PMP Hazırlık – Projeye Başlamak – Tedarik – 44

Project Procurement Management - A Quick Guide

Tedarikçi Sözleşmeleri

Sözleşmeler (1), satıcının projeyi, hizmeti veya sonucu sağlamasını ve alıcının bunun bedelini ödemesini zorunlu kılan karşılıklı olarak bağlayıcı yazılı anlaşmalardır. Sözleşmeler her projeye özel olsa bile sabit fiyatlı, maliyeti geri ödemeli veya zaman ve malzeme (Z&M) sözleşmeleri gibi bir dizi standart modele girme eğilimindedirler.

Sözleşme Bileşenleri

Genel olarak, sözleşmeler asgari olarak aşağıdakileri içermelidir;

Proje için satın alınan işin tanımı, teslimatlar ve kapsam.
Teslimat tarihi veya diğer zaman çizelgesi bilgileri.
Her iki tarafın sorumlulukları.
Teknik ve ticari yönlerin yönetimi.
Fiyat ve ödeme koşulları.
Fesih için hükümler.
Geçerli garantiler ve güvenceler.

Sözleşme Türleri

Sabit fiyatlı sözleşmeler (1) – Belirlenmiş bir iş kapsamı için ödenecek ücretin, maliyeti veya teslim etme çabası ne olursa olsun sabit olduğu sözleşmedir. Ürün veya hizmet için toplam sabit fiyatı belirler. Satıcı, işi anlaşılan sözleşme değerinden gerçekleştirmeyi kabul eder. Verilen fiyat, beklenen maliyet ve kârın yanı sıra öngörülemeyen sorunları karşılamak için gerekli yedekleri içerir. Sözleşme, zaman çizelgesi kilometre taşları gibi gereksinimlerin karşılanması veya aşılması durumunda teşvikler içerebilir. Sabit fiyatlı sözleşmeler, alıcıya maksimum koruma sağlar, ancak hazırlık ve teklif değerlendirmesi zaman alır. Bu tür bir sözleşme, değişkenliği az olan projeler için en uygundur.

Sabit fiyatlı sözleşme türleri aşağıdaki gibidir;

Kesin Sabit Fiyatlı (KSF) sözleşmeler: En yaygın kullanılandır. Hizmet veya ürünün fiyatı başlangıçta belirlenir ve işin kapsamı değişmediği müddetçe değişmez.
Teşvik Ücretli Sabit Fiyatlı Sözleşmeler (TÜSF): Alıcının, satıcıya belirli bir tutarı (sözleşmede tanımlandığı şekilde) ödediği ve satıcının tanımlanmış performans kriterlerini karşılaması durumunda satıcının ek bir miktar kazanabileceği sözleşme türüdür. Satıcıya ödenecek ek miktar, daha önce üzerinde anlaşmaya varılan ölçütlere ulaşmakla bağlantılıdır. Teşvik ücretli sabit fiyatlı sözleşmeler kapsamında bir fiyat tavan belirlenir ve fiyat tavanın üzerindeki tüm maliyetler satıcının sorumluluğundadır.
Fiyat Ayarlamalı Sabit Fiyatlı Sözleşmeler (FASF): Satıcının projeyi gerçekleştirme süresi çok uzun olduğunda veya ödemeler farklı bir para biriminden yapıldığında kullanılırlar. Enflasyon değişiklikleri veya maliyet artışları (veya indirimleri) değişen koşullar nedeniyle sözleşme fiyatı değiştirilerek hem alıcı hem de satıcı kontrolleri dışındaki dış koşullardan korunur.

Maliyet geri ödemeli sözleşmeler: Satıcının, fiili masraflarının satıcıya ödenmesini içeren bir sözleşme türüdür. Maliyete ek olarak satıcının karını temsil eden bir ücret içerir. Gerçekleşen maliyetler, doğrudan maliyetler (proje için yapılan harcamalar) ve dolaylı maliyetler (iş yapmanın maliyeti olarak kuruluş tarafından projeye tahsis edilen maliyetler) olarak sınıflandırılır. Bu tip sözleşmeler, zaman çizelgesi veya teknik performans hedefleri vb. belirli hedeflere ulaşmak için teşvikler içerir. Bu yaklaşım, maliyetleri belirleme konusunda proje parametrelerinin belirsiz olduğu durumlarda uygundur.

Maliyeti geri ödemeli sözleşmeler aşağıdaki gibidir;

Maliyet Artı Sabit Fiyat Sözleşmeleri (MASF): Alıcının, satıcıya başlangıçtaki tahmini proje maliyetlerine göre hesaplanan sabit bir ücret ödemesi yaptığı sözleşmelerdir. Bu sabit ücret, satıcı performansı nedeniyle değişmez.
Maliyet Artı Teşvik Ücreti Sözleşmeleri (MATÜ): Satıcıya sözleşmede yer alan maliyetinin geri ödendiği ve sözleşmede belirtilen belirli performans hedeflerine ulaşıldığı takdirde önceden belirlenmiş teşvik ücreti ödendiği sözleşmelerdir. Nihai maliyetlerin, orijinal tahmini maliyetlerden daha az veya daha fazla olması durumunda, hem alıcı hem de satıcı, önceden müzakere edilmiş maliyet paylaşımı formülüne dayalı olarak aradaki farkı paylaşırlar.
Maliyet Artı Ödül Sözleşmeleri (MAÖ): Satıcıya meşru tüm maliyetler için geri ödemenin yapıldığı, ancak satıcının ücretini, sözleşmede tanımlanan bazı performans kriterlerini yerine getirmesiyle kazandığı sözleşmelerdir. Alıcı tarafından satıcı performansı subjektif olarak dikkate alınarak ücret belirlenir.

Süre ve Malzeme (S&M) Sözleşmeleri: Hem maliyet geri ödemeli hem de sabit fiyatlı sözleşme özelliklerini içeren hibrit sözleşmelerdir. Alıcı, satıcıya malzemeler için sabit ödeme yaparken, çalışılan saatler için gerçekleştikçe ödeme yapabilir. Bu sözleşme, kesin bir Proje Çalışma Bildirimi olmadığında hızlı dış destek vb. durumlarda tercih edilir. Aşılmaması gereken değerleri (zaman, maliyet vb.) içererek sınırsız maliyet artışını önlemeye çalışılır.

Vadeli veya Tamamlama Sözleşmeleri

Vadeli sözleşmeler, satıcıyı, belirli bir süre boyunca (personel-saati vb. bir birim cinsinden ölçülen) belirli bir hizmet sunması için görevlendirmek için kullanılır. Tamamlama sözleşmeleri, satıcı ürünü alıcıya teslim edene ve alıcı ürünü kabul edene kadar işin tamamlanmış sayılmayacağı şartını koşan sözleşmelerdir.

Tedariklerin Yürütülmesindeki Kritik Noktalar

Teslim Çözümü

Tedariklerin nihai amacı, tedarik edilen mal veya hizmetlerin tedarikçi tarafından Alıcıya (müşteriye) teslim edilmesidir. Aşağıdaki aşamalar dikkate alınır, ancak her aşamanın ayrıntıları yapılan tedariğe ve sözleşmeye bağlı olarak değişebilir;

Planlama ve analiz- Müşteri gereksinimleri belgelenir.
Detaylı tasarım- Çözüm belgelenir.
Uygulama veya Kurma – Çözüm kurulur veya uygulanır.
Test- Çözüm test edilir.
Eğitim- Müşteriye eğitim verilir.
Devir teslim- Çözüm, resmi olarak müşteriye teslim edilir.
Destek ve bakım- Çözüm, müşteri deste bölümüne aktarılır.

(1) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 471-472.

Türkçe eğitimler