Proje Yöneticisi sorumluluk almadan projeyi yönetemez veya proje ekibinin parçası olamaz. Projelerde yaşanan sorunlarda biri hatalıysa ve kimse sorumlu olanı bilmiyor veya kanıtlayamıyorsa ekip uyumu bozulur.
Hesap verebilirlik ve sorumluluk kavramı karıştırılmamalıdır: Hesap verebilirlik, sonucu sahiplenme ve sorumluluğunu almaktır. Sorumluluk ise verilen görevi yerine getirme ve tamamlamak ile ilgilidir.
Bir faaliyeti gerçekleştiren birkaç kişi olabilir ancak ideal olarak, yapılan işin sonucundan bir kişi sorumludur .
Hesap verebilirlik kavramı aşağıdakilerle ilgilidir;
- Sorumluluk almak.
- Beklentileri anlamak ve karşılamak: Ne istendiğini, ne kadar süreceğini ve kaliteli sonucun ne kadara mal olacağı.
- İlerleme ve tamamlanma durumu hakkında iletişim kurmak.
- Sorunlar ve riskler konusunda açık olmak.
- Geri bildirim vermek ve almak.
- Sonuçla ilgili iyi veya kötü durumu kabullenmek
Hesap verebilirlik kavramı açık ve anlaşılır olsa da, başarmak göründüğü kadar kolay değildir. Matris proje organizasyonlarında, proje ekibi üyeleri kendi yöneticilerine rapor veriler. Bu nedenle doğrudan yetkileri olmayabilir. Ayrıca, proje faaliyetleri günlük sorumlulukların ikinci önceliği olarak kabul edilebilir.
Proje yönetiminde başarılı hesap verebilirliği sağlamak için bazı stratejiler aşağıdaki gibidir;
Beklentileri tanımlayın.
Proje ile ilgili beklentilerin ve hedeflerinin belirsiz olduğu durumlarda açık ve net olduğunu varsaymayın. Belirsizlik, proje yöneticilerinin önceliklerinde çatışmaya neden olur.
Görev ve sorumlulukların açık ve net bir şekilde tanımlanmamış olduğu durumlarda Proje yöneticisi ve proje ekibi doğru kararlar alamaz, projeye odaklanamazlar.
Hesap verebilirlik felsefesini takip edin.
Yönetimi, proje yönetici, ekip üyeleri ve genel olarak proje paydaşları arasında hesap verebilirlik ortamını teşvik etmesi gerekir. Proje yöneticisi, bireysel ve ekip sorumluluğunun sadece kendisi için değil tüm ekip üyeleri için ne anlama geldiğinden emin olmalıdır. Bu yaklaşım, başarının yalnızca son teslim tarihlerini karşılamak ve görevleri yerine getirmekten daha fazlası olduğu bir felsefeyi benimsemek anlamına gelir. Proje yöneticileri, ekip üyeleri ve paydaşlar, hedeflere ulaşmak ve en yüksek kalite seviyesini sağlamak bağlamında kişisel yükümlülük hissetmeli ve projenin başarısından kişisel olarak sorumlu olmayı taahhüt etmelidirler.
Görevlerin birbirine bağlılığını ve bağımlılığını vurgulayın
Projeler birbirine bağlı faaliyetler içerir ve projenin başarılı olması için bazı aktivitelerin sırayla gerçekleşmesi gerekir. Proje gerçekleştirilen faaliyetlerin hangi noktalarda ve nasıl nasıl kesiştiğini vurgulamalıdır. Proje yöneticisi, ekip üyelerine görevlerin birbirleriyle nasıl ilişkili olduğunu ve her bir kişinin diğer ekip üyelerinin yararına nasıl mükemmel bir iş çıkarması gerektiğini gösterirken, herkesi birbirini sorumlu tutmaya teşvik eder .
İşleri takip edin
Ekip üyeleri taahhütte bulunduğunda, tüm ekip görevin tamamlanacağına güvenebilmelidir. Görevler atanırken, proje yöneticisi ekip üyelerinin sözlerini tutmasını sağlamalıdır. Hesap verebilirlik felsefesi sorumluluk atmosferi oluşturduğunda, her konu proje yöneticisinin takibine kalmayacak grup dinamikleri devreye girecektir.
Proje yöneticileri zaman zaman bir taahhüdün neden karşılanmadığına ilişkin derinlemesine sorular sorabilirler. Hesap verebilirliğin olduğu ortamlarda sorumlu kişi hatanın sorumluluğunu alır, işi tamamlamaya ve performanstaki eksiklikleri telafi etmeye istekli olur.
Hesap verebilirlik ve sorumluluk, projelerin başarısı için kritik öneme sahiptir. Güçlü hesap verebilirlik felsefesi, projeler için gerekli sorumluluğu almayı sağlamanın ilk adımıdır.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
