Proje yaşam döngüsü boyunca yapılan toplantıların en önemlilerinden biri Proje Başlangıç toplantısıdır. Paydaşlarla ilk iletişimi kurmak ve projeyi daha az problem yaşayarak başarıyla tamamlamak için gereklidir.

PMBOK® Guide 6’nın önceki versiyonlarında bu terimden yeterince bahsedilmemiş, PMBOK® Guide 6. baskısında Proje Yönetimi Planının bir araç ve tekniği olarak karşımıza çıkmaktadır.

Başlangıç Toplantısı nedir?

Bir projeyi başlatırken proje paydaşları ile yapılan ilk toplantılardan biridir.

Başlangıç toplantısı, proje sponsoru, proje yöneticisi, proje ekibi ve diğer proje paydaşlarını içerebilir. Bu toplantı, projeyi tamamlamanın ve bir ekip oluşturmanın ortak amacını tanımlamanız için bir fırsat sağlar.

Başlangıç Toplantısı Ne Zaman Yapılır?

Proje küçükse, aynı ekip planlama ve yürütmeyi gerçekleştireceği için tüm ekip üyeleri ile, başlangıç sürecinden sonra planlama sürecinin başında gerçekleştirilir. Ekip üyeleri yeni ise bu onların ilk toplantısı olabilir. Küçük projelerde genellikle sadece bir proje başlangıç toplantısı gerçekleştirilir.

Proje büyükse, proje planlamayı Proje Yönetim Ekibi yapacağından, planlama tamamlandıktan sonra Yürütme sürecinin başında gerçekleştirilir. Çok fazlı projelerde, her fazın başlangıcında, proje başlangıç toplantısı yapılabilir.

Proje karmaşık ve geniş bir coğrafi alana yayılmışsa, toplantı tüm katılımcıların birbirleriyle internet üzerinden iletişim kurabilecekleri sanal bir ortamda yapılabilir.

Başlangıç toplantısının amacı nedir?

Proje ekip üyeleri yeniyse birbirlerine alışma ve birbirleriyle tanışma için tercih edilir. Bu toplantı, güven duygusunu geliştirmeye yardımcı olur ve ekip üyeleri arasında karşılıklı anlayış ve anlaşmayı destekler.

Toplantıda, tüm ekip üyelerinin proje hedefleri, varsayımları, kısıtları, teslimatları, zorlukları, yöntemleri, prosedürleri, planları, çalışma ortamı ve paydaş rolleri hakkında bilgi sahibi olmaları sağlanır.

Başarılı bir başlangıç toplantısı, tüm proje paydaşlarının proje hedefleri hakkında ortak bir anlayışa sahip olmalarına ve ekip olarak nasıl çalışacaklarına dair bir anlayış geliştirmelerine yardımcı olur.

Proje müşterisinin, proje ekibi ile bir ilişki kurmasına ve projenin nasıl ilerleyeceğini anlamasına yardımcı olur.

Başarılı Bir Başlangıç Toplantısı Nasıl Yapılır?

Proje büyükse ve dış müşteriye bir proje yapılacaksa, iç ve dış başlangıç toplantıları yapılabilir.

Projeyi anlamak ve müşteriyle başlangıç toplantısına herkesi hazırlamak için ekip üyeleri ve yönetiminizle iç başlangıç toplantıları yapılabilir.

İç başlangıç toplantılarında, tüm paydaşlar tanıtılmalı ve müşteri anlatılmalıdır. Daha sonra, proje hedefleri ve kapsamı hakkında kısa bir açıklama, ekip üyelerinin rolleri ve sorumlulukları, iletişim ve raporlama sistemi açıklanmalıdır.

Başarılı Başlangıç Toplantısı Adımları Nelerdir?

Gündemi Belirle ve Paylaş – Toplantıda konuşulacak konulara karar verin. Örneğin, şirket tanıtımı, proje hedefleri, kilometre taşları, kısıtlar ve soru-cevap vb. Gündemi, katılımcılarla toplantı öncesi paylaşın.

Toplantının Yapılması Proje yöneticisi, toplantıyı yürütmek ve yönetmekten sorumludur. Kendinizi tanıtın ve diğerlerinden aynı şeyi isteyin. Gündemin üzerinden geçin ve toplantıya başlayın. Proje hedeflerini, varsayım ve kısıtları açıklayın, detaylı Proje Yönetimi Planını hazırlamak için gereksinimlerinizi açıklayın.

Beklentileri Değerlendirin – Paydaşların beklentileri ile proje gerekliliklerini hizalayın.

İletişim ve raporlama sistemini açıklayın. Örneğin, raporlara hangi formatta ihtiyacınız olduğunu ve/veya iletişimin ne sıklıkta gerçekleşmesi gerektiğini belirtin.

Paydaşların, rol ve sorumluluklarını açıklayın.

Projenin karşılaşabileceği olumsuz durumları, önemli riskleri ve kısıtları açıklayın.

Toplantıyı Kapatma –  Toplantı sonunda bir soru-cevap oturumu düzenleyin.

Toplantı sonrasında, toplantı notunu hazırlayın ve gözden geçirmeleri için tüm katılımcılara gönderin.

Toplantıya gel(e)meyen paydaşlarla iletişime geçin. Onlara toplantı notunu iletin ve/veya bire bir görüşme yapın.

Başlangıç Toplantısının Faydaları

• Ekip üyelerinin birbirlerini tanımasına yardımcı olur.
• Proje yöneticisinin yetki ve liderlik becerilerini gösterir.
• Proje ekip üyelerinin proje hedeflerini anlamalarına yardımcı olur.
• Paydaşların kilometre taşlarını, riskleri, varsayımları ve kısıtları anlamalarına yardımcı olur.
• Proje yöneticisinin tüm paydaşlardan destek almasını sağlar.
• Tüm katılımcılara soru sorma fırsatı sağlar.
• Tüm paydaşları aynı noktaya getirir.

Bir başlangıç toplantısı, projeyi başarıyla tamamlamanın anahtarıdır. Bu toplantıyı son derece dikkatli bir şekilde ele almalı ve çok detaya girmemelisiniz. Paydaşların, kilometre taşlarını ve metodolojiyi anlayabilmeleri için kısaca açıklayınız.

Başlangıç Toplantısı, Proje Yöneticisinin liderlik niteliklerini gösterebileceği ve paydaşların güvenini sağlayabileceği önemli bir toplantıdır.