Kategori arşivi: Proje Yöneticisi

Proje Yöneticisi Sık Sık Değişiyorsa – 2

Proje Yöneticisinin, projeden ayrılması ile ilgili riskler dikkatle ele alınmalı, projenin nasıl etkileneceği değerlendirilmelidir. Proje yöneticisinin ayrılacağı önceden fark edilirse gerekli önlemler alınmalıdır. Beklenmedik ayrılmalarda yöneticilerin proje yöneticiliği rolüne geçmeleri gerekebilir. Olası bu durumlar için yöneticilerin, proje yönetimi eğitimleri almaları ve gerekli yetkinliklerini geliştirmeleri gerekir.

Üst Yönetim, Proje Yöneticisi değiştiğinde ekibin olumsuz etkilenebileceğini, yeni proje yöneticisi seçiminde kendilerine çok önemli bir rol düştüğünü unutmamalıdır. Yeni proje yöneticisinin seçimindeki hassasiyet ve ciddiyet ekibin takınacağı tavrı belirleyecek, gösterecekleri performans üzerinde etkili olacaktır.

Dikkat edilmesi gerekenler;

  • Üst Yönetim, Proje Yöneticisinin işten ayrılma sebeplerini masaya yatırmalı, kalıcı ve sürekli bir pozisyon için ne yapılması gerektiğini belirlemelidir.
  • Proje Yöneticisinin projeden ayrılması ile paydaş beklentilerinin ne oranda değişebileceği dikkate alınmalıdır. Proje müşterisi, Fonksiyonel Yöneticiler vb. paydaşların projeye desteklerinin ne yönde değişebileceği değerlendirilmelidir.

  • Proje Yöneticilerinin, projeden ayrılmaları şirket genelinde artan bir eğilime sahipse yönetime güven kaybı ortaya çıkar ve motivasyon düşer. Uzun vadeli olarak Proje Yöneticisi yetiştirme ve sürekliliğini sağlamak bir strateji olarak ele alınmalıdır.
  • Yeni Proje Yöneticilerinin, proje adaptasyon ve yönetişim konusunda stratejileri olması gerekir. Proje ekibi üzerinde güven yaratmak ve motivasyonu sağlamak için proje özelinde davranması ve yönetimin desteklemesi gerekir.
  • Yeni Proje Yöneticisinin proje başarısı için yapılması gerekenler konusunda ekip ile birebir görüşmeler, toplantı vb. yaparak, dinlemesi, çekinceleri dikkate alarak bir yol haritası çizmesi gerekir.
  • Proje Yöneticisi değişikliğinin maliyetli olacağı unutulmamalı, yönetimler değişiklik sonrası proje ile ilgili rezerv ve toleranslarını güncellemelidirler.
  • Proje ekibinin, yeni Proje Yöneticisine alışma ve adaptasyon süreçleri dikkate alınmalı, aceleye getirilmemelidir. Üst Yönetimi, Proje Yöneticisi değiştirme ile ilgili karar aldığında tüm paydaşlarla paylaşılmalı, sebepler açıklanmalıdır.
  • Proje Yöneticisinin sık değiştiği şirketlerde yedekleme yapılmalıdır. Bir veya birden fazla ekip üyesi proje yöneticisi rol ve sorumlulukları konusunda yetiştirilmelidir. Şirket genelinde Proje Yöneticisi havuzu oluşturulması imkanı varsa değerlendirilmelidir.
  • Şirket içi proje yönetim metodolojisi Proje Yöneticilerini destekleyici şekilde geliştirilmelidir. Proje Yöneticisinin yokluğunda yerine getirilmesi gereken rol ve sorumluluklara ilişkin düzenlemeler yer almalıdır.
  • Proje Yöneticileri tarafından proje esnasında olup biten her şeyin yazılı hale getirilmesi konusunda hassasiyet gösterilmeli, yeni proje yöneticisinin geçmişi ve mevcut durumu kolayca anlayabilmesi sağlanmalıdır.

Yeni Proje Yöneticisi İçin Öneriler

  • Proje ekibi için yeni bir döneme geçiş ile ilgili plan yapmalıdır. Hedeflerde ortak anlayış, rol ve sorumluluklardaki değişiklikler, iletişim yöntemleri vb. konuları yeniden gözden geçirmelidir. Ekip çalışması ve bu konuda planlamaya yatkın olması gerektiği unutulmamalıdır.
  • Belirsizlik, stres ve muhtemel performans düşüklüğü karşısında yönetimin desteğini istemelidir.
  • Motivasyonu artırıcı ödüllendirme, kutlama, ekip üyelerini takdir vb. uygulamalar planlamalıdır.
  • Şirket kültürünü iyi öğrenmeli, nasıl ilerleyeceği konusunda destek almalıdır.

Şirket İçin Öneriler

  • Şirket genelinde Proje Yöneticisi Gelişim Programları başlatmalıdırlar.
  • Proje Yöneticisini destekleyici stratejiler geliştirmelidirler.
  • Proje Yönetimini destekleyici yaklaşmalı, verdikleri önemi göstermelidirler.
  • Projeleri izlemeli, proje başarısına etki edebilecek tehditler ve fırsatlar konusunda destekleyici olmalıdırlar.
  • Proje Yöneticiliği için yedek kaynak bulundurma konusunda stratejik yaklaşmalıdırlar.
  • İşe alımlarda geleceğin Proje Yöneticisi özelliklerinin aranmasını sağlamalıdırlar.

Paylaşın:

Proje Yöneticisi Sık Sık Değişiyorsa – 1

Nitelikli Proje Yöneticilerinin projenin ortalarında ayrılmalarının projeye olumsuz etkileri olur. Yanlış seçilmiş ve proje yönetimi yapamayacak nitelikteki Proje Yöneticilerinin yönetim tarafından projeden uzaklaştırıldığı durumları ayrı tutuyorum.

Proje Yöneticisi projenin başarısında kritik bir rol oynar. Özellikle Proje Ekibi ile senkronize olan, iyi iletişim kurmuş Proje Yöneticisinin projeden ayrılması performans problemlerine yol açabilir.

Büyük ve değişikliğin çok olduğu projelerde, Proje Yöneticisi değişim yöneticisidir. Değişikliklerin sağlıklı bir şekilde yönetilmesi, aciliyet ve önem konularında Proje Yöneticisinin yaklaşımına bağlıdır. Proje Yöneticisi değişikliklerinin yaklaşım değişikliği getirebileceği unutulmamalıdır.

Nitelikli kaynaklar az, ekonomik değişiklikler şirketi çok etkiliyor, şirkette personel değişim oranı yüksek ve projelere yönetimin müdahalesi fazlaysa stratejik planlarda uzun vadeli ve kalıcı Proje Yönetimi yaklaşımı yer almalıdır.

Şirket içi nitelikli kaynak az, mevcut kaynakların potansiyelleri bilinmiyor, çalışanlar şirkete güvensiz, projelerde yeniden iş yapmanın maliyeti yüksek ve motivasyon kolay kaybediliyor ise insan kaynakları politikasında proje yönetimine ilişkin liderlik ve yönetim niteliklerini geliştirici planlar, politikalar yer almalıdır.

Projeyi tamamlamakta zorlanılıyor, proje yönetimi kültürü adaptasyonu ve alışanlıkların bırakılmasında problemler yaşanıyorsa, kaliteli ve zamanında veri toplanamıyorsa, kişisel ve departman öncelikleri proje hedeflerinin önüne geçiyorsa, güven problemleri varsa, yönetim çok müdahaleci ise, özel nitelikte personele ihtiyaç varsa ve kültürel problemler yaşanıyorsa şirket içinde iş önceliklerinin anlaşılmasını sağlanması, stratejik planlamanın herkes tarafından anlaşılması ve uygulanması sağlanmalıdır.

Ekip üyeleri proje yöneticisine çok bağlıysa, yeni proje yöneticisi gerekli niteliklere sahip değilse, proje ile ilgili bilgiler kayıt altına alınmamış ve saklanmamışsa proje ekip üyeleri ile birebir görüşmeler yapılmalı, dokümantasyon sistemi kurulmalıdır.

Hızlı işten ayrılmalar oluyorsa, çalışan öncelikleri farklıysa, ekip bağımsızlığına düşkün ve kontrolden hoşlanmıyorsa, ekip yönetimin desteğini kaybedeceğini düşünüyorsa, rol ve sorumluluklar net olmayıp değişeceği düşünülüyorsa, çalınalar baskı altında olduklarını düşünüyorsa, sonuç alınamıyorsa, suçla ve mazeretler arttıysa, departmanlar arası rekabet fazlaysa, kaynaklar için sürekli mücadele ediliyorsa, ekip üyeleri arasında bilgi paylaşımı yoksa ekip bir araya getirilmeli, raporlama ve izleme sistemleri kurulmalı, sonuç odaklı olunmalı, ekip niteliklerini artırıcı çalışmalar yapılmalı, proje yöneticisi seçimi gözden geçirilmelidir.

Paylaşın:

Projelerde Aşağıya Delegasyon ve Yukarıya Eskalasyon

Proje Yöneticisi her işi kendisi yapamaz, delege ve eskale etmeyi bilmesi gerekir. Doğru kişiye delegasyon ve eskalasyon yapılması yetmez, ilgili paydaşın sorumluluğu alması ve sahiplenmesi gerekir. 

Aşağıya doğru delegasyon proje planlama ile gerçekleştirilir. İş Kırılım Yapısı hazırlanır, aktiviteler ve sorumluları belirlenir. Aktivite soruluları aktivitenin kapsam, zaman, maliyet, kalite ve başarıyla tamamlanmasından sorumludurlar. Atanan sorumlulukta gönüllük varsa başarı olasılığı artar. Proje Yöneticileri, proje yönetimi aktiviteleri dışındaki hemen hemen tüm aktiviteleri delege ederler.

Proje Yöneticileri bazı proje yönetimi aktivitelerini de (toplantılar, raporlama, dokümantasyon vb.) konu ile ilgili uzmanlara delege edebilirler.

Proje Yöneticileri kendilerini aşan bazı durumlarda (karar, onay, problem vb.) yönetime eskalasyon yapabilirler. Eskalasyon, Proje Yöneticisinin yetkisini aşan bir durumla karşılaştığında yönetimi devreye sokması olarak kabul ediliyor. Eskalasyonda dikkat edilmesi gereken yönetimin hızlı anlayıp doğru karar vermesini sağlayacak hazırlığın yapılmasıdır. En önemlisi gerçekten gerektiğinde yapılmasıdır.

Yönetimden hızlı geri dönüş almak için aciliyet ve önemin net ve basit bir şekilde açıklanması gerekir. Gerçekçi ve objektif yaklaşmadığınız durumlarda yönetimin güvenini kaybedersiniz.

Şirket kültürü ve kuralları gereği yönetimin üstlenmesi gereken sorumlulukları iyi belirleyin. Üstünüze vazife olmayan ve yetkiniz olmayan konularda adım atmayın.

Proje Yöneticisi, bizzat olmayacağı zaman ve durumlarda kendi sorumluluklarını yerine getirecek ve yetkisini kullanabilecek doğru kişiye delege etmelidir.

Her şeyi delege edemezsiniz. Aşağıda delegasyon ve yukarıya eskalasyonda hasas davranmanız gerekir.

Paylaşın:

Proje Ekibinin Fazla Mesai Yapmamasını Sağlamak

X kuşağı olarak “fazla mesaiyi performans göstergesi” olarak gören bir kuşakla yetiştik. “Böyle gördük” diye uygulamaya devam edenler hala var. 8 saatlik mesai, planlı çalışan için uzun ve yeterli bir zamandır. 

Proje ekip üyeleri, projeye aynı oranda zaman ayırmak zorunda değillerdir. Proje yöneticisi, ekip üyelerini gerekli, gereksiz her çalışmaya dahil ederse zamanla motivasyon düşer, fazla mesailer artmaya başlar. Proje yöneticileri, hangi ekip üyesine hangi oranda ve konuda ihtiyacı olduğunu verimlilik esasları çerçevesinde belirlemelidir.

Dikkat edilmesi gerekenler;

  • Gereksiz toplantılarla ekip üyelerinin çalışma zamanı çalınmamalıdır.
  • Proje ile ilgili süreçler basitleştirilmeli, gereksiz süreçler kaldırılmalıdır.
  • Toplantı gündemleri net olmalı, kısa tutulmalı, basit ve hızlı sonuç almaya yönelik olmalıdır.
  • Ekip üyelerinin çalışma zamanlarından çalmayacak etkin iletişim yöntemleri tercih edilmelidir.
  • Gereksiz detaylar raporlamalardan kaldırılmalı, raporların hızlı ve doğru karar almaya yetecek nitelikte olması sağlanmalıdır.
  • Proje ile ilgili işleri hızlandırabilecek yöntem, teknik ve araçlar erken safhalarda belirlenmelidir.
  • Detaylara boğulmak ya da önemsiz konulara gerektiğinden fazla zaman ayırmak fazla mesaiye yol açar. Öncelikler belirlenmeli, önemli konulara odaklanılması sağlanmalıdır. 
  • Bilgisizlik ya da deneyimsizlik sebebiyle uzayacak, yavaşlayacak işler konusunda eğitim, yönlendirme vb. organize edilmeli, istenilen performans düzeyi ile ilgili ekip üyeleri geliştirilmelidir.
  • Vakit alan konularda ekip üyelerinin görüşleri alınmalıdır. Kolaylaştırıcı ve basitleştirici yöntemler geliştirilmelidir.
  • Proje Ekibinin sorumlulukları belirlenmeli ve dengeli olması sağlanmalıdır. Proje işlerinin belirli kişilere aşırı yük getirmesi fazla mesaiye yol açar. Delegasyon ve transfer ile iş yükü dengelenmelidir.
  • Zaman kazandırıcı şablonlar, tarihsel bilgiler, örnek çalışmalar vb. kullanılmalıdır.
  • Yapılan işlerde hataları ve tekrarları engellemek için proje aktivitelerinin 5N1K yapılmadan başlamamasını sağlanmalıdır.
  • Toplantılarda zaman kazandırıcı fikirler ve öneriler gözden geçirilmelidir.

Paylaşın:

Projelerde Ekibin Moralini Bozmadan Odaklamak

Bazen yazdıklarımın “söylemesi kolay” olarak algılanabileceğini biliyorum. Yazdıklarımı okuyanlara yol göstermek tek amacım. Proje Yöneticilerinin ve ekip üyelerinin Projelerde işler yolundayken moralleri yüksek tutmak kolaydır. Proje ilerledikçe problemler ve çatışmalar ortaya çıkmaya başlar. Önemli olan ilişkileri devam ettirmek, pozitif davranmak ve projenin öneminin farkındalığını sağlayarak sürdürülebilir motivasyon yaratmaktır.

Proje içi ilişkiler çok önemlidir. Çatışmalar, anlaşmazlıklar çıktığında durumu düzeltmek için ek efor harcanması gerekir. Proje Yöneticisi, proje ekibini anlaşmazlık ve çatışma durumunda çözüme odaklayabilmelidir. Suçlama yerine herkesin çözümün bir parçası olması gerekliliğini açıklamalıdır.

Proje Yöneticisi ve ekip üyeleri, projenin başarı veya başarısızlığına olan inançlarına göre davranırlar. Proje Yöneticisinin pozitif olması, başarıya odaklanması gerekir. Problemleri bir fırsat olarak görmeli, tehditleri fırsatlara dönüştürmeye çalışmalıdır. Proje Yöneticisi proaktif olmalı, problemleri erken fark etmeye çalışmalı, büyümeden çözmeye odaklanmalıdır.

Proje Yöneticisi, yapılanları ve başarıları izlemelidir. Başarılı sonuçları ve gerçekleştiren ekip üyelerini durum raporunda ve toplantılarında görünür kılmalıdır.

Proje Yöneticisi ekibin moralini yüksek tutan, iletişimi destekleyen ve güçlendiren ekip üyelerine takdirini göstermelidir.

Proje ekip üyeleri iş yoğunlukları ve baskı altında odaklarını kaybedebilirler. Projenin ekip üyelerine katkısı ve ekip üyelerinin projedeki önemleri onlara açıklanmalı, anlamaları sağlanmalıdır. Proje ekip üyelerine önemli oldukları hissettirilmeli, bu konuda samimi olunmalıdır.

Paylaşın:

Projelerde Etik Davranmanın Önemi

Türkiye’de bazı projelerde etik konusuna gereken önemin verilmediğini görüyorum. Genellikle rekabet mazereti altında yanlış olduğu bilinen şeyler yapılıyor.

TDK’da etik’in anlamı, çeşitli meslek kolları arasında tarafların uyması veya kaçınması gereken davranışlar bütünü olarak geçiyor. Projeler açısından ele alırsak, Proje Yöneticisi ve proje ekibinden beklenen ve beklenmeyen davranışlar bütünü diyebiliriz. Etik davranışlar hem kişisel hem de şirket açısından iyi ve kötü olanın tanımlanmasını ve uygulanmasını gerektirir. Unutulmaması gereken etik davranış şeklini şirket kültürünün beslediğidir.

