Kategori arşivi: Proje Yönetimi

Proje Yönetimi ile ilgili yazılar

Proje Yönetimi Planı Geliştirmek – 2

Proje ekipleri genellikle tercih ettiklerinden daha hızlı bir şekilde yürütmeye geçmek için baskı görürler. Yönetim ve diğer paydaş grupları, proje ekibini bir an önce adım atma ve görünür öğeleri tamamlamak için başlamaya iterler.

Kullanıcılar, gereklilikleri tam olarak ifade ettiklerini ve proje ile ilgili planların bu gerekliliklere bir şey katmayacağını düşünebilirler.

Gereksinimler projelerin “aşil topuğudur”. İyi tanımlanmadığı veya anlaşılmadığı durumlarda projeyi başarısızlığa götüren en önemli etkenlerden biridir. Proje ekibi, gereksinimlerin hayta nasıl geçirileceği konusunda uzmanlığa sahiptir ancak her gereksinim farklı çaba ve zaman gerektirebilir. Gereksinimlerin net olmaması ya da sürekli ek gereksinimler çaba ve zamanı beklenildiğin daha fazla artırır. Netleşmiş gereksinimler üzerinden yapılacak ön planlama ve geliştirmeler projenin başarı olasılığını artırmaya başlar. Projede ortaya çıkanlar, gereksinim sahipleri tarafından görülür ve onaylanırsa bir sonraki adımı tanımlamak, planlamak ve uygulamak daha doğru bir tercih olacaktır.

Yönetim açısından, başlangıçta net bir zaman, bütçe ve hedef olmaması bu yaklaşımın uygulanmasını zorlaştırabilir. Kaynakların ve zamanın boşa harcanabileceği düşüncesi yaratabilir. Bu tip çatışmaları, planlama mantığının tüm paydaşlarca doğru anlaşılması sayesinde çözmek mümkün olabilir.

Projenin neden yapıldığına ve faydasına ilişkin olarak yönetimin ve departmanların çelişkili görüşleri olabilir. Planlama sürecinin temel amaçlarından biri, bu çeşitli görüşleri değerlendirmek, organizasyonun desteklediğini ve kabul ettiği ortak noktaları bulmaktır. Herkes sonuçta aynı fikirde olmayabilir, ancak kararlaştırılan hedefe yönelik olarak birlikte çalışmayı kabul etmelidirler. Planlama sürecinden vazgeçmek, paydaşlar arası müzakere sürecini ve samimi katılımı engeller.

Paylaşın:

Proje Yönetimi Planı Geliştirmek – 1

Projenin yönetim tarafından onaylanması ve resmi olarak Proje Başlatma Belgesi ile başlatılması gerekir. Bu aşamadan sonra projenin hedefine ulaşabilmesi için gereken yolun ve gerekli iş öğelerinin Proje yönetimi Planı dahilinde ele alınması gerekir.

Proje ekipleri, projeyi öneren iş birimi ya da onaylayan yönetimden daha fazla önyargıya sahiptirler. Planlama aşamasında daha AZ önyargılı proje ekip üyeleri ile gerçekçi ve uygulanabilir bir plan yapılmaya çalışılmalıdır.

Amaç, belirsizlikleri kaldırmak ve tüm paydaşları proje hedef(ler)ini başarma doğrultusunda yönlendirebilecek bir plan hazırlanması gerekir.

Önce NE(gereklilikler) daha ayrıntılı olarak tanımlanır. Bu çalışma, büyük olasılıkla proje yöneticisinin çözmesi için zorlanacağı politik, kurumsal ve teknik çatışmalar ortaya çıkaracaktır. Hem herkesin samimi taahhüt vermesi hem de projenin başarılı bir şekilde tamamlanması için pozitif takım ruhunu oluşturmak proje yöneticisinin sorumluluğunda olacaktır.

Planlama ekibindekiler, planlamaya, uygulanabilir, bütünleşik bir çözüm bulma girişimi olarak bakmalı, aynı zamanda projeyi olumsuz yönde etkileyebilecek iç ve dış konu tüm konularla ilgilenmeye çalışmalıdırlar.

Deneyimli proje yöneticileri, bilgi ve birikimleri doğrultusunda çeşitlı kısayollar kullanırlar, benzer deneyimlerinden hareketle geçmişte yaptıkları hataları tekrar etmemeye çalışırlar.

Proje ekibinin deneyimsiz olduğu durumlarda, projenin analiz sürecine gereken titizliği göstermeyeceği , bu sürecin ne kadar değerli olduğunu anlamayabilecekleri söylenebilir.  Proje ekip üyeleri genellikle mevcut ortamın planlamaya uygun olmadığı veya projenin belirsizliklerinin plan yapmayı engellediğini düşünebilir.

Tüm bu yaklaşımlar, kalitesiz planlamaya ve hatta planlama yapılmadan yürütmeye geçilmesine sebep olmaktadır. Çünkü planın bir değer üretmeyeceği bir an önce bir şeyler yapılması gerektiği düşüncesi baskın gelmektedir.

Projeler doğru ele alınmadığında başarısız olma olasılığı çok yüksektir. En büyük sorun planlamayı gereksiz ve zaman kaybı olarak görmektir.

Yaşanacak bir çok problem öngörülebilirdir ve bu konuda planlama yaparak onları yönetebilir, olumsuz etkilerini en aza indirebilirsiniz.

Proje Yönetimi Planı, aynı zamanda operasyonel yönetim planına temel oluşturur. Operasyonda yaşanabilecek bir çok problem, proje esnasında ortadan kaldırılabilir.

Proje planlama soğan soyar gibi yapılır. Bir katmanı kaldırmadan diğer katmanı göremezsiniz. Proje kapsamı ile ilgili ayrıntılar ortaya çıktıkça ilgili zaman ve maliyet gereksinimleri daha iyi anlaşılacaktır.

Yapılan planlar mevcut kapasiteye uymadığında ayarlamalar yapılması gerekecektir. Proje ilerledikçe kaynak ihtiyaçları netleşecek, kapasite ve yeterlilik ayarlamaları yapılabilecektir.

Projeyi evrime benzetebilirsiniz. Her proje giderek gelişen ve değişen dinamik bir yapıya sahiptir. Her değişiklikte, projeyi başarıyla tamamlamak için mevcut kaynaklarla eşleştirme yapmak için yeniden planlama yapmak gerekecektir. Yani planlanmış olan yeniden planlanacaktır.

Planlama sürekli ve düzenli yapılmazsa yapılan çalışmaları geçersiz kılabilir ve demotivasyona yol açar.

İdeal proje yönetimi planı, proje için gelecekteki bir yol haritası olmalıdır. Proje Yönetimi Planına risk odaklı bakarsak, nerelerde sapmaların ortaya çıkabileceğini ve nasıl baş edileceğini tanımlamalıdır.

Paylaşın:

Proje Yöneticisi Nasıl Olmalı?

İdeal Proje Yöneticileri için “tek adımda binaları aşan, mermiden daha hızlı ve bir lokomotiften daha güçlü” gibi beklentiler koyuyoruz.

Proje Yöneticisinin hem kişisel hem de kurumsal anlamda karşılaşacağı zorluklara baş edebilecek yeteneklere sahip olması gerekir.

Proje dinamikleri, çoğu zaman çözülmesi zor problemler ortaya çıkarırlar. Bu problemlere doğru zamanda ve şekilde müdahale edilmezse proje başarısızlığa doğru sürüklenmeye başlar. Proje planının gerçekleştirilmesi ve hedeflerin başarılması sanıldığı kadar kolay işler değillerdir.

Proje Yöneticisi, ilk önce proje ekibi için gerekli ortam ve yapının gerektiği gibi olması için uğraşmalıdır. Projenin başında “sepete çok fazla yumurta sığdırması” gerektiğinin bilincinde olmalıdır. Bunu başarabilmesi için proje ekibi ve paydaşların projedeki rol ve sorumluluklarını netleştirmeli ve nalaşılmasını sağlamalıdır.

Proje Yöneticisi, eforun lideri olduğunu unutmamalıdır. Proje ekibinin kendisini takip etmesini beklememeli, hedefe doğru ilerlemelerini sağlamalıdır. Proje gereksinimleri ve hedefleri net tanımlanmamış olsa bile ekibi bir arada tutmak ve olası çatışmaları çözümlemek için gayret göstermelidir.

Proje Yönetimi, insan yönetme sanatıdır. Proje ekibinde yer alanlar her ne kadar konularında uzman olsalar dahi insan oldukları unutulmamalı, duygusal tepkiler dikkate alınmalıdır. Proje Yöneticisinin proje yaşam döngüsü boyunca ekibi izlemesi, yönetmesi ve destek olması gerekir. Bazen bir psikolog gibi hem grup hem de bireysel ihtiyaçları anlamaya çalışmalıdır.

Proje ekipleri insan duygularının kazanıdır. Doğru sıcaklıkta tutulursa şaşırtıcı sonuçlar üretebilirler. Ancak, fazla kaynarsa (anlaşmazlık, çatışma vb.) yemek yanabilir.

Proje Yöneticileri, proje ekip üyelerinin becerilerini geliştirmek ve gelişimlerini sağlamak için çaba harcamalıdır.

Proje Yöneticileri, proje ekibinin ve paydaşların farklı bakış açılarına saygı ile yaklaşmalı, ortak akıl ile çözüm bulmaya çalışmalıdır.

Proje Yöneticisi, açık bir iletişim ve motive edici yaklaşmalıdır. Projede herkesin aynı gemide olduğunu ve birlikte başarılabileceğini göstermelidir.

Paylaşın:

Projenin Başarı Olasılığını Hesaplamak

Bir projenin başarıyla tamamlanıp tamamlanmayacağını belirleyebilmeniz için aşağıdaki gibi tablo hazırladım. 

Bu tabloda yer alan Başarı Ağırlığı maddelerinin değerlerini BEN belirledim. Yüksek puan proje için yüksek risk taşıdığını gösterir. Dilerseniz değiştirebilirsiniz.

Sektör spesifik bir madde yoktur, bilişim, inşaat vb. projeler için değerlendirme kriterleri değiştirilebilir, geliştirilebilir. 

Bu tablonun Excel versiyonunu indirmek için tıklayınız

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 128 – Müşteri Beklentisi ve Kalite

Projelerde başarı, müşteri gereksinimlerinin eksiksiz ve istenildiği gibi başarılması ile mümkündür. 
Anlatan: Gökrem TEKİR

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabını almak için: shopier.com/967176

UDEMY’de yer alan Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El kitabını İNDİRİMLİ almak için: https://www.udemy.com/hayatmz-proje-proje-yonetimi-basvuru-kaynag/?couponCode=FIRSAT

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 127 – Müşteri Proje Başarısından Sorumlu mudur?

Projenin gerçekleştirilmesini istemek yetmez. Proje Müşterisi, ne istediğini TAM olarak bilmiyorsa ekiple birlikte çalışmalı, Proje Yöneticisi istenilenleri anlamak için elinden geleni yapmalıdır. 
Anlatan: Gökrem TEKİR

Adınıza imzalı Proje Yönetimi – Proje Yöneticisinin El Kitabını almak için: shopier.com/967176

Paylaşın:

Portföy Yönetimi Nedir?

Birden fazla proje, program ve operasyonel iş ile uğraşan şirketlerin Portföy Yönetimi disiplinini bilmeleri gerekir. Doğaçlama işe yarayabilir ama en iyi uygulamalar kaynaklı uluslararası bir standartı bilmek hayatınızı kolaylaştırabilir.

UDEMY’de yer alan Proje Portföy Yönetimi eğitimini indirimli almak için https://www.udemy.com/proje-portfoy-yonetimi/?couponCode=FIRSAT

Paylaşın:

Projelerde Onay ve Bekleme Süreleri

Projelerin süresini kısabilmek için bir çok noktaya dikkat etmeniz ve doğru şekilde yaklaşmanız gerekir. Onay ve bekleme sürelerini azaltmak için yapabilecekleriniz bu videoda.

Udemy’de yer alan Projelerde Süre Kısaltma Tekniklerini indirimli almak için: https://www.udemy.com/projelerde-sure-kisaltma-teknikleri/?couponCode=FIRSAT

Paylaşın:

Projelerde Neden Yazmıyoruz?

Projelerde yer alanlar (Yönetim, Proje Yöneticisi, Ekip Üyleri, Paydaşlar), yazmayı sevmedikleri için kurumsal hafıza oluşmuyor, her şey hatırlanmak zorunda kalınıyor.

Proje Yönetimi Dokümanları ve Uygulamaları eğitimini indirimli almak için:
https://www.udemy.com/proje-yonetimi-dokumanlar-ve-uygulamalar/?couponCode=FIRSAT

Paylaşın: