Kategori arşivi: Proje Kapanışı

PMP Hazırlık – Değer Akışı – Retrospektif – Alınan Dersler – 72

How To Finish Your Value Stream Map Analysis | Bizmanualz

Değer Akış Haritası

Ekiplerin yaptıkları çalışmalarda darboğazlar, yavaşlamalar, gecikmeler veya değeri katmayan diğer çabalar israfa ve dikkatin dağılmasına neden olur. Değer katmayan her şey israftır. Değer Akış Haritası, projedeki ve ekip üyeleri arasındaki bilgi vb. akışının nasıl tıkanabileceğini veya boşa harcanabileceğini gösterebilir. Değer Akış Haritası, sürecin görsel temsilini ve her adımdaki eylemlerin yanı sıra boşa harcanan çabaları tespit etmek için kullanılır.

PMI® Çevik Uygulama Kılavuzu, değer akışını belirli ürün veya hizmetlerin sunulması yoluyla müşterilere değer akışına odaklanan organizasyon yapısı olarak tanımlar. Değer akışı haritalama, müşteriye ürün veya hizmet üretmek için gereken bilgi veya malzeme akışını belgelemek, analiz etmek ve iyileştirmek için kullanılan yalın bir tekniktir.

Value Stream Mapping Templates to Quickly Analyze Your Workflows

Retrospektifler ve Alınan Dersler

Ekibin performansını desteklemek, ölçüm araçlarının ve geri bildirim yapmanın ötesine geçer. Proje boyunca sürekli ve/veya belirli zamanlarda alınan derslerin toplanması gerekir. Öğrenme, performansı ve proje ortamını iyileştirmek için destekleyici eylemlerde uygulanmalıdır.

Çevik projelerde, retrospektifler, başarının nasıl elde edileceğini ve takdiri konusunda ekipten alınan dersleri toplamak için kullanılan en önemli uygulamadır. Retrospektifler, her yinelemeden sonra ve her projenin sonunda gerçekleştirilir. Geriye dönük bir inceleme yapmak, ekibi neyin iyi gittiğini ve neyin daha iyi yapılabileceğini gözden geçirmeye teşvik eder. Yapılan değerlendirme, ürün üzerindeki çalışmayı, aynı zamanda süreçleri, ekip dinamiklerini ve ekibin etkinliğini etkileyen diğer alanları içerir.

Retrospektifler sadece öğrenilen dersleri yakalamakla ilgili olmayıp ayrıca alınan derslerin nasıl toplanacağı ve ileriye doğru nasıl analiz edilip uygulanacağı ile ilgilidir. Bu çalışmaları çeviklik ruhuyla üretken bir şekilde yapmak için herkes dahil edilmeli ve katkılarına saygı duyulmalıdır. Retrospektifler, suçlama suçlama değil öğrenme ve büyüme fırsatlarıdır. Retrospektifin çıktısı, takip eden yinelemede ve ötesinde nasıl iyileştirme yapılacağına dair planlamadır. İyileştirmeleri belirlemek ve başarıyı elde etmek için retrospektifler kolaylaştırılmalıdır. Birden fazla alınan dersin içinden fırsatlar, önem ve aciliyete göre sıralanmalıdır. Belirlenen iyileştirmeleri takip eden yinelemelerde gerçekleştirmek için uygulaması yapılmalıdır.

Retrospektif Yürütme Yönergeleri

Geriye dönük inceleme yürütmek, geleceğe dönük iyileştirmeleri ve değişiklikleri ele almak için aşağıdaki adımlar izlenebilir;

  1. Proje Yöneticisi, ekibin ilhama veya fikre ihtiyacı olması ihtimaline karşı zihinsel olarak hazırlanmalı, kendi fikirleri veya odak alanlarıyla ilgili notlar hazırlamalıdır.
  2. Yazı tahtasına “Ne İyi Gitti” ve “Neler İyileştirilebilir” yazan iki büyük sayfa yerleştirilir.
  3. Katılımcılardan yinelemede iyi giden öğeleri belirlemeleri ve bunları ilk sayfaya eklemeleri istenmelidir.
  4. Geliştirilebilecek öğeleri belirlemeleri ve bunları ikinci sayfaya eklemeleri istenmelidir.
  5. Her katılımcının iyileştirmenin nedenini açıklaması istenmelidir.
  6. Proje yöneticisi iyileştirilmesi gereken ortak öğeleri belirlemeli ve işaretlemelidir.
  7. Bir sonraki yinelemede geliştirmek ve değer katmak için liste daraltılmalıdır.
  8. İyileştirme konusunda ekip ile fikir birliğine varılmalıdır.
  9. Ürün Sahibi ile görüştükten sonra yeni görevlerle Ürün İş Listesi güncellenmelidir.
  10. Değişiklikler uygulanmalıdır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

PMP Hazırlık – İşleri Yapmak – Alınan Dersler – 63

What Lessons Have We Learned in 2020?

Alınan Dersler

Proje sırasında kazanılan bilgi(ler), projenin sonraki aşamaları ve diğer projeler için faydalı olabilir. Bu bilgiler, Alınan Dersler olarak adlandırılır. Proje yaşam döngüsü boyunca meydana gelen hem olumlu hem de olumsuz deneyimler şeklinde olabilir.

“Tekerleği yeniden icat etmek” hem zaman alıcı hem de maliyetlidir. Neyin iyi gittiğini ve nelerin planlandığı gibi gerçekleşmediğini belgelemek için harcanan zaman ve çaba, gelecekte çok büyük faydalar sağlar.

Alınan Derslerle İlgili Önemli Noktalar

İdari(resmi) kapanışta, proje yöneticileri alınan derslerle ilgili aşağıdakileri dikkate almalıdırlar;

  • Zaman Çizelgesi Alınan Dersleri – Tüm zaman çizelgesi sorunlarını içerir. Zaman Çizelgesi veya kaynak kısıtlamalarıyla başa çıkmak için uygulanan yönetim stratejilerini içerirler. En iyi uygulamalar olarak uygulamaya yönelik faydalı yaklaşımları yakalar.
  • Çatışma Yönetimi Alınan Dersleri – Proje ekibi içindeki veya ekip ile müşteriler arasında ortaya çıkan sorunları içerir. Çatışmanın doğası ve kaynağı ile çatışmanın proje üzerindeki etkisine ilişkin belgelerdir. Yönetimin çatışmaya yanıt olarak nasıl müdahale ettiğini içermelidir.
  • Tedarikçiden Alınan Dersler – Yeni satıcı deneyimi ve performansı belgelenmeli ve satın alma departmanı ile paylaşılmalıdır.
  • Müşteriden Alınan Dersler – Müşteri zor ise, bu bilgiler satış ve hukuk departmanlarına iletilmeli ve Alınan Dersler kayıtlarında belgelenmelidir. Müşteri deneyimi olumluysa, gelecekteki satış veya birlikte çalışma potansiyeli belirtilmelidir.
  • Stratejik Alınan Dersler – Öğrenilen stratejik dersler, genellikle organizasyonun proje yönetimi metodolojisinin bazı yönlerini etkileyen veya bir şablonu, formu veya süreci önemli ölçüde iyileştiren derslerdir. Şu sorular ele alınır: Aynı kaynaklarla daha fazlasını yapmak ve işi daha erken teslim etmek için bu proje eserini(belge) yeniden kullanabilir miyiz?
  • Taktiksel Alınan Dersler – Öğrenilen taktik dersler şu sorulara cevap verirler: Bu tür bir projeyi tekrar yapacak olsaydınız, projeyi kusursuz bir şekilde yürütebilmek için neyi durdurmalı, başlatmalı ve devam ettirmeliyim? Bu tür alınan dersler, öneriler geliştirmeye, diğer departman yöneticileriyle önerileri birlikte gözden geçirmeye, uygulama planları geliştirmeye ve bunları uygulamaya odaklanır.
  • Alınan Derslerin Diğer Yönleri – Proje yöneticileri, kapsam, zaman çizelgesi, maliyet, kalite, müşteri memnuniyetini ve sorunlara yanıt olarak alınan her türlü düzeltici eylemi ve benimsenecek yeni uygulamaları dikkate almalıdır.

Denetim ve Bilgilendirme

Denetim, projenin yeterlilik, doğruluk, verimlilik, etkinlik, geçerli metodolojiler ve düzenlemelere uygunluğu dahil olmak üzere hedeflerinin ve başarılarının incelenmesidir.

Bilgilendirme, projenin olumlu ve olumsuz yönlerini, neyin işe yaradığını ve bir dahaki sefere neyin farklı şekilde yapılacağını tartışmanın daha az resmi, daha işbirlikçi bir yoludur.

Alınan Dersler Kayıtları

Projenin başlangıcında, mevcut projede kullanılabilmesi ve alınan dersler veritabanına girilebilmesi için proje sırasında öğrenilen bilgileri kaydetmek için Alınan Dersler Kayıtları(1) tutulmalıdır. Proje ilerledikçe, belirli güçlü yönlerin yanı sıra iyileştirme alanlarını belirlemeye yardımcı olmak için Alınan Dersler Kayıtlarına sürekli olarak bilgi eklenmesi gerekir. Alınan Dersler Kayıtları, kurumsal kültürüne veya gereksinimlere bağlı olarak resmi veya gayri resmi olabilir.

Alınan Dersler Kayıtları birçok biçimde olabilir. En basit yöntem, ekip üyelerinin gözlemlerini gerçek zamanlı olarak ekleyebilecekleri bir belgedir. Başka bir form, ekip üyelerinin gözlemlerini girebileceği konular (kapsam, zaman çizelgesi, maliyet, kalite vb.) için klasörler içeren ve kullanıcıların yorumlarını uygun kategorilere girmelerini sağlayan yapıdır.

Alınan Dersler, projenin sonunda derlenebilir. Proje kapanış toplantısında paylaşılabilir ve ileride başvurmak üzere arşivlenebilir.

Her proje için Alınan Dersler Kayıtları oluşturulur ve saklanır. Bu kayıtlar, mevcut ve gelecekteki proje ekipleri için Organizasyonel Süreç Varlıkları haline gelecektir. Yapılmış işler hakkında organizasyonun bilgi tabanından faydalanabilecek ve hataları tekrar etmekten kaçınabilecek ve aynı zamanda devam eden organizasyonel öğrenmeden yararlanabileceklerdir.

(1)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 104.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

PMP Hazırlık – Projeye Başlamak – Kapanışı Planlamak – 49

Project Closeout | INCOMA Engineering & Consultancy

Proje Kapanış Toplantıları

Proje Kapanış Toplantıları (1), bir proje veya fazın sonunda yapılan oturumlardır. Yapılan işin değerlendirilmesini ve alınan derslerin gözden geçirilmesini içerirler. Proje Kapanış Toplantıları paydaşları, ekip üyelerini, dış kaynakları ve müşterileri içerebilir. Genellikle resmi bir gündem takip edilir ve toplantı tutanağı hazırlanır. Tüm organizasyonlar veya projeler, kapanış toplantıları yapmayabilirler. Bazı kuruluşlar, kapanış toplantılarının tutanaklarının eksiksiz olarak tamamlanmasını, yönetim tarafından onaylanmasını ve belirli bir şekilde saklanmasını isterler. Çevik projelerde, proje kapatılırken geriye dönük bir toplantı gerçekleştirilir.

Kapanış Toplantısı Türleri

Bazı kuruluşlar, müşteriden resmi proje kabulünü alabilmek için resmi proje kapanış toplantısına ihtiyaç duyarken, diğerleri ek iş talep etmek için bir fırsat olarak kullanırlar. Bazı kuruluşlar, iç süreçlerin iyileştirilmesi vb. kurum içi amaçlar için kullanırlar. Örgütsel açıdan bakıldığında, iyi sonlar sonraki projelerde iyi başlangıçlara yol açarlar.

Retrospektif

Çevik projelerde proje kapanış toplantısına retrospektif denir. Ürün Sahibi ve kilit paydaşlarla yapılır. Geriye dönük bir inceleme yapmak, katılımcıları neyin iyi gittiğini ve neyin daha iyi yapılabileceğini gözden geçirmeye teşvik eder. Bu değerlendirme, ürün üzerindeki çalışmayı, aynı zamanda süreçleri, çevik ekibin içindeki ve dışındaki işbirliği düzeyini ve ürün teslimatının etkinliğini ele alır.

Proje veya Fazı Kapatma Yönergeleri

Gelecekteki projeler için değerli bilgilerin korunmasını sağlamak için projenin her fazı uygun şekilde kapatılmalıdır. Fazı veya projeyi uygun şekilde kapatmak için aşağıdaki yönergeler dikkate alınmalıdır;

  • Proje aktivitelerinin tamamlandığını doğrulamak için proje yönetim planını, kabul edilen çıktıları ve OPA’ları gözden geçirin. Bkz: Proje Yönetimi Planı Geliştirmek – 1Proje Yönetimi Planı Geliştirmek – 2Proje Yönetimi Planı Hazırlamak – 3Proje Yönetimi Planı Hazırlamak – 4
  • Bazı kuruluşlar ve uygulama alanlarında, bir projeyi veya fazı kapatırken faydalı olabilecek proje sonlandırma kontrol listesi bulunur. Bu liste ile idari kapanışın eksiksiz olduğunuzdan emin olursunuz.
  • Paydaş performanslarını değerlendirmek için performans ölçüm belgelerini, ürün belgelerini ve diğer ilgili proje kayıtlarını toplayın ve düzenleyin.
  • Proje ürünlerinin uyumluluk gereksinimlerini karşıladığını müşteriye onaylatın.
  • Proje kaynaklarını serbest bırakın.
  • Yeni becerileri ve artan yeterlilik düzeylerini yansıtmak için kaynak havuzu veritabanını güncelleyin.
  • Proje başarısını ve etkililiğini analiz edin ve alınan dersleri belgeleyin.
  • Alınan dersler raporunu ve nihai proje kapanış raporu hazırlayın.
  • Resmi proje kabulü alın. Fazın veya projenin resmi kabulünü almak için çıktıların tanımlanmış kabul kriterlerini karşıladığını müşteriye veya sponsora gösterin.
  • Proje belgelerini arşivleyin.
  • Projenin başarısını ekip ve diğer paydaşlarla kutlayın.

(1) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 127.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

PMP Hazırlık – Projeye Başlamak – Kapanışı Planlamak – 48

How to best manage project closure - Twproject: project management  software,resource management, time tracking, planning, Gantt, kanban

Proje/Faz Kapanışını Planlamak ve Yönetmek

Projeyi veya proje fazını kapatmak, projeyi veya fazı tamamlamanın son adımlarından biridir. Her proje benzersiz, tek seferlik olduğundan, projenin resmi olarak kapatılması gerekir. Bazı durumlarda, proje veya fazın resmi olarak kapanması yapılmadan, bir sonraki ilgili faaliyet, faz veya proje başlayamaz. Bu durum genellikle bir program içinde yönetilen birden çok proje olduğunda olur.

Bu konu, ECO’da aşağıdaki maddelere yöneliktir;

  • Projeyi veya aşamayı başarıyla kapatmak için gerekli kriterleri belirleyin. (EKO 2.17.1)
  • Geçiş planlama eserlerini(belgelerini) geliştirin.
  • Geçişe hazır olunduğunu doğrulayın (örneğin, operasyon ekibine veya sonraki aşamaya). (EKO 2.17.2)
  • Projeyi veya fazı kapatmak için aktiviteleri sonlandırın. (EKO 2.17.3)

Projeyi veya Fazı Kapatmak

Projeyi veya Fazı Kapatma süreci (1), proje, aşama veya sözleşme için tüm işlerin sonuçlandırılması sürecidir. Bu süreçte, tüm faturalar ödenir, sözleşmeler kapatılır, öğrenilen dersler tartışılır ve belgelenir, projenin tamamlanması ve kaynakların (insanlar, ekipman, tesisler ve para) yeni projeler veya proje fazları üzerinde çalışmak üzere serbest bırakılabilmesi için diğer tüm eksik noktalar kapatılır. Bu süreç, proje çalışmasının ve proje veya fazının resmi olarak sona erdiğini belirtmek için tüm proje yönetimi süreç gruplarındaki aktivitelerin sonuçlandırılmasıdır. Proje yöneticisi, tüm proje çalışmalarının tamamlandığını ve projenin hedeflerine ulaştığını doğrulamak için tüm proje bilgilerini gözden geçirir. Kapsam, zaman çizelgesi ve maliyet temel çizgileri doğrulamak için gözden geçirilir. Bir proje tamamlanmadan sonlandırılırsa, bu süreçte erken bitişin nedenleri analiz edilir ve belgelenir.

Kapanış sırasında birkaç önemli etkinlik gerçekleşir:

  • Planlanan çalışmalar tamamlanır.
  • Proje veya faz ile ilgili tüm bilgiler arşivlenir.
  • Proje kaynakları, diğer işleri sürdürmek için serbest bırakılır.

Proje veya Faz Kapanışı Kriterleri

Yalnızca başarılı projeler veya fazlar kapatılmaz. Aşağıdaki sebeplerden herhangi biri kapanmışa neden olabilir:

  • Proje veya faz, tamamlama hedeflerini başarıyla karşılamışsa.
  • Gereksinimler, yürütme sırasında projenin artık uygulanabilir olmayacağı şekilde değişmişse..
  • Gereksinimleri tamamlamak için artık yeterli finansman mevcut değilse.
  • Projenin başarıyla tamamlanmasını imkansız kılan önemli risklerle karşılaşılmışsa.
  • Kuruluşun artık proje çıktılarına ihtiyacı kalmamışsa.

Projeye olan ihtiyacı ortadan kaldıran dış faktörler ortaya çıkabilir;

  • Kanun veya yönetmeliklerde değişiklikler.
  • Kuruluşu etkileyen birleşme veya devralmalar.
  • Küresel veya ulusal ekonomik değişiklikler.

Tedariklerin Kapatılması

Bir tedarikin sözleşme şartları hem alıcı hem de satıcı tarafından karşılandığında tedarikler kapatılır. Bu süreç, projenin kapanışı sırasında değil, proje süresince gerçekleşir.

Tedarikleri Kapatmada Dikkat Edilmesi Gerekenler

Kabul

Proje çıktıları, belirli kabul kriterleri karşılandığında kabul edilmiş sayılır. Bu kriterler genellikle projenin başında belirlenen (ve projenin yaşam döngüsü boyunca değiştirilmiş olabilecek) gereksinimlerin bir kısmına veya tamamına atıfta bulunur. Kabul kriterlerini karşılayan çıktılar resmi olarak imzalanır, müşteri veya sponsor tarafından onaylanır.

Ödemeler

Tedarikçi veya satıcıya yapılan ödemeler, sözleşme şartlarına uygun olarak yapılır. Proje veya fazın bitiminde sözleşme kapatılmamışsa, ödeme büyük olasılıkla daha sonra yapılır.

Bilgi Birikimi Yönetimi

Proje veya faz kapanışı sırasında bilgi birikimi yönetimi, proje yaşam döngüsü boyunca derlenen alınan dersler kaydının tamamlanmasından oluşur. Bu belge daha sonra birden fazla projeden öğrenilen derslerin bir veri tabanı olan alınan dersler havuzuna eklenmelidir.

Proje Yönetiminde Bilgi ve Bilgi Birikimi Yönetimi

Geçiş Planlama Eserleri (Belgeleri)

Proje sonucunun, son kullanıcıların eline geçmeden önce, ürünün ve diğer çıktıların en iyi nasıl teslim edileceği ve geçişinin nasıl yapılacağı konusunda koordinasyon ve stratejiye ihtiyaç vardır. Çıktıları ve geçişlerini uygun şekilde planlamak son kullanıcı farkındalığını sağlar, çıktıların doğru kullanımını ve benimsenmesini artırır. Kabul ve kullanılabilirliği optimize etme, eğitim, dokümantasyon, iletişim ve destek gibi konuların ele alınması gerekir.

Geçiş Hazırlığı

Proje çıktılarını planlamadan sunmak değerini azaltabilir. Proje ekipleri, tüm paydaşların hazır olup olmadığını incelemeli ve onları teslim için hazırlamalıdırlar. Bu yaklaşım, son kullanıcıları, şirketi, fiziksel kaynakları ve hatta proje ekibini içerir.

Geçiş farkındalığı ve yapılacak hazırlığı, mevcut bir ürün veya hizmette yükseltme veya iyileştirme olduğu durumlarda kritik hale gelir. Önceki sürümden, yöntemden, yazılımdan, süreçten veya donanımdan projenizin çıktısına sorunsuz bir geçişe rehberlik etmek koordinasyon, planlama ve hazırlık gerektirir. Tüm tarafların hazır olup olmadığı değerlendirilmeli, ardından geçiş planları buna göre uygulanmalı, bir sonraki sürüm veya proje için alınan dersler belgelenmelidir.

Proje Yönetimine Geçişi Yönetmek

Alınan Dersler Kayıtları

Alınan Dersler kayırları proje süresince güncellenir. Hem proje ekibinin neyi iyi yaptığı hem de neyin iyileştirilmesi gerektiği dahil edilir. Proje kapatıldığında ve alınan dersler kayıtları tamamlandığında, gelecekteki proje ekiplerinin bu bilgiden yararlanabilmesi için kayıt içeriğinin alınan dersler havuzuna eklenmesi gerekir.

Alınan Derslerle İlgili Önemli Konular

İdari(resmi) kapanış sırasında, proje yöneticileri, alınan derslerle ilgili aşağıdakileri dikkate almalıdırlar,

  • Alınan zaman çizelgesi dersleri, ilgili tüm zaman çizelgesi sorunlarını içerir. Zaman çizelgesil veya kaynak kısıtlamalarıyla başa çıkmak için uygulanan yönetim stratejileri belgenmiiş olur.
  • Alınan çatışma yönetimi dersleri, ekip içinde veya ekip ile müşteriler arasında ortaya çıkan sorunları içerir. Çatışmanın doğası ve kaynağının yanı sıra çatışmanın proje üzerindeki etkisi görülebilir. Ayrıca yönetimin çatışmaya yanıt olarak nasıl müdahale ettiği belirtmelidir.
  • Satıcılardan alınan dersler, satıcı deneyimi ve performansı içerir.
  • Alınan müşteri dersleri, aşırı derecede ihtilaflı veya birlikte çalışılması mantıksız müşteriler vb. faydalı bilgileri içerebilir. Bu bilgiler satış ve hukuk departmanlarına iletilmeli ve ayrıca alınan dersler havuzunda saklanmalıdırlar.
  • Alınan stratejik dersler, genellikle organizasyonun proje yönetimi metodolojisinin bazı yönlerini etkileyen veya bir şablonu, belgeyi veya süreci önemli ölçüde iyileştiren derslerdir. Bunlar şu soruyu yanıtlarlar: Aynı kaynaklarla daha fazlasını yapmak ve/veya işi daha erken teslim etmek için proje eserini(belgesini) yeniden kullanabilir miyiz?
  • Alınan taktik dersler şu soruya cevap verir: Bu tür bir projeyi tekrar yapacak olsaydık, kusursuz bir şekilde gerçekleştirebilmek için neyi durdurmalı, başlatmalı ve devam etmeliyiz? Öneriler geliştirmeye, diğer departmanlardaki gelen önerileri gözden geçirmeye, uygulama planları geliştirmeye ve bu planları uygulamaya odaklanmayı sağlarlar.
  • Alınan derslerin diğer yönleri arasında kapsam, zaman çizelgesi, maliyet, kalite ve müşteri memnuniyeti ile sorunlara yanıt olarak alınan düzeltici eylemler yer almalıdır.

(1)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 104, 124.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

PMP Hazırlık – Projeye Başlamak – Tedarik – 46

For P2P Success, Close the Gaps Between AP and Procurement | Institute of Finance & Management

Tedariklerin Kapatılması (1)

Sözleşme gerekleri tamamlandıktan sonra alıcıdan satıcıya yazılı bildirim yapılarak tedarik kapatılır. Resmi onay genellikle sözleşmede ve Tedarik Yönetim Planında belirtilen hüküm ve koşullarda gerçekleşir. İhaleler, sözleşmeler yerine getirildikçe kapatılır. Her zaman projenin sonunda gerçekleşmeyebilir.

Tedariklerin kapatılması sürecinde aşağıdakiler gerçekleştirilir;

  • Tüm çıktıların alıcı tarafından kabul edilebilir olduğunun doğrulanması.
  • Tedarikçiye yapılan ödemelerin nihai olarak ödenmesi.
  • Tüm sözleşme kayıt ve belgelerinin arşivlenmesi.

Tedariklerin Kapatılmasına Yönelik Yönergeler

Tedariklerin kapatılmasına ilişkin yönergeler aşağıdaki gibidir;

  • Gerekli tüm ürün veya hizmetlerin satıcı tarafından gerçekleştirildiğinden emin olun.
  • Alıcı tarafından sağlanan tüm varlıkların veya bilgilerin iade edildiğinden emin olun.
  • Bekleyen tüm sözleşme sorunlarını çözün.
  • Tedarik sürecinin başarılarını ve başarısızlıklarını belirlemek ve satıcının performansını değerlendirmek için bir tedarik denetimi (2) gerçekleştirin.
  • Ödenmemiş faturaları ve ödemeleri gözden geçirin.
  • Sözleşme ile ilgili tüm belgeleri arşivleyin.
  • Satıcıya sözleşmenin tamamlandığına dair resmi yazılı bildirimde bulunun.
  • Tüm tedariklerin kapatıldığını paydaşlara iletin ve gerekiyorsa Organizasyonel Süreç Varlıklarını (OSV) güncelleyin.

Tedarikleri Kapatmada Dikkat Edilmesi Gerekenler

Tedarikleri ve Sözleşmeleri Yönetme Yönergeleri

Proje büyüklüğünden bağımsız olarak, proje yöneticisi, proje tedariklerini yönetmekten sorumludur. Deneyimli proje yöneticileri, kuruluşlarının tedarik, satın alma ve hukuk departmanlarının sözleşme yönetimi uzmanlığına başvurur. Etkili tedarik kontrolü, satıcı performansının sözleşme gerekliliklerini ve hedeflerini karşılamasını sağlar. Tedarikleri kontrol etmek için aşağıdaki yönergeleri izlenmelidir;

  • Tüm sözleşme ile ilgili yazışmaları saklayın.
  • Sözleşme değişiklik kontrol sistemi geliştirin ve uygulayın. Sistem, projenin entegre değişiklik kontrol sistemi ile uyumlu olmalı ve aşağıdakileri içermelidir:
    • Sözleşme değişikliği talebinde bulunmak için gerekli formlar ve evraklar.
    • Sözleşme performans izleme yöntemi.
    • Değişiklik taleplerini onaylama prosedürleri.
    • Sözleşme ile ilgili anlaşmazlıklarını inceleme ve çözme prosedürleri.
  • Her sözleşme değişikliği talebinin risk(ler)ini değerlendirin.
  • Tüm sözleşme değişikliklerini belgeleyin ve değişikliklerin etkilerini proje yönetimi planına ve alt planlarına entegre edin.
  • Satıcı için performans raporlama sistemi geliştirin ve uygulayın. Performans raporlama sistemi aşağıdakileri içermelidir:
    • Zaman ve maliyet temel çizgisi, kalite kriterleri.
    • Gerçekleşen zaman, maliyet ve kalite bilgileri.
    • Durum raporlaması, yerinde ziyaretler ve ürün incelemesi vb. sözleşme performansının izlenmesine yönelik prosedürler.
    • Teslim edilen mal veya hizmetlerin kabul edilme prosedürleri. Teslimatın tamamını kabul etme, teslimatın tamamını reddetme veya bir kısmını kabul etme seçeneklerini içerebilir.
  • Satıcıdan beklenen performans raporlama özelliklerini sözleşmede açıklayın.
  • Proje ilerlemesini izlemek için performans kilometre taşlarını ayarlayın.
    • Projenize bağlı olarak, kilometre taşları olarak kısmi teslimatlar, ürünün seçilen bölümlerinin tamamlanması veya bitmiş ürünün ön versiyonları olabilir.
    • Kilometre taşlarının önceden belirlendiğinden ve satıcı ile üzerinde anlaşmaya varıldığından emin olun.
    • Her kilometre taşı için bir son tarih, kalite ve tamlık konusunda satıcı ile uzlaşın.
  • İş başka bir lokasyonda gerçekleştiriliyorsa, satıcının işinin nasıl ilerlediğini belirlemek için yerinde ziyaretler yapın.
    • Yerinde ziyaretlerin maliyetine duyarlı olun.
    • Ziyaretleri önceden planlayın, her ziyaret için gündem belirleyin ve yalnızca gereken süreyi kullanın.
  • Sözleşmeye ve projenin ödeme sistemine uygun olarak onaylanmış faturaları ödenmeleri için ilgili departmana gönderin.

Tedariklerin Yürütülmesindeki Kritik Noktalar

(1)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 499.

(2)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 498.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Projelerin Finansal Kapanışı

Finansal kapanış, projeyle ilgili tüm finansal işlemleri tamamlama, finansal hesapların sonlandırılması ve kapatılması, proje varlıklarını elden çıkarma ve kaynakları serbest bırakma işlemidir.

Finansal kapanış, projenin kapatılması ve uygulama sonrası gözden geçirmenin ön koşuldur.

Bir proje tüm finansal işlemler tamamlanıncaya kadar kapatılamaz.

Mali kapatma, uygulama sonrası incelemenin bir parçası olarak ele alınmalıdır. Bütçelenmiş maliyetlerle karşılaştırmak için nihai proje maliyetlerini belirlemek gerekir.

Dikkat edilmesi gerekenler;

  • Proje ekibine ve tüm ilgili paydaşlara finansal kapanış tarihi duyurulmalıdır.
  • Tüm satıcı ve danışmanlara yapılan ödemelere ilişkin, proje çalışma bildirimindeki tüm kabul kriterlerinin yerine getirildiğini doğrulayın.
  • Hesap kayılarında yapılan “Nihai Ödeme” leri not edin.
  • Ödenmemiş faturaların veya tamamlanmamış finansal yükümlülüklerin olup olmadığını doğrulayın.
  • Yasal prosedürlere göre finansal hesapların kapatıldığından emin olun.
  • Finansa kayıtların doğru bir şekilde saklandığından emin olun.
  • Finansal raporlama için gerekli verilerin doğruluğunu kontrol edin.
  • Proje Yönetimi Ofisine (varsa), proje ile ilgili finansal gerekliliklerin yerine getirildiğini bildirin.
  • Rezerv olarak tutulan fonları serbest bırakın.
  • Mali kayıtlar ile ilgili prosedürleri gözden geçirin ve tamalanmasına destek olun.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Anlaşmalar (Agreements)

Anlaşmalar, projenin ilk amaçlarını tanımlayan herhangi bir doküman veya iletişim olarak tanımlanır. Sözleşme, mutabakat zaptı (MOU), anlaşma mektupları, sözlü anlaşmalar, eposta vb. şeklinde olabilir.

Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesinin geliştirilmesi sürecinde projenin ilk amaçlarını belirlemek amacıyla kullanılır. Sözleşme, ortak niyet bildirgesi, hizmet seviyesi anlaşması, anlaşma mektubu, niyet mektubu, sözlü anlaşma, e-posta ya da başka yazılı anlaşmalar şeklinde olabilir. Genel olarak, harici bir müşteri için yapılan projelerde sözleşme kullanılır.

Proje İşlerinin İzlenmesi ve Kontrolü sürecinde işi yapan dış kaynaksa,  Proje Yöneticisi anlaşma doğrultusunda ilerlenmesini güvence altına almaya çalışır.

Proje ya da Faz Kapanışı sürecinde Tedarik Yönetimi Planında da yer alan ve anlaşma ile belirlenmiş resmi faz ya da proje kapanış kurallarını içerdiği için ihtiyaç duyulur. Büyük ve karmaşık projelerde birden fazla anlaşma olabilir.

Gereksinimlerin Toplanması sürecinde proje ve ürün gereksinimlerini içerdiği için kullanılır.

Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi sürecinde tedarikçilerin taahhüt ettikleri zaman çizelgelerine erişebilmek için gereklidir.

Bütçenin Belirlenmesi sürecinde anlaşmalar, satın alınmış veya alınacak ürünler, hizmetler veya sonuçlarla ilgili geçerli anlaşma bilgileri ve maliyetler için gereklidir.

Kalitenin Kontrolü sürecinde proje Belgeleri altında anlaşmalar girdi olarak kabul edilir. Aynı sürecin çıktısı olarak anlaşmaların güncellenebileceği belirtilmektedir.

Kaynakların Kontrolü sürecinde özellikle dış kaynaklara yönelik olarak yeni ve planlanmamış kaynak ihtiyaçlarının karşılanması veya mevcut kaynaklardan dolayı ortaya çıkabilecek problemlerde ne yapılacağına yönelik prosedürleri içerdiği için girdi olarak kullanılır.

Risklerin Tanımlanması sürecinde eğer dışarıdan kaynak tedariği söz konusuysa kilometre taşı tarihleri, sözleşme tipi, onay kriterleri, ödül ve cezaları içeren anlaşma içerikkeri girdi olarak kullanılır.

Proje tedarik yönetimi süreçleri, alıcı ile satıcı arasında hukuki belgeler olan sözleşmeler de dahil anlaşmaları kapsar Sözleşme, satıcıya, değeri olan bir şeyi (örneğin, belirlenmiş ürünleri, hizmetleri ya da sonuçları) temin etme, alıcıya da para ya da başka değerlerle ödeme yapma yükümlülüğü getiren, karşılıklı olarak bağlayıcı bir anlaşmadır. Anlaşma basit ya da karmaşık olabilir.

Tedarik sözleşmeleri, alıcının ve satıcının yerine getirmesi gereken şartları içerir. Tüm tedariklerin projeye özel ihtiyaçları karşılamasını ve aynı zamanda organizasyonun tedarik politikalarına uygun olmasını sağlamak, proje yönetim ekibinin sorumluluğundadır.

Uygulama alanına bağlı olarak sözleşme yerine, anlaşma, kontrat, mukavele, alt sözleşme ya da satın alma emri terimleri kullanılabilir.

Tüm proje belgeleri belli şekillerde gözden geçirme ve onaylara tabi olmakla birlikte, sözleşmeler veya anlaşmalar yasal olarak bağlayıcı olmalarından dolayı , genellikle daha kapsamlı onay süreçlerine tabidirler.

Tedariklerin yürütülmesi sürecinin çıktısı olarak Anlaşma  belgelerinin başlıca içeriği aşağıdaki gibidir;

  • Çalışma bildirimi ya da teslimatlar,
  • Zaman çizelgesi ve kilometre taşları,
  • Performans raporlama,
  • Fiyatlandırma ve Ödeme koşulları,
  • Tetkik, kalite ve onay kriterleri,
  • Garanti ve Ürün Desteği,
  • Cezalar ve Teşvikler,
  • Sigorta ve teminat mektupları ,
  • Alt yüklenici onayları ,
  • Genel kural ve koşullar,
  • Değişiklik taleplerinin nasıl ele alınacağı ve
  • Fesih ve alternatif ihtilaf çözümü mekanizmaları.

Tedariklerin Kontrolü sürecinde anlaşmalar, taraflar arasındaki şartlardır ve her bir tarafın görevleriyle ilgili şartları içerir. Anlaşmanın içerdiği değişiklik kontrolü hükümleri uyarınca, sözleşme kapanışından önceki herhangi bir tarihte karşılıklı rızayla değiştirilebilir. Bu değişiklikler genellikle yazılı hale getirilir.

Paydaşların Tanımlanması sürecinde anlaşmanın taraflarını ve ihtiyaç duyulabilecek ek paydaşları belirleyebilmek için anlaşmalara ihtiyaç duyulur.

Paydaş Katılımını Sağlama Planlama sürecinde, dış kaynakların ve satıcıların etkin katılımını sağlamak için yapılacak planlama için şirketin satın alma departmanı ile koordine bir şekilde çalışılması gerekir. Bu sağlamak için anlaşmalara ihtiyaç duyulur.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

 

Paylaşın:

Proje İptal Edilirse Ne Yapmalı?

Her proje planlandığı gibi gitmez. Beklenen faydaların sağlanamayacağının anlaşılması vb. durumlarda iptal edilebilirler. İptal edilen projeler, sonraki projeler için önemli deneyim kaynaklarıdır.

Nelerin yapılması gerekir;

  • İptal edilene kadar ki dönemde gerçekleştirilenleri, başarılanları yazılı hale getirin.
  • İptal durumunda bile Proje Kapanış raporunuzu hazırlayın.
  • İptalin sebeplerini mümkünse sayısal verilerle yazılı hale getirin.
  • Proje sürecince çıkardığınız dersleri paylaşın. Gelecekteki projelerde dikkat edilmesi gereken hususları belirtin.
  • Proje ile ilgili tüm belgeleri arşivleyin.
  • Çözülmemiş problem kalmamasına dikkat edin. Son bir toplantı ile açık kalmış konuları değerlendirin ve tamamlama konusunda planınız yapın, sorumlulukları belirleyin.
  • Proje ekip üyeleri ile birebir görüşmeler yaparak teşekkür edin. Proje süresince gösterdikleri çaba ve başarıları yazılı hale getirin, yöneticileri ile paylaşın.
  • Proje ekibi ve diğer paydaşların gelecekteki projelerde dikkat edilmesi gerekenler konusunda görüşlerini alın.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Varyans Analizi

Varyans (Variance), bilinen bir temel çizgi veya beklenen değerden sayısal sapma, ayrılma veya uzaklaşma, Varyans Analizi (Variance Analysis) ise temel çizgi ve mevcut performans arasındaki farklılık derecesi ve nedenini belirleme tekniği olarak tanımlanmaktadır.

Projelerde aşağıdaki süreçlerde kullanılabilir;

  • Proje İşlerinin İzlenmesi ve Kontrolü, Faz ya da Proje Kapanışı süreçlerinde planlanan ve gerçekleşen performansın gözden geçirilmesinde kullanılır. Bu açıdan bakıldığında süre ve maliyet tahminleri, kaynak dağılımı ve oranları, teknik performans gibi örnekler verilebilir. Proje işlerinin izlenmesi ve kontrolü sürecinde maliyet, zaman, kaynak ve teknik değişkenlerinin entegre bir şekilde tüm proje üzerinden varyansları izlenebilmektedir. Bu sayede önleyici ve düzeltici eylemler planlanıp, uygulanabilmektedir.  
  • Kapsamın Kontrolü sürecinde planlanan kapsam ile gerçekleşen kapsam arasındaki farka bakılarak önleyici ya da düzeltici eyleme gerek olup olmadığı belirlenir.
  • Zaman Çizelgesinin Kontrolü sürecinde planlanan ve gerçekleşen başlangıç ve bitiş tarihlerini, süreleri ve bollukları Varyans Analizi ile değerlendirebiliriz. Temel çizgiye göre sapmaların nedeni ve büyüklüğü gelecekteki işlerin tamamalanabilmesi, önleyici-düzeltici eylemlerin ne olması gerektiği gibi konular açısından önemlidir. Örneğin kritik yolda olmayan bir aktivitenin sapması proje süresini etkilemeyebilir. Varyans analizi sonucunda değişiklik talepleri oluşabileceği unutulmamalıdır.
  • Maliyetlerin Kontrolü sürecinde uzman görüşü ve Kazanılmış Değer analizinde kullanılır. Aktivitelerin planlanan maliyeti ile gerçekleşen maliyeti karşılaştırılır. Sapmanın nedenleri ve büyüklüğü değerlendirilir.  

Varyans analizinin yapıldığı projeler için;

  • Satınalma Fiyatı Varyansı – Ürüne yapılan ödeme ile ürün fiyatı arasındaki fark
  • Çalışan Oranı Varyansı – Planlanan efor maliyeti ile gerçekleşen efor maliyeti arasındaki fark
  • Genel Gider Varyansı – Planlanan ve gerçekleşen genel giderler arasındaki fark
  • Sabit Maliyet Varyansı – Planlanan ve gerçekleşen sabit maliyetler arasındaki fark
  • Malzeme Miktarı Varyansı – Planlana ve Gerçekleşen Malzeme miktarı arasındaki fark.
  • Personel Verimlilik Varyansı – Standart performans ölçütlerine göre gerçekleşenlerin karşılaştırılması örnek olarak verilebilir.

Varyans Analizinin etkin yapılabilmesi eğilimlerin incelenmesi ile mümkündür. Sapma bir eğilim gösteriyorsa (artma ya da azalma) gerekli önlemler alınması kolaylaşacaktır. Tekil ya da sürpriz sapmalar ayrıca ele alınmalıdır.

Varyans analizinde sapmayı doğru belirlemek için karşılaştırılan değişkenlerin aynı parametreyi (gün, saat vb.) ve zaman dilimini (Ocak, Şubat vb.) içermesine dikkat edilmelidir.

Proje Yönetimi Ekibi kapsam, zaman ve maliyet sapmalarına odaklanmalı, sapmanın sebepleri farklı ise ayrı ayrı, ortak ise bir bütün olarak üzerine gitmelidirler.

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Regresyon Analizi


Proje ve/veya Fazın Kapanışı aşamasında proje çıktılarına etki eden farklı proje değişkenleri, gelecekteki proje performansı geliştirmesi amacıyla Regresyon Analizi ile değerlendirilebilir.

Proje Yöneticilerinin proje sürecinde elde ettikleri bilgileri değerlendirmeleri önemlidir. Mevcut ortam ve proje değişkenleri gelecekteki proje çıktılarına ilişkin öngörüler yapılabilmesini sağlar. Bu amaçla kullanılan araçlardan birisi Regresyon Analizidir.

Regresyon analizi, aralarında sebep-sonuç ilişkisi bulunan iki veya daha fazla değişken arasındaki ilişkiyi belirlemek ve bu ilişkiyi kullanarak o konu ile ilgili tahminler (estimation) ya da kestirimler (prediction) yapabilmek amacıyla yapılır.

İki ya da daha çok değişken arasında ilişki olup olmadığını, ilişki varsa yönünü ve gücünü inceleyen “korelasyon analizi” ile değişkenlerden birisi belirli bir birim değiştiğinde diğerinin nasıl bir değişim gösterdiğini inceleyen “regresyon analizi” Proje yönetiminde kullanılan istatistiksel yöntemlerdir.

İki değişken arasındaki ilişkiyi Proje Yöneticisi bir grafik üzerinde görebilir. (Bakınız: Proje Kalite Yönetiminde Dağılım Şemaları)  

Güçlü bir ilişki olması gelecekte dikkat edilmesi gerektiğini gösterir, doğru kararlar alınmasını sağlar. Örneğin gereksinimlerin net olması ile projenin zamanında tamamlanması, değişikliklerin az olması ile projenin az gecikmesi arasındaki ilişki vb.

Paylaşın: