Projelerde “Table of Possible Mistakes (TPM)” Kullanımı

Projelerde Table of Possible Mistakes (TPM), proje süreçlerinde oluşabilecek hataları önceden belirlemek, analiz etmek ve önleyici/düzeltici aksiyonları tanımlamak için kullanılır. TPM, Risk Yönetimi, Kalite Yönetimi ve Süreç İyileştirme faaliyetlerine katkı sağlayarak projelerin daha başarılı ve verimli ilerlemesine yardımcı olur.

1. TPM’nin Proje Yönetimindeki Yeri ve Önemi

Projelerde hata önleme ve risk yönetimi kritik öneme sahiptir. TPM, aşağıdaki noktalarda proje yöneticilerine ve ekiplerine rehberlik eder:

Hata ve Riskleri Önceden Belirleme: Proje süreçlerinde olası hatalar proaktif olarak tespit edilir.
Önleyici ve Düzeltici Aksiyonlar Tanımlama: Hata oluşmadan önce önleyici aksiyonlar alınır, hata oluşursa nasıl müdahale edileceği belirlenir.
Proje Sürecinde Sürekli İyileştirme Sağlama: Hataların kayıt altına alınması ve analiz edilmesiyle süreçlerin gelişimi desteklenir.
Zaman ve Maliyet Tasarrufu: Önceden alınan önlemlerle maliyetli hatalar ve gecikmeler önlenebilir.

2. TPM’nin Projelerde Kullanımı İçin Adımlar

Aşama 1: Proje Süreçlerinin Tanımlanması

Öncelikle proje süreci veya aşamaları belirlenir. Örneğin:

Aşama	Açıklama
Planlama	Proje hedefleri, kapsam ve kaynaklar belirlenir.
Tasarım	Teknik ve operasyonel gereksinimler oluşturulur.
Geliştirme	Ürün, sistem veya süreç oluşturulur.
Test	Geliştirilen çıktılar kalite açısından değerlendirilir.
Uygulama	Ürün veya hizmet devreye alınır.
Bakım ve Destek	Kullanım sürecinde iyileştirme ve bakım yapılır.

Aşama 2: Olası Hataların Belirlenmesi

Her proje aşaması için oluşabilecek hatalar belirlenir. Örneğin:

Aşama	Olası Hata
Planlama	Yanlış kapsam tanımlama
Tasarım	Eksik veya hatalı gereksinimler
Geliştirme	Eksik veya hatalı fonksiyonlar
Test	Yetersiz test kapsamı
Uygulama	Yanlış veya eksik eğitim
Bakım	Güncellemelerin düzgün yapılmaması

Aşama 3: Olası Nedenlerin ve Sonuçların Belirlenmesi

Oluşabilecek hataların nedenleri ve etkileri analiz edilir.

Olası Hata	Olası Neden	Olası Sonuç
Yanlış kapsam tanımlama	İlgili paydaşlarla yeterli iletişim kurulmaması	Proje süresinin uzaması, bütçe aşımı
Eksik gereksinimler	Yanlış veya eksik analiz	Geliştirilen ürünün müşteri beklentilerini karşılamaması
Eksik test kapsamı	Test senaryolarının tam oluşturulmaması	Kullanıcı hataları ve sistem hataları

Aşama 4: Önleyici ve Düzeltici Aksiyonların Belirlenmesi

Hataların önlenmesi ve oluşması halinde alınacak aksiyonlar belirlenir.

Olası Hata	Önleyici Aksiyon	Düzeltici Aksiyon
Yanlış kapsam tanımlama	Paydaşlarla detaylı toplantılar, kapsam dokümanlarının onaylanması	Kapsam revizyonu ve değişiklik yönetimi
Eksik gereksinimler	Kullanıcı hikayeleri ve prototipler ile gereksinim doğrulama	Gereksinimlerin eklenmesi ve yazılım güncellemesi
Eksik test kapsamı	Test planlarının detaylı hazırlanması	Yeni testlerin eklenmesi ve hataların düzeltilmesi

Aşama 5: Sorumluların ve Önceliklerin Belirlenmesi

Hataları önleme ve düzeltme sürecinde sorumlu kişiler tanımlanır.

Olası Hata	Öncelik	Sorumlu Kişi/Departman
Yanlış kapsam tanımlama	Yüksek	Proje Yöneticisi
Eksik gereksinimler	Orta	İş Analisti, Ürün Sahibi
Eksik test kapsamı	Yüksek	Test Ekibi, QA

3. TPM’nin Projelerde Kullanımına Yönelik İpuçları

TPM’yi erken aşamada oluşturun: Proje başlangıcında TPM’yi kullanarak hata risklerini önceden tespit edin.
Düzenli olarak güncelleyin: Proje ilerledikçe yeni hatalar ve riskler ortaya çıkabilir, bu nedenle TPM’yi periyodik olarak güncelleyin.
Tüm ekipleri dahil edin: TPM’nin etkili olması için proje ekibi, yöneticiler ve paydaşlar süreçte aktif rol almalıdır.
Hataları analiz ederek sürekli iyileştirme sağlayın: Geçmiş projelerde yaşanan hatalardan ders çıkararak TPM’yi sürekli iyileştirin.

4. TPM’nin Proje Yönetiminde Kullanımına Dair Örnek Senaryo

Bir ekip, müşteri için özel bir e-ticaret platformu geliştiriyor. Proje sırasında aşağıdaki TPM kullanılıyor:

Aşama	Olası Hata	Olası Neden	Olası Sonuç	Önleyici Aksiyon	Düzeltici Aksiyon	Sorumlu
Planlama	Yanlış zaman tahmini	İş yükü yanlış hesaplanmış	Gecikmeler ve ek maliyet	Detaylı zaman planlaması ve risk analizi	Zaman çizelgesi güncellenmesi	Proje Yöneticisi
Geliştirme	Eksik fonksiyon	Eksik gereksinim tanımlaması	Kullanıcı memnuniyetsizliği	Gereksinim doğrulama sürecinin uygulanması	Yeni geliştirme süreci eklenmesi	Yazılım Geliştirme Ekibi
Test	Yetersiz test kapsamı	Test senaryolarının eksik oluşturulması	Üründe hatalar kalması	Otomatik test süreçlerinin uygulanması	Ek test senaryoları eklenmesi	Test Ekibi