Kategori arşivi: Kaynak Yönetimi

Proje Yöneticisi Neyi Kendi Yapar Neyi Delege Eder?

Proje Yöneticisinin delege edeceği işler projenin özelliklerine, ekibin büyüklüğüne ve niteliğine bağlı olarak değişir.

Proje büyük ve ekip kalabalıksa, Proje Yöneticisinin Proje Yönetimi dışındaki işlere vakit ayırması giderek zorlaşır. Bu tip projelerde ideal olan Proje Yöneticisinin sadece proje yönetimi yapması ve tüm işleri delege etmesidir. Proje ekibinin ideal olarak projeye ayırdığı vaktinin %10’unun proje yönetimi aktivitelerine (toplantılar, raporlama vb.) gideceği düşünülebilir.

Dikkat edilmesi gerekenler;

  • Proje, Proje Yöneticisinin tek sorumluluğu olmayabilir. Bu tip durumlarda iş yükünü yüzdesel olarak gün veya haftaya bazında ayarlamalıdır. Örneğin % X vaktimi projeye, % Y rutin işlere, % Z sürpriz işlere vb. Özellikle sürprizlerin (şirket toplantıları vb.) çok olması projelerin zarar görmesine yol açar. Proje Yöneticisi eforunun %100’ünü değil %90’ını planlamalı, %10’luk kısım sürprizler için ayırlmalıdır.

  • Proje Yöneticisi kendi konsantrasyon ve bölünme olasılığını dikkate alarak bazı proje işlerini üstlenebilir. Zaman ve bütçe anlamında kritik olmayan proje aktivitelerini üstlenebilir. Eğer kritik işleri üstlenirse proje genelindeki bir problem ile uğraşırken üzerinde çalıştığı aktivite daha büyük bir probleme yol açabilecektir.
  • Proje aktivitelerini o konuda en deneyimli ve bilgilere kişilere delege etmek projenin başarısı için önemlidir. Doğru kişileri bilmek ve seçemek ve projeye atanmalarını sağlamak Proje Yöneticisinin sorumluluğundadır. Daha düşük nitelikli kişilerin projeye atanması Proje Yöneticisinin problemlerle karşılaşma olasılığını artırır. Düşük nitelikli personelin öncelikle geliştirilmesi ve işe uygun hale gelmesi için planlama yapmalıdır.
  • Proje Yöneticisi uygun zaman ve kapasitesini diğer işlere dikkatlice ayırmalıdır.
  • Proje yöneticisi kendisi gibi ekibinin de sürprizlere hazırlı olmasını sağlamalı, gerekli efor ve zamanın ayırılması konusunda hassasiyet sağlamalıdır.
  • Beklenmedik durumlar (hastalık vb.) karşısında proje işini kimin üstleneceği konusunu belirlemelidir.
  • Proje Yöneticisi planlama safhasında işleri atayıp, sorumlulukları belirledikten sonra proje süresince iş yüklerini ve sorumlulukları dengelemeye devam etmelidir.

Paylaşın:

Şirket İçindeki Dış Kaynakları Projelerde Etkin Kullanmak

Türkiye’de bir çok şirket, projelerinde dış kaynaklardan kiraladıkları personel ile çalışıyorlar. Dış kaynak personelinin şirket personeli ile kaynaşması, mevcut süreç ve politikaları öğrenmesi, uyum sağlaması gerekiyor.

Proje Yöneticileri genellikle dış kaynaklarla yapılan anlaşmalarda yer almazlar. Dış kaynak ile yapılan anlaşma doğrultusunda uzman bir veya daha fazla personel şirkete projede üzerlerine düşen görevi yerine getirmek için atanırlar.

Dikkat edilmesi gerekenler;

  • Proje Yöneticilerinin, dış kaynak personelini diğer ekip üyeleri ile tanıştırmaları, şirket politika ve prosedürleri konularında bilgilendirmeleri gerekir.
  • Mümkünse atanan personelin yeterliliği sözleşme esnasında netleştirilmelidir.
  • Dış kaynak tarafından atanan personelin proje yönetimi ve uzman olduğu konuda gerekli eğitimleri almış olması sağlanmalıdır.
  • Dış kaynak tarafından atanan personelin geçmiş proje ve şirket referansları dikkate alınmalı, gözden geçirilmelidir.
  • Dış kaynak personeli ile ilgili gözden geçirme prensipleri, performans değerlendirme ölçütleri belirlenmelidir.

  • Dş kaynak personelinin hangi konulara firmasını temsil etme yetkisi olduğu sözleşme aşamasında netleştirilmelidir. Eti senin, kemiği benim yaklaşımı doğru değildir.
  • Dış kaynak personelinin işten ayrılması vb. riskleri dikkate alarak sürdürebilirliğin sağlanması için beklenmedik durum yanıt planlaması yapılmalıdır.
  • Gizlilik ve bilgi güvenliği gibi konularda sözleşmede bağlayıcı maddeler yer almalıdır.
  • Dış Kaynak tarafında personel ile ilgili tüm yasal işlemlerin yerine getirilmesi sağlanmalı ve takip edilmelidir.

Paylaşın:

Proje Ekip Üyelerinin İşi Sahiplenmesini Sağlamak

Proje aktivitelerine kaynak atamak yetmez, atanan kişinin işi sahiplenmesi ve gerekli sorumluluğu alması gerekir. Proje ekip üyeleri atandıkları görevlere ilişkin ilgi ve heyecanlarını zamanla kaybedebilirler. Proje Yöneticisinin proaktif yaklaşması gerekir;

  • Proje ekip üyesine plana uygun davranmasının önemi açıklanmalıdır.
  • Proje ekip üyesinin üstlendiği görevi başarması için gerekli girdilerin sağlanması ve önündeki engellerin kaldırılması gerekir. Aktivitenin başarılması için Proje Yöneticisinin göstereceği çaba, sahiplenmeyi artırır.
  • Proje Yöneticisinin bir adım önde olması, gerekli hatırlatmaları yapması önemlidir. Hatırlatma ve uyarılarda aşırıya kaçılmamalı, samimi olunmalıdır.
  • Proje Yöneticisi durumu izleyebilmek için “gerekli” bilgileri takip etmeli, Proje Ekip Üyesinin aktardığı bilgileri değerlendirdiğini ve önem verdiğini göstermelidir.
  • Proje Ekip Üyesi, sorumlu olmadığını düşündüğü konu ve ayrıntılarda Proje Yöneticisini bilgilendirmesi gerektiğini bilmelidir. Proje Yöneticisi bu tip konularda destekleyici olmalı, çözüm üretilmelidir.

  • Proje Yöneticisi, Proje Ekip Üyesinin sağladığı katkının farkında olup olmadığını denetlemelidir. “Attığı taşın ürküttüğü kuşa değdiğini” düşünen Proje Ekip Üyesi aktivitesini sahiplenecektir.
  • Proje Ekip Üyesine gereksiz yere baskı kurulmamalı, yanıltıcı bilgi verilmemelidir. Dürüstlük ve samimiyet sahiplenmeyi artırır.
  • Problemler konusunda Proje Ekip Üyesine destek olunmalı, kendisini yalnız hissetmemelidir. Proje Ekip üyesine “önemli” olduğu hissettirilmeli, sadece kaynak gözüyle bakılmadığı gösterilmelidir.
  • Gecikme veya bütçe aşımlarında problemlerle Proje Ekip Üyesinden bağımsız ele alınmalı ve sebeplere odaklanılmalıdır. Kişileri hedefleyen yaklaşımlar yarardan çok zarar getirirler.
  • Proje Ekip Üyelerinin birbirlerinden etkilendiği unutulmamalı, işini sahiplenmeyen ve diğerlerini olumsuz etkileyen Proje Ekip Üyeleri ile özel olarak ilgilenilmelidir.
  • Acil ve önemli tanımları netleştirilmeli, yanlış anlaşılmaların yaratacağı olumsuzlukların önüne geçilmelidir.
  • Proje Ekip Üyelerinin tavır, tutum ve davranışları izlenmeli, eğilimlere dikkat edilmelidir. Giderek azalan ilgi fark edildiğinde birebir görüşmeler yaparak problem çözülmeye çalışılmalıdır.
  • Proje Ekip Üyelerini olumsuz etkileyebilecek dış etmenler dikkatlice izlenmeli, ekip üzerindeki olumsuz etkiler Sponsor’dan destek istenerek çözümlenmeye çalışılmalıdır.
  • Proje Ekip Üyelerini tanımaya vakit ayırılmalı, onları neyin motive ettiği keşfedilmelidir. Doğru yaklaşımlar doğru sonuçlar çıkarır.
  • Yapılacak planlama ve revizyon çalışmalarına etkilecek Proje Ekip Üyeleri dahil edilmeli, çözümün parçası olmaları sağlanmalıdır.
  • Proje raporlarından tamamlanmamış işler yer almalı (ciddi sapmalar en üstte yer alacak şekilde), Proje Ekip Üyeleri (yönetici olsalar dahi) bu bilginin yönetime iletildiğini bilmelidirler.
  • Proje raporlarında işi tamamlamış ve ek katkı sağlamış Proje Ekip üyeleri belirtilmeli, görünürlükleri sağlanmalıdır.
  • Proje Ekip Üyesinin işi sahiplenmesi konusunda Fonksiyonel yöneticilerin, Sponsorun fikri alınmalıdır.
  • Olası ve yaşanan problemlere erken müdahale edilerek Proje Ekip Üyesinin gelecekteki ilgisizliğinin önüne geçilmeye çalışılmalıdır.

Paylaşın:

Yaparım Deyip Yapmayan Proje Paydaşları

Proje paydaşları, Proje Yöneticisinin yanında olacaklarını söyleyip, üzerlerine düşenleri yapacaklarını taahhüt ederler. Ne var ki Nasrettin Hoca’nın Fil Hikayesinde* olduğu gibi yarı yolda bırakabilirler.

Bir problem ya da fırsat durumunda paydaşları tetikleyen unsurlar zamanla ortadan kalkabilir. Hızlı ve iyi düşünülmeden verilen sözler, çevrenin ve oluşan durumların etkisiyle paydaşların farklı davranışlar sergilemelerine sebep olabilir. Proje Yöneticisi paydaşların motivasyonunu ve projeye yönelik beklentilerini doğru yönetmelidir.

Yapılması gerekenler

  • Paydaşların sorumluluk alma veya taahhütlerini yerine getirmelerinin önem ve gerekliliği anlayacakları dilden aktarmalı ve sık sık kontrol edilmelidir.
  • Proje Yöneticisi, paydaşları taahhütlerini yerine getirmemeleri durumunda suçlamamalıdır. Sebeplerine odaklanmalı ve ortadan kaldırmaya çalışmalıdır.
  • Proje Yöneticileri, Kaynak Yöneticileri gibi çalışanların ücret veya performansları konusunda doğrudan yetkili değillerdir. Departman çalışanlarının projeye destek vermesi ve sorumluluk alması için proje ile ilgili işin öneminin anlaşılmasını sağlamak zorundadırlar. Bunun ön şartı tüm ekip üyeleri ve kaynak yöneticileri ile iyi iletişim kurmalarıdır.
  • Proje Yöneticisi, projeye gereken önemi veren ve eforu ayıran proje paydaşlarını belirlemeli, onları motive eden noktaları değerlendirmelidir. Diğer paydaşların aynı unsurlardan etkilenebileceğini unutmamalıdır.
  • Projeye destek verme konusunda gönüllü olanların gördükleri fırsatları ve beklentilerini değerlendirmelidir.   
  • Paydaşların beklentileri ile gerçekleşenlerin farklı olması projeden uzaklaşmalarına sebep olabilir. Projenin başında paydaşlardan beklentilerin samimi ve gerçekçi bir şekilde paylaşılması gerekir.
  • Paydaşlara sürpriz yapılmamalı, değişiklik veya ek talepler yönetilmeli, planlama safhasına paydaşlar dahil edilmelidir.
  • Proje ekip üyelerinin işleri nasıl yapacağına karışılmamalı, ne yapmaları gerektiği aktarılmalıdır.
  • Proje ekip üyelerine proje aktivitelerine atandıklarının söylenmesi yerine görüşlerinin alınarak planlama yapılması, yapılması ve yapılmaması gerekenler konusunda uzmanlıklarını gösterebilmelerine olanak tanınması gerekir.
  • Kimsenin sorumluluk almak istemediği aktiviteler özel olarak ele alınmalıdır. Neden istenmediğinin sebeplerine odaklanılmalıdır.  Eğer bilgi yetersizliği sebebi ile istenmiyorsa eğitim vb. yoluna gidilmelidir. Gereksiz olduğu düşünülüyorsa ve projenin hedeflerine olumsuz bir etkisi yoksa vazgeçilmelidir.
  • Vakti olmadığını söyleyen paydaş veya proje ekip üyeleri konusunda ek kaynak, önceliklerin değiştirilmesi vb. çözüm üretmeye yönelik görüşmeler yapılmalı, kaynak yöneticileri ve/veya sponsorun desteği istenmelidir.
  • Proje ekip üyesinin yeterli niteliklere sahip olmaması ve kendi adına taahhütler verilmesi problemlere yol açar. Kaynak Yöneticileri ile projenin ihtiyacı olan doğru kaynağın atanması konusunda neler yapılabileceği görüşülmelidir.
  • Yapılan işlerin, başarıların fark edilmemesi, teşekkür ve takdirden imtina edilmesi proje ekip üyelerini olumsuz etkiler. Proje ekip üyelerinin toplantı ve raporlarda görünürlüklerinin sağlanması gerekir.
  • Proje ekip üyelerinin işlerini yapmalarının önündeki engellerin kaldırılması gerekir. Engeller mazeretler doğurur.
  • Şirket kuralları ve kültürü çerçevesinde proje ekip üyelerinin işlerini en rahat gerçekleştirebilecekleri fırsatların sunulması gerekir. Basit ve pratik çözümler üreterek işlerini yapmalarını kolaylaştırmaya çalışın.
  • Proje ekip üyeleri desteğe ihtiyaç duyduklarında size erişebilmelidirler. E-posta veya telefonlarına geri dönmediğinizde sizinle ilgili öncelikleri değişebilir.
  • Proje ekip üyelerinden beklenen işler takip etmeli, ilerleyiş sorgulanmalıdır. Nasıl takip yapılacağı konusunda prensipler belirlenmeli, proje ekip üyeleriyle paylaşılmalı ve ihmal edilmemelidir.
  • Proje ekip üyesinin verdiği taahhütleri yerine getiremeyeceğini fark ettiği noktada Proje Yöneticisine ulaşması gerektiğini anlaması sağlamalı, gereken destek verilmelidir.

*Aksak Timur, Nasreddin Hoca’nın köyüne uğrar. Köylü padişahı layıkıyla ağırlar. Timur giderken bu konuk severliğe karşılık; “Köyünüze bir fil hediyem olsun” der ve gider. Fil zamanla bağ bahçe demeden her yeri talan eder. Köylü ne yapsın çaresiz Timurun hediyesi diye ses çıkaramaz.

Hocaya “Hocam perişan olduk bizi kurtar. Biz bu file bir şey yapsak Timur kellemizi alır.“ derler.

Hoca: “Benimle gelin Timur’a durumu arz edeyim” der. Köylü arkasında yola çıkar.

Timur: “Hoca niye geldin? Filim nasıl?” diye sorar.

Hoca: “Yüce Timur bu filiniz …” derken arkasına bakar korkudan arkasında kimse kalmamış herkes kaçmış.

Timur: “eeeee ne olmuş file?” der.

Hoca: “Yüce Timur hediyeniz olan filden çok memnun kaldık. Yalnız kalıyor bir tane daha istiyoruz.” der.

Paylaşın:

Projelerde Aşağıya Delegasyon ve Yukarıya Eskalasyon

Proje Yöneticisi her işi kendisi yapamaz, delege ve eskale etmeyi bilmesi gerekir. Doğru kişiye delegasyon ve eskalasyon yapılması yetmez, ilgili paydaşın sorumluluğu alması ve sahiplenmesi gerekir. 

Aşağıya doğru delegasyon proje planlama ile gerçekleştirilir. İş Kırılım Yapısı hazırlanır, aktiviteler ve sorumluları belirlenir. Aktivite soruluları aktivitenin kapsam, zaman, maliyet, kalite ve başarıyla tamamlanmasından sorumludurlar. Atanan sorumlulukta gönüllük varsa başarı olasılığı artar. Proje Yöneticileri, proje yönetimi aktiviteleri dışındaki hemen hemen tüm aktiviteleri delege ederler.

Proje Yöneticileri bazı proje yönetimi aktivitelerini de (toplantılar, raporlama, dokümantasyon vb.) konu ile ilgili uzmanlara delege edebilirler.

Proje Yöneticileri kendilerini aşan bazı durumlarda (karar, onay, problem vb.) yönetime eskalasyon yapabilirler. Eskalasyon, Proje Yöneticisinin yetkisini aşan bir durumla karşılaştığında yönetimi devreye sokması olarak kabul ediliyor. Eskalasyonda dikkat edilmesi gereken yönetimin hızlı anlayıp doğru karar vermesini sağlayacak hazırlığın yapılmasıdır. En önemlisi gerçekten gerektiğinde yapılmasıdır.

Yönetimden hızlı geri dönüş almak için aciliyet ve önemin net ve basit bir şekilde açıklanması gerekir. Gerçekçi ve objektif yaklaşmadığınız durumlarda yönetimin güvenini kaybedersiniz.

Şirket kültürü ve kuralları gereği yönetimin üstlenmesi gereken sorumlulukları iyi belirleyin. Üstünüze vazife olmayan ve yetkiniz olmayan konularda adım atmayın.

Proje Yöneticisi, bizzat olmayacağı zaman ve durumlarda kendi sorumluluklarını yerine getirecek ve yetkisini kullanabilecek doğru kişiye delege etmelidir.

Her şeyi delege edemezsiniz. Aşağıda delegasyon ve yukarıya eskalasyonda hasas davranmanız gerekir.

Paylaşın:

Projelerde Ekibin Moralini Bozmadan Odaklamak

Bazen yazdıklarımın “söylemesi kolay” olarak algılanabileceğini biliyorum. Yazdıklarımı okuyanlara yol göstermek tek amacım. Proje Yöneticilerinin ve ekip üyelerinin Projelerde işler yolundayken moralleri yüksek tutmak kolaydır. Proje ilerledikçe problemler ve çatışmalar ortaya çıkmaya başlar. Önemli olan ilişkileri devam ettirmek, pozitif davranmak ve projenin öneminin farkındalığını sağlayarak sürdürülebilir motivasyon yaratmaktır.

Proje içi ilişkiler çok önemlidir. Çatışmalar, anlaşmazlıklar çıktığında durumu düzeltmek için ek efor harcanması gerekir. Proje Yöneticisi, proje ekibini anlaşmazlık ve çatışma durumunda çözüme odaklayabilmelidir. Suçlama yerine herkesin çözümün bir parçası olması gerekliliğini açıklamalıdır.

Proje Yöneticisi ve ekip üyeleri, projenin başarı veya başarısızlığına olan inançlarına göre davranırlar. Proje Yöneticisinin pozitif olması, başarıya odaklanması gerekir. Problemleri bir fırsat olarak görmeli, tehditleri fırsatlara dönüştürmeye çalışmalıdır. Proje Yöneticisi proaktif olmalı, problemleri erken fark etmeye çalışmalı, büyümeden çözmeye odaklanmalıdır.

Proje Yöneticisi, yapılanları ve başarıları izlemelidir. Başarılı sonuçları ve gerçekleştiren ekip üyelerini durum raporunda ve toplantılarında görünür kılmalıdır.

Proje Yöneticisi ekibin moralini yüksek tutan, iletişimi destekleyen ve güçlendiren ekip üyelerine takdirini göstermelidir.

Proje ekip üyeleri iş yoğunlukları ve baskı altında odaklarını kaybedebilirler. Projenin ekip üyelerine katkısı ve ekip üyelerinin projedeki önemleri onlara açıklanmalı, anlamaları sağlanmalıdır. Proje ekip üyelerine önemli oldukları hissettirilmeli, bu konuda samimi olunmalıdır.

Paylaşın:

Projelerde Etik Davranmanın Önemi

Türkiye’de bazı projelerde etik konusuna gereken önemin verilmediğini görüyorum. Genellikle rekabet mazereti altında yanlış olduğu bilinen şeyler yapılıyor.

TDK’da etik’in anlamı, çeşitli meslek kolları arasında tarafların uyması veya kaçınması gereken davranışlar bütünü olarak geçiyor. Projeler açısından ele alırsak, Proje Yöneticisi ve proje ekibinden beklenen ve beklenmeyen davranışlar bütünü diyebiliriz. Etik davranışlar hem kişisel hem de şirket açısından iyi ve kötü olanın tanımlanmasını ve uygulanmasını gerektirir. Unutulmaması gereken etik davranış şeklini şirket kültürünün beslediğidir.

Etik davranış dediğimizde aşağıdakileri kastediyoruz;

  • Güven yaratmak – Proje ekiplerinde güvenin kazanılması gerekir. Proje ekibi, güvenmediği proje yöneticisine gerekli desteği vermez. Proje yöneticisi üzerine düşen sorumluluğu almalıdır.
  • Değerleriyle örtüşen tavır sergilemek – Proje Yöneticisi kendi ve şirket değerleriyle ötüşen, tutarlı bir tavır sergilemelidir. Dürüstlük ve gerçekçilik gibi değerler tüm proje süreçlerinde sergilenmelidir.
  • Dürüstlük – Proje Yöneticisi, sponsora ve ekibine karşı dürüst olmalı, yaptığı hatalarla yüzleşmeli, örtbas etmemelidir. Kendi hatalarını örtbas eden bir proje yöneticisini hiç bir ekip takip etmez.
  • Saygı – Proje Yöneticisi, proje ekip üyelerine ve tüm paydaşlara saygı ile yaklaşmalıdır. Saygı, uzmanlıklara, ünvanlara ve karakterlere olmalıdır.  
  • İşbirliği – Proje Yöneticisi, ortak proje hedeflerine ulaşılabilmesi için proje ekibinin işbirliğini sağlamalıdır.
  • Zorlamama – Proje Yöneticisi, proje ekibine doğru olmayan bir işi zorla yaptırmamalıdır. Proje ekibini tehdit ederek sonuca gitmeye çalışmamalıdır.
  • Kabadayılık – Proje Yöneticisi gücünü kullanarak proje ekibi üzerinde baskı kurmamalıdır.
  • Taciz – Proje Yöneticisi yazılı ya da sözlü olarak, yalnızken veya diğerleri varken, proje ekibi üyelerini rahatsız edici, onur kırıcı davranmamalıdır.
  • Yolsuzluk – Proje Yöneticisi yetkisi dahilindeki konularda şirket çıkarlarını gözetmelidir. Kararlarını verirken adil ve dürüst olmalı, etki altında kalmamalı ve bırakmamalıdır.
  • Çalışma ortamı – Çalışma ortamında gerekli güvenlik önlemlerinin alınmasını sağlamalı, güvensiz ortamlarda iş yapılmasına izin vermemelidir. Çalışanları riske atacak araç ve teknik kullanımlarında güvenlik önlemlerinin alınmasını sağlamalıdır.  
  • Yasal olma – Gerek çalışanlar gerekse proje içerisindeki tüm aktivitelerde yasalara uygunluk konusunda hassas davranmalı, taviz vermemelidir.
  • Çevre – Proje Yöneticisi, projenin çevreye verebileceği zararlar doğrultusunda gerekli önlemleri almalıdır.

Yönetimin bakış açısı etik davranışların uygulanması ve sürdürülebilirliği açısından çok önemlidir. Her ne kadar bir çok konu yasalarla güvence altına alınmış olsa da Proje Yöneticilerinin olası açıklar ve kaçınmalar konusunda hassas davranmaları şarttır.

Paylaşın:

Proje Yönetimini Bilmeyenlerle Çalışmak

Proje yönetimini bilmeyen ve özünü anlamayanlarla projenin hedeflerini gerçekleştirmek zordur. Projeleri içgüdülerinizle yönetebilirsiniz ama Proje Yönetimi ile başarıya taşırsınız. Proje Yönetimi öğrenilebilir ve geliştirilebilir bir kavramdır.

Proje Yönetimi deneyimi olmayanlarla çalışıyorsanız aşağıdakiler size yardımcı olabilir;

  • Örneklerle yönetin. Doldurulması gereken bir belge, hazırlanması gereken bir rapor vb. için örnekler, şablonlar hazırlayın.
  • İşi onlara bıraktığınızda nasıl yapacaklarını öğrenin. Eğer eksik veya geliştirilebilir alanlar var ise yol gösterin, destek olun.
  • Eğitim aldırın veya verin. Proje Yönetimine ilişkin temel kavramlar hakkında farkındalık oluşturun, neyin neden yapıldığının anlaşılmasını sağlayın.
  • Diğer proje yöneticileri ya da ekip üyelerinden geçmiş projelerde yaşanan problemler hakkında bilgi alın. Problemlerin sebeplerine odaklanın, kendi projenizde ortaya çıkmaması için yapılabilecekleri belirleyin.
  • Projede problem yaşandığında ekip üyeleriyle birlikte hatayı masaya yatırın. Tekrar etmemesi için neler yapılması gerektiğini belirleyin.
  • Ekip üyelerinin neyi neden yaptıklarını bilip bilmediklerini gözden geçirin. İşi yapanın hedefi ile proje hedeflerinin örtüşmesi gerektiğini vurgulayın.
  • Kapsam, zaman, maliyet ve kalite odağının kaybedilmemesini sağlayın. Proje için önemlerinin ve sahip çıkılmadan başarılamayacağının altını çizin.
  • Planlama vb. çalışmalara deneyimsiz ekip üyelerini dahil edin. En iyi eğitim uygulamalı olandır.
  • Ortak dil ve araç kullanımını tercih edin. Böylelikle ekip üyeleri diğerlerinin yaptıklarını anlayabilecek ve kolay uyum sağlayabileceklerdir.
  • Okumaları için kitap, makale vb. önerin. Özellikle sektör spesifik projelere özel uygulama ve yöntemler hakkında kendilerini geliştirmelerini sağlayın.
  • Yazmayı sevmeyen, sistematik çalışmayı tercih etmeyenlere özel ilgi gösterin.
  • “Bilmiyorum” diyebilmeyi, “hesap verebilmeyi” kolaylaştırın.
  • Proje Yönetimi yapılmasını destekleyen yönetimin desteğini alın ve diğerlerinin görmesini sağlayın.
  • Eski alışkanlıklarla yeni başarılar elde edilemeyeceğini unutmayın. Ekip üyelerinin gelişimine katkı sağlayacak Proje Yönetimi yöntem ve teknikleri konusunda yol gösterici olun.

Paylaşın:

Projelere Departmanların Desteğini Sağlamak

Proje Yöneticisi, farklı departmanlardaki uzmanlardan oluşan ekip oluşturur. Proje ekip üyeleri zaman zaman departman hedefleri ile proje hedefleri arasına sıkışırlar. Çoğunlukla tercih departman hedeflerine yönelmektir. Proje Yöneticisi, proje ekibinin projeye gereken önceliği vermesi ve eforu ayırması için sponsorun otoritesinin ve şirket, departman içi önceliklerin belirlenme yönteminin ne kadar önemli olduğunu unutmamalıdır.

Bazı önerilerim aşağıdadır;

  • Eğer proje ekibinizden beklediğiniz desteği alamamaya başlamışsanız yaşanan ve yaşanabilecek problemleri yazılı hale getirin. Problemlerin sebeplerini inceleyin ve kazan-kazan çözüm alternatifleri geliştirmeye çalışın.
  • İlkokulda ve sınıf başkanı değilsiniz. Hata yapanları tahtaya yazmanız (yöneticisine şikayet etmek) zorunda değilsiniz. Öncelikle ekip üyesi ile birebir görüşün ve problemi anlamaya çalışın, çözümü konusunda destek verin.
  • Siz projenizi sahiplendiğiniz kadar departman yöneticileri de yıllık hedeflerini sahiplenirler. Önemli olan şirketin stratejisi doğrultusunda orta yolu bulmak ve başarmaktır. Departman içi öncelikler ve proje öncelikleri konusundaki anlaşmazlıklarda ilgili yönetici ile görüşün.
  • Projenin hedefleri ve kapsamı konusunda çekincesi olan ve hatta diğer paydaşları olumsuz etkileyenlere görüşmeler yapın.
  • Proje ekibine ve paydaşlara projedeki önemlerini, destek verme ya da vermeme durumunda projenin geleceği ile ilgili sayısal bilgiler paylaşın. Başarı ve başarısızlığın ortak sorumluluk olduğunu gösterin.
  • Paydaşları bir araya getirerek problemleri masaya yatırın. Birbirinden etkilenen paydaşların beklentilerini belirleyin, alternatif çözümleri masaya yatırın.
  • Siz elinizden geleni yaptıktan sonra problemi Sponsorunuza taşıyın. Projenin gereken desteği alabilmesi için alternatifleri değerlendirin. Sponsor size üç şekilde destek olabilir;
    • Yetkisini ve gücünü kullanarak problemi çözer.
    • Yetkisinin yetmeyeceğini düşünerek uzak durmayı, akıl verme yolunu tercih eder.
    • Umursamaz, dilediğini yap diyebilir.
  • Sponsorun size istediğiniz desteği vermesi için kazan-kazan bir yaklaşım sergileyin. Sponsoru en az yıpratacak, kolay ve kazançlı yolları önerin. Gözü kapalı risk almasını, kendi dengelerini sırf siz istiyorsunuz diye bozmasını beklemeyin.
  • Şirket kültürüne ters düşmeden kendinizin ve sponsorunuzun yapabilecekleri listeleyin. En kötü durumda Sponsorunuz destekleyici olmazsa, siz yapmanız gerekenleri yapın. Yapacağını görüşmeleri, uzlaşma ve işbirliği yöntemlerini belirleyin, bir plan dahilinde yapın.
  • Departmanların önceliklerini Üst Yönetim değiştiriyor olabilir. Üst Yönetimler aldıkları kararların zincirleme etkilerini her zaman göremeyebilirler. Departman katkılarını beklenen düzeye çıkarmak için güç ve ilgi düzeyi yüksek yöneticiye ulaşmaya çalışın. Sponsorunuzun güçsüz veya isteksiz olması sizi engellemeli, şirket stratejilerine katkı sağlayacak bir projeye gereken desteği bulmalısınız.
  • Yaşanan problemleri, ortaya çıkan durumları ve alınan kararları mutlaka yazılı hale getirin. İlgili paydaşlardan onay almayı unutmayın.

Paylaşın:

Proje Ekip Performansı Nasıl Yönetilmeli?

Proje yönetmek, insan yönetmektir. Proje ekibini yönetmek sadece moralleri yüksek tutup herkesin işini tamamlamasını sağlamaktan ibaret değildir. Ekibin bir bütün olarak çalışması, doğru işleri, doğru yapmasını sağlamaktır. Proje ekibi bir zincirdir ve en zayıf halkası kadar güçlüdür.

Her proje yöneticisi, proje ekip üyelerinin en yüksek performansla çalışmasını ister. Tarihler tutmalı, bütçe aşılmamalı, prosedürlere uymalı ve şirket kültürüne uygun davranılmalıdır. İyi ekip üyeleri bireysel başarıya değil proje başarısına kendilerini adamalıdırlar.

Düşük performanslılar projeye tam olarak adapte olmaz, gereken zamanı ve eforu ayırmazlar. Bu ekip üyeleri için yapılması gerekenler;

  • Projedeki performansını ölçümleyecek ölçütleri geliştirmek ve izlemek
  • Geri besleme yapmak ve geri beslemelerini dinlemek
  • Ekip üyesinin beklentilerini ve sizin ondan beklentilerinizi, hedeflerini sık gözden geçirmek
  • Performansı yükseltebilecek farklı işbirliği, yöntem vb. geliştirmek

“Yüksek” performanslılar, projeye kendilerini adamış olanlardır. Zamanında veya erken iş bitirmeler, bütçeyi tutturma vb. beklentileri karşılayan bir tablo çizerler. “Aşırı” performanslılar ise bir süre sonra bireyselleşir, egoları ön plana çıkmaya başlar, şov yapmaya başlarlar. Aşırı performanslılar için yapılması gerekenler aşağıdaki gibidir;

  • Aşırı performanslıları, düşük performanslılar gibi proje için problem olarak görmeniz gerekir. Ekip birbirine yakın düzeyde iş gerçekleştirdiğinde başarılıdır. Birisinin herkesten fazla iş yapması problemlere yol açacaktır.
  • Aşırı performanslılarla yüzleşmeniz gerekir. Diğer ekip üyeleri ve genel proje performansına olumsuz yansımaları paylaşın. Aşırı performanslılar birlikte çalıştıkları ekip üyelerini rakip görebilir, takım oyunundan uzaklaşabilirler.
  • İşlerini yeniden düzenleyin. Ekip çalışmasına, prosedürlere ve şirket kültürüne uygun bir şekilde projedeki görev desenini yeniden belirleyin.
  • Aşırı performanslıların güçlü taraflarını ekibi ve ekip çalışmasını geliştirmek için kullanın. Ekipten daha hızlı ilerleyebiliyorsa, kazandıkları zamanı ekibe destek olması için değerlendirin.

Son olarak düşük veya aşırı performanslılarla hangi noktada ipleri koparabileceğinizi bilmeniz gerekir. Elinizden geleni yapmalısınız. Eğer bir gelişme sağlanamıyorsa proje ve ekip için doğru kararları almak zorunda olduğunuzu unutmayın.

Paylaşın: