Kategori arşivi: Planlama

Proje Yönetimi Planı Hazırlamak – 4

Proje Yönetimi Planı, planlar (kapsam, zaman, maliyet vb.) toplamıdır. Bazı proje yönetimi planlarının, projenin gerektirdiği şekilde bazı alt planlara(zaman, maliyet, risk vb.) daha fazla odaklanması olasıdır. Her durumda, tüm proje ile ilgili beklentileri karşılama ve hedefleri gerçekleştirme odaklıdır.

Yönetimi onayladığı ve Proje Başlatma Belgesinde yer alan maddeler ön çalışma niteliğindedir. Teknik açıdan ve uygulanabilirlik olarak detaylandırılmamışlardır.

Aşağıdaki konularla sınırlı olmamak üzere Proje Yönetimi plan kapsamı belirlenmelidir;

  1. Kapsam Dokümanı – Proje Başlatma Belgesinden daha geniş bir paydaş grubu tarafından gözden geçirilmiş ve detaylandırılmış.
  2. Projede, tanımlanan çıktıyı üretmek için gerekli İş Kırılım Yapısı.
  3. Planlama sürecinin bir parçası olarak yapılan varsayımlar ve kısıtlamalar.
  4. Zaman ve malzeme tahminleri.
  5. Aktiviteler arası ilişkiler, bağlantılar.
  6. Zaman boyutunda kaynak tahsis planı (insan ve sermaye).
  7. Temel gözden geçirme noktaları – teknik, paydaş ve yönetimsel.
  8. Dokümantasyon gereksinimleri.
  9. Test, kullanıcı, müşteri kabul planları.
  10. Proje ekibi eğitim planı
  11. Durum raporlama ölçütleri, raporlama yapısı.
  12. İletişim yönetimi planı.
  13. Risk yönetimi planı.
  14. Paydaş yönetimi planı.

Proje Yönetimi Planı, tek bir paydaştan daha fazlası için gerekli olan geniş bir perspektif içerir.

Projelerde hangi çıktıların, neden önemli olduğu farklılık gösterir. Örneğin;

  1. Büyük veya maliyetli projeler genellikle detaylı bir plan gerektirir.
  2. Yeni teknoloji içeren projeler risk yönetimi ve iş tanımlarının detaylandırılmasını gerektirir.
  3. Yeni bir beceri gerektiren projelerde, uygun planlamaya dikkatlice yaklaşılmalıdır.
  4. Daha küçük projeler, daha basit planlama ile takip edilebilir.
  5. Ortak bir tema içeren projeler, planlamada daha az ayrıntıya gereksinim duyabilir veya daha önceki benzer çabalardan şablonlar kullanılabilir.

Her projede bilgi alanlarına (kapsam, zaman, maliyet vb.) uygun detay seviyesinde yaklaşılması önemlidir. Bazı organizasyonlar çekirdek bir plan şablonu üzerinden hareket ederler. Projelerde bu çekirdek plan esastır, proje özelliğine göre ek planlar talep edilir.

Sonuç

Proje planlamanın değeri konusunda organizasyonlar bilinçli değiller. Doğru plan yapamama veya planlamaya ayırılan zaman ve eforu gereksiz görme eğilimlerine çokça rastlıyoruz.

İyi planlamadığımız noktalarda problemlere daha çok zaman ve para harcıyoruz. Planama öğrenilebilen ve geliştirilebilen bir tekniktir.

Daha iyi plan yapabilmek, daha başarılı olmak anlamına gelir.

Paylaşın:

Proje Yönetimi Planı Hazırlamak – 3

Projelerde, hedefler tututrulmaya çalışılırken  bir yandan yeni teknolojik gelişmeler, organizasyonel süreçlerde, yapıda, yönetişimde veya personel sistemlerinde değişiklikler gerektirebilir.  

Özellikle birden fazla proje gerçekleştirmeye çalışan organizasyonlarda belirli bir projenin teknik yaklaşımını veya kapsamını belirlemeye yönelik çabalar devam ederken, başka bir projeden etkilenme olabilir. Stratejik bir yaklaşım yoksa öncelik çatışmaları ortaya çıkar. Paydaşların ego ve kaygıları ortalığı savaş alanına dönüştürebilir, projeler felç olabilir. Projelerin felç olmaması proje yönetim yapısına bağlıdır. Proje Yönetimi yapısı ile doğru ve verimli planlama ile sağlanabilir. Çok fazla zaman harcamadan, yeterli ve dengeli bir planlama gerekir.

Portföy yönetiminin amaçlarından, organizasyonel hedeflere göre yürütülen projelerin uyumunu sağlamaktır. Portföy Yönetiminin bunu yapabilmesi her bir projenin doğru planlaması ve yürütülmesi ile mümkün olur.

Projelerde hedef, sadece sonuca ulaşmak değil kaliteli(istenen) sonuca ulaşmaktır. Bu hedefe ulaşmak için yapılacak planın kapsam, maliyet, zaman, risk ve kalite arasında uygun bir dengeyi bulması gerekir. Bu değişkenler dengelemeden bir projenin başarılı olmasını beklemek anlamsızdır. Planlama ve yürütme bu rekabet eden değişkenler arasında doğru dengeyi bulmalıdır.

Planlı olanı kontrol edebiliriz klişesini unutmamak gerekiyor. Turarlı bir plan yoksa kontrollerde anlamsız olur. Performansın ölçülebilmesi ve geleceğe yönelik tahminlerin netliği için iyi bir planlama yapmak gerekir.

Proje Yönetimi Planında dikkat edilmesi gereken 5 temel unsurdan bahsedebiliriz;

  1. Kapsam, teknik yaklaşım, kaynak ve süreç konularının bir arada ele alınması gerekir.
  2. Farklı paydaş beklentileri müzakere edilmeli ve belgelenmelidir
  3. Taktiksel ve stratejik ihtiyaçlar arasındaki uygun denge gözetilmelidir.
  4. Onaylanan iş gerekçesinde yer alan gereksinimler sağlam bir temele oturtulmalı ve takip edilmelidir.
  5. Organizasyonel stratejik hedeflerle uyumun doğrulanması gerekir.
Paylaşın:

Proje Yönetimi Planı Geliştirmek – 2

Proje ekipleri genellikle tercih ettiklerinden daha hızlı bir şekilde yürütmeye geçmek için baskı görürler. Yönetim ve diğer paydaş grupları, proje ekibini bir an önce adım atma ve görünür öğeleri tamamlamak için başlamaya iterler.

Kullanıcılar, gereklilikleri tam olarak ifade ettiklerini ve proje ile ilgili planların bu gerekliliklere bir şey katmayacağını düşünebilirler.

Gereksinimler projelerin “aşil topuğudur”. İyi tanımlanmadığı veya anlaşılmadığı durumlarda projeyi başarısızlığa götüren en önemli etkenlerden biridir. Proje ekibi, gereksinimlerin hayta nasıl geçirileceği konusunda uzmanlığa sahiptir ancak her gereksinim farklı çaba ve zaman gerektirebilir. Gereksinimlerin net olmaması ya da sürekli ek gereksinimler çaba ve zamanı beklenildiğin daha fazla artırır. Netleşmiş gereksinimler üzerinden yapılacak ön planlama ve geliştirmeler projenin başarı olasılığını artırmaya başlar. Projede ortaya çıkanlar, gereksinim sahipleri tarafından görülür ve onaylanırsa bir sonraki adımı tanımlamak, planlamak ve uygulamak daha doğru bir tercih olacaktır.

Yönetim açısından, başlangıçta net bir zaman, bütçe ve hedef olmaması bu yaklaşımın uygulanmasını zorlaştırabilir. Kaynakların ve zamanın boşa harcanabileceği düşüncesi yaratabilir. Bu tip çatışmaları, planlama mantığının tüm paydaşlarca doğru anlaşılması sayesinde çözmek mümkün olabilir.

Projenin neden yapıldığına ve faydasına ilişkin olarak yönetimin ve departmanların çelişkili görüşleri olabilir. Planlama sürecinin temel amaçlarından biri, bu çeşitli görüşleri değerlendirmek, organizasyonun desteklediğini ve kabul ettiği ortak noktaları bulmaktır. Herkes sonuçta aynı fikirde olmayabilir, ancak kararlaştırılan hedefe yönelik olarak birlikte çalışmayı kabul etmelidirler. Planlama sürecinden vazgeçmek, paydaşlar arası müzakere sürecini ve samimi katılımı engeller.

Paylaşın:

Proje Yönetimi Planı Geliştirmek – 1

Projenin yönetim tarafından onaylanması ve resmi olarak Proje Başlatma Belgesi ile başlatılması gerekir. Bu aşamadan sonra projenin hedefine ulaşabilmesi için gereken yolun ve gerekli iş öğelerinin Proje yönetimi Planı dahilinde ele alınması gerekir.

Proje ekipleri, projeyi öneren iş birimi ya da onaylayan yönetimden daha fazla önyargıya sahiptirler. Planlama aşamasında daha AZ önyargılı proje ekip üyeleri ile gerçekçi ve uygulanabilir bir plan yapılmaya çalışılmalıdır.

Amaç, belirsizlikleri kaldırmak ve tüm paydaşları proje hedef(ler)ini başarma doğrultusunda yönlendirebilecek bir plan hazırlanması gerekir.

Önce NE(gereklilikler) daha ayrıntılı olarak tanımlanır. Bu çalışma, büyük olasılıkla proje yöneticisinin çözmesi için zorlanacağı politik, kurumsal ve teknik çatışmalar ortaya çıkaracaktır. Hem herkesin samimi taahhüt vermesi hem de projenin başarılı bir şekilde tamamlanması için pozitif takım ruhunu oluşturmak proje yöneticisinin sorumluluğunda olacaktır.

Planlama ekibindekiler, planlamaya, uygulanabilir, bütünleşik bir çözüm bulma girişimi olarak bakmalı, aynı zamanda projeyi olumsuz yönde etkileyebilecek iç ve dış konu tüm konularla ilgilenmeye çalışmalıdırlar.

Deneyimli proje yöneticileri, bilgi ve birikimleri doğrultusunda çeşitlı kısayollar kullanırlar, benzer deneyimlerinden hareketle geçmişte yaptıkları hataları tekrar etmemeye çalışırlar.

Proje ekibinin deneyimsiz olduğu durumlarda, projenin analiz sürecine gereken titizliği göstermeyeceği , bu sürecin ne kadar değerli olduğunu anlamayabilecekleri söylenebilir.  Proje ekip üyeleri genellikle mevcut ortamın planlamaya uygun olmadığı veya projenin belirsizliklerinin plan yapmayı engellediğini düşünebilir.

Tüm bu yaklaşımlar, kalitesiz planlamaya ve hatta planlama yapılmadan yürütmeye geçilmesine sebep olmaktadır. Çünkü planın bir değer üretmeyeceği bir an önce bir şeyler yapılması gerektiği düşüncesi baskın gelmektedir.

Projeler doğru ele alınmadığında başarısız olma olasılığı çok yüksektir. En büyük sorun planlamayı gereksiz ve zaman kaybı olarak görmektir.

Yaşanacak bir çok problem öngörülebilirdir ve bu konuda planlama yaparak onları yönetebilir, olumsuz etkilerini en aza indirebilirsiniz.

Proje Yönetimi Planı, aynı zamanda operasyonel yönetim planına temel oluşturur. Operasyonda yaşanabilecek bir çok problem, proje esnasında ortadan kaldırılabilir.

Proje planlama soğan soyar gibi yapılır. Bir katmanı kaldırmadan diğer katmanı göremezsiniz. Proje kapsamı ile ilgili ayrıntılar ortaya çıktıkça ilgili zaman ve maliyet gereksinimleri daha iyi anlaşılacaktır.

Yapılan planlar mevcut kapasiteye uymadığında ayarlamalar yapılması gerekecektir. Proje ilerledikçe kaynak ihtiyaçları netleşecek, kapasite ve yeterlilik ayarlamaları yapılabilecektir.

Projeyi evrime benzetebilirsiniz. Her proje giderek gelişen ve değişen dinamik bir yapıya sahiptir. Her değişiklikte, projeyi başarıyla tamamlamak için mevcut kaynaklarla eşleştirme yapmak için yeniden planlama yapmak gerekecektir. Yani planlanmış olan yeniden planlanacaktır.

Planlama sürekli ve düzenli yapılmazsa yapılan çalışmaları geçersiz kılabilir ve demotivasyona yol açar.

İdeal proje yönetimi planı, proje için gelecekteki bir yol haritası olmalıdır. Proje Yönetimi Planına risk odaklı bakarsak, nerelerde sapmaların ortaya çıkabileceğini ve nasıl baş edileceğini tanımlamalıdır.

Paylaşın:

Projelerde Neden Yazmıyoruz?

Projelerde yer alanlar (Yönetim, Proje Yöneticisi, Ekip Üyleri, Paydaşlar), yazmayı sevmedikleri için kurumsal hafıza oluşmuyor, her şey hatırlanmak zorunda kalınıyor.

Proje Yönetimi Dokümanları ve Uygulamaları eğitimini indirimli almak için:
https://www.udemy.com/proje-yonetimi-dokumanlar-ve-uygulamalar/?couponCode=FIRSAT

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 103 – Planlı Yaşamak

Planlı yaşamanın önemi üzerine

Anlatan: Gökrem TEKİR

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Kitap hakkında detaylı bilgi ve sipariş için : http://www.savassakar.com/index.php/hayatimiz-proje-proje-yoneticisinin-el-kitabi/

UDEMY Eğitimlerimizi FIRSAT indirim kodu ile alabilirsiniz. Detaylı bilgi: http://www.savassakar.com/index.php/udemy/

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

[email-subscribers namefield=”YES” desc=”” group=”Public”]

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 102 – Detaylı Plan Hazırlamanın Faydaları

Planları detaylandırmanın faydaları nelerdir?

Anlatan: Gökrem TEKİR

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Kitap hakkında detaylı bilgi ve sipariş için : http://www.savassakar.com/index.php/hayatimiz-proje-proje-yoneticisinin-el-kitabi/

UDEMY Eğitimlerimizi FIRSAT indirim kodu ile alabilirsiniz. Detaylı bilgi: http://www.savassakar.com/index.php/udemy/

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

[email-subscribers namefield=”YES” desc=”” group=”Public”]

Paylaşın: