Proje Yönetiminde Fikir/Zihin Haritalama (ldea/Mind Mapping)

Proje Yönetiminde Fikir/Zihin Haritalama (ldea/Mind Mapping), bakış açılarındaki ortak ve farklı noktaları yansıtmak ve beyin fırtınası seanslarıyla yaratılan fikirleri birleştirmek için kullanılır.

Aşağıdaki süreçler kullanılması önerilen bir tekniktir. 

  • Gereksinimlerin Toplanması sürecinde kapsamın netleştirilmesi için beyin fırtınası ile toplanan gereksinimlerin ortak ve farklı yanlarını belirlemek için kullanılır.
  • Kalite Yönetiminin Planlanması sürecinde bilgileri görsel olarak düzenlemek için kullanılır. Proje ile ilgili kalite konseptinde yapılacakların veya fikirlerin organize edilmesinde kolaylık sağlar. Ayrıca kalite gereksinimlerini, kısıtları, bağımlılıkları ve ilişkileri belirlemeye yarar.
  • Paydaş Katılımının Planlaması sürecinde paydaşlarla ilgili bilgileri, paydaşlar arası ilişkileri ve paydaşların şirket ile ilişkilerini grafiksel olarak organize etmeye yarar.

Fikir/Zihin Haritalama yukarıdaki süreçlere ek olarak aşağıdaki konularda kullanılabilir;

  • Toplantılarda, fikirleri ve toplantı notlarını derleme,
  • Kapsamı belirlerken ihtiyaçları, kısıtları, varsayımları derleme,
  • Proje aşama ve aktivitelerini belirleme,
  • Kimin hangi aktiviteyi gerçekleştireceğini belirleme,
  • Proje sunumları,
  • Proje Yönetimi Yaklaşımının ve Proje yönetimi Planlarının gösterimi,
  • Problem çözümleri,
  • Karar verme,
  • Proje portföyünü belirleme.

Fikir/Zihin Haritalamayı etkin kullanabilmek için;

  • Birden fazla projede oluşturulan haritalar birbirleri ile ilişkilendirilebilir.
  • Ortak terminoloji ve grafiklerin (renk, sembol vb.) kullanılması paydaşlar tarafından anlaşılmasını kolaylaştırır.

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Proje Yönetiminde Matris Şemalar

Matris Şema (Matrix Diagrams), matris şeklinde veri analizi gerçekleştirmek için kullanılır. Projelerin her sürecinde kullanılabileceği gibi özellikle Kalite Yönetiminin Planlanması ve Kalitenin Yönetilmesi süreçlerinde kullanılması önerilir.

Proje Yöneticilerinin, proje yönetimi verilerinin analizi için kullanabilecekleri farklı matris şema tipleri bulunmaktadır;

L-şeklinde matris – İki konu arasındaki ilişkiyi gösterir.

T-şeklinde matris – Üç grup arasındaki ilişkiyi gösterir.

Y-şeklinde matris – Üç grup arasındaki ilişkiyi gösterir fakat dairesel bir gösterim ile anlamayı kolaylaştırmayı hedefler.

C-şeklinde matris – Üç grup arasındaki ilişkiyi 3D (3 boyutlu) göstermek için kullanılır.

Nancy R. Tague’nin The Quality Toolbox adlı kitabında farklı matris şemaları görselleri ile açıklanmaktadır. Görmek ve daha iyi anlamak için buraya tıklayınız.

Kalite Yönetiminin Planlanması sürecinde anahtar kalite ölçütlerinin tanımlanması için kullanılır.

Kalitenin Yönetilmesi sürecinde hedefler, problemler ve nedenler gibi faktörlerin bir arada değerlendirilmesini sağlar.

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Proje Yönetiminde Mantıksal Veri Modeli

Mantıksal Veri Modelleri, temel olarak şirket verilerinin teknolojiden bağımsız, iş dilinde görsel olarak sunulmasıdır. Temel hedefi iş kurallarının şirket verilerine nasıl uygulandığını göstermek, veri bütünlüğünü tanımlamak veya kalite ile ilgili problemlerin oluştuğu noktaları tespit etmektir. Projelerde Kalite Yönetimi Planlama sürecinde kullanılır. 

Örneğin şirketin satınalma kuralları ve proje tedariğini ele alalım. Satınalma sürecinde istenen veriler, proje tedariğinde dikkate alınır. Satınalma sürecine uygun ürün açıklaması, miktarı, fiyatı vb. kayıtların tutulması, sürece uygun ilerlenmesi gerekir. Proje tedariğini planlarken ve uygularken şirket yapısına uygun modelleme yapılmalıdır.

Örneğin projede bir veritabanı oluşturulacaksa, mevcut altyapı ve iş kuralları dikkate alınarak mimari belirlenmeli, veri kalitesine daha sonra odaklanılmalıdır.

Mantıksal Veri Modelleme sayesinde;

  • Şirket kuralları ile proje uyumu sağlanır,
  • Proje çıktıları ile şirket kuralları hizalanır,
  • Doğru karar verme sağlanır.

Bu konuda detaylı bilgi almak isteneler için güzel bir makale: Information systems design for project management – a data modeling approach

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Proje Yönetiminde Kırılım Yapıları ve Hiyerarşi

Proje yönetiminde kırılım yapıları yukarıdan aşağıya grafik formatında gösterim için kullanılır.

Genel olarak 3 kırılım yapısı yaygın olarak kullanılır;

1- İş Kırılım Yapısı (İKY)- Proje teslimatlarının, çalışma paketlerine kırılmış halidir ve grafiksel olarak aşağıdaki gibi hazırlanır.

2- Organizasyonel Kırılım Yapısı (OKY) – Organizasyonun mevcut departmanlarına ya da ekiplerine göre düzenlenen ve her birinin altında proje aktivitelerinin ve çalışma paketlerinin listelendiği yapıdır. Departmanlar organizasyonel kırılım yapısında projeye ilişkin tüm sorumluluklarını görebilirler.

5- Kaynak Kırılım Yapısı (KKY) – Kaynakların (personel, ekipman vb.) kategorik ve/veya türüne göre sıralandığı hiyerarşik bir listedir.  Proje çalışmalarının planlanmasının ve kontrolünün kolaylaştırılması için kullanılır. Her aşağı yöndeki (alt) seviye, çalışmaların planlanması, izlenmesi ve kontrol edilmesine olanak tanımak için, İş Kırılım Yapısı (İKY) ile birlikte kullanılabilecek kadar küçük bir kaynak biriminin bir tanımını temsil eder. Tüm kaynakları (personel, ekipman vb.) içeren Kaynak Kırılım Yapıları proje maliyetlerinin izlenmesine (kontrol hesapları) yardımcı olur ve organizasyonun muhasebe sistemi ile uyumlu hale getirilebilir.

Nitel Risk Analizi sürecinde, proje risklerinin birden fazla kategori altında incelenmesi gerektiğinde Olasılık Etki Matrisi yetersiz kalır ve Kabarcık Grafiği (Bubble Chart) kullanılabilir. Kabarcık Grafikleri verileri 3 boyutlu görmenizi sağlar. Risk’i bir kabarcık olarak düşünürsek, X ekseni, Y ekseni ve kabarcığın büyüklüğü olarak üç parametre ile ele alabiliriz. Aşağıda bir örneğini görebilirsiniz.

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Proje Yönetiminde Akış Grafikleri

Akış grafikleri, temel kalite araçlarından biri olarak belirli aktivitelerin bir mantık dahilinde grafiksel gösterimleridir.

Akış Grafikleri, projedeki karar noktalarını, paralel yolları, döngüleri ve sıralı ilişkileri gösterirler. Tahminlendirmede ve belirli bir sürecin kalite maliyetini (süreçteki iş akışına göre parasal etkiler) belirlemede yardımcı olurlar.

Proje Yöneticisi, en temel akış grafiğini planlama sürecinde hazırlar. Proje başlangıcından sonuna kadar aktiviteler birbirleri ile ilişkilendirilmiş şekilde görülebilir. Proje ekibinin, proje sürecini net görmesi sağlanır.

Proje Yönetiminde Akış Grafikleri, Kalite Yönetiminin Planlanması ve Yönetilmesi süreçlerinde önemli bir yer tutar;

  • Kalite Yönetiminin Planlanması sürecinde, bir sürecin uyum ve uyumsuzluk ile ilgili kalite maliyetinin anlaşılması ve tahmin edilmesi için kullanılır. Bir sürecin beklenen çıktıyı sağlaması için gerekli eforlar ve parasal değer, akış grafikleri ile görülebilir. Akış grafikleri süreç iyileştirme için kullanıldığında Süreç akışı ya da Süreç akış grafiği adını alır. Süreç akış grafiklerinde kalite kusurlarının nerede oluştuğu tanımlanabilir, kalite kontrol noktaları belirlenebilir. Akış grafikleri değer zincirinin gösteriminde (SIPOC – suppliers, inputs, process, outputs, and customers) kullanılabilir.
  • Kalitenin Yönetilmesi sürecinde ise kusurların oluştuğu naktaların tespit edilmesinde kullanılır.

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Proje Yönetiminde Varsayım Senaryo Analizi

Varsayım Senaryo Analizi (What-lf Scenario Analysis) varsayımların proje hedefleri üzerindeki etkilerini tahmin etmek için senaryoları değerlendirme tekniğidir.

Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi sürecinde farklı senaryoların proje hedefleri üzerindeki negatif veya pozitif etkileri tahmin edilerek değerlendirme yapılır. Bir teslimatın veya tedariğin gecikmesi, grev gibi senaryolar ele alınarak değerlendirme yapılır. Zaman çizelgesi üzerinde ağ şemaları kullanılarak farklı senaryoların süreyi nasıl etkileyebileceği değerlendirilir. Olumsuz durumlar için ilgili önlemler alınmaya çalışılır.

Proje Risk Yönetimi süreçlerinin çıktılarının değerlendirilmesi ve zaman çizelgesinin proje yönetim planı ve onaylanmış temel çizgilerle uyumlu hale getirilmesi için kullanılabilir.

Varsayım senaryo Analizi tüm proje ekibince yapılmalıdır. Değişiklik, problem durumları vb. senaryolar halinde ele alınmalıdır. Sadece Proje Yöneticisinin yapması yetersiz kalacaktır.

Varsayım Senaryo Analizi veri gerekliliklerini ortaya koyacak, farklı girdilerle farklı çıktıların olası etkilerini ve olası risklerin erken görülebilmesini sağlayacaktır.

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Proje Yönetiminde Yakınlık Şemaları

 

Proje Yönetiminde Yakınlık Şemaları (Affinity Diagram) fikirlerin gruplar halinde sınıflandırılıp gözden geçirilmesi ve analizi için kullanılır.

Projelerde gereksinimlerin toplanması sürecinde İş Kırılım Yapısını geliştirmek/iyileştirmek, kalitenin yönetilmesi sürecinde sorunların sebepleri gruplar halinde ele alınarak en çok odaklanılması gerekenler belirlenir.

Yakınlık Şemalarında benzer veya ilgili konular gruplar halinde ele alınır. Özellikle Beyin Fırtınası toplantılarında yaygın olarak kullanılır. Çok veri olan durumlarda verileri gruplamak üzerinde çalışılmasını kolaylaştırmaktadır. Elde az veri var ise tercih edilmez.

Yakınlık Şemaları, farklı fikirlerin ortak başlıklar altında ele alınmasıyla daha iyi anlaşılmasını ve karar verilmesini sağlar.

Yakınlık Şeması oluşturmak için;

  1. Beyin Fırtınası vb. yöntemle fikirleri, istekleri, sorunları bir havuzda toplanır.
  2. Bütün fikir, istek ve sorunların herkes tarafından görülebilmesini sağlanır.
  3. Belirli başlıklar altında fikir, istek ve sorunları gruplanır.
Paylaşın:
“5onlineegitim”

Proje Yönetiminde Varyans Analizi

Varyans (Variance), bilinen bir temel çizgi veya beklenen değerden sayısal sapma, ayrılma veya uzaklaşma, Varyans Analizi (Variance Analysis) ise temel çizgi ve mevcut performans arasındaki farklılık derecesi ve nedenini belirleme tekniği olarak tanımlanmaktadır.

Projelerde aşağıdaki süreçlerde kullanılabilir;

  • Proje İşlerinin İzlenmesi ve Kontrolü, Faz ya da Proje Kapanışı süreçlerinde planlanan ve gerçekleşen performansın gözden geçirilmesinde kullanılır. Bu açıdan bakıldığında süre ve maliyet tahminleri, kaynak dağılımı ve oranları, teknik performans gibi örnekler verilebilir. Proje işlerinin izlenmesi ve kontrolü sürecinde maliyet, zaman, kaynak ve teknik değişkenlerinin entegre bir şekilde tüm proje üzerinden varyansları izlenebilmektedir. Bu sayede önleyici ve düzeltici eylemler planlanıp, uygulanabilmektedir.  
  • Kapsamın Kontrolü sürecinde planlanan kapsam ile gerçekleşen kapsam arasındaki farka bakılarak önleyici ya da düzeltici eyleme gerek olup olmadığı belirlenir.
  • Zaman Çizelgesinin Kontrolü sürecinde planlanan ve gerçekleşen başlangıç ve bitiş tarihlerini, süreleri ve bollukları Varyans Analizi ile değerlendirebiliriz. Temel çizgiye göre sapmaların nedeni ve büyüklüğü gelecekteki işlerin tamamalanabilmesi, önleyici-düzeltici eylemlerin ne olması gerektiği gibi konular açısından önemlidir. Örneğin kritik yolda olmayan bir aktivitenin sapması proje süresini etkilemeyebilir. Varyans analizi sonucunda değişiklik talepleri oluşabileceği unutulmamalıdır.
  • Maliyetlerin Kontrolü sürecinde uzman görüşü ve Kazanılmış Değer analizinde kullanılır. Aktivitelerin planlanan maliyeti ile gerçekleşen maliyeti karşılaştırılır. Sapmanın nedenleri ve büyüklüğü değerlendirilir.  

Varyans analizinin yapıldığı projeler için;

  • Satınalma Fiyatı Varyansı – Ürüne yapılan ödeme ile ürün fiyatı arasındaki fark
  • Çalışan Oranı Varyansı – Planlanan efor maliyeti ile gerçekleşen efor maliyeti arasındaki fark
  • Genel Gider Varyansı – Planlanan ve gerçekleşen genel giderler arasındaki fark
  • Sabit Maliyet Varyansı – Planlanan ve gerçekleşen sabit maliyetler arasındaki fark
  • Malzeme Miktarı Varyansı – Planlana ve Gerçekleşen Malzeme miktarı arasındaki fark.
  • Personel Verimlilik Varyansı – Standart performans ölçütlerine göre gerçekleşenlerin karşılaştırılması örnek olarak verilebilir.

Varyans Analizinin etkin yapılabilmesi eğilimlerin incelenmesi ile mümkündür. Sapma bir eğilim gösteriyorsa (artma ya da azalma) gerekli önlemler alınması kolaylaşacaktır. Tekil ya da sürpriz sapmalar ayrıca ele alınmalıdır.

Varyans analizinde sapmayı doğru belirlemek için karşılaştırılan değişkenlerin aynı parametreyi (gün, saat vb.) ve zaman dilimini (Ocak, Şubat vb.) içermesine dikkat edilmelidir.

Proje Yönetimi Ekibi kapsam, zaman ve maliyet sapmalarına odaklanmalı, sapmanın sebepleri farklı ise ayrı ayrı, ortak ise bir bütün olarak üzerine gitmelidirler.

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Proje Yönetiminde Teknik Performans Analizi


Proje Yönetiminde Teknik Performans Analizi, projenin yürütülmesi sürecindeki teknik kazanımları, teknik başarı zaman çizelgesiyle karşılaştırarak ölçümlemektir.

Bu ölçümü yapabilmek, gerçekleşen sonuçları hedeflerle karşılaştırmakta kullanılabilecek nesnel ve sayısallaştırılabilir teknik performans ölçülerinin tanımlanması gerekir. Teknik performans kriterleri olarak ağırlık, işlem zamanları, teslimatlardaki kusurların sayısı, depolama kapasitesi vb. sayılabilir.

Projenin her hangi bir noktasında (ör. Aşama sonu, kilometre taşı vb.) planlanandan farklı durumlar, projenin kapsam, zaman, maliyet vb. hedeflerine ulaşmasına yönelik fırsatları ve tehditleri öngörmeye yardım edebilir.

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Değişim ve Dönüşümde Esnek Liderlere İhtiyacımız Var

“Esneklik” çoğu zaman problemli dönemleri yönetebilmek olarak tanımlandı ancak karmaşık değişim ve dönüşümlere uyum sağlama yeteneği olarak tanımlamak daha doğru geliyor bana. Artık önemli olan kriz zamanlarında ortaya çıkan ve problemleri çözen kahramanlar değil gelecekteki başarı için sürekli becerilerini ve dayanıklılıklarını geliştiren çalışanlara ihtiyaç var.

Öncelikle kendinize dürüst olacaksınız. “Bilmiyorum”, “bu konuda yetersizim” diyebilmeniz lazım. Problemleri fark ettiğinizde hiç bir korku o probleme müdahale etmenizin önüne geçmemelidir. Herkes hata yapabilir ve hatalarının sonuçlarıyla yüzleşmelidir. Eksikliklerinizi başkalarının becerileri ile tamamlaya çalışmalı, kendinizi elinizden geldiği kadar geliştirmelisiniz.

Kendini yeterince tanımayan liderler olağanüstü durumları olağan algılayamazlar, yaşadıkları panik ve stres, yanlış yapmalarına yol açar. Zor zamanların davranışlarınızı nasıl etkilediğinin farkında olmalısınız. Kendini iyi bilmek, kriz zamanlarında çok önemlidir. Çalışanın diğerlerine zarar vermeden tepkilerini yönetebilmesini sağlar. Öncelikle kontrol edebildikleri konulara odaklanırlar.

Gerçekleşmesi zor beklentileri gerçekleştirme çalışın. Kendini iyi tanımayan ve yeterince güçlü hissetmeyen lider, mağduriyet hissederek karşı saldırıya geçer. Her şeyin kendilerini başarısız kılmak için yapıldığı endişesi ile davranmaya başlarlar. Korkmamanız, zorlayıcı hedeflerin üstüne gitmeniz gerekir. Gerçekçi olmayan hedefleri, zorlayıcı hedefler haline getirmeye çalışın. Gerçekçi olmayan hedefler, sayılarla ve araştırma ile desteklenirse gerçekçi hedefleri dönüştürülebilir. Mutlaka alternatifleri değerlendirin.

İyi liderler, değişim ve dönüşümü gerçekçi bir şekilde uygulayabileceklerinden emin oldukları zaman, karşılaşacakları zorlukları aşmak için kendilerinin ve takımlarının esnekliğini güçlendirirler.

Uzun süren kriz dönemleri veya sürekli değişimler en inatçı liderlerin bile cesaretini kırmaya yol açabilir. Liderler, sıkıntılarla baş etmek için, bilinçli bir şekilde “otomatik pilot” arayışına girebilirler. Asıl sorun, sıkıntıların üstesinden gelme ya da değişim konusundaki belirsizlikleridir. Etraflarındakilerin de umutlarını yitirmelerine ve çabalarını geri çekmelerine neden olurlar. İyi liderler kazanmak için bazen kaybetmek gerektiğini, daha hızlı ilerlemek için bir adım geriye atmak gerekebileceğini bilirler. Bu tip liderler, kaçmaktansa ilerlerlerler, daha derine inerler ve ilerleme çabalarını iki katına çıkararak etraflarındakilerinde aynı şeyi yapmalarını teşvik ederler.

Paylaşın:
“5onlineegitim”