PMP Hazırlık – Yüksek Performanslı Bir Ekip Oluşturma – 17

Understanding – Primary Resources – Be Inspirational

Proje Hakkında Ortak Anlayış Oluşturmak

Yüksek performanslı bir ekip oluşturmanın hedeflerinden biri, fikir birliğine varmalarını ve birbirleri ile yaptıkları anlaşmayı desteklemelerini sağlamaktır.

Bu konu, ECO’dan aşağıdaki maddelere yöneliktir;

Fikir birliğine varmaları için tüm tarafları araştırın. (EKO 1.10.2)
Tarafların yapacakları anlaşmanın sonucunu destekleyin. (EKO 1.10.3)

Vizyon

Vizyon, genellikle arzu edilen amaçlar ve sonuçlar olarak tanımlanan son durumdur. Yeni bir proje başlatıldığında, istenen nihai hedeflere ilişkin net bir vizyona sahip olmak çok önemlidir. Projenin çıktılarının ne kadar iyi tanımlandığına bağlı olarak, geleneksel veya çevik bir yaklaşım tercih edilebilir. Yaklaşım çevik olursa, çözümün belirli bileşenlerinin net olarak anlaşılmaması ve değişikliğe tabi olması o kadar olasıdır. Proje vizyonu, proje için “kuzey yıldızı” olarak hizmet etmeye yetecek kadar değişmez olmalıdır. Projenin bileşenleri değişebilir veya uyarlanabilir, ancak vizyon makul ölçüde tutarlı olmalıdır.

Birçok proje vizyon beyanı (ürünü veya çözümü, çözümün hedef kullanıcılarını veya tüketicilerini, istenen temel hedefleri, rekabetçi yaklaşımlardan farklılaştırıcıları, temel özellikleri ve faydaları vb.) ile başlayabilir.

Proje Başlatma Belgesi

Proje Başlatma Belgesi*, proje sponsoru tarafından yayınlanan, projenin varlığına resmi olarak yetki veren ve proje yöneticisine organizasyonel kaynakları proje faaliyetlerine uygulama yetkisi veren bir belgedir. Proje sponsoru, proje için kaynak ve destek sağlayan ve projenin başarısını sağlamaktan sorumlu olan kişidir. Etkili bir proje başlatma belgesi, projenin neden başlatıldığını ve projenin sonuçlarının ne olacağını iletir, proje için proje yöneticisinin destek almasını ve proje faaliyetlerine kaynakları kullanma yetkisi verir.

Proje başlatma belgesinin uzun ve resmi bir belge olması gerekmez. Gayri resmi olabilir. Proje başlatma belgesi, proje boyunca hiç değişmeyen tek belgedir.

*Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 75-81.

Proje başlatma belgesi, proje sonucunu talep edenle projeyi gerçekleştiren arasındaki ilişkiyi kurar. Harici bir proje bağlamında, ilk anlaşma resmi bir sözleşme üzerinde sağlanacaktır. Proje başlatma belgesi, projenin organizasyonel stratejiye uyumunu doğrular, ancak sözleşmenin bir parçası olarak kabul edilmez. Dahili projeler için, uygun teslimatı sağlamak için yine de Proje Başlatma Belgesi yayınlanır.

Proje başlatma belgesi projeyi resmi olarak başlatır. İdeal olarak proje yöneticisi, Proje Başlatma Belgesi geliştirilirken seçilir. Proje başlatma belgesi, proje planlamasından önce yayınlanır. Sponsor ve proje yöneticisinin projeye erken katılımları, proje amacı ve hedefleri ile istenen paydaş faydalarının anlaşılmasını sağlar. Kuruluş, Proje başlatma belgesi ile proje yöneticisinin projeyi planlamasını, yürütmesini ve kontrol etmesini sağlayacak kaynakların tahsisine izin verir.

Proje başlatma belgesi, proje paydaşlarının projenin önemli kilometre taşları, çıktıları, rolleri ve sorumlulukları hakkında ortak bir anlayışa sahip olmalarını sağlar.

Proje başlatma belgesi, projeyle ilgili aşağıdaki üst düzey bilgileri içerebilir:

Amaç
Ölçülebilir proje hedefleri ve ilgili başarı kriterleri
Üst düzey gereksinimler
Üst düzey proje tanımı ve anahtar çıktılar
Genel proje riskleri
Özet kilometre taşları
Önceden onaylanmış finansal kaynaklar
Kilit paydaşlar listesi
Proje onay gereksinimleri
Projeden çıkış kriterleri
Atanan proje yöneticisi ve sorumluluk/yetki düzeyi
Proje sponsorunun adı ve yetkisi

PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 88 – Eserler – 1

Proje Genel Bakış Bildirimi (Project Overview Statement)

Bazı sektörlerde ve kuruluşlarda, projenin amacını ve vizyonunu kuruluş çapında iletmek için Proje Genel Bakış Bildirimi kullanılabilir. Proje Genel Bakış Bildirimi, proje başlatma belgesi için taslak veya özeti olarak hizmet edebilir. Kısalık ve netlik anahtardır. Açıklama bir sayfadan az olmalı, projenin amacını, problemini veya fırsatını, başarı kriterlerini içermelidir.

Proje Başlatma Belgesi veya Proje Genel Bakış Bildirimi yoluyla atanan ve yetkilendirilen proje yöneticisi proje planlama faaliyetlerine başlayabilir.

Türkçe eğitimler