Kategori arşivi: Kaynak Yönetimi

Proje Yönetiminde Varsayımlar ve Kısıtlar

Bir projeyi hayata geçirmek ile ilgili varsayımlarda bulunurken kısıtlarla sınırlıyızdır. Normal Koşullar Altında (NKA) diye yola çıktığımızda bazı olumsuzlukların olabileceğini düşünür, olmayacağını varsayarak hareket ederiz.

Planlama aşamasında bir çok parametre varsayım ve kısıtlardan etkilenir. Ör. Proje Risk Yönetimi Planı varsayımlara dayalı olarak hazırlanır. Varsayımlar sürekli gözden geçirilmediğinde proje çıktıları olumsuz etkilenir.

Varsayımlar

Gelecekte doğru olacağına inandığımız konulardır. Bilgi, deneyim ve eldeki bilgiler doğrultusunda yapılır. Bazı durumların gelecekte olacağını veya olmayacağını varsayarız. Örneğin proje ekibinden birinin ayrılabileceği varsayımıyla planlarımızı ve stratejilerimizi belirlememiz gerekebilir.

İhtiyacımız olan kaynakların sağlanacağını, tedariklerin gecikmeyeceğini, müşteriden ek isteklerin gelmeyeceğini, toplantıya herkesin katılacağı vb. varsayımlarda bulunabiliriz. Tüm bunlar risklerin belirleyicisi olacaktır.

Kısıtlar

Maliyet, zaman, kaynak, kanun ve kurallar gibi projeyi sınırlandıran faktörlerdir. Projenin bu kısıtlar altında gerçekleştirilmesi gerekir. Kısıtların olabildiğince erken netleştirilmesi çok önemlidir.

PMBOK®, 6 adet proje kısıtından söz eder: kapsam, zaman çizelgesi, maliyet, kalite, kaynak ve risk. Kapsam, zaman çizelgesi ve maliyet “Üçlü Kısıtlar” olarak ta bilinirler.

Kısıtlar iki tipte olabilir;

  • İş Kısıtları
  • Teknik Kısıtlar

İş Kısıtları

Zaman, bütçe, kaynak vb. şirket kaynaklı kısıtlardır.

Teknik Kısıtlar

Tasarımı etkileyen teknik özellikler, kanun ve kurallar ile ilgili uygulama yönetmelikleri örnek verilebilir.

Kısıtlar kontrolünüz dışındadır. Müşteri, şirket veya devlet tarafından getirilmiş olabilir. Örneğin, 1.12.2020’de projenin tamamlanması gerekmektedir, 3 adet mühendis vardır, ISO XXXXX standartlarına uyulacaktır vb.

Projeyi etkileyebilecek varsayımların analiz edilmesi ve kısıtların netleştirilmesi çok önemlidir. 

Paylaşın:

Kendini İşe Ada(ya)mayanlar

Her yeni çalışan işe başladığında öncekilere göre işe daha az duyarlı bir yaklaşım, daha az bir sahiplenme yaşanıyor sanki. Her yeni kuşak kendi özelliklerini getiriyor ve öncekilerle özellikle işe yaklaşım ve kendini adama konusunda görüş farklılıkları yaşanıyor.

Kişinin kendini işe adaması karakterine, değerlerine, beklentilerine ve kendisine  sağlayacağı fayda konusundaki görüşlerine bağlıdır. Şirketler, yeni kuşaklara ilişkin kendilerini eğitmek yerine çatışmayı tercih edebiliyorlar. Yeni kuşağın işin nedenine ikna olmak ya da önceliklendirilmiş işlerle uğraşmak istedilerini önemsemiyorlar.

Eğer çalışan güvenini ve umudunu yitirirse, kendini geliştirici bir rekabet ortamı bulamayıp heyecanını kaybederse, problemler başlıyor. Yapıcı geri beslemeler, dikkate alındığını hissettirme, kariyer fırsatlarının sunulması ve iyi bir iletişim bir çok problemi ortadan kaldırabiliyor.

Odağını kaybetmiş ya da heyecanı azalmış çalışanların zamanında fark edilmesi çok önemlidir. Sebepleri üzerine onlarla konuşulmalı, iyileştirme konusunda görüşleri alınmalı ve bu sürece dahil edilmelidirler.

  • Çalışanları mutlaka dinleyin. Fikirlerinin ve sıkıntılarının dinlenmesi, birey ve çalışan olarak fark edilmeleri onlar için çok önemlidir. “Dediğimi yap” yerine “Birlikte karar alalım” çok daha etkili bir yöntemdir. Düşüncelerini sormak ve onlara çözüm konusunda fırsat vermek gerekir. Onların yanında olduğunuzu ve birlikte çok daha iyi işler çıkarabileceğinizi anlamalarını sağlamanız gerekiyor.
  • “Birlikte neler başarabiliriz?” sorusu sorun ve birlikte planlar yapın. Ortaklaşa hedefler belirleyin ve planlamalarını isteyin. Başarmaları için gerekli desteği verin ve önlerindeki engelleri kaldırmaya çalışın.
  • Yaptığı şeyler konusunda özeleştiri isteyin ve birlikte değerlendirin. Eksik ve yetersiz olan taraflarını geliştirebilmeleri içn destek olun, yol gösterin.
  • Maddi olmasa bile başarılarını ve diğerlerinin başarması için verdikleri destekleri ödüllendirin.
  • Kendilerini geliştirmeleri ve yeni fikirler getirmeleri için gerekli zamanı tanıyın, ortam yaratın.
  • Diğerleri ile iletişimlerini geliştirmeleri için destekleyin.
  • Şirket politikalarınızı gözden geçirin ve güncelleyin.
  • Şirket kültürünün gelişim ve ilerleme için herkesin katkı sağlayacağı ortak bir anlayışta olmasına özen gösterin. Önce kendiniz değişin.
  • Sorumluluk, yetki ve destek ile katılımı artırın.
  • Çalışanlarınızla empati kurun, ilgi alanları, takıldıkları yerler, dinledikleri müzik vb. onları anlamaya çalışın.
  • Kimseyi korkutmayın, değerlerine saygı gösterin.
  • Eğer çalışanlarınıza onlardan neler öğrenebileceğiniz konusunda isteğinizi gösterebilirseniz potansiyellerine şaşıracaksınız.
  • Çalışanlara aynı gemide olduğunuzu ve filikaların sizler için olmadığını hissettirin.
Paylaşın:

Suçlama Kültürü

Kurumlar yüksek performans hedefleyen bir kültüre sahiplerse kaliteleri ortaya çıkar. Ama suçlama kültürü yaygın bir kurumda sorumluluk alamayan ve riskleri sahiplenmeyen çalışan ve yöneticiler olduğunda kaliteden bahsetmek mümkün değildir.

Leyla ve işe yeni başlayan Zeynep birlikte bir toplantıya gidiyorlardı. Tam gitmeleri gereken koridora yaklaştıklarında Leyla aksine yöne gitmeye başladı. Zeynep:

“Neden o tarafa gidiyorsun? Ters değil mi?” diye sordu. Leyla:

“Eğer bu saatte o taraftan gidersek Ahmet’lerin biriminin oradan geçmek zorundayız. Hem mevcut yapmamız gerekenleri sorabilirler hem de yeni bir şeyler isteyebilirler. Başımıza iş almayalım” dedi.

Leyla tecrübesi ile geliştirdiği bir stratejiyi yeni başlayan iş arkadaşına öğretiyordu.

Suçlamalar gibi hızla ve büyüyerek aşağıya doğru iner. Kurumlarda, öğrenilen dersler kişilerde stratejilere dönüşerek diğerlerine aktarılarak hızla yayılırlar. Bazen su ısıtıcılarında olduğu gibi hafif hafif aşağıdan başlayıp en yukarı kadar yükselir ve kaynamaya başlarlar.

Bir kurumda suçlama kültürünün varlığı aşağıdakilerle anlaşılabilir;

  • Bireyler suçlanıyorsa,
  • Kötü haber getirenler cezalandırılıyorsa,
  • “Kendi arkanı koru” önerileri çoğunluktaysa ve uygulanıyorsa,
  • Harekete geçmek için problemin oluşması bekleniyorsa,
  • Başarılı iş yapan bireyler özellikle öne çıkarılıyor ise,
  • Yazılı olan/olmayan kurallara uymayanlar herkesin önünde cezalandırılıyor ise,
  • Hataların tekrarlanmaması için bir şeyler yapılmıyorsa
Paylaşın:

Proje Ekibi Performans Ölçütleri

BasketballTeamHuddleImageDünkü yazımda Proje Yöneticisi Performans Ölçütlerinden bahsetmiştim. Tamamlayıcı olması açısından proje ekibinin performans ölçütlerini aynı bakış açısı ile değerlendirmek gerekir;

Birincil ölçütler

Üzerindeki işleri istenilene göre tamamlamak

  • Gerekliliklere göre teknik uygulama
  • Kaliteli iş yapma, hatasız iş yapma
  • Ana kilometre taşlarını gerçekleştirme
  • Hedef maliyetleri tutturma
  • Geliştirme – Ek katkı sağlama

Ekip üyesi ya da ekip lideri olarak verimlilik

  • Etkin bir ekip üyesi olma – Şirket içi tanımlara uygun
  • Diğerleriyle çalışabilme, katılımcı olma
  • Dış kaynak ve diğer birimlerle iletişimde olma
  • İlgili paydaşlarla koordinasyonu sağlama
  • Diğerleriyle anlaşabilme
  • Değişik açılardan bakabilme, alternatif ve çözüm üretebilme
  • Taahhüt verebilme

İkincil ölçütler

Asli işi ile proje işini bir arada etkin yürütebilmesi

  • Özel atamalarda tutumu
  • Yeni teknoloji ve konularda yaklaşımı
  • Yeni organizasyon yapısına uyumu
  • Kaynak planlama becerisi
  • Fonksiyonel yönlendirme ve liderlik becerisi

İdari destek servisleri

  • Rapor ve gözden gözden geçirmeleri yapması
  • Proje planlamaya destek vermesi
  • Prosedür geliştirme ve uygulama becerisi

Profesyonel gelişim

  • Kendi alanında güncel kalma
  • Yayınları ve interneti takip
  • Dernek, müşteri, eğitim kurumları ve ilgili mesleki kuruluşlarla bağlantı kurma

Diğer

Yapılan işin zorluğu

  • Teknik fırsatları görebilme
  • Değişimler ve olasılıkları yönetebilme

Yönetsel sorumluluklar

  • Belirli bir personelin idare edebilme
  • Disiplinli çalışma ve entegrasyon
  • Bütçe sorumluluğu taşıma
  • Personel sorumluluğu taşıma
  • Özel Yetkileri doğru kullanma

Birden fazla projeye katılım

  • Proje sayısına göre tutum geliştirme
  • Mevcut işlerin sayısı ve yoğunluğunu yönetebilme
  • Mevcut iş yükünü yönetebilme
Paylaşın:

Proje Yürütme Sürecini Başarmak

project-rhythm-and-successful-project-executionYürütme, başarının ya da başarısızlığın sadece planlamaya bağlı olmadığını, plana göre hayata geçirmenin ne kadar önemli olduğunu göreceğiniz aşamadır.

Projenin başarıyla tamamlanması, tüm paydaşların beklentiler doğrultusunda performans göstermelerine bağlıdır. Tüm paydaşlar projedeki rol ve sorumluluklarını yerine getirirlerse proje başarıyla tamamlanacaktır.

Bu süreçte yapabileceğimiz ya da yapmamız gerekenleri çok iyi belirlememiz gerekiyor;

  • Ekip üzerindeki baskıyı dengelemek – Fazla baskı, kaygı ve stres yaratıp olumsuz sonuçlara sebep olabilir. Ekip ile çok iyi iletişim kurmalısınız.
  • Yazılı veya sözlü iletişim – Gerek dokümantasyon gerekse bilginin aktarılması ile ilgili tüm yöntemleri çok iyi kurgulamalısınız.
  • Rol ve Sorumluluklar – Yürütme sürecindeki rol ve sorumlulukların iyi tasarlanması ve ilgili tüm paydaşların onaylarının alınması çok önemlidir. Yapılan her şeyin proje hedeflerine ve şirketin stratejilerine uygunluğunu sürekli izlemelisiniz.
  • Destek – Yürütme sürecinde paydaşların bilgi ihtiyacını zamanında karşılamak, problemlerinin çözümünde hızlı destek sağlamak için gerekli düzenlemeleri yapmalısınız.
  • Engelleri Kaldırmak – Paydaşların işi yapmaları önündeki engellerin kaldırılması öncelikli sorumluluğunuzdur. Yaptıkları iş ile ilgili çekinceleri ve sıkıntılarını dinlemeyi bilmeli, başarmaları için gerekli ortamı yaratmalısınız.
  • Ders Çıkarmak – Yaşadığınız her şeye bir ders gözüyle bakmalı. Çıkardığınız dersleri ekip üyeleri paylaşmalı, hataların tekrarlanmalarını önlemelisiniz.
  • Denetimler ve kontroller – Yürütme sürecinde hem doğru yolda gidildiği gösterecek hem de olası bir sapmayı erken fark etmenizi sağlayacaktır.
  • Performans Ölçümü – Gerçekleştirilecek işlerin performans kriterlerini belirlemeli ve başarılı, başarısız değerlendirmesini mümkün olduğunda sayısal, ölçülebilir parametrelerle yapmalısınız.

Başarılı bir yürütme süreci için şu soruların yanıtlarını netleştirmeniz önemlidir;

  • Kapsamımız net midir?
  • Paydaşlarım kimlerdir?
  • Yürütme sürecinden kimler ya da departmanlar etkilenecek?
  • İletişimi nasıl sağlayacağım? Önümdeki engeller nelerdir?
  • Dokümantasyon konusunda her şey net midir?
  • Değişiklik taleplerini nasıl yöneteceğim?
  • Plan güncellemeleri ile ilgili kurallar nedir?
  • Ekip oluşturma ve/veya değiştirme ile ilgili kurallar nedir?
  • Kontrol ve Onay prosedürleri nedir?
  • Performans kriterleri belirli mi?
  • Kimlerden ne destek alabilirim?
  • Ekibin eğitim ihtiyacı var mıdır?
  • Hangi verileri kimlerden toplayıp, ne yapacağım?
  • Hangi konularda ne kadar esnekliklerim var?
Paylaşın:

Projelerin İzleme ve Kontrol Süreçlerinde Neler Yapılır?

izlemeProjelerde izleme ve kontrol süreci planlar ile gerçekleşenlerin performans açısından izlenmesi, değişikliklerin yönetilmesi anlamına gelir.

Yapılması gerekenler aşağıdaki gibidir;

Kapsam Kontrolleri

  • Değişiklik Yönetimi Planını takip edin.
  • Kapsam Temel Çizgisi doğrultusunda kapsam performansını ölçümleyin.
  • Değişikliklere sebep olabilecek faktörleri gözlemleyin.
  • Performans verileri ile sapmaları analiz edin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Onaylanmış değişiklikler sonrasında eğer gerekiyorsa kapsam temel çizgisini, proje yönetimi planını ve ilgili dokümanları güncelleyin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.
  • Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.

Zaman Kontrolleri

  • Değişiklik Yönetimi Planını takip edin.
  • Zaman Çizelgesi Temel Çizgisi doğrultusunda zaman performansını ölçümleyin.
  • Değişikliklere sebep olabilecek faktörleri gözlemleyin.
  • Zaman çizelgesi değişikliklerini ve etkilerini kontrol edin.
  • Performans verileri ile sapmaları analiz edin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Onaylanmış değişiklikler sonrasında eğer gerekiyorsa proje zaman çizelgesi temel çizgisini, proje yönetimi planını ve ilgili dokümanları güncelleyin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.
  • Zaman rezervlerini izleyin.
  • Zamansal kestirimler için Kazanılmış Değer Analizi tekniği kullanın.
  • Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.

Maliyet Kontrolleri

  • Değişiklik Yönetim planını takip edin.
  • Zaman Çizelgesi Temel Çizgisi doğrultusunda zaman performansını ölçümleyin.
  • Değişikliklere sebep olabilecek faktörleri gözlemleyin.
  • Zaman çizelgesi değişikliklerini ve etkilerini kontrol edin.
  • Performans verileri ile sapmaları analiz edin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Onaylanmış değişiklikler sonrasında eğer gerekiyorsa proje maliyet temel çizgisini, proje yönetimi planını ve ilgili dokümanları güncelleyin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.
  • Bütçe rezervlerini izleyin.
  • Bütçe kestirimleri için Kazanılmış Değer Analizi tekniği kullanın.
  • Ek fon ihtiyacı doğarsa aksiyona geçin.
  • Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.

Kalite Kontrolleri

  • Düzenli denetimler yapın.
  • Teslimatların istenilen standartlarda gerçekleştirilmesini güvence altına alın.
  • Değişikliğe sebep olabilecek faktörleri gözlemleyin.
  • Gerektiğinde iş ve süreçlere yönelik değişiklik talebi yapın.
  • İşleri onaylama ya da red etme konusunda kararları verin.
  • Uygulanan değişikliklerin etkililiğini değerlendirin.
  • Proje kontrol sistemlerinin etkinliğini gözden geçirin.
  • Kalite Yönetimi ve Süreç İyileştirme planlarına ait dokümanlarda gerekli güncellemeleri yapın.
  • Performans verilerini ve sapmaları analiz edin.
  • Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.

İletişim Kontrolleri

  • Doğru bilginin doğru kişiye zamanında iletildiğini güvence altına alın.
  • Performans verilerini ve sapmaları analiz edin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Gerekiyorsa tahmin ve performans raporları ile durum-problem kayıtlarını güncelleyin.
  • İletişimlerin paydaş gereksinimlerini karşılayıp karşılamadığını gözlemleyin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.
  • Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.

Risk Kontrolleri

  • Riskleri, riske yanıt planlarını ve risk rezervlerini gözden geçirin.
  • Yeni riskleri tanımlayın.
  • Risk Yönetimi prosedürlerini kullanın.
  • Riskleri değerlendirme toplantıları yapın.
  • Risk yanıt planlarının ve risk prosedürlerinin etkinliğini değerlendirin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Risk denetimleri yapın.
  • Eğer gerekiyorsa proje yönetim planını, risk listesini ve riske yanıt planlarını güncelleyin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.

Tedarik Kontrolleri

  • Tarafların sözleşme şartlarını yerine getirme performanslarını izleyin.
  • Sözleşme teslimatlarını denetleyin ve doğrulayın.
  • Yasal haklarınızı savunun.
  • Kurumunuzun satınalma prosedürlerini(ör. Sözleşme yönetimi vb.) uygulayın
  • İş performans verilerini, satıcı performans raporlarını ve sapmaları analiz edin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Sözleşme ile ilgili işleri takip edin.
  • Sözleşmeye ilişkin itirazları değerlendirin.
  • Sözleşme doğrultusunda satıcı performansını raporlayın.
  • Faturaları ve ödemeleri izleyin.
  • Eğer gerekiyorsa proje yönetimi planını ve tedarik dokümantasyonunu güncelleyin.
  • Sözleşme değişikliklerini, sözleşme versiyonunu ve değişikliklerin etkinliğini değerlendirin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.

Paydaş Kontrolleri

  • İş performans verilerini ve sapmaları değerlendirin.
  • Paydaş katılımını ve paydaşlar arası ilişkileri iyileştirme fırsatlarını yakalama açısından gözlemleyin.
  • Paydaş beklentilerinin proje ile hizalı olup olmadığını gözden geçirin.
  • Çatışmaları çözümleyin.
  • Durum-problem kayıtlarını güncelleyin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Eğer gerekiyorsa paydaş yönetimi planını ve paydaş kayıtlarını güncelleyin
  • Alınan dersler var ise kaydedin.
  • Paydaş katılım stratejinizde yaptığınız değişikliklerin başarısını doğrulayın.

 

Paylaşın:

Proje Yönetimi Planlama Sürecinde Neler Yapılmalı?

planningBir projeyi başarıyla tamamlamak, yapılan işleri tekrar yapmamak, problemleri en aza indirmek için “kervanı yolda dizmekten”  çıkılması gerekiyor. Zaman ve paranın efektif kullanımı, kayıpları önlemek ve özellikle paydaşların katılımını sağlamak için Proje Yönetimi Planlama Sürecin ciddiye alınması şarttır.

Bu süreçte neler yapılır;

  • Paydaşların planlama, yürütme ve kontrol için ne kadar efor ayırmaları gerektiğini belirlemek için öncelikle neleri (gereksinimler, kapsam, zaman, maliyet, kalite, süreç iyileştirme, kaynaklar, iletişim, risk, tedarik, değişiklikler, problem yönetimi vb.)  planlamanız gerektiğini belirlemelisiniz.
  • Proje başlangıcındaki üst seviye gereksinimleri gözden geçirmeli, analiz etmeli ve önceliklendirmelisiniz.
  • Proje başlangıcındaki varsayımları ve kısıtları gözden geçirmeli, yazılı hale getirmelisiniz.
  • Proje kapsamını netleştirmeli ve Kapsam Temel Çizgisini onaylatmalısınız.
  • Planlama sürecinde size destek olmasını istediğiniz paydaşları belirlemelisiniz.
  • Proje teslimatlarını belirlemeli ve bunları gerçekleştirmek için gerekli iş paketlerini belirlemelisiniz.
  • Her iş paketinin açıklamasını hazırlamalı, atanan kaynakların işi anlamasını ve altın kaplamadan uzak durmalarını sağlamalısınız.
  • İş paketlerini aktivitelere dönüştürmeli, bu aktiviteleri ağ diyagramı tekniği ile öncül ve ardıl ilişkileri ile tanımlamalısınız.
  • Aktivitelerin kaynak ihtiyaçlarını(personel, ekipman, malzeme vb.) belirlemelisiniz.
  • Projede tedarik edilecek olan malzeme, ekipman veya dış kaynak ihtiyacını belirlemeli, bu konuda gerekli süreç, politika ve prosedürleri incelemeli, gerekli dokümantasyonu edinmelisiniz.
  • Kaynakların atanması ve sağlanması konusunda ilgili kaynak yöneticileri ile görüşmeler yapmalı, onaylarını almalısınız.
  • Zaman ve Maliyet Tahminleme için prensipleri belirlemeli, eğer varsa geçmişte tamamlanmış benzer proje verilerine ulaşmalısınız.
  • Proje Zaman Çizelgesini hazırlamalı, Kritik Yolu belirlemelisiniz. Proje Başlatma Belgesinde yer alan süre kısıtı aşıldıysa süre kısma tekniklerini (kaynak yükleme ve paralele çekme) uygulayarak, Proje Zaman Çizelgesi Temel Çizgisini oluşturunuz.
  • Kaynak maliyet tahminleri ile proje bütçesini oluşturunuz.
  • Kalite performansını ölçümlemek için gerekli kalite kriterlerini ve ölçütlerini belirleyiniz.
  • Kaliteyi artırmak, yeniden iş yapmayı önlemek için projede izlenmesi gereken süreçleri ve standartları belirleyin.
  • Proje Yönetimi için iyileştirilmesi gereken süreçleri belirleyin, analiz edin.
  • Proje ekibinin katılımını ve motivasyonunu izleyebilmek için sisteminizi geliştirin.
  • Proje paydaşlarının ve ekibin rol ve sorumluluklarını netleştirin, onlardan beklentilerinizi netleştirin ve bilmelerini sağlayın.
  • Tüm paydaşların hangi bilgilere ihtiyaç duyduklarını ve hangi bilgileri, kimin, kime nasıl iletmesi gerektiğini netleştirin.
  • Paydaşların projeye nasıl katkıda bulunmaları gerektiğini ve beklentilerini nasıl yöneteceğinizi netleştirin.
  • Risklerinizi tanımlayın, nitel ve nicel risk analizi sürecinden geçirip ölçeklendirin ve yanıt planlarınızı hazırlayın.
  • Proje planlarınızı ne zaman ve nasıl güncelleyeceğiniz konusunda prensiplerinizi belirleyin ve ilgili güncellemeleri yapın.
  • Gerekli tedarik dokümanlarını hazırlayın.
  • Projenizi olumlu ya da olumsuz etkileyebilecek diğer projeleri, birim ya da kişileri gözden geçirin.
  • Projedeki değişiklik sürecini (talep-değerlendirme-uygulama) belirleyin.
  • Proje performansını izleme ile ilgili ölçütlerinizi ve yöntemlerinizi belirleyin.
  • Proje Yönetimi Planınızı kontrol için gerekli toplantı, rapor ve diğer gerekli aktiviteleri belirleyin.
  • Projenin Yürütme ve Kontrol süreçlerine ilişkin prensip, yöntem ve sistematiğinizi netleştirin.
  • Proje Yönetimi Planınızı ve ilgili dokümantasyonu tamamlayın ve ilgili paydaşların  (sponsor, ekip, kaynak yöneticileri, proje ofisi vb.) resmi onayını alın.
  • Başlatma Toplantısı düzenleyin ve tüm paydaşların Proje Yönetimi planı üzerinde ortak bir anlayışta buluşmalarını sağlayın.
Paylaşın:

Çalışanlar Her Şeye Gerçekçi Yaklaşırlar Mı?

Kurumlarda çalışanların rasyonel davranmaları için ödüllendirme ve cezalandırma uygulanmaya çalışılır. Bunun sebebi doğru davranış kalıbını teşvik etmektir. Bu stratejiler karşısında da insanların gerçekçi davranması yani ödüle doğru ve cezadan uzak davranmaları beklenir.

Çalışanlar, kendilerine yönelik faydanın büyüklüğüne ve ne kadar doğrudan olacağına bakar. Ödül ve cezayı iyi bir şekilde konumlandırmak ve herkes için ortak bir payda yaratmak bu noktada zorlaşır. Çünkü çalışanlar çoğu zaman genellemeler ile belirlenmiş ödül ya da cezaları tam tersi algılayabilirler, rasyonel davranmayabilirler;

  • Herkesin neyi, ne kadar önemsediği çok değişkendir.
  • Geçmiş tecrübeleri benzer durumlarda farklı sonuçlar yaşamasına sebep olmuş  olabilir.
  • İş yükü ve yoğunluğunun çok olması sebebiyle doğru olanı değil yapılması gerekeni yapabilirler.
  • Bazıları diğerleri gibi yapmayı tercih ederken bazıları tam tersini yapmayı tercih edebilir.
  • Hayal eder ve hayallerine göre ilerleyen bir senaryoya göre davranabilirler.
  • Eski, eksik, yanlış anlaşılmış ve unutulmuş bilgileri karar vermelerini olumsuz etkileyebilir.
  • Çalışanlar duygusaldırlar, öfkeyle ya da aşırı sevgiyle kararlar alabilir, davranabilirler.
  • Doğrusunu bilse bile diğerlerinin öneri ve fikirleriyle yanlış hareket edebilirler.
  • Kısa-orta-uzun vadeli düşünebilir ama durumun gerektirdiği vadeye göre davranmayabilirler.
  • Sadece kendi bakış açılarının yeterli olacağını ya da diğerlerini nasıl etkileyeceğini umursamadan davranabilirler.

İş hayatı basit ve insanları anlamak kolay olsaydı, havuç ve sopa geçerli bir yöntem olurdu.

Paylaşın:

Projelerde Yeni ve Eski Jenerasyonlar

Yılların tecrübesi yaşlılarda birikmiş durumda ama etraflarında farklı bir bakış açısı ve hayatı olan gençler var. Ve bu genç insanlarla yenilenmek şart.

Society for Human Resource Management’ın bir araştırmasına göre yaşlı yöneticiler iş etiği konusunda zayıflıkları, resmiyetten uzak ve otoriteye az saygı duymaları konusunda gençleri eleştiriyor. Gençlerde yaşlıların değişime direndiklerini, ödüllendirme ve takdirde cimri olduklarını ve mikro yönetim yaptıklarını idda ediyorlar.

Öneri

  • Her iki tarafın güçlü taraflarının birleştirilmesi ve geçmişten çıkarılan derslerin paylaşılması çok önemli.
  • Tecrübelerin aktarılabileceği ve gençlerin erişebileceği bir sistem yaratılmalı.
  • Yaşlı ve gençlerin bir arada kendiliğinden işbirliğine gitmeleri beklemektense bu konuda bir şeyler yapılması gerekiyor.

Aradaki uyumsuzluğun en önemli ve kötü etkisi projelerin başında ve planlama safhasında kendisini gösteriyor.

Gerek proje bazlı gerekse kurumsal olarak temel çalışma kuralları belirlenmeli ve taraflarca benimsenmelidir.

Öneri;

  • Her iki tarafın ortak planlama ve problem çözme toplantıları yapması
  • Raporlama süreçlerinin netleştirilmesi
  • Karşılıklı iletişim konusunda resmi-formal yolların belirlenmesi. Birileri yüz yüze konuşurken, diğerlerinin eposta ile haberleşmesi vb. standart olmayan uygulamalardan kaçınmak

Demografiyi dikkate almamak bir tercih olabilir ama World Factbook’a göre yaş ortalamaları Hindistanda 26, Brezilya 29, Güney Afrika 25, İngiltere 40, Japonya 45.

Jenerasyonlar arasındaki farkı gözetmemek başarısızlık getiriyor.

Gençler önerileri dikkate alınmadığında, yaşlılar dedikleri yapılmadığında rahatsız oluyorlar. Eğer gençlerin davranışlarına değilde işlerine odaklanılırsa daha başarılı iş çıkarıyorlar.

Öneri;

  • Kurum içinde hangi jenerasyonun nasıl motive olduğunu belirleyin, süreçleri gözden gerçirin, onlar için fırsatlar yaratın
  • Gençlerin iş-özel yaşamları çervesinde dengelerini kurabilmelerini sağlayın ve esnek davranın
  • Genç proje yöneticilerine kılavuzluk edin, yardımcı olun.

Kapsam, zaman, bütçe ve kalite gibi başarı kriterleri yeni dönemin projeleri için yeterli olmayacak. İletişim, liderlik ve güven verme proje başarısında kritik rol oynayacak.

Yeni jenerasyonlar emir-demir ilişkisi yerine veri analizi-ikna olma gibi yaklaşımlar sergileyecekler.

Öneri;

  • Liderlik programları düzenleyin.

Yeni jenerasyon için imkansız kavramı yok ama her şeyin yapılabilirliğinin sonunda bir ödüllendirme ve takdir boyutu arıyorlar.

Yeni jenerasyon için uzun mesailer ve sabır gerektiren işlerden çok yeni fırsatlar ve kendilerini gösterebilecekleri işler ilgi çekici. Özellikle değer katan bir şeyin parçası olmak istiyorlar. Kendi fikirlerinin dikkate alınarak karar alınan bir proje, ortam beklentisindeler.

Paylaşın:

İşe Yeni Başlamış Kişilerin Proje Ortamına Alınması

İşe yeni başlamış kişiler, herhangi bir oryantasyon veya adaptasyon sürecine sokulmadan hemen projelere atanabiliyorlar. Böyle aceleci yaklaşımlar yarardan çok zarar getiriyor. Yeni işe başlayanların kurumun bir parçası olmaları ve projeleri başarıyla yönetmeleri için birkaç öneri;

1. İş ortamı

  • Proje ile ilgili rahatlacı ve güven verici mesajlar vermemiz gerekir.
  • Projenin ilgilerini çekecek kısımlarını ve fırsatlarını aktarmalıyız.
  • İş dışı konuların yapılmamasının daha önemli olduğunun altının çizilmeli (politika yapmak, gereksiz şeylerle vakit kaybetmek vb. nin onları sıkıntıya sokacağını açıklamalıyız.)

2. Araçlar

  • Kullanacakları araçları (ms project vb.) ve mevcut sistemleri-metodolojiyi onlara göstermeli ve anlatmalıyız.
  • Geçmiş kayıtlara (varsa:) bakarak öğrenmelerine sağlamalıyız – İşe yeni başlayanların öğrenme verimleri çok yüksek, öğrenme süreleri diğer aşamalara göre %30 daha kısadır.

3. Destek

  • Yöneticilerin ve deneyimli personelin iş başlangıcında destekleri çok önemlidir. Bunu orta vadeli kazancı olan bir yatırım gibi düşünebiliriz.
  • Çalışanları destekleyen departmanların işe yeni başlayanlara yönelik verecekleri bilgi ve desteğin çok önemli olacağını unutmamalıyız.

4. Mentorluk

  • İşe yeni başlayanlara neyi nasıl öğreneceklerini öğretmeliyiz.
  • Yeni başlayanlara bir süreliğine mentorluk yapmamız işleri kolaylaştıracaktır.

5. Proje

  • Yeni personeli basit ve küçük projelerle başlatmakta fayda vardır. Başarılı küçük projelerin motivasyonu onları daha zor projelere hazırlayacaktır.
Paylaşın: