Proje Yönetimi konusunda düşüncelerimizi paylaştık
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
Sohbet: Agile Dünyada Proje Yönetim Gurularını Dinleyelim
Bir Cevap Yazın
Kategori arşivi: Organizasyon
Proje Yöneticilerinin Geleceği
Proje Yöneticisi olarak birçok projeyi başarıyla yönetip, teslim ettiğinizi varsayalım. Yönetiminiz bunu fark etti ve sizi terfi ettirmek istiyorlar. Size verilecek yeni sorumluluğu üstlenmeye hazır mısınız?
Proje Yöneticileri, projelerini yönetirken farkında olmadan kendilerini bir sonraki işlerine hazırlayan şeyler yaparlar.
Başarılı Proje Yöneticilerini bekleyen kurum içi veya dışı yeni işler nelerdir;
- Daha önemli ve stratejik projeler
- Daha büyük ve karmaşık projeler
- Program Yöneticiliği
- Portföy Yöneticiliği
- Fonksiyonel Yöneticilik
- Üst Yönetim
- Danışmanlık
- Eğitmenlik
- Koçluk
Eğer gelecekte daha önemli sorumluluklar alınacaksa aşağıdakilere dikkat edilmesi gerekir;
- Şu anda yönettiğiniz proje veya projeleri bir sonraki istediğiniz işi yapıyormuş gibi yapmaya çalışın.
- Projenizin büyük resimde nerede durduğunu iyi anlayın ve iyileştirmeler önerin.
- Paydaşlarınızı belirleyip, katılımlarını sağlamak için stratejiler geliştirmiştiniz, aynı şeyi yeni rolünüz ne olursa olsun tekrar yapacaksınız.
- Sizi çevreleyen diğer projeleri anlamak için çaba sarf etmiştiniz, sizi etkileyen çevrenizi iyi bilmek zorunda kalacaksınız.
- Projenizde desteğe ihtiyaç duydunuz veya diğer projelere destek verdiniz. Destek almak ve vermek her pozisyonda çok önemli olacak.
- Her ne kadar sürpriz sorunlarla uğraşsanız bile projenizi elden bırakmadınız. Yeni sorumluluğunuzda da böyle olacak.
- Eski projelerinizle ilgili soru ve sorunlar sizi bulmaya devam etti. Yaptığımız işlerle hatırlandığımız ve işlerimizi hatırladığımız düşünüldüğü için hem bu sorunlarla uğraşmanın hem de kendimizi rahatlatmanın yollarını bulmamız gerekiyor. Ya sorunsuz işler çıkaracağız ya da sorunlarda işimizi kolaylaştıracak kayıt tutma vb. yöntemleri tercih edeceğiz.
- Bir sonraki sorumlulukların zihinsel gerekliliklerini şimdiden gözden geçirmek gerekiyor. Baskı altında sakin kalmak, stres yönetimi vb. konularında geçmiş proje deneyimlerimizden çıkardığımız dersleri yeni sorumluluklarımızda geliştirerek nasıl kullanacağımızı bulmak zorundayız.
- Yapılan her iş paydaşların gereksinimlerini karşılamaya dayanır. Yeni sorumluluk yeni paydaşlar anlamına geldiğinde bunları bildiğimizi varsaymadan dikkatlice yaklaşmalı, analiz etmeli ve uygun becerileri geliştirip, yöntemleri seçebilmeliyiz.
- Sadece yaşadığımız sorunlarla ilgili diğer paydaşlara danışmak yerine gelecek sorumluluklarımızla ilgili sorularımızla uzmanlara, profesyonellere gitmemiz gerekiyor.
- Yeni sorumluluk “yeni” teknolojiler, yöntemler, kapsam getirebilir. Kendinizi geliştirmeye bugün başlamanız gerekiyor.
- Çalıştığınız veya yeni bir kurumda yeni bir sorumluluk almada geçmişi öğrenmek çok önemlidir. Geçmiş projeler veya programları gözden geçirin.
- Eski ve yeni sorumluluğunuz arasındaki “farkları” iyi anlayın. Geçmişinizin bir kısmını geleceğe taşıyabilirsiniz ancak geçmişiniz her şeyi başarmanıza yetmez. Program Yöneticisi, Proje Yöneticisi gibi davranamaz, davranış ve çalışma desenini değiştirmesi gerekir.
- Yeni sorumluluğunuzda sizden beklenen faydayı iyi anlamanız gerekir. Başarının tanımını sizden beklentilerle netleştirmeniz gerekir.
- Yeni sorumluluğunuzda size verilen hedeflere ek olarak kendi hedeflerinizi belirleyin. Başarmak için gerçekleştirmeniz gereken kişisel hedefleriniz olmalıdır.
- Yetki, rol ve sorumluluk sınırlarınızı iyi anlayın. Başarmak için ihtiyacınız olan konuları iyice belirleyip, müzakere edin.
- Çevrenizden, size atanan yeni sorumluluk konusunda neler yapmanız gerektiği konusunda görüşlerini alın. Yaptıklarınızla ilgili herkesten geri bildirim isteyin. Olumsuz yorumlardan kaçmayın.
- Aklınızdan “Daha iyi nasıl yapabilirim?” sorusunu hem kişisel hem de profesyonel hayatınız adına hiç çıkarmayın. Kendiniz cevaplayamazsanız bilenlere sorun.
- Çalıştığınız kurumda politik ortamı iyi anlayın. Sizin yeni bir göreve atanmanızın diğer paydaşlar tarafından nasıl algılandığını analiz edin, müttefikler edinmeye çalışın.
- Sadece faydaya odaklanın. Değer katmayan konulardan ve işlerden kaçının. En yüksek fayda sağlayacak işlere öncelik verin.
- Aldığınız veya alacağınız kararları somut verilere dayandırarak, gerekçeli olarak almaya çalışın.
- Araştırmadan ve incelemeden aceleci davranmayın. Yaptığınız her şeyin sorumluluğunu almak zorundasınız.
- Proje, Program, Departman veya Şirket yönetmek ile ilgili çok ortak nokta olmasına rağmen aradaki küçük farklar büyük önem taşır. Yeni rolünüzün gereklerini anlamaya çalışın.
- Daha önemli bir role atanmanız daha fazlasına ulaşmanız anlamına gelir. Kendi gelişim alanlarınızı, eksiklerinizi eğitim, mentorluk vb. farklı kanallarla gidermeye çalışın.
- Hangi varsayımlarla yola çıktığınızı ve sizi bekleyen riskler konusunda tetikte olun. Ne önünüzdeki taşa takılın ne de ilerideki uçurumu geç fark edin. Riskler konusunda proaktif olun, hemen harekete geçin. Problemleri küçümsemeyin ve görmezden gelmeyin.
- Kendi iş sözleşmeniz ve yapacağınız işlerde karşınıza çıkabilecek sözleşmeler için sözleşme yönetimini, sözleşme okumayı öğrenin ve her maddenin önemli olduğunu unutmayın.
- Zamanınızı ve emeğinizi boşa harcamamak için kişisel zaman planlamanızı iyi yapın. Proje veya Departman yönetmek için aynı zaman desenini kullanamazsınız.
Eğer doğru şeyleri yaparsanız yeni rolünüzü iyi oynayabilir, istediğiniz başarıya ulaşabilirsiniz. Proje Yöneticisi olarak tüm bunları iyi yapmak için gayret sarf etmeniz geleceğinize yatırım olacaktır.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
Proje Yönetiminde Uyarlanabilirlik ve Dayanıklılık
Tüm projelerde, proje ekipleri öngörülemeyen zorluklara ve değişikliklere uyum sağlamalı, bunlara yanıt verebilmeli ve en zor durumları bile kolaylıkla ve güvenle ele alabilmelidirler.
Proje yönetimi standartları, kesin kurallar koymadan proje yönetimi ile çabaların çerçevesini belirler. Uyarlanabilirlik ve esneklik, projeleri yürütme şeklimize rehberlik eden en önemli ilkelerden biridir. Proje ekiplerinin sorunları çözme, daha hızlı teslim etme ve değişen koşullara uyum sağlama yeteneklerini geliştirirler.
İş hayatının her alanında uyumlu ve esnek olmak önemlidir. Uyarlanabilir ve esnek olmak işlerin her zaman plana göre gitmediğini kabul edebileceğiniz anlamına gelir. Planlarınızı beklenmedik engellere ve sorunlara uyum sağlamak için gerektiği gibi ayarlarsınız.
Projelerde Uyarlanabilirlik ve Dayanıklılığın Önemi
Projelenin yaratacağı değişimle uğraşırken esnek, uyarlanabilir ve dayanıklı olma yeteneği, proje ekiplerinin yüksek kalite seviyelerini korumaları için gereklidir. Proje ilerledikçe, zaman, maliyet veya kaliteyi etkileyen çok sayıda değişiklik ortaya çıkar. Bu durumlarda projeler beklenmedik durumlar ortaya çıkabilir. Proje ekibi üyelerinin projelerini duruma uygun uyarlamaları gerekir. Uyarlanabilirlik ve Dayanıklılık ilkesi, projelerin başarılı şekilde tamamlanmasını sağlamaya yardımcı olur. Proje ekiplerinin proje süresince işlerin değişebileceğini ve gerektiğinde ayarlamalar yapmaya hazırlıklı olmaları gerektiğini anlamalarını sağlar. Proje ekiplerinin yaşanan olumsuzlukların ekip üzerinde strese neden olabileceğini ve tükenmişliği önlemek için ne yapılması gerektiğini anlamaları gerekir.
Uyarlanabilirliğin projelerde nasıl çalıştığını öğrenmek, çeşitli baskılar nedeniyle rotayı değiştirememekten kaynaklanan olumsuz etkileri önlemeye yardımcı olur. Proje ekibinin, sorunlarla karşılaştığında iş süreçlerinizi uyarlaması, etkiyi tartışarak ya da yeni sorunlara yol açabilecek zaman kaybı yerine sorunsuz bir şekilde ilerlemenizi sağlar.
Başarılı proje, sağlıklı esneklik, uyarlanabilirlik ve dayanıklılık dengesi gerektirir. Proje ekip üyeleri arasında açık iletişim, belirsizlik yönetimine gerçekçi yaklaşım, değişiklik kontrol planlarının dikkatli bir şekilde hazırlanması ve hızla takip edilmesini gerektirir. Bunu sağlayacak süreçler oluşturmak için, herkesin çeşitli durumlarda sorumluluklarını net bir şekilde anlaması için kontrol listeleri, şablonlar ve çalışma talimatları gibi kalite yönetim araçları kullanılır.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
Projelerde İşbirliğine Dayalı Ekip Ortamı Oluşturmak
Proje ekiplerinin başarılı sonuç üretmesi beklenir ancak ekip üyeleri işbirliği yaparak birlikte çalışmadıklarında performans sağlanamaz. Başarı için işbirliğine dayalı ekip ortamı şarttır. İşbirliğine dayalı ekip ortamı oluşturmak için aşağıdakilere dikkat edilmelidir;
Ortak Bir Amaca ve Hedefe Sahip Olmak
Proje ekibi, ortak bir amaç için birlikte çalışan insanlar olarak tanımlanır. Ortak bir hedef oluşturmak için;
- Proje ekibi başlatma belgesini oluşturun ve/veya gözden geçirin.
- Ekibin neden var olduğu konusunu masaya yatırın ve ekiple hemfikir olun.
- Her ekip üyesinin bağlılığını ifade etmesine izin verin.
- Ekibi bir bütün olarak tasvir eden sloganlar, semboller oluşturun.
- Ekibin yapacaklarını önceliklendirmek için ortak amacı kullanın.
Birbirine güvenmek
Ekip üyelerinin birlikte başarılı bir şekilde çalışmaları birbirlerine duyacakları güvene bağlıdır. Ekip üyeleri arasında güven oluşturmak için;
- Dürüst olun.
- Çıkar çatışmalarını ortadan kaldırmak için çalışın.
- Birbirinizin arkasından konuşmaktan kaçının.
- Güvenizi gösterin. Güven göstermeden güven beklenemez.
- Ekip üyelerine şüpheci yaklaşma fırsatları sunun.
Rolleri Netleştirin
Ekipteki herkesin rolünü ve bu rolün sorumluluklarını bilmesi verimlilik ve esneklik yaratır. Rolleri netleştirmek için;
- Ekip üyelerinin rollerini sık sık gözden geçirin.
- Ekip üyelerinin beklentilerini ekibin genel amacı ile ilişkilendirin.
- Yapılacak işleri planlarken sorumlulukları netleştirin.
- Her ekip üyesinin diğerlerinin ne yaptığını öğrenmesini sağlayın.
- Herkesin diğerlerine yardım etmesinin yollarını bulun.
Açık ve Etkili İletişim Kurun
Yanlış iletişim, ekibin başarısını baltalayabilir. İletişimi geliştirmek için;
- Aşırı iletişimden kaçının.
- Tüm bakış açılarını dikkate alın ve anlamaya çalışın.
- Sesinizi duyurmak ve dikkate alınmak için sorumluluk alın.
- Yanlış anlamaları hızlı ve doğru bir şekilde gideri
- Ekip üyelerinin çalışmalarını destekleyin ve takdir edin.
Çeşitliliği Destekleyin
Ekip üyeleri, farklı geçmişlere ve bakış açılarına sahiptirler. Ekip çeşitliliğinden yararlanmak için;
- Ekip üyelerinin birbirlerinden farklı şekilde çalışabileceğini unutmayın.
- Başkalarından mümkün olduğunca çok şey öğrenmeye çalışın.
- Yeni bir fikri, değer analizi yaparak değerlendirin.
- İnsanların özelliklerine olumsuz vurgu yapan sözlerden kaçının.
- Ekip üyeleri arasındaki farklılıkları göz ardı etmeyin.
Ekibin Odak Noktasını Dengeleyin
Ekip üyelerinin, ekibin sağladığı ürün ve hizmetlerin yanı sıra ekibin iç dinamiklerini ve ilişkilerini ölçmeleri, izlemeleri gerektiğini anlamaları gerekir. Bazı ekip üyeleri ekip olma sürecine o kadar dahil olurlar ki, ilk etapta neden ekip olduklarını unuturlar veya tam tersi olabilir. Bu dengeyi oluşturmak için;
- Ekip toplantılarının verimliliğini düzenli olarak gözden geçirin ve değerlendirin.
- Sonuçlara ulaştığınızda ekip ile birlikte kutlama yapın.
- Bireysel çabayı övün.
- Hem sonuçları hem de ekip çalışmasını vurgulayan bireysel performans hedefleri belirleyin.
- Gereksinimleri ve iletişim ihtiyaçlarını izlemek için belirli ekip üyelerini atayın.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
Proje Yönetimi ve Dürüstlük
Projelerde yer alanlar doğru ve onurlu olanı yapmalıdırlar. Proje Yönetiminde başarılı olmak için dürüstlük vazgeçilmezdir. Dürüstlük “öğrenmek” zorunda olmadığımız, olmayı tercih edip etmemeye karar verdiğimiz bir yaklaşımdır. Projelerde dürüst davranılmadığında sahip olunan tüm liderlik özelliklerini anlamsız kılabilir.
Proje Yöneticisinin itibarını dürüstlükle inşa etmesi uzun zaman, çok çaba, zor kararlar ve fedakarlıklar gerektirir. Öte yandan, yalnızca bir hata veya yanlış karar her şeyi mahvedebilir.
Projeleri dürüstlükle yönetmek ne anlama gelir?
- Her zaman doğruyu söyleyin. Sonuçları ne olursa olsun gerçekleri çarpıtmayın veya belirsiz ifadeler kullanmayın.
- Bilgi saklamayın, her rapor mevcut proje durumu hakkında gerçeği yansıtsın.
- İnsanları manipüle etmeyin.
- Verdiğiniz taahhütlere uyun, kararlaştırılan ve söz verilen sonuçları teslim edin.
- Sonuçların sorumluluğunu üstlenin ve suçu başkalarına atmayın.
- Ortaya çıkan durumlarla ve sorunlarla doğrudan yüzleşin, karşınızdakiler cevapları beğenmese bile açık ve dürüst
- Koşullar ve diğer faktörler ne olursa olsun, hak edenlere teşekkür etmeyi bilin.
- Tüm proje paydaşlarına ihtiyaç duyduklarında destek verin.
Her meslekte olabildiği gibi Proje Yöneticiliğinin başlangıcında etik olmayan davranışların tüm sonuçlarının ve etkisinin farkında olmayabilir, daha deneyimlilerin baskısına maruz kalabilir, dürüstlüğünüzün test edildiği durumlarda olayın farkında olmayabilirsiniz.
Proje Yöneticilerini yanlış yapmaya teşvik edebilecek en yaygın durumlardan bazıları aşağıdadır;
- Ne pahasına olursa olsun başarılı olmak için toplumdan, yönetimden, müşteriden, arkadaştan ve aileden gelen baskı.
- Kısayolları kullanarak kurumsal kariyer merdivenini daha hızlı tırmanmanın cazibesi. Daha fazla para kazanma veya faydalar elde etme isteği.
- Başları dertte olduğunda başkalarına her türlü yardım etme isteği. Beyaz ve küçük yalanları önemsiz olarak algılamak.
- Başarısızlık veya fırsatı kaçırma Beceriksiz veya akılsız olarak algılanma korkusu.
- Bazı önemli durumlara dikkatini vermemek.
- Çıkar çatışması veya öncelikler.
Bütün bunlar ve özellikle zaman baskısı Proje yöneticisini kötü kararlar verme ve dürüst olmama durumuna sokabilir.
Proje Yöneticileri zorluklarla karşılaşıp daha fazla deneyim kazandıkça, dayanıklı ve itibarını koruma yeteneğine sahip olurlar.
Bazen “iyi” fırsatları kaçırıyor gibi görünebilir ve belki de başarıya kestirme yollardan gitmek daha iyi tercih gibi gelebilir. Uzun vadede, Dürüstlük en büyük sermayeniz olacaktır.
Eğer dürüstlük kalıcı bir davranışa dönüşmüşse doğru kararı vermek ne kadar zor olursa olsun, doğru şeyi yaptığınızı bileceksiniz.
Etik hareket etmek, Proje Yöneticilerini gelecekte aynı şekilde hareket etmek için daha dayanıklı ve kararlı hale getirir.
Başkalarına örnek olmak ve onları doğru olanı yapmaları konusunda etkileyebilmeyi sağlar.
Etik davranıldığında, başkalarından da aynısını talep etme ve bekleme hakkı doğar.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
Proje Yönetimi ve Ekip Anlaşmaları
Ekip anlaşmaları, Proje Yöneticisi ve Proje ekibi arasında, birlikte nasıl çalışılacağına dair yapılan anlaşmadır. Birlikte uymayı planladığınız bir dizi kural içerir. Ekip anlaşmalarında aşağıdaki soruların yanıtları yer alır;
Hedefler
- Ekibin hedefleri nelerdir?
- Her bir ekip üyesinin kişisel hedefleri nelerdir?
- Hedeflere ulaşmada ne gibi engellerle karşılaşabilirsiniz?
- Farklı fikir olduğunda nasıl ilerleyeceğiz?
Toplantı Normları
- Toplantıların hangi sıklıkta ve nerede yapacağız?
- Toplantıların ne kadar sürmesini isteriz?
- Her toplantının notu tutulacak mı? Tutulacaksa kim tutacak ve nasıl paylaşılacak?
Çalışma Normları
- Projeyi başarmak için günlük mesaimizden ne kadar zaman ayırmalıyız?
- İş paylaşımını nasıl yapacağız?
- Planlamayı kim(ler) yapacak??
- Kimin hangi görevleri yapması ve kontrol gerektiğine nasıl karar vereceğiz?
- Kimin hangi görevleri yapacağını ve kontrol edeceğini nasıl kaydedeceğiz?
- Birisi verdiği taahhüdü yerine getirmezse (örneğin, son teslim tarihini kaçırmak, toplantılara gelmemek) ne yapacağız?
- Ekip üyeleri işin kalitesi hakkında farklı görüşlere sahip olursa ne yapacağız?
- Bir veya daha fazla ekip üyesi paylarına düşen görevleri yapmıyorsa ne yapacağız?
- Proje ekip üyelerinin farklı çalışma alışkanlıklarıyla nasıl başa çıkacağız? (örneğin, bazıları görevlerini olabildiğince erken bitirmeyi sever, diğerleri son ana kadar bekler)?
Karar verme
- Bir karar vermeden önce nasıl fikir birliğine varacağız?
- Proje ekip üyesi bir konuda takılır ya da sorun yaşarsa ne yapacağız?
- Tüm ekip üyeleri, anlaşmayı kabul ettiklerini belirtmek için sözleşmenin sonuna isimlerini yazmalıdırlar.
- Eksik ekip anlaşması yapılmamalıdır. Ekip anlaşmasında önemli konular atlanırsa sorunlar yaşanması kaçınılmazdır.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
Proje Yönetiminde Eleştirel Düşünme
Eleştirel düşünme, projelerde kararlar alırken gerçekleri, spekülasyonlardan ve hüsnükuruntulardan ayırt etmeye yarar. Proje Yöneticisinin kendisinin ve paydaşların önyargılarını anlamayı, proje sonuçlarını elde etmek için rasyonel akıl yürütmeyi mümkün kılar.
Eleştirel düşünme, karar vermek için gerçekleri bulmak ve anlamaktır. Amaç, mümkün olduğunca rasyonel olmak, rasyonel kalmak ve en iyi seçenekleri bulmak için durumları ve bilgileri eleştirel olarak değerlendirmektir. Sürü zihniyeti veya fikir birliği yerine mantığa öncelik veren etkili iletişim ve problem çözme yeteneklerinin bir parçasıdır.
Projeler, çıkarlarını ön plana çıkarmaya çalışan ve fikirleri olan birden fazla paydaşın bulunduğu karmaşık işlerdir. Gelecek hakkında tam bilgiye sahip olunmadığı için çeşitli varsayımlarda bulunmak zorunda kalınır. Ne yazık ki, doğru fikirlere dayanmayan ve açıklığa kavuşturulmamış varsayımlara dayalı başarılı bir proje olamaz. Bu nedenle, düşünerek, görüşleri gerçek süzgecinden geçirerek ve verileri doğru bir şekilde değerlendirerek başarı şansımızı artırabiliriz.
Eleştirel düşünme birini eleştirmekle ilgili değildir. Eleştirel düşünme, önyargıları ele almak, belirli tercihler ve görüşler için temelleri anlayarak ekip ve paydaşlar arasında daha kapsamlı tartışmaları teşvik etmektir. Durumu daha iyi anlayarak, sorunlara daha uygun ve hızlı çözümler bulunabilir.
Projelerinizin planlaması, izlenmesi ve kontrolü hakkında eleştirel düşünmeyi amaçladıysanız, bu yardımcı olacaktır. Bu aşamalar genellikle daha fazla varsayıma, beklentiye ve tahmin zorluğuna sahiptir.
Nihai amaç elbette projenin zamanında, bütçe dahilinde ve doğru kapsam unsurlarıyla teslim edilmesidir. Ancak bunu başarmak için eleştirel düşünmeyi uygulamamız ve birkaç bilinmeyeni azaltmamız gerekiyor.
İlk olarak, varsayımlara ek olarak riskleri ve sorunları açıklığa kavuşturmak gerekir. İkinci olarak, verilecek mesajların açık olması gerekir. İnsanların önyargıları ve inançları vardır. İhtiyacımız olan son şey, yanlış yorumlama ve paydaşlardan gelen direnç olacaktır. Eleştirel düşünme, iletişimi iyileştirmeye yardımcı olur. Üçüncüsü, belirli zamanlarda alınan çeşitli kararların projenin sonucunu nasıl etkilediğini anlamaktır. Yalnızca uzmanlığa ve sezgilere güvenmek yeterli değildir, diğerlerini de konuya dahil etmeniz gerekir. Eleştirel düşünme, etkiyi daha iyi görmenizi sağlayacak kişisel önyargılarınız ve düşünce tarzınızda yardımcı olur.
Öneriler
- İyi analiz edilmiş bir durum veya belirli bir yöntemi takip etmek için oluşturulmuş argüman, projeyi boşa harcanan kaynaklardan kurtarabilir.
- Kendinizi önyargılardan veya dar görüşlerden korumanın bir yolu, başkalarından görüşlerini paylaşmalarını istemektir. Duyduklarınız her zaman hoşunuza gitmeyebilir. Açık fikirli ve başkalarına karşı hoşgörülü olmak, projenize zarar verebilecek bazı önyargılarınızı ortaya çıkarabilir.
- Düşünce sürecinizde eleştirel olmaya çalışırken, tüm paydaşları göz önünde bulundurmanız gerekir. Onlarla aynı fikirde olmasanız bile görüşlerini göz önünde bulundurup, projeyi olumsuz etkileyebileceğini düşündüklerinize meydan okumanız gerekir.
- Farklı bakış açılarından faydalanmak, büyük resmi görmek ve durumu anlamak istiyorsanız, ilgi göstermeniz gerekir.
- Eleştirel düşünmenin amacı kendini haklı çıkarmak değildir. Yanıldığınızı kanıtlasa bile gerçeğin ne olduğunu bulmakla ilgilidir. İyi liderler, hatalı olduklarını kabul ederler. Hatanızı kabul ederseniz meslektaşlarınızın saygısını kazanır, daha iyi sonuçlar alırsınız.
- Bazen yöneticiler sorgulanmaktan hoşlanmazlar. Dolayısıyla, önyargının farkında olmanıza rağmen projeye zarar verebilecek fikirlerini değiştirmek zordur. Bire bir görüşmeler yapmak, gerçekleri rakamlarla sunmak veya yöneticinin yolyolunu seçmenin sonuçlarını ele almak, görüşlerini değiştirmeye yardımcı olabilir.
- Gerçekçi olmayan beklentiler, paydaş önyargılarından kaynaklanabilir. Belirli bir çözümün tüm sorunlarını çözeceğini veya projenin gereken sürenin yarısında teslim edilebileceğini düşünebilirler. Bireyler bu beklentilere sahip olduğunda, projeye başlamanın bile zaman kaybı olduğunu düşünebilecekleri için proje çıktıları hakkında mantıklı tartışmalar yapmak zorlaşır. Bunları erkenden belirlemek, doğru bir iletişim planı hazırlamak faydalı olabilir.
- Uluslararası yürütülen projelerde yanlış anlama yaygındır. Farklı kültürler, girdi veya çıktıları beklenmedik şekilde yorumlayabilir. Grup olarak eleştirel düşünmek zordur. İçeriği açıklamak, karmaşık senaryoları/çabaları vurgulamak, beklentileri ve tanımları netleştirmek için ek zaman harcamak gerekebilir.
- Projelerde bazı kritik soruların sorulmadığı ve varsayımlara dayalı olarak sonuçlar çıkarıldığı olabilir. Doğru soruyu sormadan doğru cevabı alamazsınız. Hatanızı düzeltmek ve yaklaşımınızı ayarlamak için doğru soruları sormak gerekir.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
PMP Hazırlık – Proje Organizasyonları – 93
Organizasyonel Değişimi Desteklemek
Projeler kendilerinden daha geniş bir çevrede gerçekleşirler ve organizasyonun kültürünü, tarzını ve yapısı, diğer projelerin nasıl gerçekleştirildiğini etkilerler. Geniş bağlamı anlamak, projelerin kuruluşun hedefleri ile uyumlu ve mevcut uygulamalarına uygun olarak yönetilmesini sağlar.
Bu konu, ECO’da aşağıdakilere yöneliktir;
- Kurum kültürünü değerlendirmek. (EKO 3.4.1)
- Gerekli eylemleri belirlemek için organizasyonel değişimin etkisini değerlendirmek. (EKO 3.4.2)
- Projenin organizasyona etkisini değerlendirmek ve gerekli eylemleri belirlemek. (EKO 3.4.3)
- Değişiklikler önermek, planlamak ve kolaylaştırmak.
Kurum Kültürü(1) ve İş Yapma Tarzları
Her kuruluş, kültürel normunu temsil eden ve projelerin nasıl gerçekleştirildiğini etkileyen benzersiz bir kültür ve iş yapma tarzına sahiptir. Örneğin, kurumdaki çalışma saatleri, proje yöneticisinin kaynakları nasıl planladığını ve ekibi ile nasıl etkileşimde bulunacağını doğrudan etkiler. Kurum Kültürü, ortak deneyimlerle şekillenir;
- Paylaşılan vizyon, misyon, değerler, inançlar ve beklentiler.
- Politikalar, yöntemler ve prosedürler.
- Takdir ve ödül sistemleri.
- Risk toleransı.
- Liderlik, hiyerarşi ve otorite ilişkileri.
- Davranış kuralları, iş etiği ve çalışma saatleri.
- Çalışma ortamı.
Proje yöneticisi, kurum kültürünün projenin hedeflerine ulaşma yeteneği üzerinde güçlü etkisi olduğunu bilir. Kuruluştaki hangi kişilerin karar vericiler veya etkileyiciler olduğunu bilir ve proje başarısı olasılığını artırmak için onlarla birlikte çalışır.
Bakınız: Proje Yönetimi Sohbetleri 47 – 2.3. Çevresel İşletme Faktörleri
Organizasyonel Yapılar
Organizasyon yapısı(2), organizasyon içindeki çeşitli grupların ve bireylerin birbirleriyle nasıl ilişki kurduğunu belirler. Organizasyon yapısı proje yöneticisinin ne kadar yetkiye sahip olduğunu, kaynakların mevcudiyetini ve projelerin nasıl gerçekleştirildiğini etkiler.
Organizasyon yapısı, proje yöneticilerinin ekip üyeleri ve paydaşlarla nasıl etkileşime girdiği üzerinde büyük etkiye sahiptir. Proje yöneticisi, operasyonlar, stratejik işlevler ve üst yönetim vb. organizasyondaki çeşitli seviyelerle etkileşime girmek zorundadır.
Projeler ve Geleneksel Organizasyon Yapıları
Uygun Proje Organizasyonunu Seçmek
Projelerde Organizasyon Yapıları
Fonksiyonel(3)
- Her departman belirli, benzer bir dizi faaliyetin yürütülmesinden sorumludur.
- Aktiviteleri birden fazla kişi gerçekleştirir.
- Raporlama hiyerarşiktir ve her çalışan yöneticisine rapor verir.
- Proje yöneticisinin yetkisi, fonksiyonel yöneticinin yetkisine göre düşüktür.
Matris(3)
- Çalışanların hiyerarşide yukarıya doğru rapor verdiği, ancak aynı zamanda bir veya daha fazla proje yöneticisine yatay olarak rapor verdiği fonksiyonel ve projelendirilmiş yapıların bir karışımıdır.
- Raporlama yapısı kalıcı veya geçici olabilir.
- Matris yapılar, proje yöneticisinin fonksiyonel yöneticiye göre yetkisine bağlı olarak zayıf, dengeli veya güçlü olarak nitelendirilebilir. Proje yöneticisinin yetkisi fonksiyonel yöneticininkinden daha yüksek olduğunda, güçlü matris yapı var demektir.
Projelerde Matris Organizasyonlar – 1
Projelerde Matris Organizasyonlar – 2
Projelerde Matris Organizasyonlar – 3
Proje Bazlı
- Proje yöneticisi ve proje yönetimi ekibi, departman gibi çalışır.
- Proje Yönetimi Ekibi, diğer proje ekibi üyelerinin çalışmalarından sorumludur.
- Ekip üyeleri genellikle bir arada bulunurlar.
- Proje yöneticisi, önemli miktarda yetki ve bağımsızlığa sahiptir.
- Bazı projeler, ayrı bir tedarik veya ik departmanı gibi kendi destek sistemlerini içerebilir veya kuruluşun bu yapılarını kullanabilirler.
Ürün/Proje/Program Bazlı Organizasyonlar
Hibrit
- Organizasyonlar, tüm bu yapıları çeşitli seviyelerde kullanırlar, farklı organizasyon yapılarının birleşimi kullanırlar.
Proje Yönetimi Sohbetleri 41 – 2.1.3. Organizasyon Yapıları Arasındaki Farklar
Organizasyon Yapılarında Otorite
Yetki, proje yöneticisinin, proje ve proje ekibi üzerindeki gücünü ifade eder. Genel olarak, proje yöneticisinin yetkisi, fonksiyonel yöneticininkine göre düşüktür. Buna karşılık, proje bazlı organizasyon yapısında bunun tersi geçerlidir.
(1)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 38
(2)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 45-46.
(3)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 45, 47.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
PMP Hazırlık – Organizasyon ve Motivasyon – 85
Organizasyon Teorisi (1)
İnsanların, ekiplerin ve kuruluşların nasıl davrandığını inceler. Verimliliği ve üretkenliği maksimize etmek, problemleri çözmek, insanları motive etmek ve paydaş gereksinimlerini karşılamak amacıyla ortak temalar bulmak için kullanılır.
Motivasyon Teorisyenleri
Maslow’un İhtiyaçlar Hiyerarşisi, bireyin ihtiyaçlarını bir piramit veya üçgen içine yerleştiren popüler bir teoridir. Teori, daha yüksek düzeydeki bir ihtiyacın karşılanabilmesi için daha düşük düzeydeki bir ihtiyacın karşılanması gerektiğini belirtir.
McGregor’un X ve Y Teorisi emeğin yönetimi için geçerlidir. Teori X, insanların genellikle çalışmayı sevmediğini ve çalışmak için motive olmadıklarını belirtir. Yönetim, üretkenliği sürdürmek için emeği denetleme ihtiyacı hisseder. Teori Y özünde tam tersidir. İnsanlar çalışmak ve bundan keyif almak isterler. Yönetimin yanlarında durması ve sürekli denetlemesi gerekmez.
McClelland’ın Başarı Teorisinin üç bileşeni vardır: başarı, güç ve bağlılık. Başarı, başarmak, diğer insanları etkileme gücü ve bir ekibe ait olmaktır.
Herzberg’in Motivasyon Teorisi, işyerinde başarının iki unsura dayandığını söyler. Hijyen faktörleri, çalışma koşulları, maaş vb. dir. Motivasyon sağlasalarda aksi durumda demotivasyona yol açarlar. Motive edici faktörler, başarı, tanınma ve kariyer gelişimi duyguları ile ilgilidir.
Kilit Paydaşlarla İlgili Duygusal Zeka Yönergeleri
Kilit paydaşlarla duygusal zeka konusunda izlenmesi gereken yönergeler aşağıdadır;
- Kendi duygu ve davranışlarınızı tanıyın.
- Duygularınızın, tutumlarınızın, hareketlerinizin, davranışlarınızın sizi nasıl kontrol ettiğini değerlendirin.
- Duygularınızın, çevrenizdekileri nasıl etkilediğini gözlemleyin.
- Omuz silkme veya gülümseme vb. başkalarının fiziksel sözsüz ipuçlarını not edin.
- İpuçlarını bağlayın, duruma ve duygularınıza göre yorumlayın.
- Başkalarının duygularına dikkat edin.
- Daha iyi bağlantı kurmaya yarayacaksa başkalarının davranışlarını yansıtın.
- Duruma daha iyi uyması için duygularınızı kontrol etmeye veya değiştirmeye çalışın.
(1)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 318.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
PMP Hazırlık – Performans ve Duygusal Zeka – 82
Sosyal Beceriler
Sosyal beceriler, insanlarla güçlü ilişkiler kurmak ve organizasyondaki değişimi etkilemek için Öz Farkındalık, Öz Düzenleme, Motivasyon ve Empati becerilerinden yararlanırlar;
İletişim
- Zor sorunları doğrudan yönetmektir.
- Etkili bilgi alışverişi yapmak ve algıladığınız duygusal ipuçlarına göre vereceğiniz mesajı ayarlamaktır.
- Açık iletişim kurmak, hem olumsuz hem de olumlu haberlere açık olmaktır.
- Dikkatle dinleyerek ve çekinmeden bilgi paylaşarak karşılıklı farkındalık yaratmaktır.
Bağ Kurmak
- Meslektaşlarla dostane bağlantılar kurmak ve sürdürmektir.
- Çevrenizle bağlar kurmak ve sürdürmektir.
- Başkalarını bilgilendirmektir.
- Karşılıklı olarak faydalı ve yarar sağlayıcı ilişkiler aramak ve kurmaktır.
İşbirliği
- İşbirlikçi ortamı teşvik etmektir.
- İşbirliği seçeneklerini tanımlamak ve geliştirmektir.
- Görevleri ve profesyonel ilişkileri dengelemektir.
- Birlikte çalışmak, stratejileri ve bilgileri paylaşmaktır.
Değişim Aracısı
- Değişim ihtiyacı için mevcut duruma meydan okumaktır.
- Değişimi savunmak, dönüşüm için çabalamak için başkalarını işe dahil etmektir.
- Değişimin önemini takdir etmek ve engelleri ortadan kaldırmaktır.
- Beklenen değişimi sergilemektir.
Çatışma yönetimi
- Olası çatışmaları tespit etmek, anlaşmazlıkları açığa çıkarmak ve bunların azaltılmasına yardımcı olmaktır.
- Zor bireyleri ve stresli senaryoları incelik ve hassasiyetle yönetmektir.
- Sorunların şeffaf bir şekilde tartışılmasını teşvik etmektir.
- Her iki taraf için de avantajlı çözümler tasarlamaktır.
Etkileme
- Dinleyicilere hitap eden sunumlar yapmaktır.
- İnsanların gönlünü ustalıkla kazanmaktır.
- Bir fikri ikna edici bir şekilde satmak için ortamı koordine etmektir.
- Stratejilerle dayanışma ve birlik ortamı oluşturmaktır.
Liderlik
- Kolektif bir vizyon ve hedef için ilgiyi ifade ve teşvik etmektir.
- Etkili liderliği modellemektir.
- Resmi ünvan ne olursa olsun, gerekliliğe dayalı liderlik rolünü üstlenmektir.
- Hesap verebilirliklerini korurken başkalarının performansını yönlendirmektir.
Ekip yetenekleri
- Ekip karakteri, dostluk ve özveri ortamı oluşturmaktır.
- Grup üyelerinin kararlı ve tutkulu katılımını sağlamaktır.
- Nezaket, destek ve işbirliği vb. ekip özelliklerini sergilemektir.
- Takımı ve itibarını korumaktır.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
Turkish
Arabic
Chinese (Simplified)
Dutch
English
French
German
Italian
Portuguese
Russian
Spanish