Etik davranış dediğimizde aşağıdakileri kastediyoruz;

  • Güven yaratmak – Proje ekiplerinde güvenin kazanılması gerekir. Proje ekibi, güvenmediği proje yöneticisine gerekli desteği vermez. Proje yöneticisi üzerine düşen sorumluluğu almalıdır.
  • Değerleriyle örtüşen tavır sergilemek – Proje Yöneticisi kendi ve şirket değerleriyle ötüşen, tutarlı bir tavır sergilemelidir. Dürüstlük ve gerçekçilik gibi değerler tüm proje süreçlerinde sergilenmelidir.
  • Dürüstlük – Proje Yöneticisi, sponsora ve ekibine karşı dürüst olmalı, yaptığı hatalarla yüzleşmeli, örtbas etmemelidir. Kendi hatalarını örtbas eden bir proje yöneticisini hiç bir ekip takip etmez.
  • Saygı – Proje Yöneticisi, proje ekip üyelerine ve tüm paydaşlara saygı ile yaklaşmalıdır. Saygı, uzmanlıklara, ünvanlara ve karakterlere olmalıdır.  
  • İşbirliği – Proje Yöneticisi, ortak proje hedeflerine ulaşılabilmesi için proje ekibinin işbirliğini sağlamalıdır.
  • Zorlamama – Proje Yöneticisi, proje ekibine doğru olmayan bir işi zorla yaptırmamalıdır. Proje ekibini tehdit ederek sonuca gitmeye çalışmamalıdır.
  • Kabadayılık – Proje Yöneticisi gücünü kullanarak proje ekibi üzerinde baskı kurmamalıdır.
  • Taciz – Proje Yöneticisi yazılı ya da sözlü olarak, yalnızken veya diğerleri varken, proje ekibi üyelerini rahatsız edici, onur kırıcı davranmamalıdır.
  • Yolsuzluk – Proje Yöneticisi yetkisi dahilindeki konularda şirket çıkarlarını gözetmelidir. Kararlarını verirken adil ve dürüst olmalı, etki altında kalmamalı ve bırakmamalıdır.
  • Çalışma ortamı – Çalışma ortamında gerekli güvenlik önlemlerinin alınmasını sağlamalı, güvensiz ortamlarda iş yapılmasına izin vermemelidir. Çalışanları riske atacak araç ve teknik kullanımlarında güvenlik önlemlerinin alınmasını sağlamalıdır.  
  • Yasal olma – Gerek çalışanlar gerekse proje içerisindeki tüm aktivitelerde yasalara uygunluk konusunda hassas davranmalı, taviz vermemelidir.
  • Çevre – Proje Yöneticisi, projenin çevreye verebileceği zararlar doğrultusunda gerekli önlemleri almalıdır.

Yönetimin bakış açısı etik davranışların uygulanması ve sürdürülebilirliği açısından çok önemlidir. Her ne kadar bir çok konu yasalarla güvence altına alınmış olsa da Proje Yöneticilerinin olası açıklar ve kaçınmalar konusunda hassas davranmaları şarttır.

Paylaşın:

Proje Yönetimini Bilmeyenlerle Çalışmak

Proje yönetimini bilmeyen ve özünü anlamayanlarla projenin hedeflerini gerçekleştirmek zordur. Projeleri içgüdülerinizle yönetebilirsiniz ama Proje Yönetimi ile başarıya taşırsınız. Proje Yönetimi öğrenilebilir ve geliştirilebilir bir kavramdır.

Proje Yönetimi deneyimi olmayanlarla çalışıyorsanız aşağıdakiler size yardımcı olabilir;

  • Örneklerle yönetin. Doldurulması gereken bir belge, hazırlanması gereken bir rapor vb. için örnekler, şablonlar hazırlayın.
  • İşi onlara bıraktığınızda nasıl yapacaklarını öğrenin. Eğer eksik veya geliştirilebilir alanlar var ise yol gösterin, destek olun.
  • Eğitim aldırın veya verin. Proje Yönetimine ilişkin temel kavramlar hakkında farkındalık oluşturun, neyin neden yapıldığının anlaşılmasını sağlayın.
  • Diğer proje yöneticileri ya da ekip üyelerinden geçmiş projelerde yaşanan problemler hakkında bilgi alın. Problemlerin sebeplerine odaklanın, kendi projenizde ortaya çıkmaması için yapılabilecekleri belirleyin.
  • Projede problem yaşandığında ekip üyeleriyle birlikte hatayı masaya yatırın. Tekrar etmemesi için neler yapılması gerektiğini belirleyin.
  • Ekip üyelerinin neyi neden yaptıklarını bilip bilmediklerini gözden geçirin. İşi yapanın hedefi ile proje hedeflerinin örtüşmesi gerektiğini vurgulayın.
  • Kapsam, zaman, maliyet ve kalite odağının kaybedilmemesini sağlayın. Proje için önemlerinin ve sahip çıkılmadan başarılamayacağının altını çizin.
  • Planlama vb. çalışmalara deneyimsiz ekip üyelerini dahil edin. En iyi eğitim uygulamalı olandır.
  • Ortak dil ve araç kullanımını tercih edin. Böylelikle ekip üyeleri diğerlerinin yaptıklarını anlayabilecek ve kolay uyum sağlayabileceklerdir.
  • Okumaları için kitap, makale vb. önerin. Özellikle sektör spesifik projelere özel uygulama ve yöntemler hakkında kendilerini geliştirmelerini sağlayın.
  • Yazmayı sevmeyen, sistematik çalışmayı tercih etmeyenlere özel ilgi gösterin.
  • “Bilmiyorum” diyebilmeyi, “hesap verebilmeyi” kolaylaştırın.
  • Proje Yönetimi yapılmasını destekleyen yönetimin desteğini alın ve diğerlerinin görmesini sağlayın.
  • Eski alışkanlıklarla yeni başarılar elde edilemeyeceğini unutmayın. Ekip üyelerinin gelişimine katkı sağlayacak Proje Yönetimi yöntem ve teknikleri konusunda yol gösterici olun.

Paylaşın:

Proje Başlangıcında Akıllı Davranmak

Proje başlangıcında beraber çalışacağınız paydaşlar müttefikiniz ya da düşmanınız olabilirler. Müttefiklerinizi yanınıza almanız, düşmanlarınızı müttefiklere dönüştürmeniz ya da en azından verebilecekleri zararı en az düzeye indirmeniz gerekir.

Dikkat etmeniz gerekenler;

  • Eğer size desteklemeyecek diye düşündüğünüz kişiler varsa proje için vazgeçilmez olup olmadıklarını gözden geçirin. Aynı işi başka bir departman veya kişi ile gerçekleştirip gerçekleştiremeyeceğini değerlendirin. Birlikte çalışmak zorunda olmadığınız kaynakları değiştirin.
  • Eğer değiştiremiyorsanız karşı olduğu konuları, çekincelerini ve neden projeyi desteklemediğini öğrenin. Bazı çalışanlar yapıları gereği negatif olabilirler. Projenin faydasını ya da yapılma gerekçesini anlamsız buluyor ya da tehdit olarak görebilirler. Bu ekip üyeleri ile birebir görüşmeler yaparak durumu lehinize çevirmeye çalışmanız gerekir.
  • Ekip üyeleri arasında problem varsa dostane yaklaşın, ekip çalışması için gerekli ortamı oluşturun. İletişiminizi artırmak ve güven yaratmak zorundasınız. Ekip üyeleri arasındaki ortak noktaları (hobiler vb.) bularak etkileşimi artırabilirsiniz.
  • Projelerde ortak anlayış ve karşılıklı saygı esastır. Planlama, karar verme vb. konularda ekibi konuya dahil edin. Söylediklerini, önerilerini ve uyarılarını dikkate alın, birlikteliğin, ekip olmanın değerini herkesin fark etmesini sağlayın.
  • Projeye karşı olanlar ile ilgili durumlara doğrudan müdahale edin. Karşı tarafın yanlış anlamış olması, gerekliliğin farkında olmaması gibi ihtimalleri gözardı etmeyin. Yapacağınız görüşmelerle soru işaretlerini kaldırmaya çalışın.
  • Ekip üyelerine projenin ve katkılarının önemini açıklayın ve anlamalarını sağlayın. Verecekleri önceliğin olumlu ve olumsuz etkilerinden bahsedin.
  • Proje bütününde motivasyon yakalanamasa bile belirli bölümleri ilgi çekici olabilir. Ekip üyelerinin ilgilerini çeken bölümlerde yer almalarını sağlayın.
  • Olumsuz bakış açılarının ya da yaklaşımların değiştirilmesinin zaman ve efor gerektirdiğini unutmayın. Sabırlı ve stratejik olun.
  • İsteksiz ekip üyelerini daha sıkı takip etmeniz gerekebilir. Projenin hedeflerinden uzaklaştıracak etkilerde eskalasyonu nasıl yapacağınızı belirleyin.
  • Elinizden geleni yapmanıza rağmen proje ekibinin tamamını olumsuz etkileyen ekip üyelerini izole edin.
  • Projenin başında destek sözü almanız desteğin devam edeceğini garantilemez. Proje süresince ödüllendirme, olumlu geri besleme vb. devamlılığı sağlamanın yollarını belirleyin.
  • Eleştirileri ve negative yaklaşımları pas geçmeyin. Gidişatı izleyin ve daha büyük problemlerin oluşacağını düşündüğünüz noktalarda müdahale edin.
  • Projenin başlangıcında her türlü yedeklerinizi (zaman, bütçe, kaynak vb.) dikkatlice değerlendirin.
  • Basit hataların büyük sorunlara yol açacağını unutmayın. Projeyi başından itibaren sıkı tutun. Ekip üyelerini geliştirme, eğitim verme veya dış kaynak kullanımı gibi alternatifleri göz önünde bulundurun.

Paylaşın:

Projelere Departmanların Desteğini Sağlamak

Proje Yöneticisi, farklı departmanlardaki uzmanlardan oluşan ekip oluşturur. Proje ekip üyeleri zaman zaman departman hedefleri ile proje hedefleri arasına sıkışırlar. Çoğunlukla tercih departman hedeflerine yönelmektir. Proje Yöneticisi, proje ekibinin projeye gereken önceliği vermesi ve eforu ayırması için sponsorun otoritesinin ve şirket, departman içi önceliklerin belirlenme yönteminin ne kadar önemli olduğunu unutmamalıdır.

Bazı önerilerim aşağıdadır;

  • Eğer proje ekibinizden beklediğiniz desteği alamamaya başlamışsanız yaşanan ve yaşanabilecek problemleri yazılı hale getirin. Problemlerin sebeplerini inceleyin ve kazan-kazan çözüm alternatifleri geliştirmeye çalışın.
  • İlkokulda ve sınıf başkanı değilsiniz. Hata yapanları tahtaya yazmanız (yöneticisine şikayet etmek) zorunda değilsiniz. Öncelikle ekip üyesi ile birebir görüşün ve problemi anlamaya çalışın, çözümü konusunda destek verin.
  • Siz projenizi sahiplendiğiniz kadar departman yöneticileri de yıllık hedeflerini sahiplenirler. Önemli olan şirketin stratejisi doğrultusunda orta yolu bulmak ve başarmaktır. Departman içi öncelikler ve proje öncelikleri konusundaki anlaşmazlıklarda ilgili yönetici ile görüşün.
  • Projenin hedefleri ve kapsamı konusunda çekincesi olan ve hatta diğer paydaşları olumsuz etkileyenlere görüşmeler yapın.
  • Proje ekibine ve paydaşlara projedeki önemlerini, destek verme ya da vermeme durumunda projenin geleceği ile ilgili sayısal bilgiler paylaşın. Başarı ve başarısızlığın ortak sorumluluk olduğunu gösterin.
  • Paydaşları bir araya getirerek problemleri masaya yatırın. Birbirinden etkilenen paydaşların beklentilerini belirleyin, alternatif çözümleri masaya yatırın.
  • Siz elinizden geleni yaptıktan sonra problemi Sponsorunuza taşıyın. Projenin gereken desteği alabilmesi için alternatifleri değerlendirin. Sponsor size üç şekilde destek olabilir;
    • Yetkisini ve gücünü kullanarak problemi çözer.
    • Yetkisinin yetmeyeceğini düşünerek uzak durmayı, akıl verme yolunu tercih eder.
    • Umursamaz, dilediğini yap diyebilir.
  • Sponsorun size istediğiniz desteği vermesi için kazan-kazan bir yaklaşım sergileyin. Sponsoru en az yıpratacak, kolay ve kazançlı yolları önerin. Gözü kapalı risk almasını, kendi dengelerini sırf siz istiyorsunuz diye bozmasını beklemeyin.
  • Şirket kültürüne ters düşmeden kendinizin ve sponsorunuzun yapabilecekleri listeleyin. En kötü durumda Sponsorunuz destekleyici olmazsa, siz yapmanız gerekenleri yapın. Yapacağını görüşmeleri, uzlaşma ve işbirliği yöntemlerini belirleyin, bir plan dahilinde yapın.
  • Departmanların önceliklerini Üst Yönetim değiştiriyor olabilir. Üst Yönetimler aldıkları kararların zincirleme etkilerini her zaman göremeyebilirler. Departman katkılarını beklenen düzeye çıkarmak için güç ve ilgi düzeyi yüksek yöneticiye ulaşmaya çalışın. Sponsorunuzun güçsüz veya isteksiz olması sizi engellemeli, şirket stratejilerine katkı sağlayacak bir projeye gereken desteği bulmalısınız.
  • Yaşanan problemleri, ortaya çıkan durumları ve alınan kararları mutlaka yazılı hale getirin. İlgili paydaşlardan onay almayı unutmayın.

Paylaşın:

Proje Yöneticisi Mesaisini Nasıl Yönetmeli?

Çoğu proje yöneticisi, bir yandan çalıştığı departmanda sorumlu olduğu işleri yapar bir yandan da projesini yönetmeye çalışır. Mevcut sorumluluklarının çokluğu veya yoğunluğu projeye ayırabileceği kaliteli zamanı doğrudan etkiler.

Önerilerim aşağıdaki gibidir;

  • Sürprizler (problemler, ek talepler vb.) hiç bitmez. İş düzeninizi gözden geçirin, öğleden önce ve sonrası sürprizleri için bir boşluk bırakmaya çalışın.
  • Önemli ve zor işleri öğleden sonraya ertelemeyin, öğlene kadar tamamlayın.
  • Günün sonunda değerlendirme yapın ve sonraki günün yapılacaklarını belirleyin.
  • Proje planınıza bakarak ileriki dönemlerde projenin ne kadar vaktinize ihtiyaç duyacağını çıkarmaya çalışın, yönetim ile uygunluğunuzu ayarlayın.
  • Teorik kapasitenize göre planlama yapmayın. Deneyimlerinize dayanarak gerçekçi taahhütlerde bulunun.
  • Proje Yönetimi sorumluluklarınızı (planlama, kontrol, raporlama vb.) listeleyin. Ne kadar vaktinizi alacağını hesaplayın. Rutin gerçekleştireceğiniz proje sorumluluklarınızı planlayın.
  • Proje planınızda mutlaka proje yönetimi aktiviteleri olsun. Neye, ne kadar efor harcayacağınızı ve vakit alacağını planınızda gösterin.
  • Sorumluluklarınızı önceliklendirerek listeleyin. Önceliklendirmede şirkete katacağı değeri, zaman hassasiyetini ve aciliyeti, başarıyla tamamlamanın sizin için anlamını, yapılmazsa sonuçlarının ne olacağını dikkate alın. Çok acil olması önemli olduğu anlamına gelmeyebilir.
  • Departman sorumluluklarınızla proje işlerinizi gün, hafta veya aya dengeli bir şekilde dağıtın. İşlerin delegasyonunun veya transferinin mümkün olup olmadığını belirleyin. Delegasyon veya transferi anlamlı zaman katkısı olduğu noktalarda tercih edin.
  • Yönetime departman ve proje öncelikleri konusunda danışın, yönetim ile hizalanın.
  • Projeye ayırdığınız zamanı kaybetme durumuna karşı beklenmedik durum eylem planınızı hazırlayın.
  • Sorumluluklarınızı yerine getirmenize engel ek taleplere nasıl hayır diyebileceğinizi değerlendirin.
  • Günlük rutininizde olmaması gerektiğini düşündüğünüz sorumlulukları yöneticiniz ile konuşun.

Kendi ritminizi bozduğunuzda faydadan çok zarar ortaya çıkacağını, problemlerin ve hataların artacağınızı, ilişkilerinizin ve iletişiminizin zarar göreceğini unutmayın.

Paylaşın: