Harvard Business School’da profesör ve dünyaca ünlü bir değişim uzmanı olan Kotter, 1995 yılında yayınladığı “Değişime Liderlik Etmek” adlı kitabında sekiz aşamalı değişim sürecini tanıttı.

1. Adım: Aciliyet Yaratın

Değişimin gerçekleşmesi için, tüm kuruluşun istemesi gerekir. Değişim ihtiyacı ile ilgili aciliyet duygusunun geliştirilmesi gerekir. Kuruluşu harekete geçirmek için ilk motivasyonu sağlanmış olur.

Bu yaklaşım sadece problemleri ya da fırsatları vurgulamak anlamına gelmez. Değişikliği gündem eden kişi sayısı arttıkça aciliyet kendi kendine gelişir.

• Projeyi gerçekleştirmenin potansiyel tehditlerini ve fırsatlarını belirleyin, senaryolar geliştirerek gelecekte neler olabileceğini gösteri
• Değişimin olası sonuçlarını tartışmaya açın. Paydaşları ve proje ekibini konuşturmak ve düşündürmek için dinamik ve ikna edici nedenler sunun.
• Argümanınızı güçlendirmek için ilgili paydaşlardan (müşterilerden, tedarikçiler, danışmanlar vb.) destek isteyin.

Projenin ve getireceği değişimin başarılı olması için yönetimin, paydaşların ve proje ekibinin büyük bir yüzdesinin değişimi “sahiplenmesi” gerekir. Sonraki adımlara geçmeden önce Adım 1 üzerinde gerçekten çok çalışılması, önemli miktarda zaman ve enerji harcanarak aciliyet hissinin yaratılması gerekir. Panik yapmamak ve çok hızlı gitmemeye çalışmak gerekir. Uygun bir başlangıç yapmamak, çok sıkıntılı değişim sürecine sebep olabilir.

2. Adım: Güçlü Bir Koalisyon Oluşturun

İnsanları değişimin gerekli olduğuna ikna edin. Kuruluşunuzdaki kilit kişilerden güçlü liderlik ve görünür destek alın. Değişimi yönetmek yeterli değildir, liderlik edilmelidir.

Proje Yöneticisinin sadece projeyi yönetmesi değil aynı zamanda değişime liderlik etmesi gerekir. Proje Yöneticisinin değişime öncülük edebilmek için etkili insanlardan oluşan bir koalisyonu veya ekibi bir araya getirmesi gerekir.

• Kilit paydaşlarınızı belirleyin ve duygusal bağlılık kurmalarını sağlayın.
• Değişim koalisyonu için ekip oluşturmaya çalışın.
• Ekipte zayıflıklar olmaması için farklı departmanlardan ve farklı seviyelerden doğru insan karışımına sahip olduğunuzdan emin olun.

3. Adım: Değişim İçin Vizyon Oluşturun

Proje ve bu doğrultuda değişim başladığında etrafta dolaşan birçok harika fikir ve çözüm olacaktır. Bunları, insanların kolayca kavrayabileceği ve hatırlayabileceği ortak bir vizyonla ilişkilendirin.

Net bir vizyon, herkesin neden bir şey yapmasını istediğinizi anlamasına yardımcı olur. İnsanlar neyi başarmaya çalıştığınızı kendi gözleriyle gördüklerinde, onlara verilen direktifler daha anlamlı hale geleceklerdir.

• Değerleri belirleyin bunlar değişimin merkezine koyun.
• Kuruluşunuzun geleceği olarak “gördüğünüz” durumu açıklayan kısa bir özet (bir veya iki cümle) geliştirin.
• Bu vizyonu gerçekleştirmek için stratejinizi belirleyin.
• Değişim koalisyonunun vizyonu kısa sürede açıklayabilmesini sağlayın.
• Vizyonu sık sık vurgulayın.

Adım 4: Vizyonu İletin

Vizyonunuzu oluşturduktan sonra yapacaklarınız, başarınızı belirler. Vizyon vurgusunu sık sık ve güçlü bir şekilde yapın, yaptığınız her şeyin içine yerleştirin.

Vizyonu iletmek için sadece özel toplantılar yapmayın, her fırsatta konuşun. Karar vermek ve sorunları çözmek için vizyonu sürekli gündemde tutun. Vizyon, herkesin zihninde taze kaldığında, hatırlanacak ve destek bulacaktır.

Yaptığınız şeylerin, söylediklerinizden çok daha önemli ve inandırıcı olduğunu unutmayın. Diğerlerinden beklediğiniz davranışları önce kendiniz sergileyin.

• Değişim vizyonu hakkında sık sık konuşun.
• Endişeleri açık ve dürüst bir şekilde ele alın.
• Vizyonunuzu proje sürecinden sonucuna kadar her noktada uygulayın. Her şeyi vizyona bağlayın.

Adım 5: Engelleri Kaldırın

Değişimin önündeki engelleri sürekli olarak kontrol edin. Engelleri kaldırmak, vizyonunuzu gerçekleştirmek için ihtiyaç duyduğunuz insanları güçlendirir ve değişimin başarıyla gerçekleşmesine yardımcı olur.

• Değişim liderlerini ve rollerini belirleyin.
• Vizyonunuzla uyumlu olduklarından emin olmak için organizasyon yapınıza, iş tanımlarınıza, performans v sistemlerinize bakın.
• Değişimi gerçekleştirenleri ödüllendirin.
• Değişime direnenleri belirleyin ve neyin gerekli olduğunu görmelerine yardımcı olun.
• Engelleri kaldırmak için harekete geçin.

Adım 6: Kısa Vadeli Kazançlar Yaratın

Hiçbir şey başarıdan daha fazla motive etmez. Değişim sürecinin başlarından itibaren kuruluşun zaferi hissetmesini sağlayın. Kısa zamanda (değişikliğin türüne bağlı olarak bir ay veya  bir yıl olabilir), yönetimin ve çalışanların görebileceği “hızlı kazançlar” elde etmeye çalışın. Bu yapılmazsa, değişime karşı olanlar ve olumsuz düşüncisi olanlar ilerleyişe zarar verebilirler.

Tek bir uzun vadeli hedef değil, kısa vadeli hedefler oluşturun. Her küçük hedefin, ulaşılabilir olması gerekir. Değişim ekibi bu hedeflere ulaşmak için çok çalışmak zorunda kalabilir, ancak elde edilen her “kazanım” tüm çalışanları daha fazla motive eder.

• Değişime karşı çıkanların desteğine ihtiyaç duymayacağınız seçimler yapın.
• Yüksek maliyetleri kazanımlara öncelik vermeyin.
• Hedeflerinizin potansiyel artılarını ve eksilerini iyice analiz edin.
• Ödüllendirme hedeflere ulaşmanıza yardımcı ol

7. Adım: Değişiklik ile Geliştirin

Değişimlere yönelik hızlı kazanımlar, uzun vadeli değişimi sağlamak için yapılması gerekenlerin yalnızca başlangıcıdır. Her adı, neyin doğru gittiğini ve neleri geliştirebileceğinizi belirlemek için fırsat sağlar.

• Her noktada, neyin doğru gittiğini ve neyin iyileştirilmesi gerektiğini analiz edin.
• Elde ettiğiniz ivmeyi geliştirmeye devam etmek için hedefler belirleyin.
• Sürekli iyileştirme konusunda Kaizen hakkında kendinizi geliştirin.
• Değişim çalışmaları için yeni çalışanlar ve liderler belirleyerek gelişim fikirlerini taze tutun.

8. Adım: Kurumsal Kültürdeki Değişiklikleri Kalıcı Hale Getirin

Değişikliği kalıcı kılmak için yapının parçası haline dönüştürmek ve çaba harcamak gerekir. Liderlerin ve tüm çalışlanların değişimi desteklemeye devam etmesi gerekir.

• Her fırsatta ilerleme ve gelişimden bahsedin. Değişim süreciyle ilgili başarı hikayeleri anlatın.
• Yeni personel işe alırken ve eğitirken değişim hedeflerini ve değerlerini aktarın.
• Değişimdeki kilit paydaşları herkese duyurun ve katkılarını takdir edin.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler