Kategori arşivi: Kaynak Yönetimi

Proje Yönetimi Başarı Ölçütleri – 4

Müşteri Memnuniyeti – Ölçek 1-100

Müşteri memnuniyeti, müşteri beklentilerinin karşılanması demektir. Bu, gereksinimlere uygunluğu gerektirir (proje üreteceğini söylediği şeyi üretmelidir) ve kullanım için uygunluk (üretilen ürün veya hizmet gerçek ihtiyaçları karşılamalıdır). Müşteri Memnuniyeti Endeksi, müşteri satın alma/kullanma davranışının katı ölçütlerini ve müşteri görüşleri veya duyguları olarak tanımladığımız yumuşak ölçütleri içeren bir endekstir. Her bir değer, genel müşteri memnuniyeti ve satın alma/kullanma davranışını belirlemede ne kadar önemli olduğuna bağlı olarak endeks ağırlıklandırılır. Örneğin, tekrarlanan ve kaybedilen müşteriler (% 30), mevcut müşterilerden elde edilen gelirler (% 15), pazar payı (% 15), müşteri memnuniyeti anketi sonuçları (% 20), şikayet/geri dönüşler (% 10) ve projeye özel anketler (% 10) vb.

Çalışan Memnuniyeti

Çalışan memnuniyeti endeksi, çalışanların moral seviyelerini belirlemek için yapılır. Çalışan memnuniyet seviyesini gösterecek nitel ve nicel ölçütler kullanılır. Örneğin, ortam araştırması sonuçları (büyüme fırsatları, iş stresi seviyeleri, genel ortam seviyesi, yöneticilerin örgütsel değerleri, iş yükünü nasıl yönettikleri, yeterlilikler, iletişimin açıklığı, fiziksel çevre / ergonomi, güven) (% 35), odak grup çalışmalarına katılım (% 10), şikayet oranı (% 10), stres endeksi (% 20), çalışan devir hızı (% 15) ), çalışan devamsızlık oranı (% 5) ve diğer projelere transfer taleplerinin oranı (% 5) vb. Buradaki yüzde toplam içindeki ağırlığı ifade etmektedir.

Stratejik İş Hedeflerine Hizalanma

Çoğu proje yönetimi ölçütü, proje yönetiminin verimliliğini projeleri doğru gerçekleştirmekle kıyaslamadan kaynaklanır.  Projelerin, stratejik iş hedeflerine uyumunun ölçülmesi böyle bir ölçüttür. Proje yöneticilerinin ve fonksiyonel yöneticilerin uygun bir karışımından oluşan bir anket aracılığıyla gerçekleştirilir. Ölçü için 1-10 arasında bir skala kullanılır. 1 proje stratejik iş hedefleri ile hiç uyumlu değil, 10 proje stratejik iş hedefleri ile tam uyumlu vb.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Çalışanlarının İşini Yapan Yöneticiler

Yönetici, vaktinin %30’unu, çalışanlarından gelen problemleri ilgili kişilere yönlendirmekle geçirdiğini fark eder. Ekibi, her sıkıntıda onun otoritesini kullanmaya çalışmaktadır;

  • Ahmet beni e-posta grubuna eklemiyor.
  • Mehmet istediğim bilgiyi göndermiyor.
  • Ayşe, hala istediğim raporu göndermedi.
  • Müdür Cenk, bizim onay sürecimizi es geçip, bildiğini okudu.

Yöneticiler, ekibin sürpriz ve beklenmedik taleplerini yönetmekten işlerini yapamaz hale gelebilirler. Üstelik hem kendi işlerini hem de gelen talepleri karşılamayı tam yapamayabilirler.

Çalışanlar kendi seviyelerinde çözebilecekleri problemleri yöneticilerine aktarmamalı, çözüm için alternatif yollar aramalıdırlar.

Yöneticiler, gerçek rollerini anlamada başarısız olduklarında, ekiplerinin kendi problemlerini çözmek için sorumluluklarını yerine getirmelerini bekleyemeyiz. Çalışanlar, yönetici olmadan önce çözdükleri önemli sorunların sayısını hesaplayarak başarılarını değerlendirebilirler. Yönetici olduğunuzda çözdüğünüz problem sayısı değil, problemleri çözen bir ekip kurma ve yönetme beceriniz başarınızı belirler.

Yöneticiler, sorunları kendi başlarına çözerek kahraman olmayı tercih etmemeli, ekiplerini problem çözer hale getirmelidirler. Yönetici, bütün problemlere müdahale ettiğinde giderek yalnızlaşır, kendi çabasını önemsiz işlere harcarsa kendisi ve ekibi giderek zayıflar

Etkili bir yönetici, kendisine iletilen problemleri dikkatli bir şekilde değerlendirir ve kimin çözeceğini belirler. Aşağıdaki soruları sorarak başlayın;

Bu problemi kim çözebilir?

Problemi nasıl çözebilirim? sorusundan önce kim çözmeli diye düşünün. Bir problemi çözmümlenme şeklinin, gelecekteki davranışları etkileyeceğini unutmayın. Örneğin, şirket içi bir müşteri ekip üyenize baskı yaptığında müdahale etmeniz gerekebilir. Fakat aynı zamanda karşı tarafa, çalışanınızın bir inisiyatifi olmadığını düşündürtebilirsiniz.

Hemen mi yapmalı? Doğru mu yapmalı?

Elinizi sürmediğiniz işlerin çabuk ve doğru yapılmayacağı düşüncesinden kendinizi kurtarın. Her şey “çok acil” değildir. İşin aciliyeti ile doğru yapılması arasındaki hassas ilişkiyi dikkate almanız gerekir. Hem çok acil hem de doğru yapılması gerektiği durumları iyi değerlendirin. İşe mutlaka çalışanlarını katın, ekip çalışmasını cesaretlendirin.

En az ne yapabilirim?

Yönetici olduğunuz için fedakarlık yapmak, beklenenden fazlasını sunmak istiyor olabilirsiniz. Fakat ekibinizdekilerin yetenekleri doğrultusunda katkı sağlamak istediklerini unutmayın. Ekibinize güveniyorsanız inisiyatif verin. Ekibinizin siz olmadığınızda işleri yapabilmesi önmelidir. Örneğin, resmi bir yazıyı ekibinizin hazırlamasını isteyip, resmi yazışmalar konusunda onları eğitebilirsiniz.

İçerik, desen veya ilişki?

Problemlere üç açıdan yaklaşın: İçerik, desen ve ilişki.

İçerik problemleri acil müdahale gerektirir. Örneğin, yönetime gönderilen periyodik proje durum raporu gönderilmediyse ,içerik problem var demektir: Eksik rapor

Problem, tek kişi ve anlık değilse desen problemidir. Örneğin, farklı konularda da raporlamalar atlanıyor.

İlişki problemleri, yetkinlik, güven ya da saygı ile ilgili temel endişelerden kaynaklanır. İlişki sorunları genellikle yöntem, yapı ya da politikada bir değişim gerektirir. Örneğin cezalandırılacağı korkusu ile raporlama yapmıyor.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Sizi Strese Sokan Yöneticiyi Yönetmek

Çalışanların bir kısmı için, organizasyonlarındaki liderler ilham vermekten çok stres kaynağıdırlar. Harvard Üniversitesi’ndeki Barbara Kellerman, kariyerinin önemli bir kısmını sorunlu liderleri incelemeye adamıştır. Yedi ana tip belirlemiştir:

  1. Yetersiz
  2. Sert
  3. Ölçüsüz
  4. Duygusuz
  5. Bozulmuş
  6. Dar Görüşlü
  7. Kötü Niyetli

Tüm bu türlerin ortak özellikleri, diğerlerini, özellikle de astlarını strese sokma yetenekleridir. Yapılan araştırmalar, kötü bir yönetici sahibi olma deneyiminin travma sonrası stres bozukluğuna benzediğini göstermektedir.

Kötü yöneticiler her yerdedir. Biriyle uğraşmanın yollarından biri elbette onları bırakmaktır, ancak bir diğeri eşit derecede kötü, hatta daha da kötüsü olabilir. Bazen bildiğin şeytan, bilmediğin şeytandan daha iyidir. Bu tip ortamlar, çalışanlar için serbest meslekleri cazip kılarken – patron siz olduğunuzda patron hakkında şikayette bulunmak çok daha zordur – kendileri için çalışan insanlar sadece daha az para kazanmak için daha uzun saatler çalışmak zorunda kalırlar.

Öyleyse stres yaratan bir yöneticiyle baş etmenin en iyi yolu nedir? Evrensel formülü olmamasına, sihirli değnek bulunmamasına rağmen, genel olarak üç basit öneri getirilebilir:

Akıllarına Girmek – Yöneticinin ne kadar kötü olduğu önemli değildir ve muhtemelen tutarlı davranıyordur. Davranış kalıplarını tahmin etmeyi öğrenirseniz daha küçük bir problem haline gelirler. Norveçliler, “Kötü hava gibi bir şey yoktur, sadece kötü kıyafetler vardır.” der. Bu pragmatik yaklaşım, kişinin yöneticisiyle başa çıkması için uygulanabilir: Neye benzediğini anladıktan sonra, hazırlıksız olmak için bir mazeret yoktur. Hava durumu gibi, yöneticinizin ruh hali günlük olarak dalgalanıyor olabilir, ancak kişilikleri her iklimde olduğu gibi açıkça tanımlanmış kalıplar gösterecektir. Özellikle yöneticinizin karanlık tarafını (istenmeyen veya uyumsuz yönleri) – deşifre etmeye odaklanın.

Yöneticileri raydan çıkaran bazı durumlar aşağıdadır;

  • Özellik: Heyecanlı
  • Davranışlar: Yoğun duygu dalgalanmaları, aşırı duygusal tepkiler, zorbalık, taciz.
  • Çalışanlar için baş etme stratejileri: Sakinleştirin, sakin olun, fırtınanın geçmesini bekleyin (olacak).

  • Özellik: Şüpheci
  • Davranışlar: Güvensizlik, meydan okuma, misilleme, paranoyak tutum.
  • Çalışanlar için baş etme stratejileri: Verilere dayalı argümanlar kullanın, sorgulamayın ve size güvenmelerini beklemeyin.

  • Özellik: Dikkatli
  • Davranışlar: Eleştirilmek korkusu, riskten kaçınma, “analiz felci”, fırsatları kucaklamaya gönülsüz olma, yenilik karşıtı önyargı.
  • Çalışanlar için baş etme stratejileri: Süreci izleyin, yavaş hareket edin ve hiçbir şeyi kırmayın. Onları etkilemek istiyorsanız, sopalar havuçtan daha iyi çalışır. 

  • Özellik: Ayrılmış
  • Davranışlar: Başkalarına ve duygularına ilgisizlik, iletişim kuramama, inandırıcılığı az (okunması zor, poker suratlı).
  • Çalışanlar için baş etme stratejileri: Yüz yüze değil, e-posta yoluyla iletişim kurun, onları sosyal medyaya koymayın, gizliliklerine saygı gösterin.

  • Özellik: Sakin
  • Davranışsal tezahürler: İnatçılık, çatışmadan kaçınma, pasif saldırganlık, pasif direniş, işbirliği yapmama.
  • Çalışanlar için baş etme stratejileri: Onları zorlamayın, olumlu mesajlar verseler bile sizinle aynı fikirde olduklarını kabul etmeyin.

  • Özellik: Küstah
  • Davranışlar: Kibir, hak görmeme, narsisizm ve hata kabul etmeme
  • Çalışanlar için baş etme stratejileri: Onları övün ve egosunu doğrulayın; özellikle başkalarının yanında onları eleştirmeyin veya suçlamayın.

  • Özellik: Yaramaz
  • Davranışlar: Manipülatif çekicilik, dikkatsiz risk alma, can sıkıntısı, dürtüsellik.
  • Çalışanlar için baş etme stratejileri: Beraber politik oyunlar oynayın, dedikodu yapın ve beraber eğlenin – ama dikkatli olun.

  • Özellik: Renkli
  • Davranışlar: Tiyatro yapma, dramatize etme, teşhircilik, dikkat çekmeye çalışma ve odak eksikliği.
  • Çalışanlar için baş etme stratejileri: Sadık bir seyirci olun, sizi eğlendirmelerine izin verin, onlarla rekabete girmeyin.

  • Özellik: Yaratıcı
  • Davranışlar: İlginç konularla ilgilenme, kendine özgünlüğe önem verme, uygun olmayan vizyon, tuhaf fikirler.
  • Çalışanlar için baş etme stratejileri: Fikirleri konusunda hevesli olun, büyük resme odaklanın ve parçaları birleştirmeye, gerçekleştirmeye hazır olun.

  • Özellik: Çalışkan
  • Davranışlar: Obsesif, mikro yönetme, imkansız standartlar, tersine mükemmeliyetçilik.
  • Çalışanlar için baş etme stratejileri: Dikkatsiz davranmayın, kaliteye dikkat edin, yüksek standartları koruyun.

  • Özellik: İşine bağlı
  • Davranışlar: Yetkilileri memnun etmek ve yukarı doğru yönetmek, astları sona atmak.
  • Çalışanlar için baş etme stratejileri: Kurallara bağlı, sadık ve kendi patronlarını memnun etmelerine yardımcı olun.

Kendiniz için bir stres kaynağı olmayın –  Her yöneticinin parlak bir yanı vardır ve hatta dünyanın en kötü yöneticisi bile bazı olumlu nitelikleri sergileyebilir. Bununla birlikte, stres bir yöneticinin karanlık tarafını ortaya çıkarma eğilimindedir. Gerçekten de, yöneticiler baskı altındayken veya itibarlarını proaktif olarak yönetmedikleri herhangi bir durumda, yukarıda belirtilen raydan çıkarıcıların ortaya çıkması daha muhtemel olacaktır. Bu nedenle, kendinizin stres kaynağı olup, durumu daha da kötüleştirmeyin.

Yöneticinizi kızdırır veya üzdüyseniz veya ürettiğiniz iş kabul edilemezse, kişiliğinizin kötü yönlerinin ortaya çıkmasını ve sizin için bir stres kaynağına dönüşmesini bekleyebilirsiniz.

İş ve endüstriden bağımsız olarak yöneticiler, uğraşan ve ödün vermeyen çalışanları teşvik etme eğilimindedir. Bu, duygusal zekanın (DZ) kariyerle ilgili önemini, yetenekli ve çalışkan olsalar bile, çalışanların neden sıkıntı çektiğini açıklamaktadır. Kendi DZ seviyenizden bağımsız olarak, kendi raydan çıkarıcılarınızı engelleyerek, yöneticiniz üzerinde daha az stres yaratan yatıştırıcı bir etki yaratabilirsiniz.

Yöneticinin iyi görünmesini sağlamak – Kendinizi yöneticiniz için vazgeçilmez hale getirmeye çalışın ve gemide sizinle daha iyi görünmesini sağlayın. Ben Dattner, Credit and Blame at Work adlı kitabında, bir çok yönetici kendi liderlik yeteneklerinden dolayı değil, başkalarının başarılarını sahiplenme ve kendi hatalarından ötürü başkalarını suçlama yeteneklerinden dolayı kariyerlerinde başarılı olurlar.

Yöneticinizin strese neden olan karanlık taraflarıyla başa çıkmakta ne kadar iyi olursanız olun, onların iyi tarafında kalmanızı sağlamanın tek yolu, onlar için değerli bir kaynak olmaktır. Kimse kendini destekleyenlere köstek olmak istemez. Bununla birlikte, yöneticinizin hayatını kolaylaştırırsanız bile, bunu bir sır olarak sakladığınızdan emin olun. Böyle bir yönetici için ideal durum, iyi bir sırdaş olmanızdır.

Diğerlerinin, değerinizin farkında olduğunu görürlerse, er ya da geç onları terk edebileceğinizden endişe duyabilirler, sizi rakip olarak görebilirler.

Kariyerinizin ilk aşamalarında, başarınız esas olarak patronunuzun karanlık tarafını yönetmekten geçer. Daha sonraki aşamalarda başarınız çoğunlukla kendi karanlık tarafınızı yönetmeye bağlıdır, özellikle etkili bir lider olmakla ilgileniyorsanız.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Projeye Yeni Bir Ekip İle Başlamak

Proje Yöneticileri için yeni bir ekip ile projeye başlamak kolay değildir. Ekip üyeleri, Proje Yöneticisine kuşkuyla yaklaşırlar. Proje Yöneticisinin, ekibi tanımadığı için şüpheleri vardır.

Ekip üyeleri Proje Yöneticisinin yönetim stilini merak ederler, proje ile ilgili çekinceleri olabilir, zaten yoğun olan iş tempolarına yeni bir iş daha eklenmiştir.

Proje Yöneticisinin her konuda (iş dağılımı vb.) adil davranması beklenir. Ekip üyeleri birbirlerini tanımadıkları için güvenmiyor olabilirler, projede kendi asli işleri dışında sorumluluklar alabilirler.

Proje Yöneticilerinin, proje ekip üyeleriyle birebir ve yüz yüze aşağıdaki konuları görüşmesi gerekir;

  1. Projenin hedefleri nedir?
  2. Kimler, neden dahil olmalı?
  3. Projenin şirket veya departman için önemi
  4. Ekip üyesinin neden bu projeye seçildiği ve projedeki rolü
  5. Proje başarılı olursa nasıl bir ödüllendirme olacağı
  6. Bilinen kısıtlar ve olası problemler
  7. Temel kurallar
  8. Ekip üyesinin başarı için önerileri
  9. Ekip üyesinin profesyonel yeterlilikleri (yazılım, rusça vb.)
  10. Projenin ekip üyeleri ve ekip için yarattığı fırsatlar
  11. Ekip olmanın proje başarısı için neden önemli ve gerekli olduğu

Bu görüşme ekip üyesinin, ekibin bir parçası olduğunu düşünmesine yardımcı olacaktır. Öncelikle fikir, öneri ve çekincelerini açıklıkla söylemeleri sağlanmalıdır. Sonrasında karar süreçlerine aktif katılımları sağlanabilecektir. Aktif katılım sonrasında kontrol ve izleme ile performansın takibi mümkün olabilecektir.

Adınıza imzalı Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabını hemen sipariş verebilirsiniz. 
Detaylı bilgi ve sipariş için: https://www.savassakar.com/hayatimiz-proje-proje-yoneticisinin-el-kitabi/

 

Paylaşın:

Projelerde Ekip Olabilmek İçin Neler Yapmalıyız?

Dünkü yazımda proje ekibi olmak ile ilgili problemlerin altını çizmeye çalıştım. Bugün bu problemlere ilişkin önerilerimi yazmaya çalıştım;

Farklı bakış açıları, öncelikler ve ilgiler – Projenin erken safhalarında olası çatışmalara sebep olabilecek farklılıkları belirlemeye çalışın. Proje kapsamının tam ve net olarak anlaşılmasını sağlayın. Ekibi nasıl ödüllendirebileceğinizi belirleyin. Ekip temel kurallarını ve sorumlulukları açıklayın. Bireysel farklılıkları proje hedefleri doğrultusunda düzeltin.

Rol Çatışmaları – Ekip üyelerinin kendilerini projede nerede uygun gördüklerini sorun. İş Kırılım Yapısını ve detay seviyesini belirleyin. Rolleri belirleyin ve görüşmeler yapın. Düzenli toplantılar ile ilerleyişi proje ekibi ile paylaşın, rol çatışmalarını masaya yatırın.

Proje hedeflerinin veya çıktılarının net olmaması – Proje ekibinin tüm hedefleri (proje ve departman bazlı) anlamasını sağlayın. Sponsor ve müşteri ile net ve sık iletişim kurarak geri beslemelerde bulunun. Hedefe uygun olarak proje ekibine bir isim vermek heyecanlandırıcı olabilir.

Dinamik proje ortamları – Dış etkileri dengelemeye çalışın. Kilit proje ekibi üyeleriyle projenin yönü konusunda anlaşın ve diğer ekip üyelerine bu yaklaşımı satin. Beklenmedik değişikliklerin projeye verebilecekleri zararlar konusunda yönetimi ve müşteriyi eğitin. Ortama ilişkin öngörüleri dikkate alın. Beklenmedik durum planları yapın.

Ekip liderliği rekabeti – Proje Yöneticisinin rolünü üst yönetim ile beraber netleştirin. Proje Yöneticisi olarak proje ekibinin liderlik beklentilerini karşılamaya çalışın. Rol ve sorumlulukların net olması bu konudaki olumsuzlukları azaltacaktır.

Ekip tanımı ve yapısı – Proje Yöneticileri, ekip konseptini yönetime ve ekibe benimsetirler. Düzenli toplantılarla, aktiviteler, rol ve sorumluluklarla ilgili yapılacak fikir alışverişleri ile ekip nosyonu güçlendirilmeye çalışılır.  Yazılı belgeler, alınan kararlar ve problem çözümlerinde şeffaflık ekip olmayı güçlendirir.

Ekip personeli seçimi – Potansiyel proje ekibi üyeleriyle ön görüşmeler yapın. Projenin önemini, rollerini, ödüllendirmeyi ve izlenecek yolu anlatın. Eğer hala proje ilgilerini çekmiyorsa başkalarına yönelin.

Proje Yöneticisinin Güvenilirliği – Proje Yöneticisinin güvenilirliği çok önemlidir. Yönetsel ve Teknik anlamda karar vericiliğin göstergesidir. Projeyi destekleyen diğer fonksiyonel yöneticiler ile iyi iletişimde olun.

Ekip üyelerinin taahhüt vermekten korkması – Ekip üyelerinin olası çekincelerini projenini erken safhalarında belirlemeye çalışın, negatif bakış açılarını değiştirin. Proje ekibinin korkularını öğrenin. Çatışmalara hızlı ve doğru şekilde müdahale edin. Proje ekip üyeleri ile birebir görüşmeler yapın. Bazı istekleri yerine getirirken ısrarcı ekip üyelerini değiştirmeyi düşünün.

İletişim Problemleri – Proje ekip üyelerinin ihtiyaç ve çekincelerine yeterli zaman ayırın. Düzenli toplantılarla birbirleri ile iletişim kurmalarını sağlayın. Üst Yönetim ve müşteri ile düzenli olarak iletişim kurun. Vurgulamalar yazılı veya sözlü ancak kilit sorunlar ve anlaşmaların yazılı olmasına dikkat edin.

Yetersiz Üst Yönetim Desteği – Paydaşlarla kurulacak etkileşim ve kaynak sağlama konusunda üst yönetim desteği şarttır. Proje Yöneticisi Üst Yönetimin projeye ilgisini istenilen seviyede tutmalıdır. Üst Yönetim düzenli gözden geçirme toplantılarının bir parçası yapılmalıdır. Üst Yönetime, zamanında ve doğru bir şekilde kaynak ihtiyaçları aktarılmalıdır. Proje Yöneticisinin Üst Yönetim ile yakın ilişkisi proje üzerinde çok önemli olduğu unutulmamalıdır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Neden bir ekip olamıyoruz?

Bir projeye atanmış olmak, yan yana durmak, toplantı yapmak, ekip olmaya ve ekip olarak performanslı iş üretmek için yeterli değildir. Neden ekip olamıyoruz?

Farklı bakış açıları, öncelikler ve ilgiler – Kişisel hedef ve ilgilerimiz projenin hedeflerinden ve ilgi beklediği konulardan farklı olabiliyor.

Rol Çatışmaları – Net olarak belirlenmemiş rol ve sorumluluklar, ekip üyelerinde anlaşmazlığa yol açıyor.

Proje hedeflerinin veya çıktılarının net olmaması – Hedef ve çıktıların net olmaması çatışmalara, şüphelere ve güç kavgalarına yol açıyor.

Dinamik proje ortamları – Yönetimin sürekli kapsamı değiştirdiği, kaynakların sürekli değiştiği, yasal değişikliklerin ve ek müşteri taleplerinin sık geldiği ortamlarda proje ekibi, ekip olmaya, ekip gibi davranmaya fırsat bulamıyor.

Ekip liderliği rekabeti – Proje Yöneticisi olsa dahi ünvanı veya geçmişi sebebiyle ekibin parçası olmaktansa ekibi yönetmeye, yönlendirmeye çalışanlar, diğer ekip üyelerini olumsuz etkiliyorlar.

Ekip tanımı ve yapısı – Departmanların, yeterlilik ve kapasiteyi gözetmeden kaynak atamaları, atanan kaynakların ekip içinde rol ve sorumluluklarının net olmaması, ekip oluşturulmadan önce ekip yapısının ve bu yapıya bağlı kuralların belirlenmemiş olması ve ilgili yöneticiler tarafından benimsenmemiş olması problemlere yol açıyor.

Ekip personeli seçimi – Departman Yöneticisi, projenin hedeflerinden doğrudan ve pozitif etkilenmiyorsa en uygun (az işi olan veya en acemi) olan personeli atayabiliyor. Proje Yöneticileri gerekli yeterlilikleri tanımlamadığında veya bu konuda inisiyatif verilmediğinde doğru olmayan personel ile doğru ekip kurulamıyor.  

Proje Yöneticisinin Güvenilirliği – Proje Yöneticisi güvenilir değilse verilen personel çekingen ve temkinli davranarak taahhüt vermekte zorlanıyor.

Ekip üyelerinin taahhüt vermekten korkması – Proje ekip üyesi kendini güvende hissetmiyorsa, projede yer almasının ona bir katkı sağlayacağını düşünmüyorsa taahhüt vermekten ve diğerleri ile yakınlaşarak bir ekip olmaktan çekiniyor. Farklı ve olumsuz yaklaşım sergileyen çalışanlar yöneticilerin sürekli duruma müdahale etmelerine sebep olabiliyor. Bazen aşırı performans gösteren bir ekip üyesi, diğerlerine ve Proje Yöneticisine aynı beklenti ile yaklaşırsa çatışmalar ve motivasyon kayıpları başlıyor.

İletişim Problemleri – Paydaşlar (Yönetim, Sponsor, Proje Yöneticisi ve Proje ekip üyeleri) birbirlerini bilgilendirmediklerinde, motivasyon ve moral kaybı, takmamazlık başlayabiliyor. İletişimin yetersiz olması net olmayan hedeflere, zayıf kontrollere, koordinasyonsuzluğa ve iş akışında olumsuzluklara yol açıyor.  

Yetersiz Üst Yönetim Desteği – Üst Yönetimin projeye gereken ilgiyi göstermemesi, ekibinde aynı şekilde davranmasına yol açıyor. Ekip için gerekli ortamın yaratılmaması veya zamanında doğru geri beslemelerin yapılmaması ekibin projeye olan ilgisi ve desteğini azaltıyor.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Anlaşmalar (Agreements)

Anlaşmalar, projenin ilk amaçlarını tanımlayan herhangi bir doküman veya iletişim olarak tanımlanır. Sözleşme, mutabakat zaptı (MOU), anlaşma mektupları, sözlü anlaşmalar, eposta vb. şeklinde olabilir.

Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesinin geliştirilmesi sürecinde projenin ilk amaçlarını belirlemek amacıyla kullanılır. Sözleşme, ortak niyet bildirgesi, hizmet seviyesi anlaşması, anlaşma mektubu, niyet mektubu, sözlü anlaşma, e-posta ya da başka yazılı anlaşmalar şeklinde olabilir. Genel olarak, harici bir müşteri için yapılan projelerde sözleşme kullanılır.

Proje İşlerinin İzlenmesi ve Kontrolü sürecinde işi yapan dış kaynaksa,  Proje Yöneticisi anlaşma doğrultusunda ilerlenmesini güvence altına almaya çalışır.

Proje ya da Faz Kapanışı sürecinde Tedarik Yönetimi Planında da yer alan ve anlaşma ile belirlenmiş resmi faz ya da proje kapanış kurallarını içerdiği için ihtiyaç duyulur. Büyük ve karmaşık projelerde birden fazla anlaşma olabilir.

Gereksinimlerin Toplanması sürecinde proje ve ürün gereksinimlerini içerdiği için kullanılır.

Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi sürecinde tedarikçilerin taahhüt ettikleri zaman çizelgelerine erişebilmek için gereklidir.

Bütçenin Belirlenmesi sürecinde anlaşmalar, satın alınmış veya alınacak ürünler, hizmetler veya sonuçlarla ilgili geçerli anlaşma bilgileri ve maliyetler için gereklidir.

Kalitenin Kontrolü sürecinde proje Belgeleri altında anlaşmalar girdi olarak kabul edilir. Aynı sürecin çıktısı olarak anlaşmaların güncellenebileceği belirtilmektedir.

Kaynakların Kontrolü sürecinde özellikle dış kaynaklara yönelik olarak yeni ve planlanmamış kaynak ihtiyaçlarının karşılanması veya mevcut kaynaklardan dolayı ortaya çıkabilecek problemlerde ne yapılacağına yönelik prosedürleri içerdiği için girdi olarak kullanılır.

Risklerin Tanımlanması sürecinde eğer dışarıdan kaynak tedariği söz konusuysa kilometre taşı tarihleri, sözleşme tipi, onay kriterleri, ödül ve cezaları içeren anlaşma içerikkeri girdi olarak kullanılır.

Proje tedarik yönetimi süreçleri, alıcı ile satıcı arasında hukuki belgeler olan sözleşmeler de dahil anlaşmaları kapsar Sözleşme, satıcıya, değeri olan bir şeyi (örneğin, belirlenmiş ürünleri, hizmetleri ya da sonuçları) temin etme, alıcıya da para ya da başka değerlerle ödeme yapma yükümlülüğü getiren, karşılıklı olarak bağlayıcı bir anlaşmadır. Anlaşma basit ya da karmaşık olabilir.

Tedarik sözleşmeleri, alıcının ve satıcının yerine getirmesi gereken şartları içerir. Tüm tedariklerin projeye özel ihtiyaçları karşılamasını ve aynı zamanda organizasyonun tedarik politikalarına uygun olmasını sağlamak, proje yönetim ekibinin sorumluluğundadır.

Uygulama alanına bağlı olarak sözleşme yerine, anlaşma, kontrat, mukavele, alt sözleşme ya da satın alma emri terimleri kullanılabilir.

Tüm proje belgeleri belli şekillerde gözden geçirme ve onaylara tabi olmakla birlikte, sözleşmeler veya anlaşmalar yasal olarak bağlayıcı olmalarından dolayı , genellikle daha kapsamlı onay süreçlerine tabidirler.

Tedariklerin yürütülmesi sürecinin çıktısı olarak Anlaşma  belgelerinin başlıca içeriği aşağıdaki gibidir;

  • Çalışma bildirimi ya da teslimatlar,
  • Zaman çizelgesi ve kilometre taşları,
  • Performans raporlama,
  • Fiyatlandırma ve Ödeme koşulları,
  • Tetkik, kalite ve onay kriterleri,
  • Garanti ve Ürün Desteği,
  • Cezalar ve Teşvikler,
  • Sigorta ve teminat mektupları ,
  • Alt yüklenici onayları ,
  • Genel kural ve koşullar,
  • Değişiklik taleplerinin nasıl ele alınacağı ve
  • Fesih ve alternatif ihtilaf çözümü mekanizmaları.

Tedariklerin Kontrolü sürecinde anlaşmalar, taraflar arasındaki şartlardır ve her bir tarafın görevleriyle ilgili şartları içerir. Anlaşmanın içerdiği değişiklik kontrolü hükümleri uyarınca, sözleşme kapanışından önceki herhangi bir tarihte karşılıklı rızayla değiştirilebilir. Bu değişiklikler genellikle yazılı hale getirilir.

Paydaşların Tanımlanması sürecinde anlaşmanın taraflarını ve ihtiyaç duyulabilecek ek paydaşları belirleyebilmek için anlaşmalara ihtiyaç duyulur.

Paydaş Katılımını Sağlama Planlama sürecinde, dış kaynakların ve satıcıların etkin katılımını sağlamak için yapılacak planlama için şirketin satın alma departmanı ile koordine bir şekilde çalışılması gerekir. Bu sağlamak için anlaşmalara ihtiyaç duyulur.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

 

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Takdir ve Ödüller (Recognition and Rewards)

Takdir ve ödüller, Proje Ekibinin Geliştirilmesi sürecinde önerilen bir araçtır. Proje yöneticileri, ekibin önüne çözülmesi gereken sorunlar ve ulaşılacak fırsatlar koyarak, zamanında geri bildirim ve ihtiyaç duyulduğunda destek sağlayarak ve iyi performansı takdir edip ödüllendirerek ekibini sürekli olarak motive etmelidir.

Takdir ve Ödüller için açık kriterlerin ve bunların kullanımı için planlanmış bir sistemin varlığı istenen davranışları teşvik eder ve pekiştirir. Takdir ve ödüllerin etkin olabilmeleri için, kişilerin kontrolündeki aktivitelere ve gerçekçi performanslara dayandırılmaları gerekir. Örneğin, bir ekip üyesi maliyet hedeflerine ulaşıldığı için ödüllendirilecekse, bu üyenin harcamaları etkileyecek kararlar üzerinde uygun düzeyde kontrolünün olması şarttır.

Ekip geliştirme sürecinin bir unsuru da istenen davranışları takdir etmek ve ödüllendirmektir. Çalışanları ödüllendirmeye yönelik ilk planlar, Kaynak Yönetiminin Planlanması sürecinde geliştirilir. Belli bir kişiye verilecek belli bir ödülün ancak o kişi için önemli olan bir ihtiyacı karşılarsa etkin olacağı unutulmamalıdır.

Proje performansı değerlendirmeleri yoluyla proje ekibinin yönetilmesi sürecinde resmi ya da gayri resmi olarak ödül kararları alınır.

Ödüllerin dağıtılacağı zamanların belirlendiği bir plan oluşturmak, çalışanların takdir edilmesini ve bunun unutulmamasını sağlar. Kaynak Yönetimi Planınında hangi takdir ve ödüllerin, ne zaman kime verilebileceğini açıklayan “Takdir Planı” alt plan olarak yer almalıdır.

Dikkat edilmesi gerekenler;

  • Takdir ve ödüller belirlenirken kültürel farklar dikkate alınmalıdır.
  • İnsanlar kurum içinde kendilerine değer verildiğini hissederler ve bu değer kendilerine verilen ödüllerle gösterilirse motive olurlar.
  • Genelde para ödül sisteminin somut bir öğesi olarak görülür ancak elle tutulmayan ödüller de eşit derecede, hatta daha da etkili olabilir.

Çoğu proje ekibi üyesi kişisel gelişim ve başarılarına yönelik olan ve profesyonel becerilerini yeni hedeflere ulaşmak için hayata geçirebilecekleri fırsatlardan motive olur. Proje yöneticileri için iyi stratejilerden biri de, projenin sona ermesini beklemek yerine projenin tüm yaşam döngüsü boyunca ekibe takdirlerini sunmaktır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

 

 

Paylaşın:

Proje Yönetimi Bilgi Sistemleri -PYBS (Project Management Information System-PMIS)

Proje Yönetimi Bilgi Sistemleri (PYBS), proje yönetimi süreçlerinin çıktılarını toplamak, entegre etmek ve yaymak için kullanılan bilgi sistemi olarak tanımlanmaktadır.

Proje Yönetimi Bilgi Sistemleri (PYBS), proje verilerinin kayıt altına alındığı yerdir. Proje Entegrasyon Yönetiminde Proje Yöneticileri, proje hedeflerine ulaşmak ve proje faydalarını gerçekleştirebilmek için artan veri ve bilgi hacmini Proje Yönetimi Bilgi Sistemleri gibi otomasyon yoluyla çözebilirler.  

Proje Yönetimi Bilgi Sistemleri  Organizasyonel Çevre Faktörü olarak aşağıdaki süreçlerin girdisidir;

  • Aktivitelerin Tanımlanması,
  • Aktivitelerin Sıralanması,
  • Maliyet Yönetiminin Planlanması sürecinde maliyet yönetimine ilişkin alternatifler sağlama,
  • Kalite kontrol sürecinde süreç ve teslimatlara ilişkin hata ve sapmaların izlenmesi.

Proje İşlerinin Yönlendirilmesi ve Yönetilmesi sürecinde PYBS, yazılımlara (MS Project vb.), iş onay sistemlerine, konfigürasyon yönetim sistemlerine, bilgi toplama ve yayma sistemlerine, bilgi tabanlarına erişime olanak sağlaması açısından öneriliyor. Otomatik veri toplama ve kilit performans göstergeleri ile ilgili raporlamada systemin bir parçası olarak görülüyor.

Aktivitelerin sıralanması sürecinde zaman çizelgesi geliştirme yazılımlarının aktivitelerin planlama, organize etme ve sırlamada kullanılabileceği, mantıksal ilişkilerin, öteleme ve öne çekmelerin PYBS ile yapılabilir.

Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi sürecinde aktivite girdileri, ağ diyagramları, kaynaklar ve aktivite süreleri ile zaman çizelgesi oluşturulabilir.

Zaman Çizelgesinin Kontrolü sürecinde planlanan ve gerçekleşen süreler izlenebilir, sapmalar ve ilerleyiş zaman çizelgesi temel çizgisi doğrultusunda raporlanabilir, değişikliklerin zaman çizelgesine etkilerinin öngörülmesini sağlanabilir.

Maliyetlerin Tahmin Edilmesi sürecinde tablolar (Excel vb.), simülasyon yazılımları ve istatistiksel analiz araçları maliyet tahminlerine destek olabilir. Bu araçlar maliyet tahminlerini basitleştirip, alternatiflerin hızlı değerlendirilmesini sağlar.

Maliyetlerin Kontrol Edilmesi sürecinde Kazanılmış Değer Yönetimine ilişkin 3 parametre (Planlanan Değer, Kazanılmış Değer ve Gerçekleşen Harcama) izlenebilir, grafiksel eğilimlere ve farklı proje sonuçlarına ilişkin öngörülere erişilebilir.

Aktivite Kaynaklarının Tahmin Edilmesi sürecinde kaynak havuzlarının planlanlaması, organize edilmesi ve yönetilmesi, kaynak tahminlerinin yapılması için kullanılabilir. Kullanılan sistemlerin özelliğine göre kaynak optimizasyonu için kaynak kırılım yapıları, kaynak uygunluğu, kaynak oranları ve takvimler tanımlanabilir.

Proje Ekibinin Yönetilmesi sürecinde proje aktivitelerinde yer alan proje ekip üyelerinin koordinasyon ve yönetiminde kullanılabilir.

Kaynakların Kontrol Edilmesi sürecinde doğru kaynakların, doğru aktivitelerde, doğru yer ve zamanda dağılımını güvenceye almak için kullanılabilir.

İletişimlerin Yönetilmesi sürecinde paydaşların ihtiyaç duydukları bilgiye zamanında erişebilmeleri için kullanılır. Proje bilgileri aşağıdaki çeşitli yollarla yönetilip dağıtılabilir;

  • Elektronik Proje Yönetimi Araçları – Proje yönetimi yazılımları, toplantı ve sanal ofis destek yazılımları, web arayüzleri, proje portal ve göstergeleri, ekip çalışması araçları
  • Elektronik İletişim Yönetimi– E-posta, faks, sesli mesaj, telefon, video konferans
  • Sosyal Medya Yönetimi – Web siteleri, bloglar, forum siteleri

İletişimlerin İzlenmesi sürecinde iletişim yönetimi planı doğrultusunda iç ve dış paydaşların ihtiyaç duydukları bilgilerin toplanması, saklanması ve dağıtılması için kullanılabilir. Bu sistemlerde tutulan bilgilerin doğruluğu ve verimliliği izlenmeli ve değerlendirilmelidir.

Risk Yanıtlarının Uygulanması sürecinde zaman çizelgesi, kaynak ve maliyetlere yönelik yazılımlar riske yanıt planlarını ve ilgili aktiviteleri projeye entegre bir şekilde diğer aktivitelerle birlikte güvenceye almayı sağlar.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Önceden Atama (Pre-assignment)

Proje Ekibinin Oluşturulması sürecinde kaynakların (insan, ekipman, malzeme vb.) önceden (erken) belirlenmesidir.

Proje Yönetimi sürecinde kaynak atamaları genellikle aktivitelerin tanımlanması sonrasında yapılır. Aktivite özellikleri, kalite beklentileri dikkate alınarak kaynak atamaları yapılır. 

Bazı projelerde kaynaklar önceden belirlenebilir;

  • Müşteri ya da dış kaynak ile proje öncesi veya sözleşme aşamasında belirli kaynaklar üzerinde anlaşılmışsa,
  • Projede gerekli uzmanlık alanıyla ilgili kişiler belliyse,
  • Gelecekteki projelerde ihtiyaç duyulabilecek kaynak durumunu izleyebilmek için
  • Eldeki kaynakların yeterliliğini görmek, ek kaynak ihtiyacı olup olmadını belirlemek için.

Kaynak Yönetimi Planı hazırlanmadan Proje Başlatma Belgesinde bazı personel atamaları tanımlıysa ön atama yapılmış sayılır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Paylaşın: