Proje Yöneticisi ve Empati

The Good, Bad And Ugly Of Empathy

Empati, proje yöneticisinin geliştirmesi gereken en önemli özelliklerden biridir. Proje ekibinin ve müşterinin ihtiyaçlarıyla uyumlu olmaya ve bu ihtiyaçları anlamaya ne kadar çok çaba harcanırsa, projenin başarılı olma şansı o kadar artar.

Gerçek empati, değişiklik yapmak için zaman ayırmayı ve karşınızdakilerle bağlantı kurmak için yüz yüze sohbet etmeyi gerektirir. Bu yüzden empati kurmak kısaca geçiştirebileceğiniz bir şey değildir. Çok çaba gerektirir ve projenin sonucu söz konusu olduğunda her şeyi değiştirebilir.

Müşteriler

Müşterinin ihtiyaçlarına karşı anlayışlı olmak, proje yönetimi söz konusu olduğunda ilk kurallardan biridir. Çoğu zaman göründüğü kadar basit değildir.

Müşterilerle olan ilişkiyi düzenli kontrol etmek ve değerlendirmek önemlidir. Projelerde baskı altında çalışılır. Son teslim tarihlerine ve ayrıntılara takılmak, birlikte çalıştığınız kişilerle olan bağlantılarınızı kaybetmek anlamına gelebilir.

Hayal kırıklıklarını sadece kabullenmek değil hissetmek gerekir. Her müşterinin farklı olduğunu unutmamak gerekir. Farklı müşterilerin benzersiz hayal kırıklıklarını anlamanın ve ele almanın önemli olduğu unutulmamalıdır. Süreç veya sonuç müşterinize uymuyorsa, kendinizi haklı çıkaracak açıklama veya mazeret bulmaya çalışmayın. Bazen sürecinizi veya sonucu uygun şekilde ayarlamanız gerekebilir.

Müşterilerle onları rahat hissettirecek şekilde iletişim kurmak gerekir. Müşterinin nasıl iletişim kurmayı tercih ettiğini sormak gerekir. Telefon, e-posta, Excel mi tercih ediyorlar? Cevap vermekte zorlandıkları bir ortam aracılığıyla mesajlar göndermek, rahatsız hissetmelerine neden olabilir.

İsteklerin arkasındaki nedenleri araştırmak gerekir. Bir müşteriden gelen beklenmeyen istekler bazen sinir bozucu olabilir, ancak talebin gerçek değerine odaklanmanız gerekir. Talep saçma görünse de, genellikle arkasında bir motivasyon vardır.

Müşteri üzerinde asla göremeyeceğiniz veya tam olarak kavrayamayacağınız baskılar olabileceğini unutmayın. Hızlı yargıda bulunmak yerine, neden belirli bir talepte bulunduklarının kökenine inmeye çalışmak gerekir. Bazen, projeyle ilgili hiçbir şeyi değiştirmek gerekmeyebilir, sadece müşterinin endişesini gidermek anlamına gelebilir.

Proje Ekibi

Proje Ekibi ile ilgilenilmesi gerekir. Çıkarları gözetilmeli ve herhangi bir konuda görüşmek istediklerinde Proje yöneticisine rahatlıkla ulaşabilmelidirler.

Adil bir çalışma ortamı yaratmak için empatiyi kullanılmalıdır. Projelerin doğaları gereği benzersiz olmaları sebebiyle çalışpma şekillerinin doğru uyarlanmaları gerekir. Örneğin, ekipte aynı anda yalnızca bir veya iki proje üzerinde çalışmayı seven bir kişi olabilir. Ekibinizdeki bir başkası, müşterilerle doğrudan konuşmayı zor bulabilir.

Bu farklılıkların farkında olmak ve proaktif yaklaşmak önemlidir. Proje yöneticisi, esnek ve empatik ise, ekipteki herkes için optimum çalışma ortamı yaratabilir.

Projenin sorun haline gelmesine izin vermemek gerekir. Proje Yöneticisinin projeleri yönetme şekli, proje ekibinin çalışma ortamı üzerinde önemli etkiye sahiptir. Projeler plana göre gitmediğinde, olumsuz bir dil kullanmaktan kaçınmak gerekir. Alaycı terimler dahil olmak ü<ere kullanılmamalıdır. Proje ekibinin moralini tahmin edilenden daha fazla etkileyebilir.

Özellikle zor zamanlarda ekip olarak şakalaşabilmek önemlidir. Proje yöneticisi olarak ekibin günlük olarak kullandığı dil takip edilmelidir. Bu yaklaşım, olumsuz bir zihniyetin gelişmesini engellemeyi sağlayacaktır. Proje “sorun” ile eş anlamlı hale gelirse, ekip üzerinde çalışmak istemeyecektir.

Projeler

Proje yöneticileri projenin kendisi için empati kurmalıdırlar. Hiçbir proje tam olarak aynı değildir. Bir projeden öğrenilenleri alıp diğerlerine uygulamak kesinlikle mümkün olsa da, başarıyı garantilemez. Beklemeyen zorluklarla karşılaşılabilir. Proje yöneticisi kendini, projenin plana göre gitmediğini düşünürken bulabilir. İşin püf noktası şudur: bir projenin nasıl gelişeceğine dair hiçbir zaman gerçek anlamda kusursuz bir plan oluşturamazsınız. Proje hakkında tam bir anlayış geliştirmek, proje yöneticisi rolünün doğasıdır ve buna yol boyunca karşılaşacağı tümsekler de dahildir.

Projenin başından itibaren neden önemli olduğunu Proje yöneticisi sorgulamalıdır. Bu yaklaşım, müşterinin işini ve müşterilerini anlamaktan daha fazlası anlamına gelir. Projenin neden önemli olduğunun, son kullanıcılar için neyi başarılacağının ve nasıl bir fark yaratılacağını anlamak için zaman ayırmak gerekir. Zor zamanlarda, Proje Yöneticisi ilk proje toplantısını ve gerçekten neyi başarmak için yola çıktığını kendine hatırlatmalıdır. Bu sayede, bağlam korunmuş olunur. Sadece projeyi bitirmeye odaklanmak yerine, birileri için gerçek bir fark yaratacak bir şey üzerinde çalıştığını Proje Yöneticisi kendine hatırlatmalıdır.

Empati kurmak, müşterileri ve ekiple daha yakın ilişkiler geliştirmek için önemli bir faktördür. İlişkiler geliştiğinde, projeler gelişir.

Neler yapılabilir?

Müşteriyle düzenli görüşmeler – gündemi bir kenara bırakın ve bunun yerine yakınlık kurmaya odaklanın
Ekip için anket veya süreçlerin nasıl iyileştirileceğine ilişkin öneri çalışmaları
Proje sırasında beklenmedik durumlarla nasıl başa çıktığınıza dair ekibiniz için, olumlu noktalara ve öğrenme deneyimlerine odaklanarak hazırlanmış sunumlar.

Türkçe eğitimler