Proje Yönetim Ofisi (PYO) kendi alanına giren projelerin merkezi olarak ve koordinasyon içinde yönetimiyle bağlantılı çeşitli sorumluluklar üstlenen organizasyonel bir organ ya da birimdir. PYO’nun sorumlulukları proje yönetimi destek fonksiyonları sağlamaktan projenin doğrudan yönetimini üstlenmeye kadar farklılık gösterebilir.

PYO’nun desteklediği ya da yönettiği projeler arasında bir arada yönetilmeleri dışında hiçbir bağlantı olmayabilir. PYO’nun kendine özgü biçimi fonksiyonu ve yapısı, desteklediği organizasyonun ihtiyaçlarına bağlıdır.

Bir PYO’ya her bir projenin başlangıcında ayrılmaz bir paydaş ve başlıca karar alıcılardan biri olarak hareket etme, tavsiyelerde bulunma, projeleri sona erdirme ya da iş hedeflerinin tutarlılığını korumak için gerekli başka eylemlerde bulunma yetkileri verilebilir. Buna ek olarak, PYO, ortak kullanılan ya da projeye tahsis edilmiş kaynakların seçimine,  yönetimine ve konumlandırılmasına katkıda bulunabilir.

PYO’nun birincil fonksiyonlarından biri, proje yöneticilerini aşağıdakileri içeren ama bunlarla sınırlı olmayan çeşitli yollarla desteklemektir:

PYO’nun idare ettiği tüm projelerde ortak kullanılan kaynakların yönetilmesi;

Proje yönetim metodolojisinin, en iyi uygulama ve standartların saptanması ve geliştirilmesi;

Koçluk, rehberlik. eğitim ve gözetim;

Proje denetimleri yoluyla proje yönetimi standartlarına, politikalanna. prosedürlerine ve şablonlarına uyumun izlenmesi;

Proje politikalarının. prosedürlerinin, şablonlarının ve diğer ortak belgelerin (organizasyonel süreç varlıklarının) oluşturulması ve izlenmesi;

Projeler arasındaki iletişimin koordine edilmesi.

Proje yöneticileri ve PYO’Iar farklı hedeflere ulaşmak için çalışırlar ve bu nedenle farklı gereksinimlere göre hareket ederler. Ancak, tüm bu çabalar, organizasyonun stratejik ihtiyaçlarıyla uyumludur. Proje yöneticilerinin ve PYO’nun rolleri arasındaki farklar şunları içerebilir:

Proje yöneticisi belirlenmiş proje hedeflerine odaklanırken, PYO iş hedeflerini daha iyi bir şekilde yerine getirmek için potansiyel fırsatlar olarak görülebilecek büyük çaplı program kapsamı değişikliklerini yönetir.

Proje yöneticisi tahsis edilen proje kaynaklarını proje hedeflerini en iyi şekilde yerine getirmek üzere kontrol ederken, PYO tüm projelerde ortak kullanılan organizasyonel kaynakların kullanımını optimize eder.

Proje yöneticisi kendi projesindeki kısıtları (kapsam, zaman çizelgesi, maliyet, kalite vb.) yönetirken PYO projeler arasında işletme düzeyindeki metodolojileri, standartları, toplam riskleri ve fırsatları ve karşılıklı bağımlılıkları yönetir.