Alınan Dersler
Proje sırasında kazanılan bilgi(ler), projenin sonraki aşamaları ve diğer projeler için faydalı olabilir. Bu bilgiler, Alınan Dersler olarak adlandırılır. Proje yaşam döngüsü boyunca meydana gelen hem olumlu hem de olumsuz deneyimler şeklinde olabilir.
“Tekerleği yeniden icat etmek” hem zaman alıcı hem de maliyetlidir. Neyin iyi gittiğini ve nelerin planlandığı gibi gerçekleşmediğini belgelemek için harcanan zaman ve çaba, gelecekte çok büyük faydalar sağlar.
Alınan Derslerle İlgili Önemli Noktalar
İdari(resmi) kapanışta, proje yöneticileri alınan derslerle ilgili aşağıdakileri dikkate almalıdırlar;
- Zaman Çizelgesi Alınan Dersleri – Tüm zaman çizelgesi sorunlarını içerir. Zaman Çizelgesi veya kaynak kısıtlamalarıyla başa çıkmak için uygulanan yönetim stratejilerini içerirler. En iyi uygulamalar olarak uygulamaya yönelik faydalı yaklaşımları yakalar.
- Çatışma Yönetimi Alınan Dersleri – Proje ekibi içindeki veya ekip ile müşteriler arasında ortaya çıkan sorunları içerir. Çatışmanın doğası ve kaynağı ile çatışmanın proje üzerindeki etkisine ilişkin belgelerdir. Yönetimin çatışmaya yanıt olarak nasıl müdahale ettiğini içermelidir.
- Tedarikçiden Alınan Dersler – Yeni satıcı deneyimi ve performansı belgelenmeli ve satın alma departmanı ile paylaşılmalıdır.
- Müşteriden Alınan Dersler – Müşteri zor ise, bu bilgiler satış ve hukuk departmanlarına iletilmeli ve Alınan Dersler kayıtlarında belgelenmelidir. Müşteri deneyimi olumluysa, gelecekteki satış veya birlikte çalışma potansiyeli belirtilmelidir.
- Stratejik Alınan Dersler – Öğrenilen stratejik dersler, genellikle organizasyonun proje yönetimi metodolojisinin bazı yönlerini etkileyen veya bir şablonu, formu veya süreci önemli ölçüde iyileştiren derslerdir. Şu sorular ele alınır: Aynı kaynaklarla daha fazlasını yapmak ve işi daha erken teslim etmek için bu proje eserini(belge) yeniden kullanabilir miyiz?
- Taktiksel Alınan Dersler – Öğrenilen taktik dersler şu sorulara cevap verirler: Bu tür bir projeyi tekrar yapacak olsaydınız, projeyi kusursuz bir şekilde yürütebilmek için neyi durdurmalı, başlatmalı ve devam ettirmeliyim? Bu tür alınan dersler, öneriler geliştirmeye, diğer departman yöneticileriyle önerileri birlikte gözden geçirmeye, uygulama planları geliştirmeye ve bunları uygulamaya odaklanır.
- Alınan Derslerin Diğer Yönleri – Proje yöneticileri, kapsam, zaman çizelgesi, maliyet, kalite, müşteri memnuniyetini ve sorunlara yanıt olarak alınan her türlü düzeltici eylemi ve benimsenecek yeni uygulamaları dikkate almalıdır.
Denetim ve Bilgilendirme
Denetim, projenin yeterlilik, doğruluk, verimlilik, etkinlik, geçerli metodolojiler ve düzenlemelere uygunluğu dahil olmak üzere hedeflerinin ve başarılarının incelenmesidir.
Bilgilendirme, projenin olumlu ve olumsuz yönlerini, neyin işe yaradığını ve bir dahaki sefere neyin farklı şekilde yapılacağını tartışmanın daha az resmi, daha işbirlikçi bir yoludur.
Alınan Dersler Kayıtları
Projenin başlangıcında, mevcut projede kullanılabilmesi ve alınan dersler veritabanına girilebilmesi için proje sırasında öğrenilen bilgileri kaydetmek için Alınan Dersler Kayıtları(1) tutulmalıdır. Proje ilerledikçe, belirli güçlü yönlerin yanı sıra iyileştirme alanlarını belirlemeye yardımcı olmak için Alınan Dersler Kayıtlarına sürekli olarak bilgi eklenmesi gerekir. Alınan Dersler Kayıtları, kurumsal kültürüne veya gereksinimlere bağlı olarak resmi veya gayri resmi olabilir.
Alınan Dersler Kayıtları birçok biçimde olabilir. En basit yöntem, ekip üyelerinin gözlemlerini gerçek zamanlı olarak ekleyebilecekleri bir belgedir. Başka bir form, ekip üyelerinin gözlemlerini girebileceği konular (kapsam, zaman çizelgesi, maliyet, kalite vb.) için klasörler içeren ve kullanıcıların yorumlarını uygun kategorilere girmelerini sağlayan yapıdır.
Alınan Dersler, projenin sonunda derlenebilir. Proje kapanış toplantısında paylaşılabilir ve ileride başvurmak üzere arşivlenebilir.
Her proje için Alınan Dersler Kayıtları oluşturulur ve saklanır. Bu kayıtlar, mevcut ve gelecekteki proje ekipleri için Organizasyonel Süreç Varlıkları haline gelecektir. Yapılmış işler hakkında organizasyonun bilgi tabanından faydalanabilecek ve hataları tekrar etmekten kaçınabilecek ve aynı zamanda devam eden organizasyonel öğrenmeden yararlanabileceklerdir.
(1)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 104.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
