Şirket içi politik ortam, hangi projeye fon ayırılacağı ve öncelik verileceği konusunda belirleyicidir. Projelerin nasıl onaylanacağı ve stratejik uyumu, matematiksel modellerle ele alınmadığında sorunlar çıkmaya başlar. Yönetim kademesinde güçlü olanların dedikleri mantıklı ve olması gerekenlerin önüne geçmeye başlar.

Bu durum birden fazla projenin aynı anda gerçekleştirildiği organizasyonlarda çatışmalara yol açar. Her departman projeye farklı öncelik vermeye, projeler arasındaki bağlantılar önemsenmemeye ve ortak kaynak kullanımlarında problemler yaşanmaya başlar.

Yönetim seviyesinde rekabet ortamının ortaya çıkması, herkesin en iyi kaynakları kendi tarafında çekmeye çalışması tüm projelerin zarar görmesine sebep olur.

Kaynak paylaşımı, kaynakların aynı anda birden fazla isle uğraşmaları demektir. Bir işi bırakıp diğerine geçmeleri gerekir. Şirket önceliklerinini net olmadığı durumlarda kaynaklar bir o yana bir bu yana gitmek zorunda kalırlar. Gecikmeler ve maliyet aşımları kaçınılmaz hale gelir.

Güçlü yönetici sayesinde öncelik alabilen projeler şirkete beklenen faydayı sağlamadıklarında çalışanlar doğrudan etkilenirler. Kazanamayan şirket maliyetleri düşürmek vb. sebeplerle işten çıkarmalara başvurabilir. Çalışanlara fazla iş yükü bindiğinde motivasyonlarını kaybedebilir, kendileri işten ayrılmayı tercih edebilirler.

Birden fazla projeyi başarmaya çalışan şirketlerin portföy yönetimi ilk eve prensiplerini öğrenmeleri ve uygulamaları şarttır. Aklın yolu bir uygulamalar kısa vadeli çözümler getirebilir ama iyi deneyimlerin öğrenilmesi, uzun vadeli düşünülmesi gerekir.

Öncelikle Stratejik Plan hazırlanmalı, portföy ve bileşenleri bu plana uygun olarak seçilmeli ve yönetilmelidir. Projelerin seçilmesi ve onaylanması matematiksel yöntemlerle gerçekleştirilmelidir. Oluşturulan portföy düzenli olarak gözden geçirilmeli ve optimize edilmelidir.

Yönetimin her kademesi, bir parçası olduğu Stratejik Plana uygun hareket etmenin, politik gücünü beslemekten daha önemli olduğunun farkında varmalıdır. Kaynakların şirkete en çok yarar sağlayacak projelere optimum dağılımı sağlanmalı, herkesin kurumsal hedefler doğrultusunda hizalanması sağlanmalıdır.

Proje Portföy YönetimiSavaş Şakar, Proje Yönetimi Danışmanı - Project Management ConsultantPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.₺46.99₺36.99 3.6 (7 ratings)127 lectures, 8 hours

Şirketlerde genellikle, stratejik planlama, üst yönetim tarafından yapılırken, uygulama Fonksiyonel Yöneticilere bırakılır. Verilen kısıtlar altında Fonksiyonel Yöneticiler daha detaylı stratejileri geliştirirler ve hedeflerini belirlerler.

Fonksiyonel Departmanlar arasındaki hiyerarşi ya da farklılıklar problemlerin artmasına sebep olur. Şirket stratejiden uzaklaşabilir, önceliklerin net olmaması işlerin aksamasına sebep olur.

Böyle bir durumda olup olmadığınızı gösteren bazı işaretler vardır;

• Fonksiyonel Yöneticiler arasında çatışmalar ve güven eksikliği,
• Öncelikleri belirlemek ve düzenlemek için tekrar eden ve sık sık yapılan toplantılar,
• Sürekli öncelikler değiştiği için projeden projeye sürekli geçiş yapan insanlar var ise,
• Çalışanlar hangi projenin öncelikli olduğu konusunda farklı üşüncelere sahiplerse,
• Çalışanlar birden fazla proje çalışıp, kendilerini güvende hissetmiyorlarsa,
• Uygun kaynak bulunamıyorsa.

Şirket, stratejileri ile gerçekleştirdiği projeler arasında güçlü bir bağ kurmalıdır. Özellikle üst yönetim ve fonksiyonel yöneticiler arasında stratejiler ve öncelikler konusunda bir hizalanma şarttır.  Bu hizalanmayı sağlamanın yolu Portföy Yönetiminden geçer.

Portföy Yönetimi aşağıdaki hataların yapılmamasına odaklanır;

• Üst Yönetimin, önceliklerini belirlemeden X sayıda projeyi yapılması için seçmesi
• Fonksiyonel Yöneticilerin istedikleri projeleri seçip yapmaya çalışmaları,
• Bir fonksiyonel departmanın 1. öncelikli projesinin diğer departmanın 10. sırasında yer alması

Eğer yukarıdaki hatalar yapılırsa strateji gerçekleştirilemez.

Proje Portföy YönetimiSavaş Şakar, Proje Yönetimi Danışmanı - Project Management ConsultantPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.₺46.99₺36.99 3.6 (7 ratings)127 lectures, 8 hours

Proje ofislerinin başarısız olmasının sebebi, kurumların gereken değişim ve dönüşüme hazırlanmamalarıdır. Kurumlar, Proje ofisinin faydalarından haberdar olmadıklarında ve neyi, nasıl iyiye değiştireceğini anlamadıklarında problemler başlıyor.

Hiç bir değişim veya dönüşüm küçümsenmemelidir. Yeni oluşumların yetki ve sorumluluk alanını belirlerken tüm hassasiyetleri dikkate almanız gerekir.

Unutulmaması gereken uzun bir yolculuğa çıkıldığı, zamanla olgunlaşacak bir yapının kurulduğudur.

Benim önerim öncelikle kurumda yaşanan proje problemlerine ve sıkıntılara odaklanmanızdır. Proje Ofisi proje dertlerine deva olmanın yollarını aramalı ve çözüm getirebilmelidir. Getireceği çözümlerin diğer birimlerce kabul görmesi, hangi süreci nasıl yöneteceğini, neden o şekilde yapılmasının önemli ve faydalı olduğunu açıklayabilmelidir.

Yapılması ve doğru aktarılması şart olanlar;

• Stratejik Odaklama: Projelerin stratejik hedefler doğrultusunda seçilebilmesi ve beklenen sonuçların gerçekleşenlerle karşılaştırılarak stratejilere katkının izlenmesi.
• Kaynak Kullanımı: Projelerde kullanılan kaynakların dağılımını ve olası darboğazları gözlemlemek, erken uyarı sistemleri geliştirmek, yanlış planlamayı önlemek.
• Proje Rolleri: Projelerde yer alanların yetki ve sorumluluk alanlarındaki belirsizlikleri gidermek ve proje yöneticilerine destek olacak prosedür ve politikaların geliştirilmesi.
• Metodoloji: Farklı proje tiplerine göre sistemli bir çalışma süreci oluşturmak, metodoloji ve gerektirdiği dokümantasyonu hazırlamak gerekli eğitimleri vermek, yönlendirmeleri yapmak
• Proje Yönetimi aracı: Tüm proje yöneticileri için ortak bir dil ve platform geliştirmek, kullanılmasını sağlamak
• Proje Deposu: Her projenin yazılı kayıtlarının saklanması ve kontrol altında tutulması, gerektiğinde erişilebilmesinin sağlanması.
• Şeffaflık: Yürüyen projelere ilişkin anlık bilgilere erişimin sağlanması.

Tüm bunları gerçekleştirecek bir Proje Ofisinin kurulması planlanmalıdır. Hangi bilgilerin elde edilebileceği, süreçlerin tanımlanması, dokümantasyon vb. yapılacak tüm çalışmalar bir plan dahilinde yapılmalıdır.

Proje Ofisinin en basit ve kabul edilebilir düzeyde işe başlaması ve sonrasındaki gelişim adımlarını hayata geçirmesi gerekir.

Proje Ofisinin “değer katan” bir yapıda olması, “maliyet merkezi” olarak algılanmaması çok önemlidir.

1994’den beri içinde olduğum Proje Yönetimi, çalışanlar ve yönetimler tarafından  istenilen ve uygulanmaya çalışılan bir konu oldu. Geriye dönüp baktığımda Proje Yönetimi olmadan buraya kadar gelmiş isek böyle devam edebiliriz düşüncesi çok yaygındı. Artık ayağı yere basanların sayısı çoğaldı.

Geçmişte, Proje Yönetimi’ne ilişkin birçok girişim başarısızlıkla sonuçlanmıştı. Şirketlerde Proje Ofisleri ya da Proje yönetimi ile ilgilenenler genellikle mühendislerdi. Her işte olduğu gibi başarıyı tek bir branşın işi gibi görür ve sahiplenmesine bırakırsanız başarısız olması çok doğaldır.

Başarısız olan Proje Ofisleri özellikle kurulum ve şirket içinde yapılanma aşamasında bazı hatalar yapıyorlar(dı). Örneğin kurulma amaçları proje koordinasyonu iken iş takipçiliğine, projeleri sadece izlemekten ve üst yönetime raporlamaktan sorumlu ara birimlere dönüşebiliyorlar(dı).

Proje ofisleri, şirketlerin stratejik planlarının hayata geçirilmesinde rol oynayacak şekilde profesyonel ve yetkin olmalıdırlar. Profesyonel proje yöneticilerinin birleşme noktası, bilgi ve birikimin şirketin geleceği için toplandığı merkezler olmalıdır.

Proje Yönetimini öğrendikten sonra Proje Ofisini kurmak daha doğru olmasına rağmen kurulduktan sonra eğitimler alınmaktaydı ve hala devam ediyor. Eğitimler, nasıl bir proje ofisi olmalı sorusunun yanıtını bulmakta kritik öneme sahiptirler.

Proje ve programlarda sıkıntılar yaşanıyor, bir bütün halinde yönetilmek ve izlenmek isteniyorsa değişim ve dönüşüm çalışmaları hemen başlamalıdır. Şirket vizyon ve misyonunda proje yönetimine yer vermeli, Proje Ofisi yerine “Proje Başarı Merkezi” vb. gibi bir isimle ilk adım atılmalıdır.

Eğer projeler giderek artmakta, zaman ve maliyet aşımları yaşanmakta ise bir süre sonra proje ofisi işlerin düzene girmesi açısından bir zaruriyet haline gelmektedir. Fakat Proje Ofislerinin “sihirli bir değnek” değil ona inanan çalışanlarca yürütülen bir gemi olduğu unutulmamalıdır. Özellikle üst yönetimin içten desteklemesi, sorumluluk-yetki dengesini proje ofisinin profesyonel yapısına göre dengelemesi ve özellikle şirket çalışanlarının proje ofisinin varlığına inanmaları, verecekleri destek açısından çok önemli olmaktadır.

Proje Ofisleri, projelere üst yönetimin gözüyle bakar, şirketin stratejik hedeflerine uygunluğu sağlarlar. Proje Ofisi, kendi varlığı ile birlikte şirket içerisinde belirli bir dönemde nelerin değiştiğini veya değişeceğini açıklayabilmelidir.

Proje Ofisi, şirket vizyonunu destekleyecek ve gerçekleştirecek şekilde yapılandırılmalıdır. Şirketin proje koordinasyonu sıkıntılarına çare olmalı, önceki döneme göre daha iyi gelişmelerin olmasını sağlıyor olması gerekir.