Proje Sponsoru ve Sponsorluk Tipleri

Role of a Project Sponsor — 5 Key Characteristics | LSA Global

Proje Sponsoru birincil risk alan kişi/grup olup projenin sahibidir. Sponsor, projeden beklenen tüm faydaların gerçekleştirilmesini sağlamakla görevlidir. Sponsor, proje yürütme komitesine başkanlık eder, risklerin uygun şekilde yönetilmesini, projenin karşılaştığı engellerin ele alınmasını sağlar ve Proje Yöneticisinin kendisine karşı sorumlu olduğu kişidir.

Dört sponsor tipi sayılabilir;

Etkili sponsor: Etkili sponsor ne yapacağını bilir ve bunu yapacak yürütme gücüne ve kaynaklara sahiptir;
Etkisiz sponsor: Etkin olmayan sponsorun eğitiminde boşluklar olabilir ve/veya organizasyonda düşük bir seviyede olabilir;
Eksik sponsorluk: Eksik sponsor ya başka sorumluluklar nedeniyle projeye vakit ayıramayan ya da atanmayan
İsteksiz sponsor: İsteksiz sponsor tüm şartları karşılayabilir ancak sorumluluğu kabul etmek istemeyendir.

Etkili sponsor

Etkili proje sponsorunun değerini, projenin organizasyona sağladığı değer ve proje sponsorunun oynadığı rol belirler.

Etkili sponsorları bulmak zordur. Proje yöneticisi ve proje ekibi tarafından takdir edilen biri yada grup olmalıdır. Etkin sponsor, organizasyonda uygun kıdeme sahip olmalı, proje yöneticisiyle yakın işbirliği içinde çalışmalı, ona rehberlik edebilmeli, proje yönetiminin temellerini bilmeli, proje için destek ve kaynaklar konusunda gücü olmalı ve gerçeklere dayalı kararlar verebilmelidir. Projelerin büyüklüğüne ve karmaşıklığına bağlı olarak etkin proje sponsoru birden fazla projeye sponsor olabilir. Çoğu kuruluşta proje sponsorunun zaman kısıtlamalarına yol açabilecek başka sorumlulukları vardır. Etkin sponsor, zamanını doğru yönetebilecek ve gerektiğinde yardım alabilecek kişi ya da gruptur.

Etkili sponsorun proje yönetim ekibi tarafından karşılanması gereken bazı temel gereksinimleri vardır. Proje sürecine dahil olduklarını hissetmeye, sürekli olarak zamanında bilgi akışına ihtiyaç duyarlar, Proje Yöneticisine güvenmek isterler.

Etkisiz sponsor

Etkisiz sponsor, projenin zaman ve maliyet aşımları şeklinde başarısız olmasını ve kuruluşun stratejik hedeflerini karşılayamama olasılığını büyük ölçüde arttırır. Aşağıda sıralanan çeşitli nedenlerden dolayı etkisiz olabilirler:

Proje sponsorunun projedeki “gerçek” rolüne ilişkin belirsizlik
Proje sponsorluğu konusunda yetersiz eğitim veya deneyim
Sponsor karar verme konusunda isteksiz/yetersiz olabilir
Sponsor organizasyonda etkili olamayacak kadar düşük bir seviyededir
Diğer yönetim yükümlülükleriyle çok meşgul ve proje ekibine vakit ayıramıyor olabilir
Sponsorun sorumluluklarından kaçınmak için daha az önemli konulara kasıtlı olarak zaman harcaması
Odak noktasını projeden uzaklaştıran kişisel meselelerle meşgul olması
Sponsorun, sponsor rolünü üstlenmek konusunda isteksiz olması

Bu nedenlerden bazılarının üstesinden gelinebilir. Örneğin sponsorluğun “neden” ve “nasılı” konusunda yeterince eğitim almamış ve öğrenmeye istekli biri eğitilebilir. Eğitim, kurs veya diğer deneyimli sponsorların iş başında eğitimi ilegerçekleştirilebilir. Deneyimli proje yöneticileri, “deneyimsiz” sponsora yardımcı olabilirler.

Karar verme konusunda isteksiz olan sponsorlar yönetim hiyerarşisinde de düşük seviyede olabilir. Proje Yöneticisi, kapsam yönetimi planı ile deneyimsiz sponsorun motivasyonunu ayrıntılı olarak ele alarak sorunu çözmeye çalışabilir. Bu istenen sonuçları vermezse veya sponsor etki yaratamayacak kadar düşük seviyedeyse, Proje Yöneticisi endişeyi ve proje üzerindeki olası olumsuz sonuçları tartışmak için kuruluşun yönetim ekibinin güvenilir bir üyesine başvurmak zorunda kalabilir.

Projeyle ilgili konularla ilgilenmek için yeterli zamanı olmayan sponsorlar, sponsor ve proje yöneticisi arasındaki görüşmelerle ele alınabilir. Sebep sponsorun kendi konfor bölgesinde kalmak istemesi değilse, proje yöneticisi sponsorun sorumluluklarından bazılarını geçici olarak üstlenmeyi teklif edebilir, sponsor sorumlulukların bazılarını başka. Yöneticilere devredebilir.

Eksik sponsorluk

Eksik sponsorlukta, projenin ihtiyaç duyduğu sponsor sorumlulukları yerine getirilmez (bazen başlangıçtan itibaren veya projenin daha sonraki bir noktasında), çünkü bu pozisyona hiç kimse atanmamıştır. Aşağıdaki nedenlerden herhangi biri nedeniyle sponsorluk fonksiyonunda “eksiklik” olabilir:

Projeye henüz sponsor atanmaması
Mevcut sponsorun başka bir göreve atanması veya terfisi
Etkin olmayan veya isteksiz bir sponsorun görevden alınması
Üst yönetim sponsor atamayı gerekli görmemesi
Tıbbi veya ailevi acil durumlar
Sponsora başka projeler ve/veya sorumluluklar yüklenmiş olması.

“Eksik” sponsorluğun boşluğunu doldurmanın yolları vardır, ancak proje yönetim ekibine ek bir yük getirir. Proje yönetimi ekibi proje sponsoru olarak hareket edebilirler.

Sponsor pozisyonunun uzun bir süre boş kalması beklendiğinde sponsor sorumlulukları farklı yöneticiler arasında paylaştırılabilir. Alternatif olarak, proje ekibindeki yöneticilerin her biri belirli bir süre için, proje sponsoru vekili pozisyonuna geçebilir.

İsteksiz sponsor

İsteksiz sponsor, adından da anlaşılacağı gibi, bu sorumluluk pozisyonunda olmak istemeyen kişi ya da gruptur. Bu sponsorlar ilerlemeyi engelleyebilecek şekilde pervasızca davranabilirler veya pasif-agresif olarak, projebaşarısı için tehlike yaratabilirler. İsteksiz proje sponsorunun olması, etkisiz sponsordan veya eksik sponsorluktan daha kötüdür. Sponsorlar aşağıdaki nedenlerden herhangi biri nedeniyle “isteksiz” olarak adlandırılabilir:

Projenin kariyerleri için kötü olduğunu düşünmek
Proje süresince bağlı kalmak istememek
Projenin mevcut sorumluluklarını azaltacağını düşünmek
Projenin yapılmasını tercih etmemeleri
Projenin başarısız olacağına dair kehanetlerini gerçekleştirmek istemeleri.

İsteksiz sponsorlar proje başarısı üzerinde çok olumsuz etkilere sahip olabilir ve proje yönetimi ekiplerinin moralini bozabilirler. Proje ekibi üyeleriböylei bir ortamda çalışmak yerine projeden ayrılmak isteyebilirler.

İsteksiz bir sponsorla çalışırken aşağıdaki yaklaşımlar dikkate alınabilir;

Profesyonel kalın: İsteksiz sponsora şikayetlerde bulunmayın. Çözüm arayın veya önerin.
Bilgilendirin: Proje yürütme komitesi toplantıları sırasında hem zaman israfını önlemek hem de zor kararları hızlı aldırmak için toplantı öncesinde görüşün.
Yazılı çalışın: Tüm belgelerin zamanında ve eksiksiz hazırlandığından emin olun;
Destekçi bulun: Organizasyonda projeyi destekleyen yöneticilerden projenin değerini vurgulamalarını isteyin. İsteksiz sponsorlar, kurum çapındaki destek karşısında yıkıcı davranışlarını sürdürmekte zorlanacaklardır.
Gayri resmi yaklaşım: İsteksiz sponsorun saygı duyduğu kıdemli bir yönetici ile proje durumunu görüşmesini isteyin. Görüşme olumlu geçerse isteksiz sponsorlar yıkıcı davranışlarını değiştirebilirler.

Kurumsal stratejiyi uygulamaya yönelik adımlar atılırken ilk önce proje sponsoru atanmalıdır. Yeni bir projeye başlamadan önce sponsor ve proje yöneticisi, ilgili beklentileri belirlemek, netleştirmek ve uyumlu hale getirmek için bir araya gelmelidirler. Sponsorun proje başlatma aşamasında aktif olarak yer alması, arka planı ve riskleri anlaması çok önemlidir.

Kuruluşlar yöneticilerini proje sponsoru olarak gelecekteki roller için eğitmelidirler.

Türkçe eğitimler