Organizasyona bağlı olarak, projenin genellikle bir sponsoru vardır. Proje sponsoru, proje yöneticisinin ve proje ekibinin yetki ve sorumluluğunun dışında kalan kararlarda lider yapar.
Proje sponsorunun aktif katılımı ve gözetimi, proje yöneticisini, proje ekibini proje sonuçlarına yönlendirir.
Sponsor, proje ekibini, organizasyonun vizyon ve stratejisi ile ilişkilendirir.
Sponsorların sorumlulukları aşağıdaki gibidir;
- Vizyonu, hedefleri ve beklentileri proje ekibine iletmek.
- Projeyi ve proje ekibini gerekli ortamlarda savunmak.
- Yönetim düzeyindeki kararları kolaylaştırmak.
- Kaynakların sağlanmasına yardımcı olmak.
- Projeleri iş hedefleriyle uyumlu hale getirmek.
- Engelleri kaldırmak.
- Proje ekibinin yetkisi dışındaki sorunları ele almak.
- Projede ortaya çıkan fırsatları üst yönetime taşımak.
- Amaçlanan ticari faydaların gerçekleştirilmesini sağlamak için kapanıştan sonra proje sonuçlarını izlemek.
Sponsorun kuruluş içindeki konumu ve bakış açısı, aşağıdaki konularda ekibe temel destek sağlamasına olanak tanır:
- Vizyon – Projenin vizyonunu ve yönünü belirlemek ve/veya iletmek.
- İş değeri – Stratejik ve iş hedefleriyle uyumu sürdürmek için ekiple tutarlı şekilde çalışmak. Pazar, rekabet ve strateji değiştiğinde, proje çalışmasını değişiklikleri karşılayacak şekilde ayarlamak için iletişim kurmak.
- Müşteri odaklılık – Çeşitli paydaş ihtiyaçlarını ve önceliklerini dengelemek.
- Kararlar – Proje ekibinin yetkisi dışında alınması gereken kararlar olduğunda kararlar almak, uygun kişi veya gruba iletmek. Takım bir karara varamazsa anlaşmazlığa aracılık etmek ve karar verme sürecini kolaylaştırmak.
- Motivasyon – Proje ekibiyle aktif olarak ilgilenerek ve destekleyerek motivasyon sağlamak.
- Sorumluluk Alma – Yetki düzeyine bağlı olarak, proje sonuçlarından sorumlu olmak. Proje teslimatlarını kabul ya da reddetmek.
Proje Yöneticisi Sponsorunu Projeye Nasıl Dahil Etmeli?
Sponsor proje ile ilgilenmediğinde ya da bu rol boş olduğunda projeden beklenen faydalar elde edilemez. Proje performansı uzayan karar süreleri ve çelişen öncelikler sebebiyle zarar görür. Sponsor kaynakların sağlanmasına yardımcı olmazsa gerekli ekip üyelerine erişimi veya fiziksel kaynakların edinilmesini olumsuz etkileyebilir. Doğrudan sponsor desteği olmadığında, ekip üyeleri başka projelere kaydırılabilir ya da sorumlulukları değiştirilebilir. Tüm bunlar kapsam, kalite, zaman ve bütçe üzerinde olumsuz etkilere neden olur ve amaçlanan sonuçlara ulaşma olasılığını, paydaş memnuniyetini azaltır.
Proje ekiplerinin etkili bir şekilde performans göstermesine ve proje sonuçlarını iyileştirmesini sağlayacak sponsor davranışları aşağıdaki gibidir;
- Kaynak – Ekibin projeyi teslim etmek için gerekli becerilere ve fiziksel kaynaklara sahip olduğundan emin olmak için ilgili tüm paydaşlarla iletişim kurmak.
- Yol Gösterme – Ekibi bir araya getirecek motive edici bir vizyon sağlamak.
- Hizalama – Kuruluşun stratejik hedefleri ile proje sonuçları arasındaki uyumu korumak. Pazar veya kuruluşun hedefleri değişirse, mevcut ihtiyaçları karşılamak için projenin yönünü değiştirmek için proje ekibiyle birlikte çalışmak.
- Uyarlama – Yapıyı, kültürü, süreçleri, rolleri uyarlamak için ekiple birlikte çalışmak ve sonuçları optimize etmek.
- Etkileme – Proje sonrasında benimsenmesi için gerekli değişiklikleri etkinleştirmek. Bu yaklaşım, organizasyon genelindeki paydaşlarla işbirliği, liderlik ve katılım içerir.
- İletişim – Kuruluştan ekibe ve ekipten kuruluşa sürekli bilgi alışverişi sağlamak.
- Ortaklık – Başarıya ulaşmak için ekiple ortak olmak. Koçluk, mentorluk yapın ve proje hedefine bağlılığınızı göstermek.
- Kontrol – Sorular sorarak, varsayımlara meydan okuyarak, yeniliği teşvik ederek, eleştirel düşünmeyi teşvik edin ve ekiple etkileşim kurmak.
- Engeller – Proje ekibinin önündeki engelleri kaldırmak. Ekibin yetkisi dışındaki sorunları çözmek.
Sponsorun sağladığı stratejik bağlantı, proje ekibinin organizasyonun stratejisiyle uyumunu koruyarak performansını artırmasını ve optimize etmesini sağlar. Sponsor, katılımı ve karar vermeyi kolaylaştırır, projede ihtiyaç duyulan beceri ve kaynakları sağlar. Bu yaklaşım istenen proje sonuçlarına ulaşma olasılığını artırır.
Proje Sponsoru Tek Başına Yeterli Olmayabilir
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
