Projede Kötü Gidişatı Anlamak

Proje durum raporları genellikle projedeki kötü durumu sayısal verilerle gösterirler. Halbuki raporlamanın amacı, durumu tespit etmek kadar erken uyarı sinyallerini verebilmesindedir.

Raporlar sayısal durumu gösterse de negatif sürece ilişkin bazı ipuçları önceden görülebilir;

  • Kötü gidişata ilişkin haberler reddedilmeye, anlamlı mazeretler bulunmaya başlandıysa,
  • Yanlış, eksik kaynaklarla çalışıldığı sık sık dile getiriliyor ve beklenen sonuçlar ortaya çıkmıyorsa,
  • Paydaşlar süre ve bütçenin yeterli olmadığı konusunda dürüstlerse ve bunun yaratıcılık, kalite vb. ile ilgili sonuçlar ortaya çıkmaya başlamışsa,
  • Proje ekibindekiler duygusal tepkiler vermeye başlamışlarsa,
  • Ek istek ve problemler konusunda duyarsızlık var ise,
  • İstenilen bilgiler zamanında ve tam olarak gelmemeye başlamışsa,
  • Yapıcı öneriler azalmış, getirilen öneriler heyecan yaratmıyorsa,
  • Daha fazla toplantı ihtiyacı ortaya çıkmışsa,
  • Ortada kalan, sahiplenilmeyen iş sayısı artmaya başlamışsa,
  • Ekip üyeleri birbirleriye gereken iletişim ve etkileşimi kurmamaya başlamışlarsa proje zora girecek demektir.

Problemler sürü halinde hareket ederler ve siz görmezden geldiğinizde kötü sonuçlarına katlanmak zorunda kalırsınız.

Paylaşın:

Çalışanlar Her Şeye Gerçekçi Yaklaşırlar Mı?

Kurumlarda çalışanların rasyonel davranmaları için ödüllendirme ve cezalandırma uygulanmaya çalışılır. Bunun sebebi doğru davranış kalıbını teşvik etmektir. Bu stratejiler karşısında da insanların gerçekçi davranması yani ödüle doğru ve cezadan uzak davranmaları beklenir.

Çalışanlar, kendilerine yönelik faydanın büyüklüğüne ve ne kadar doğrudan olacağına bakar. Ödül ve cezayı iyi bir şekilde konumlandırmak ve herkes için ortak bir payda yaratmak bu noktada zorlaşır. Çünkü çalışanlar çoğu zaman genellemeler ile belirlenmiş ödül ya da cezaları tam tersi algılayabilirler, rasyonel davranmayabilirler;

  • Herkesin neyi, ne kadar önemsediği çok değişkendir.
  • Geçmiş tecrübeleri benzer durumlarda farklı sonuçlar yaşamasına sebep olmuş  olabilir.
  • İş yükü ve yoğunluğunun çok olması sebebiyle doğru olanı değil yapılması gerekeni yapabilirler.
  • Bazıları diğerleri gibi yapmayı tercih ederken bazıları tam tersini yapmayı tercih edebilir.
  • Hayal eder ve hayallerine göre ilerleyen bir senaryoya göre davranabilirler.
  • Eski, eksik, yanlış anlaşılmış ve unutulmuş bilgileri karar vermelerini olumsuz etkileyebilir.
  • Çalışanlar duygusaldırlar, öfkeyle ya da aşırı sevgiyle kararlar alabilir, davranabilirler.
  • Doğrusunu bilse bile diğerlerinin öneri ve fikirleriyle yanlış hareket edebilirler.
  • Kısa-orta-uzun vadeli düşünebilir ama durumun gerektirdiği vadeye göre davranmayabilirler.
  • Sadece kendi bakış açılarının yeterli olacağını ya da diğerlerini nasıl etkileyeceğini umursamadan davranabilirler.

İş hayatı basit ve insanları anlamak kolay olsaydı, havuç ve sopa geçerli bir yöntem olurdu.

Paylaşın:

Proje Kötüye Gidiyorsa

Projenin kötüye gitmeye başladığı fark edildiğinde yapılmaması gerekenler;

  • Baskıcı cc ile aksaklığa yol açanları yönetim ile korkutmaya çalışmayın.
  • Olası sorumluları suçlayıcı bir şekilde toplantıya çağırmayın.
  • Durumu, kişileri hedef göstererek açıklamaya çalışmayın.
  • Kimseyi etik dışı bir tutumla tehdit etmeyin, cezalandırmayın.
  • Negatif bir tavır ile suçlayıcı ve karamsar bir görüntü vermeyin.

Yapılması gerekenler;

  • Problem(ler)i çözmek için elinizden gelen her şeyi yapın.
  • Yazışmalar işe yaramadıysa birebir görüşmeler yapın.
  • Karşınızdakilerin içinde bulundukları durumu anlamaya ve onlara yardımcı olmaya çalışın. 
  • Durumun önemini ve aciliyeti açıklayın. Çözüme gidecek ortak yolu bulmaya çalışın.
  • Yardım isteyin.
  • Sakin olun ve düşünmeden davranmayın. Suçlamak ya da tenkit işleri hızlandırmayacak, problemlerin olumsuz etkisini daha kötü hale getirecektir.

Unutmayın iyi bir iletişim bir çok problemin oluşmamasının ya da hızla çözülmesinin anahtarıdır.

Paylaşın:

Fısıldaşmalar

Metin, yönetime yöneteceği projenin sunumunu yapıyordu. Sunum bittikten sonra ne düşündüklerini sordu. Ali, Ayşe’nin kulağına eğilerek “Mümkün değil Ağustos’ta bitmez” dedi.  Ayşe ”Hem BT daha süre bile vermedi” dedi. İki ekip üyesi birbirleri ile gerçekleri paylaşıyorlardı.

Ekip içi fısıldaşmalar riskli durumların habercisidir. Bireyler, iş veya proje üzerindeki zayıflıkları ve diğer durumları birbirleri ile paylaşmaya başlarlar. Asıl sıkıntı bunların yüksek sesle söylenmemeleridir.

Eğer bilgiler tüm ekip ile paylaşılıyorsa dürüst bir ortam olduğu söylenebilir. Ama küçük gruplar içinde paylaşılıyorsa dürüstlükten söz edilemez.

Proje ekiplerinde bazen küçük gruplar kendi içlerinde bilgiyi saklayabilirler. Bu durum büyük problemlerin habercisidir. Eğer herkes gerçeği bilirse risklerle yüzleşmek daha kolaydır.

Fısıldaşmalar yaşanıyorsa;

  • Kötü kararlar artar – Eğer ekip üyeleri her şeyi bildiklerini sanıyor ama bilmiyorlarsa, doğru kararı aldıklarını düşünerek davranacaklardır.
  • Kişisel hareket alanları sıkıntıya girer – Çoğu kişinin kararlarını diğer karar ve davranışlar etkiler. Kötü bir şey fark edilip müdahale edildiğinde etkilecek olan kişiler bilgilendirilmezse, doğrusunu yaptıklarını düşünerek hareket edecekler, ama sonuç iyi olmayacaktır.
  • Tekerleği yeniden keşfetmek – Ekip üyelerinden birisi problemi fark edip çözdüğünde bunu paylaşmazsa benzeri problemleri yaşayanlar aynı sıkıntıları yaşamak zorunda kalacaklardır.
  • Yönetim problemleri oluşacaktır – Ekip dürüst olup olmamaya karar verdiğinde yönetim şeklini belirlemiş olur. Dürüst olmayan gruplar kendi yollarına gitmeye çalışacaklar, bu durum liderliği ve yönetimi zora sokacaktır.

İç gruplaşmalar ve dürüst ol(a)mama korkulandan fazla zarar verir. Gerçeğin zamanında ve doğru dile getirilebilmesi, ekip üyeleri arasındaki iletişimin ve etkileşimin etkinliği başarı olasılığını artıracaktır.

Paylaşın:

Söylenen Değil Anlaşılan

Karşımızdakilerin söylediklerini nasıl anlarsak öyle karşılık veririz. Niyetin doğru anlaşılmadığı durumlarda gereksiz bir gerilim yaratılmış olur.

Bazı görüşmeler sürtünmeye dönüşür. Sürtünme arttıkça ısı artar, bir süre sonra alev alır. Herkes barışçıl bir ortamdan savaş meydanına geçer. Genellikle ortamı gerenlere karşı peşinen gergin bir tavır sergilenir. Önemli olan karşı tarafın gerginliğini giderecek ya da artırmayacak bir turum sergilemektir.

Genellikle tehlikeli ve kışkırtıcı bulduğum bazı ifadelerin yanlarına bana düşündürdükleri mesajları yazmaya çalıştım;

  • Dediğiniz doğru ama biz başka bir şeyden konuşuyoruz – Sen yanlış anlıyorsun.
  • Üzgünüm, sanırım net açıklayamadım – Sen anlayamadın.
  • Bırakın açıklayayım – Siz bilmiyorsunuz.
  • Tam olarak değil – Tam anlayamamışsınız, anlatayım.
  • Demek istediğim bu değildi – Beni anlamadınız, tekrar ya da başka şekilde anlatayım.
  • Tekrar anlatmama izin verin – Bir kerede anlamıyorsunuz.
  • O kadar basit değil – Sizin kapasiteniz bu kadar, halbuki olay daha karmaşık.
  • Söylediğim şey hakkında hiç bir şey yapılmıyor – Beni takmıyorsunuz.
  • Bu ayrı bir şey, tek tek ele alalım – Farklı bir yere gittiniz, beni anlamadınız, tane tane anlatayım.
  • Problemi az önce açıklamıştım – Beni dinlemediniz ve anlamadınız.
  • Ben öyle bir şey söylemedim. Benim dediğim … – Lafım ya da anlamı çarpıtılmış tekrar söyleyeyim.
  • Söylediğimi anladınız mı? Net oldu mu? – Beni dinlemediğinizi sanıyorum, bakalım öyle mi?
  • Söylediğimi duymadınız mı? – Bir kerede anlayın beni yormayın, kapasiteniz bu kadar mı?
  • Neresini anlamadınız? – Ben o kadar iyi anlattım ki siz anlayamamışsınız.

Her türlü toplantı ve görüşmede tartışmalar, anlaşmazlıklar olabilir. Dinlemeyenler diğerlerinin onları dinlemeyeceği önyargısına sahiptir. Karşınızdakilere ilişkin görüşleriniz bir tercihtir ama peşinen yargılamak doğru değildir. Sizi zaten dinlemeyeceklerini, dikkate almayacaklarını düşünmeyin.

Tartışmayı, dinlenilmediğini düşünenler başlatırlar. Dinlendiğini düşünenler tartışmayı  sertleştirmezler.

Naçizane bir kaç öneri;

  • Karşınızdakini dinlediğinizi ve anladığınızı ona gösterin. Söylenenin tekrarı karşıdakinin dinlendiğini anlamasına yardımcı olur.
  • Sizin anlamanız ve dinlemeniz önemlidir. Diğerlerinin dinlememesi size engel olmasın. Siz anladığınız ve dinlediğiniz oranda üstünüze düşeni yapın.
  • Anlamadığınızda sorun. Soru sormanın sizi bilgisiz, yetersiz göstereceği gibi yersiz kaygılarınızdan sıyrılın.
  • Toplantı ya da görüşme sonrasında ne anladığınızı iyice düşünün, gerekirse yazın ve sonrasında harekete geçin.
Paylaşın:

İş Yemeği Adabı

Yemekte iş konuşmak zamandan tasarruf ya da etkin zaman kullanımı gibi düşünülür. Ancak yemekte iş görüşmesi yapmanın bazı maliyetleri vardır;

  • Öncelikle sipariş vermek için menüyü incelemek, ne istediğini düşünmek ve hatta garsonun sorularını yanıtlamak herkesin dikkatini dağıtabilir.
  • Yemek kan şekerini yükseltir ve vücut rahatlama ihtiyacı duyar. Refleksler yavaşlar, sizin ya da karşınızdakilerin karar verme sürecini olumsuz etkiler. Önemli bir toplantıda ve ciddi kararların verileceği durumlarda dikkat edilmelidir.
  • Yemek geldiğinde herksin farklı zamanlarda tuz alması, etini kesmesi vb. senkronizasyonu ve konsantrasyonu engeller. Kişiler, odaklanmış gibi yapmaya çalışırlar. Fakat yemeği beğenme ya da beğenmeme bile yanıtları etkileyebilir.

Eğer yemekte toplantı yapılacaksa o zaman;

  • Büyük ve geniş bir alanda herkesin rahat edeceği ferah bir ortam olmalıdır. Mümkünse yemeğe gitmeden önce siparişler verilmelidir.
  • Yemek yemek için 20 dakika vb. bir zaman özel olarak ayrılmalı ve bu esnada iş konuşulmamalıdır.
  • Yemek seçimlerinde kolay yenebilecek, mümkünse kişisel hatalarla üstü başı kirletmeyecek şeyler seçilmelidir.

Ama diğer önerim yemeği asla yalnız yememenizdir. Yemeği bir iletişim aracı, karşınızdakini tanımak, sosyal paylaşımlarda bulunmak için bir fırsat olarak görmelisiniz. Sürekli aynı kişi(ler) ile yemek yememek iletişim ağınızı güçlendirecektir.

İş yemeği ile ilgili nezaket kurallar ise aşağıdaki gibidir;

  • Yemekten önce herkes ile selamlaşın.
  • Misafiriniz oturmadan oturmayın.
  • Diğerlerini rahatsız edecek şekilde tüm menüyü garsona anlattırmak vb. davranışlarda bulunmayın.
  • Önce misafiriniz sipariş versin, doğrudan önermeyin, istenirse öneri getirin ya da garsona sorun.
  • Hava atmak için en pahalı vb. yemek siparişi vermeyin.
  • Yenmesi ve hazırlanması kolay yemekleri tercih edin.
  • Öğle yemeklerinde alkol almayın, akşam yemeklerinde misafirinize uygun davranmaya çalışın.
  • Birden fazla çatal, bıçak olduğunda her yemekte dıştan içe doğru kullanın.
  • Ekmek vb. katı maddeler solunuzda, sıvılar sağ tarafınızda olsun.
  • Tüm et vb. hepsini parçalayıp değil tek tek keserek yiyin. Salata vb. uzun olanları keserek yemeye çalışın.
  • Çatalı bıçağı avuçlamayın, tabaktaki ile sandviç yapmayın.
  • Masaya dirseğinizi koymayın.
  • Bir şey anlatırken çatal, bıçağı masada bırakın.
  • Ağzınız doluyken konuşmayın.
  • Din, siyaset vb. konuları konuşmaktan kaçının.
  • Diğerleri ile göz kontağı kurun.
  • Masada konuşulanları dinleyin.
  • Yemek yiyenleri bitirmeleri konusunda uyarmayın.
  • Parmağınızı yalamayın, tabağınızı sıyırmayın.
  • “Lütfen” ve “Teşekkür ederim” demeyi unutmayın.
  • Yemeğiniz bittiğinde çatal, bıçağı masaya değil tabağınızın içine bırakın.
  • Herkesin karşısında kürdan kullanmayın.
  • Ayrılırken selamlaşmayı unutmayın.
Paylaşın:

Projelerde Anlaşmak

Yönetim, bilgi, deneyim veya rekabet gereği projenin 3 ayda bitmesini isteyebilir. Projeyi gerçekleştirecek olanlar kendi bilgi ve deneyimlerine dayanarak o işin 6 aydan önce bitmeyeceğini öngörebilir. Her iki tarafta haklıdır ama anlaşmanın bir yolu bulunmalıdır;

  • Proje ya da iş ile ilgili tahminlerin duygulardan arındırılması gerekir. Rekabet heyecanı ile agresif süre istemekle, kızgınlıkla uzun süre söylemek her zaman mümkündür. Gerçekleştirilecek projenin istenilen koşullarda gerçekleştirilmesine ilişkin tüm koşullar masaya yatırılmalıdır. Zaman, maliyet, kapsam ve kalitenin birbirleri ile ilişkileri net olarak ortaya konulmalıdır. Bir işi normalden daha kısa sürede bitirmenin maliyeti hesaplanmalıdır. Yapılacak çalışmanın sezgisel değil matematiksel verilerle desteklenmesi gerekir. Stratejik hedefler doğrultusunda kurumsal faydayı önde tutan yaklaşım ile olası kazanç ve kayıplar değerlendirilmedir.
  • İtiraz ettiğiniz her konuda tarzınız nazik ve saygılı olmalıdır.
  • Sırf muhalefet etmek için muhalefet edilmemelidir. Kendi düşüncenizi kabul ettirmeye odaklanmayın. Gerçekçi olmak hem meziyet hem de erdemdir. Sadece siyah ve beyaz üzerine bir dünyada yaşıyorsanız anlaşmak çok zordur.
  • Anlaşmak sadece ver-al demek değildir. Üzerinde konuşulan konuda tüm alternatifleri değerlendirebilmeniz gerekir. Örneğin süre kısmak için illa ek personel gerektiğinden eminseniz tekrar düşünün. Belki yöntemi değiştirerek, kapsamı daraltarak veya işlerin yapılma sırasını değiştirerekte süre kısılabilir. Çabuk olun ama aceleci davranmayın.
  • Bazen Yönetim peşinen anlaşmak istemiyor olabilir. Böyle bir durumda kabullenmekten başka şansınız olmaz.  Eğer risk yönetimi iyi yaparsanız olumsuz beklentilerinizin ve olası problemlerin zararlarını hem Yönetime gösterebilir hem de  düşürebilirsiniz. Örneğin süreyi kısacaksınız ve fazla mesai yaptırmak zorunda kalacaksınız. Çalışanların demotive olmalarından ve bunun işe yansımasından korkuyorsunuz. Planlarınıza onları motive edecek bir şeyler eklemeye çalışmalısınız.

Anlaşmak kolay değildir ve maliyetlidir. Bunun için hazırlıklı olmanız ve uğraşmanız gerekir.

Paylaşın:

Acil Durumlara Müdahale

İstemediğiniz problemler yaşıyoruz, acil çözümlere ihtiyacımız oluyor. Çoğunlukla reaktif yaklaşıp duruma uygun çözümler üretmeye çalışıyoruz.

Reyhan sunumunu bitirir ve oturur. Herkes beklediğinden daha ciddi bir problem olduğunu fark etmiştir. Kısa bir sessizlikten sonra Müdür Ahmet “Durum bu kadar kötüleşene kadar herkesin aklı neredeydi?” diye bir çıkış yapar.

Reyhan “Aslında kimse bu kadar kötüleşeceğini ummuyordu, bu yüzden kötü olasılıkları düşünmedik” dedi. İyiyi umut etmek kötüyü düşünmekten daha kolaydır.

Bazen son dakika gol yemekten kaçamayız. Kurumda herkes bir anlık yanılgı ya da boşluğa düşebilir, acilen çözülmesi gereken sorunların içinde kalabiliriz.

Bu durumda yapılması gerekenler şunlardır;

  • Kimseyi suçlamayın. Suçlama ve problem çözme bir arada yürümez.
  • “Ben söylemiştim” gibi bir klişe kullanmayın. Bu tersine bir suçlamadır. Problemi çözecek insanların damarına gereksiz yere basmayın.
  • Alternatif çözümler üretin ancak olası etkilerini ve yapılabilirliklerini göz önünde bulundurun. Problem acil çözüm gerektirse bile kaliteli zaman ayrılarak üzerinde düşünülmeli, yama yapmanın (geçici çözümlerin) uzun vadeli çözüm getirmeyeceği unutulmamalıdır.
  • Durumun aciliyeti konusunda herkesin aynı fikirde olmasını sağlayın. Aciliyet kişilere göre farklılık gösterebilir ve herkes hizalı davranmayabilir. Birlikte davranmamak problemi daha da büyütür.
  • Problem çözümü için organizasyonal destek ihtiyacını belirleyin. Farklı seviyelerden neye ihtiyacınız olduğu konusunu netleştirin.
  • Problemin çözümünü üstleniyorsanız tüm ilgili tarafları çözümün bir parçası yapın. Çekincelerini, önerilerini ve uyarılarını dikkate alın.
  • Bazen çözümlerin yeni problem doğurabileceğini unutmayın, gözünüzü açık tutun.
Paylaşın:

Proje Yöneticisi Kumarbaz Değildir

Kumarbazlar, her gün daha fazla kazanabilmek için oynamaya devam ederler. Bazen kazansalar bile tek bir oyunda her şeylerini kaybedebilirler. Proje Yöneticileri kumarbaz değillerdir ve olmamalıdırlar.

Bazen proje müşterisinini istekleri hiç bitmediği gibi, sorunların düzeltilmesi sonrasında ortaya çıkan yeni sorunlar proje hiç bitmeyecekmiş gibi bir his uyandırabilir. Müşterinin onay vermeyeceği ya da bitmesine az kalmasına rağmen her şeyin çöp olacağı endişesi yükselebilir.

Öncelikle projenin nasıl başlatıldığı çok önemlidir. Kör bir iyimserlik ve üstünkörü bir yaklaşım projenin başında yaşanacak problemlerin habercisi olacaktır. Ne istendiğinin anlaşılması ve netleştirilmesine ayrılacak kaliteli süre ve kaynağın önemini tüm taraflar çok iyi anlamalıdırlar. Bu konuda genel geçer yaklaşımların sonuçlarına yine kendilerinin katlanacağını unutmamalıdırlar.

Yönetimin yaklaşımı yapıcı değilse bile olası aksaklıkların onlara kaybettireceği para, zaman vb. unsurlar açıklanmalıdır. Projenin olabildiğince başında yönetim ile yapılacak görüşmeler sonraki aşamalarda rol ve sorumlulukların, kapsamın netleşmesi ile başarı ve başarısızlık tanımlarının yapılabilmesini sağlayacaktır. “Keşke” deme olasılığını azaltmak için için projenin başında elinizden geleni yapmanız gerekir.

Projede yer alacak kaynakların yeterlilikleri ve projeye olan ilgileri, pozitif ve yüksek olmalıdır. Doğru proje ekibi projenin sahiplenilmesini ve sorumluluk alınmasını sağlayacaktır. Herkes üzerine düşen rolü iyi oynadığında problem yaşanmayacaktır.

Problem yaşanmaması için gerekli yöntem ve ortam düşünülmeli, tasarlanmalı ve uygulanmalıdır. Problemleri çözseniz bile problemleri ortaya çıkarak sebepleri ortadan kaldırmadığınız sürece tekrarlamaya devam edecektir.

Proje Yöneticisi, her konuda bir adım önde olmaya çalışmalıdır. İsteklerin ve problemlerin artışına karşı hazırlıklı olmalı ve plan yapmalıdır. Hem enerjisini hem de kaynaklarını doğru kullanmaya gayret etmelidir.

Paylaşın:

Projelerin en büyük derdi: İletişim Problemleri

solving_communication_problems

İletişim her projenin en önemli unsurlarından biridir ve proje başarısının olmazsa olmazlarındandır. Risk olarak tanımladığımız bir çok unsurun (beklentilerin net belirlenmemesi, paydaş katılımının sağlanamaması vb.) kaynağının iletişim problemlerinden kaynaklandığını biliyoruz.

Yapılması gerekenler kısaca şöyle özetlenebilir;

  1. Ekip üyelerini bir araya getirerek takım olunduğunun anlaşılmasının sağlanması – Birbirleriyle görüşmeyen ya da uzak duran ekip üyeleri hata yaparlar. Başlangıç toplantısı ile başlayan birliktelik özellikle birlikte çalışılması gereken durumlarda da devam etmelidir. Proje Yöneticisi bu noktada koordinasyonu sağlamalı, birleştirici olmalıdır. Birbirleri ile iletişimde olmayan ekip üyeleri hedeften sapabilir, yanlış işlere ekstra efor harcayabilirler.
  2. Ekibi proje organizasyon yapısına adapte etmek – Şirketin organizasyonel yapısı ve işleyişi ekip üyeleri arasında kopukluklara sebep olabilir. Özellikle ekip üyeleri ve  yöneticileri ile proje organizasyonundaki rol ve sorumluluklar, çalışma şekli netleştirilmelidir.
  3. Esnek ekip yapısının süreçlerini belgelemek – Ekibe sürekli yeni birinin dahil olması ya da mevcutların değişmesi proje üzerinde olumsuz etki yaratır. Mevcut ekip üyelerinin bir yedeklerinin olması projedeki görevin devam edebilmesini sağlayacaktır.
  4. Ekip üyeleri arasındaki uyum engellerini kaldırmak – Ortak dil (metodoloji) ve platform kullanımı farklı birimlerden proje ekibi üyelerinin proje ortak tabanında buluşmalarını sağlayacaktır. Farklı yaş ve/veya departman konusunda oluşabilecek problemler ortak yemek, buluşma vb. aktivitelerle ekibin kaynaşması sağlanarak giderilebilir.
  5. Ekip üyelerin üzerindeki kısıtlarları aşmalarına destek olmak – Zaman, bütçe vb. bir çok kısıt ekibin gereken desteği verememesine sebep olabilir. Proje Yöneticisi öncelikle bu kısıtların ne olduğunu öğrenmeli, anlamalı ve çözme konusunda destek vermelidir. Birlikte bir şeyleri gerçekleştirmek üzerlerinde baskıyı azaltacaktır.
  6. Ekip üyelerini yaratıcı düşünmeye teşvik etmek ve körleşmelerini engellemek – Hesap verilebilirliğin olmadığı iş ortamlarında hatalar kabul edilmez ve çalışanlar  hataları saklarlar. Yaratıcı düşünme yoktur. Hataların örtbas edilmesi, risk yönetimini imkansız kılar. Kurumun risklere bakış açısı ve kültürü çok önemlidir. Toplantı gündemlerine ve durum raporlarına riskler ve yanıt planları eklenmelidir. Ekip üyelerinden risk güncellemeleri, izleme yapmaları istenmelidir.
  7. Risk kültürünü kişisel ve kurumsal bazda yaygınlaştırmak – Risk kültürü konusunda mevcut durumunuzu masaya yatırmalı ve nereye varmak istediğinizi belirlemelisiniz. Eğitimler planlanmalı, kişisel performans değerlendirmelerinde risklere yaklaşım ele alınmalıdır.
  8. Birebir iletişime zaman ayırmak – Bizim kültürümüz yüz yüze iletişime çok önem verir. Ekip üyelerinin öneri veya sıkıntılarını dinlemeye zaman ayırmanız, etkin ve aktif dinleme yapmanız çok önemlidir. Dinlendiğini ve dikkate alındığını hisseden ekip üyelerinin katkısı ciddi oranda artacaktır.
  9. Ekibin sizin güçlü ve zayıf taraflarınız konusundaki görüşlerini dile getirmelerini cesaretlendirmek – Uzmanlığınız ne olursa olsun projenin gerektirdiği yeterlilikler konusunda farkındalığınız önemlidir. Kendinizin zayıf taraflarını geliştirmek ve güçlü taraflarınızı daha verimli kullanmakla yükümlüsünüz. Bu noktada sizi en iyi gözlemleyenlere sormak en doğru yol olacaktır. En büyük risk “SİZ” olabilirsiniz. Yönetimin risk toleransları ile sizinki uyumlu olmalı, ne fazla ne de eksik olmalıdır. Öte yandan yönetimin duymak istediği değil gerçekçi verileri sunmak konusunda iletişim becerilerinizi geliştirmek zorundasınız.
  10. İletişim ve diğer becerileri geliştirme konusunda kişisel sorumluluk almayı desteklemek – Ekip üyelerinin yaşadıkları sorunlara konu olan temel yetkinlerde gelişimlerini sağlamaya destek olmalısınız. Görüşme becerileri, duygusal zeka, sunum teknikleri vb.
Paylaşın: