Kategori arşivi: Tedarik Yönetimi

Proje Yönetiminde Varsayımlar ve Kısıtlar

Bir projeyi hayata geçirmek ile ilgili varsayımlarda bulunurken kısıtlarla sınırlıyızdır. Normal Koşullar Altında (NKA) diye yola çıktığımızda bazı olumsuzlukların olabileceğini düşünür, olmayacağını varsayarak hareket ederiz.

Planlama aşamasında bir çok parametre varsayım ve kısıtlardan etkilenir. Ör. Proje Risk Yönetimi Planı varsayımlara dayalı olarak hazırlanır. Varsayımlar sürekli gözden geçirilmediğinde proje çıktıları olumsuz etkilenir.

Varsayımlar

Gelecekte doğru olacağına inandığımız konulardır. Bilgi, deneyim ve eldeki bilgiler doğrultusunda yapılır. Bazı durumların gelecekte olacağını veya olmayacağını varsayarız. Örneğin proje ekibinden birinin ayrılabileceği varsayımıyla planlarımızı ve stratejilerimizi belirlememiz gerekebilir.

İhtiyacımız olan kaynakların sağlanacağını, tedariklerin gecikmeyeceğini, müşteriden ek isteklerin gelmeyeceğini, toplantıya herkesin katılacağı vb. varsayımlarda bulunabiliriz. Tüm bunlar risklerin belirleyicisi olacaktır.

Kısıtlar

Maliyet, zaman, kaynak, kanun ve kurallar gibi projeyi sınırlandıran faktörlerdir. Projenin bu kısıtlar altında gerçekleştirilmesi gerekir. Kısıtların olabildiğince erken netleştirilmesi çok önemlidir.

PMBOK®, 6 adet proje kısıtından söz eder: kapsam, zaman çizelgesi, maliyet, kalite, kaynak ve risk. Kapsam, zaman çizelgesi ve maliyet “Üçlü Kısıtlar” olarak ta bilinirler.

Kısıtlar iki tipte olabilir;

  • İş Kısıtları
  • Teknik Kısıtlar

İş Kısıtları

Zaman, bütçe, kaynak vb. şirket kaynaklı kısıtlardır.

Teknik Kısıtlar

Tasarımı etkileyen teknik özellikler, kanun ve kurallar ile ilgili uygulama yönetmelikleri örnek verilebilir.

Kısıtlar kontrolünüz dışındadır. Müşteri, şirket veya devlet tarafından getirilmiş olabilir. Örneğin, 1.12.2020’de projenin tamamlanması gerekmektedir, 3 adet mühendis vardır, ISO XXXXX standartlarına uyulacaktır vb.

Projeyi etkileyebilecek varsayımların analiz edilmesi ve kısıtların netleştirilmesi çok önemlidir. 

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Maliyet Geri Ödemeli ve Süre-Malzeme Sözleşmeleri

Maliyet geri ödemeli sözleşmeler

Satıcıya tamamlanan çalışmalar için gerçekleşen maliyetlerin ödendiği ve ayrıca satıcının karına karşılık belli bir ücret ödemesi yapılan sözleşmelerdir.

Kapsamın belirsiz, riskin yüksek olduğu durumlarda tercih edilir. Alıcı tüm maliyeti öder ve riski üstlenir. Gereksinimlerin net olmaması kapsam kayması riskini ve olası maliyetleri artırabilir. Sözleşme ile sınırlandırılması ve alıcının sürekli kontrol edilmesi gerekir.

Maliyet geri ödemeli sözleşmeler dörde ayrılır;

  1. Maliyet Artı Sabit Fiyat Sözleşmeleri (MASFS)
  2. Maliyet Artı Teşvik Ücreti Sözleşmeleri (MATÜS)
  3. Maliyet Artı Ödül Sözleşmeleri (MAÖS)
  4. Maliyet Artı Maliyetin Yüzdesi Sözleşmeleri (MAMYS)

Maliyet Artı Sabit Fiyat Sözleşmeleri (MASFS)

Satıcının maliyetleri performansına bakılmaksızın geri ödenir ve ayrıca satıcı başlangıçta belirlenen sabit bir ücret alır. Alıcı tüm riski üstlenir.

Yüksek riskli ve kimsenin teklif vermeye yanaşmadığı projelerde tercih edilebilir. Satıcıyı risklerden korur.

Örnek: Toplam Maliyet + 15,000 TL

Maliyet Artı Teşvik Ücreti Sözleşmeleri (MATÜS)

Satıcının maliyetlerine ek olarak sözleşmede belirtilen belli performans hedeflerine ulaşması durumunda belirlenmiş bir teşvik ücreti (ödül) alır. Teşvik ücreti (ödül) belirli bir formüle bağlanır.

Risk alıcıdadır ama maliyet artı sabit fiyat sözleşmesinden daha düşüktür. Teşvik ücreti (ödül) satıcının motivatörüdür, daha az maliyetle ya da erken bitirmesi durumunda ödülünü artırır.

Teşvik ücreti çoğu zaman kazanımların, tasarrufların belirli bir yüzdesi olarak belirlenerek alıcı ve satıcı arasında paylaşılır.

Örnek: Proje bütçenin altında biterse kalan bütçenin %10’u satıcıya verilecektir.

Maliyet Artı Ödül Sözleşmeleri (MAÖS)

Satıcıya tüm maliyetleri geri ödenir, tanımlanmış ve sözleşmeye dahil edilmiş geniş ve öznel performans kriterlerine bağlı olarak ek ücret ödenir. 

Teşvik ücreti ile ek ücret arasında bir fark yoktur. Teşvik ücreti bir formüle dayanırken, ek ücret satıcının başarısına göre ödenir.

Örnek: Eğer satıcı tüm kalite kriterlerini karşılarsa 10.000 TL ödenecektir.

Maliyet Artı Maliyetin Yüzdesi Sözleşmeleri (MAMYS)

Alıcı tüm maliyetlere ek olarak tüm maliyetin belirli bir yüzdesi öder. Satıcının daha çok gelir elde etmek için maliyetleri yükseltmesi riski vardır.

Örnek: Toplam maliyet + %10’u

Süre ve Malzeme Sözleşmesi

Satıcının karını da içeren birim iş gücü ya da malzeme ücretleri alıcı ve satıcı tarafından önceden belirlenir, kullanım oranında satıcıya ödeme yapılır. Sabit fiyatlı ve maliyet geri ödemeli sözleşmelerin bir karışımı gibi düşünülebilir.

Genellikle teslimatlar kiş-saat üzerinden hesaplanıyorsa tercih edilir. Uzman, danışman vb. dış kaynak kullanımında tercih edilir.

Sözleşmede aşılmaması gereken limitler belirlenmelidir.

Örnek: Saati 20 TL’den kaynakçı

Sonuç

Sözleşme tipinin seçimi proje yöneticisi için en önemli konulardan biridir. Alıcı için sabit fiyatlı, satıcı için maliyet geri ödemeli sözleşmeler tercih edilir.

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Sabit Fiyatlı Sözleşmeler

Projelerde bazı işler veya ihtiyaçlar şirketin kendi kaynaklarıyla gerçekleştirilemeyebilir veya şirket kendi kaynaklarını kullanmak istemeyebilir. Bu durumda şirketler dış kaynaklarla çalışmak yoluna giderler. Dış kaynaklardan bazen malzeme (donanım satın almak) bazen de malzeme ve hizmet (yazılım geliştirme hizmeti ve donanım satın almak) söz konusu olabilir.

Her işin doğru ve maliyet etkin bir şekilde yapılması gerekir. Örneğin deneyiminizin olmadığı bir işi kendi personelinizi eğiterek yapabilirsiniz ya da bu konuda uzman bir şirket ile çalışabilirsiniz.

Bir yandan da şirketlerin kendi işlerine odaklanmaları, diğer işleri uzmanına bırakmaları akılcı bir yöntem olarak düşünülebilir. Ne var ki her şeyi şirketin yapması ya da hiç bir şeyi yapmaması gibi uç noktalarda alınacak kararlarda dikkatli olunması gerekir. Zaman içerisinde şirketin yaptığı bir işi dış kaynağa vermesi avantajlı iken, zamanla dış kaynağa yaptırılan işin şirket içinde çözümlenmesi daha akılcı olabilir.

Satın alma ve tedarik projelerin vazgeçilmezi olduğu için tedarik yönetimini kritik bir noktaya taşımakta, alıcı veya satıcı olarak sözleşmeler çok önem kazanmaktadır.

Sözleşme, taraflar ararında yasal olarak imza altına alınan anlaşmalardır. Alıcı ve satıcı arasındaki ilişkiyi tanımlar. Tedarik sözleşmeleri 3 kategoride incelenir;

  1. Sabit fiyatlı sözleşmeler
  2. Maliyet geri ödemeli sözleşmeler
  3. Süre ve Malzeme Sözleşmesi

Sabit Fiyatlı Sözleşmeler

Talebin sağlanması karşılığında sabit bir toplam fiyat belirlenir. İşin kapsamı konusunda belirsizlik yoktur. Sözleşme imzalandığında satıcı taahhüt ettiklerini(özellik, süre vb.) yerine getirir.

Sabit Fiyatlı Sözleşmeleri 3 kategoride ele alınır;

  1. Kesin Sabit Fiyatlı Sözleşmeler (KSFS)
  2. Teşvik Ücretli Sabit Fiyatlı Sözleşmeler (TÜSFS)
  3. Fiyat Ayarlamalı Sabit Fiyatlı  Sözleşmeler (FASFP)

Sabit fiyatlı sözleşmelerin en önemli özelliği kapsamın ve maliyetin işin başında bilinmesini sağlamasıdır. Teslimat bazlı sabit ödemeli olarak düzenlenebilir. Maliyeti kontrol etmek için alıcı açısından en avantajlı sözleşme şeklidir.

Kapsam değişiklikleri bir yönteme bağlanmalıdır. Aksi takdirde satıcının sırf işi almak için indirdiği fiyatı kapsam değişikliği ile telafi etmeye çalışması olasıdır. Sözleşme maddeleri açık ve net olmalı, yanlış yorumlamalara yol açmamalıdır.

Kesin Sabit Fiyatlı Sözleşmeler (KSFS)

Malların fiyatları baştan belirlenir ve çalışma kapsamı değişmediği sürece aynı kalır. En basit sözleşme tipidir. Fiyat sabittir. Satıcı, anlaştığı fiyat ve sürede iş tamamlar. Satıcının kötü performansından kaynaklanan ek maliyetler satıcının sorumluluğundadır.

Her detayı net olarak tanımlanmış sözleşmelerdir. Şirketler ihaleye çıkabilir veya teklif isterler, maliyet temelinde değerlendirme yapar firmaları seçerler ve sözleşme imzalanır.

Satıcı kaynaklı risk vardır ve pahalıya mal olabilir. Sözleşmenin net olmaması anlaşmazlıklara yol açabilir.

Örnek: Satıcı 50.000 TL’ye işi 12 ayda teslim edecektir.

Teşvik Ücretli Sabit Fiyatlı Sözleşmeler (TÜSFS)

Genellikle maliyetle, zaman çizelgesiyle ya da teknik performansla bağlantılı teşvik ücreti içeren sözleşmelerdir. 

Örnek: Eğer iş 1 ay erken bitirilirse 8.000 TL satıcıya ek olarak ödenecektir.

Fiyat Ayarlamalı Sabit Fiyatlı  Sözleşmeler (FASFP)

Koşulların değişmesi durumunda (örneğin döviz kuru vb.) sözleşme fiyatın da önceden tanımlanmış ayarlamalar yapılmasına izin veren  sözleşmelerdir.

Örnek: 1 yıl sonra TEFE oranına göre %5’lik bir artış yapılacaktır.

Sipariş Talebi

Bu tip sözleşmeler malzeme alımlarında kullanılır.

Örnek: 10 adet PC tanesi 2.000 TL’den alınacaktır.

Paylaşın:

Tedarikleri Kapatmada Dikkat Edilmesi Gerekenler

Projede tedariklerin kapatılması, tedarikçinin sözleşmede istenilenleri gerçekleştirdiği ve alıcının onayladığı nokta(lar)da gerçekleşir. Çoğu zaman projedeki teknik işler tamamlansa dahi sözleşme gereği tedarikçinin yapması gerekenler veya proje yöneticisinin tedarik ile ilgili çalışmaları tamamlanmayabilir. Tedariklerin kapatılması için aşağıdakilerin gerçekleştirilmesi gerekir;

  • Ürün Doğrulama – Yapılanların doğru ve başarılı bir şekilde gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin doğrulanmasıdır. Servis, hizmet veya ürün istenildiği gibi sağlanmış mıdır?
  • Tedarik Görüşmeleri – Tüm uyuşmazlıklar, ödemeler ve diğer sözleşmeye göre eksik kalan konular görüşmeler sonrasında tamamlanır.
  • Finansal Kapanış – Son ödemelerin ve maliyet kayıtlarının kapatılmasıdır.
  • Tedarik Denetimi – Tedarik süreci gözden geçirilir, neyin doğru, neyin yanlış yapıldığı masaya yatırılır. Amaç dersler çıkararak sonraki tedarik sürecinin iyileştirilmesidir. Örneğin satıcılarla görüşmeler nasıl geçti? Daha iyi nasıl olabilir? Teklif değerlendirme süreci nasıl geçti? Hızlandırabilir miyiz? Tedarik belgelerini iyileştirebilir miyiz? Vb.
  • Kayıtların Güncellenmesi – Tüm tedarik ile ilgili belgeler gözden geçirilir ve kayıtlar tamamlanır.
  • Sözleşme Performansını Raporlama – Son kez satıcı performansının değerlendirildiği rapordur.
  • Tedarik Dosyası – Tüm tedarik dokümanlarının arşivlenmesi, tarihsel kayıtların oluşturulmasıdır. Gelecekteki olası itirazların ele alınması için çok önemlidir. Bu belgelere aşağıdakiler örnek olarak verilebilir;
    • Sözleşme
    • Onaylanmış ve red edilmiş değişiklik talepleri
    • Yazışmalar
    • Performans Raporları
    • Finansal Bilgiler
    • Denetim Raporları
    • Çıkarılan Dersler
Paylaşın:

Proje Tedarik Kontrollerinde Neler Yapılmalı?

Proje tedarikleri çoğu zaman Proje Yöneticisi, Satınalma ve Finans Departmanı birlikte gerçekleştirilir. Tedarik kontrolleri ise ilgili departmanlar tarafından gerçekleştirilir. Büyük bir projenin proje yöneticisi olarak tüm tedarik kontrolleri sizin sorumluluğunuzda olsaydı aşağıdakileri yapmanız gerekecekti;

  • Faturaları gözden geçirmelisiniz. Formatının, içeriğinin ve tutarının sözleşmeye göre doğruluğunu kontrol etmelisiniz.
  • Tedariklere ilişkin tüm değişiklikleri, değişiklik kontrol süreci içerisinde değerlendirmeli ve yönetmelisiniz.
  • Her şeyi kaydetmelisiniz. Örneğin satıcılarla yapılan görüşmeler, iletişim bilgileri, değişiklik ve diğer talepler vb.
  • Satıcıya ödemelerin yapıldığını takip etmelisiniz.
  • Sözleşmeye uygunluğu düzenli olarak denetlemelisiniz.
  • Sözleşmeyi çok iyi incelemeli, yoruma açık bölümlerini iyi bilmelisiniz.
  • Olası uyuşmazlıkları çözümlemelisiniz.
  • Sadece ilgili ve yetkili kişilerin satıcılarla iletişimde olmasına dikkat etmelisiniz.
  • Satınalma ve finans vb. ilgili departmanlarla ilgili değişiklik talepleri vb. konularda işbirliği yapmalısınız.
  • Satıcı ve proje ekibi ile düzenli performans toplantıları yapmalısınız.
  • Satıcının performansını raporlamalısınız.
  • Sözleşme koşullarına göre kapsam, zaman ve maliyeti takip etmelisiniz.
  • Alınacak aksiyonların yasal yansımalarını iyi bilmelisiniz.
  • Sözleşmeye göre kalite kontrollerini yapmalısınız.
  • Satıcılardan gelen itirazları değerlendirmeli ve sonuçlandırmalısınız.
  • Satıcının kapasite ve çalışma zamanları ile projenin gerektirdiği işler arasındaki uygunluğu denetlemelisiniz.
  • Satıcılarla yazışmaları gerçekleştirmelisiniz.
  • Satıcılar arası ilişkileri yönetmelisiniz.
  • Değişikliklere ilişkin bilgileri tüm ilgililerle paylaşmalısınız.
  • Doğrulanmış teslimatları onaylamalısınız.
  • Satıcıların kapsam doğrultusunda olduklarını doğrulamalısınız.
  • Değişikliklerin istenilen sonuçları sağladığını doğrulamalısınız.
  • Gelecekteki projeler için olası riskleri tanımlamalısınız.
  • Maliyet ve zaman ile ilgili güncellemeleri yapmalısınız.
  • Riskleri izlemeli ve kontrol etmelisiniz.
Paylaşın:

Tedariklerin Yürütülmesindeki Kritik Noktalar

Tedarik sürecinin sağlıklı ilerlemesi, Proje Yöneticisinin bilgi, deneyim ve yaklaşımına bağlıdır. Özellikle yapılan anlaşma ve sözleşmelerde aşağıdaki kritik noktalara dikkat edilmesi gerekir;

  • Onay – Kimlerin hangi konularda onay yetki ve sorumluluğu olduğu belirlenmeli, sözleşmede yer almalıdır.
  • Temsil – Tarafları, hangi düzeyde, kimin temsil ettiği netleştirilmelidir.
  • Sorumluluklar – Alıcı ve Satıcı’nın sorumlulukları (yükümlülükleri) net bir şekilde belirlenmeli, resmi ve yazılı olarak karşılıklı olarak onaylanmalıdır.
  • Yetki – Kimin hangi konularda yetkili olduğu netleştirilmelidir.
  • Ödeme – Ödeme ile ilgili sorumluluklar ve sorumlular netleştirilmelidir.
  • Sözleşmeye Uymama – Taraflardan birinin sözleşme gereklerini yerine getirmemesi durumunda nasıl ilerleneceğin net bir şekilde belirlenmesi gerekir.
  • Değişiklikler – Sözleşmelere ilişkin değişiklik taleplerinin değerlendirilmesine yönelik değişiklik yönetim süreci belirlenmeli, ilgili dokümanlar ve sorumluluklar netleştirilmelidir.
  • Gizlilik – Taraflar arasında uyulması gereken gizlilik prensipleri belirlenmeli ve sözleşmeye eklenmelidir.
  • Uyuşmazlık – Sözleşmeye uymama da olduğu gibi taraflar arasında bir uyuşmazlık olduğunda izlenecek yöntem belirlenmelidir.
  • Mücbir Sebepler – Mücbir sebeplerle (deprem, sel vb.) ortaya çıkan olumsuzluklar sebebiyle tarafların yükümlülüklerini yerine getiremedikleri durumda ne yapılacağı netleştirilmelidir. Genellikle sigorta vb. yöntemlerle tarafların zararları azaltılmaya çalışılır.
  • Ödüllendirme ve Cezalandırma – Tarafların yükümlülüklerine yerine getirme veya getirmeme durumunda yapılması gereken ödüllendirme veya cezalandırma yöntemi netleştirilmelidir.
  • Denetim – Sözleşmede yer alan maddelerin denetim ve kontrolüne ilişkin süreç, rol ve sorumluluklar netleştirilmelidir.
  • Sahiplik – Proje esnasında Satıcıya yaptırılan servis, hizmet ya da ürünün sahipliğinin kimde olacağı netleştirilmelidir.
  • Faturalama – Sözleşmeye konu olan fatura işlemlerine ilişkin süreç ve şartlar netleştirilmelidir.
  • İletişim – Tedarik sürecine ilişkin uyarı, bilgilendirme vb. konulardaki sorumluluklar netleştirilmelidir.
  • Sahiplik – Tedarik sürecinde kullanılan malzeme, ekipman vb. elle tututlur kalemleri kimin temin edeceği ve sahip olacağı netleştirilmelidir.
  • Ödemeler – Ödemelerin ne zaman yapılacağı, ödeme gecikmelerine ilişkin yaptırımlar, ödeme yapmama koşulları vb. netleştirilmelidir.
  • Tedarik Bildirimi – Tedarik İş Bildiriminde tüm gereksinimlerin yer alması sağlanmalıdır.
  • Raporlama – Kimin, kime, hangi sıklıkta nasıl bir raporlama yapacağı netleştirilmelidir.
  • Durdurma, İptal – Hangi koşullarda tedarik sürecinin durdurulabileceği veya iptal edilebileceği netleştirilmelidir.
  • Kayıplar – Sözleşme gereklerini yerine getirme esnasında oluşabilecek çeşitli kayıpların (malzeme hasarı, ekipman bozulması vb.) nasıl ele alınacağı, yaralanma, malzeme kaybı vb. durumlarda oluşacak zararın kim tarafından karşılanacağı netleştirilmelidir.
  • Erişim – Gerekli durumlarda Satıcının işi yaptığı lokasyona Alıcı’nın erişimi ile ilgili prensiplerin belirlenmesi gerekebilir.
  • Zaman – Teslimat zamanları, gecikmelerin haber verilmesi vb. konular netleştirilmelidir.
  • Feragat – Tarafların hangi haklarından vazgeçtiklerini sözleşmede net olarak tanımlı olmalıdır.
  • Garanti – Gereksinimlerin yerine getirilmesi sonrasında, çoğunlukla belirli bir süre boyunca Satıcı’nın vermesi istenen bir destek, izleme ve garanti var ise sözleşmeye yansıtılmalıdır.
Paylaşın:

Proje Yöneticisinin Tedarik Sürecindeki Rolü

Proje Yöneticilerinin tedarik sürecine en başından itibaren dahil olmaları gerekir. Eğer proje yöneticisi teklif veya sözleşme sürecine dahil edilmez, sadece yürütücü olarak görülürlerse gerçekçi olmayan zaman, maliyet gibi faktörlerin olumsuz sonuçları yaşanmaya başlayacaktır.

Öte yandan her koşulda Proje Yöneticilerinin üzerlerine düşeni yapmalarının şartı rol ve sorumluluklarını iyi bilmeleridir. Bu konuda aşağıdaki maddeler yol gösterici olacaktır;

  • Şirketin tedarik sürecini, kural ve politikalarını çok iyi bilmelidirler.
  • Sözleşmeyi okumalı ve anlamalıdırlar.
  • Sözleşme içeriğine göre izleme ve control prensiplerini belirlemelidirler.
  • Sözleşmenin kapsam içi ve dışı konuları net olarak içerdiğinden emin olmalıdırlar.
  • Sözleşmede proje yönetimine ilişkin gereksinimlerin (toplantı, raporlama vb.) yer almasını sağlamalıdırlar.
  • Sözleşme kaynakları riskleri tanımlamalı, ilgili analizleri yapmalı ve yanıt planlarını oluşturmalıdırlar.
  • Sözleşmenin hazırlanma aşamasında proje ile ilgili spesifik gereklilikleri gündeme getirmelidirler.
  • Tedarik sürecini zaman çizelgesine yansıtmalıdırlar.
  • Sözleşme hazırlanma ve uygulanma sürecinde Satıcı ile iyi iletişim kurmalıdırlar.
  • Proje süreci ile tedarik süreci etkileşimini yönetmelidirler.
  • Sözleşmede yer alan her işin yerine getirilip getirilmediğini control etmelidirler.
  • Sözleşmede yer almayan konularda istek yapmamalı, değişiklik talep sürecine uymalıdırlar.
  • Şirket içindeki Satınalma Departmanı ile koordineli çalışmalı, sözleşme değişikliklerinde birlikte hareket etmelidirler.
Paylaşın:

Projelerin İzleme ve Kontrol Süreçlerinde Neler Yapılır?

izlemeProjelerde izleme ve kontrol süreci planlar ile gerçekleşenlerin performans açısından izlenmesi, değişikliklerin yönetilmesi anlamına gelir.

Yapılması gerekenler aşağıdaki gibidir;

Kapsam Kontrolleri

  • Değişiklik Yönetimi Planını takip edin.
  • Kapsam Temel Çizgisi doğrultusunda kapsam performansını ölçümleyin.
  • Değişikliklere sebep olabilecek faktörleri gözlemleyin.
  • Performans verileri ile sapmaları analiz edin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Onaylanmış değişiklikler sonrasında eğer gerekiyorsa kapsam temel çizgisini, proje yönetimi planını ve ilgili dokümanları güncelleyin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.
  • Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.

Zaman Kontrolleri

  • Değişiklik Yönetimi Planını takip edin.
  • Zaman Çizelgesi Temel Çizgisi doğrultusunda zaman performansını ölçümleyin.
  • Değişikliklere sebep olabilecek faktörleri gözlemleyin.
  • Zaman çizelgesi değişikliklerini ve etkilerini kontrol edin.
  • Performans verileri ile sapmaları analiz edin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Onaylanmış değişiklikler sonrasında eğer gerekiyorsa proje zaman çizelgesi temel çizgisini, proje yönetimi planını ve ilgili dokümanları güncelleyin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.
  • Zaman rezervlerini izleyin.
  • Zamansal kestirimler için Kazanılmış Değer Analizi tekniği kullanın.
  • Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.

Maliyet Kontrolleri

  • Değişiklik Yönetim planını takip edin.
  • Zaman Çizelgesi Temel Çizgisi doğrultusunda zaman performansını ölçümleyin.
  • Değişikliklere sebep olabilecek faktörleri gözlemleyin.
  • Zaman çizelgesi değişikliklerini ve etkilerini kontrol edin.
  • Performans verileri ile sapmaları analiz edin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Onaylanmış değişiklikler sonrasında eğer gerekiyorsa proje maliyet temel çizgisini, proje yönetimi planını ve ilgili dokümanları güncelleyin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.
  • Bütçe rezervlerini izleyin.
  • Bütçe kestirimleri için Kazanılmış Değer Analizi tekniği kullanın.
  • Ek fon ihtiyacı doğarsa aksiyona geçin.
  • Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.

Kalite Kontrolleri

  • Düzenli denetimler yapın.
  • Teslimatların istenilen standartlarda gerçekleştirilmesini güvence altına alın.
  • Değişikliğe sebep olabilecek faktörleri gözlemleyin.
  • Gerektiğinde iş ve süreçlere yönelik değişiklik talebi yapın.
  • İşleri onaylama ya da red etme konusunda kararları verin.
  • Uygulanan değişikliklerin etkililiğini değerlendirin.
  • Proje kontrol sistemlerinin etkinliğini gözden geçirin.
  • Kalite Yönetimi ve Süreç İyileştirme planlarına ait dokümanlarda gerekli güncellemeleri yapın.
  • Performans verilerini ve sapmaları analiz edin.
  • Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.

İletişim Kontrolleri

  • Doğru bilginin doğru kişiye zamanında iletildiğini güvence altına alın.
  • Performans verilerini ve sapmaları analiz edin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Gerekiyorsa tahmin ve performans raporları ile durum-problem kayıtlarını güncelleyin.
  • İletişimlerin paydaş gereksinimlerini karşılayıp karşılamadığını gözlemleyin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.
  • Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.

Risk Kontrolleri

  • Riskleri, riske yanıt planlarını ve risk rezervlerini gözden geçirin.
  • Yeni riskleri tanımlayın.
  • Risk Yönetimi prosedürlerini kullanın.
  • Riskleri değerlendirme toplantıları yapın.
  • Risk yanıt planlarının ve risk prosedürlerinin etkinliğini değerlendirin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Risk denetimleri yapın.
  • Eğer gerekiyorsa proje yönetim planını, risk listesini ve riske yanıt planlarını güncelleyin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.

Tedarik Kontrolleri

  • Tarafların sözleşme şartlarını yerine getirme performanslarını izleyin.
  • Sözleşme teslimatlarını denetleyin ve doğrulayın.
  • Yasal haklarınızı savunun.
  • Kurumunuzun satınalma prosedürlerini(ör. Sözleşme yönetimi vb.) uygulayın
  • İş performans verilerini, satıcı performans raporlarını ve sapmaları analiz edin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Sözleşme ile ilgili işleri takip edin.
  • Sözleşmeye ilişkin itirazları değerlendirin.
  • Sözleşme doğrultusunda satıcı performansını raporlayın.
  • Faturaları ve ödemeleri izleyin.
  • Eğer gerekiyorsa proje yönetimi planını ve tedarik dokümantasyonunu güncelleyin.
  • Sözleşme değişikliklerini, sözleşme versiyonunu ve değişikliklerin etkinliğini değerlendirin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.

Paydaş Kontrolleri

  • İş performans verilerini ve sapmaları değerlendirin.
  • Paydaş katılımını ve paydaşlar arası ilişkileri iyileştirme fırsatlarını yakalama açısından gözlemleyin.
  • Paydaş beklentilerinin proje ile hizalı olup olmadığını gözden geçirin.
  • Çatışmaları çözümleyin.
  • Durum-problem kayıtlarını güncelleyin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Eğer gerekiyorsa paydaş yönetimi planını ve paydaş kayıtlarını güncelleyin
  • Alınan dersler var ise kaydedin.
  • Paydaş katılım stratejinizde yaptığınız değişikliklerin başarısını doğrulayın.

 

Paylaşın:

Proje Yönetimi Planlama Sürecinde Neler Yapılmalı?

planningBir projeyi başarıyla tamamlamak, yapılan işleri tekrar yapmamak, problemleri en aza indirmek için “kervanı yolda dizmekten”  çıkılması gerekiyor. Zaman ve paranın efektif kullanımı, kayıpları önlemek ve özellikle paydaşların katılımını sağlamak için Proje Yönetimi Planlama Sürecin ciddiye alınması şarttır.

Bu süreçte neler yapılır;

  • Paydaşların planlama, yürütme ve kontrol için ne kadar efor ayırmaları gerektiğini belirlemek için öncelikle neleri (gereksinimler, kapsam, zaman, maliyet, kalite, süreç iyileştirme, kaynaklar, iletişim, risk, tedarik, değişiklikler, problem yönetimi vb.)  planlamanız gerektiğini belirlemelisiniz.
  • Proje başlangıcındaki üst seviye gereksinimleri gözden geçirmeli, analiz etmeli ve önceliklendirmelisiniz.
  • Proje başlangıcındaki varsayımları ve kısıtları gözden geçirmeli, yazılı hale getirmelisiniz.
  • Proje kapsamını netleştirmeli ve Kapsam Temel Çizgisini onaylatmalısınız.
  • Planlama sürecinde size destek olmasını istediğiniz paydaşları belirlemelisiniz.
  • Proje teslimatlarını belirlemeli ve bunları gerçekleştirmek için gerekli iş paketlerini belirlemelisiniz.
  • Her iş paketinin açıklamasını hazırlamalı, atanan kaynakların işi anlamasını ve altın kaplamadan uzak durmalarını sağlamalısınız.
  • İş paketlerini aktivitelere dönüştürmeli, bu aktiviteleri ağ diyagramı tekniği ile öncül ve ardıl ilişkileri ile tanımlamalısınız.
  • Aktivitelerin kaynak ihtiyaçlarını(personel, ekipman, malzeme vb.) belirlemelisiniz.
  • Projede tedarik edilecek olan malzeme, ekipman veya dış kaynak ihtiyacını belirlemeli, bu konuda gerekli süreç, politika ve prosedürleri incelemeli, gerekli dokümantasyonu edinmelisiniz.
  • Kaynakların atanması ve sağlanması konusunda ilgili kaynak yöneticileri ile görüşmeler yapmalı, onaylarını almalısınız.
  • Zaman ve Maliyet Tahminleme için prensipleri belirlemeli, eğer varsa geçmişte tamamlanmış benzer proje verilerine ulaşmalısınız.
  • Proje Zaman Çizelgesini hazırlamalı, Kritik Yolu belirlemelisiniz. Proje Başlatma Belgesinde yer alan süre kısıtı aşıldıysa süre kısma tekniklerini (kaynak yükleme ve paralele çekme) uygulayarak, Proje Zaman Çizelgesi Temel Çizgisini oluşturunuz.
  • Kaynak maliyet tahminleri ile proje bütçesini oluşturunuz.
  • Kalite performansını ölçümlemek için gerekli kalite kriterlerini ve ölçütlerini belirleyiniz.
  • Kaliteyi artırmak, yeniden iş yapmayı önlemek için projede izlenmesi gereken süreçleri ve standartları belirleyin.
  • Proje Yönetimi için iyileştirilmesi gereken süreçleri belirleyin, analiz edin.
  • Proje ekibinin katılımını ve motivasyonunu izleyebilmek için sisteminizi geliştirin.
  • Proje paydaşlarının ve ekibin rol ve sorumluluklarını netleştirin, onlardan beklentilerinizi netleştirin ve bilmelerini sağlayın.
  • Tüm paydaşların hangi bilgilere ihtiyaç duyduklarını ve hangi bilgileri, kimin, kime nasıl iletmesi gerektiğini netleştirin.
  • Paydaşların projeye nasıl katkıda bulunmaları gerektiğini ve beklentilerini nasıl yöneteceğinizi netleştirin.
  • Risklerinizi tanımlayın, nitel ve nicel risk analizi sürecinden geçirip ölçeklendirin ve yanıt planlarınızı hazırlayın.
  • Proje planlarınızı ne zaman ve nasıl güncelleyeceğiniz konusunda prensiplerinizi belirleyin ve ilgili güncellemeleri yapın.
  • Gerekli tedarik dokümanlarını hazırlayın.
  • Projenizi olumlu ya da olumsuz etkileyebilecek diğer projeleri, birim ya da kişileri gözden geçirin.
  • Projedeki değişiklik sürecini (talep-değerlendirme-uygulama) belirleyin.
  • Proje performansını izleme ile ilgili ölçütlerinizi ve yöntemlerinizi belirleyin.
  • Proje Yönetimi Planınızı kontrol için gerekli toplantı, rapor ve diğer gerekli aktiviteleri belirleyin.
  • Projenin Yürütme ve Kontrol süreçlerine ilişkin prensip, yöntem ve sistematiğinizi netleştirin.
  • Proje Yönetimi Planınızı ve ilgili dokümantasyonu tamamlayın ve ilgili paydaşların  (sponsor, ekip, kaynak yöneticileri, proje ofisi vb.) resmi onayını alın.
  • Başlatma Toplantısı düzenleyin ve tüm paydaşların Proje Yönetimi planı üzerinde ortak bir anlayışta buluşmalarını sağlayın.
Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 116 – Proje Çalışmalarını İzlemek ve Kontrol Etmek – Tedarik Kontrolleri

Projelerde Tedarik kontrollerine ilişkin dikkat edilmesi gerekenler
Anlatan: Savaş ŞAKAR

Kitabı hemen sipariş etmek için: shopier.com/967176

Kitap hakkında detaylı bilgi ve sipariş için : https://www.savassakar.com/index.php/hayatimiz-proje-proje-yoneticisinin-el-kitabi/

UDEMY Eğitimlerimizi FIRSAT indirim kodu ile alabilirsiniz. Detaylı bilgi: https://www.savassakar.com/index.php/udemy/

Paylaşın: