Kategori arşivi: Proje Başlangıcı

Proje Yönetimi ve Balanced Scorecard (Kurumsal Karne)

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

 

Kurumsal Karne tekniği temel olarak istenilen sonuçlara istenilen performansla ulaşılmasını hedefler. Misyon ve vizyonu ölçülebilir ve ulaşılabilir hedeflerle tanımlar.

Proje Yönetimi açısından ele alırsak;

  • Finansal Performans – Beklenen fayda ile gerçekleşen fayda, yatırımın getiri dönüşü, nakit akışı
  • Süreç Performansı – Verimlilik oranları, kalite ölçütleri, zaman ve bütçe uyumu
  • Ekip Performansı – Projeye katılım, destek oranları

Proje Yöneticilerinin bu tekniği kullanmak istemesi durumunda;

  • Şirket vizyon, misyon ve hedeflerini öğrenmeleri,
  • Performans kategorilerini belirlemeleri,
  • Performans ölçüm kriterlerini geliştirmeleri,
  • Ölçütlerin kurum genelinde kabulünü sağlamaları,
  • Bütçeleme, izleme ve iletişim gibi konularda uygun yöntemleri belirlemeli,
  • Planlanan performansla gerçekleşeni karşılaştıracak verileri toplamaları,
  • Beklenmedik sapmalarda düzeltici eyleme geçmeleri gerekmektedir.

Nerede kullanılabilir?

  • Stratejik hedefler doğrultusunda doğru projelerin seçimi için,
  • İş stratejilerini hedeflere dönüştürmek ve hedefleri portföy, program ve proje bazında ele alabilmek için,
  • Portföy, program ve proje ilerleyişini stratejiler ile hizalamak ve beklenen performansın izlenmesi için,
  • Stratejik hedeflerle kaynak dağılımı uyumunu sağlamak için,
  • Doğru tedarikçilerin, yöntemlerin seçilmesi,
  • Performansın ölçümü için kullanılabilir.

3 eğitimi alana (Portföy Yönetimi + Proje Ölçütleri ve Ölçüt Yönetimi – Projelerde Temel Performans Göstergeleri) SEPETTE %50 indirim (100 TL yerine 50 TL)

 

Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Projelerde Maliyet-Fayda Analizi

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Maliyet Fayda Analizi, ürün, servis veya sonucun gerçekleştirilmesi için gereken maliyetin elde edilecek faydalarla karşılaştırılmasını sağlayan fayda ölçüm yöntemlerinden biridir. Gelecekteki kazanımların paranın bugünkü değeri ile hesaplanmasını ve farklı projelerin karşılaştırılabilmesini sağlar.

Maliyet-Fayda analizinin amacı şirket hedefleri ile uyumlu olan ve ve en yüksek kazanç sağlayacak projeyi belirlemektir. 

PMI, PMBOK 6’da Maliyet Fayda Analizini Proje İşlerinin İzlenmesi ve Kontrolü, Entegre Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi, Kalite Yönetiminin Planlanması, Kaynakların Kontrolü, Risk Yanıtlarının Planlanması süreçlerinde kullanılabilecek bir teknik olarak ifade etmektedir. 

Maliyet Fayda Analizi aşağıdaki konularda faydalı bilgiler elde edilmesini sağlar;

Elde edilecek kar

Maliyet Fayda Analizi tüm yatırım maliyetleri ile gelirleri parasal olarak ifade eder. Elde edilecek gelirden maliyetler çıkarılarak aradaki farka bakılır. Eğer fark pozitif (istenilen düzeyde) ise devam edilir, aksi takdirde projeden vazgeçilir.

Elde edilecek karın zaman değeri

Maliyet Fayda analizinde belirli bir süre sonra elde edilecek karın, enflasyon vb. etkilerle eriyebilecek olan değeri bugünkü değerler üzerinden hesaplanır. Proje sonrasında elde edilecek kar bugünkü değerlerle aynı olmayacaktır. Bu hesaplama yapılırken enflasyon oranı, faiz vb. dikkate alınır.

Örneğin 100.000 TL yatırdığınız bir projeden 1 yıl sonra 100.000 TL kazanmayı planlıyorsanız ve enflasyon oranı %5 kabul edilirse;

  • Gelecekteki Değer (GD) = Bugünkü Değer (BD)x(1+r/100)^n
  • r= enflasyon oranı
  • n= zaman dönemi

Örnek;

  • GD=100.000
  • r=%5
  • n= 1 yıl

100.000 = BD(1+0.05)^1

BD = 100.000/1.05

BD = 95.238

Karın bugünkü değeri 95, 238 TL olacaktır.

Projeleri karşılaştırmak için temel

Birden fazla proje içerisinden birini seçmeniz gerekiyorsa Maliyet-Fayda analizi yaparak en yüksek kar getireni seçmelisiniz.

Sonuç olarak;

  • Maliyet-Fayda Analizi kar için yapılan yatırımların karşılaştırılmasını sağlar.
  • Gelecekteki karları, paranın bugünkü değeri üzerinden karşılaştırmanızı sağlar.
  • En karlı projeyi seçmenizi sağlar.
  • Genellikle, Fayda Maliyet Analizine üst yönetim dahil olur.
  • Maliyet Fayda Analizi, Proje Başlatma Belgesi Hazırlanmadan önce yapılır.
Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Proje Yönetiminde Alternatif Analizi

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Proje yönetiminde Alternatif Analizi,  farklı tercihlerin farklı faktörlerle (maliyet, risk, verimlilik vb.) değerlendirilmesi için kullanılan tekniktir. Yaşam Döngüsü Maliyeti, Hassasiyet Analizi, Maliyet-Fayda Analizi gibi araçların kullanılmasını gerektirir. Alternatif analizi yaparak ihtiyaçlara en uygun çözümün seçilmesi hedeflenir.

Proje Yönetimi Planında, proje gözden geçirmelerinde ve kilometre taşlarında kullanılacak belgelerin üretilmesini sağlar. Bir çok proje yöneticisi bir işe başlamadan önce alternatif analizi yapmayı tercih eder. Özellikle geçmişten gelen bilgiler, Alternatif Analizi için çok işe yarar.

Alternatif Analizi, riskleri (teknik ve operasyonel) azaltmak ve maliyet (Yaşam döngüsü, operasyonel) etkin tercih yapmak için kullanılır.

PMI, PMBOK 6’da Proje Yönetiminde aşağıdaki süreçlerde Alternatif Analizinin yapılmasını öneriyor. PMP Sınavına hazırlananların dikkat etmesi gerekir;

  • Proje İşlerinin Yönlendirilmesi ve Yönetilmesi sürecinde ortaya çıkan sapmalara yönelik olarak düzeltici ve/veya önleyici eylemlerin seçilmesi,
  • Entegre Değişiklik Kontrolü sürecinde değişiklik taleplerinin onay, red veya tekrar onaya gelmesi için gerekli düzenlemelerin yapılması aşamalarında,
  • Kapsamın Tanımlanması sürecinde Proje Başlatma Belgesinde yer alan gereksinim ve hedeflere uygun yolların değerlendirilmesinde,
  • Zaman Çizelgesi Yönetiminin Planlanması sürecinde kullanılacak zaman çizelgesi geliştirme metodolojisinin seçilmesi, plan detay seviyesinin belirlenmesi, yaklaşan dalga planlaması için dönem sıklığını belirleme, zaman çizelgesinin gözden geçirilmesi ve güncelleme sıklığını belirlemede,
  • Aktivite Sürelerinin Tahmin Edilmesi sürecinde kaynak yeterlilik ve uygunluklarının ve zaman sıkıştırma yönteminin belirlenmesinde, kaynakların tedarik yönteminin (alma, kiralama vb.) değerlendirilmesinde,
  • Maliyet Yönetiminin Planlanması sürecinde fonlama opsiyonlarının değerlendirilmesinde,
  • Maliyetlerin Tahmin Edilmesi sürecinde proje ilerinin yönlendirilmesi ve yönetilmesi ile ilgili opsiyonların ve yaklaşımların değerlendirilmesinde,
  • Kalitenin Yönetilmesi sürecinde farklı kalite opsiyonlarının ve yaklaşımlarının değerlendirilmesinde,
  • Aktivite Kaynaklarının Tahmin Edilmesi sürecinde kaynak, ekipman ve malzeme seçiminde,
  • Kaynakların Kontrolü sürecinde kaynak dağılımı için doğru çözümü bulmada, fazla mesai veya kaynak aktarımının teslimatlara etkisini değerlendirmede,
  • Risk Yanıtları Planlama sürecinde alternatif risk yanıtlarını değerlendirmede,
  • Paydaş Katılımının Sağlanmasını İzleme sürecinde farklı paydaş katılımlarıyla olası sonuçları değerlendirmede kullanılabilir.

Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Proje Yönetiminde Odak Grupları

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Odak grupları, önceden belirlenmiş paydaşların ve konusunda uzmanların ürün, hizmet ya da sonuç hakkındaki beklentilerini ve tutumlarını öğrenmek amacıyla bir araya getirilmesiye oluşturulur. Geleneksel anlamda pazar araştırmaları için tercih edilen bu teknik birebir görüşmeler ya da anketler yerine tercih edilir.  Bir moderatör ya da toplantı başkanı, farklı bakış açılarının paylaşılmasını ve tartışılmasını sağlar.

Odak Grupları genellikle katı bitiş tarihleri söz konusunda olduğunda tercih edilir. Ürün, servis, problem ya da fırsatlar, müşterinin beklentileri, davranışları, bunları anlayacak ve değerlendirecek seçilmiş bir grup tarafından ele alınır. Belirli bir kalıp ya da soru seti kullanılarak bilgi toplanmaya çalışılır, belirsizlikler azaltılmaya, kalite yükseltilmeye çalışılır. Bu görüşmelerden elde edilen sonuçlar analiz edilir ve harekete geçilir.

Hedef

  • Kısa sürede paydaşlardan bilgi toplamak
  • Proje müşterisinin, hedef müşterinin ya da paydaşların fikirlerini, beklentilerini, çekincelerini keşfetmek
  • Proje sonrası yeni duruma geçiş ile ilgili şirketi hazırlamak

Süreç

  • Bilgi toplama gereksiniminin kabul edilmesi
  • Hedefleri ve hedef kitleyi belirlemek
  • Uygun soruları hazırlamak
  • Moderatör belirlemek
  • Toplantıyı Yapmak
  • Sonuçları yazılı hale getirmek ve analiz etmek

Projelerde görüşmeler, soru listeleri, anketler ve atölye çalışmaları Odak Grupları ile birlikte gerçekleştirilebilir. Veri toplamaya ilişkin uygun teknik gereksinimler ve proje ile ilgili zaman kısıtları doğrultusunda belirlenir. Odak Grupları, doğru grup seçilebildiği durumlarda gerçek müşteriden veri toplamak için en iyi yoldur.

Hedef belirlendikten sonra Odak Grubunun büyüklüğü ve hangi sıklıkta bir araya gelecekleri belirlenebilir. Anket yapılacaksa istatistiksel örnekleme teknikleri yardımıyla katılımcı sayısı belirlenmelidir. Soru listeleri, soruların öncelikleriyle beraber düşünülmelidir.

Odak Grupları, profesyonel destek alınarak Arama Konferansları olarak şirket dışında da gerçekleştirilebilir. Değerlendirme için gerekli doğru grubun seçilmesi gerekir. Toplantı Yöneticisinin ya da moderatörün bir kılavuz doğrultusunda davranması beklenir;

  • Giriş
  • Toplantının hedefi ve amacı
  • Gruptan beklenilenlerin açıklanması
  • Toplantının nasıl yapılacağı
  • Zaman Kısıtları
  • Mola Zamanları

Proje Yönetiminde aşağıdaki süreçlerde Odak Gruplar tercih edilir. PMP Sınavına hazırlananların dikkat etmesi gerekir;

  • Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesi
  • Proje Yönetimi Planı Geliştirme
  • Proje Bilgilerinin Yönetilmesi
  • Gereksinimlerin Toplanması
  • Proje Ekibinin Geliştirilmesi
  • İletişim Yönetimi Planlama

Kaynak: Richard C. Whitely. The Customer-Driven Company, Moving From Talk to Action. Addison Wesley, 1991.

Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Projeleri Sınıflandırmak

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Tüm projeler için geçerli tek bir metodoloji olamaz. Her projeye aynı yaklaşamazsınız. Proje Yöneticilerinin üstlendikleri proje ilişkin doğru yaklaşım, yöntem ve metodolojiyi tercih etmeleri gerekir. Önemli olan projenin hedeflerine ulaşması için doğru yolun bulunmasıdır.

Şirketlerde projelerin sınıflandırılması gerekir. Projeleri özellikleri, tipleri, hedefleri ve çözüm yöntemine göre sınıflandırmak mümkündür.

Proje karakteristiklerine göre;

  • Risk – Risk seviyelerine göre (Yüksek, Orta, Düşük)
  • Süre – Süresine veya süre aralığına göre ( 3 aydan büyükse, 3 – 6 ay arasındaysa vb.)
  • İş Değeri – Sağlayacağı fayda (Yüksek, Orta, Düşük)
  • Karmaşıklık – Karmaşıklık ve zorluk düzeyi (Yüksek, Orta, Düşük)
  • Kullanılan Teknoloji – Bir çok açıdan yaklaşılabilir (Yeni teknoloji, altyapıya uygun, sık kullanılan vb.)
  • Etkilenen Departmanlar – Etkilenecek departman sayısı (<3, 3-7 arası, >7 vb.)
  • Bütçe – Ayrılan bütçe miktarı (<20.000 TL ise küçük, >100.000 TL ise büyük vb.)
  • Efor – Harcanacak Efora göre – (>40 adam-gün büyük vb.)

Proje profili, projelerin sınıflandırılmasını sağlar. Sınıflandırma ise hangi metodoloji ile yaklaşılması gerektiğini gösterir.

Proje karakteristikleri ile proje sınıflandırmaya ilişkin kurallara örnek verebiliriz;

A Tipi Projeler – Yüksek iş değeri yaratan yüksek karmaşıklık düzeyindeki projelerdir. Şirket için zorlayıcı koşullara sahiptirler. Son teknoloji kullanılır, riskler yüksektir. Başarı olasılığını artırmak için proje yönetimine ilişkin tüm araç ve teknikler kullanılmaya çalışılır. Ör. Enerji Santrali

B Tip Projeler – Kısa ama şirket için çok önemli projelerdir. Proje Yönetimine ilişkin tüm araç ve tekniklerin kullanılması önerilir. İyi bir iş değeri yaratırlar ve teknoloji olarak dikkate alınmaları gerekir. Ör. Ürün geliştirmeler

C Tipi Projeler – Şirkette benzerleri sık sık yapılan projelerdir. Nispeten kısa ve teknoloji bilindiktir. Şirketin altyapısına uygun projelerdir. Kapsamın netleştirilmesi kolaydır. Proje Yönetimine ilişkin bir çok araç ve teknik kullanılır. Proje Yöneticileri katacağı değeri dikkate alarak ek araç ve teknikler kullanabilirler.

D Tipi Projeler – Kapsamın kolay tanımlandığı küçük projelerdir. Süreç veya ürünlerdeki küçük değişiklikler örnek verilebilir.

Aşağıdaki tabloda yukarıdaki özellikle göre bir örnek yer almaktadır;

Bu tablodan yola çıkarak proje yönetimi süreçlerinin gerekli veya opsiyonel olduğu belirlenebilir. Bu konuda risk yönetimi süreçlerine ilişkin örneği aşağıda bulabilirsiniz;

G= Gerekli O=Opsiyonel

Bazı şirketler sık sık benzer projeleri hayata geçirirler;

  • Yazılım Uyarlama
  • Yeni şube açılımı
  • Tedarikçi Seçimi
  • Süreçlerin Yenilenmesi vb.

Bu tip projeler aynı yıl içerisinde bir çok kez gerçekleştirilebilir ve benzer adımlar izlenir.

Yararlanılan Kaynak: Effective Project Management: Traditional, Agile, Extreme, Seventh Edition, Robert K. Wysocki, PHD

Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Projenin Başarısını Tanımlamak

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Proje başarısı neredeyse yıllarca zaman, maliyet ve kalitenin gerçekleştirilmesi olarak tanımlandı;

  • Belirli bir zaman aralığında veya tarihte,
  • Belirlenen bütçenin içinde,
  • Uygun performans ya da spesifikasyon seviyesinde,
  • Müşteri/kullanıcı onayladığında,
  • Kapsamında ve ortak anlaşılmış kapsam değişiklikleriyle,
  • Şirketin ana iş akışını bozmayacak şekilde,
  • Kurumsal kültürü değiştirmeyecek şekilde tamamlanan projeler başarıyla biter.

Son üç maddeyi biraz açıklamakta fayda var;

Çok az proje başlangıçta tanımlanan kapsamı içerisinde tamamlanıyor. Kapsam değişiklikleri kaçınılmaz olduğu gibi proje ekibini olumsuz etkileyebiliyor. Kapsam değişiklikleri kontrol altında tutulmalı, proje yöneticisi/ekibi ve müşteri/kullanıcı tarafından onaylanmış olmalıdır.

Proje Yöneticileri, şirketin ana iş akışının değişmemesi için çaba göstermelidirler. Proje Yöneticileri, projeyi bir evlilik gibi görüp bittiğinde boşanacaklarını, işlerinin bittiğini düşünebilirler. Projeler bittikten sonra ilgili departmana devredilir. Bu yüzden, proje süresince ve sonrasında mevcut politika, prosedür ve kurallara uyulması çok önemlidir.

Her şirketin kültürü farklıdır, her projeye farklı yaklaşılır. Proje Yöneticisi kendini kurum kültüründen ayırmamalı, farklı görmemelidir. Şirket kültürü, müşteriye karşı açıklık, dürüstlük ise proje yöneticisi ayak uydurmalıdır. Proje Yöneticisinin kendini şirketten farklı göstermek gibi bir çabası olmamalıdır.

Proje başarısı ile şirketin proje yönetimi konusundaki başarısı karıştırılmamalıdır. Projelerin başarısı Proje Yönetimindeki başarının devamlılığı ile sağlanabilir.

Projenin başarısını paydaşların gözünden değerlendirmek gerekir.

Aşağıdaki şekilde zaman, maliyet ve kapsam başarı kriteri olarak birinci önceliktedir. İmaj, itibar, kalite ve değer ikinci önceliklidir.

Ancak günümüze geldiğimizde birden fazla kısıtın projeleri doğrudan etkiledinizi görebiliyoruz. Müşteri ilişkileri, imaj ve itibar klasik başarı faktörlerinden (kapsam, zaman, maliyet) bizi uzaklaştırabiliyor. Proje esnasında çevredeki değişiklikler, üst yönetimin değilmesi ve yeni gündemlerin ortaya çıkması vb. çeşitli sebeplerle klasik başarı tanımları bir kenara bırakılabilir.

Disneyland’ın Tema Parklarını yapan proje yöneticileri için 6 kısıt mevcuttu;

  • Zaman
  • Maliyet
  • Kapsam
  • Güvenlik
  • Estetik
  • Kalite

Son üç madde kesin ve netti. Diğerleri esneyebilir ama bu üç madde esneyemezdi.

Unutulmaması gereken tüm kısıtların aynı öneme sahip olamayacağıdır. Örneğin başlangıç fazında kapsam önemlidir, zaman ve maliyet esnetilebilir. Yürütme fazında zaman ve/veya maliyet önemlidir, kapsam esnetilebilir gibi düşünebilirsiniz.

Yararlanılan Kaynak: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling11th Edition Harold Kerzner

Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Proje Yönetiminde Varsayımlar ve Kısıtlar

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Bir projeyi hayata geçirmek ile ilgili varsayımlarda bulunurken kısıtlarla sınırlıyızdır. Normal Koşullar Altında (NKA) diye yola çıktığımızda bazı olumsuzlukların olabileceğini düşünür, olmayacağını varsayarak hareket ederiz.

Planlama aşamasında bir çok parametre varsayım ve kısıtlardan etkilenir. Ör. Proje Risk Yönetimi Planı varsayımlara dayalı olarak hazırlanır. Varsayımlar sürekli gözden geçirilmediğinde proje çıktıları olumsuz etkilenir.

Varsayımlar

Gelecekte doğru olacağına inandığımız konulardır. Bilgi, deneyim ve eldeki bilgiler doğrultusunda yapılır. Bazı durumların gelecekte olacağını veya olmayacağını varsayarız. Örneğin proje ekibinden birinin ayrılabileceği varsayımıyla planlarımızı ve stratejilerimizi belirlememiz gerekebilir.

İhtiyacımız olan kaynakların sağlanacağını, tedariklerin gecikmeyeceğini, müşteriden ek isteklerin gelmeyeceğini, toplantıya herkesin katılacağı vb. varsayımlarda bulunabiliriz. Tüm bunlar risklerin belirleyicisi olacaktır.

Kısıtlar

Maliyet, zaman, kaynak, kanun ve kurallar gibi projeyi sınırlandıran faktörlerdir. Projenin bu kısıtlar altında gerçekleştirilmesi gerekir. Kısıtların olabildiğince erken netleştirilmesi çok önemlidir.

PMBOK®, 6 adet proje kısıtından söz eder: kapsam, zaman çizelgesi, maliyet, kalite, kaynak ve risk. Kapsam, zaman çizelgesi ve maliyet “Üçlü Kısıtlar” olarak ta bilinirler.

Kısıtlar iki tipte olabilir;

  • İş Kısıtları
  • Teknik Kısıtlar

İş Kısıtları

Zaman, bütçe, kaynak vb. şirket kaynaklı kısıtlardır.

Teknik Kısıtlar

Tasarımı etkileyen teknik özellikler, kanun ve kurallar ile ilgili uygulama yönetmelikleri örnek verilebilir.

Kısıtlar kontrolünüz dışındadır. Müşteri, şirket veya devlet tarafından getirilmiş olabilir. Örneğin, 1.12.2020’de projenin tamamlanması gerekmektedir, 3 adet mühendis vardır, ISO XXXXX standartlarına uyulacaktır vb.

Projeyi etkileyebilecek varsayımların analiz edilmesi ve kısıtların netleştirilmesi çok önemlidir. 

Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

İş Gerekçesi (Business Case) Kontrol Listesi

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Business_Case_Pic-1İş Gerekçesi (Business Case) herhangi bir fikir ya da önerinin karar vericiler tarafından değerlendirilebilmesini sağlayan, maliyetler, faydalar, zaman çizelgeleri, riskler ve yatırımın geri dönüşü konusunda bilgiler içeren bir dokümandır. Öncelikle “Biz bunu neden yapmalıyız?” sorusunu yanıtlamaya çalışır.

Aşağıdaki kontrol listesi ile hazırladığınız İş Gerekçenizi gözden geçirebilirsiniz;

Yönetici Özeti

Aşağıdaki soruların yanıtları bulunmalıdır;

  • Öneri nedir ve problem nasıl çözecektir?
  • Katacağı iş değeri nasıl ölçümlenecektir?
  • Önerilen çözüm neyi başaracaktır?
  • Maliyeti nedir ve nasıl karşılanacaktır?
  • İş üzerindeki etkileri ve yaratabileceği riskler nelerdir?

Yönetici Özeti Bölümü Kontrol Listesi:

  • İş Gerekçesini okuyan ya da sunumuna katılanlar projenin sebebini “Neden, Ne, Ne Zaman, Kim ve Nasıl” başlıkları altında net bir şekilde anlayabilecekler midir?
  • Burada yer almasına rağmen İş Gerekçesinin içerisinde açıklanmayan bir bilgi var mıdır?
  • Yönetici Özeti 2 sayfadan kısa mıdır?
  • Yönetici özeti tek başına bir doküman olarak işe yarar mı?
  • Yönetici Özeti fonlama kaynağını içeriyor mu? Teşvik, Öz Kaynak, Kredi vb.
  • İzlenmesi gereken önemli risklerden bahsediliyor mu?
  • Yatırımın toplam maliyeti ve proje sonrasındaki operasyonel maliyetlerden bahsediliyor mu?

Proje Geçmişi

Önerilen fırsat veya problem çözümü ile ilgili geçmiş bilgiler verilmelidir.

Proje Geçmişi Bölümü Kontrol Listesi:

  • Problem veya Fırsat net bir şekilde tanımlanmış mıdır?
  • Geçmiş durum, mevcut ve gelecekteki durumu açıklayıcı nitelikte midir?
  • Sayısal veriler kullanılmış mıdır?

Problemi-Fırsatı Tanımlama & Hedeflenen Çözüm

Mevcut durumu ve olması gerekeni nedenleriyle açıklayan bölümdür. Aradaki farkların açıklanması gerekir.

Problemi-Fırsatı Tanımlama & Hedeflene Çözüm Bölümü Kontrol Listesi:

  • Problem ya da fırsat net bir şekilde tanımlanmış mıdır?
  • Problem çözümü ya da fırsat stratejik hedeflerle ya da yasal zorunluluklarla hizalı mıdır?
  • Neyin kapsamda olmadığı ve neyin başarılmasının hedeflenmediği net midir?
  • Etkilenen ve etkileyecek tüm paydaşlar tanımlanmış mıdır?
  • Problem çözümü ya da fırsatın katacağı İŞ değeri net bir şekilde tanımlanmış mıdır?

İşe ve Operasyona Etkisi

Bu bölüm önerinin tüm paydaşlara iş ve operasyon açısından etkisini açıklayabilmek için hazırlanır.

İşe ve Operasyona Etki Bölümü Kontrol Listesi:

  • Önerinin, tüm paydaşların iş ve operasyonlarına etkisi tanımlanmış mıdır?
  • Etkiler tüm alternatifleri ile ele alınmış mıdır?
  • Tüm paydaşlar dikkate alınmış mıdır?
  • Her alternatif riskleri ile birlikte ele alınmış mıdır?

Ortam Değerlendirmesi

Ortam Değerlendirmesi, benzer durumların kurum içi ve dışı yapılarda ele alınmasını sağlar. Bu bölüm karar vericilerin diğer organizasyon ya da birimlerle durumu kıyaslayabilmesini sağlamalıdır.

Ortam Değerlendirmesi Bölümü Kontrol Listesi:

  • Değerlendirmeye konu olacak kurum içi veya dışı organizasyonlar önerinin büyüklük ve karmaşıklığı dikkate alınarak belirlenmiş midir?
  • Yapılan değerlendirmenin kaynakları belirli midir?
  • Değerlendirmenin ele alındığı zaman dilimi mevcut durumu değerlendirmeye uygun mudur?
  • Yapılan değerlendirmenin sonuçları yazılı hale getirilmiş midir?
  • Yapılan değerlendirme detayları iş gerekçesinin içinde yer almakta mıdır?

Varsayımlar

Problem Çözümü veya Fırsatlara ilişkin zaman, maliyet, fayda ve rsikler açısından varsayımların ele alındığı bölümdür.

Varsayımlar Bölümü Kontrol Listesi:

  • İş Gerekçesini okuyanlar maliyetleri ve bunların dayandıkları varsayımları net olarak anlayabilecekler midir?
  • Elle tutulamayan faydalar hangi varsayımlara dayandıkları ile açıklanmakta mıdır?
  • İş Gerekçesini okuyanlar maliyetlerin nasıl bir iş değerine (kar, maliyet düşüşü, verimlilik artışı vb.) dönüştüğünü net bir şekilde anlayabilecekler midir?
  • Eğer gerekliyse maliyetler kalite güvence ile ilgili test maliyetlerini de içeriyor mu?
  • Bu dokümanda bahsi geçen departmanların katılımları ve katkıları için iletişime geçilmiş midir?
  • Finansal olmayan faydalar sayısal değerlerlerle ifade edilmekte midir? Örneğin performans kriterleri vb.
  • Finansal olmayan faydaların kurum ya da departmanlar için önemi ispatlanmakta mıdır?

Risk Değerleme ve Riske Yanıt

Bu bölümde riskler, yanıtları ile beraber ele alınacaktır.

Risk Değerleme ve Riske Yanıt Bölümü Kontrol Listesi:

  • Proje riskleri tanımlanmış mıdır?
  • Riskler olasılıkları ve etkileri ile ele değerlendirilmiş midir?
  • Riske yanıt planı hazırlanmış mıdır?

Alternatifler

İş Gerekçesinin önerilen alternatifleri içermesi gerekmektedir.

Alternatifler Bölümü Kontrol Listesi:

  • Alternatifler ilgili detayda hazırlanmış mıdır? Örneğin tek seferlik veya sürekli maliyetler ve faydalar, riskler vb.
  • Her alternatife ilişkin varsayımlar belirli midir?
  • Destekleyici veri ve hesaplamalar yapılmış mıdır?

Finansal Analiz

İş Gerekçesinin finansal açıdan değerlendirilmesidir.

Finansal Analiz Bölümü Kontrol Listesi:

  • Proje maliyet ve faydaları tüm alternatifler doğrultusunda açıklanmakta mıdır?
  • Yatırımın Geri Dönüşü, İç Verimlilik Oranı, Geri Ödeme Süresi vb. finansal hesaplamalar yapılmış mıdır?
  • Alternatifler aynı ölçütler ele alınarak gerçekçi karşılaştırma olanağı sunulmakta mıdır?

Kapanış ve Öneriler

Sonuçların ve Önerilerin açıklandığı bölümdür.

Kapanış ve Öneriler Bölümü Kontrol Listesi:

  • Tüm alternatifler toplu ve özet halinde hazırlanmış mıdır?
  • En iyi alternatiflerin önerisi yapılmakta mıdır?
  • Önerilen alternatifin hayata geçirilmesine yönelik pratik öneriler yapılmış mıdır?
  • Fırsatlara ve tehditlere yönelik yaklaşımlar açıklanmış mıdır?
Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Projelerin İzleme ve Kontrol Süreçlerinde Neler Yapılır?

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

izlemeProjelerde izleme ve kontrol süreci planlar ile gerçekleşenlerin performans açısından izlenmesi, değişikliklerin yönetilmesi anlamına gelir.

Yapılması gerekenler aşağıdaki gibidir;

Kapsam Kontrolleri

  • Değişiklik Yönetimi Planını takip edin.
  • Kapsam Temel Çizgisi doğrultusunda kapsam performansını ölçümleyin.
  • Değişikliklere sebep olabilecek faktörleri gözlemleyin.
  • Performans verileri ile sapmaları analiz edin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Onaylanmış değişiklikler sonrasında eğer gerekiyorsa kapsam temel çizgisini, proje yönetimi planını ve ilgili dokümanları güncelleyin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.
  • Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.

Zaman Kontrolleri

  • Değişiklik Yönetimi Planını takip edin.
  • Zaman Çizelgesi Temel Çizgisi doğrultusunda zaman performansını ölçümleyin.
  • Değişikliklere sebep olabilecek faktörleri gözlemleyin.
  • Zaman çizelgesi değişikliklerini ve etkilerini kontrol edin.
  • Performans verileri ile sapmaları analiz edin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Onaylanmış değişiklikler sonrasında eğer gerekiyorsa proje zaman çizelgesi temel çizgisini, proje yönetimi planını ve ilgili dokümanları güncelleyin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.
  • Zaman rezervlerini izleyin.
  • Zamansal kestirimler için Kazanılmış Değer Analizi tekniği kullanın.
  • Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.

Maliyet Kontrolleri

  • Değişiklik Yönetim planını takip edin.
  • Zaman Çizelgesi Temel Çizgisi doğrultusunda zaman performansını ölçümleyin.
  • Değişikliklere sebep olabilecek faktörleri gözlemleyin.
  • Zaman çizelgesi değişikliklerini ve etkilerini kontrol edin.
  • Performans verileri ile sapmaları analiz edin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Onaylanmış değişiklikler sonrasında eğer gerekiyorsa proje maliyet temel çizgisini, proje yönetimi planını ve ilgili dokümanları güncelleyin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.
  • Bütçe rezervlerini izleyin.
  • Bütçe kestirimleri için Kazanılmış Değer Analizi tekniği kullanın.
  • Ek fon ihtiyacı doğarsa aksiyona geçin.
  • Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.

Kalite Kontrolleri

  • Düzenli denetimler yapın.
  • Teslimatların istenilen standartlarda gerçekleştirilmesini güvence altına alın.
  • Değişikliğe sebep olabilecek faktörleri gözlemleyin.
  • Gerektiğinde iş ve süreçlere yönelik değişiklik talebi yapın.
  • İşleri onaylama ya da red etme konusunda kararları verin.
  • Uygulanan değişikliklerin etkililiğini değerlendirin.
  • Proje kontrol sistemlerinin etkinliğini gözden geçirin.
  • Kalite Yönetimi ve Süreç İyileştirme planlarına ait dokümanlarda gerekli güncellemeleri yapın.
  • Performans verilerini ve sapmaları analiz edin.
  • Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.

İletişim Kontrolleri

  • Doğru bilginin doğru kişiye zamanında iletildiğini güvence altına alın.
  • Performans verilerini ve sapmaları analiz edin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Gerekiyorsa tahmin ve performans raporları ile durum-problem kayıtlarını güncelleyin.
  • İletişimlerin paydaş gereksinimlerini karşılayıp karşılamadığını gözlemleyin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.
  • Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.

Risk Kontrolleri

  • Riskleri, riske yanıt planlarını ve risk rezervlerini gözden geçirin.
  • Yeni riskleri tanımlayın.
  • Risk Yönetimi prosedürlerini kullanın.
  • Riskleri değerlendirme toplantıları yapın.
  • Risk yanıt planlarının ve risk prosedürlerinin etkinliğini değerlendirin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Risk denetimleri yapın.
  • Eğer gerekiyorsa proje yönetim planını, risk listesini ve riske yanıt planlarını güncelleyin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.

Tedarik Kontrolleri

  • Tarafların sözleşme şartlarını yerine getirme performanslarını izleyin.
  • Sözleşme teslimatlarını denetleyin ve doğrulayın.
  • Yasal haklarınızı savunun.
  • Kurumunuzun satınalma prosedürlerini(ör. Sözleşme yönetimi vb.) uygulayın
  • İş performans verilerini, satıcı performans raporlarını ve sapmaları analiz edin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Sözleşme ile ilgili işleri takip edin.
  • Sözleşmeye ilişkin itirazları değerlendirin.
  • Sözleşme doğrultusunda satıcı performansını raporlayın.
  • Faturaları ve ödemeleri izleyin.
  • Eğer gerekiyorsa proje yönetimi planını ve tedarik dokümantasyonunu güncelleyin.
  • Sözleşme değişikliklerini, sözleşme versiyonunu ve değişikliklerin etkinliğini değerlendirin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.

Paydaş Kontrolleri

  • İş performans verilerini ve sapmaları değerlendirin.
  • Paydaş katılımını ve paydaşlar arası ilişkileri iyileştirme fırsatlarını yakalama açısından gözlemleyin.
  • Paydaş beklentilerinin proje ile hizalı olup olmadığını gözden geçirin.
  • Çatışmaları çözümleyin.
  • Durum-problem kayıtlarını güncelleyin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Eğer gerekiyorsa paydaş yönetimi planını ve paydaş kayıtlarını güncelleyin
  • Alınan dersler var ise kaydedin.
  • Paydaş katılım stratejinizde yaptığınız değişikliklerin başarısını doğrulayın.

 

Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Neden Projelerimizde Başarısız Oluyoruz?

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Firmalar “başarısızlık” hikayelerini anlatmasalar da projelerinde gecikmeler ya da bütçe aşımları yaşıyorlar. Genellikle “mazeret” üretmekte ya da “günah keçisi” bulmakta ustayız. İşin gerçeğine bakmak çoğu zaman işimize gelmez. Halbuki sebepler ortada;

  • Şirketler, proje portföy yönetimi yapmadıkları için ne doğru (en karlı, faydalı vb.) projeleri seçebiliyorlar ne de projenin sonuçlarının stratejik hedefleri ne kadar destekleyip desteklemediğini takip edebiliyorlar.
  • Kapasite ve yeterlilik planlaması yapılmıyor, “fazla mesaiye nasılsa para ödemiyoruz” ya da “emir-demir ile her şeyi yaparlar” diye düşünülerek projelere ve işlere içgüdülere güvenilerek birileri atanıyor.
  • Projenin kuruma ne kadar değer katacağı ya da faydası gerçekçi olarak hesaplanmıyor. Çoğu zaman güçlü yöneticinin hisleri ile hareket ediliyor.
  • Proje Yönetimi ile ilgili araç ve yazılımlar kullanılmıyor, bakkal defterine devam ediliyor. Kullananlar ise kafasına göre takılıyor, ortak bir format, dil yok.
  • Projelere göre değil departmanlara göre eleman alımı yapılıyor. İnsan Kaynakları projelerde yer alacak çalışanların  yeterlilik ve yetkinlikleri konusunda bilgili olmayabiliyor. Ayrıca bir departman için uygun olan bir insan kaynağının projelerde başarılı olacağının bir garantisi yok.
  • Proje Yönetimi eğitimi almamış insanlardan projelerde başarı bekleniyor. Okuma yazma bilmeyenden kitap okumasını, kitap yazmasını istemek gibi. Eğitim alanların hemen büyük başarılara imza atması bekleniyor. Proje Yönetiminde  uzmanlaşma ve başarı için uzun vadeli bakış açısı şarttır.
  • Kurumların bir çok konuda standart, politika ve prosedürleri varken proje yönetimine ilişkin yok, herkes bildiğini okuyor. Bildiğini okumak, kolay işleri önce yapmak, işleri son dakikaya bırakmak vb. hepimizin bildiği yanlışları getiriyor.
  • Geçmişteki ufak tefek işlerdeki başarılar emsal alınarak daha büyük işlere girişiliyor.
  • Kurumda hesap verebilirlik olmadığında hata yapmaktan korkuluyor, hatalar gizleniyor veya örtbas ediliyor, planlanan-gerçekleşen analizleri gerçeği değil her şeyin planlandığı gibi gittiği imajını yaratmak için manipüle ediliyor.
  • Proje başarı kriterleri belli olmadığı için kanaat, kanıtların önüne geçiyor. Bu durum yukarıyla iletişimi iyi olanın hep başarılı olduğu algısını yaratıyor.
  • Eski projelerden ders çıkarılmadığı gibi tekrarlayan hatalar olağan karşılanıyor, işi doğru yapmaktansa hatayı düzeltmek tercih ediliyor. Hatayı çözeni kahraman ilan eden ancak riskleri öngörüp hatayı engelleyeni önemsememek gibi yaklaşımlar sergileniyor.

Sonuç olarak: Herkesin her şeyi bildiğini iddia ettiği bir ortamda Proje Yönetimi de nasibini alıyor.

Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız