Süreç Varlıkları, kuruluş tarafından işlerini yürütürken kullanılan süreçlerle ilgili tüm girdileri veya varlıkları ifade eder. Süreç varlıkları kuruluş içindedir. Kuruluştaki projelerden, programlardan, portföylerden, belgelerden veya diğer kayıtlardan gelebilir.

Kayıtlar kuruluşlara özel olduğundan, süreç varlıkları farklı organizasyonlarda farklılık gösterebilir. Kuruluşta projeler ne kadar çoksa, süreç varlıkları için o kadar fazla içgörü kazanır.

Önemi

Süreç Varlıkları, projenin yönetimini kolaylaştırmak için ihtiyaç duyulan ve organizasyondan gelen tüm bilgileri içerir. Örneğin, şablonlar, değerlendirme araçları, sözleşmeler, politikalar, yönergeler ve raporlar vb. Projenin doğası ve uzunluğu ne olursa olsun, proje yönetimini büyük ölçüde kolaylaştırabilirler. Süreç Varlıkları esnektir. Projeyi yürütürken gerekli durumlarda güncellenebilirler.

Önceki projelerle ilgili mevcut belgelere başvurmak, proje sürecini kolaylaştırabilir ve projenin başarı potansiyelini artırabilir. Belgelerden referans almak, özellikle öncekilere çok benzeyen yeni bir projeye başlarken yönetimi kolaylaştırır. Gerekli süreç varlıklarının olmaması, projeyi yavaşlatabilir, ekip üyeleri beklenmedik engellerle karşılaşabilirler.

Süreç Varlıkları üç kategoride ele alınabilir

1) Süreçler, Politikalar ve Prosedürler

2) Kurumsal Bilgi Tabanı

3) Ekip ve Uzman Bilgisi.

1. Süreçler, Politikalar ve Prosedürler

Yönergeler ve Kriterler – Kuruluşta kullanılan prosedürler ve süreçler hakkında belirlenen standartlardır.

• Organizasyon Standartları – Kuruluş içinde uygulanan politikalardı. Örneğin, insan kaynakları, sağlık, güvenlik, kalite, denetim, çevre politikaları vb.
• Prosedürler – Proje onayları için gereken tüm prosedürlerd
• Risk Yönetimi Şablonu – Risk yönetimi şablonu, geliştirilen proje veya ürün türünden bağımsız olarak birçok kez yeniden kullanılabilir.
• Standart Yönergeler – Önceki ürün ve projelere yönelik standart talimatlardır. Örneğin, teklif değerlendirme kriterlerini, iş analizinin ölçüm kriterleri vb.
• Proje Kapanış Gereksinimleri – Alınan dersler ve geriye dönük oturumlar açısından geçmişteki proje ve ürünlerin gereksinimleri ve yönergeleri Örneğin, denetim belgeleri, değerlendirmeler, doğrulamalar, bilgi aktarımı, kabul kriterleri vb.
• Şablonlar – Kuruluş içindeki süreç ve davranışlara yönelik standart formatlardır.Örneğin, iş planı , yönetim planları, iş analizi, ürün veya proje gereksinimleri, iş biriktirme listeleri, modeller, risk kayıtları vb.
• Değişik Kontrol Yöntemi – İş analizi standartları, politikaları, planları, prosedürleri ve herhangi bir değişikliğin yönetimi ile ilgili tüm bilgileri içerir.
• Gereksinim Yönetimi – Gereksinimlerin yönetimine ilişkin belgelerdir. Bilgi saklama, bilgi birikimi yönetimi araçlarına ve yapılandırma prosedürlerine ilişkin yönergeler
• Finansal Kontrol – Mali kontroller için kullanılan prosedürler
• Sorun ve Kusur Yönetim Prosedürleri – Sorun ve kusur kontrollerini, tanımlama, çözüm ve izleme araçları prosedürlerini içerir.
• Kurumsal İletişim Gereksinimleri – İletişim teknolojisi, iletişim ortamı, güvenlik gereksinimleri ve diğer iletişimle ilgili prosedürler

2. Kurumsal Bilgi Tabanı

Proje bilgi birikiminde iki tür bilgi vardır ; açık bilgi ve örtük bilgi. Açık bilgi, kelimelere, resimlere, sayılara vb. dönüştürülebilen bilgileri ifade eder. Örtük bilgi, tam tersine, inançlar, deneyimler, içgörüler ve daha pek çok şey gibi ifade edilemez veya öznel kişisel bilgidir.

Analizlerde, kurumsal bilgi tabanlarında depolanan bilgilerin çoğu açık bilgidir. Analiz edilirler ve daha sonra organizasyon içinde uygun şekilde saklanırlar.

Ekip üyeleri veya proje yöneticileri proje boyunca kurumsal bilgi tabanına başvururlar.

• İş bilgisi – Teslim edilen ürün ve belgelerle ilgili tüm bilgilerd Örneğin gereksinimler, çözümler ve önceki projelerden elde edilen sonuçlardır. Proje ve/veya ürünler için yeniden kullanılabilecek kabul kriterlerini ve modelleri içerebilir.
• Konfigürasyon Yönetimi Bilgisi – Ürün bileşenleri hakkındaki bilgi Kuruluşta kullanılan standart, politika, protokol ve yöntemlerin temellerini içerir.
• Geçmiş Proje Bilgileri – Kuruluşta gerçekleştirilen önceki projelerden veya ürünlerden gelen tüm belgelerd Örneğin, iş analizi, performans kayıtları, proje kapanış bilgileri, sonuçlar, kararlar, riskler vb.
• Sorun ve Kusur Yönetimi Verileri – Geçmiş projelerin sorunları, kusurları, kontrol bilgileri, çözümleri ve eylemleridir.
• Ölçütler – Proje veya ürün ile ilgili kullanılan ölçütlerdir.

3. Ekip ve Uzman Bilgisi

Proje veya ürünle ilgili her bilgi tam veya resmi olarak belgelenmeyebilir. Bazı bilgiler isteyerek veya istemeyerek dışarıda bırakılabilir. Bu yüzden proje süresince konu uzmanına danışılabilir.

Konu uzmanı, belirli bir konu veya alanda yüksek uzmanlığa ve bilgiye sahip olan kişidir. Proje ile ilgili bilgi ve uzmanlık sağlayabilirler. Konu uzmanları, kıdemli çalışanlardan, geliştirme ekibinin uzun süreli üyelerinden veya ilgili konuda ileri düzeyde niteliklere sahip herhangi bir kişi olabilir.

Sonuç olarak, süreç varlıkları, organizasyonda bulunabilecek tüm bilgileri ifade eder. Proje yönetimini ve süreçlerini kolaylaştırmaya yardımcı olur. Mevcut kayıtlardan destek almak , projenin başarısı için değerli bilgiler sağlayabilir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler