır. Proje ekibinin kendisini takip etmesini beklememeli, hedefe doğru ilerlemelerini sağlamalıdır. Proje gereksinimleri ve hedefleri net tanımlanmamış olsa bile ekibi bir arada tutmak ve olası çatışmaları çözümlemek için gayret göstermelidir.
Proje Yönetimi, insan yönetme sanatıdır. Proje ekibinde yer alanlar her ne kadar konularında uzman olsalar dahi insan oldukları unutulmamalı, duygusal tepkiler dikkate alınmalıdır. Proje Yöneticisinin proje yaşam döngüsü boyunca ekibi izlemesi, yönetmesi ve destek olması gerekir. Bazen bir psikolog gibi hem grup hem de bireysel ihtiyaçları anlamaya çalışmalıdır.
Proje ekipleri insan duygularının kazanıdır. Doğru sıcaklıkta tutulursa şaşırtıcı sonuçlar üretebilirler. Ancak, fazla kaynarsa (anlaşmazlık, çatışma vb.) yemek yanabilir.
Proje Yöneticileri, proje ekip üyelerinin becerilerini geliştirmek ve gelişimlerini sağlamak için çaba harcamalıdır.
Proje Yöneticileri, proje ekibinin ve paydaşların farklı bakış açılarına saygı ile yaklaşmalı, ortak akıl ile çözüm bulmaya çalışmalıdır.
Proje Yöneticisi, açık bir iletişim ve motive edici yaklaşmalıdır. Projede herkesin aynı gemide olduğunu ve birlikte başarılabileceğini göstermelidir.
Çok az şirket çalışanını tek bir projede çalışırken görüyorum. Her çalışan birden fazla projenin taleplerini yerine getirmek için uğraşıyor. Teorik olarak farklı departmanlardan kişilerin bir araya gelerek birden fazla proje ile uğraşmalarının bazı avantajları olduğu söylenebilir; uzmanlığın nerede ve ne zaman ihtiyaç duyulursa kullanılabileceği, bilgi paylaşımı ve çalışanların atıl zamanlarını değerlendirme.
Ancak teorinin önerdiğinin aksine birden fazla projede yer almak daha stresli ve daha az üretkendir. Görevler arasında gidip gelirken odağı değiştirmek zaman alır, enerjinizi bitirebilir. Farklı işler, rolünüzü de değiştiriyorsa adaptasyon daha da zorlaşır. Örneğin bir projenin yöneticisi olarak yönetime hesap verirken, başka bir projede ekip üyesi olarak uzmanlığınızı sergiliyor olabilirsiniz. Farklı projeler, farklı ekipler, ilişkiler, rutinler ve beklentiler içerir. Yer aldığınız her projede, proje ekibine olan katkınızı dikkatlice planlamadığınız sürece, hata yapma olasılığını artırır, tekrarlayan problemler yaşayabilirsiniz.
Birden fazla ekipte yer alıyorsanız zamanınızı, stresinizi ve kişisel gelişiminizi yönetmeniz, önemli olana odaklanmanız gerekir. Önerilerim;
İşlerinize öncelik verin ve sıralayın
Büyük resme bakın – İşlere planlamadan yaklaşmak, kendinizi akıntıya bırakmak sizi yangın söndürme moduna geçirir. Kilometre taşlarınızı belirleyin ve yer aldığınız tüm projelerinizde düzenli bir durum kontrolü planlayın. Böylece birden fazla projede aynı anda kriz yaşandığında kendi zamanınızı proaktif olarak belirleyebilirsiniz. Projelerinizin gerçekleştirilme hızı ve yönetimin, müşterinin talepleri, ideal kontrol sıklığını belirler. Paydaşlarınızın ve yönetimin projeye yaklaşımları öncelik belirlemede size yol gösterir.
İşleri stratejik olarak sıralayın – Bir görev seçin ve kurnazlıktan ziyade yoğun bir şekilde odaklanın. En çok yoğunlaşmanız gereken görevle başlayın ve dikkatinizin bölünmemesi için elinizden geleni yapın. Elde edilmesi gereken sonuca karar verin, bu sonuca ulaşmak için hangi eylemlerin gerekli olduğunu tanımlayın ve bunlara sadık kalın. Birden fazla projede yer alıyorsanız uyumlu görevleri koordine edip gruplayın. Örneğin, telefonla işinizin yarıda kesilebileceğini bildiğiniz zamanlarda, konsantrasyonu en az gerektiren başka bir iş üzerinde çalışın.
Beklentileri belirleyin ve iletişim kurun
Kendinizi koruyun – Öncelikli bir göreve odaklandığınızda, araya girenlere işin önceliğini açıklayın veya araya girmenin nelere mal olacağını açıklayın. Belirli prensipler getirmek sizi rahatlatabilir. Örneğin emaillerime öğleden sonra 14:00’te yanıt veriyorum vb. Sizden iş bekleyenleri ne zaman yanıtlayacağınızı söylemek onları rahatlatacaktır.
İletişim kurun – Projelerde ilerleyişi görmek, proje yöneticilerini güçlü ve kontrolün ellerinde olduğunu hissetmelerine yardımcı oluyor. Projede sorunlar ortaya çıktığında öne çıkın. Doğru zamanda “bir sorunum var ve elimdeki işin tamamını teslim edemeyebilirim” şeklinde yaklaşımınız diğerlerine güven verecektir. Uzun ve detaylı açıklamalar yapmanız gerekmez. Bir iki kelime ile durumunuzu özetleyebilirsiniz. Yeter ki vaktinde bilgi aktarın.
Kişisel Gelişiminizi Göz Ardı Etmeyin
Kendini tanı – Birden fazla ekipte yer almanın dezavantajı, farklı departmanlardan kişilerle çalışsanız bile bir şeyler öğrenmek ve diğerleri üzerinde iyi bir izlenim yaratmak için sürenizin az olmasıdır. Zaman baskısı olduğundan, öğrenmeye ve gelişime yatırım yapmak yerine, herkes uzman olduğu konuda katkısını sağlamaya çalışır. Kendi gelişim hedeflerinize sahip çıkın, öğrenmek ve gelişmek istediğiniz konulardaki çalışanlara yakın durun.
Kendini zorla – Gelişim hedeflerinizi belirledikten sonra, gerçek öğrenmeyi sağlamak için zaman ayırın. Öğrenme, yeni bilgileri yansıtmak ve bütünleştirmek için zaman harcanmasını gerektirir. Zor olan, farklı projelere gidip gelinmesi gerektiği için zamanı yönetmektir.
Neredeyse her şirkette, birden fazla iş ve projede çalışmanın stres ve riskleri bilinmesine rağmen, bir yaşam tarzı haline geldiğini görüyorum. Biren fazla projede yer almanın dezavantajlarını, zamanınızı yöneterek avantaja dönüştürebileceğinize inanıyorum.
Projeniz başarıyla tamamlandı. Neden bu konuda bir referans mektubu istemiyorsunuz?
Anlatan: Gökrem TEKİR
Adınıza imzalı kitabımızı sipariş etmek için tıklayınız
Proje yöneticisi, zaman zaman stresli durumlarla karşılaşabilir. Proje riskleri, sorunlara dönüşür, başarılı olmak için kritik dönüm noktalarına gelinebilir. Sorunları paydaşlara iletme, uygulanabilir alternatifler geliştirme ve proje planlarını güncelleme sürecine birde paydaşların olumsuz yaklaşımları eklenebilir. Baskı altında sorunları etkin bir şekilde çözmek kolay olmayabilir. Proje Yöneticisinin kendini kontrol edebilmesi, kurum ve proje hedefleri ile uyumu sağlaması gerekir. Bu uyumu değerlendirmekiçin bazı değerlendirme soruları aşağıdadır;
Bu sorulara verilen olumlu cevaplar, baskı altında serin olan bir proje yöneticisinin işaretleridir.
Proje Yöneticisi Takım Oluşturma Becerileri
Proje ekibi ne kadar büyük olursa , ekibin bir bütün olarak iyi koordine edilmesini, üretken ve yüksek performans göstermesini sağlamak işi o kadar karmaşık ve zorlu olur. Proje Yöneticisinin, farklı bireyleri (çeşitli kişilikler, motivasyonlar, yetenekler ve tutumlar) ve fonksiyonel departmanları (belirli teknik uzmanlığa, yönetim stillerine ve potansiyel olarak çelişen çıkarlara sahip) bir araya getirmesi gerekir. Bu durum, rol ve sorumlulukların, kişilerarası iletişim becerilerinin ve başkalarını etkin bir şekilde etkileme ve motive etme konusunda güçlü bir yaklaşım gerektirir. Proje yöneticisinin takım oluşturma becerilerini değerlendirirken dikkate alınması gereken bazı sorular aşağıdadır;
Bu sorulara verilen olumlu cevaplar, iyi bir takım oluşturma becerisine sahip bir proje yöneticisinin işaretleridir.
Proje Yöneticisi Problem Çözme Becerileri
Proje yürütme sürecinde, sorunlar ortaya çıktıkça, Proje Yöneticisinin ve ekibin bu sorunları en uygun ve etkili şekilde çözmeleri beklenir. Proje Yöneticisi, farklı problemleri çözmek için kullanılacak araç ve teknikleri biliyorsa, proje ekibinin projenin başarısına güveni artar. Problem çözme becerileri, genellikle geçmiş proje sorunlarıyla ilgili deneyimlerin bir sonucu olarak edinilir. Çalışanlar, geçmişte yaşanmış benzer durumlarda işe yaramış veya başarısız olmuş teknikleri hatırlama eğilimindedirler. Deneyimli Proje Yöneticileri, geçmişe yönelik bilgi ve deneyimleri bulma ve etkin bir şekilde değerlendirme konusunda gereken hassasiyeti göstermelidir. Proje Yöneticisinin problem çözme becerilerini değerlendirirken dikkate alınması gereken bazı sorular aşağıdadır;
Bu sorulara verilen olumlu cevaplar, iyi bir problem çözme becerisine sahip bir proje yöneticisinin işaretleridir.
Proje sonucunda ortaya çıkacak servis, ürün ve hizmete yönelik teknik yeterliliğin aksine, proje yönetimindeki yeterlilik, proje yöneticisinin ek olarak projeyi başarılı bir şekilde planlama, yürütme, izleme ve kontrol etme ve tamamlamada öncülük etme kabiliyeti ile ilgilidir. Proje yönetimi araç ve tekniklerinin pratik uygulamasını, motive etmek, ilham vermek, etkilemek vb. gerekli tüm “kişisel” becerileri içerir. Proje yöneticisi yeterliliğini değerlendirirken dikkate alınması gereken bazı sorular aşağıdadır;
Bu sorulara verilen olumlu cevaplar, proje yöneticisinin yeterliliğine ilişkin işaretleridir.
Proje Yöneticisinin Delege Etme Yeteneği
Delegasyon, yönetimin proje yöneticisine verdiği vekalettir. Etkili bir şekilde vekalet etme yeteneği, iyi liderlerin sahip olduğu kilit bir kalite kriteri olarak kabul edilmektedir. Delegasyon güvene ihtiyaç duyar yani delegasyon yetkisi verilen kişilerin, bu gücü doğru kullanmaları, gözetim olmasa da iyi performans göstermeleri beklenir. Unutulmaması gereken sorumlululuğun devredilemeyeceğidir. Proje yöneticisi, delege ettiği işlerin sonuçlarından sorumludur. Delege ettiği kişilerin vermiş olduğu kararlara güvenmeli ve desteklemelidir. Bazen, güven eksikliği delege etmekten kaçınmaya, mikro yönetime ve / veya her şeyi kendi yapmaya zorlar. Bu durum karar darboğazlarına ve verimsiz performansa yol açabilir. Doğru bir şekilde yetkilendirilen proje yöneticileri, gerekli kontrolleri yaparak ve dengeleri gözeterek doğru dengeyi bulabilirler. Proje yöneticisinin delegasyon kabiliyetini değerlendirirken dikkate alınması gereken bazı sorular aşağıdadır;
Bu sorulara verilen olumlu cevaplar, proje yöneticisinin delegasyonu iyi yaptığına ilişkin işaretleridir.
Yarın son: Proje Yöneticisinin Uyumu, Takım Oluşturma ve Problem Çözme Becerileri
Proje Yöneticisi Coşkusu, “Yapabilirim” Tutumu
Negatif yaklaşımı ve olumsuz davranışları olan bir proje yöneticisi, proje ekibini çökertebilir. Aynı şekilde, pozitif yaklaşım ve olumlu tutum ile proje ekibi yükseltilebilir. Coşku bulaşıcıdır ve sürekli coşku sergileyen proje yöneticileri, çalışmak için olumlu bir atmosfer yaratabilirler. Bu yaklaşım çoğu zaman ekip verimliliğinde iyileşmelere yol açar. Proje yöneticisinin coşku seviyesini değerlendirmek için bazı sorular aşağıdadır;
Bu sorulara verilen olumlu cevaplar, coşkulu bir proje yöneticisinin işaretidir.
Empati kuramadağını söyleyen insan neredeyse yokken empati kurabilen azdır. Genel olarak, kişilerarası iletişim becerileri iyi olan insanlar empati kurma ve merhametli olma eğilimindedirler. Kendilerine söylenenleri gerçekten dinlemek ve iletişim için bir araya gelmek tipik olarak ilk adımlarıdır. Başkalarının rol ve sorumluluklarını anlamak, karşılarındakilerin ihtiyaçlarını önemsemek empatinin nihai gösterimidir. Bu beceriye sahip proje yöneticileri, proje hedeflerine ulaşma konusunda proje ekibinin sadakatini kazanabilir ve bağlılık sağlayabilirler. Proje yöneticisinin empati kurma seviyesini değerlendirirken dikkate alınması gereken bazı sorular aşağıdadır;
Bu sorulara verilen olumlu cevaplar, kişilerarası becerileri iyi olan empatik bir proje yöneticisinin işaretleridir.
EProje Yöneticisi İletişim Becerileri
Sözlü ve yazılı iletişim becerileri, proje ekibi ve organizasyon düşünüldüğünde “bilginin” yukarı, aşağı ve yatay akışı için çok önemlidir. Proje yöneticileri tarafından belirsiz, net olmayan ve sessiz iletişim, projeler üzerinde olumsuz etkilere yol açabilir. Proje Yöneticilerinin iletişim becerilerini değerlendirirken dikkate alınması gereken bazı sorular aşağıdadır;
Bu sorulara verilen olumlu cevaplar, proje yöneticisi iletişim becerilerinin iyi olduğunu göstermektedir.
Bütünlük, yaşamın her alanında, özellikle de liderlik rollerinde önemlidir. Eylemler, sözlerden daha güçlüdür, adiliyet ve samimiyeti göstermelidirler. Proje yöneticileri her zaman “sahnededirler”. Eylemler ve sözler belirgin olmasa da sürekli incelenirler. Bu noktada Proje yöneticileri büyük sorumluluk üstlenirler. Dürüst ve özverili olmaları etraflarındakilere ilham verir ve ekiplerini başarılı bir şekilde yönlendirmeleri için ihtiyaç duydukları saygıyı göstermelerini sağlar. Proje yöneticisi bütünlüğünü değerlendirirken dikkate alınması gereken bazı sorular aşağıdadır;
Bu sorulara verilen olumlu cevaplar, bütünlüğüne sahip bir proje yöneticisinin işaretleridir.
Yarın: Proje Yöneticisi Coşkusu, “Yapabilirim” Tutumu ve Empati
Genelde iyi proje yöneticilerinin için kabul
edilmiş liderlik yetenekleri ve becerileri vardır; vizyon, iletişim, dürüstlük,
coşku, empati, yetkinlik, delegasyon, takım oluşturma ve problem çözme sayılabilir.
Bu özelliklerin bir çoğu uygun yaklaşım, eğitim, mentorluk ve pratikle elde
edilebilir.
Bu alanlarda etkili olmak takım performansına fayda sağladığı gibi proje risklerinin ve sorunların azaltılmasını sağlar. Bu yazı dizisinde nitelikleri ayrı ayrı ele almaya çalışacağım;
Proje Yöneticisinin Vizyonu ve İlham Verme Yeteneği
Proje yöneticileri genellikle proje amaç ve hedeflerine ulaşmak için atanırlar. Bu da projenin nasıl başarılacağına dair bir vizyon gerektirir. Net bir vizyona, vizyonu takıma ve diğer proje paydaşlarına etkili bir şekilde iletme yeteneğine sahip olmak çok önemlidir. Ekibe ilham verebilmek ve başarının önündeki engelleri aşmak için gereken desteği kazanmayı sağlar. Proje yöneticisinin ilham verici bir lider olup olmadığını değerlendirebilmek için dikkate alınması gereken sorular;
Bu sorulara verilen olumlu cevaplar, ilham verici bir proje yöneticisinin belirtileridir.
Yarın: Proje Yöneticisi İletişim Becerileri ve Proje Yöneticisi Bütünlüğü
Kesinlikle hayır. Her iki cinsiyet için de kimin daha iyi proje yöneticileri olduğuna dair bir kanıt yoktur. Cinsiyete bakılmaksızın proje yöneticisini seçmek, gereken tüm beceri ve yeteneklere sahipliğin aranması gerekir. Böylece daha başarılı projeler, erkekler ile kadınlar arasında daha büyük bir denge sağlanabilir.
Bugün, eşitlikten bahsetsek bile, proje yönetimi alanında, yönetici pozisyonlarında erkeklerden daha az sayıda kadın var. Bunun için birkaç sebebi olabilir; Birincisi, proje yöneticilerinin, ağırlıklı olarak erkek egemen sektörler olan inşaat ve mühendislik endüstrisinde bulunmasıdır. Ayrıca, geçmişte yönetim kariyerleri geleneksel olarak erkek odaklı olmuştur.
Elbette, proje yönetiminde daha fazla kadının katılımı, projelere yeni kan ve enerji ekleyerek projelerin yönetimine fayda sağlayacaktır. Bugüne kadar, kadın proje yöneticilerinin olmayışının nedenini bulmak için kapsamlı bir araştırma bulamadım.
Bence önemli olan Proje Yöneticilerinde olması gereken niteliklere bakmak. İyi bir proje yöneticisi, çatışma çözümleme becerisi, karar verme yeteneği, işbirlikçi ve bütünleştirici liderlik becerilerine sahip olmalıdır. Kadın, erken fark etmeksizin bu insanların farklı yetenekleri olduğunu kabul etmek gerekir.
Kişilerarası iletişim – Proje yöneticileri için çok önemli bir beceridir ve pek çok araştırmacı, kadınların sözlü olmayan iletişimde olduğu kadar bu alanda da erkeklerden daha güçlü olduklarını bulmuştur.
Takım çalışması – Cartwright ve Gales (1995) çalışmalarında, “Kadınların, erkeklerden çok daha fazla ekip çalışmasına yatkın olduklarını söylemektedirler. Aynı zamanda daha yüksek bir farkındalık duygusuna sahiptirler.
Empati / Merhamet – Kadınların ilgi konusunda daha duyarlı oldukları ve çalışanlarına erkeklerden daha fazla ilgi gösterdikleri söylenebilir. Sorunları yorumlamada ve alanlarına düzen getirmede daha yeteneklidirler. Özellikle önemli proje yönetimi alanlarını daha iyi kontrol edebilir ve koruyabilirler. Annelik ve Proje Yöneticiliği arasında çok benzerlikler vardır. Projeleri yönetirken, maliyet, zaman ve kapsam arasındaki takaslar yapmak (ödünler vermek) zorunda kalırız. Hayatlarımızı yönetirken, ev, iş, çocuk gibi konularda dengeleri yönetmenin öneminin hepimiz farkındayız. Bu yaşam zorluklarını yönetmek, kadınların daha iyi proje yöneticileri olabileceklerinin bir göstergesi olabilir.
Paydaşlarla başa çıkmak – Kadın iletişim becerileri, paydaşlara ulaşmayı ve onlarla iyi geçinmeyi daha kolay hale getirebilir.
Bazı kadınlar kendi alanlarında erkeklerden daha fazla bilgi ve beceriye sahiptirler. Bu da doğal olarak onları proje yöneticisi olarak iyi bir konuma getirir.
Genel olarak baktığımda, son 30 yılda, proje bazlı çalışan firmalarda kadınlara yönelik fırsatların arttığını görüyorum. Sayısal eşitlik olduğunu söyleyemem ama önlerindeki engellerin azaldığını ve azalmaya devam edeceğini söyleyebilirim.
Şahsi düşüncem, proje yönetiminde kadın sayısının artması, projelerin başarısını artıracaktır. Okul seviyesinde başlayacak eğitimlerle farkındalık ve potansiyel artırılmalıdır. Erkek egemen yapılarla ile gelebildiğimiz noktayı aşmanın yolu budur.