Proje Riskleri – 5 – Paydaşlar

İletişimsizlik – Proje paydaşlarının birbirileri ile iletişim kurmamaları, projenin her aşamasında problemlere yol açar.

Proje Yöneticisi, proje süresince paydaşlarla birebir iletişim halinde olmalıdır. Proje başlangıcında paydaşları birbirleri ile tanıştırmalı, iletişim gereksinimlerini net bir şekilde tanımlamalı ve İletişim Yönetim Planı dahilinde takip etmelidir. Paydaşların hangi noktalarda, ne şekilde birbirleri ile iletişime geçip geçmedikleri takip edilmelidir.

Paydaş Beklentileri – Paydaşların çekinceleri veya gerçekçi olmayan beklentileri projeye vermeleri gereken desteği olumsuz etkiler.

Gereksinimlerin belirlenmesi sürecine tüm paydaşlar dahil edilmelidir. Proje Başlatma Toplantısından itibaren paydaşların çekinceleri dikkate alınarak gerekli önlemler alınmalıdır. Proje Yönetim Planı gerçekçi olmalı, tüm paydaşların onayı alınmalıdır. Proje sürecinin her hangi bir anında ortaya çıkabilecke çekincelerin ya da beklenti değişikliklerinin proje yöneticisi ile paylaşılmasını sağlayıcı iletişim kanallarının kurulması gerekir.

Paydaş Değişimi – İşten ayrılmalar veya projeye atanan kaynakların sık ve/veya sürekli değişimi projeyi olumsuz etkiler.

Projenin hedeflerine başarıyla ulaşabilmesi için doğru kaynakların projeye atanması sağlanmalıdır. Proje Yöneticisi projenin ilgili departmandan ihtiyaç duyduğu kaynağı deneyim, bilgi, yetenek vb. unsurlar ile tanımlamalı ve Fonksiyonel Yöneticileriyle birebir konuşmalıdır. İşten ayrılmaların yüksek olduğu şirketlerde eş(body) yöntemi ile çalışanın yedeği belirlenmelidir. Fonksiyonel yöneticilerin kaynak değişimi yapmaları durumunda Proje yöneticisini bilgilendirmeleri gerekir.

Destek vermeme – Paydaşlar projenin hedef ve amaçlarını kendi bakış açılarına göre uygun bulmuyorlarsa desteklemeyeceklerdir.

Proje başlangıcında projenin nereden çıktığı ve neden yapıldığı çok iyi açıklanmalıdır. Proje öncesi yapılan fizibilite çalışmaları ve iş planları kullanılmalıdır. Paydaşların projenin yapılması ve önceliklendirilmesine yönelik tüm çekinceleri dinlenmeli ve yanıtlanmalıdır. Sponsorun Başlatma Belgesini göndermesi ve Başlatma toplantısına katılarak bu projeye verilen önemi göstermesi gerekir.

Anlaşmazlıklar– Paydaşlar arası anlaşmazlıklar projede istenmeyen gecikmelere ve aksaklıklara yol açabilir.

Paydaş analizi yapılarak paydaşların projeden beklentileri ve projeye etkileri analiz edilmelidir. Paydaşlar arası ilişkiler değerlendirilmeli olası çatışma durumlarına ilişkin önelnler alınmalıdır. Proje Yöneticisi çatışabilecek vey a çatışan paydaşlarla ayrı ayrı ve birebir iletişime geçmelidir. Proje Yöneticisi, Sponsorun müdahale etmesi gereken çatışmaları zamanında ve sayısal etkileri(gecikme, bütçe aşımı vb.) ile haber vermelidir.

Kalitesiz iş – Diğer işlere girdi sağlayan paydaşların kalitesiz iş üretmeleri diğer paydaşların kalitesiz iş üretmelerine veya tahminlerini tutturamamarına yol açar.

Girdi ihtiyacı olanlar neye ihtiyaçları olduğunu net bir şekilde tanımlamalıdırlar. İş Kırılım Yapısı Sözlüğü ile her aktivitenin çıktıları netleştirilmelidir. Bir işi yapanın o işi başarıyla tamamlaması ve diğer işin başlaması ile ilgili başarı kriterleri belirlenmelidir. Aktivite sorumlularının aktiviteyi tamamlama sonrasına diğer aktiviteye hangi girdiyi nasıl sağlayacakları konusunda Proje Yöneticisi ortak bir yaklaşım getirmelidir.