Kategori arşivi: Sunumlar

Proje Yönetiminde Etki Haritalama

Impact Mapping - a cheatsheet | Tom Donohue

Etki haritalama bir stratejik planlama tekniğidir. Varsayımları net bir şekilde ileterek, proje ekiplerinin faaliyetlerini iş hedefleriyle uyumlu hale getirmesini sağlar.

Ürünlerin ve projelerin insanlarla, diğer projelerle, organizasyonla ve çevrelerindeki daha geniş topluluklarla birbirine bağımlı, dinamik ilişkileri vardır.

Etki haritaları, proje veya ürünün baştan sona yaşam döngülerindeki dinamik ilişkiyi görselleştirerek, teslimatların yanı sıra en önemli varsayımları da yakalamaya yarar. Planları etkili bir şekilde uyarlamamıza ve değişime doğru yaklaşımı geliştirmemize yardımcı olurken, proje ekipleri için yol haritası ve yönetim için büyük resmi sağlarlar.

Faydaları

  • Etki haritalama, kapsam kaymasını önleyerek israfı azaltmaya yardımcı olur.
  • Çıktıları, elde etmeleri beklenen etkiler bağlamına ele alarak teslimata odaklanılmasını sağlar.
  • Yönetim ve çalışanların daha iyi önceliklendirme ve daha anlamlı raporlama için referans olarak kullanabileceği büyük resimi sağlayarak, işbirliğini geliştirir.
  • Temel varsayımları açık bir şekilde ileterek ve proje ekiplerinin bunları test etmesine izin vererek, doğru iş sonuçlarına ulaşıldığından veya gerçekçi olmayan projelerin çok pahalıya mal olmadan gerçekleştirilmesini sağlar.
  • İşbirliği ve etkileşimi kolaylaştırır.
  • Farklı geçmişlere sahip çalışanların katılımını kolaylaştırarak kuruluşların kalabalığın bilgeliğini kullanmasına yardımcı olur.
  • Varsayımları görselleştirir.
  • Bu yöntemin görsel doğası toplantıları kolaylaştırır ve organizasyonel uyumu sağlayan büyük resim düşüncesini destekler.
  • Teslimata dahil olan herkes hedefleri, beklenen etkileri ve temel varsayımları aynı şekilde anladığında, ürünlere ve projelere daha iyi odaklanma sağlanır, israf azalır.

Etki haritaları temel iş hedeflerine odaklanan büyük resim görünümü oluşturmak için stratejik planlamayı ve düşünmeyi, teslimat yoluyla öğrenmeyi kolaylaştırır ve proje yol haritalarını yönetmemize yardımcı olur.

Etki haritalama, bir ürün veya proje üzerinde çalışmanın başlangıcında üst düzey iş ve teknik uzmanları devreye sokarak teknik açıdan değil, iş perspektifinden ortak bir kapsam anlayışı oluşturmak için iyi bir yoldur.

Etki haritası, iş perspektifinden hareketle teknik çıktıların üretmesi beklenen etkileri açıkça gösterir. Görselleştirme, beklenen kaliteyi bütünsel olarak tanımlar, teslimat ve karar verme süreçlerine dahil olan herkesin aynı anlayışa gelmesini sağlar.

Etki haritası, odaklanmanın sürdürülmesine yardımcı olur ve kalitenin iyileştirilmesi veya güvence altına alınmasıyla ilgili faaliyetlerin önceliklendirilmesine ve tanımlanmasına yardımcı olur. Bir çıktı istenen etkiyi desteklemiyorsa, teknik açıdan doğru şekilde çalışsa bile başarısızlıktır ve sorun olarak ele alınmalıdır.

  • Etki haritası, kapsamı, hedefleri ve öncelikleri ve aynı zamanda varsayımları iki düzeyde iletir; Birincisi, bir çıktının bir aktörün davranışındaki bir değişikliği destekleyeceği, bir etki yaratacağıdır.
  • İkincisi, etki desteklendiğinde ilgili aktörün genel hedeflere katkıda bulunacağıdır. Bu görselleştirme, etki haritalarını yol haritası yönetimi için güçlü bir araç haline getirir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Bazen Dolaylı Yoldan Gitmek Gerekir

Proje Yöneticilerinin, duygu ve düşüncelerini doğrudan aktarmalarını, dürüst ve etik davranmalarını bekleriz. Bazı durumlarda doğruluk ve dürüstlükten ödün vermeyerek, etik kurallar çerçevesinde dolaylı yoldan gitmeleri gerekebilir. Taraflar birbirlerini tanıyıp, anladığında en iyi yol olabilir.

Dikkat edilmesi gerekenler;

  • Proje Yöneticisi, özellikle yönetime, belirli konularda eleştirilerini iletmek istiyorsa otoritelerine saygı duyduğunu göstermelidir.
  • Olumsuz durumları doğrudan iletmek karşınızdakilerin tepkisini çekebilir, karşı saldırıya geçebilirler. Bunun yerine, “Proje maliyetleri konusunda önemli bir problem var, duymak ister misiniz?” şeklinde yaklaşılabilir.
  • Şirket içinde olumsuzluklar varsa, genel olarak çalışanlar baskı altındaysalar duygusal olarak bir çok olaya tepkisel yaklaşabilirler. Kişinin içinde bulunduğu durumun iyi analiz edilmesi gerekir. Bilgiyi doğrudan vermek bu tip zamanlarda yarardan çok zarar getirebilir. Ortamın yatışmasını beklemek ve nasıl aktarılacağını iyi düşünmek gerekir.
  • Yönetime mesajları, dikkate aldıkları kişiler (danışmanlar vb.) tarafından iletmek düşünülebilir.
  • Politik olarak güvensiz şirket ortamlarında yapılması gerekenin doğrudan yapılmasının olumlu ve olumsuz tüm açılardan ele alınması gerekir.
  • Uzun vadeli çözümlere, kısa vadeli çözümlerin toplamı ile gidilebileceği durumlarda, uzun vadeli yaklaşımdan ziyade kısa vadeli yaklaşımlarla gidilebilir.
  • Önemli problemler “kızım sana söylüyorum, gelinim sen anla” şeklinde uygun ortamlarda dile getirilerek, yönetime aktarılması sağlanabilir. Problemin içeriği, başka ortamlarda dile getirilmesinin daha olumsuz sonuçlar doğurmayacağı konusunda emin olunmalıdır.
  • Özellikle konusunda uzman kişilere doğrudan öneriler getirmek yerine, fikirlerinizi aktarmak, yaratıcılıklarını tetikleyecektir.
  • Belirli konularda önce sektör örneklerini paylaşmak, kendi öneriniz için zemin hazırlayacaktır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

UDEMY Eğitimlerimiz

Proje Yönetim Ofisi (PYO) Gerekli Mi? – 11

Projelerde yer alanların, üzerlerine düşen rol ve sorumlulukları yerine getirebilmeleri için hem temel yetkinliklerinin geliştirilmesi hem de proje yönetimi becerilerinin geliştirilmesi gerekir.

Temel yetkinlikler; sunum ve toplantı yapma, problem çözme – müzakare – iletişim  teknikleri, e-posta yazma vb. İnsan Kaynakları departmanlarının eğitim sorumluluğunda olup proje-program bağımsız her çalışan için yapılmalıdır.

Proje Yönetimi becerileri ise hem evrensel hem de şirket metodolojisi çerçevesinde geliştirilmelidir.

Çalışanların temel ve ileri düzey proje yönetimi, proje yönetimi sertfikasyonlarına (PMP® vb.) hazırlık, eğer kullanılıyorsa proje yönetimi bilgi sistemine yönelik (Ms Project vb.) eğitimler aldırılması gerekir. Proje simulasyonları, proje risk ve kalite yönetimi benzeri spesifik alanları geliştirici eğitimler ya da projelerde süre kısaltma teknikleri, proje dokümantasyonu gibi yapılanı iyileştirmeye yönelik eğitimler aldırılmalıdır.

Kurum içi metodoloji geliştirilmişse eğitimicinin eğitimi ile önce eğitimciler yetiştirilmelidir. Şirket içi eğitimciler projelerde yer alan çalışanlara mevcut metodoloji, yöntem, süreç, politika ve araçları mümkünse uygulamalı olarak aktarmalıdırlar.

Projelerde çalışanların becerilerini ve bilgi düzeylerini artırıcı konferanslara katılımlar, dergi ve sitelere üyelikler yapılarak güncel bilgi akışı sağlanmalı, bir kütüphane oluşturularak ilgili kitapların ihtiyacı olan personelin erişimine sunulması gerekir.

PYO, sponsor, proje yöneticisi, şirket içi proje ekip üyeleri ve hatta dış kaynakların eğitim planlamasını yapmak, sertifikasyon sürecini takip etmek, konferans katılımlarını sağlamak, dergi ve site aboneliklerini sağlamak, kütüphane oluşturmakla yükümlü olmalıdır.

———————————————————————————————

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı

Gökrem Tekir – Savaş Şakar
 65 TL (Yurtiçi gönderimlerde kargo dahil)

Nasıl Sipariş Verebilirim?

