Kategori arşivi: Toplantı

Proje Durum Değerlendirme Toplantılarını Doğru Yapmak

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

 

Proje Yöneticisinin en önemli sorumluluklarından biri herhangi bir anda projesi ile ilgili gelen sorulara yanıt vermektir. Bu yüzden proje durum değerlendirme toplantıları proje süresince hayati öneme sahiptir.

Proje Durum Değerlendirme Toplantılarının genel tanımına bakarsak “periyodik” olarak proje bilgilerinin paylaşıldığı toplantılardır, diyebiliriz.

Proje Yöneticileri bu toplantılarda aşağıdaki konuları gözden geçirirler;

  • Aktivitelerin durumu – Mevcut işler, yeni işler, yapılanlar, yapılmayanlar
  • Zaman Çizelgesinde ne durumdayız? Planın gerisinde miyiz? İlerisinde miyiz?
  • Bütçede ne durumdayız? Bütçeyi aşacak mıyız? Bütçenin altında kalır mıyız?
  • Kalite kriterlerinde ne durumdayız? – Müşteri isterleri ya da yasal vb. gereklilikler karşılanıyor mu?
  • Olumlu ve olumsuz gelişmeler nelerdir? Değişiklikler, riskler, kaynaklara ilişkin problemler, tedarikçilerin durumu vb.
  • Bir sonraki toplantıya kadar yapılacaklar

Proje Yöneticileri elde ettikleri bilgileri periyodik olarak Üst Yönetim ve bazen Müşteri ile paylaşmak zorundadırlar. Bu toplantıların sıklığı aşağıdaki faktörlere bağlıdır;

  • Projenin karmaşıklık düzeyi
  • Proje Ekip Üye Sayısı
  • Üst Yönetim ve müşterinin beklediği bilginin detayı ve sıklığı

Proje Durum Değerlendirme Toplantıları, ara hedeflere ulaşmayı kolaylaştırır, bilgi paylaşımı ve problemlerin erken fark edilmesini sağlar. Toplantılar, ne çok sık ne de çok seyrek yapılmalıdır.

Yapılmaması gereken hatalar şunlardır;

  • Gündemin zayıf olması, katılımcıların nelerin konuşulacağını, nasıl katkı sağlayacaklarını bilmemeleri
  • Toplantıya hazırlanmadan gidilmesi, toplantıda çalışılması
  • Toplantı süresinin iyi ayarlanmaması, çok uzun ya da kısa tutulması
  • Önemli konuları istisnaları tartışırken kaçırmak, önemsiz konulara fazla vakit harcamak
  • Herkesin katılımını sağlayamamak, katkılarını alamamak
  • Alınacak aksiyonlara karar verememek, belirsiz bırakmak

Proje Durum Değerlendirme Toplantılarında yaşanacak problemler projeye yansıyabilir. Proje Yöneticisinin otoritesi veya etkinliği erozyona uğrayabilir. Bu yüzden toplantıya liderlik etmeli, amacına ulaşması için gerekli çalışmaları yapmalıdır.

Proje Durum Değerlendirme Toplantıları “ne” ve “nasıl” sorularının etkin bir şekilde sorulmasını gerektirir. Toplantıya katılanların görüşlerini açıklamaları konusunda cesaretlendirmek ve ilgili herkesi çözümün bir parçası yapmak şarttır.

Toplantı esnasında;

  • Zamana uymak
  • Konu dışına çıkanları uyarmak
  • Konuşulanları ve alınacak aksiyonları yazılı hale getirmek,
  • Gerekirse mola vererek dinlenmeye fırsat vermek,
  • Sorular sorarak katılımı artırmak,
  • Kimsenin sorgulamadığı konularda sorgulayıcı olmak gerekir.

Etkin Proje Durum Değerlendirme Toplantıları için aşağıdakiler yapılabilir;

Verimli olun – Amacınız en kısa zamanda en az insanla toplantıyı gerçekleştirmek olsun. Zamanına saygı gösterdiğiniz kişiler toplantılara tepki duymazlar. Çok zaman alacak konuların toplantı dışında çözülmelerini sağlayın. Gündem maddelerini kişilere, süre ile atayın. Proje durumu ile ilgili toplantı öncesi bir form doldurtmak toplantıda özet geçilmesi ne yarar. Kısa ve sık toplantılar tercih edin. Herkesin katılımını sağlamaya çalışın, baskın karakterleri dizginleyin.

Geriye bakmak- İleriye bakmak – Toplantıyı belirli bir süre (+/- 1 hafta, ay vb.) öncesini ve sonrasını dikkate alarak yapın. Toplantının yapıldığı gün “0” sıfır kabul edilir. Başarılanları ve bir sonraki dönemde başarılacakları konuşun. Geçmiş dönem problemlerini, gelecek dönem risklerini masaya yatırın.

Yetki ve sorumluluk alınmasında ısrarcı olun – Proje Yöneticileri aktivitelerin zamanında ve doğru yapılmasını sağlamalıdır. Bunun için ekibin yeterli yetki ile donatılmış olmaları gerekir. Proje Durum Değerlendirme Toplantılarında bir işin yapılıp, yapılmadığının kontrolü kadar yapılamamasının sebeplerine odaklanmalı ve çözmeye çalışmalıdır. Bir aktivitenin gerçekleştirilmesini sağlamak için aşağıdakiler yapılabilir;

  • Toplantı esnasında yapılacak işleri tarihleri, sorumluluları ile birlikte yazı tahtasına yazmak
  • Aktiviteyi gerçekleştirecek olanın anladığını teyit etmek için tekrarlamak
  • Gerekirse bitiş tarihi, içerik vb. konuları tartışmak
  • Aktiviteyi gerçekleştirecek olanların güncellemeleri, iletmeleri gereken bilgileri aktarmak
  • Toplantıya geçmiş dönem aktivitelerini konuşarak başlamak
  • Aktivitelere ilişkin e-posta vb. otomatik uyarıcılar hazırlamak
  • Toplantı esnasında yapılacak işlerde atlanan, eksik kalanların yaratacağı önemli sıkıntıları paylaşmak
  • Ekibi olumsuz etkileyen ekip üyesi ile özel olarak görüşmek, sponsor veya fonksiyonel yöneticisi ile konuşmak

Gündemi Basitleştirin – Gündem maddeleri kişilere süreleri ile atanmalıdır. Proje Yöneticisi basit ve hedefe odaklı gündem hazırlamalıdırlar.

  • Geçmiş toplantından kalan maddelerin görüşülmesi
  • Geçmiş dönem gerçekleşenler – Gelecek dönem yapılacaklar
  • Proje ile ilgili güncellemeler, değişiklikler, kararlar
  • Devam eden problemler
  • Bekleyen İşler
  • Genel Özet

Odaklanın – Toplantıda herkes kendi konusunun en önemli olduğunu düşünebilir. Proje Yöneticisi her konuya ayrılan zamanı korumalı, konuda konuya atlanmasını önlemelidir. Toplantıda odaklanmayı sağlamak için aşağıdakiler yapılabilir;

  • Söz almak için el kaldırmak
  • Soruları toplantı sonuna bırakmak
  • Geri sayım saati kullanmak
  • Ortaya atılan konuyu “Görüşülecekler Listesine” eklemek
  • Toplantının duyurusunda konu dışına çıkılmayacağını iletmek
Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Projelerde Etkin Toplantı Yönetimi

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Projenin başarısı Proje Yöneticisinin bilgi, beceri ve yeteneklerine doğrudan bağlıdır. Proje Yöneticisinin başarısı, farklı ekip üyelerini bir araya getirerek, karar verme, problem çözme vb. konularda etkin toplantı yapmasında saklıdır.

Proje Yöneticileri, önce kendilerini sonra ekiplerini toplantı planlama, yönetme, kontrol ve kapanışı konusunda eğitmelidirler.

Projelerde 3 tip toplantıdan bahsedebiliriz;

  • Karar verme
  • Bilgi Paylaşımı
  • Beyin Fırtınası

Ve bunlar tek bir toplantıda yapılmaz.

Projelerde hangi toplantıları yaparız? 

  • Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilme sürecinde paydaşlarla hedeflerin, başarı kriterlerinin, üst seviye gereksinimlerin, özet kilometre taşlarının ve diğer özet bilgilerin elde edilmesi için toplantı(lar) yapılabilir.
  • Proje Yönetimi Planı Geliştirme sürecinde proje yaklaşımını netleştirmek, proje hedeflerine ulaşmak için yürütmenin nasıl olması gerektiği, projenin nasıl izleneceği ve kontrol edileceğinin belirlenmesi için toplantı(lar) yapılabilir.
  • Proje Başlangıç Toplantısı, planlamanın ya da yürütmenin başlangıcında paydaşlarla bir araya gelerek hedefler, kapsam, kısıtlar, varsayımlar ve riskler masaya yatırılır, planlama veya yürütme süreci ile ilgili kararlar alınır.
  • Proje İşlerinin Yönlendirilmesi ve Yönetilmesi, İzlenmesi ve Kontrolü süreçlerinde proje işlerini doğrudan etkileyen konularla ilgili toplantılar yapılabilir. Faz başlangıç toplantıları, teknik, sprint veya döngü toplantıları, günlük scrum toplantıları, yürütme komitesi toplantıları, problem çözme, geçmiş-ilerleyiş-durum gözden geçirme toplantıları vb. örnekler verilebilir.
  • Entegre Değişiklik Kontrol Sürecinde, Değişiklik Kontrol Komitesi Değişiklik Kontrol ve Değerlendirme (Onaylama, Red, Erteleme) toplantıları yapabilir. Değişiklik Kontrol Komitesi Yapılandırma (Konfigürasyon) Yönetimi konuları gözden geçirme toplantıları yapabilir.
  • Proje ya da Faz Kapanışlarında kapanış toplantısı, teslimatların onaylanması, tamamlanma kriterlerinin doğrulanması, sözleşmeleri resmi olarak bitirmek, paydaş performanslarını değerlendirmek, alınan dersleri derlemek ve paylaşmak, başarıyı kutlamak için toplantı(lar) yapılabilir.
  • Proje Yöneticisi ekibi ile birlikte Proje Yönetimi Planı alt bileşenlerinin (Kapsam, Zaman,  Çizelgesi, Maliyet, Kalite, Kaynak) geliştirilmesi toplantıları yapabilir.
  • Proje Ekibi, süre tahminlerinin yapılması için toplantı yapabilir. Çevik Yaklaşımlarda döngü planlama toplantıları yapılarak gelecek döngünün öncelikleri belirlenir, tahminler yapılır.
  • Kalite Kontrol sürecinde onaylanmış değişiklik taleplerinin gözden geçirilmesi, geçmişe yönelik alınan dersler ile ilgili toplantılar yapılabilir.
  • Aktivite kaynaklarının tahminlenmesi sürecinde Proje Yöneticisi Fonksiyonel Yöneticiler ile kaynak ve for gereklilikleri, gerekli kaynak nitelikleri, malzeme tipi ve miktarı vb. konularda toplantılar yapabilir.
  • Proje Ekibini Geliştirme sürecinde oryantasyon, ekip çalışması vee kip geliştirme toplantıları yapılabilir.
  • İletişimleri Yönetme sürecinde iletişim stratejisi ve iletişim planı ile ilgili toplantılar yapılabilir.
  • İletişimlerin izlenmesi sürecinde alınan kararların takibi, paydaş isteklerinin yanıtlanması konusunda toplantılar, tedarikçilerle ve ilgili paydaşlarla görüşmeler yapılabilir.
  • Risk Yönetimi Planlama, Proje Başlangıç Toplantısının gündeminde olabileceği gibi ayrı toplantılarla yapılabilir.
  • Proje Riskleri, Proje Durum Değerlendirme Toplantılarında düzenli olarak ele alınabileceği gibi Risk Gözden Geçirme Toplantıları olarak ayrı yapılabilir.
  • Tedarik Planlama sürecinde potansiyel satıcılarla, şirket içi paydaşlarla tedarik stratejisi ve yönetimi konusunda toplantılar yapılabilir.
  • Paydaş Katılımını Sağlamak ve Kontrol için proje durum değerlendirme, plan güncelleme, karar verme, problem çözümü vb. çeşitli toplantılar yapılabilir.

Yukarıda bahsi geçen toplantılar yüz yüze, resmi veya sanal olarak düzenlenebilir. Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – 6. Versiyonda 49 sürecin 26’sında toplantılar, araç ve teknik olarak gösterilmektedir.

Toplantılarda uyulması gereken temel kurallar şunlardır;

    • Toplantı öncesi hazırlık yapılmalıdır.
    • Toplantı süresi ve saati belirlenir. Toplantıların uzun tutulmaması gerekir.
    • Dikkatin dağılmayacağı, bölünmenin olmayacağı uygun bir toplantı yeri seçilir.
    • Gerekli malzemeler toplantı öncesi hazırlanır.
    • Toplantı öncesinde toplantının hedefi, amacı, kapsamı, gündemi ve toplantı kuralları hakkında bilgilendirme yapılır, incelenmesi gereken belgeler gönderilir.
    • Tüm katılımcılara ulaşılır, ön hazırlıkları yapmaları sağlanır.
    • Toplantıya tanışma veya konu hakkında bir giriş ile başlanır.
    • Sürelere uyulması, konudan sapılmaması sağlanır.
    • Kapanış konuşması yapılır.
    • Toplantı sonrasında Toplantı Notları katılımcılarla paylaşılır.

 

Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Proje Yönetiminde Görüşmeler

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Paydaşlarla doğrudan konuşarak onlardan bilgi almaya yönelik resmi ya da gayri resmi bir yaklaşımdır. Genellikle önceden hazırlanmış ya da spontane sorular yönelterek yapılır. Alınan cevaplar kaydedilerek gerçekleştirilir. Görüşmeler çoğu zaman yüz yüze yapılır, bazen görüşmeyi yapan ve/veya kendisiyle görüşme yapılan kişiler birden fazla olabilir.

Deneyimli proje ekibi üyeleriyle, sponsorlarla, diğer yöneticilerle ve belirli konuların uzmanlarıyla yapılan görüşmeler, istenen proje teslimatlarının özelliklerini ve fonksiyonlarını belirlemeye ve tanımlamaya yardımcı olabilir.

Görüşmeler daha detaylı bilgi istendiğinde tercih edilir. Proje Yönetiminde görüşme konuları müşteri ihtiyaçları, hedefler, işin doğasına göre spesifik konular olabilir. Görüşmeler için belirli bir zaman ayırılır ve tarih belirlenir. Yoğun ve tempolu çalışanlar için tercih edilen bir tekniktir.

Proje Yönetiminde görüşmenin amacı ekip üyeleri, müşteri veya paydaşlardan daha detaylı bilgi edinmektir.

Görüşme Süreci

  • Konuşulacak konuların belirlenmesi
  • Görüşülecek kişilerin belirlenmesi
  • Görüşme konusunda eğitim alma veya verme
  • Görüşmenin zamanının planlanması
  • Görüşmeye Hazırlanma
  • Görüşmenin Yapılması
  • Görüşmenin Analizi
  • Takip

Dikkat edilmesi gerekenler;

  • Görüşmeye katılması istenilenler konuya uygun seçilmeli, sponsor veya ekip üyelerinden destek istenmelidir.
  • Yöneticinin deneyimi görüşülecek konuya uygun olmadığında altında çalışan deneyimli kişi ile görüşülmelidir.
  • Hazırlanacak bir kontrol listesi ile görüşme için seçilen kişilerin doğruluğu test edilebilir.
  • Bilgi toplama performansının gelişmesi için etkin görüşme teknikleri eğitimi alınmalıdır. Alınan eğitimler sonrası denemeler yapılmalı ve sonuçları incelenmelidir. Alınan eğitimler görüşme yapacak kişilerin doğru noktaya odaklanmasını ve diğerleriyle ortak sonuçlar üretmelerini sağlamalıdır. Özellikle son kullanıcıların doğru seçilmesi konusundaki belirsizlikleri bu tip eğitimler giderecektir.
  • Grup iletişim tekniklerine nazaran birebir görüşmelerde bazı katılımcıların kendilerini grup dışında daha iyi ifade edebildikleri unutulmamalıdır.
  • Proje ile ilgili yapılacak görüşmeler şirket genelinde duyurulmalı ve sponsorun desteği gösterilmelidir.
  • Görüşmeye katılacaklara görüşme öncesinde hazırlanabilmeleri için gerekli detaylar aktarılmalı, kapsam açıklanmalı,  belge vb. iletilmelidir.
  • Görüşme için rahat bir ortam hazırlanmalıdır.
  • Görüşmelerin hazırlık, gerçekleştirme ve analiz edilme gibi süreçlerinin efor gerektirdiği unutulmamalıdır.
  • Mümkünse görüşmenin analizi aynı gün içinde yapılmalıdır.
  • Görüşmeyi yapacak kişi, görüşülecek kişinin rolü ve görüşmenin kapsamıyla olan ilişkisini bilmelidir. Mümkünse görüşme öncesi sorular gönderilmelidir. Soruların önceden gönderilmesi görüşmenin sohbet ortamında yapılacağının göstergesidir. Görüşme konuları kadar görüşmecinin görüşme esnasındaki tavrı da izlenmelidir.
  • Görüşmelere tanışma ile başlanmalı, görüşmecinin beklentileri alınmalı görüşmenin amacı aktarılmalıdır.
  • Açık uçlu sorularla görüşmenin ilerlenmesi sağlanmalıdır.
  • Görüşme sırasında karşı çıkmak aksi fikri savunmak doğru değildir. Görüşmeci rahat bir şekilde tüm görüşlerini aktarabilmelidir.
  • Görüşme istenilen detayda yazılı hale getirilmelidir.
  • Görüşme bittiğinde tüm konuların üzerinden geçilip geçilmediği kontrol edilmelidir. Eksik kalan konular veya yeni fark edilen durumlar kayıt altına alınmalıdır.
  • Anlamadığınız veya net olmayan konuları yeni sorular sorarak netleştirmelisiniz.
  • Görüşmede atıfta bulunulan belgeler varsa bir kopyasını isteyiniz.
  • Görüşme bittiğinde teşekkür ediniz.
  • Görüşmenin sonuçlarının nasıl iletileceğini açıklayınız.

Özellikle iş süreçlerini iyileştirme projelerinde detaylı ve kaliteli bilgi toplanması en önemli faktördür. Görüşme notlarının analiz edilmesi ve ihtiyaç duyulan kilit noktalara odaklanılması gerekir. Görüşme notlarının görüşmeci ile paylaşıldıktan sonra kendi yorumlarını ekleyerek geri göndermesi istenmelidir.

Diğer dikkat edilmesi gereken bazı noktalar şunlardır;

  • Süreye sadık kalmaya çalışın.
  • Gizli kalması gereken bilgilere özen gösterin.
  • Doğru kişi ile görüşme yaptığınızdan emin olun.
  • Konudan sapmayın.

Proje Yönetiminde aşağıdaki süreçlerde Görüşmeler tercih edilir. PMP Sınavına hazırlananların dikkat etmesi gerekir;

  • Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesi
  • Proje Yönetimi Planı Geliştirme
  • Gereksinimlerin Toplanması
  • Kalite Yönetimi Planlama
  • Kalite Kontrolü
  • Proje Ekibinin Geliştirilmesi
  • Kaynak Yönetimi Planlama
  • İletişim Yönetimi Planlama
  • İletişimlerin İzlenmesi
  • Risklerin Tanımlanması
  • Nitel Risk Analizinin Yapılması
  • Nicel Risk analizini Yapılması
  • Riske Yanıt Planlaması
  • Tedarik Yönetiminin Planlanması
  • Tedariklerin Yürütülmesi
  • Paydaş Katılımını Yönetme
Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Proje Yönetiminde Beyin Fırtınası

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Proje Yöneticileri, projelerde yaşadıkları problemleri çözmek için yaratıcı düşünmek zorundadırlar. Proje Yöneticisi yetkinlikleri içersinde yaratıcılık yer alsa da beyin fırtınası gibi yöntemler alternatifleri görmeyi ve farklı bakış açılarını bir araya getirmeyi sağlar.

Proje Yönetiminde Beyin Fırtınası genellikle problem çözümlerinde kullanılır. Problemin çözümüne ilişkin aşamaları aşağıdaki gibi sıralayabiliriz;

  • Problem Tanımlanması
  • Fikir Üretilmesi
  • Doğru fikrin seçilmesi (Karar Verme)
  • Fikrin Hayata Geçirilmesi

Beyin Fırtınasının doğru yapılabilmesi için yapması gerekenler aşağıdaki gibidir;

Beyin Fırtınasını Planlamak

  • Problemi ve Toplantının Hedefini Planlayın – Spesifik, Ölçülebilir, Uygulanabilir ve zaman hedefi olan bir hedef belirleyin.
  • Katılımcıları Belirleyin – Problemden en çok etkilenecek ve etkileyebilecek olanları belirleyin. Gerektiğinde farklı bakış açısına sahip danışmanlar çağırılabilir.
  • Grubu Sınırlandırın – Chauncey Wilson, Brainstorming and Beyond: A User-Centered Design adlı kitabında Heller & Hollabaugh‘un 3 kişiden fazla kişinin olmaması gerektiğini yazmaktadır. Gruptakilerin çeşitli ama birbirileri ile ilişkili olması gerekir. Örneğin bir yazılımcı, grafiker ve kullanıcı vb.

Beyin Fırtınasını Gerçekleştirmek

  • Konu bazlı bölümlere ayırmakta fayda vardır. 
  • Beyaz tahta olması ve fikirlerin gruplanarak yazılması.
  • İlişkili fikirleri birleştirmek
  • Karmaşık problemleri daha basit problemlere indirgemek, parçalamak
  • Her problem tek tek ele almak
  • Her grup üyesi tek tek beyin fırtınasını gerçekleştirmek, daha sonra grup olarak toplanmak
  • Fikirleri önceliklendirmek ve uzlaşma sağlamak
  • Önerinin gerçekleştirilmesi için bir sorumlu atamak

Altın Kural: Beyin Fırtınasında kötü fikir olmaz.

Beyin Fırtınasından Sonra

  • Katılımcılara teşekkür ve mümkünse ödüllendirme yapmak
  • Çözümü izlemek

PMBOK 6 aşağıdaki süreçlerde Beyin Fırtınasını bir araç ve teknik olarak önermektedir, PMP sınavına hazırlananlar dikkat etmelidirler;

  • Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesi
  • Proje Yönetimi Planı Geliştirme
  • Kalite Yönetimi Planlama
  • Risklerin Tanımlanması
  • Paydaşların Tanımlanması
  • Paydaş Katılımı Sağlama Planlama
  • Paydaş Katılımını Yönetme
Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

UDEMY Eğitimlerimiz

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız
Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Projelerde Soru Sorma Sanatı

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Proje Yöneticisi doğru soruları sormazsa doğru cevapları alamaz. Soru sormak bazen tansiyonu yükseltebileceği gibi zor durumlardan kurtulmamızı sağlayabilir;

  • Az düşünülerek kolayca cevaplanabilecek gereksiz  sorulardan kaçınmak gerekir. Hem sorana karşı bir kızgınlık hem de zaman kaybı yaratır.
  • Konu ile alakasız veya konudan uzaklaştıran sorular sorulmamalıdır.
  • Soru sormak için doğru zaman beklenmeli, sabırlı olunmalıdır.
  • Bir soru sormadan önce, başka biri bana sorsaydı ne cevap verirdim diye az da olsa düşünün.
  • Cevabını bildiğiniz sorular, yanlış anlaşılmanıza sebep olabilir.
  • Sorularınızı varsayımlara değil gerçeklere dayandırmaya çalışın.
  • Kalabalık bir ortamda soru sormadan önce soran ve yanıtlayan açısından durumu değerlendirin.
  • İstediğiniz cevabı vermeye yönlendiren sorular sorarmanız, zor sorularla karşılaşmanız sebep olabilir.
  • Kanıtınız olmadan suçlayıcı sorular sormayın.
  • Sorunuzun yanıtını keserek tekrar soru sormayın.
  • Dürüst yanıt verilmeyeceğini bildiğiniz soruları boşuna sormayın.
  • Karşınızdakinin sorunuzu anladığından emin olmaya çalışın.

Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Fazla Toplantılardan Kaçınmak

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Şirketlerde hiç kimsenin sevmediği, eleştirdiği ama sürekli yaptığı şeylerden biri toplantılardır. Her toplantı için kötü diyemeyiz. Toplantı kısa ve verimli ise, üstelik hedeflerine ulaşırsa tadından yenmez.

Toplantıların bir hedefi olması, bu hedefin katılımcılar açısından anlamlı olması ve bu hedefe katkıda bulunacaklarını bilmeleri önemlidir.

Proje Yöneticisi iki tipte toplantı düzenler; Düzenli ve durumun gerektirdiği toplantılar. Düzenli toplantılar ekip, sponsor, müşteri, dış kaynak vb. ile projenin durumunu gözden geçirmek için yapılır.

Toplantı düzenine toplantı yapılacak kişiler ile beraber karar verilmelidir.

Her toplantıda herkesin olması gerekmez.

Toplantı gündemleri sınırlı tutulmalı, her konu konuşulmaya çalışılmalıdır.

Birebir görüşülecek konular herkesin dahil olduğu bir toplantıda konuşulmamalıdır.

Proje Yöneticisi eğer taktiksel yaklaşıyorsa iletişimi artırmak için bazı toplantıları uzun tutabilir.


Toplantının 1 saatten fazla sürmemesi, gündemin ve katılımcıların bu doğrultuda belirlenmesi doğru olacaktır.

Proje Yöneticisinin, proje ekibinin çalışma vaktinden çalmaması, gerekirse birebir görüşmeler ile ilerlemesi gerekebilir. Haftalık, aylık vb. toplantılar proje ekibinin katılımı, proje bağlamında birlikteliği göstermek, ekibin proje için önemini göstermek için faydalı olabilir.

Tematik toplantılar (risk yönetimi, bütçe vb.) daha seyrek, doğrudan ilgilerle düzenlenmelidir. Bazı toplantılara projeyi destekleyecek proje ekibi dışından katılımcılar çağırılabilir.

Proje Yöneticisi, toplantılara katılım ve ilgi düzeyini izlemelidir. Katılımın olmaması veya ilgini azalması durumunda sebeplerine odaklanmalı, önlemler geliştirmelidir.

Yazışarak çözülebilecek konuların toplantılarda gündem edilmemesi ya da sadece özet geçilmesi gerekir.

Proje Yöneticisi, toplantıları planlanandan erken bitirmeye odaklanmalıdır.

Proje Yöneticisi, toplantının sadece kendi için olmadığını herkesin yararına olduğunu göstermelidir.

Proje Yöneticisi, toplantının tamamında olması gerekmeyenleri belirlemeli, zamanlarını çalmamalıdır.

Toplantıların verimliliğini artırmak için ekibin görüşleri alınmalı, toplantı sonrası değerlendirme yapılmalıdır.

Toplantı gündemi madde madde olmalı ve önemliden daha az önemliye doğru ele alınmalıdır.

Sonradan konuşulması gereken konular not alınmalı, toplantının gündeminden sapmaması sağlanmalıdır.

Proje Yöneticisi, proje başında düzenli toplantılara yönelik kuralları belirlemelidir.

Toplantının amacına ulaşamayacağı net olarak belli olduğunda iptal edilmeli, başka bir güne ertelenmelidir.

Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Proje Yönetiminde Görüşme Taktikleri

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Önemli olan projenin başarısı için doğru ve gerekli bilgilerin elde edilmesidir. Dünkü yazımda İstekli İletişimin Öneminden bahsettim, bugün bir kaç taktik vermeye çalışacağım;

Görüşmelerimizi toplantı, yüz yüze, tel vb. çeşitli yollarla gerçekleştirebiliriz. Karşımızdakiler ne istediğini bilmiyor veya ifade edemiyor olabilirler.

Öncelikle tek kişi ile görüşüyor olsanız bile karşınızda bir grup varmış gibi davranmanız önemlidir. Konuları tek tek ilgili kişi ile konuşacakmışsınız gibi yaklaşmanız gerekir.

Görüşmenizin süresini, konular bazında netleştirmeye çalışın. Örneğin proje bütçesi 10 dk., yaşanan problemler 15 dk. vb.

Basit sorular sormaya özen gösterin. Karmaşık ve uzun sorular yanlış anlaşılmaya yol açabilir. Sadece doğru sorularla doğru cevaplara ulaşabilirsiniz.

Görüşeceğiniz kişiye ortak terminoloji ve dil ile yaklaşmanız önemlidir. Farklı terminoloji ve dil anlaşılmamaya, çekincelere yol açabilir.

Karşınızdakini çok dikkatli bir şekilde dinlemelisiniz. Sakın sözünü kesmeyin. Eğer karşınızdaki cevap vermede zorlanırsa başka bir soru ile yaklaşmaya çalışın ama acele etmeden.

Eğer karşınızdaki kısa ve içeriği yetersiz cevaplar veriyorsa o konuyu derinleştirmek, konuşmak istemiyor olabilir. Nedenleri üzerinde durun.

Bazı sebeplerle (yönetici, durum vb.) görüştüğünüz kişi cevap vermekten kaçınabilir. Bu tip durumlarda onun özelinde sorgulamay yapmayın. Konuyu genelleştirerek yaklaşın. Örneğin “Şöyle bir durum olsaydı sen ne yapardın? vb.  

Karşınızdakinin size söylediklerini dinlediğiniz gösterecek şekilde cesaretlendirin ve konuyu açmasını sağlayın. Ör. Projenin gecikeceğini ama maliyetlerin yükseldiğini söylüyorsun, biraz açabilir miyiz?. Böylelikle karşınızda olduğunu farz ettiğiniz gruptaki diğer kişilere söz vermis olursunuz, konuya ilişkin ek bakış açılarını alabilirsiniz.

Açık uçlu sorularla ilerleyemediğiniz zamanlarda, görüşünüzü veya varsayımınızı paylaşıp teyit almaya çalışın.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

[email-subscribers namefield=”YES” desc=”” group=”Public”]

Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Proje Yönetiminde İstekli İletişimin Önemi

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Proje Yöneticisi, ekip üyeleri ve paydaşlar birbirlerinden bilgi almak zorundadırlar. Örneğin bir ekip üyesinin problem bakış açısını öğrenmek, proje müşterisinin gereksinimlerinin ne olduğunu belirlemeniz gerekir. İstekli iletişim kurulmadığında veya bilgi kaynağı istekli olmadığında bir çok problem yaşanmaya başlar.

Öncelikle hazırlanmanız gerekir. Hangi bilgiye, hangi şekilde ihtiyacınız olduğunu, elde edeceğiniz bilgi ile ne yapacağınızı kararlaştırmanız gerekir.

Varsayımlarınızı gözden geçirin. Cevabını bildiğinizi düşündüğünüz konularda yanılabilirsiniz. Ör. Bir ekranı kullandığından emin olmadan hangi sıklıkta kullandığını sormamalısınız. Bu durumda soru sorduğunuz kii kullanması gerektiğini düşünecek, kullanmıyorsa bile kullandığını söyleyebilecektir.

Soruyu cevaplayacak kişiyi sınırlandırmadan açık uçlu sorular sormanız gerekir. Akademik bir test yapmadığınızı, cevaplayacak olanın doğru şıkkı seçmesi gerekmediğini unutmayın. Cevaplarını sınırlandırmanız, ilgili cevaplarla daha sonra uğraşmanıza yol açar.

Sorularınız arttıkça karşınızdakinin sıkılacağını ve istekliliğini kaybedeceğini unutmayın. Bir soru kotanız olsun ve aşmamaya çalışın.

Soruyu sorma ile ilgili zamanlamanın cevap veren için çok önemli olduğunu unutmayın.

Aynı soruları sormamanız gerekir. Cevaplayan dinlenmediğini düşünür. Polis değilsiniz, karşınızdakini sorgulamıyor, hatasını aramıyorsunuz.

Her görüşmenizden, yazışmanızdan sonra sonuçları değerlendirin. İhtiyacınız olanı aldığınızdan emin olun. Eksik bir şeyler varsa sebeplerini düşünün.

Son olarak, aldığınız bilginin doğruluğunu mutlaka kontrol etmeye çalışın.

Unutmayın: Başarılı görüşme ve yazışmalar stratejik olarak ele alınmış olanlardır.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

[email-subscribers namefield=”YES” desc=”” group=”Public”]

Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Şirket Kültürü ve Proje Yönetimi – 5

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Karar Verme

Ringiseido – Japon kültüründe olan ve aynı düzeydeki her yöneticinin diğerlerinin onayını aldığı yöntemdir. Öneri aynı düzeydeki yöneticilerin onayına gönderildikten sonra üst yönetime çıkarılır.

Grup Kararı – Karar vermek için belirli bir grup toplantılar düzenlerler.

Politik – Çalışan önerisini Kabul ettirmek için yönetimden destek arar. Gücü yüksek yöneticisinin desteği ile ilgili karar alınır.

Şeffaf – Şirkette kararlar herkesin bilgisi dahilinde alınır. İletişim iyi bir şekilde sağlanmıştır.

Veri OdaklıKarar vermek için yeterli veriye gerek duyulur. Sayılara ve ölçümlere dayanarak verilen kararlar kayıt altına alınır.

Modelleme – Belirli konularda verilecek kararlar için gerekli süreç ve yöntem önceden belirlenir. İstisnai durumlarda izlenecek yol bellidir. Karar verilmesi ile ilgili belge vb. ihtiyaçlar tanımlanmıştır.

Lider Odaklı – Otoriteden bağımsız olarak şirkette ilgili konunun liderinin karar vermesidir. Liderler karar verme mekanizmalarını iyileştirmek ve geliştirmekle yükümlüdürler.

Alınan Dersler – Alınacak kararlarda geçmiş deneyimler dikkate alınır.

Ritüeller ve Rutinler

Görünen Yönetim – Şirketlerde yönetim görünürlüğü çok önemlidir. Yöneticilerin sahaya inerek neler olup bittiğini görmesi önemlidir.

Ekip Yaratıcı – Şirket içinde ekip oluşturmaya ve geliştirmeye yönelik eğitim, etkinlik ve çalışmalar yapılır.

Sabah ritüeli – Sabahları yapılan kısa toplantılarla, ekip morali yükseltilir, hedefe odaklı gün başlatılır.

Etkinlik – Şirket çalışanların yoğun çalışmaları gereken etkinlikler düzenler. İş rutini dışındaki bu etkinliklerle gelişimi ve katkıyı artırır.

Önündeki yemeği ye – Şirket çalışanlarının kendi ürünlerini kullanmasını ister. Ör. Şirketin ürettiği marka otomobili olan iç otoparka girerken diğer markalar dış otoparkta kalır. Aynı şekilde grup şirketleri birbirlerinin ürünlerini kullanmaya teşvik edilir ya da zorlanır.

Dönüm noktası – Kişisel hedeflerin gerçekleştirilmesi ile şirket çalışanları ödüllendirilir. Kişinin kariyeri başarı noktalarını geçmesine bağlıdır.

Etik – Şirket kendi içinde geliştirdiği veya evrensel etik kurallara uyulması konusunda hassas davranır.

Sosyal Hayat – Şirket çalışanlarının sosyal hayatına önem vermektedir. Ailelerle yapılan bir piknik vb. örnek verilebilir.

>—————————————————————————————-<

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı

Gökrem Tekir – Savaş Şakar
 65 TL (Yurtiçi gönderimlerde kargo dahil)

Sipariş formu

Diğer sipariş yöntemleri: LinkedinFacebook veya Twitter hesabımdan mesaj gönderebilir savassakar@gmail.com adresine eposta atabilirsiniz. Göndereceğiniz mesajlarda; Adınız – Soyadınız, Telefon numaranız, Teslimat Adresi ve kaç adet kitap istediğinizi belirtmeniz yeterli olacaktır. 

Uyarı: Yayınevlerinde ya da kitapevlerinde yoktur.

Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız