Kategori arşivi: Proje Kapanışı

Projelerden Öğrenmek

İster istemez, deneyimlerimizden çıkardığımız dersleri uygulamaya çalışırız.

Geçmiş projelerde yapılan hataların veya yakalanan fırsatların gelecekteki projelerde yapılmaması ya da yapılması yönünde bir çok metodoloji ve yöntem Alınan derslerin önemine vurgu yapar.

Ders çıkarmanın sürekli olması gerekir. Sadece proje sonlarında bir kaç cümle ile raporun tamamlanması için yapılmamalıdır. Projenin her adımında, alınan derslerin fark edilmesi, tanımlanması, analiz edilmesi, yazılı hale getirilmesi ve ilgili paydaşlarla paylaşılması gerekir. Nefes almak, yemek yemek, uyumak kadar doğal bir davranışa dönüşmesi gerekir.

Projelerdeki yüksek tempolu çalışma vb. bir çok sebep Proje Yöneticisinin ders çıkarmayı ikinci plana atmasına sebep olur. “Elimdeki işi yapmaya gücüm ve zamanım anca yetiyor ders çıkarmakla uğraşamam” diyebilir. Zaten bir proje bitmeden diğeri başlamıştır, geçmişte olduğu gibi durumlara “olduğunda” adapte olma kabiliyetimiz ve pratik zekamıza güveniriz. “Bu şirket böyle”, “Ne yapsam olmuyor” gibi bizi koruyucu bahanelerimiz zaten hazırdır. Kabul edelim ya da etmeyelim hepimiz “bilinçli tembeliz” kolayı seçip, zordan kaçarız, buna “akıl” adını verdiğimiz çok olur.

Bir projeyi “tamamlamaktan” çok “başarmanın” önemli olduğunu Proje Yöneticilerinin iyi kavraması gerekir. Proje Yöneticisinin rolü başarmaktır ve deneyimleri en büyük yardımcısıdır. Şirketin yapısı, projenin büyüklüğü, paydaşların çokluğu vb. bir çok konuda mazeretler bulmak ve diğerlerini suçlamak gibi “moda” yöntemleri tercih etmemesi gerekir.

Projelerden ders çıkarmak proje yöneticisinin asli görevi olmalıdır. İsteğe bağlı olmamalı, bilinçli olarak projesinde ele alması gereken bir konu olmalıdır. Proje öncesinden başlayarak proje bittikten sonra dahi devam edecek bir süreç olarak ele alınmalıdır.

Resmi bir süreç olarak ele almadan önce kişisel olarak başlanabilir. Küçük notlar tutmak şeklinde yaşanılanlar kayıt altına alınabilir. Unutulmaması gereken yaşanan bir olayın veya üretilen bir çözüm hangi şartlar altında ortaya çıktığı veya çözüldüğünün çok önemli olduğudur. Çıkarılan dersler “fotokopi” gibi gelecekte aynen uygulanamayabilirler. Alınan norlar “Unutmamam Gerekenler” “Dikkat etmem gerekenler” “Yapmam Gerekenler” “Yapmamam Gerekenler” vb. kişisel bazda olabilir.

Çıkardığımız dersler kişisel düzeyde olabilir. Kendi kişisel alanımız konusunda daha fazla kontrole sahibizdir. Bu yüzden kurumsal veya proje ekibindeki herkese uygun olup olmadığı dikkatlice ele alınmalıdır.  

“İnsan çalışmak için tasarlanmamıştır” sözünü çok severim. Her hangi bir durumda en az eforla işin üstesinden gelmeye çalışırız. Çoğu zaman az ve eksik bilgi ile kararlar almak durumda kalırız. İşimize gelene yönelmeye, gelmeyenden uzaklaşmaya çalışmamız normaldir.

Düşünebilmemiz ve aklımızın olması öğrenebildiğimiz anlamına gelmez. Mevcut deneyimlerimize rağmen gelecekte aynı hataları tekrarlayabiliriz. Yaşadığımız kötü şeyler sonucunda ileride aynısını tekrar yapmamaya kendimize söz verebiliriz. Yine de tekrarlayan hatalarla karşılaşmaktan kurtulamayız.

Proje Yöneticisi her hangi bir şeyi nasıl öğrenebildiğine odaklanmalıdır. En iyi öğrenmenin okuyarak, dinleyerek veya gözlemleyerek değil yaparak olduğu unutulmamalıdır.

Önce deneyimlerinizi fark ederek başlamalısınız. Deneyimlerimiz, öğrenmemizi garantilemez. Neyi deneyimlediğinizi, neyin iyi ya da kötü olarak tanımlanabileceğini düşünmelisiniz. Deneyimlerinizin doğru noktalarına odaklanmadan bir ders çıkartamayabilirsiniz.

Deneyimizin sonrasında gelecekteki farklı durumlarda neyi nasıl farklı yapacağınızı kararlaştırmaya çalışın.

Çoğu zaman sondan başlıyoruz. Bir projeden ders çıkarmayı değil fark etme, analiz etme, anlama, öğrenme kapasitenizi nasıl geliştireceğinize odaklanmalısınız. Böylelikle geçmişte öğrendikleriniz geleceğinize ışık tutabilir.

Yukarıda bahsettiğim konuların anlaşılması kolay uygulanması zor konular olduğunun farkındayım. Ne var ki iyi şeylerin maliyetine katlanılması gerekir. Öğrenme kapasitenizi geliştirmeye ve ders çıkarmaya harcayacağınız efor ve ayıracağınız süre size gelecekte çok daha iyi koşullar yaratacaktır.

“Proje Seyir Defteriniz” olsun, yaşanan bir durum sonrasında veya aklınıza bir şey geldiğinde küçük notlar tutun. Hedefiniz sürekli gelişim için yapılabilecekler ve yapılmaması gerekenleri belirlemek olsun.

Çıkardığınız dersleri az ve öz bir şekilde proje paydaşlarıyla paylaşın. Organizasyonel anlamda önemli olan çıkarımlarınızı ilgili departmanlarla paylaşarak ve yönetim onayıyla politika ve prosedürlere girmesi için çaba sarf edin.

Paylaşın:

Projenin Kapanışını Yapmak

Projelerin doğru başlatılması kadar kapanışının da doğru yapılması o kadar önemlidir.  Projenin kapanışı ile sağlanan bilgilerin gelecekteki projelere referans teşkil etmesi, emeği geçen tüm paydaşlara motivasyon sağlaması, müşteriler ile olan ilişkileri geliştirmesi vb. örnek verilebilir.

Başarılı bir kapanış sürecinde dikkat edilmesi gerekenler aşağıdadır;

Kapsam Onaylanır

  • Test ve kontrol verileri ile değerlendirmeler yapılır, onaylar alınır.
  • Eksiklikler ya da problemler giderilir.
  • Gerekli dokümantasyon hazırlanır.
  • Tüm teslimatlar onaylanır.
  • Müşteri memnuniyeti değerlendirilir.

Sözleşmeler Kapatılır

  • Müşteri ile ilgili açık ve eksik kalan tüm konular kapatılır.
  • Müşteri ile ilgili ve isteği doğrultusunda “özel” statülü dokümanlar imha edilir.
  • Kapsamın kontrolü konusunda müşteriye destek verilir.
  • Müşteri onaylıyorsa, ödemeler alınır.

İdari Kapanış Yapılır

  • Proje ekibi serbest bırakılır.
  • Proje ve proje ekibi performans değerlendirmeleri yapılır.

Alınan Dersler Gözden Geçirilir

  • Anket ya da görüşmeler yapılır.
  • Alınan Dersler toplantısı yapılır ve/veya sunumu hazırlanır.

Proje Arşive Kaldırılır

  • Tüm Yönetim planları, planlanan ve gerçekleşen verileri,
  • Alınan Karar, Değişiklik ve Problem Kayıtları,
  • Proje ile ilgili tüm belgeler ör., sözleşmeler, toplantı notları, yazışmalar vb., 
  • Tüm raporlar ve performans kayıtları,
  • Tüm denetim ve kontrol kayıtları, müşteri bilgileri arşive kaldırılır.

Proje Kapanış Raporu Hazırlanır 

  • Proje başarısı,
  • Proje Organizasyonu,
  • Benzer projeleri etkileyebilecek unsurlar,
  • Sonuçları başarmada kullanılan araç ve teknikler,
  • Projeye ilişkin güçlü ve zayıf yanlar,
  • Proje ekibine ilişkin görüşler, öneriler raporda yer almalıdır.

Kutlama Yapılır

  • Tüm proje paydaşlarının katılımı sağlanır.
  • Mümkünse iş ortamı dışında bir yer seçilmelidir.
  • Üstün performans sergileyenler takdir edilir.
  • Tüm paydaşlara katkılarından dolayı teşekkür edilir.
Paylaşın:

Projelerin İzleme ve Kontrol Süreçlerinde Neler Yapılır?

izlemeProjelerde izleme ve kontrol süreci planlar ile gerçekleşenlerin performans açısından izlenmesi, değişikliklerin yönetilmesi anlamına gelir.

Yapılması gerekenler aşağıdaki gibidir;

Kapsam Kontrolleri

  • Değişiklik Yönetimi Planını takip edin.
  • Kapsam Temel Çizgisi doğrultusunda kapsam performansını ölçümleyin.
  • Değişikliklere sebep olabilecek faktörleri gözlemleyin.
  • Performans verileri ile sapmaları analiz edin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Onaylanmış değişiklikler sonrasında eğer gerekiyorsa kapsam temel çizgisini, proje yönetimi planını ve ilgili dokümanları güncelleyin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.
  • Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.

Zaman Kontrolleri

  • Değişiklik Yönetimi Planını takip edin.
  • Zaman Çizelgesi Temel Çizgisi doğrultusunda zaman performansını ölçümleyin.
  • Değişikliklere sebep olabilecek faktörleri gözlemleyin.
  • Zaman çizelgesi değişikliklerini ve etkilerini kontrol edin.
  • Performans verileri ile sapmaları analiz edin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Onaylanmış değişiklikler sonrasında eğer gerekiyorsa proje zaman çizelgesi temel çizgisini, proje yönetimi planını ve ilgili dokümanları güncelleyin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.
  • Zaman rezervlerini izleyin.
  • Zamansal kestirimler için Kazanılmış Değer Analizi tekniği kullanın.
  • Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.

Maliyet Kontrolleri

  • Değişiklik Yönetim planını takip edin.
  • Zaman Çizelgesi Temel Çizgisi doğrultusunda zaman performansını ölçümleyin.
  • Değişikliklere sebep olabilecek faktörleri gözlemleyin.
  • Zaman çizelgesi değişikliklerini ve etkilerini kontrol edin.
  • Performans verileri ile sapmaları analiz edin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Onaylanmış değişiklikler sonrasında eğer gerekiyorsa proje maliyet temel çizgisini, proje yönetimi planını ve ilgili dokümanları güncelleyin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.
  • Bütçe rezervlerini izleyin.
  • Bütçe kestirimleri için Kazanılmış Değer Analizi tekniği kullanın.
  • Ek fon ihtiyacı doğarsa aksiyona geçin.
  • Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.

Kalite Kontrolleri

  • Düzenli denetimler yapın.
  • Teslimatların istenilen standartlarda gerçekleştirilmesini güvence altına alın.
  • Değişikliğe sebep olabilecek faktörleri gözlemleyin.
  • Gerektiğinde iş ve süreçlere yönelik değişiklik talebi yapın.
  • İşleri onaylama ya da red etme konusunda kararları verin.
  • Uygulanan değişikliklerin etkililiğini değerlendirin.
  • Proje kontrol sistemlerinin etkinliğini gözden geçirin.
  • Kalite Yönetimi ve Süreç İyileştirme planlarına ait dokümanlarda gerekli güncellemeleri yapın.
  • Performans verilerini ve sapmaları analiz edin.
  • Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.

İletişim Kontrolleri

  • Doğru bilginin doğru kişiye zamanında iletildiğini güvence altına alın.
  • Performans verilerini ve sapmaları analiz edin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Gerekiyorsa tahmin ve performans raporları ile durum-problem kayıtlarını güncelleyin.
  • İletişimlerin paydaş gereksinimlerini karşılayıp karşılamadığını gözlemleyin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.
  • Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.

Risk Kontrolleri

  • Riskleri, riske yanıt planlarını ve risk rezervlerini gözden geçirin.
  • Yeni riskleri tanımlayın.
  • Risk Yönetimi prosedürlerini kullanın.
  • Riskleri değerlendirme toplantıları yapın.
  • Risk yanıt planlarının ve risk prosedürlerinin etkinliğini değerlendirin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Risk denetimleri yapın.
  • Eğer gerekiyorsa proje yönetim planını, risk listesini ve riske yanıt planlarını güncelleyin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.

Tedarik Kontrolleri

  • Tarafların sözleşme şartlarını yerine getirme performanslarını izleyin.
  • Sözleşme teslimatlarını denetleyin ve doğrulayın.
  • Yasal haklarınızı savunun.
  • Kurumunuzun satınalma prosedürlerini(ör. Sözleşme yönetimi vb.) uygulayın
  • İş performans verilerini, satıcı performans raporlarını ve sapmaları analiz edin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Sözleşme ile ilgili işleri takip edin.
  • Sözleşmeye ilişkin itirazları değerlendirin.
  • Sözleşme doğrultusunda satıcı performansını raporlayın.
  • Faturaları ve ödemeleri izleyin.
  • Eğer gerekiyorsa proje yönetimi planını ve tedarik dokümantasyonunu güncelleyin.
  • Sözleşme değişikliklerini, sözleşme versiyonunu ve değişikliklerin etkinliğini değerlendirin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.

Paydaş Kontrolleri

  • İş performans verilerini ve sapmaları değerlendirin.
  • Paydaş katılımını ve paydaşlar arası ilişkileri iyileştirme fırsatlarını yakalama açısından gözlemleyin.
  • Paydaş beklentilerinin proje ile hizalı olup olmadığını gözden geçirin.
  • Çatışmaları çözümleyin.
  • Durum-problem kayıtlarını güncelleyin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Eğer gerekiyorsa paydaş yönetimi planını ve paydaş kayıtlarını güncelleyin
  • Alınan dersler var ise kaydedin.
  • Paydaş katılım stratejinizde yaptığınız değişikliklerin başarısını doğrulayın.

 

Paylaşın:

Projelerden Ders Çıkarmak

Projelerde aynı hataları tekrarlamamak, fırsatları tekrar değerlendirebilmek için yaşadıklarımızdan ders çıkarmamız gerekiyor.  Alınan derslerin sadece paylaşım şeklinde değil kalıcı kurallara dönüşmesi ve kurum içinde kontrol edilmesi şart.

Ders çıkarabilmek, doğru zamanda doğru yere bakabilmeyi ve önemsemeyi gerektirir;

  • Projelerde her değişikliğin bize ne öğreteceğine bakmalıyız.
  • Benzer proje geçmişi olanların yaşadıkları iyi ve kötü deneyimleri paylaşacakları oturumlar yapmalıyız.
  • Proje Seyir defteri tutmak, yaşananları taze taze kayıt altına almalı ve proje sonunda herkese fayda sağlayacak bir şekilde paylaşmalıyız.
  • Kötü alanların iyileştirilmesi kadar fırsatların da geliştirilmesi gerektiğini unutmamalıyız.
  • Deneyimin kaç kez tekrarlandığı önemlidir. Birden fazla tekrarlanan deneyimlerin dikkate alınması gerekir. Bu ilk veya tek defa yaşanmışlıkların dikkate alınmaması anlamına gelmemelidir.
  • Projelerden çıkarılan dersleri kategorize etmek o konudaki risklerimizi görmenizi sağlar ve odağımızı artırır.
  • Projelerden çıkarılan derslerin herkesin anlayacağı basitlikte hazırlanması ve erişebileceği  bir yerde durması gerekir.
  • Çıkardığımız derslerin kurum ve kişi kültürüne getireceği değişikliğin büyüklüğünün ve yoğunluğunun etkisini dikkate almalıyız.
  • Projelerden ders çıkarma motivasyonunu sağlayıcı önlemleri projenin başından itibaren almamız gerekir.
  • Ders çıkarmak değil uygulamak önemlidir. Aynı hataların tekrarlanması durumunda neden ders alınmadığı ya da nerede hata yapıldığını değerlendirmeliyiz.
  • Gelecekteki problemin fark edilmesini ve önlenmesini sağlayıcı çalışmaları ödüllendirmeliyiz. En azından bir teşekkür belgesi…
  • İnternette arama yaparak benzer projelerden çıkarılmış derslerle ilgili kaynaklar bulabiliriz.
  • Şirket politikalarının projelerden ders çıkarılmasını destekleyici ve teşvik edici kurallar içermesi gerekir. Risklere karşı farkındalık kültürü kurallarla desteklenmelidir.

Örnek Çıkarılan dersler dokümanı – ingilizce

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 127 – Müşteri Proje Başarısından Sorumlu mudur?

Projenin gerçekleştirilmesini istemek yetmez. Proje Müşterisi, ne istediğini TAM olarak bilmiyorsa ekiple birlikte çalışmalı, Proje Yöneticisi istenilenleri anlamak için elinden geleni yapmalıdır. 
Anlatan: Gökrem TEKİR

Adınıza imzalı Proje Yönetimi – Proje Yöneticisinin El Kitabını almak için: shopier.com/967176

Paylaşın:

Projelerde Neden Yazmıyoruz?

Projelerde yer alanlar (Yönetim, Proje Yöneticisi, Ekip Üyleri, Paydaşlar), yazmayı sevmedikleri için kurumsal hafıza oluşmuyor, her şey hatırlanmak zorunda kalınıyor.

Proje Yönetimi Dokümanları ve Uygulamaları eğitimini indirimli almak için:
https://www.udemy.com/proje-yonetimi-dokumanlar-ve-uygulamalar/?couponCode=FIRSAT

Paylaşın:

Projelerin Finansal Kapanışı

Finansal kapanış, projeyle ilgili tüm finansal işlemleri tamamlama, finansal hesapların sonlandırılması ve kapatılması, proje varlıklarını elden çıkarma ve kaynakları serbest bırakma işlemidir.

Finansal kapanış, projenin kapatılması ve uygulama sonrası gözden geçirmenin ön koşuldur.

Bir proje tüm finansal işlemler tamamlanıncaya kadar kapatılamaz.

Mali kapatma, uygulama sonrası incelemenin bir parçası olarak ele alınmalıdır. Bütçelenmiş maliyetlerle karşılaştırmak için nihai proje maliyetlerini belirlemek gerekir.

Dikkat edilmesi gerekenler;

  • Proje ekibine ve tüm ilgili paydaşlara finansal kapanış tarihi duyurulmalıdır.
  • Tüm satıcı ve danışmanlara yapılan ödemelere ilişkin, proje çalışma bildirimindeki tüm kabul kriterlerinin yerine getirildiğini doğrulayın.
  • Hesap kayılarında yapılan “Nihai Ödeme” leri not edin.
  • Ödenmemiş faturaların veya tamamlanmamış finansal yükümlülüklerin olup olmadığını doğrulayın.
  • Yasal prosedürlere göre finansal hesapların kapatıldığından emin olun.
  • Finansa kayıtların doğru bir şekilde saklandığından emin olun.
  • Finansal raporlama için gerekli verilerin doğruluğunu kontrol edin.
  • Proje Yönetimi Ofisine (varsa), proje ile ilgili finansal gerekliliklerin yerine getirildiğini bildirin.
  • Rezerv olarak tutulan fonları serbest bırakın.
  • Mali kayıtlar ile ilgili prosedürleri gözden geçirin ve tamalanmasına destek olun.
Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 121 – Alınan Dersler

Proje Yaşam Döngüsü boyunca yaşanan ve far kedilen tüm durumlardan ders çıkarılması projenin geleceği ve gelecekteki projeler için önemlidir. 
Anlatan: Gökrem Tekir

Adınıza imzalı Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin Başvuru kaynağı adlı kitabımız hakkında detaylı bilgi için tıklayınız.

Hemen sipariş vermek için tıklayınız

Paylaşın: