Proje/Faz Kapanışını Planlamak ve Yönetmek
Projeyi veya proje fazını kapatmak, projeyi veya fazı tamamlamanın son adımlarından biridir. Her proje benzersiz, tek seferlik olduğundan, projenin resmi olarak kapatılması gerekir. Bazı durumlarda, proje veya fazın resmi olarak kapanması yapılmadan, bir sonraki ilgili faaliyet, faz veya proje başlayamaz. Bu durum genellikle bir program içinde yönetilen birden çok proje olduğunda olur.
Bu konu, ECO’da aşağıdaki maddelere yöneliktir;
- Projeyi veya aşamayı başarıyla kapatmak için gerekli kriterleri belirleyin. (EKO 2.17.1)
- Geçiş planlama eserlerini(belgelerini) geliştirin.
- Geçişe hazır olunduğunu doğrulayın (örneğin, operasyon ekibine veya sonraki aşamaya). (EKO 2.17.2)
- Projeyi veya fazı kapatmak için aktiviteleri sonlandırın. (EKO 2.17.3)
Projeyi veya Fazı Kapatmak
Projeyi veya Fazı Kapatma süreci (1), proje, aşama veya sözleşme için tüm işlerin sonuçlandırılması sürecidir. Bu süreçte, tüm faturalar ödenir, sözleşmeler kapatılır, öğrenilen dersler tartışılır ve belgelenir, projenin tamamlanması ve kaynakların (insanlar, ekipman, tesisler ve para) yeni projeler veya proje fazları üzerinde çalışmak üzere serbest bırakılabilmesi için diğer tüm eksik noktalar kapatılır. Bu süreç, proje çalışmasının ve proje veya fazının resmi olarak sona erdiğini belirtmek için tüm proje yönetimi süreç gruplarındaki aktivitelerin sonuçlandırılmasıdır. Proje yöneticisi, tüm proje çalışmalarının tamamlandığını ve projenin hedeflerine ulaştığını doğrulamak için tüm proje bilgilerini gözden geçirir. Kapsam, zaman çizelgesi ve maliyet temel çizgileri doğrulamak için gözden geçirilir. Bir proje tamamlanmadan sonlandırılırsa, bu süreçte erken bitişin nedenleri analiz edilir ve belgelenir.
Kapanış sırasında birkaç önemli etkinlik gerçekleşir:
- Planlanan çalışmalar tamamlanır.
- Proje veya faz ile ilgili tüm bilgiler arşivlenir.
- Proje kaynakları, diğer işleri sürdürmek için serbest bırakılır.
Proje veya Faz Kapanışı Kriterleri
Yalnızca başarılı projeler veya fazlar kapatılmaz. Aşağıdaki sebeplerden herhangi biri kapanmışa neden olabilir:
- Proje veya faz, tamamlama hedeflerini başarıyla karşılamışsa.
- Gereksinimler, yürütme sırasında projenin artık uygulanabilir olmayacağı şekilde değişmişse..
- Gereksinimleri tamamlamak için artık yeterli finansman mevcut değilse.
- Projenin başarıyla tamamlanmasını imkansız kılan önemli risklerle karşılaşılmışsa.
- Kuruluşun artık proje çıktılarına ihtiyacı kalmamışsa.
Projeye olan ihtiyacı ortadan kaldıran dış faktörler ortaya çıkabilir;
- Kanun veya yönetmeliklerde değişiklikler.
- Kuruluşu etkileyen birleşme veya devralmalar.
- Küresel veya ulusal ekonomik değişiklikler.
Tedariklerin Kapatılması
Bir tedarikin sözleşme şartları hem alıcı hem de satıcı tarafından karşılandığında tedarikler kapatılır. Bu süreç, projenin kapanışı sırasında değil, proje süresince gerçekleşir.
Tedarikleri Kapatmada Dikkat Edilmesi Gerekenler
Kabul
Proje çıktıları, belirli kabul kriterleri karşılandığında kabul edilmiş sayılır. Bu kriterler genellikle projenin başında belirlenen (ve projenin yaşam döngüsü boyunca değiştirilmiş olabilecek) gereksinimlerin bir kısmına veya tamamına atıfta bulunur. Kabul kriterlerini karşılayan çıktılar resmi olarak imzalanır, müşteri veya sponsor tarafından onaylanır.
Ödemeler
Tedarikçi veya satıcıya yapılan ödemeler, sözleşme şartlarına uygun olarak yapılır. Proje veya fazın bitiminde sözleşme kapatılmamışsa, ödeme büyük olasılıkla daha sonra yapılır.
Bilgi Birikimi Yönetimi
Proje veya faz kapanışı sırasında bilgi birikimi yönetimi, proje yaşam döngüsü boyunca derlenen alınan dersler kaydının tamamlanmasından oluşur. Bu belge daha sonra birden fazla projeden öğrenilen derslerin bir veri tabanı olan alınan dersler havuzuna eklenmelidir.
Proje Yönetiminde Bilgi ve Bilgi Birikimi Yönetimi
Geçiş Planlama Eserleri (Belgeleri)
Proje sonucunun, son kullanıcıların eline geçmeden önce, ürünün ve diğer çıktıların en iyi nasıl teslim edileceği ve geçişinin nasıl yapılacağı konusunda koordinasyon ve stratejiye ihtiyaç vardır. Çıktıları ve geçişlerini uygun şekilde planlamak son kullanıcı farkındalığını sağlar, çıktıların doğru kullanımını ve benimsenmesini artırır. Kabul ve kullanılabilirliği optimize etme, eğitim, dokümantasyon, iletişim ve destek gibi konuların ele alınması gerekir.
Geçiş Hazırlığı
Proje çıktılarını planlamadan sunmak değerini azaltabilir. Proje ekipleri, tüm paydaşların hazır olup olmadığını incelemeli ve onları teslim için hazırlamalıdırlar. Bu yaklaşım, son kullanıcıları, şirketi, fiziksel kaynakları ve hatta proje ekibini içerir.
Geçiş farkındalığı ve yapılacak hazırlığı, mevcut bir ürün veya hizmette yükseltme veya iyileştirme olduğu durumlarda kritik hale gelir. Önceki sürümden, yöntemden, yazılımdan, süreçten veya donanımdan projenizin çıktısına sorunsuz bir geçişe rehberlik etmek koordinasyon, planlama ve hazırlık gerektirir. Tüm tarafların hazır olup olmadığı değerlendirilmeli, ardından geçiş planları buna göre uygulanmalı, bir sonraki sürüm veya proje için alınan dersler belgelenmelidir.
Proje Yönetimine Geçişi Yönetmek
Alınan Dersler Kayıtları
Alınan Dersler kayırları proje süresince güncellenir. Hem proje ekibinin neyi iyi yaptığı hem de neyin iyileştirilmesi gerektiği dahil edilir. Proje kapatıldığında ve alınan dersler kayıtları tamamlandığında, gelecekteki proje ekiplerinin bu bilgiden yararlanabilmesi için kayıt içeriğinin alınan dersler havuzuna eklenmesi gerekir.
Alınan Derslerle İlgili Önemli Konular
İdari(resmi) kapanış sırasında, proje yöneticileri, alınan derslerle ilgili aşağıdakileri dikkate almalıdırlar,
- Alınan zaman çizelgesi dersleri, ilgili tüm zaman çizelgesi sorunlarını içerir. Zaman çizelgesil veya kaynak kısıtlamalarıyla başa çıkmak için uygulanan yönetim stratejileri belgenmiiş olur.
- Alınan çatışma yönetimi dersleri, ekip içinde veya ekip ile müşteriler arasında ortaya çıkan sorunları içerir. Çatışmanın doğası ve kaynağının yanı sıra çatışmanın proje üzerindeki etkisi görülebilir. Ayrıca yönetimin çatışmaya yanıt olarak nasıl müdahale ettiği belirtmelidir.
- Satıcılardan alınan dersler, satıcı deneyimi ve performansı içerir.
- Alınan müşteri dersleri, aşırı derecede ihtilaflı veya birlikte çalışılması mantıksız müşteriler vb. faydalı bilgileri içerebilir. Bu bilgiler satış ve hukuk departmanlarına iletilmeli ve ayrıca alınan dersler havuzunda saklanmalıdırlar.
- Alınan stratejik dersler, genellikle organizasyonun proje yönetimi metodolojisinin bazı yönlerini etkileyen veya bir şablonu, belgeyi veya süreci önemli ölçüde iyileştiren derslerdir. Bunlar şu soruyu yanıtlarlar: Aynı kaynaklarla daha fazlasını yapmak ve/veya işi daha erken teslim etmek için proje eserini(belgesini) yeniden kullanabilir miyiz?
- Alınan taktik dersler şu soruya cevap verir: Bu tür bir projeyi tekrar yapacak olsaydık, kusursuz bir şekilde gerçekleştirebilmek için neyi durdurmalı, başlatmalı ve devam etmeliyiz? Öneriler geliştirmeye, diğer departmanlardaki gelen önerileri gözden geçirmeye, uygulama planları geliştirmeye ve bu planları uygulamaya odaklanmayı sağlarlar.
- Alınan derslerin diğer yönleri arasında kapsam, zaman çizelgesi, maliyet, kalite ve müşteri memnuniyeti ile sorunlara yanıt olarak alınan düzeltici eylemler yer almalıdır.
(1)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 104, 124.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler