PMP Hazırlık – İşleri Yapmak – Risk – 54

Risk Response Strategies in Project Management - Parsadi

Risk Yanıt Planlama

Risk yanıtlarının planlanması(1), seçeneklerin geliştirilmesinden, stratejilerin seçilmesinden, genel ve tekil proje risklerinin ele alınmasına yönelik eylemlerin planlanmasıdır. Risk yanıtları, Risk Yönetimi Planının bir parçasıdır. Riskler önceliğe göre ele alınır ve yanıt planlarını desteklemek için bütçeye, zaman çizelgesine vb. Proje Yönetimi Planının tüm bileşenlerine kaynaklar ve faaliyetler eklenebilir. Her önemli riske, riski ele alan bir eylem ve bu eylemi uygulayacak risk sorumlusu atanır.

Risk yanıt planının uygulanması, her bir risk için ilgili risk yanıtının seçilmesidir. Birincil stratejinin etkili olmaması durumunda uygulanabilecek geri dönüş planı da geliştirilebilir. İkincil riskler de gözden geçirilmelidir. Bunlar, risk yanıtının uygulanmasının bir sonucu olarak ortaya çıkabilecek risklerdir.

Negatif Risk Stratejileri (2)

Negatif riskleri veya tehditleri yönetmek için beş strateji vardır. Bu stratejiler, riskin olasılığına ve proje üzerindeki etkisine göre seçilir. Yüksek etkiye sahip kritik risklerden kaçınılmalı veya hafifletilmeli, daha az kritik riskler ise aktarılabilir veya kabul edilebilir.

  • Aktarma: Tehdidin proje kapsamı dışında veya proje yöneticisinin yetkisi dışında olduğunun belirlenmesi sonrasında program, portföy yöneticisi, sponsor vb. daha yüksek bir seviyedeki bir kişiye veya departmana iletilmesidir. Aktarılan kişi riskin sahipliğini kabul etmelidir. Aktarılan riskler, risk kayıtlarına işlenir ancak proje ekibi artık onu izlemez.
  • Kaçınma: Zaman çizelgesini veya stratejiyi değiştirerek, bütçeyi artırarak veya kapsamı daraltarak riski tamamen ortadan kaldırmak için proje yönetim planını değiştirmektir. Gereksinimleri netleştirerek, daha fazla bilgi edinerek, iletişimi geliştirerek veya bu risk alanında uzmanlık edinerek bazı risklerden tamamen kaçınılabilir.
  • Transfer: Riskin etkisinin ve sahipliğinin üçüncü bir tarafa kaydırılması ve riskin sorumluluğunu üstlenen tarafa risk primi ödenmesi yapılmasıdır. Sigorta, teminatlar, garantiler veya anlaşmalar vb. ile yapılabilir. Örneğin, proje üzerinde belirli bir tür çalışmayı gerçekleştirme konusunda çok az iç deneyime sahip olduğunuzda bu işi daha yetenekli bir dış kaynağa verebilirsiniz.
  • Azaltma: Riskin meydana gelme olasılığını veya etkisini azaltmak için önlem almaktır. Daha az karmaşık süreçleri benimsemek, aktivitenin süresini artırmak, daha fazla test yapmak ve daha istikrarlı bir tedarikçi seçmek vb. azaltma örnekleridir.
  • Kabul Etme: Riski kabul etmek ve risk oluşana kadar herhangi bir işlem yapmamaktır. Kabul, pasif veya aktif olabilir. Pasif kabul, riskleri kabul etmek ve belgelemek olabilir. Risk yönetimi ekibi tehdidi düzenli olarak gözden geçirir ve risk ortaya çıktıkça ne yapılması gerektiğini belirleyebilir. Aktif kabul, meydana gelmesi durumunda riski ele almak için zaman, para veya kaynaklarla ilgili beklenmedik durum yedeği oluşturmayı içerir.

Pozitif Risk Stratejileri (3)

Olumlu riskleri veya fırsatları yönetmek için beş strateji vardır. Bu stratejiler, riskin olasılığına ve proje üzerindeki etkisine göre seçilirler.

  • Aktarma: Proje kapsamı dışındaki fırsatları daha üst seviyeye iletmektir.
  • Yararlanma: Fırsatın gerçekleşmesini sağlamaya çalışmaktır. Projeye en iyi kaynakların atanması, uzman bir danışman tutulması, proje maliyetini ve süresini azaltmak için yeni teknoloji kullanılması vb. örnek olarak sayılabilir.
  • Geliştirme: Fırsatın gerçekleşme olasılığını veya yaratacağı etkiyi artırmaktır. aktiviteye daha fazla kaynak ekleyerek erken bitirmek örnek verilebilir.
  • Paylaşma: Fırsatın bir kısmının veya tamamının üçüncü bir tarafa tahsis edilmesidir. Ortaklıklar, ortak girişimler örnek olarak sayılabilir.
  • Kabul Etme: Fırsat ortaya çıkarsa ondan yararlanmaya istekli olmak, ancak aktif olarak peşinden koşmamaktır.

Beklenmedik Durum Planları (4)

Beklenmedik durum planı, riskler ortaya çıkmadan önce önceden geliştirilen risk yanıt stratejisi türüdür. Belirlenen riskler gerçekleştiğinde kullanılması amaçlanır. Proje yöneticisinin riske hızlı ve uygun şekilde tepki vermesini, olumsuz etkisini azaltmasını veya potansiyel faydalarını artırmasını sağlar. Beklenmedik Durum Planı, yüksek etkiye sahip riskler için geri dönüş planı içerebilir. İlk yapılan Beklenmedik Durum Planı etkisiz ise, yedek plan uygulanır. Bütçede ve zaman çizelgesinde beklenmedik durum yedeği önceden belirlenir, temel çizgilere dahil edilir.

Risk Yanıtlarının Belirlenmesi ve Uygulanması için Yönergeler

Yanıt stratejileri, tanımlanan her önemli risk için geliştirilmelidir. Seçilen yanıt stratejileri, fırsatlardan yararlanmayı ve tehditlerin olasılığını ve/veya etkisini azaltmayı hedeflemelidir. Etkili risk yanıt planı geliştirmek için aşağıdaki yönergeler izlenmelidir;

  • Her riskin, nedenlerini ve proje hedeflerini nasıl etkileyebileceğini inceleyin. Her risk için olası stratejiler için beyin fırtınası yapın.
  • Hangi proje paydaşlarına risk sorumluluğu atanabileceğini belirleyin ve risk yanıt planlamanıza dahil edin.
  • Risk için etkili olması en muhtemel yanıt stratejisini seçin. Seçilen risk yanıt stratejilerinin şunlar olduğundan emin olun:
    • Riskin ciddiyetine uygun.
    • Uygun maliyetli.
    • Başarılı olmak için doğru zamanlama.
    • Proje bağlamında gerçekçi.
    • İlgili tüm taraflarca kabul edilmiş.
    • Sorumluluğu bir kişiye atanmış.
  • Risk şiddetini kuruluşun risk eşiğinin altına indiremiyorsanız, sponsorunuzdan destek isteyin. Seçilen stratejiyi uygulamak için özel çalışmalar yapın.
  • Öncelikli riskler için yedekleme stratejileri belirleyin.
  • Risklerle başa çıkmak için gerekli olan beklenmedik durum yedeklerinin miktarını belirleyin.
    • Beklenmedik durum planlarınızın maliyeti ne olacak?
    • Beklenmedik durum planlarınız zaman çizelgesine ne kadar zaman ekleyecek?
  • Risk yanıt planının içerik ve formatının tanımı için Risk Yönetim Planına başvurun. Risk yanıt planınıza aşağıdaki unsurları dahil edin:
    • Etkilenen proje alanı ( hangi İKY unsuru?) ile birlikte risklerin tanımı.
    • Risk sahipleri ve atanan sorumluluklar.
    • Niteliksel ve/veya niceliksel risk analizi sonuçları.
    • Seçilen yanıt stratejileri ve stratejilerin uygulanması için gerekli eylemler.
    • Yanıt stratejileri uygulandıktan sonra beklenen artık risk seviyesi.
    • Yanıtlar için bütçe ve zaman çizelgesi.
    • Yüksek etkiye sahip riskler için beklenmedik durum planları.
  • Stratejilerin uygulanabilmesi ve izlenebilmesi için risk yanıt planını Proje Yönetimi Planına dahil edin. Proje yaşam döngüsü boyunca, yanıt stratejilerinize rehberlik edebilecek nitel ve nicel analiz sonuçlarındaki eğilimleri inceleyin.
  • Risk yanıtlarını uygulamak için aşağıdaki yönergeleri kullanın:
    • Risklere karşı uygun ve kabul edilebilir yanıtların farkında olun.
    • Mümkün olduğunda, riskler gerçekleşmeden önleyici tedbirler alın.
    • Üzerinde mutabık kalınan yanıtları doğrulamak için Risk Yönetimi Planını gözden geçirin.
    • Diğer benzer projelerden elde edilen bilgilerden yararlanmak için Alınan Derslere bakın.
    • Risk sahiplerini gerekli önlemleri almaları için etkileme becerilerinizi kullanın.
    • Proje riskleriyle ilgili bilgileri yakalamak, depolamak ve dağıtmak için Proje Yönetimi Bilgi Sistemi (PYBS) kullanın.
    • Gelecekteki risk yanıt planları için alınan dersler kayıtlarını güncelleyin.

(1)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 437-439.

(2)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 442-443.

(3)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 444.

(4)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 445.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:

Takip Edin:

Bir yanıt yazın

E-posta adresiniz yayınlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

12 + one =

Bu site, istenmeyenleri azaltmak için Akismet kullanıyor. Yorum verilerinizin nasıl işlendiği hakkında daha fazla bilgi edinin.