Proje Paydaşları Nasıl Tanımlanır?

Proje Yönetimi yapmanın temel amacı paydaş gereksinimlerinin karşılanmasıdır. Bu sebeple paydaş tanımlama süreci büyük öneme sahiptir.

Paydaş, projeye aktif olarak dahil olan ya da projenin gerçekleştirilmesi ya da tamamlanması ile çıkarları olumlu ya da olumsuz yönde etkilenebilecek kişi veya organizasyonlardır. Örneğin, müşteri, sponsor, çalışan organizasyon, kamu kurumları vb.

Proje paydaşlarının, proje başlatma belgesi yayınlanır yayınlanmaz belirlenmesi ve tüm proje yaşam döngüsü boyunca yönetilmeleri gerekir. Proje Başlatma Belgesi, projenin başlatıcısı ya da sponsoru tarafından yayımlanan, projenin varlığını resmi olarak onaylayan ve proje yöneticisine organizasyonun kaynaklarını proje aktivitelerine tahsis etme yetkisi veren bir belgedir. Bu belgede üst düzey proje hedefleri, bütçe, zaman çizelgesi, varsayımlar ve kısıtlar, sponsorun, proje yöneticisinin adı ve ilgili paydaşların adları vb. bilgiler yer alır.

Paydaşları belirlemek için dikkat edilmesi gerekenler aşağıdaki gibidir;

Proje bir sözleşme ile başlamışsa, sözleşmede ilgili paydaşlar (tedarikçiler vb.) yer alıyor olabilir.
Organizasyonel yapıyı inceleyerek projeden etkilenecek ya da etkileyecek paydaşları görebilirsiniz.
Geçmiş projelere ilişkin kayıtlar, alınan derslere ilişkin belgelerden paydaşlar belirlenebilir.
Benzer proje deneyimine sahip uzman kişilere danışılabilir.
Projeyi ilgilendiren yasa, kural vb. incelenerek ilgili paydaşlar belirlenebilir.
Çeşitli uzman ve departmanlarla beyin fırtınası yapılarak paydaşlar belirlenebilir. Sorulması gereken sorular aşağıdaki gibidir;
- Projeye doğrudan katılması gerekenler kimlerdir?
- Projeden kim(ler) etkilenecek?
- Projenin çıktılarından kim(ler) etkilenecek?
- Projenin başarıyla tamamlanması durumunda kim kazanacak kim kaybedecek?
- Projenin başarıyla tamamlanmasını isteyecekler, istemeyecek olanlar?
- Tedarikçiler kimlerdir?
- Rakiplerimiz kimlerdir?
- Hissedarlarımız kimlerdir?
- Projeyi veya çıktısını etkileyecek yasal bir otorite veya organizasyon var mıdır?
- Proje başarısında yetkisi olanlar kimlerdir?
- Kimler projeyi başarısızlığa uğratabilir?

Paydaş tanımlama proje süresince devam eden bir süreçtir. Proje boyunca proje paydaşları izlenmelidir. Bazen yeni proje paydaşları ortaya çıkabileceği gibi mevcut bir paydaşın projeyle ilgisi kalmayabilir. Paydaşların projeye ilgisi veya proje fazlarındaki güçleri zaman içerisinde değişiklik gösterecektir.

Tüm paydaşlar, Paydaş Listesinde yazılı halde tutulmalıdır. Paydaş Listesinde paydaşın ad ve soyadı, iletişim bilgileri, güç, etkilenme, beklenti, gereksinimleri yer almalıdır.