Proje Yönetimine Geçişi Yönetmek

Kısalan ürün yaşam döngüleri, hızla değişen ortamlar, rekabet gibi sebeplerle proje yönetimine geçiş kararı alan firmalar organizasyonel bir değişim yaşamak zorunda kalırlar.  

Proje Yönetimi ve buna organizasyonel değişimlerin gerçekleştirilebilmesi için geçiş sürecinin iyi yönetilmesi gerekir.

Değişim ve dönüşüme yönelik çalışmaların başarısı yeni hedeflerin, rollerin, beklentilerin ve korkuların bilinmesine ve yönetilmesine bağlıdır.

Değişim ve dönüşüm sürecinde dikkat edilmesi gerekenler aşağıdadır;

  • Gücün Transferi – Bazı fonksiyonel yöneticiler güç transfer etmeyi istemeyebilir, bazı proje yöneticileri başka yöneticilerin altında çalışanlardan istekte bulunmakta zorlanabilirler.
  • Güven – Fonksiyonel ve Proje Yöneticileri arasında güven problem olabilir. Üst yönetimin desteği ile güven ortamı oluşturulmalı, zaman alabileceği unutulmamalıdır.
  • Politika ve Prosedürler – Herkes tarafından Kabul görmüş politika ve prosedürlerin geliştirilmesi gerekir. Katı ve esnemeyen politika ve prosedürler tepki çekebilir.
  • Hiyerarşi – Organizasyonel yapıya yönelik değişiklikler olgunlaşmış başarılı alanları en az etkileyecek düzeyde olmalıdır.
  • Öncelikleri çizelgeleme –  Değişim ve dönüşüm için gerekli öncelikler belirlenmeli, sık sık değiştirilmemelidir.
  • Personel Problemleri – Personelin değişim ve dönüşüme ilişkin kaygıları, beklentileri tespit edilmeli, yapılan çalışmalarda dikkate alınmalıdır. Değişim ve dönüşüm sürecinde sürekli dikkat edilmelidir.
  • İletişimler – Yeni iletişim kanalları kurulmalı, eski iletişim kanalları etkinlikleri düzeyinde ele alınmalıdır. Her yöne (yatay ve dikey) iletişimin kurulması esas alınmalıdır.
  • Proje Yöneticiliğini Kabullenme – Proje Yöneticiliği pozisyonuna yönelik direnç düzenli eğitimlerle aşılabilir. İnsanlar anlamadıkları şeyden korkarlar.
  • Rekabet – Anlamlı bir rekabet ortamı yaratılması değişim ve dönüşümü olumlu etkileyecektir.
  • Araçlar – Departmanlar proje yönetimi konusunda kendi araç ve tekniklerini geliştirmelidirler. Değişim ve dönüşüm esnasında departmanların bunları terk etmelerini istemek doğru değildir. Proje Yöneticileri bu araç ve tekniklerle entegrasyonunu sağlayacak kendi araç ve tekniklerini geliştirmelidir.
  • Çelişen Talepler – Departmanların ve personelin çelişen talepleri olabilir. Kriz ortamı yaratılmamalı, sakin bir şekilde ele alınmalıdır.
  • Raporlama – Özellikle proje durum raporlaması tüm departmanlar için standartlaştırılmalıdır.
  • Ekip Çalışması – Departman girdileriyle sistemik planlama ekip çalışması sağlar. Değişim ve dönüşümün planlamasını ilgili departmanlarla yapmak ve taahhütlerini almak gerekir.
  • X Teorisi – Y Teorisi – Değişim ve dönüşüm esnasında çalışanlar kendilerine X (Yönetici her şeyin başında durur) ya da Y Teorisi (Yönetici yapın diye rahat bırakmıştır) şeklinde yaklaşıldığını görebilirler. Özellikle kriz dönemlerinde proje yönetiminin bir yaşam şekli olduğu eğitimlerle vb. çalışanlara açıklanmalıdır.
  • Ekip Büyüklüğü – Yönetimler projelerin önerilenden daha az personel ile gerçekleştirilmesinde ısrar edebilirler. Personeli tepeden inme kısmalar personel fazlalığından geleceği düşünülen maliyetlerden daha çoğuna mal olur.

Proje Yönetimine yönelik değişim ve dönüşüm çalışmalarında aşağıdakiler çok iyi düşünülmelidir;

  • Değişim ve dönüşümün başarısı iyi bir plana, yaşam döngüsü şeklinde ele alınmasına bağlıdır.
  • Yöneticilerin ve çalışanların proje yönetimi eğitimi almaları değişim ve dönüşümün süresini kısaltır.
  • Değişim ve dönüşüm için çalışan katılımı ve desteği çok önemlidir.
  • Üst Yönetimin değişim ve dönüşüm konusunda samimi desteği göstermesi ve çalışmalara katılması çok önemlidir.
  • Organizasyonel davranışın önemi unutulmamalı, sürekli izlenmelidir.
  • Üst Yönetimin değişim ve dönüşüme yönelik taahhütleri izlenmelidir.
  • Üst Yönetimin hızlı taviz vermemesi beklenmemelidir.
  • Değişim ve dönüşüme yönelik projenin zaman ve performansına yönelik hassas davranılmalı, maliyet aşımlarına katlanılmalıdır.
  • Değişim ve dönüşüm sürecinde ortaya çıkabilecek veya artabilecek çatışmalar olacağı unutulmamalıdır.
  • Değişim ve dönüşümün başarısı bu konuda yetkili kılınan kişiye verilen yetki oranında olacaktır.
  • Değişim ve dönüşümün ne zaman tamamlanacağı sürekli gözden geçirilmelidir.

Değişim ve dönüşüm kolay değildir. Anlama, eğitim, verilen taahhütlerin gösterilmesi, sabır gerektirir.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

[email-subscribers namefield=”YES” desc=”” group=”Public”]

Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:

Beğendiniz mi? Patreonda yer alan kanalımızdan aylık abonelik ile bizi destekleyin!
Paylaşın:

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

two + 1 =

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.