Linkedin, Facebook veya Twitter hesabımdan mesaj gönderebilir savassakar@gmail.com adresine eposta atabilir ya da sipariş formunu doldurabilirsiniz. Göndereceğiniz mesajlarda; Adınız – Soyadınız, Telefon numaranız, Teslimat Adresi ve kaç adet kitap istediğinizi belirtmeniz yeterli olacaktır. 

Uyarı: Yayınevlerinde ya da kitapevlerinde yoktur.

Proje Başlangıç Toplantısı

Proje Başlatma toplantıları çoğu zaman 5 dk. lık “Arkadaşlar projeye başlıyoruz” şeklinde yapılabiliyor. Halbuki proje nasıl başlarsa öyle devam ediyor. Bu yüzden başlangıç toplantısına ne kadar iyi hazırlanıldığı çok önemli. Projede yer alacakların projeye katılımlarının sağlanması, olası çekincelerinin dinlenmesi ve en önemlisi “samimi” katkılarının alınması için çok iyi değerlendirilmesi gereken bir toplantı. Aşağıda linki yer alan powerpoint şablon böyle bir toplantı için hazırlanması gereken slaytları göstermektedir;

Sunmakta, sunum hazırlamakta sanattır!

Etkili sunum hazırlamak artık bir işi doğru yapmak kadar önemli çünkü yaptığınız iş ne kadar iyi olursa olsun satamazsanız anlamı yok.

Size biraz farklı taktikler vermeye çalışacağım;

• Sunumu yaptığınız anı yaşayın ve orada olun. Geleceğe yönelik olacaklar, olabilirlikler gibi sunumunuzun yaratacağı olası etkileri düşünmeyin. Sadece sizi izleyenlere ve sunumunuza konsantre olun.

• İnsanları hayran bırakmaya çalışmayın. Bunun yerine paylaşın, yardım edin, ilham verin, öğretin, bilgilendirin, yol gösterin, motive edin… Ya da dünyalarını bir nebze olsun iyileştirmeye çalışın.

• Işıklar açık olsun. Yeterli ışık mutlaka olmalı. Karanlığa saklanmayın ve gelenlerin en az sesiniz kadar sizi görmekte istediklerini unutmayın.

• Sahnede olduğunuzu unutun. İzleyenlerle aranızdaki engelleri kaldırın, rahatlamaya çalışın.

• Mümkünse uzaktan kumanda ile slaytları değiştirin. Böylelikle odada yada sahnede gezme ve rahatlama şansınız olur.

• Sakın bir şeyleri gizlemeye kalkmayın. Gerek entellektüel açıdan gerekse fiziksel olarak bir şeyleri baştan savma yaptığınız imajı bırakmayın.

• Bilgisayara bağlı olmayın. Bilgisayar çalışmazsa nasıl devam edeceğinizi planlayın. Önemli olan vermek istediğiniz mesaj ve bu konuda teknoloji sizi yarı yolda bıraksa bile pes etmemeniz gerekir.

• Basit olmalı sunumunuz. Basit hedefler, mesajlar ve makul uzunlukta tabiki.

• Eğer küstah, komik vb. sizi farklılaştıran bir tarafınız varsa bunu sunumunuza yansıtabilirsiniz. Eğer öyleryseniz öylesinizdir, saklamayın.

• İnandırıcı ve güvenilir olmalısınız.

• Kurumsal ağız kullanmayın, kendiniz konuşur gibi sunum yapın. Söylediğiniz şeylerden dolayı eleştirilmekten korkmayın. Her zaman birileri “kral çıplak” diyecekler ama siz çıplak değilseniz probleminiz olmayacak.

• Dinleyicileri aktif olarak düşünü, pasif değil. Bu yüzden her türlü soruya hazırlıklı olun.

• Kendinizle barışık olun. Bu sayede pratik yapıp kendinize güveninizi artırabilirsiniz. Dinleyiciler kendine güvenerek konuşanları severler.

• Çok süs sahtelik hissi yaratır. Mesajdan uzaklaştırmak istediğiniz düşünülebilir. Tasarımı düşünün ama süs değil.

• İyi bir yemek nasıl olur düşünün. Malzemelerin dengesi, ısı ve pişirme süresi, yeme zamanı vb. İyi birsunum iyi bir yemek gibidir.

Eminim sizinde çeşitli önerileriniz vardır, paylaşırsanız sevinirim. Burada özellike şu tipte fontlar kullanın, giriş- gelişme- sonuç olsun vb. şekle tabi özellikleri anlatmak istemedim.

Ama iyi bir sunum hazırlamak ve sunumu yapmak konusunda deneyimlerinizide paylaşırsanız sevinirim.