Kategori arşivi: Risk Yönetimi

Projelerde Çözüm Üretmek

Projelerde, problemler ortaya çıkar. Proje Yöneticisi bazı problemleri çözmede zorlanırken bazen Arşimet’in hikayesindeki* gibi birden çözümü fark edebilir.

Projelerde zor bir problemle karşılaştığımızda içimize doğan ya da fark ettiklerimiz çözümün anahtarı olabilir. Proje Yöneticileri, çözüm bulabilmek için tüm proje ekibini probleme odaklamayı ya da tam tersi ekibi problemden uzaklaştırarak ve özgür bırakarak, çözümün daha rahat görülmesini sağlayabilirler;

  • Problemlerin çözümleri çoğu zaman biz görene kadar gözümün önündedir. Problem ile ilgili edindiğiniz bilgileri, farklı bakış açılarıyla, değerlendirmeye çalışın.
  • Saçma olduğunu düşündüğünüz çözümleri tekrar ele alın. Çoğu çözüm konuyla ilgisizlik kılıfıyla kamufle olmuştur.
  • Geçmiş deneyim ve bilginiz ile çözemediğiniz problemlerde tamamen farklı bakış açılarına, yöntemlere ulaşmaya çalışın. Farklı şeyleri denemekten, hata yapmaktan korkmayın.
  • Çözmeyi tek amacınız haline getirmeyin. Aşağıdaki hikayede çözümün hamamda bulunma sebebinin problemin oraya taşınmaması olduğunu unutmayın.

* Rivayetlere göre; Syracuse kralı Hiero, bir savaştan zaferle ayrıldıktan sonra halkı için tapınak yaptırmaya karar verir. Bu tapınakta ayrıca bir kez daha krallığını ilan edeceğinden altın defne yapraklarından oluşan bir taç yaptırmak ister. Bu isteğini yerine getirmesi için tuttuğu bir altın ustasını tacı yapması için görevlendirir ve ustaya bunun için gerekli miktarda altın verir. Fakat birkaç gün sonra, altın ustasının tacı saf altından yapmadığından şüphelenmeye başlar. Bunu öğrenmek için ise kuzeni Arşimet’i görevlendirir.

Yaşadığı dönemde ünlü bir matematikçi, fizikçi ve mühendis olan Arşimet, kralın problemini çözmek için gece gündüz düşünmeye başlar. Günlük banyosunu yapmak için gittiği hamamda, hala altın tacın akıbetini düşünürken, kendini küvetin içine bırakır. Bu sırada dışarıya suyun taştığını gören Arşimet, neden bunun olduğunu anlamaz ve kendini biraz daha suya batırır. Daha çok suyun dışarı taştığını fark eden Arşimet, Kral Hiero’nun problemini çözdüğünü anlamıştır. Bu sırada Yunanca ‘Buldum’ anlamına gelen ‘Evreka’ diyerek hamamdan dışarı koşmaya başlar.

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Proje Yönetiminde SWOT Analizi

SWOT Analizi (SWOT Analysis), organizasyon veya projenin güçlü yönlerinin, zayıflıklarının, fırsatların ve tehditlerin analizi için kullanılan bilgi toplama tekniğidir.

Adını, Streghts (Güçlü Yönler), Weaknesses (Zayıf Yönler), Opportunities (Fırsatlar) ve Threats (Tehditler) kelimelerinin baş harflerinden alır.

PMI, PMBOK® Guide 6’da Risklerin Tanımlanması sürecinde analiz, organizasyonun güçlü ve zayıf yönlerinin belirlenmesiyle başlar ve genellikle projeye, organizasyona ya da onun iş alanına odaklanır.

SWOT analizi, proje için organizasyonun güçlü yönlerinden kaynaklanan fırsatları ve organizasyonun zayıf yönlerinden kaynaklanan tehditleri belirler. Organizasyonun güçlü yönlerinin tehditleri ne ölçüde dengelediği ve zayıf yönlerle başa çıkmada kullanılabilecek fırsatlar incelenir.

SWOT Analizi temel olarak, tehditlerin ortadan kaldırılması ve fırsatların değerlendirilebilmesi amacını güder. Aktivitelerin ulaşabilecekleri potansiyele, ilgili risklerin olumsuz etkilerini azaltmak ya da ortadan kaldırmakla ulaşılabileceği düşüncesine dayanır. Güçlü yönlerin ve fırsatların zayıf yönlere ve tehditlere yönetilebilmesini sağlamaya çalışır.

SWOT Analizi, genellikle proje başında yapılmakla beraber, yaşanan problemler sebebiyle proje hedeflerinden uzaklaşmaya başlamışsa tekrar edilir. Örneğin projede bir değişiklik oluştuğunda yaratacağı riskler ve nasıl ele alınacağını belirlemek için yapılabilir.

SWOT Analizi, Proje Yöneticisinin sorumluluğundadır ve hedef net olarak belirlenip ilgili paydaşlarla paylaşılmalıdır. Proje başında yapılan analizlerde ilgili paydaşların katılımıyla proje ve riskler bir bütün olarak ele alınır. SWOT Analizi sonrasında planlama başlar.

SWOT Analizine bazı sorularla başlamak yerinde olacaktır. Örnek olarak aşağıdaki soruları inceleyebilirsiniz;

Güçlü Yönler

  • Şirkette gerekli netelikte kaynaklarımız var mıdır?
  • Projeye bir bütçe atanmış mıdır?
  • Projenin gerçekleştirilmesi ile ortaya çıkacak faydalar nelerdir?
  • Proje yeni teknoloji, altyapı, ekipman vb. gerektiriyor mu?
  • Benzeri proje tecrübemiz var mı?

Zayıf Yönler

  • Gerçekçi maliyet ve süre tahminleri için yeterli ve kaliteli veri var mıdır?
  • Proje bütçesini karşılayabilecek finansal gücümüz var mıdır?
  • Önümüzde engeller var mıdır?
  • Dış kaynak ihtiyacımız var mı?
  • Gereksinimler ya da talep gerçekçi mi?

Fırsatlar

  • Projenin yaratacağı avantajın boyutu nedir?
  • Rakiplerimizin zayıflıkları var mı?
  • Sektör eğilimleri ne yöndedir?
  • Yeni teknoloji, ürün vb. geliştirme fırsatı var mıdır?

Tehditler

  • Rakipler kolayca kopyalayabilir mi?
  • Gerekli kaynakları bulmak veya değiştirmek zor mu?
  • Bilmediğimiz alanlara giriyor muyuz?
  • Projeyi olumsuz etkileyebilecek iç ve dış etkenler nedir?

Bu soruların şirket veya proje özelinde geliştirilmesi gerektiği unutulmamalıdır.

SWOT’un avantajları

  • İleriye doğrudur ve sadece harcadığınız zamana mal olur.
  • Şirketin güçlü yönleri ile tehditleri ortadan kaldırmaya yönelik yeni fikirler çıkmasını sağlar.
  • Tehditler konusunda farkındalık yaratır, hazırlık imkanı verir.

SWOT’un Dezavantajları

  • Hedefleri başarmak için gerekli fırsatlar veya olası riskler atlanabilir.
  • Tehditler ve zayıf yönlerin yanlış yorumlanması kaynakların yanlış yönlendirilmesine sebep olabilir.
  • Önemsenmeden yapılması istenen sonuçları vermeyebilir.
Paylaşın:
“5onlineegitim”

Proje Yönetiminde Olasılık ve Etki Matrisi

Sadece risklerin tanımlanması projenin etkin yönetilebilmesi için yeterli değildir. Risklerin gerçekleşme olasılığını ve etkilerini analiz etmek olası problemlerin erken görülebilmesini, doğru yanıt planlarının üretilmesini ve karar vermeyi sağlar.

Projelerde, Niteliksel Risk Analizinin Yapılması sürecinde riskin meydana gelme olasılığını ve o risk meydana gelirse proje hedefleri üzerindeki etkisini göstermek için Olasılık ve Etki Matrisi kullanılır.

Olasılık ve Etki Matrisi, her riskin gerçekleşme olasılığını ve proje hedeflerine etkisini değerlendirmeye yarar. Olasılık ve Etki belirli gruplara (Az – Normal –Çok vb.) gruplara ayrılır.

Riskler, gerçekleşme olasılığı ve etkisi çok olanlardan başlanarak önceliklendirilir, yanıt planları hazırlanır.

Olasılık ve Etki Matrisi her hedef (zaman, bütçe vb.) için Risk Yönetimi Planında belirtildiği şekli ile ayrı ayrı hazırlanır. Riskler, proje hedeflerini etkileme potansiyellerine göre önceliklendirilir.

Riskin önem açısından “yüksek”, “orta” ya da “düşük” olarak derecelendirilmesini sağlayan belli olasılık ve etki kombinasyonları genellikle organizasyon tarafından belirlenir.

Şirketler genellikle, risk derecelendirme kurallarını proje başlamadan önce belirler ve bu kurallar organizasyonel süreç varlıklarında yer alır. Risk derecelendirme kuralları Risk Yönetiminin Planlanması sürecinde eldeki projeyle uyumlu hale getirilir.

Riskler proje süresince düzenli olarak Olasılık ve Etki Matrisi ile değerlendirilmeli, öncelikler gözden geçirilmelidir.

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Proje Yönetiminde Kırılım Yapıları ve Hiyerarşi

Proje yönetiminde kırılım yapıları yukarıdan aşağıya grafik formatında gösterim için kullanılır.

Genel olarak 3 kırılım yapısı yaygın olarak kullanılır;

1- İş Kırılım Yapısı (İKY)- Proje teslimatlarının, çalışma paketlerine kırılmış halidir ve grafiksel olarak aşağıdaki gibi hazırlanır.

2- Organizasyonel Kırılım Yapısı (OKY) – Organizasyonun mevcut departmanlarına ya da ekiplerine göre düzenlenen ve her birinin altında proje aktivitelerinin ve çalışma paketlerinin listelendiği yapıdır. Departmanlar organizasyonel kırılım yapısında projeye ilişkin tüm sorumluluklarını görebilirler.

5- Kaynak Kırılım Yapısı (KKY) – Kaynakların (personel, ekipman vb.) kategorik ve/veya türüne göre sıralandığı hiyerarşik bir listedir.  Proje çalışmalarının planlanmasının ve kontrolünün kolaylaştırılması için kullanılır. Her aşağı yöndeki (alt) seviye, çalışmaların planlanması, izlenmesi ve kontrol edilmesine olanak tanımak için, İş Kırılım Yapısı (İKY) ile birlikte kullanılabilecek kadar küçük bir kaynak biriminin bir tanımını temsil eder. Tüm kaynakları (personel, ekipman vb.) içeren Kaynak Kırılım Yapıları proje maliyetlerinin izlenmesine (kontrol hesapları) yardımcı olur ve organizasyonun muhasebe sistemi ile uyumlu hale getirilebilir.

Nitel Risk Analizi sürecinde, proje risklerinin birden fazla kategori altında incelenmesi gerektiğinde Olasılık Etki Matrisi yetersiz kalır ve Kabarcık Grafiği (Bubble Chart) kullanılabilir. Kabarcık Grafikleri verileri 3 boyutlu görmenizi sağlar. Risk’i bir kabarcık olarak düşünürsek, X ekseni, Y ekseni ve kabarcığın büyüklüğü olarak üç parametre ile ele alabiliriz. Aşağıda bir örneğini görebilirsiniz.

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Proje Yönetiminde Varsayım Senaryo Analizi

Varsayım Senaryo Analizi (What-lf Scenario Analysis) varsayımların proje hedefleri üzerindeki etkilerini tahmin etmek için senaryoları değerlendirme tekniğidir.

Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi sürecinde farklı senaryoların proje hedefleri üzerindeki negatif veya pozitif etkileri tahmin edilerek değerlendirme yapılır. Bir teslimatın veya tedariğin gecikmesi, grev gibi senaryolar ele alınarak değerlendirme yapılır. Zaman çizelgesi üzerinde ağ şemaları kullanılarak farklı senaryoların süreyi nasıl etkileyebileceği değerlendirilir. Olumsuz durumlar için ilgili önlemler alınmaya çalışılır.

Proje Risk Yönetimi süreçlerinin çıktılarının değerlendirilmesi ve zaman çizelgesinin proje yönetim planı ve onaylanmış temel çizgilerle uyumlu hale getirilmesi için kullanılabilir.

Varsayım senaryo Analizi tüm proje ekibince yapılmalıdır. Değişiklik, problem durumları vb. senaryolar halinde ele alınmalıdır. Sadece Proje Yöneticisinin yapması yetersiz kalacaktır.

Varsayım Senaryo Analizi veri gerekliliklerini ortaya koyacak, farklı girdilerle farklı çıktıların olası etkilerini ve olası risklerin erken görülebilmesini sağlayacaktır.

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Proje Yönetiminde Teknik Performans Analizi


Proje Yönetiminde Teknik Performans Analizi, projenin yürütülmesi sürecindeki teknik kazanımları, teknik başarı zaman çizelgesiyle karşılaştırarak ölçümlemektir.

Bu ölçümü yapabilmek, gerçekleşen sonuçları hedeflerle karşılaştırmakta kullanılabilecek nesnel ve sayısallaştırılabilir teknik performans ölçülerinin tanımlanması gerekir. Teknik performans kriterleri olarak ağırlık, işlem zamanları, teslimatlardaki kusurların sayısı, depolama kapasitesi vb. sayılabilir.

Projenin her hangi bir noktasında (ör. Aşama sonu, kilometre taşı vb.) planlanandan farklı durumlar, projenin kapsam, zaman, maliyet vb. hedeflerine ulaşmasına yönelik fırsatları ve tehditleri öngörmeye yardım edebilir.

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Proje Yönetiminde Duyarlılık Analizi

Duyarlılık Analizi, hangi risklerin ya da belirsizlik kaynaklarının proje çıktıları üzerinde en çok etki yaratacağını belirlemekte kullanılan modelleme tekniğidir. Projedeki belirsiz bir unsurun diğer belirsiz unsurlar temel değerlerinde tutulduğunda durumu ne şekilde etkilediğini incelemek için kullanılır. (PMBOK® Guide)

PMI’in İnşaat sektörü özelindeki Proje Yönetimi Bilgi Birikimi Kılavuzunda ise fizibilite çalışmalarında bir bileşenin etkisini görmek için yapılan araştırmada, çeşitli bileşenleri değiştirerek etkideki değişikliği görmek için yapılan analiz olduğu belirtilmektedir.

Duyarlılık analizi, hangi risklerin veya belirsizliklerin projeyi potansiyel olarak daha çok etkileyebileceğinin belirlenmesine yardımcı olur. Projedeki belirsizliklerin proje hedefleriyle nasıl bir ilişkisi olduğunun ve nasıl, ne derece etkilediklerinin analiz edilmesinde kullanılır. Böylelikle proje çıktılarına ve hedeflerine en çok etkisi olan risklere odaklanmak ve yanıt planlamak kolaylaşır.

Analizi yapmak için aşağıdaki gibi sorular sorulur;

Proje için önemli bileşenler nelerdir?

Hangi değişkenler özel ilgi gerektirir? vb.

Duyarlılık Analizi sayesinde en çok etkisi olan riskleri belirler riske yönelik tavsiyeleri, uyarıları daha iyi gözden geçiri ve değerlendirmemizi geliştiririz.

Proje hedefine etkisi olan riski, diğer değişkenleri temel değerlerinde sabit tutarak analizi yaparak, etkiyi daha iyi görebiliriz.

Duyarlılık Analizinin Proje Risk Yönetim Planında yer alan Yüksek Etki, Yüksek Olasılık kategorisinde olmayan riskler üzerinde de yapılması, riskleri değerlendirmeyi netleştirecekken vakit vb. sebeplerle yapılmadığını görürüz.

Duyarlılık analizinde, Ne-Eğer Senaryoları ile tek bir değişkeni değiştirip diğerlerindeki değişimleri izleyebiliriz. Eğer birden fazla değişkeni değiştirip etkilerini görmek istersek yapılan şey Duyarlılık Analizi değil Deney Tasarımı (Design of Experiments) olacaktır. Yani birden fazla değişkeni değiştirerek farklı çıktıları değerlendirmek.

Duyarlılık analizinde genellikle belirsizliği yüksek olan değişkenlerin daha kararlı olan değişkenlere, zaman, maliyet ve kalite vb. hedeflere etkisini karşılaştırmak için Tornado Şeması kullanılır.

Tornado şeması, niceliksel risk analizinde, belirli risklerde beklenen olumsuz etkilere göre daha fazla yarar getirebilecek risklere yönelik risk alma senaryolarının analiz edilmesinde de kullanılır.

Tornado şeması, değişkenlerin önemini karşılaştırmak amacıyla duyarlılık analizinde kullanılan özel bir çubuk grafiktir.

 

Tornado şemasında Y ekseni, temel değerlerdeki her tür belirsizliği, X ekseni de incelenecek çıktıya ilişkin belirsizliğin yayılımını ve korelasyonunu gösterir.

Bu şekilde, her belirsizlik yatay çubuk üzerinde gösterilir.

Belirsizliklerin temel değerlerle ilgili yayılımı, azalan bir şekilde dikey olaraksıralanır.

Youtube’da Tornado Grafiği ile ilgili Excel uygulamalarını görmek için tıklayınız.

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Projelerde Risk Olasılığı ve Etki Değerlendirmesi

Risk olasılığı değerlendirmede, risklerin gerçekleşme olasılığı incelenir.

Risk etki değerlendirme, zaman çizelgesi, maliyet, kalite ya da performans vb. bir veya daha fazla proje hedefi üzerindeki potansiyel etki incelenir. Bu etkilere hem tehditlerin olumsuz etkileri, hem de fırsatların olumlu etkileri dahildir.

Projelerde tanımlanan risklerin her biri için olasılık ve etki değerlendirilir.

Riskler, risk kayıtlarındaki risk kategorilerine yakınlıklarına göre seçilen uzman kişilerle yürütülecek görüşmeler ya da toplantılar yoluyla değerlendirilebilir. Görüşmede ya da toplantıda, her bir riskin olasılığı ve hedefler üzerindeki etki düzeyi değerlendirilir.

Paydaşlar açısından olasılık ve etki konusunda fikir ayrılığı bekleniyor veya var ise farklılıklar araştırılır. Açıklayıcı ayrıntılar, örneğin belirlenen etki düzeylerine gerekçe oluşturan varsayımlar da kaydedilir.

Risk olasılıkları ve etkileri, risk yönetimi planında verilen tanımlara göre belirlenir.

Olasılık ve etki dereceleri düşük olan riskler, ileride izlenmek üzere izleme listesine alınır.

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Şirketinizin Kriz Yönetim Planı Var Mı?

Ekonomik koşullar, siyasi gelişmeler, rakipler, salgınlar vb. sebebiyle şirketin gerek finansal gerekse itibarına yönelik zarar görmesi muhtemeldir. Bu tip beklenmedik durumlardaki olası kayıpları ortadan kaldırmak veya en aza indirmek için şirketlerin kriz yönetim planı olması ve ilgili şirket çalışanlarınca bilinmesi gerekir.

Hangi durumlarda nasıl davranılması, kime haber verilmesi gerektiği, verilecek mesaj ve sergilecek tutumun farklı senaryolar içerecek şekilde hazırlanması gerekir.

Yapılması gerekenler;

  • Kritik Senaryoların Belirlenmesi (Ör. Fiziki yaralanmalar, rakiplerin saldırıları, işten ayrılmalar vb.)
  • Kilit paydaşların belirlenmesi ve iletişim bilgilerinin kayıt altına alınması
  • Her bir kritik senaryoya yönelik iletişim protokolünün belirlenmesi
  • Basına yönelik durumlarda Basın Sözcüsünün belirlenmesi
  • Her senaryo için Kriz Yönetim Ekiplerinin Belirlenmesi ve iletişim bilgilerinin kayıt altına alınması
  • Yasal durumlar için kilit kişilerin belirlenmesi ve iletişim bilgilerinin kayıt altına alınması
  • Dış Destek (İtfaiye, ambulans vb.) ile ilgili iletişim bilgilerinin kayıt altına alınması
  • Her bir senaryo için uygulama planları (A Planı, B planı vb.) hazırlanması
  • Yaşanan krizlerde yapılanların gelecekteki benzer olaylar için emsal oluşturması için kayıt altına alınması gerekir.

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Projelerde Risk Veri Kalitesi Değerlendirmesi

Nitel Risk Analizinin gerçekleştirilmesi için riskler hakkındaki verilerin ne derece doğru ve uygun olduğunun değerlendirilebilmesi için Risk Veri Kalitesi Değerlendirmesi yapılmalıdır. Bu değerlendirmede aşağıdakilere bakılır;

  • Riskin anlaşılma derecesi
  • Riskle ilgili verilerin;
    • Doğruluğu
    • Kalitesi
    • Güvenilirliği
    • Bütünlüğü

Düşük kalite risk verilerinin kullanımı, niteliksel risk analizinin projeye çok az yarar sağlamasına neden olabilir. Veri kalitesi kabul edilemez düzeydeyse, daha kaliteli veriler toplamak gerekli olabilir.

Risk veri kalitesi, proje paydaşlarının beklentilerinin tamlık, objektiflik, uygunluk ve zaman açısından güncel olma vb. anket ya da soru listeleriyle sorgulanmasıyla yapılabilir. Seçilmiş veri kalite karakteristiklerine ilişkin ağırlı ortalama esas alınarak genel kalite skorunun belirlenmesini sağlanmaya çalışılır.

Bu teknikte aşağıdaki soruların sorulması gerekir;

  1. Veri güvenilir midir?
  2. Veri kaliteli midir?
  3. Veri ve/veya bilgi kesin midir?
  4. Risk iyi anlaşılmış mıdır?

Güvenilir, kaliteli ve kesin olmayan bilgi ile yapılacak analizler doğru sonuç vermeyecek, daha fazla veri/bilgi toplanması gerekecektir. Bilgi eksikliği belirsizliği artıracak farklı risklerin ortaya çıkmasına sebep olacaktır.

Veri kalitesine ilişkin harcanacak eforun risk sebebiyle ortaya çıkacak hasardan fazla olmamasına dikkat edilmelidir. Attığınız taş vurduğunuz kuşa değmelidir.

%100 veri kalitesine ulaşmak mümkün olmayabilir. Belirli bir düzeyde güven vermesi ve kesinlik içermesi analiz için yeterli olabilecek, analiz sonuçları anlamlı olacaktır. Bu noktada güveni sağlayacak şey Proje Yöneticisinin ve/veya paydaşların deneyimleri, uzmanlıkları olacaktır.

Paylaşın:
“5onlineegitim”