Proje Yöneticisi olarak birçok projeyi başarıyla yönetip, teslim ettiğinizi varsayalım. Yönetiminiz bunu fark etti ve sizi terfi ettirmek istiyorlar. Size verilecek yeni sorumluluğu üstlenmeye hazır mısınız?

Proje Yöneticileri, projelerini yönetirken farkında olmadan kendilerini bir sonraki işlerine hazırlayan şeyler yaparlar.

Başarılı Proje Yöneticilerini bekleyen kurum içi veya dışı yeni işler nelerdir;

• Daha önemli ve stratejik projeler
• Daha büyük ve karmaşık projeler
• Program Yöneticiliği
• Portföy Yöneticiliği
• Fonksiyonel Yöneticilik
• Üst Yönetim
• Danışmanlık
• Eğitmenlik
• Koçluk

Eğer gelecekte daha önemli sorumluluklar alınacaksa aşağıdakilere dikkat edilmesi gerekir;

• Şu anda yönettiğiniz proje veya projeleri bir sonraki istediğiniz işi yapıyormuş gibi yapmaya çalışın.
• Projenizin büyük resimde nerede durduğunu iyi anlayın ve iyileştirmeler önerin.
• Paydaşlarınızı belirleyip, katılımlarını sağlamak için stratejiler geliştirmiştiniz, aynı şeyi yeni rolünüz ne olursa olsun tekrar yapacaksınız.
• Sizi çevreleyen diğer projeleri anlamak için çaba sarf etmiştiniz, sizi etkileyen çevrenizi iyi bilmek zorunda kalacaksınız.
• Projenizde desteğe ihtiyaç duydunuz veya diğer projelere destek verdiniz. Destek almak ve vermek her pozisyonda çok önemli olacak.
• Her ne kadar sürpriz sorunlarla uğraşsanız bile projenizi elden bırakmadınız. Yeni sorumluluğunuzda da böyle olacak.
• Eski projelerinizle ilgili soru ve sorunlar sizi bulmaya devam etti. Yaptığımız işlerle hatırlandığımız ve işlerimizi hatırladığımız düşünüldüğü için hem bu sorunlarla uğraşmanın hem de kendimizi rahatlatmanın yollarını bulmamız gerekiyor. Ya sorunsuz işler çıkaracağız ya da sorunlarda işimizi kolaylaştıracak kayıt tutma vb. yöntemleri tercih edeceğiz.
• Bir sonraki sorumlulukların zihinsel gerekliliklerini şimdiden gözden geçirmek gerekiyor. Baskı altında sakin kalmak, stres yönetimi vb. konularında geçmiş proje deneyimlerimizden çıkardığımız dersleri yeni sorumluluklarımızda geliştirerek nasıl kullanacağımızı bulmak zorundayız.
• Yapılan her iş paydaşların gereksinimlerini karşılamaya dayanır. Yeni sorumluluk yeni paydaşlar anlamına geldiğinde bunları bildiğimizi varsaymadan dikkatlice yaklaşmalı, analiz etmeli ve uygun becerileri geliştirip, yöntemleri seçebilmeliyiz.
• Sadece yaşadığımız sorunlarla ilgili diğer paydaşlara danışmak yerine gelecek sorumluluklarımızla ilgili sorularımızla uzmanlara, profesyonellere gitmemiz gerekiyor.
• Yeni sorumluluk “yeni” teknolojiler, yöntemler, kapsam getirebilir. Kendinizi geliştirmeye bugün başlamanız gerekiyor.
• Çalıştığınız veya yeni bir kurumda yeni bir sorumluluk almada geçmişi öğrenmek çok önemlidir. Geçmiş projeler veya programları gözden geçirin.
• Eski ve yeni sorumluluğunuz arasındaki “farkları” iyi anlayın. Geçmişinizin bir kısmını geleceğe taşıyabilirsiniz ancak geçmişiniz her şeyi başarmanıza yetmez. Program Yöneticisi, Proje Yöneticisi gibi davranamaz, davranış ve çalışma desenini değiştirmesi gerekir.
• Yeni sorumluluğunuzda sizden beklenen faydayı iyi anlamanız gerekir. Başarının tanımını sizden beklentilerle netleştirmeniz gerekir.
• Yeni sorumluluğunuzda size verilen hedeflere ek olarak kendi hedeflerinizi belirleyin. Başarmak için gerçekleştirmeniz gereken kişisel hedefleriniz olmalıdır.
• Yetki, rol ve sorumluluk sınırlarınızı iyi anlayın. Başarmak için ihtiyacınız olan konuları iyice belirleyip, müzakere edin.
• Çevrenizden, size atanan yeni sorumluluk konusunda neler yapmanız gerektiği konusunda görüşlerini alın. Yaptıklarınızla ilgili herkesten geri bildirim isteyin. Olumsuz yorumlardan kaçmayın.
• Aklınızdan “Daha iyi nasıl yapabilirim?” sorusunu hem kişisel hem de profesyonel hayatınız adına hiç çıkarmayın. Kendiniz cevaplayamazsanız bilenlere sorun.
• Çalıştığınız kurumda politik ortamı iyi anlayın. Sizin yeni bir göreve atanmanızın diğer paydaşlar tarafından nasıl algılandığını analiz edin, müttefikler edinmeye çalışın.
• Sadece faydaya odaklanın. Değer katmayan konulardan ve işlerden kaçının. En yüksek fayda sağlayacak işlere öncelik verin.
• Aldığınız veya alacağınız kararları somut verilere dayandırarak, gerekçeli olarak almaya çalışın.
• Araştırmadan ve incelemeden aceleci davranmayın. Yaptığınız her şeyin sorumluluğunu almak zorundasınız.
• Proje, Program, Departman veya Şirket yönetmek ile ilgili çok ortak nokta olmasına rağmen aradaki küçük farklar büyük önem taşır. Yeni rolünüzün gereklerini anlamaya çalışın.
• Daha önemli bir role atanmanız daha fazlasına ulaşmanız anlamına gelir. Kendi gelişim alanlarınızı, eksiklerinizi eğitim, mentorluk vb. farklı kanallarla gidermeye çalışın.
• Hangi varsayımlarla yola çıktığınızı ve sizi bekleyen riskler konusunda tetikte olun. Ne önünüzdeki taşa takılın ne de ilerideki uçurumu geç fark edin. Riskler konusunda proaktif olun, hemen harekete geçin. Problemleri küçümsemeyin ve görmezden gelmeyin.
• Kendi iş sözleşmeniz ve yapacağınız işlerde karşınıza çıkabilecek sözleşmeler için sözleşme yönetimini, sözleşme okumayı öğrenin ve her maddenin önemli olduğunu unutmayın.
• Zamanınızı ve emeğinizi boşa harcamamak için kişisel zaman planlamanızı iyi yapın. Proje veya Departman yönetmek için aynı zaman desenini kullanamazsınız.

Eğer doğru şeyleri yaparsanız yeni rolünüzü iyi oynayabilir, istediğiniz başarıya ulaşabilirsiniz. Proje Yöneticisi olarak tüm bunları iyi yapmak için gayret sarf etmeniz geleceğinize yatırım olacaktır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Aşağıda Program Yöneticisinin Performans ve Kişisel Yetkinlik bağlamında değerlendirme kriterleri görülebilir.

Program Yöneticisi Performans Yetkinlikleri

Programın Stratejilerle Hizalanması

• Program ve organizasyon stratejisini uyumlu hale getirmek
• Program yol haritası geliştirmek
• Çevreyi değerlendirmek

Program Faydaları Yönetimi

• Programın faydalarını belirlemek
• Program faydalarını analiz etmek ve planlamak
• Program faydalarının teslimini gerçekleştirmek
• Program faydalarının geçişini sağlamak
• Program faydalarının sürdürülebilirliğini sağlamak

Program Paydaş Yönetimi

• Program paydaşlarını tanımlamak
• Program paydaş katılımının planlanması
• Paydaş katılımının izlenmesi

Program Yönetişimi

• Yönetişim yapısını tanımlamak
• Sorun çözümü sürecini ve program değişiklik yönetimi sürecini yönetmek
• Program bileşenlerini başlatmak, geçişini sağlamak ve kapatmak
• Program performansını gözden geçirmek
• Programın sözleşme ve/veya standartlara uygunluğunu sağlamak

Program Yaşam Döngüsü Yönetimi

• Programı tanımlamak
• Programı formüle etmek
• Programı hazırlamak
• Programı teslim etmek
• Bileşenleri yetkilendirmek ve planlamak
• Bileşenleri denetlemek ve entegre etmek
• Bileşenlerin geçişini sağlamak ve kapatmak
• Programı kapatmak
• Program faaliyetlerine genel bakış sağlamak
• Program entegrasyonunu yönetmek
• Program altyapısını geliştirmek
• Program teslimini yönetmek
• Program performansını izlemek ve kontrol etmek
• Faydaların ve geçiş programının sürdürülebilirliğini sağlamak
• Programı kapatmak

Program İletişim Yönetimi

• İletişimi planlamak
• Bilgi sunmak
• Program performansını raporlamak

Program Finansal Yönetimi

• Tahmini program maliyetlerini oluşturmak
• Programın mali çerçevesini oluşturmak
• Program finansal yönetim planı geliştirmek
• Bileşen maliyetlerini tahmin etmek
• Program maliyetlerini bütçelemek
• Program finansallarını izlemek ve kontrol etmek
• Programın finansal kapanışını yapmak

Program Entegrasyon Yönetimi

• Programı başlatmak
• Program yönetim planı geliştirmek
• Program altyapısını geliştirmek
• Program teslimini yönetmek
• Program performansını izlemek ve kontrol etmek
• Program geçişini ve faydaların sürdürülülebilirliğini sağlamak
• Programı kapatmak

Program Kalite Yönetimi

• Program kalitesini planlamak
• Program kalitesini güvence altına almak
• Programı kalitesini kontrol etmek

Program Kaynak Yönetimi

• Program kaynaklarını planlamak
• Program kaynaklarının bileşenler arası önceliklerini belirlemek
• Kaynak bağımlılıklarını yönetmek

Program Risk Yönetimi

• Program risk yönetimini planlamak
• Program risklerini belirlemek
• Program risklerini analiz etmek
• Program risk yanıtlarını planlamak
• Program risklerini izlemek ve kontrol etmek

Program Zaman Yönetimi

• Program zaman çizelgesini hazırlamak
• Program Zaman Çizelgesini kontrol etmek

Program Kapsam Yönetimi

• Program kapsam yönetimini planlamak
• Program kapsam yönetimini kontrol etmek

Program Yöneticisi Kişisel Yetkinlikler

İletişim

• Paydaşları aktif olarak dinler, anlar ve yanıt verir.
• İletişim hatlarını korur.
• Bilgi kalitesini garanti eder.
• Katılımcılarla iletişimi uyarlar

Lider

• Yüksek performansı destekleyen ekip ortamı yaratır.
• Etkili ilişkiler kurar ve sürdürür.
• Program ekibi üyelerini motive eder ve onlara rehberlik eder.
• Programı teslim etmek için sorumluluk alır.
• Gerektiğinde etkileme becerilerini kullanır.

Yönetme

• Program ekibini kurar ve sürdürür.
• Program başarısı için organize bir şekilde planlar ve yönetir.
• Program ekibini veya paydaşları içeren çatışmaları çözümler.

Bilişsel Yetenek

• Programa bütünsel bir bakış açısı getirir.
• Durumları etkin bir şekilde ele alır ve sorunları çözer.
• Uygun program yönetimi araçlarını ve tekniklerini kullanır.
• Program sonucunu iyileştirmek için fırsatlar arar.

Verimlilik

• Program sorunlarını çözer.
• Program paydaşlarının katılımını, motivasyonunu ve desteğini sürdürür.
• Program ihtiyaçlarını karşılamak için gereken hızda değişiklikler yapar.
• Gerektiğinde girişkenliği kullanır.

Profesyonellik

• Programa bağlılığını gösterir.
• Bütünlük içinde çalışır.
• Kişisel ve ekip sıkıntılarını uygun bir şekilde ele alır.
• Çeşitliliğe sahip işgücünü yönetir.
• Bireysel ve kurumsal sorunları tarafsızlıkla çözer.

Program Yöneticisi Yetkinlikleri

Program yöneticisinin rolü, proje yöneticisinden farklıdır. Program Yöneticisi, program süresince beş Program Yönetimi Performans Alanı içinde çalışır;

• Program Stratejisinin Hizalaması
• Program Faydalarının Yönetimi
• Program Paydaş Katılımının Sağlanması
• Program Yönetişimi
• Program Yaşam Döngüsü Yönetimi

Program Yöneticisi, program dahilindeki projelere ve operasyonlara destek olmak ve rehberlik sağlamak için her proje yöneticisiyle ve operasyon ekipleriyle etkileşime girer.

Program yöneticisi, programla ilgili tüm işlerin hem program ve organizasyonel performans hedefleriyle uyumlu olmasını sağlar.

Program yöneticisi, program yapısının ve program yönetimi süreçlerinin, programın ve bileşen(proje ve operasyonlar) ekiplerinin işlerini başarıyla tamamlaması için elinden geleni yapar. Bileşenlerin çıktılarının programın son ürünlerine, hizmetlerine, sonuçlarına ve faydalarına entegre edilmesini sağlar.

Program yöneticileri, projelerin tutarlı bir şekilde organize edilmesini, yürütülmesini ve belirlenmiş standartlar dahilinde yerine getirilmesini sağlamaya çalışır.

Program yöneticileri hem program hedefleri hem de organizasyon kültürü ve süreçleri hakkında geniş bir görüşe sahip olmaları gerekir. Program yöneticileri, program süresince, programın bileşenleri arasında kaynakların optimize edilmesi, toplam sahip olma maliyetini değerlendirme, bileşenler arasında gereksinimleri ve konfigürasyon yönetimini denetlemek vb. tüm program için ortak konuları ele alırlar.

Program yöneticileri, programın yönünü ve karşılıklı bağımlılıkları belirleme, program gerekliliklerini iletme, ilerlemeyi izleme, karar verme, riskleri belirleme ve azaltma, çatışmaları ve sorunları çözme vb. konularda program yönetim ekibine liderlik ederler. Program yöneticileri, bu konularda fonksiyonel yöneticilerle birlikte çalışırlar.

Program yöneticileri, program amaçlarını ve faydalarını organizasyonun uzun vadeli hedefleriyle uyumlu hale getirirler. Program hedefleri ve faydaları tanımlandıktan sonra, bileşenleri yürütmek için yapılandırılmış planlar geliştirilmesini sağlarlar. Proje yöneticileri, projeleri üzerindeki çalışmaları yönetirken, yaptıkları planların program hedefleri ve faydaları ile uyumunu sağlamak program yöneticisinin sorumluluğundadır.

Program yöneticisi birbiriyle ilişkili ve birbirine bağlı beş Program Yönetimi Performans Alanında çalışarak bileşenler(projeler ve operasyonlar) arasındaki karşılıklı bağımlılıkları bütünleştirmesi ve kontrol etmesi gerekir.

Program Yöneticisi, bileşenlerin karşılıklı bağımlılıklarını denetler ve analiz eder;

• Tüm program bileşenlerinin finansman ve satın alma gibi ortak program etkinliklerine liderlik etmek ve bunları koordine etmek,
• Program içindeki birden çok bileşeni etkileyen kaynak kısıtlamalarını ve/veya çakışmaları çözmek,
• Program dahilindeki tüm faaliyetleri yansıtacak şekilde paydaşlarla iletişim kurmak ve raporlamak,
• Programın birden çok bileşenini kapsayan risklere proaktif olarak yanıt vermek,
• Program çabalarını, bileşenleri veya program amaç ve hedeflerini etkileyen konuları ele alarak strateji ile uyumlu hale getirmek,
• Ortak bir yönetişim yapısı içinde kapsam, maliyet, program, kalite ve risk etkilerini çözümlemek,
• Programlardaki kültürel, sosyoekonomik, politik ve çevresel farklılıkları etkin bir şekilde ele alabilmek için program yönetim faaliyetlerini, süreçlerini ve arayüzlerini uyarlamak.

Program Yönetimi, yapılandırılmış gözetim ve yönetişim yoluyla, programın amaçlanan stratejik faydalarına ulaşmak için uygun planlama, kontrol, teslim, geçiş ve faydaların sürdürülmesini sağlar.

Program yönetimi, stratejik faydalar, koordineli planlama, karmaşık karşılıklı bağımlılıklar, entegrasyon ve optimize edilmiş ilerleme hızı vb. temel faktörleri göz önünde bulundurarak ilgili çabaları yönetmek için bir çerçeve sağlar.

Program yöneticileri, program hedeflerini etkileyebilecek tüm değişiklikleri yönetirler. Bileşen düzeyinde ayrıntılı planlamaya rehberlik etmek için üst düzey planlar oluştururlar.

Program yöneticileri, program personelini ve proje yöneticilerini yönetir, vizyon ve liderlik sağlarlar. Başarı, programın hedeflediği ihtiyaç ve faydaları karşılama derecesi ile ölçülür. Program yöneticileri, programın genel hedefleri, programları, bütçesi ve ilkelerinin karşılanmasını sağlamak için program bileşenlerinin ilerlemesine rehberlik ederler.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler