80-90-100 kuralı, proje yönetimi ve zaman yönetimi süreçlerinde kullanılan bir kuraldır ve özellikle bir işin, tahmin edilen sürenin ve eforun beklenenden daha fazla zaman alabileceğini belirtir. Bu kural, özellikle karmaşık projelerde ve görevlerde planlama yapılırken ortaya çıkan zaman sapmalarını ve gerçekte karşılaşılan zorlukları göz önünde bulundurur. 80-90-100 kuralı şu şekilde özetlenebilir:

1. %80 Tamamlandı Gibi Görünür: Proje veya görev planlandığında, işin %80’lik kısmının tamamlandığını düşünmek oldukça yaygındır. Ancak bu, işin gerçekten %80’i tamamlandığı anlamına gelmeyebilir; bu algı daha çok işin bitmeye yaklaştığını düşündüren bir yanılsamadır.
2. %90 Tamamlandı Diye Düşünülür: İşin %80 tamamlandığı düşünüldükten sonra, kısa bir süre sonra işin %90’ının tamamlandığı algısı oluşur. Ancak burada da gerçekte beklenmeyen sorunlar veya ek talepler ortaya çıkar ve işin bitişi bir kez daha gecikir.
3. %100 Gerçekten Bitmek İçin Daha Fazla Çaba Gerektirir: Projenin veya görevin tamamlanması için geriye kalan %10’luk kısım, tahmin edilenden çok daha fazla zaman ve çaba gerektirir. Bu nedenle, %90 tamamlandı gibi görünen işlerin bitirilmesi, ilk planlanan süreden çok daha uzun sürebilir. Bu durum, kalan %10’luk kısmın en karmaşık ve zorlayıcı bölümü içermesinden kaynaklanır.

80-90-100 Kuralının Uygulama Alanları ve Anlamı

1. Proje Yönetimi ve Planlama

Bu kural, proje yönetiminde oldukça önemlidir çünkü projelerde genellikle işlerin büyük bir kısmının tamamlandığı düşünülürken, geriye kalan küçük kısımlar beklenenden daha fazla zaman ve kaynak gerektirebilir. Bu durum, projenin teslim süresinin uzamasına ve kaynakların verimsiz kullanımına yol açabilir. Bu kuralın farkında olan proje yöneticileri:

• Daha Gerçekçi Planlama Yapabilirler: Proje planlama sürecinde her zaman son %10’luk kısım için beklenenden daha fazla efor ve zaman gerektiği düşünülerek bir tampon süre eklenmesi faydalıdır.
• Zaman Sapmalarını Yönetebilirler: 80-90-100 kuralının farkında olarak, proje sürecinde meydana gelebilecek sapmalar ve gecikmeler daha iyi yönetilebilir ve ekibin motivasyonu korunabilir.

1. Zaman ve Görev Yönetimi

Bu kural, bireylerin zaman ve görev yönetiminde de dikkate almaları gereken bir gerçeği ifade eder. Kişiler, bir görevin büyük bir kısmını tamamladıklarında geriye kalan küçük kısmı gözlerinde küçültebilirler, ancak genellikle bu son kısım beklenenden daha fazla çaba gerektirir:

• Tamamlama Yanılsaması: Bireyler bir işin büyük kısmını tamamladıklarını düşündüklerinde, işin bitmesine çok az kaldığına dair bir yanılsamaya kapılırlar. Bu durum, geriye kalan işi bitirmek için yeterince hazırlık yapılmamasına yol açabilir.
• Tamamlanmamış Görevler: Görevlerin tamamlanma aşamasında eksik bırakılmasının veya gecikmesinin bir nedeni de bu kurala dayanan yanlış zaman tahminleridir.

1. Karmaşık İşlerin Zorlukları

80-90-100 kuralı, özellikle karmaşık ve büyük çaplı işlerde ya da projelerde sıklıkla geçerlidir. Bunun nedeni, projenin başlangıcında ya da ortasında beklenmeyen zorlukların veya belirsizliklerin fark edilmemesidir:

• Beklenmeyen Sorunlar: Projenin son aşamalarında ortaya çıkabilecek teknik, operasyonel veya iş birliğiyle ilgili sorunlar, kalan %10’luk kısmın beklenenden daha karmaşık olmasına yol açabilir.
• Detayların Önemi: Projenin sonuna yaklaşıldığında, genellikle detaylara odaklanmak gerekir ve bu detaylar çoğu zaman ilk planlama aşamasında yeterince hesaba katılmaz. Bu durum, son aşamaların daha fazla efor ve zaman gerektirmesine neden olur.

80-90-100 Kuralının Üstesinden Gelmek İçin Stratejiler

1. Tampon Süre Planlama

Proje planlamasında veya görev yönetiminde her zaman tampon süre eklemek, olası sapmaları ve son aşamalarda ortaya çıkacak zorlukları telafi etmek açısından önemlidir. Bu şekilde, son %10’luk kısım için fazladan zaman ayırmak, projeyi zamanında tamamlamak için gerekli esnekliği sağlar.

1. Aşama Bazlı İnceleme ve Kontrol

Projelerin veya işlerin belirli aşamalarında kontrol noktaları oluşturmak, sürecin neresinde olunduğunu ve hangi eksikliklerin giderilmesi gerektiğini değerlendirmeye yardımcı olur. Bu kontrol noktaları, işin gerçekten %80 veya %90 tamamlanıp tamamlanmadığını belirlemekte önemli rol oynar.

1. Detaylı Risk Değerlendirmesi

Proje sürecinde son aşamalarda ortaya çıkabilecek potansiyel zorlukları önceden tahmin etmek ve bu zorluklar için plan yapmak, 80-90-100 kuralının yarattığı zaman sapmalarını azaltabilir. Risk değerlendirmesi, projenin en zor kısımlarının ne zaman ve nasıl ele alınması gerektiği konusunda netlik sağlar.

1. Görevleri Küçük Parçalara Ayırmak

Büyük görevleri daha küçük ve yönetilebilir parçalara ayırmak, son %10’luk kısmın büyüklüğünü ve karmaşıklığını azaltabilir. Görevlerin bu şekilde bölünmesi, her aşamanın daha kolay ve hızlı bir şekilde tamamlanmasını sağlar.

80-90-100 kuralı, projelerin ve görevlerin planlama ve gerçekleştirme süreçlerinde beklenmeyen sapmalarla karşılaşmanın ne kadar olası olduğunu anlamak için kullanılan bir rehberdir. Özellikle büyük ve karmaşık projelerde, işin büyük kısmının tamamlandığı düşünüldüğünde bile, son kısımların beklenenden çok daha fazla zaman ve efor gerektirdiği sıkça görülür. Bu kural, proje yönetimi, zaman yönetimi ve görev yönetiminde daha gerçekçi ve esnek planlar yapmanın önemini vurgular. Tampon süreler eklemek, riskleri değerlendirmek ve görevleri küçük parçalara ayırmak gibi stratejiler, bu kuralın etkisini minimize ederek başarılı ve zamanında proje teslimine katkı sağlar.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler